¿Cuáles son los beneficios de un proceso de control de cambios?

La implementación de un proceso de control de cambios, con el apoyo de un

software de organización, puede ayudarte a organizar y gestionar con eficiencia el
trabajo de tu equipo, así como las entregas y los plazos del proyecto. También es
muy importante si consideras las posibles consecuencias de no poder gestionar
los cambios de manera efectiva.

Un proceso de gestión de cambios puede ayudarte a ejecutar un plan de gestión

de recursos u otros objetivos de gestión del trabajo. A continuación, te mostramos
algunos beneficios adicionales de la implementación de un proceso de control de
cambios.

Mayor productividad

Un proceso de control de cambios eliminará la confusión en torno a las entregas

del proyecto y permitirá que te centres en la ejecución en lugar de recopilar
información. Como resultado, lograrás una mayor productividad y eficiencia,
especialmente con la ayuda de un software de productividad.

Sin un proceso correctamente implementado, la productividad puede verse

afectada debido al tiempo dedicado a los pormenores del trabajo. Debido a la poca
disponibilidad para dedicarle al trabajo más importante, los empleados no logran
cumplir una cuarta parte de los plazos cada semana (26%).
Comunicación efectiva

La correcta documentación de los cambios puede ayudar a disminuir los

problemas de comunicación, cuando las metas y los objetivos están claramente
definidos, la comunicación del equipo puede prosperar, sin embargo, es
importante tener en cuenta que un proceso de control de cambios no solucionará
todos los problemas de comunicación, también puede ser de gran utilidad adoptar
un software de gestión del trabajo, con el objetivo de mantener la comunicación
sobre diferentes proyectos en un solo lugar.

Un proceso de control de cambios también se puede compartir con los ejecutivos

involucrados para proporcionar fácilmente un contexto sobre las solicitudes de
cambio.

Mayor colaboración y trabajo en equipo

La comunicación efectiva además de ser un beneficio en sí misma, también ayuda

a mejorar la colaboración. La comunicación clara sobre los cambios del proyecto
potencia la colaboración y el trabajo en equipo.

Por ejemplo, cuando los cambios se comunican claramente desde el comienzo,

las partes interesadas tienen más tiempo para centrarse en la creatividad y en el
trabajo en equipo. Sin una comunicación efectiva, los involucrados se ven
obligados a dedicar su tiempo a recopilar información en lugar de trabajar con los
miembros del equipo y fomentar la creatividad.
Las cinco etapas de un proceso de control de cambios

Al igual que las cinco fases de la gestión de proyectos, existen cinco pasos clave
para crear un proceso de control de cambios, aunque puede haber algunas
pequeñas diferencias, existen elementos clave que son comunes a todos los
procesos, desde el inicio hasta la implementación, cada uno de estos pasos
esenciales ayuda a que las solicitudes de cambio avancen por las diferentes
etapas con rapidez y eficiencia y se eviten cambios innecesarios.
Algunos prefieren tener el procedimiento en un flujo de proceso de control de
cambios, ya que puede ser más fácil de visualizar, independientemente de cómo
se muestre, el resultado será siempre la decisión final de aprobar o rechazar una
solicitud de cambio.

1. Inicio de la solicitud de cambio

La fase inicial del proceso comienza con una solicitud de cambio, existen
numerosas razones por las que se puede solicitar un cambio, como, por ejemplo,
se puede enviar una solicitud para ajustar la fecha de entrega de un producto
creativo que está tardando más de lo previsto, y aunque es muy probable que una
solicitud provenga de un involucrado o líder del proyecto, cualquiera puede enviar
una solicitud de cambio.

Si un miembro del equipo quiere realizar una solicitud, debe enviarla a través de
un formulario de solicitud de cambio.

Como gerente del proyecto, se debe mantener un registro de cambios y

almacenarlo en un lugar que sea fácil de encontrar y al que todos tengan acceso.

Una vez que se haya completado el formulario de solicitud, se deberá actualizar el

registro de cambios con un nombre, una breve descripción y cualquier otra
información que consideres importante, como la fecha, el nombre del solicitante,
etc.

En el registro de cambios, se almacenan todos los cambios realizados en el

proyecto, lo que puede ser útil si se gestionan varios proyectos que se extienden a
lo largo de varios meses.
Campos que puede incluir en un formulario de solicitud de cambio.

 Nombre del proyecto

 La fecha
 Descripción de la solicitud
 Solicitante
 Encargado del cambio
 Prioridad
 Impacto del cambio
 Plazo
 Comentarios

Los campos que incluya dependerán del nivel de detalle que quiera que tenga su
registro de cambios y del tipo de cambio que reciba.

2. Evaluación de la solicitud de cambio

Una vez que se haya enviado y aprobado el formulario inicial, se evaluará la
solicitud, en esta etapa se analizan los cambios solicitados.
La fase de evaluación no es necesariamente donde se toma una decisión, en esta
etapa se revisa la solicitud para obtener toda la información necesaria, es probable
que la información sea revisada por un líder de proyecto o departamento, quien
evaluará algunos detalles clave como los recursos necesarios, el impacto de la
solicitud y a quienes se debe derivar la solicitud.
Si la solicitud de cambio pasa la etapa de evaluación inicial, comienza la fase de
análisis en donde se tomará una decisión.

3. Análisis de la solicitud de cambio

La fase de análisis del impacto del cambio culmina con una decisión final tomada
por el líder del proyecto correspondiente sobre si la solicitud será aprobada o
rechazada, también puede participar del proceso para la toma de decisiones,
siempre es recomendable obtener la aprobación formal de un líder del proyecto.
En algunos casos, puede incluso haber un comité de control de cambios para
supervisar la aprobación de las solicitudes.
Una solicitud de cambio aprobada deberá estar firmada y comunicada al equipo
para luego continuar con el resto de las fases del proceso, el cambio debe estar
documentado en el registro de cambios y en todos los canales donde se mantenga
la comunicación del proyecto para garantizar que todos los participantes del
proyecto comprendan claramente los cambios necesarios.
Si se rechaza la solicitud de cambio, también debe documentarse en el registro de
cambios, y aunque no es necesario comunicar una solicitud denegada al equipo,
podría ser útil notificarlo para evitar confusiones.

4. Implementación del cambio solicitado

Si se aprueba el cambio solicitado, el proceso pasará a la fase de implementación.
Aquí es donde el equipo de proyecto e involucrados del proyecto trabajarán para
aplicar los cambios en el proyecto.
La implementación de los cambios podrá variar según la etapa en la que se
encuentre el proyecto, pero generalmente, implicará actualizar el cronograma y las
entregas del proyecto e informar a todo el equipo, por lo que podrá comenzar con
el trabajo concreto, es importante evaluar el alcance del proyecto para garantizar
que los ajustes al cronograma no tengan un impacto significativo en los objetivos
propuestos.
Lo mejor es compartir la información de la solicitud en un espacio de trabajo
compartido y en el registro de cambios para evitar que disminuya la productividad
al intentar buscar la información nueva. Incluso se puede compartir un caso de
negocio para cubrir todos los aspectos que se considere necesario.
5. Cierre de la solicitud de cambio
Una vez que la solicitud haya sido documentada, compartida e implementada, la
solicitud está lista para cerrarse, si bien algunos equipos no cuentan con un plan
de cierre formal, es útil tener uno para almacenar la información en un lugar al que
todos los miembros del equipo puedan hacer referencia en el futuro.
Durante la fase de cierre, toda la documentación, los registros de cambios y la
comunicación deben almacenarse en un espacio compartido al que se pueda
acceder en el futuro, es recomendable almacenar el formulario de cambio original
y el plan de proyecto revisado que hayas creado durante el proceso.
Una vez que los documentos estén almacenados en el lugar apropiado, podrá
finalizar las tareas relacionadas y trabajar para finalizar con éxito su proyecto.
Algunos líderes de proyectos también organizan una reunión post mortem antes
de finalizar oficialmente el proyecto.