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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos generales para la elección y conformación del Comité de

Convivencia Laboral de una forma práctica y eficaz, dando a conocer las funciones
y orientando a los integrantes del Comité de Convivencia Laboral en la
implementación de técnicas eficaces que permitan el mejoramiento de las
condiciones laborales en los ambientes de trabajo.

2. RESPONSABLE

Director de Servicios y Apoyo en Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todo el personal que labora en la organización

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE SABANETA E.S.P EAPSA.

4. DEFINICIONES

4.1. Acta: Documento que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o
acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en
libros destinados expresamente para ese propósito.

4.2. Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un

empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico
inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a
infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar
desmotivación en el trabajo o inducir la renuncia de este.

4.3.CCL: Comité de Convivencia Laboral.

4.4. Convivencia Laboral: Las buenas relaciones interpersonales y el respeto

mutuo en las personas y/o grupos que trabajan juntos, para la consecución de

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climas laborales sanos y de convivencia grupal satisfactoria, y para superar

situaciones de estrés, malestar e incluso, violencia en los lugares de trabajo.

4.5. Confidencial: Se trata de una propiedad de la información que pretende

garantizar el acceso sólo a las personas autorizadas.

4.6. Conflicto: Situación que implica a dos o más personas en un campo de

actuación común, cuyos objetivos pueden ser los mismos o no, y sus modos de
alcanzar esos objetivos responden a valores o lógicas diferentes o contrapuestas.
Son situaciones en que dos o más personas entran en oposición o desacuerdo de
intereses y/o posiciones incompatibles donde las emociones y sentimientos juegan
un rol importante y la relación entre las partes puede terminar robustecida o
deteriorada, según la oportunidad y procedimiento que se haya decidido para
abordarlo

4.7. Queja: Escrito o comunicación a través del cual se manifiesta la insatisfacción

de una persona con relación a una acción, comportamiento o hecho.

4.8. Mediación: Mecanismo que propicia el establecimiento de acuerdos que

favorezcan a las partes involucradas en un conflicto de intereses a través del diálogo
y el encuentro interpersonal. Incluye la presencia de un tercero, denominado
mediador, quien facilita el intercambio de ideas y la construcción conjunta de
procesos reales de conciliación.

4.9. Acuerdo: Trato al cual llegan las partes implicadas en la mediación, con el
propósito de solucionar la controversia presentada, es necesario realizar
seguimiento a su cumplimiento.

4.10. Sujeto activo: Empleado que promueva, induzca o favorezca el acoso laboral.

4.11. Sujeto pasivo: Empleado quien está siendo objeto de presunto acoso laboral.

4.12. COCOLAB: Comité de convivencia laboral

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5. PROCEDIMIENTO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Realizar convocatoria a los empleados -Gerente. Convocatoria a ser
1. para formar parte del COCOLAB: Cada 2 representante en el
años se realiza convocatoria a todos los -Apoyo de COCOLAB.
empleados a participar para formar parte del Seguridad y
Comité de Convivencia Laboral en Salud en el Registro inscripción
representación de los trabajadores. Trabajo. de candidatos.

Nota 1: Para su elección de tendrá en cuanta -Apoyo de

la resolución 27 de 2018 en los parágrafos Gestión Humana.
primero y segundo del artículo primero.

Designar representantes al comité: El -Gerente. Tarjetón de voto.

2. empleador elegirá libremente sus
representantes con sus respectivos suplentes. -Trabajadores

Los trabajadores elegirán a sus

representantes a través de votación secreta
que represente la expresión libre,
espontánea y autentica de todos los
trabajadores y mediante escrutinio público.

Nota 2: El comité de convivencia laboral

estará conformado por 2 por la gerencia, con
sus suplentes y dos por los empleadores con
sus suplentes, en total son 8.
Realizar acta de apertura de votación: Para -Apoyo de Acta de apertura de
3. la apertura de las elecciones de los Seguridad y votación al
candidatos se realizará un acta, la cual Salud en el COCOLAB.
definirá hora, fecha y los jurados que
Trabajo.
intervendrán en el proceso.

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La persona encargada del proceso llevará un -Apoyo de

control de los votantes Gestión Humana.
4. Realizar elección del COCOLAB: Los Empleados. Listado de votantes
empleados votan de manera secreta por los
representantes y suplementes Tarjetón.

Realizar acta de cierre y escrutinio de -Apoyo de Acta de cierre y

5. votación: Una vez terminado el proceso de Seguridad y escrutinio de
elección se realizará el acta de cierre y Salud en el votación al
escrutinio de votación, la cual debe contener Trabajo. COCOLAB.
fecha, hora, jurados designados y resultado
obtenido del conteo de votos. -Apoyo de
Gestión Humana.
Nota 3: El conteo de los votos se realizará
para dar un resultado final de los integrantes
elegidos. Las personas electas serán las
que mayor número de votos obtengan,
teniendo en cuenta la cantidad de
representantes que se necesitan para
conformar el comité.
Divulgar integrantes y funciones: Después -Apoyo de Divulgación de los
6. de haberse conformado el comité, este se Seguridad y integrantes y
presentará a todo el personal y se procederá Salud en el funciones del
a informarle sobre sus funciones. Trabajo. comité: Pieza
gráfica, correo
-Apoyo de electrónico, registro
Gestión Humana. de asistencia

Una vez conformado el comité, los -Apoyo de Acta de constitución

7. integrantes procederán a diligenciar: Seguridad y del COCOLAB.
-Acta de constitución del comité. Salud en el
-Acuerdo de confidencialidad.
Trabajo. -Formato de FO-sst-
01acuerdo de

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-Apoyo de confidencialidad del

Gestión Humana. COCOLAB.

-Integrantes de
COCOLAB.
Realizar comité COCOLAB: Las reuniones -Integrantes de FO-DE-01 Formato
del Comité de Convivencia Laboral deben COCOLAB. de acta de reunion
8. ejecutarse cada trimestre y se deberá dejar
como constancia el acta de reunión.
En el caso que se presente alguna
eventualidad que no de espera deberán
reunirse de inmediato.

Recibir de quejas y sugerencias de acoso Secretario del -Formato de quejas

9. laboral: Se cuenta un formato de recepción comité y sugerencias
de quejas y sugerencias para los empleados, COCOLAB.
el cual es manejado por el secretario del Empleado
comité.

Nota 4: El secretario es quien debe recibir

las quejas por escrito. El empleado entrega
dos copias del formato de quejas y
sugerencias.
Cerrar el caso o remitir a las entidades
correspondientes
Realizar seguimiento a las quejas y -Integrantes de -Formato de quejas
10. sugerencias: El Comité de Convivencia COCOLAB. y sugerencias
Laboral debe realizar seguimiento a las COCOLAB.
quejas y sugerencias realizadas por parte de
los empleados, de la siguiente manera: FO-DE-01acta de
 Citación por separado de los reunión
involucrados en el acoso, la evidencia
se dejará registrada en el FO-DE- Plan de acción
01acta de reunión. (donde se reseñe
los hechos relatados y los

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compromisos propuestos).
 Reunión de los miembros del comité
para establecer plan de acción
 Citación de forma conjunta de las
partes para socializar los
compromisos

Hacer seguimiento al plan de acción: Un Integrantes del FO-DE-01acta de

11. miembro del comité debe hacer seguimiento comité reunión
a los compromisos del plan de acción

Cerrar el caso o remitir a las entidades Integrantes del Plan de acción

12. correspondientes: Si se verifica el comité
cumplimiento del plan de acción por parte del Oficio remisor a las
miembro del comité se cierra el caso, de lo autoridades
contrario se remite a las autoridades competentes
competentes.

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTO AÑO DESCRIPCIÓN

Por medio de la cual se conforma el comité de
Resolución 27 2018 convivencia de la empresa de servicios públicos de
sabaneta E.S.P EAPSA.
Por la cual se establece la conformación y
funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral
en entidades públicas y empresas privadas y se
Resolución 652 2012
dictan otras disposiciones.

Por la cual se modifica parcialmente la Resolución

Resolución 1356 2012 652 de 2012.

Por medio de la cual se adoptan medidas para

prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y
otros hostigamientos en el marco de las relaciones
Ley 1010 2006
de trabajo.

Por la cual se establecen disposiciones y se

definen responsabilidades para la identificación,
evaluación, prevención, intervención y monitoreo
Resolución 2646 2008 permanente de la exposición a factores de riesgo
psicosocial en el trabajo y para la determinación
del origen de las patologías causadas por el estrés
ocupacional.

7. REGISROS Y FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE
Formato de convocatoria a ser representante en el COCOLAB.
Formato del tarjetón de voto.
Formato de convocatoria a participar de la elección en el COCOLAB.
Formato de inscripción COCOLAB.
Formato de acta de apertura de votación al COCOLAB.
Formato de acta de cierre y escrutinio de votación al COCOLAB.
Formato de acta de constitución del COCOLAB. 7
Formato de acuerdo de confidencialidad del COCOLAB.
Formato de acta de reuniones del COCOLAB.
Formato de quejas y sugerencias COCOLAB.
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8. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

ANEXOS

CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE

CONVIVENCIA LABORAL
El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por un número igual de
representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos
suplentes. Los integrantes del Comité preferiblemente deben contar con
competencias actitudinales y comportamentales, tales como: respeto,
imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de
información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y
resolución de conflictos.
RESOLUCIÓN 652 DE 2012: Por la cual se establece la conformación y
funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y
empresas privadas y se dictan otras disposiciones.
RESOLUCIÓN 1356 DE 2012: Por la cual se modifica parcialmente la
Resolución 652 de 2012
LEY 1010 DE 2006: Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir,
corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las
relaciones de trabajo.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

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El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes

funciones:
Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan
situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las
soportan. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en
los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa
privada. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los
hechos que dieron lugar a la queja. Adelantar reuniones con el fin de crear un
espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos
mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.
Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar
y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio
de la confidencialidad.
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en
la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se
cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de
Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la
Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité informará a
la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la
queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.
Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las
recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la
gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los
organismos de control.
Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité
de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y salud
ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los

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cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa

privada.

Funciones del presidente del comité

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus
miembros, un presidente, quien tendrá las siguientes funciones:
Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y
eficaz.
Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las
recomendaciones aprobadas en el Comité.
Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los
recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

Funciones del secretario del comité

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un
secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:
Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.
Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando
el día, la hora y el lugar de la reunión.
Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el
fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia. Llevar el archivo de las quejas
presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y
confidencialidad de la información. Elaborar el orden del día y las actas de cada
una de las sesiones del Comité. Enviar las comunicaciones con las
recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la

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entidad pública o empresa privada. Citar a reuniones y solicitar los soportes

requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos
adquiridos por cada una de las partes involucradas.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones los
cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa
privada.

CAPACITACIÓN A INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL
Para lograr un buen desempeño en las actividades que debe desarrollar el
Comité de Convivencia Laboral, es necesario que sus miembros tengan
conocimientos mínimos de riesgo psicosocial para la cual se sugiere
capacitación en temas como:

 Manejo de estrés laboral

 Comunicación asertiva
 Acoso laboral

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