Neiva, 29 de noviembre de 2023

Señora:

Ingrid Garavito
Contadora Publica

Asunto: Relación necesidades contables.

Cordial saludo
Teniendo en cuenta lo conversado, por medio de este documento quiero ponerla en contexto sobre
la empresa, la forma en la cual esta organizada y sus necesidades puntuales en aspectos
organizacionales, contables, tributarios y financieros.

1. ¿Quién es el Grupo Más Baratas?

Más Baratas es un grupo de razones sociales donde el objeto social esta enfocado a la compra y venta
de medicamentos al por menor en su gran mayoría y una de las razones sociales al por mayor. La
empresa nace en 1998 en el municipio de Rivera, hoy con 25 años cuenta con cerca de 100
trabajadores lo que la cataloga dentro del segmento mediana empresa.
2. Organización:
- Ligia Esperanza Ariza Mahecha (PN): 32 Puntos de venta, de los cuales 25 están en el Huila
y 7 en el Tolima.
- Christian David Vega Rivera (PN): 2 Puntos de venta en el Huila.
- Surcomed Laboratorios S.A.S: 1 Punto de venta (Droguería) en el Tolima y 1 Punto
(Bodega) que opera como distribuidora donde su cliente pareto son las droguerías del Grupo
Más Baratas.
3. Operación contable: Todas las razones sociales operan con el software contable y de
inventarios UNICO NET de Lázaro Software S.A.S con sede principal en Ibagué. Este
Software permite la sincronización de algunos parámetros contables y de inventario entre
razones sociales lo cual facilita la validación de alguna información, también es importante
destacar que tiene la opción de que al momento en que se realice algún tipo de retiro en un
centro de costo (costo o gasto) quede contabilizado y listo para ser auditado si se realiza
bien el proceso o la política es clara.
El área contable del grupo Más Baratas (Droguerías) cuenta con 3 personas de soporte mas
un contador externo, de las 3 personas de soporte 2 son contadoras con amplio
conocimiento de los procesos de la empresa y 1 está terminando contaduría y aunque no
lleva mucho tiempo ya conoce medianamente los procesos internos.

El área contable de SURCOMED SAS cuenta con una persona que está terminando
Contaduría Pública quien opera como auxiliar contable, esta persona es nueva y llego hace
un par de meses a organizar varios temas relacionados a CxC, CxP, notas crédito y
 retenciones. A parte de esta persona también está detrás el mismo contador externo.
4. Aspectos Tributarios: La empresa en todos los años de funcionamiento siempre ha gozado
de la tranquilidad fiscal, tan solo en una ocasión se generó una pequeña sanción por un
error, pero no supero ni el ½ SMLMV de la época.
5. Aspectos financieros: A raíz de que la contabilidad siempre a tenido como objetivo la parte
tributaria se carece de información organizada, fidedigna, consolidada y medida por
indicadores que nos permita la buena, asertiva y efectiva toma de decisiones gerenciales.
No se generan periódicamente balances (salvo si se solicitan para el sector financiero),
estados de situación financiera, flujos de caja y estados de tesorería.

¿Qué queremos como organización?

1. Organizar, depurar y diseñar políticas contables ajustadas a las verdaderas necesidades de la

empresa. Estas políticas también deben estar alineadas con los parámetros del software
contable.
2. Tranquilidad tributaria.
3. Organizar, registrar y consolidar información que a hoy puede ser vacío contable.
4. Definir la estructura y fecha de publicación de los balances, estados de situación financiera y
flujos de efectivo.
5. Contar con un contador(a) prudente, con comunicación asertiva, moderno, dinámico al
cambio y sobre todo que sea un apoyo real para el equipo. (Preferiblemente tiempo
completo, medio tiempo o a convenir).
6. Lo anterior, es requisito para que el canal droguerías pase a ser Persona Jurídica (SAS).
Consideramos que es la gran oportunidad de volver a arrancar de buena manera. El tiempo
del objetivo de ese cambio es el 1T de 2024.

Quedamos a la espera por sus observaciones, dudas e inquietudes.

Gracias por su amable atención.

Atentamente,

Christian Vega
CEO