Edición de texto

¿A qué nos referimos cuando hablamos de “editar texto”? Al abrir un

procesador de texto, nos encontramos con una hoja en blanco en donde
podemos ingresar, tipeando las teclas, el texto que necesitamos procesar. En
ese proceso de edición, podemos modificar, transformar y dar formato al grupo
de caracteres ingresado, como así también recuperarlo en un futuro y volver a
modificarlo, imprimirlo o, simplemente, borrarlo.

Los procesadores de texto pertenecen a la categoría Software de Aplicación y

se pueden definir como una herramienta informática que tiene como objetivo el
tratamiento de textos, en especial su edición y manipulación (tipos de letra,
inserciones, márgenes, etc.), además de otras funciones como: tratamientos
gráficos, gestión de archivos, definición de características de impresión,
diccionarios ortográficos y de sinónimos para la corrección de textos, entre
otras utilidades.

Los procesadores de texto procesan la información de forma similar, es por

esto que tienen la mayoría de las herramientas y comandos en común,
brindando las mismas prestaciones al usuario.

Los comandos y herramientas que son aplicables a cualquier procesador de

texto (por ejemplo, Word y Open Office).

Componentes de la interfaz de Word

En la actualidad, se trabaja a través de una interfaz gráfica que contiene una

cinta de opciones con herramientas en forma de íconos. En las últimas
versiones de Microsoft Office, precisamente desde la versión 2007, hubo un
cambio en la interfaz: la aplicación presenta un conjunto de solapas con su
correspondiente cinta de opciones, también conocida como cinta en la interfaz
de usuario (UI).

1. Las fichas o solapas están diseñadas para estar orientadas a las tareas.
2. Los grupos de cada ficha dividen las tareas en subtareas.
3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran
un menú de comandos

Al abrir el procesador de texto Word, podemos observar la siguiente interfaz de

trabajo:

1) Barra de herramientas de acceso rápido.

2) Barra de título.

3) Cinta de opciones organizadas en pestañas.

4) Barras de desplazamiento.
5) Zoom.

6) Vistas de documento.

7) Barra de estado.

8) Ficha Archivo.

9) Área de edición

Fuentes

La parte más importante de la pantalla de Word es el área de edición, porque

es allí en donde aparece el documento que se desea editar y los caracteres
que se van ingresando mediante el teclado. Si el documento no se puede ver
en su totalidad en la pantalla, se pueden utilizar las barras de desplazamiento
para recorrer la página hacia abajo o reducir la visión en porcentaje empleando
el zoom.

Word ofrece varios modos para ver su documento, pero, generalmente, se

trabaja con la vista de Diseño de Impresión.

Para dar formato al texto, es decir, aplicar un tipo de letra, un tamaño, un color,
un estilo, o si queremos que el texto aparezca subrayado, debemos
seleccionarlo previamente y luego dirigirnos al grupo Fuente para elegir el
acceso directo a la herramienta que deseamos aplicar o bien abrir la ventana
Fuente.

Párrafo

El grupo Párrafo nos permite cambiar las características de formato de un

párrafo: alineación, interlineado, espaciado, sangrías. Basta con seleccionarlo o
posicionarnos en él para modificar las características que se deseen.

Estilos

Existe una manera de aplicar de forma rápida y sencilla un conjunto de

características referidas al formato del texto del documento (formato de
fuentes, párrafo), ejecutando un solo comando; esto se puede realizar
mediante la utilización de Estilos.

Un estilo es un modelo que reúne las características de formato, como por

ejemplo: tipografía, tamaño, color, estilo, alineación de párrafo y espaciado.
También pueden incluirse: bordes y sombreado. Al aplicar un estilo, en un
único paso se pueden realizar todos los cambios, lo que de otra forma nos
hubiera llevado la ejecución de varios pasos.

De carácter: Solo contienen características de formato que se pueden aplicar al

acceder a la ventana Fuente
De párrafo: Un estilo de párrafo incluye todo lo que contiene un estilo de
carácter, agregando también todos los aspectos de la apariencia de un párrafo

Guardar documentos

Cuando se trabaja con cualquier aplicación, se debe guardar el archivo antes

de salir del programa para evitar perder el trabajo realizado. Recordemos que
esta información se encuentra en la memoria RAM y, como seguramente
sabrás, dicha memoria es volátil.

Al realizar esta operación, el documento se almacena como un archivo en el

medio de almacenamiento elegido: disco duro, pen drive o la misma nube. En
este procedimiento se debe seleccionar:

1) dónde deseamos guardar;

2) con qué nombre;

3) con qué extensión (de acuerdo con el tipo que seleccionemos en la ventana
Guardar, la aplicación le coloca una extensión determinada, lo que le permitirá
al sistema operativo saber con qué aplicación se ha creado y, de esta forma,
abrir el archivo desde la aplicación correspondiente).

Inserción de objetos

Al momento de editar un texto, a medida que van surgiendo diferentes

necesidades, se pueden insertar diferentes objetos: tablas, ilustraciones,
vínculos, encabezado y pie de página, texto y símbolos

El portapapeles se encuentra dentro de la memoria RAM. En este espacio se

almacenan en forma temporal bloques conformados por texto o gráficos. El
contenido del portapapeles no desaparece cuando cerramos la aplicación
actual, lo que permite la posibilidad de duplicar o mover objetos dentro de un
documento de igual o distinta aplicación.

Insertar tabla

Las tablas en Microsoft Word representan una estructura formada por filas y
columnas que se configuran como un elemento muy importante para editar
documentos al momento de organizar la información (texto e imágenes)

Para crear una tabla, debemos dirigirnos a la pestaña Insertar > grupo Tablas >
botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

1) Utilizando la cuadrícula que simula una tabla.

2) Haciendo clic en Insertar tabla.

3) Usando el vínculo Dibujar tabla.

Una vez creada la tabla, se puede observar la barra de herramientas que
pertenece a Tabla y que muestra las dos pestañas propias de este objeto:
Diseño y Presentación. En la pestaña Diseño, se visualizarán varias opciones
de configuración aplicables a esta (bordes, sombreado, encabezados, etc.).

Insertar

Ilustraciones: Dentro del grupo Ilustraciones, se encuentran las herramientas

Imagen, Imágenes prediseñadas, Formas, SmartArt, Gráfico y Captura.

Imagen: nos permite insertar un archivo de imagen en sus diferentes

extensiones, por ejemplo, jpg., .png., .bmp., entre otros, a través de un cuadro
de diálogo en donde se lo puede buscar y seleccionar

Si se selecciona la opción Vincular al archivo, se creará un vínculo o enlace

entre la imagen y el archivo de Word y dicha aplicación abrirá la imagen desde
el lugar en donde se encuentra (información que se guarda en el vínculo
creado). Esto último puede representar un problema en el caso de que la
imagen se mueva, se cambie de lugar (por ejemplo, a otra carpeta) o se borre,
pero la ventaja reside en que nuestro documento no será tan pesado, en otras
palabras, no ocupará tanto espacio. Si seleccionamos Insertar y vincular, se
realizarán ambas operaciones: se incrustará la imagen y se guardará en el
documento y, a la vez, se creará un vínculo al archivo de esta. Si la imagen es
eliminada o se cambia su nombre, se usará la incrustada en el documento.

Imágenes prediseñadas: a través de un cuadro de diálogo, se puede buscar y

seleccionar, dentro de un conjunto de imágenes organizadas por categorías,
una imagen guardada en una librería de Word.

Formas: nos permite insertar, a través de la lista que se despliega, una

ilustración. Cada una de estas se encuentra organizada en diferentes grupos:
líneas (rectas, curvas y mano alzada), formas básicas, flechas de bloque,
diagramas de flujo, llamadas, cinta y estrellas.

SmartArt: se utiliza cuando se necesita ingresar información para que

visualmente quede atractiva, con el objeto de que se pueda comunicar más
eficazmente en forma gráfica.

Gráficos: nos permite insertar gráficos realizados en una aplicación de planilla

de cálculo.

Captura: se puede obtener una captura propia haciendo clic en Recorte de

pantalla. De esta forma, se visualizará una neblina transparente que cubre la
pantalla sobre el documento y se debe seleccionar con el mouse el área que
nos interesa colocar
“Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de información e
ideas, y un gráfico es una ilustración visual de datos o valores numéricos.
Básicamente, los elementos gráficos SmartArt están diseñados para texto y los
gráficos están diseñados para números”

Encabezado y pie de página

El texto que aparece y se repite en la parte superior de cada página de un

documento (o las páginas que se seleccionen) se denomina Encabezado y en
la parte inferior se denomina Pie de página. Si se desea, se pueden agregar
números de página en la parte superior o inferior del documento. Esto se
realiza en el área de Encabezado o Pie de página.

Vínculos

Podemos seleccionar entre estas tres opciones:

 Insertar un hipervínculo o enlace (elemento que hace referencia a otro

recurso). Un hipervínculo, es decir, es el objeto sobre el que debe hacerse clic,
puede ser un texto o una imagen.

En Dirección escribiremos la localización del sitio web (URL), a la cual

queremos ingresar mediante el hipervínculo, y damos clic en Aceptar.

 Insertar un marcador a través de algún objeto creado en Word, el cual

permitirá identificar una posición o selección de texto que forma parte del
documento, al que se le asigna un nombre para futuras referencias.

 Insertar una referencia cruzada se utiliza para hacer referencia a algún

elemento que se encuentra en el mismo documento, algún concepto sobre el
cual ya se ha trabajado o alguna imagen, tabla o gráfico que ya existe dentro
del documento. Se actualizan automáticamente.

Texto

El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en

WordArt, letra capital, fecha y hora, entre otras opciones.

La herramienta WordArt nos permite insertar objetos independientes de texto,

con formatos con una estética decorativa preestablecida, que pueden ser
modificados por el usuario. Estos elementos no son exactamente texto, sino
que están a medio camino de ser imágenes. Por ello, veremos que al
seleccionarlo dispondremos de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de
Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no
detectará un error en un texto WordArt y también que el texto WordArt seguirá
las reglas de alineación de los gráficos
La opción Letra capital permite definir la primera letra de comienzo de párrafo
con un formato especial; esta puede ocupar más de una línea. La opción Fecha
y hora nos permite insertar la fecha y hora configurada según el sistema
operativo de la computadora en la cual se encuentre trabajando y presenta
diferentes opciones de formato. Si marcamos la casilla Actualizar
automáticamente, se actualizará cada vez que se abra el documento.

Símbolos: Se puede utilizar la orden Símbolo del menú Insertar para insertar en
el texto distintos símbolos y caracteres extranjeros que no se encuentran en el
teclado

Plantillas

Una plantilla es un documento que se crea como modelo para generar nuevos
documentos en base al primero. Se toma esa decisión en el caso de que sea
un archivo que se utiliza con frecuencia, respetando la misma estructura.

Al crear una plantilla, en el mismo archivo, se guarda el formato utilizado:

estilos de fuente, tipografías, tamaño, formatos de párrafo, diseño de página, la
configuración de números de página, encabezados y pies de página, entre
otras características, de todo el documento, así como también los formatos de
las tablas.

Existen plantillas pre generadas o predefinidas (a las que se accede a través

de la aplicación) y aquellas creadas por el usuario, generalmente al momento
de guardar, al seleccionar como tipo de archivo la opción Plantilla.

Plantillas pregeneradas

Las plantillas pregeneradas o predefinidas vienen incorporadas en la aplicación

o puede accederse a ellas a través de una conexión a Internet, ya que están
disponibles en forma online. Este tipo de plantillas se organiza en categorías

Tipos de plantillas: currículum, fax, carta, etcétera

Modificación de plantilla

Si no se encuentra la plantilla que se necesita, al explorar las carpetas que

guardan las plantillas instaladas en nuestra computadora, se puede utilizar el
cuadro de búsqueda y colocar el concepto sobre el que se necesita trabajar.
Posteriormente, la aplicación mostrará un mensaje que indica un enlace que
vincula con el sitio de Microsoft para descargar el modelo en forma online.

Plantillas creadas por el usuario

Cuando un usuario utiliza con frecuencia un archivo, como se dijo

anteriormente, es muy útil crear la estructura básica la primera vez, guardar el
archivo como Plantilla y, cada vez que se necesite, abrir un documento nuevo
basado en este modelo.

Abrir un documento nuevo basado en una plantilla

En cada oportunidad que necesitemos trabajar con archivo modelo creado por
nosotros y guardado como plantilla, se deberá hacer doble clic sobre el ícono
de la plantilla. A continuación, la aplicación abrirá un documento nuevo que
contiene todos los elementos y las características de formato establecidos en el
modelo original, pero que mostrará en la barra de Título como Documento 1,
como si fuese un documento en blanco. Una vez que se han ingresado los
datos que se necesitan procesar en ese momento. Es importante aclarar que la
plantilla no ha sufrido ningún tipo de modificación, permanece en su estado
original.

Abrir la plantilla propiamente dicha

Si lo que necesitamos es modificar la plantilla

 Hacer doble clic en el ícono de la plantilla

 Abrir la aplicación Word y dentro del menú Archivo, comando Abrir,

seleccionar en la ventana que se muestra la plantilla

En ambos casos, el resultado es el siguiente: Word muestra en una ventana

todo el contenido de la plantilla y en la barra de Título, el nombre de esta. Esto
nos da la certeza de que estamos editando y modificando el modelo. Al
momento de guardar, podemos utilizar el mismo nombre para sobrescribir los
cambios o un nombre diferente para preservar la versión original del modelo.

Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia tiene como objetivo enviar información en

forma masiva y personalizada a un grupo de personas. Mediante esta opción,
Word permite incluir en un documento datos almacenados en otro lugar, lo que
nos da la posibilidad de obtener varias copias de un mismo documento, pero
con los datos de distintas personas. Por ejemplo: se pueden escribir cartas
personalizadas en las que solo se redacte el texto que va a permanecer fijo (es
decir, el texto que va a formar parte de la carta) y una vez que se le dé la orden
precisa, Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian
según cada persona). Para hacer esto, la aplicación generará un tercer archivo
que contendrá tantas cartas como personas se hayan cargado en el archivo
que forma la base de datos.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos

fundamentales: el documento principal y el origen de datos (lista de
destinatarios).
Documento principal

El documento principal es el documento creado en Word que contiene el texto

que permanecerá fijo y, una vez que se inserten, los campos variables que
toman su valor del origen de datos.

Origen de datos

El origen de datos o lista de destinatarios es el archivo en donde se han

guardado los datos que necesitamos insertar en el documento principal. Este
archivo puede ser:

 Otro archivo de Word, en el cual los datos se organizarán dentro de una tabla

 Un archivo creado en Excel, el cual conviene que no contenga ningún título,

esto quiere decir que en la fila 1 se colocarán los nombres de campo para que
a partir de la fila 2 se carguen los datos de cada registro

 Una tabla de MS Access

 Una lista de direcciones de Outlook

En cualquiera de estos ejemplos, el origen de datos se considera una base de

datos compuesta por registros y cada registro está compuesto por campos. Un
registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una columna.

Para lograr este proceso, es decir, editar las cartas individuales personalizadas
con los datos de cada cliente, se necesita seguir los siguientes pasos:
seleccionar la pestaña Correspondencia y allí el comando Iniciar combinación
de correspondencia. En dicho menú, es conveniente seleccionar la opción
Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…, la cual, a
través de seis pasos, nos permitirá responder las preguntas que nos irá
mostrando y, de esta forma, lograr el objetivo.

Primer paso: definir el documento inicial, que es el documento que contiene la

parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las
tres opciones, se obtiene una explicación de la opción seleccionada en ese
momento. Se debe seleccionar Cartas como tipo de documento

Segundo paso: se debe definir el documento Inicial (dejar seleccionada la

primera opción).

Tercer Paso: se debe seleccionar el origen de datos, el cual puede ser:

 Una lista nueva: si la lista aún no ha sido creada, en la siguiente ventana que
se abre al hacer clic en Crear, se deben colocar los campos que van a formar
parte de este origen de datos;
 Una lista existente: si el archivo que contiene los datos de los destinatarios se
creó con anterioridad (en Access, Excel o en una tabla de Word, entre otras
opciones), se hace clic en Examinar y en la ventana que aparece en ese
momento se debe seleccionar el archivo.

Cuando se haya seleccionado el archivo correspondiente en la ventana que

aparece, se mostrarán los datos que contiene el archivo y se deberá hacer clic
en Aceptar.

Cuarto paso: se debe redactar el texto de la carta (si todavía no se hizo) y,

posteriormente, insertar los campos de combinación. Para ello, se debe
posicionar el cursor en el lugar en donde queremos que aparezca el campo de
combinación. Para poder ejecutar la operación anterior, se debe hacer clic en
Bloque de direcciones y seleccionar los campos que se desean insertar.

Quinto paso: muestra una vista previa de las cartas.

Sexto paso: permite seleccionar entre imprimir las cartas que se han generado
o editar las cartas individuales visualizando en pantalla el tercer archivo que
Word acaba de crear.