1.1.

Fundamentos de ofimática y procesador de textos

1.1.1. Conceptualización de ofimática

1.1.2. Herramientas fundamentales de la ofimática

1.1.3. Procesador de textos

1.1.1. Conceptualización de ofimática

La ofimática es el conjunto de herramientas informáticas que permiten idear, crear,
almacenar y manipular información, utilizando la tecnología computacional.
Actualmente, el desarrollo de la tecnología en una empresa pública o privada es
fundamental para el logro de sus objetivos; en este contexto, la ofimática facilita el
desempeño de las labores, pues, permite que el trabajo pueda ejecutarse en
menor tiempo y ayuda a optimizar los procesos esenciales de las empresas
modernas.

1.1.2 Herramientas fundamentales de la ofimática

Es una agrupación de programas que, por lo general, son usados en oficinas y

sirven para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear,
imprimir etc. archivos y documentos. Estos programas, denominados a veces suite
ofimática, incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo;
también puede contener programas de presentación, gestión de base de datos,
gestión de proyectos, y otras herramientas menores de gráficos y comunicaciones,
agenda y cliente de correo electrónico, un navegador web, entre las más
fundamentales. https://sites.google.com/site/navegadorestf/herramientas-ofimticas

Las suites ofimáticas pueden ser libres o pagadas. Una herramienta es libre
cuando cualquier usuario puede utilizarla sin pagar algún costo, al contrario de las
herramientas pagadas. Como ejemplos de suites ofimáticas libres podemos
mencionar: OpenOffice, Libre Office, Open 365, Google Drive, KOffice y GNOME
Office (para plataformas Linux), entre otras. http://www.centrocp.com/herramientas-libres-
de-ofimatica/ La
principal suite ofimática pagada en la actualidad es Microsoft Office,
tiene formatos cerrados para documentos y para cada uno de sus programas.
Otras suites pagadas son: NeoOffice (Mac OS), iWork (Apple), y Apple Works
(Apple para uso doméstico).

1.1.3. Procesador de textos

De todas las aplicaciones ofimáticas, el procesador de texto es la más común. Un
procesador de texto es un software que permite crear documentos, almacenarlos
electrónicamente en la computadora, desplegarlos en la pantalla, modificarlos por
medio de comandos, e imprimirlos. Los documentos de texto generalmente
contienen palabras, oraciones o párrafos completos; se pueden incorporar también
objetos como: imágenes, tablas, formas, enlaces a otros documentos, etc. Los
procesadores de texto varían considerablemente, pero todos en general permiten
las siguientes
utilidades: https://sites.google.com/a/colegiomiguelaleman.edu.mx/sistemas/inicio/compu-que-
o_0/-que-es-un-procesador-de-texto

• Insertar Texto: permite insertar texto en cualquier parte del documento.

• Borrar Texto: permite borrar letras, palabras, líneas o paginas, tan fácil
como si las tacharas en un papel.

• Cortar y Pegar: permite quitar (Cortar) una sección de texto de un lugar en

un documento e insertarla (Pegarla) en algún otro lado.

• Copiar: permite duplicar secciones de texto.

• Tamaño de página y márgenes: permite definir varios tamaños de página

(hoja) y márgenes (límites de texto dentro de la página), para que el
procesador de texto se ajuste automáticamente y acomode el texto para
que quepa en la página.

• Buscar y Reemplazar: permite indicarle al procesador de texto que realice

una búsqueda por una palabra o frase en particular. También se puede
indicar al procesador de texto que reemplace las palabras que encuentre
por otra.

• Ajuste automático de Texto: El procesador de texto se mueve

automáticamente a la siguiente línea cuando ya se ha llenado la actual, y
reajusta el texto si se modifican los márgenes de la página.

• Imprimir: permite enviar un documento a la impresora para obtener una

versión impresa en una hoja.

• Manejo de Archivos: permite crear, borrar, mover o buscar archivos.

 • Especificaciones de Fuente (Características del Tipo de Letra): permite
cambiar las fuentes dentro de un documento. Por ejemplo, puedes indicar
negrita, cursiva y subrayado, inclusive te permiten cambiar el tamaño de la
fuente así como el tipo.

• Notas al pie de página y referencias cruzadas: automatiza la numeración

y posicionamiento de las notas al pie de página además de permitir realizar
fácilmente referencias a otras secciones del documento.

• Gráficos: permite incrustar ilustraciones y gráficas dentro de un

documento. Algunos procesadores de palabras permiten la creación de
ilustraciones dentro del mismo procesador; otros te permiten insertar la
ilustración creada en un software diferente.

• Encabezados, Pies de página y Numeración de Páginas: Te permite

especificar los encabezados y pies de página personalizados, que el
procesador pondrá en la parte superior e inferior de cada página. El
procesador de texto lleva automáticamente la numeración de las páginas
para que el número correcto aparezca en cada página.

• Diseño: para especificar márgenes distintos dentro de un mismo

documento y especificar también varios métodos para identar los párrafos.

• Macros: un macro es una letra o palabra que representa una serie de

pulsaciones en el teclado o comandos. La habilidad de definir macros
permite ahorrar mucho tiempo reemplazando combinaciones comunes de
pulsaciones del teclado.

• Verificador de Ortografía: es una utilidad que permite verificar la ortografía

de las palabras. Por lo general resalta cualquier palabra que no reconozca.

• Tablas de Contenido e índices: permite crear automáticamente tablas de

contenido e índices basándose en códigos especiales que se introducen en
el documento.

• Diccionario: Un diccionario que permite buscar sinónimos sin tener que

salir del procesador de texto.

• Ventanas: permite editar dos o más documentos al mismo tiempo. Cada

documento aparece en una ventana separada. Esto es particularmente
valioso cuando se trabaja en un proyecto grande que consiste de varios
archivos diferentes (Por ejemplo un Manual).

• WYSIWYG (what you see is what you get: lo que ves, es lo que obtienes):
un documento aparece en la pantalla exactamente como se verá, cuando
sea impreso.

1.2. Configuraciones iniciales del documento de texto

1.2.1. Configuración de página
Configurar la página se refiere a establecer parámetros que están involucrados
principalmente con la impresión de un documento, estos parámetros pueden ser:
márgenes, orientación de la página y tamaño del papel, entre otros. De forma
inicial, Word asigna valores predeterminados para los parámetros, pero estos
parámetros pueden modificarse por el usuario según el tipo de documento con el
que se esté trabajando y las necesidades que tenga. Los valores asignados a
cada parámetro pueden aplicarse en todo el documento o sólo en una parte de él.

Se recomienda que al momento de planear el contenido de un documento y antes

de iniciar el proceso de formato, se configure la página para establecer los valores
que afectan directamente la posición del texto dentro de la
página. http://www.cca.org.mx/cca/cursos/hbi-
webtec/modulos/modulo5/aula/word_configura_tutor.htm

Para configurar una página: (Figura 1)

1. Ir a la pestaña Diseño de página

2. Se despliegan opciones como: márgenes, orientación, tamaño del papel,
color de página, bordes, entre otras.
3. Establecer/Seleccionar valores en los parámetros de todas o algunas de las
opciones.

Figura 1: Pestaña Diseño de página

1.2.2. Numeración de páginas, viñetas, esquemas y niveles

a. Para añadir números de página en un documento de Word hay que ir a la
opción de menú Insertar. Buscamos la opción Número de página, que la podemos
encontrar en la sección Encabezado y pie de página y hacemos clic sobre ella.
Esto nos desplegará un menú con las opciones: Principio de página, Final de
página, Márgenes de página, Posición actual, Formato del número de página y
Quitar números de página (figura 2). Seleccionamos la opción de posición en la
que queremos que se muestre la numeración de cada página (por ejemplo Final
de página) https://www.adslzone.net/word/enumerar-paginas-word/
 Figura 2: Opción Número de página en pestaña Insertar

b. Para activar las líneas de texto en una lista numerada o con viñeta, seleccione
el texto y, a continuación, en la ficha Inicio en el grupo párrafo, haga clic en viñetas
o Numeración. Cada línea o párrafo se convierte en un elemento con viñeta o
numerado (figura 3).

Figura 3: En color azul está resaltada la opción viñetas del menú Inicio

c. Un esquema en un documento de Word es un resumen completamente

estructurado del contenido de un documento. Para poder aplicar un esquema el
documento debe estar organizado en niveles, es decir, que se pueda dividir en
unos puntos principales y a su vez en otros puntos. Así en varios niveles según el
propio contenido. Por lo tanto, lo primero que tenemos que hacer es crear un
nuevo documento en blanco y a continuación, desde la opción de menú Vista,
seleccionamos la opción vista en Esquema dentro de la sección Vistas. A
continuación, escribimos el primer título o punto de nuestro documento y
automáticamente Word le asignará como estilo Título 1 y nivel 1 de esquema. A
partir de ahí, ya podemos ir escribiendo el resto de puntos de nuestro documento y
asignándoles el nivel del mismo mediante los botones de nivel que encontramos
dentro de las herramientas de esquema. Repetimos esto mismo con el resto de
puntos que queremos añadir en nuestro esquema y asignarle el nivel que
queramos (figura 4). https://www.adslzone.net/word/hacer-esquema-word/
 Figura 4: Opción Esquema (dentro de pestaña Vista) para trabajar con contenidos estructurados

1.2.3 Inserción de objetos

Los objetos y otros elementos son complementos que se incluyen en la paquetería
de Office con los que se pude mostrar la información de forma más variada y
sencilla al incluirse diseños coloridos y más agradables para la vista. Entre los
objetos y elementos de texto tenemos: Saltos de página y sección, Encabezado,
pie y números de página, Letra capital, Imágenes, Formas, Cuadros de texto,
WordArt, etc.https://fchescolares.wordpress.com/insertar-objetos-y-otros-
elementos

• Insertar saltos de página

Los saltos de página se utilizan para insertar páginas intermedias a las ya

existentes en el documento. Los saltos de página pueden aplicarse al documento
de la siguiente manera:

1. Haga clic donde desee empezar la página nueva.

2. En la ficha Insertar en el grupo Páginas, haga clic en Salto de página.

• Insertar letra capital

La letra capital se utiliza para resaltar el comienzo de un párrafo, esto se logra al

incrementar el tamaño de la primera letra del párrafo seleccionado. La letra capital
es muy utilizada en los periódicos, libros, revistas, etc. Para establecer la letra
capital a un párrafo, deberá:
 1. Seleccionar o estar situado dentro del párrafo, ir a la ficha Insertar , y en el
grupo Texto, haga clic en Letra capital.

2.Seleccionar la opción deseada según la ubicación para la letra capital.

3. Si desea modificar algunas propiedades adicionales tales como: fuente, líneas

que ocupa, distancia desde el texto, etc., entonces de clic en Opciones de letra
capital.

• Insertar imágenes

Se pueden insertar imágenes prediseñadas o desde un archivo. En el caso de

una imagen prediseñada, seguir los siguientes pasos:
1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imágenes
prediseñadas.

2.En la ventana lateral derecha, escriba el tema que desee buscar, seleccione en
que colección (mis colecciones, colecciones de office y colecciones web) se
buscara dicho tema y por ultimo seleccione que tipo de archivo multimedia busca
(imágenes, fotografías, películas y sonidos), presione buscar y si el tema es
encontrado mostrará los archivos multimedia.
3.Solo restará insertar la imagen deseada dando clic directamente sobre ella.

1.3. Manejo de texto y objetos avanzados

1.3.1. Búsqueda y reemplazo

• En la parte superior de la ventana principal ir a la pestaña Inicio, acceder al

grupo Edición, y hacer clic en Reemplazar: (figura
5) https://computerhoy.com/noticias/software/como-buscar-reemplazar-texto-word-77419

Figura 5: Encerrado en rojo se muestran las opciones de Edición para Buscar y Reemplazar texto

• A continuación, en el cuadro Buscar escribir el texto que quiere localizar. En

el cuadro Reemplazar con, escriba el texto que lo sustituirá, y finalizar
haciendo clic en el botón de reemplazo respectivo (figura 6).

Figura 6: Cuadro de diálogo para buscar y reemplazar un texto

1.3.2 Encabezados y pies de página

• Vaya a Insertar, luego a Encabezado o Pie de página.

• Elija el estilo de encabezado que desea usar.

• Agregue o cambie el texto del encabezado o pie de

página. https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-un-encabezado-o-pie-de-
p%C3%A1gina-b87ee4df-abc1-41f8-995b-b39f6d99c7ed

• 1.3.3 Manejo de tablas

• Junto a las imágenes, los cuadros de texto, los vínculos, los vídeos y los
gráficos, Word permite insertar tablas en un documento, al estilo de las hojas
de cálculo pero más sencillas. En la pestaña Insertar, escoger la opción Tabla
con las filas y columnas que queramos a partir de una selección de cuadrados
 (figura 7). Si necesitamos una tabla de mayor envergadura, al pulsar en
Insertar tabla podremos especificar el número de filas y columnas así como el
autoajuste de las mismas en función del contenido.

•
• Figura 7: Ícono para la creación de una tabla dentro de la pestaña Insertar
• Una vez creada la tabla se podrá ingresar información en cada casillero o
celda de la misma. Por otra parte, Word permite crear una tabla a partir de un
texto ya existente. Para ello, seleccionamos el texto, vamos a la opción
Convertir texto en tabla (dentro de icono Tabla); los separadores como comas
o tabulaciones definirán las columnas, y marcas de párrafo para definirán las
filas (figura 8). También hay la opción inversa, es decir transformar la
información de una tabla en texto. https://blogthinkbig.com/hojas-de-calculo-
tablas-en-word

•
• Figura 8: Cuadro de diálogo para convertir un texto en tabla

1.3.4 Referencias, citas bibliográficas, notas al pie, tablas de

contenido
• Citas
Si utiliza el trabajo de otras personas en sus documentos, aunque solo sea como
referencia, y no cita las fuentes, podría incurrir en un delito de copyright. Cuando se
usa la fuente a modo de dato o información, se debe incluir una cita en el texto,
indicando de dónde procede esa
información. https://computerhoy.com/tutoriales/tecnologia/como-escribir-citas-
referencias-word-258685

Para insertar una cita, colocamos el cursor en el lugar en donde queremos colocar la
cita (normalmente, al final de la frase). Pulsamos en la pestaña Referencias, después
en el icono Insertar Cita, y por último en Agregar nueva fuente: (Figura 9).

Figura 9: Pestaña Referencias para insertar cita

Se abrirá una ventana en donde tenemos que elegir el tipo de fuente: un libro, una
página web, una revista, una película, etc. Es importante elegir bien porque cambiarán
los campos que se rellenar (figura 10):

Figura 10: Cuadro de texto para completar una cita

• Notas al pie

Las notas al pie aparecen en la parte inferior de la página y las notas al final se
encuentren al final del documento. Un número o símbolo en la nota al pie o nota al
final coincide con una marca de referencia en el
documento. https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-notas-al-pie-y-notas-al-
final-61f3fb1a-4717-414c-9a8f-015a5f3ff4cb

Para insertar una nota al pie o al final:

• Haga clic en el lugar donde desea hacer referencia a la nota al pie o al final.
• En la pestaña Referencias, seleccione Insertar Nota al pie o Insertar Nota al
final.

• Escriba lo que desea en la nota al pie o nota al final.

• Vuelva a su lugar en el documento haciendo doble clic en el número o símbolo
al principio de la nota.

Tablas de contenido

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los

títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a
los puntos contenidos en la tabla. Word utiliza los títulos del documento para generar
una tabla de contenido automática que se puede actualizar cuando cambie el nivel, la
secuencia o el texto del título. Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de
contenido, normalmente al principio del documento. Para crear una tabla de contenido
de un documento estructurado, ejecutar los siguientes
pasos: https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-una-tabla-de-contenido-
882e8564-0edb-435e-84b5-
1d8552ccf0c0#:~:text=Word%20utiliza%20los%20t%C3%ADtulos%20del,normalment
e%20al%20principio%20del%20documento.

• Coloque el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.

• Vaya a pestaña Referencias, luego Tabla de contenido. y elija un estilo
automático.
1.3.5. Revisión: ortografía, comentarios
• Ortografía

Para evitar distracciones mientras se escribe se puede quitar la revisión ortográfica

mientras se escribe. En tal caso, haga clic en Archivo > Opciones > Revisión,
desmarque la casilla Revisar la ortografía mientras se escribe y haga clic en
Aceptar. https://support.microsoft.com/es-es/office/activar-o-desactivar-la-
revisi%C3%B3n-ortogr%C3%A1fica-e2805461-77d4-4832-b006-061163c8d01a
Para revisar la ortografía de forma manual, haga clic en Revisar > Ortografía y
gramática.

• Comentarios

Adjuntar comentarios a partes específicas de un documento hace que sus

documentos sean más claros. Si otra persona comenta el documento, responder a
sus comentarios le permite tener una discusión, incluso cuando no está todo en el
documento al mismo tiempo. https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-o-
eliminar-comentarios-8d3f868a-867e-4df2-8c68-bf96671641e2

Para agregar un comentario, ejecute los siguientes pasos:

1) Seleccione el contenido en el que desea agregar un comentario.

2) Vaya a revisar> nuevo comentario.

3) Escriba su comentario. Si desea realizar cambios en cualquiera de sus

comentarios, vuelva atrás y edítelo.

4) Para responder a un comentario, vaya al comentario y seleccione responder.

1.4. Diseño de presentaciones

1.4.1. Inserción y manejo de objetos

Los Gestores presentaciones son aplicaciones pensadas para diseñar y utilizar
apoyos visuales de forma profesional. Son especialmente útiles para transmitir
información a una persona o a un grupo. Una de los gestores más conocidos es
PowerPoint de Microsoft, mismo que provee de varias utilidades para la
elaboración de presentaciones profesionales, posibilitando la inserción de objetos
de diversa naturaleza como: tablas, imágenes, autoformas, cuadros de textos,
símbolos, elementos multimedia, etc. Una presentación generalmente está
formada por una secuencia de diapositivas.

Para insertar un objeto en una diapositiva hay que realizar los siguientes pasos:

https://www.ediciones-eni.com/open/mediabook.aspx?idR=564e820075dc185982a461c0a2b2c4fe

• Ir a la pestaña Insertar y elegir el objeto a insertar (WordArt, tabla, imagen,

formas, video, audio, etc.)

• Ubicar el objeto insertado en la posición deseada de la diapositiva (Figura

11)

Figura 11: Inserción de un objeto de texto de WordArt y un objeto de Audio en una diapositiva

1.4.2. Vistas de diapositivas

Microsoft PowerPoint tiene tres vistas principales: vista Normal, vista Clasificador
de diapositivas y vista Presentación con diapositivas. Puede seleccionar una de
estas vistas principales como vista predeterminada en
PowerPoint. https://www.duiops.net/manuales/powerpoint/powerpoint16.htm
 • Vista normal

La vista Normal (figura 12) es la vista de edición principal que se utiliza para
escribir y diseñar la presentación. La vista tiene tres áreas de trabajo: a la
izquierda, fichas para cambiar entre un esquema del texto de la diapositiva (ficha
Esquema) y las diapositivas mostradas como miniaturas (ficha Diapositivas). A la
derecha, el panel de diapositivas, que muestra una vista mayor de la diapositiva
actual. En la parte inferior, el panel de notas (panel de notas: panel en la vista
normal en el que se escriben las notas que desea que acompañen a una
diapositiva).

Figura 12: Vista Normal de una presentación

• Vista clasificador de diapositivas

La vista Clasificador de diapositivas (figura 13) es una vista exclusiva de las

diapositivas en forma de miniaturas. Cuando se termine de crear y modificar la
presentación, el Clasificador de diapositivas ofrece una visión general de la misma
y permite reordenar, agregar o eliminar fácilmente las diapositivas y mostrar una
vista previa de los efectos de transición y animación.
 Figura 13: Vista Clasificador de Diapositivas

• Vista presentación de diapositivas

La vista Presentación con diapositivas (figura 14) ocupa toda la pantalla, como una
presentación con diapositivas real. En esta vista a pantalla completa, verá la
presentación de la misma manera en que la verá la audiencia. Puede ver el
aspecto real de los gráficos, intervalos, películas, elementos animados (animar:
agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo,
puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda,
una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible
una imagen.) y efectos de transición.

Figura 14: Vista Presentación de Diapositivas, ubicada en la parte inferior derecha del software

1.4.3 Inserción de audio y video

Se puede agregar audio, como música, narración o piezas sonoras, a su
presentación de PowerPoint. Para grabar y reproducir cualquier archivo de audio,
su equipo tiene que estar equipado con tarjeta de sonido, micrófono y
altavoces. https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-o-eliminar-audio-en-
una-presentaci%C3%B3n-de-powerpoint-c3b2a9fd-2547-41d9-9182-
3dfaa58f1316#:~:text=Grabar%20audio-
,En%20la%20vista%20Normal%2C%20haga%
20clic%20en%20la%20diapositiva%20a,cuadro%20de%20di%C3%A1logo%20Gra
bar%20sonido.

Para agregar audio o video desde el equipo PC, realice los siguientes pasos:

• Seleccione Insertar > Audio o Video.

• Seleccione el icono audio o video (figura 15).
• En el cuadro de diálogo seleccione el archivo que quiera agregar.
• Haga clic en Insertar.

Figura 15: Íconos de Video y Audio en PowerPoint

Los archivos de audio y video compatibles con PowerPoint tienen las extensiones:
avi, mp4, m4v, mov, mpg, mpeg, y wmv

1.4.4 Transiciones de diapositivas

Las transiciones de diapositivas son los efectos que puede ver al moverse de una
diapositiva a la siguiente durante una presentación en pantalla. Para agregar una
transición a una diapositiva, realice los siguientes
pasos: https://support.microsoft.com/es-es/office/v%c3%addeo-aplicar-
transiciones-entre-diapositivas-44c1467e-7bf9-4482-a167-4d60ebebf116?ui=es-
es&rs=es-es&ad=es

• En el panel de miniaturas, haga clic en la diapositiva a la que desea aplicar

una transición. La configuración de la transición define la entrada de la
diapositiva y la salida de la diapositiva anterior. Por ejemplo, si agrega una
transición a la diapositiva 3, esta determinará cómo sale la diapositiva 2 y
cómo entra la diapositiva 3.
• En la pestaña TRANSICIONES, busque el efecto que quiera en la galería
de transiciones. Haga clic en el efecto que quiera para esa diapositiva y
obtenga una vista previa.

• Haga clic en TRANSICIONES > Opciones de efectos para cambiar cómo se

produce la transición, por ejemplo, de qué dirección entra la diapositiva.
• Escriba un tiempo en Duración para establecer la velocidad de la transición.
Configure un número más alto para que la transición sea más lenta.
• Haga clic en Vista previa para ver la transición con todos los valores de
configuración.
• Si quiere aplicar la misma transición a todas las diapositivas de la
presentación, haga clic en Aplicar a todo en el grupo Intervalos.

1.4.5. Fondos
Puede usar una imagen como el fondo para una o varias diapositivas. Para
insertar una imagen de fondo en una diapositiva, realice los siguientes
pasos: https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-una-imagen-de-fondo-a-
las-diapositivas-4b0b98d4-774c-4e08-9c38-e8c92f58c957

• Haga clic con el botón derecho en la diapositiva que quiera y, después,

seleccione Dar formato al fondo.
• En el panel Dar formato al fondo, elija Relleno con imagen o textura.
 • En Insertar imagen desde, elija desde dónde obtener la imagen:

• Para ajustar la luminosidad relativa de la imagen, deslice la barra de

transparencia hacia la derecha.

• Para aplicar la imagen de fondo a todas las diapositivas de la presentación,

seleccione aplicar a todo. En caso contrario, simplemente cierre el panel
formato del fondo.

1.4.6. Plantillas de diseño

Para crear una presentación profesional, hacer uso de una plantilla prediseñada
puede ahorrarle mucho trabajo. Estos recursos sin duda son de mucha utilidad.
Para utilizar una plantilla prediseñada, realice los siguientes pasos:

• Ir a pestaña Archivo > Nuevo

• Escoja la categoría de plantillas que desea usar. Si escoge Plantillas de
ejemplo, le desplegará algunos formatos de plantillas para diapositivas.
 • Seleccione la plantilla que requiere, por ejemplo Informe de estado del
proyecto.

• Edite las diapositivas de esta plantilla, de acuerdo a sus necesidades.

Recursos complementarios / Videos

• ¿Qué es la ofimática y para qué sirve?

https://www.youtube.com/watch?v=N1Jwap5uOhY
 • Configurar una página en Word

https://www.youtube.com/watch?v=Pv2j4wCOXqU

• Insertar objetos en Word

https://www.youtube.com/watch?v=9hQRxudKy5Y

• Encabezados y pie de página en Word

https://www.youtube.com/watch?v=WUw_aNVCDF4

• Tabla de contenido en Word

https://www.youtube.com/watch?v=tmLjFatDgN0

• Diseño, temas y plantillas en PowerPoint

https://www.youtube.com/watch?v=xfqd_xMv8ug

Bibliografía
Delgado J. M. (2019). Office 2019. Ed. Anaya.

Cuartero Sánchez J. F. (2015). Word 2016. Ed. Altaria.

Moscoso Noriega J. P. (2017). Microsoft Word 2016. Doc. digital Recuperado

de https://www.lawebdelprogramador. com/cursos/descargar.php?id=9705

Actividades de aprendizaje autónomo

• Abrir un nuevo documento de Word y copiar el siguiente texto:

“La tecnología avanza muy rápido, por ello, el conocimiento para el manejo de las
herramientas de ofimática te hace más competitivo en el mercado laboral. Por eso
debes saber cuáles son las más utilizadas en las empresas a nivel mundial y
saberlas manejar de modo que no te pierdas ninguna funcionalidad. Entre las más
usadas, tenemos las siguientes:

Procesador de texto. En este rubro tenemos el más conocido de todos, Microsoft

Word. Esta aplicación te permite crear, editar y modificar documentos de textos
con formato original, con la posibilidad de trabajar con diversas fuentes, incluir
imágenes, un corrector ortográfico e incluso un diccionario de sinónimos. Para
quienes no lo sabían, Word en sus últimas actualizaciones, trae plantillas para
crear documentos concretos, como flyers, resúmenes curriculares, portadas para
trabajos e incluso índices. Si le dedicas tiempo a trabajar con él, te darás cuenta
que tiene un sinfín de posibilidades para un documento.
Programas de presentación. En este rubro tenemos PowerPoint, el cual permite
realizar y combinar diapositivas multimedia con imágenes, sonido, texto e incluso
videos. Descubre todas sus funcionalidades y tus presentaciones causarán gran
impresión en tu audiencia.
Realizar las siguientes actividades:
1. Aplicar estilo cursivo al primer párrafo.

2. Modificar el tipo de fuente para el segundo párrafo, hacerla Times New

Roman de 10 puntos.

3. Modificar el color del texto del tercer párrafo, poner en color azul.

4. Insertar una tabla entre el segundo y tercer párrafo, misma que deberá
tener dos columnas y tres filas. La primera columna tendrá como título
“Características de Word” y la segunda “Características de PowerPoint”. En
las filas sobrantes describir 2 características de Word y de PowerPoint.

5. Insertar un encabezado que tenga como título centrado “Importancia de la

Ofimática”, en color azul y fuente Arial de 10 puntos.

6. Insertar un pie de página que permita insertar el título alineado a la derecha

“Word y PowerPoint”, en color verde y fuente Arial de 8 puntos.

7. Insertar una imagen, luego del tercer párrafo, que haga referencia a la
ofimática.

8. Poner viñetas al segundo y tercer párrafo.

9. Grabar el archivo en el escritorio de su equipo, con el nombre

“Ofimática.doc”

• Hacer una presentación en PowerPoint que tenga 5 diapositivas que

describan la ofimática. Puede usar el texto del ejercicio anterior para esta
presentación.

Complementar con las siguientes actividades:

1. Usar una plantilla para estandarizar las diapositivas.

2. Poner diferentes efectos de transición entre las diapositivas.

3. Insertar en cada diapositiva un archivo de audio WAV diferente.

4. Cada diapositiva debe tener alguna imagen referente a la información

contenida en la diapositiva.

5. Probar la vista Presentación de diapositivas.

 6. Insertar una diapositiva entre la primera y segunda diapositiva, misma que
tendrá un fondo diferente a todas las otras diapositivas. En esta nueva
diapositiva incrustar texto de WordArt con contenido referente a las
características de PowerPoint.

7. Modificar el color del texto del tercer párrafo, poner en color azul.

8. Grabar el archivo en el escritorio de su equipo, con el nombre

“Ofimática.ppt”.

2.1. Entorno de trabajo en una hoja de cálculo

2.1.1. Estructura de una hoja de cálculo: filas, columnas, celdas

Se denomina hoja de cálculo (figura 1) a una herramienta informática que sirve
como medio para realizar cálculos, operaciones lógicas y manejo de datos. Al
usuario se le presenta como un conjunto de columnas y filas identificables por
letras y números respectivamente, que van formando celdas. Su uso se orienta
especialmente a actividades que requieren un manejo de muchos cálculos en
paralelo. https://definicion.mx/hoja-de-calculo/

Como se mencionó en el capítulo anterior (tema 1), existen herramientas libres

(por ejemplo Apache OpenOffice Calc) o pagadas (por ejemplo Excel de Microsoft
Office) para gestionar una hoja de cálculo.

Figura 1: Ejemplo de una hoja de cálculo

En consecuencia, la intersección de una fila con una columna configura un objeto

llamado celda, misma que permite almacenar algún dato, por ejemplo: un número,
un nombre, o una fecha. En el gráfico anterior se puede ver la celda que
almacena el nombre “Enero” en la intersección de la fila 5 con la columna A.

Referencias relativas y absolutas

En la práctica, una celda o conjunto de celdas (rango) pueden tener una

identificación (referencia) ya sea absoluta o relativa. Las referencias son como
direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar
cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.

https://exceltotal.com/referencias-absolutas-y-relativas/

Referencias relativas

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una
relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir
es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará
automáticamente su columna y su fila. En consecuencia, una referencia relativa es
la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente
fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1, cuyo valor es multiplicado
por 2.

=A1*2

En el Gráfico No. 2 se puede observar que se ha ingresado la fórmula anterior en

la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20, ya que se obtiene el valor de la
celda A1 multiplicado por 2. El Gráfico No. 3 muestra el resultado después de
haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerde que cada resultado de la columna
B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de
la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía
la fórmula original.

Figura 2: Celda B1 tiene la fórmula A1*2

 Figura 3: Resultados obtenidos luego de copiar el contenido de B1 en otras celdas

Referencias absolutas

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que

Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas
sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una
referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de
la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:

=$A$1*2

Esta es la misma fórmula del ejemplo de la sección anterior, así que, al copiarla
hacia abajo, no se actualizará en las celdas destino, manteniendo el cálculo
inalterable. (Gráfico No. 4)

Figura 4: Al copiar una referencia absoluta ($A$1 *2) en otras celdas, la referencia y el cálculo se
mantiene inalterable

• Rangos

En el Gráfico No. 1 se aprecia un ejemplo de rango: conjunto de celdas B5, B6,

B7, B8, B9, B10, B11, y B12, cuyos valores han sido sumados en la celda B13. En
efectos, los rangos de celdas son un conjunto de celdas contiguas seleccionadas
para llevar a cabo la misma acción en una hoja de cálculo.

https://es.justexw.com/que-es-un-rango-de-celdas-de-
excel.html#:~:text=Los%20rangos%20de%20celdas%20son,hoja%20de%20c%C3
%A1lculo%20de%20Excel.&text=Para%20asignar%20un%20nombre%20a,de%20
Excel%2C%20existen%20varias%20t%C3%A9cnicas.

Al estar agrupadas en rangos de celdas, las operaciones en las casillas (celdas)

de la hoja de cálculo son más sencillas, pero todavía más si se llaman de una
manera conjunta. Para asignar un nombre a los rangos de celdas en Excel,
existen varias técnicas:

Primer método

• Seleccionar la celda o el rango de celdas que se desee nombrar.

• Clic en el cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de
fórmulas.
• Escribir el nombre que desee para el rango de celdas de Excel y pulsa la
tecla Enter. (Gráfico No. 5).

Figura 5: Primer método para nombrar un rango de celdas

Segundo método

• Seleccionar la celda o el rango de celdas que desee nombrar.

• Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Asignar nombre >
cuadro de diálogo Nombre nuevo. En dicho cuadro deberá escribir
el nombre que quiera asignar al rango de celdas en Nombre.
• En Ámbito podrá elegir entre Libro de Excel u Hojas, según donde prefiera
guardar el nombre. Finalmente clic Aceptar. (Gráfico No. 6)
 Figura 6: Segundo método para nombrar un rango de celdas

Tercer método

• Seleccionar el rango de celdas que desee nombrar.

• Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Crear desde la
selección. A continuación, indicar dónde se encuentran las celdas a las
cuales se va a asignar un nombre: Fila superior, Columna izquierda, Fila
inferior o Columna derecha, y pulsar Aceptar. (Gráfico No. 7)
 Figura 7: Tercer método para nombrar un rango de celdas

Una vez nombrado un rango de celdas, se las puede seleccionar para trabajar con
ellas a través del nombre dado. Para seleccionar el conjunto de celdas partiendo
de su nombre, tiene que hacer clic en la flecha situada en el cuadro de nombre de
la barra de fórmulas y ahí se mostrarán todos los nombres asignados a rangos de
celdas en forma de lista para que pueda escoger el que prefiera. (Gráfico No. 8)

Figura 8: Selección de un grupo o rango de celdas a través de su nombre

2.2. Tipos de datos y su formato

2.2.1. Tipos de datos: texto, numéricos, fechas, fórmulas

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas
contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas
podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los
tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de
Excel. https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente

tres tipos de datos: Valores numéricos, Texto, y Fórmulas.

• Valores numéricos en Excel

Los valores numéricos representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando

ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la
derecha (figura 9):
 Figura 9: Ejemplo de valores numéricos colocados en las celdas de Excel

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que
pueden desplegarse de diferentes maneras, no obstante, en realidad las fechas
son números a los que se les ha añadido un formato especial, que se verá más
adelante.

• Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en

nuestras hojas de cálculo ya que es utilizado para indicar diversos tipos de
datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos
incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja. Por texto
entendemos aquellas secuencias formadas por caracteres alfanuméricos y/o
símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor
de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda.
Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es
considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda.
A continuación puede observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto
(figura 10).
 Figura 10: Celdas con información alfanumérica (texto)

• Fórmulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener
una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán
los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado (figura 11).

Figura 11: Resaltado en rojo se aplica una fórmula para calcular el promedio de las celdas A2, A3 y
A4

• Formatos de datos numéricos: números, fechas, moneda, contabilidad

texto, personalidad, racionales, otros
 Figura 12: Diferentes formatos para valores numéricos en pestaña Inicio > grupo Número

Gráfico No. 13: Ejemplo de formato con un valor numérico

En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para interpretarlos como

monedas, porcentajes, decimales, fechas, números de teléfono o números de la
seguridad social (figuras 12 y 13).

Para aplicar un formato a un valor numérico, seguir los siguientes pasos:

 1. Seleccione una celda o un rango de celdas.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Número en la lista desplegable.

O bien, puede elegir una de estas opciones:

• Presione CTRL + 1 y seleccione número.

• Haga clic con el botón derecho en la celda o el rango de celdas,
seleccione Formato de celdas… y elija Número.
• Seleccione el iniciador del cuadro de diálogo junto a número y, después,
seleccione número.

3. Seleccione el formato que desee.

https://support.microsoft.com/es-es/office/formatos-de-n%C3%BAmero-
disponibles-en-excel-0afe8f52-97db-41f1-b972-4b46e9f1e8d2

2.3. Edición

2.3.1. Ingreso y edición de datos en las celdas

Se puede ingresar o editar el contenido de una celda directamente en dicha celda.
También puede editar el contenido de una celda escribiendo en la barra de
fórmulas. Al editar el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo de
edición. Algunas características de Excel funcionan de manera diferente o no
están disponibles en el modo de edición. https://support.microsoft.com/es-
es/office/editar-el-contenido-de-las-celdas-9c8489f6-08c4-4932-a6bc-
4de0a8cf86d6

Cuando Excel está en modo de edición (figura 14), el mensaje Editar/Modificar

aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana del programa de Excel, tal y
como se muestra en el figura 15.
 Figura 14: Celda A2 en modo de edición/ingreso de datos

Figura 15: Diferentes versiones de Excel indicando el modo de ingreso o edición en una celda

2.3.2. Manejo de etiquetas

Un libro de trabajo está formado por varias hojas o etiquetas. Los libros de trabajo
son una gran herramienta de organización, ya que, por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro. Por
otra parte, las etiquetas sirven para indicar el contenido de la hoja de cálculo y
para moverse entre las hojas, mismas que están ubicadas en la Barra de
Etiquetas (parte inferior de Excel). Al abrir Excel, automáticamente despliega
algunas hojas con nombres: Hoja1, Hoja2, etc. Para personalizarlas, éstas pueden
ser editadas, cambiando el nombre, color, posición y otras características como se
muestra en el figura
16. http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/mod/glossary/showentry.php?courseid=793&eid
=14739&displayformat=dictionary
 Figura 16: En rojo se aprecian tres etiquetas (Notas, Edades y Hoja3) con colores diferentes
colores

Para editar una etiqueta:

• Hacemos clic en la etiqueta.

• Luego botón derecho del mouse para desplegar las opciones (figura 16) de
edición.
• Seleccionamos la opción de edición que requerimos.

Al lado de las etiquetas se encuentra una barra de desplazamiento que facilita el

movimiento por las diferentes hojas (figura 17). Al hacer clic derecho sobre esta
barra, aparece un listado de todas las hojas del libro desde donde se hace más
fácil ir a una determinada hoja

Figura 17: En rojo la barra de desplazamiento, al hacer clic derecho muestra los nombre de hojas y
con un visto la hoja actual
2.3.3. Manejo de celdas y rangos
Como se ha referido, las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de
Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su
propia dirección, la cual se determina por la letra de la columna y el número de la
fila a la cual pertenece. Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección
está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos
puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2
se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. A la hora de traducir esta forma de
hacer referencia solemos decir ‘desde A1 hasta C2’.

http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/rangos-y-
celdas#:~:text=especial%20de%20celdas-
,Rangos%20en%20Excel,%2C%20A2%2C%20B1%20y%20C2.

Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta n celdas. Es
decir que una celda por sí misma ya representa un rango en Excel.

Tipos de rangos
En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos:

• Unidimensional (1D): se hace referencia a una sola celda ya sea de la hoja

actual o de otra hoja. Ejem: A1, B2, C3, etc.
• Bidimensional (2D): se hace referencia a un grupo de celdas contiguas o
no, de la hoja actual o de otra hoja. Ejem: A1:B3, F5:L50; N5:P50.
• Tridimensional (3D: se hace referencia a una celda o a un grupo de celdas
que comienzan en una hoja y terminan en otra hoja. Reciben este nombre
debido a que los rangos traspasan las hojas lo que le da la profundidad.
Hoja1:Hoja3!F3, Hoja2:Hoja4!A1:B10

Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas: (rango 1D)

• Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada

hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón
(figura 18).
• Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para seleccionar
el rango de celdas deseado.
• Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar
Intro. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el
rango quedará seleccionado.
 Figura 18: Selección de varias celdas (rango) Excel nos deja marcado en blanco la celda a partir
de la cual hemos comenzado la selección

Para seleccionar varios rangos: (rango 2D)

• Realizamos la selección del primer rango e inmediatamente después

pulsamos la tecla Ctrl y la mantenemos pulsada mientras hacemos la
selección de otros rangos con el ratón (figura 19).
• Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.

Figura 19: Seleccionado los rangos A2:B5, D7:E10 y A9:A14

Para seleccionar un rango en varias hojas:(rango 3D)

Como se ha referido, el rango tridimensional es aquel que nos permite hacer

referencia a las mismas celdas de varias hojas. Para poder seleccionar un rango
de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que solo se puede hacer la
selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. El proceso es:

• Hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla

Mayúsculas
• Hacer clic en la etiqueta de la última hoja que deseamos incluir en la
selección

Por ejemplo, para seleccionar el rango de celdas B2:C5 desde la hoja1 hasta la
hoja3: primero nos desplazaremos hasta la hoja1 y seleccionaremos el rango
B2:C5; a continuación, manteniendo la tecla Mayúsculas, pulsaremos sobre la
etiqueta de la hoja Hoja3 (figura 20).

Figura 20: Rango 3D

Pegado especial de celdas

Cuando nos disponemos a copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la

manera como serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de
pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones disponibles debemos
abrir el menú desplegable del botón Pegar (figura 21):
 Figura 21: Botón Pegar

Entre las diversas opciones de Pegar tenemos:

• Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.

• Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
• Formatode fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.
• Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la
celda.
• Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
• Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de
las columnas de origen.
• Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por
columnas o viceversa.
• Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
• Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el
formato de números.
• Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el
formato de la celda.
• Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
• Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a
la celda origen.
• Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
• Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es
actualizada automáticamente su cambian los datos originales.
2.4. Gestión de datos

2.4.1 Series: lineal, geométrica, cronológica, tendencia

Un conjunto de datos que sigue una secuencia lógica, ya sean numérica como
cronológica se denomina serie. Las series se crearán en columnas o filas y con
cierto tipo de datos. Crear series de datos en Excel es muy sencillo utilizando la
funcionalidad de Auto relleno; con esta funcionalidad solamente necesitamos
ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenará el resto de las
celdas. La función de Auto relleno será de gran utilidad al momento de crear series
de datos en Excel y puede ahorrarnos tiempo y esfuerzo.

http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/series-de-datos

• Serie lineal

Es aquella en la que el valor de incremento/decremento siempre es constante para

toda la serie (1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 -> el incremento es constante de 2).

Para crear una serie numérica lineal:

• Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel
calculará el nuevo valor.
• Arrastrar el contenido con el botón izquierdo pulsado desde el cuadro de
crear series que se muestra en la esquina inferior derecha de la segunda
celda, en forma de pequeño cuadro de color negro.
• Al soltar el botón izquierdo Excel nos mostrará un menú contextual de
creación de series, donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia Lineal’
(figura 22).
• La serie lineal será generada.
 Figura 22: Cuadro de crear serie (pequeño cuadro negro contiguo al valor 3) y menú contextual
para creación de series

Serie geométrica

El valor de incremento/decremento es un porcentaje de la cantidad anterior (1, 2,

4, 8, 16, 32, 64, 128 -> el nuevo valor es el doble 200 % del anterior).

Para crear una serie numérica geométrica:

• Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel
calculará el nuevo valor.
• Arrastrar el contenido con el botón derecho pulsado desde el cuadro de
crear series que se muestra en la esquina inferior derecha de la segunda
celda, en forma de pequeño cuadro de color negro.
• Al soltar el botón derecho Excel nos mostrará un menú contextual de
creación de series, donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia
Geométrica’ (figura 22).
• La serie será generada.

Serie cronológica

Es una sucesión de fechas que cumpla con determinado patrón de

comportamiento. Así que, es ampliamente recomendable conocer los comandos
de Excel que nos ayudarán a crear series de fechas.

Para crear una serie de fechas:

 • Introducir el primer valor con el que iniciará nuestra serie. En la figura 23 se
observa que se ha ingresado la fecha 01/01/2015 en la celda A1.

Figura 23: Fecha inicial para creación de serie cronológica. En rojo “cuadro de crear series”

• A continuación sólo será necesario arrastrar hacia abajo el contenido de la

celda desde el cuadro de crear series, que se muestra en la esquina inferior
derecha de la celda en forma de pequeño cuadro, de color negro para
generar la serie (figura 24).

Figura 24: Serie cronológica generada a partir de fecha inicial

Serie de tendencia

Puede extender una serie de valores que se ajusten a una tendencia especial,
misma que permitirá obtener información para hacer predicciones y crear
proyecciones.

https://support.microsoft.com/es-es/office/predecir-tendencias-de-datos-96a1d4be-
5070-4928-85af-
626fb5421a9a#:~:text=Crear%20una%20serie%20de%20tendencias%20de%20lo
s%20datos&text=Seleccione%20al%20menos%20dos%20celdas,aumentar%20o
%20reducir%20los%20valores.
Para crear una serie con una determinada tendencia:

1. Seleccione al menos dos celdas que contengan los valores de inicio de la

tendencia. Para aumentar la precisión de las series de tendencia,
seleccione más de dos valores de inicio.
2. Arrastre el controlador de relleno en la dirección de aumentar o reducir los
valores.

Por ejemplo, si seleccionó las celdas A5, A6 y A7 con valores iniciales de estas
celdas 1, 3 y 7, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para rellenar con
valores de tendencia crecientes, o arrastre hacia arriba para rellenar con valores
inferiores (figura 25).

Figura 25: Valores iniciales para calcular un serie de tendencia determinada

2.4.2. Ordenamiento de datos

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee
poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor
a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y
de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede
ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande, Medio y Pequeño) o
por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.

https://support.microsoft.com/es-es/office/ordenar-datos-en-un-rango-o-tabla-
62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654
Para un ordenamiento rápido de datos (texto, números, fechas, etc.) seguir los
siguientes pasos (figura 26):

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos:
o Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden ascendente, haga
clic en (Ordenar de A a Z).
o Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden descendente, haga
clic en (Ordenar de Z a A).

Figura 26: Ejemplo de datos que podrían ordenarse

Nota: Dependiendo del tipo de datos a ordenar, el mensaje de ordenamiento

rápido puede variar un poco, así por ejemplo, tendremos los siguientes mensajes:

• Ordenar de A a Z (texto)
• Ordenar de menor a mayor (números)
• Ordenar de más antiguos a más recientes

2.4.3. Filtros
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con
ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de
celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con
ciertas condiciones. https://exceltotal.com/filtros-en-excel/ Por ejemplo, en la figura
27 se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una
vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de
lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
 Figura 27: Datos de vendedores en una empresa, sin filtrar

Crear un filtro

Para crear un filtro en Excel:

• Seleccionar el grupo de celdas que queremos filtrar

• Utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Ordenar y filtrar (figura 28).
• Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada
uno de los encabezados de columna de nuestros datos seleccionados,
indicando que podemos hacer uso de los filtros.

El comando Filtro también podrá seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y
filtrar > Filtro.
 Figura 28: Datos de vendedores en una empresa, con filtro

Usar un filtro

Para usar la información a la que se aplicó un filtro, se debe elegir una columna y
hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de
filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos
con una caja de selección a la izquierda de cada uno (figura 29).

Se pueden filtrar más columnas si queremos segmentar aún más los datos
mostrados en pantalla. En el ejemplo anterior se filtró las filas pertenecientes a
Hugo, pero si además necesita saber las que pertenecen a la región Norte y Sur,
entonces debe seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la
columna Región (figura 30):
Figura 29: Uso del filtro en columna Vendedor para mostrar información de Hugo

Figura 30: Uso del filtro para saber las regiones asignadas a Hugo
2.4.4. Subtotales
La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de
valores. Lo interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo
de operación que deseamos aplicar sobre los valores. https://exceltotal.com/la-
funcion-subtotales-en-excel/ En la figura 31 se muestra la sintaxis de la función
SUBTOTALES.

Figura 31: Argumentos requeridos por función SUBTOTALES

La descripción de cada argumento es:

• Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de

función que debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR,
PROMEDIO, etc.
• Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
• Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar.
Este argumento es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos
adicionales.

A continuación se muestra la tabla de valores numéricos (Núm_función) que

indican las operaciones que deseamos realizar con la función SUBTOTALES:
 Figura 32: Para usar la función SUBTOTALES

• Clic en la celda en donde deseemos almacenar el resultado de la función

SUBTOTALES.
• Escribir en la celda =SUBTOTALES ( ).
• Entre los paréntesis colocar el número correspondiente a la función que se
desea aplicar (Núm_función), el rango que contiene los valores (Ref1) a los
que se aplicará la función, y opcionalmente otro rango (Ref2) a los que
también se aplicara la funión.

Figura 33: Uso de SUBTOTALES con la función 1 (promedio) para el rango A1:A10

2.5. Funciones
2.5.1. Estructura de las funciones
Las funciones son herramientas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando los
valores almacenados en las celdas. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores
o rangos de celdas, la función PAGO calcula los pagos de un préstamo de
acuerdo a un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del
mismo.

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/3/33/Funciones_del_si.pdf

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un

paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por un punto y
coma, y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribe un sigo
igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se crea una fórmula que
contiene una función, se puede utilizar el comando Insertar Función que facilita el
procedimiento. En términos generales, una función tiene la forma:

=NombreFunción(Argumento1; Argumento2; Argumento3)

Donde los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos (VERDADERO
o FALSO), etc. La cantidad de argumentos dependerá de cada función.

Nota: Una fórmula es una secuencia de números/datos, operadores (aritméticos,

lógicos, otros), y funciones. Por ejemplo: 3 + A5 – SUMA (A1:A3; B1:B3) * MAX
(B2:B10) es una fórmula, MAX (B2:B10) es una función que obtiene el máximo
valor del rango B2:B10.

Nota: Una fórmula (al igual que una función) debe ser coherente, es decir no
tendrá conflictos de cálculo o procesamiento. Por ejemplo: 3 + O (VERDADERO;
FALSO) no es coherente, pues, no se puede sumar un número con un valor
lógico.

Nota: Por lo tanto, cada función de Excel tendrá restricciones para los argumentos
que puede procesar; así por ejemplo, la función SUMA solamente procesa
números y sería un error usarla como SUMA (3;”juan”), pues estaríamos
queriendo sumar un número con un texto.

En la figura 33 se muestra, a manera de ejemplo, el uso de la función SUMA que

permite sumar los contenidos del grupo A2:A6 con los contenidos del grupo F2:F6,
dando un resultado final igual a 25 en la celda F8.
 Figura 33: Uso de la función SUMA con dos grupos de celdas, cuyo resultado se calcula en la
celda F8

2.5.2. Principales funciones: matemáticas, estadísticas, texto,

fecha y hora, búsqueda y referencia

- Funciones matemáticas y trigonométricas

Estas funciones se utilizan para realizar operaciones matemáticas con los valores
numéricos contenidos en las celdas deseadas. Éstos cálculos pueden ser la suma,
producto, obtener números enteros, logaritmos, redondeos, etc.

https://www.universoformulas.com/formulas-excel/matematicas-trigonometricas/

Las funciones trigonométricas sirven para calcular las razones trigonométricas,

tales como seno, coseno hiperbólico, arcotangente.

Las funciones matemáticas y trigonométricas que permite Excel son las siguientes:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el valor absoluto de un número (prescindiendo

ABS
del signo).

ACOS Devuelve el arcocoseno de un número (en radianes).

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

Devuelve un número aleatorio mayor o igual a 0 y menor

ALEATORIO que 1. También podemos obtener cada vez un número
aleatorio entre 0 y 100.

Devuelve un número aleatorio entre dos números que se

ALEATORIO.ENTRE
eligen.

ASENO Devuelve el arcoseno de un número (en radianes).

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

ATAN Devuelve la arcotangente de un número (en radianes).

Devuelve la arcotangente de un número en dos

ATAN2
dimensiones, con coordenadas x e y.

ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

Devuelve el cociente (parte entera) de la división de dos

COCIENTE
números especificados.

Número combinatorio. Combinaciones de n elementos

COMBINAT
tomados de m en m.

COS Devuelve el coseno de un ángulo (en radianes).

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

Redondea un número hacia el entero menor más

ENTERO
próximo.
 Devuelve el número e elevado a una potencia
EXP
especificada.

FACT Devuelve el factorial de un número.

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.

GRADOS Convierte radianes en grados.

LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número.

LOG Devuelve el logaritmo de un número en la base deseada.

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

Devuelve el máximo común divisor de un conjunto de

M.C.D
números.

Devuelve el mínimo común múltiplo de un conjunto de

M.C.M
números.

MDETERM Devuelve el determinante de una matriz.

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Devuelve el producto matricial de dos matrices. La

MMULT primera matriz debe tener el mismo número de columnas
que filas la segunda matriz.

Devuelve el coeficiente polinómico de un conjunto de

MULTINOMIAL
números.
 Redondea un número al múltiplo inferior más cercano de
MÚLTIPLO.INFERIOR otro número, llamado cifra significativa. El número y la
cifra significativa deben tener el mismo signo.

Redondea un número al múltiplo superior más cercano de

MÚLTIPLO.SUPERIOR otro número. llamado cifra significativa. El número y la
cifra significativa deben tener el mismo signo.

Convierte un número en número romano (en formato de

NÚMERO.ROMANO
texto).

PI Devuelve el número π (con catorce decimales).

Devuelve el resultado de elevar un número a la potencia

POTENCIA
deseada.

PRODUCTO Devuelve el producto de los valores especificados.

RADIANES Convierte grados saxagesimales en radianes.

RAÍZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.

Devuelve la raíz cuadrada positiva del producto de un

RAIZ2PI
número y π.

REDOND.MULT Devuelve el redondeo de un número al múltiplo deseado.

Redondea un número (positivo o negativo) hacia abajo al

REDONDEA.IMPAR
entero impar más próximo.

Redondea un número (positivo o negativo) hacia abajo al

REDONDEA.PAR
entero par más próximo.
REDONDEAR Redondea un número al número de decimales deseados.

Redondea un número hacia arriba, al entero mayor más

REDONDEAR.MAS próximo (dirección contraria a cero), especificando los
decimales deseados.

Redondea un número hacia abajo, al entero menor más

REDONDEAR.MENOS próximo (dirección a cero), especificando los decimales
deseados..

Devuelve el residuo de la división de un número entre un

divisor. El cociente será entero y la función RESIDUO nos
RESIDUO
da el resíduo o resto, también entero y del mismo signo
que el divisor.

SEN Devuelve el seno de un ángulo (en radianes).

SENH Devuelve el seno hiperbólico de un número.

Devuelve el signo de un número. 1 si es positivo, 0 si es

SIGNO
cero y -1 si es negativo.

Devuelve los subtotales (operaciones parciales)

resultantes a aplicar a determinados rangos una función o
SUBTOTALES
cálculo determinado. Se puede elegir entre una lista de
11 funciones

SUMA Devuelve la suma de un rango de valores.

Devuelve la suma de los cuadrados de un rango de

SUMA.CUADRADOS
valores.

SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias.

 Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices
SUMAPRODUCTOS
numéricas.

Devuelve el sumatorio de los valores de un rango que

SUMAR.SI
cumplen una condición lógica determinada.

Devuelve el sumatorio de los valores de un rango que

SUMAR.SI.CONJUNTO cumplan determinados criterios aplicados a los valores de
otros rangos de valores.

Devuelve la suma de los cuadrados de dos rangos o

matrices de valores. En ambos rangos pueden haber
SUMAX2MASY2 números, texto, valores lógicos, etc. Las celdas que no
contengan números su cuadrado se evalua como cero. El
número de valores de los dos rangos debe ser idéntico.

Devuelve la diferencia del sumatorio de los cuadrados de

SUMAX2MENOSY2 dos rangos o matrices de valores. Las codiciones son las
mismas de la función anterior.

Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de

dos rangos o matrices de valores. Las codiciones son las
SUMAXMENOSY2 mismas de la función anterior. Aquí suma el cuadrado de
las diferencias. En cambio, en la anterior, suma la
diferencia de los cuadrados.

TAN Devuelve la tangente de un ángulo (en radianes).

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

Elimina la parte decimal de un número, dejando sólo un

TRUNCAR
número entero.

* La disponibilidad de algunas funciones matemáticas y trigonométricas dependerá

de la versión de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de
funciones, clic en el enlace anterior.
- Funciones estadísticas
Son aquellas que permiten estudiar la variabilidad de los datos y sus procesos
aleatorios de acuerdo a una ley de probabilidad. A continuación se muestran
algunas funciones estadísticas que permite Excel:

https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-estad%C3%ADsticas-referencia-624dac86-
a375-4435-bc25-76d659719ffd

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas

DESVPROM
de la media de los puntos de datos.

PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos.

Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos

PROMEDIOA
números, texto y valores lógicos.

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las

PROMEDIO.SI celdas de un rango que cumplen unos criterios
determinados.

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las

PROMEDIO.SI.CONJUNTO
celdas que cumplen múltiples criterios.

Devuelve el coeficiente de correlación entre dos

COEF.DE.CORREL
conjuntos de datos.

Cuenta cuántos números hay en la lista de

CONTAR
argumentos.

Cuenta cuántos valores hay en la lista de

CONTARA
argumentos.
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que

CONTAR.SI
cumplen el criterio especificado.

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que

CONTAR.SI.CONJUNTO
cumplen varios criterios.

* La disponibilidad de algunas funciones estadísticas dependerá de la versión de

Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el
enlace anterior.

- Funciones para texto

Son aquellas que permiten procesar secuencias de caracteres alfanuméricas. A
continuación se muestran algunas funciones para procesar texto que permite
Excel:

https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-de-texto-referencia-cccd86ad-
547d-4ea9-a065-7bb697c2a56e

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Convierte un número en texto, con el formato de moneda $

MONEDA
(dólar).

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

ENCONTRAR y Busca un valor de texto dentro de otro (distingue

ENCONTRARB mayúsculas de minúsculas).

Da formato a un número como texto con un número fijo de

DECIMAL
decimales.

IZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de

IZQUIERDAB texto.

LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo.

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código.

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.

Devuelve un código numérico del primer carácter de una

CODIGO
cadena de texto.

* La disponibilidad de algunas funciones para texto dependerá de la versión de

Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el
enlace anterior.

- Funciones para fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son utilizadas para buscar fechas
específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días
laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al
momento de estar trabajando con este tipo de datos.

https://support.microsoft.com/es-es/office/funci%C3%B3n-ahora-3337fd29-145a-4347-b2e6-
20c904739c46

A continuación se muestran algunas funciones para procesar fecha y hora que

permite Excel:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha

FECHA
determinada.

SIFECHA Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.

Esta función es útil en las fórmulas en las que necesite
 calcular una edad.

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de

VALFECHA
número de serie.

DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un

DIAS360
año de 360 días.

HORA Convierte un número de serie en un valor de hora.

MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto.

MES Convierte un número de serie en un valor de mes.

Devuelve el número de todos los días laborables existentes

DIAS.LAB
entre dos fechas.

Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y

AHORA
hora actuales.

Devuelve el número de serie correspondiente a una hora

HORA.DET
determinada.

Convierte una hora con formato de texto en un valor de

HORANUMERO
número de serie.

HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

Convierte un número de serie en un valor de día de la

DIASEM
semana.
 Convierte un número de serie en un número que representa
NUM.DE.SEMANA el lugar numérico correspondiente a una semana de un
año.

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar

DIA.LAB antes o después de un número determinado de días
laborables.

* La disponibilidad de algunas funciones para fecha y hora dependerá de la

versión de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones,
clic en el enlace anterior.

- Funciones para búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia de Excel permiten encontrar valores que
coincidan con los criterios establecidos en la búsqueda. Algunas de las funciones
de búsqueda y referencia son las siguientes:

https://www.universoformulas.com/formulas-excel/busqueda-
referencia/#:~:text=Las%20funciones%20de%20b%C3%BAsqueda%20y,criterios%20establecidos
%20en%20la%20b%C3%BAsqueda.&text=Devuelve%20el%20n%C3%BAmero%20de%20%C3%
A1reas,contiguas%20o%20una%20%C3%BAnica%20celda.

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es

ÁREAS
un rango de celdas contiguas o una única celda.

Busca valores de un rango de una columna o una fila o

BUSCAR
desde una matriz.

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y

devuelve el valor en una misma columna de la fila
BUSCARH
especificada. La utilizamos para buscar en una tabla cuando
los campos son filas y los registros columnas.

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una

BUSCARV tabla y devuelve el valor en la misma fila desde una columna
especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena
 de forma ascendente. La utilizamos para buscar en una tabla
cuando los campos son columnas y los registros filas.

Devuelve la posición relativa de un elemento en la matriz,

COINCIDIR
que coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

Devuelve una referencia a una celda o un rango de celdas

DESREF
que ha sido desplazada en base a otra referencia dada.

Crea una referencia de celda en forma de texto una vez

DIRECCIÓN
especificados los números de fila y columna.

* La disponibilidad de algunas funciones para búsqueda y referencia dependerá de

la versión de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones,
clic en el enlace anterior.

2.5.3. Funciones anidadas

Las funciones anidadas son aquellas que contienen otra función dentro de ellas,
es decir que utilizan a otra función como uno de los argumentos necesarios para
poder operar. Se utilizan para diversas necesidades y para simplificar cálculos de
diferente índole.

https://www.excelintermedio.com/que-son-las-funciones-
anidadas/#:~:text=Las%20funciones%20anidadas%20son%20las,simplificar%20c%C3%A1lculos%
20de%20diferente%20%C3%ADndole.

El concepto de función anidada es tomado del ámbito matemático conocido como

“composición de funciones”. Así, por ejemplo, considere las siguientes funciones
definidas para el dominio de todos los números reales:

f(x)=x+1 y g(x)=x2

Entonces, la composición (g o f) (x) es:

g( f( x ) )=(x+1)2
Requiere que primero se calcule x+1 para algún x, y luego dicho resultado será
elevado al cuadrado. En este ejemplo f(x) es un argumento de g(x); g(x) en el
anidamiento es la función externa.

Nota: Es importante que las funciones consideradas como argumento, generen

resultados coherentes para el procesamiento de las funciones externas. Por lo
tanto, algunas funciones sí servirán como argumentos de funciones externas, y
otras funciones estarán prohibidas como argumentos de funciones externas. Por
ejemplo, es un error usar el siguiente anidamiento (figura 34):

Figura 34: Uso errático con anidamiento de funciones. Se pretende elevar un número a una
potencia “texto en mayúscula” para almacenarlo en F8.

En la figura 35 se muestra un ejemplo de uso correcto para funciones anidadas.

 Figura 35: Uso correcto de funciones anidadas. La suma del rango A2:A6 con el rango F2:F6 da
como resultado 25, valor que, elevado a la potencia 2 resulta en 625 (almacenado en celda F8).

2.6. Gráficos

2.6.1. Gráficos de columna y línea

El gráfico de columnas en Excel permite representar fácilmente la cantidad de
veces que ocurre un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical
cuya altura está determinada por el valor que representa. Entre mayor sea un
valor, la columna del gráfico será más alta. De esta manera podemos decir que un
gráfico de columnas en Excel nos permite visualizar las diferencias entre las
magnitudes de los datos que están siendo representados.

https://exceltotal.com/el-grafico-de-columnas-en-excel/

Para crear un gráfico de columna con una serie (1 columna), seguir los siguientes
pasos:

• Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. No dejar filas
o columnas en blanco entre los datos. La etiqueta colocada como título de
columna se interpretará como el nombre de la serie (en el ejemplo la etiqueta
“Producto 1”). Todos los datos que estén por debajo de dicha etiqueta estarán
identificados con el mismo color dentro del gráfico. El texto colocado en cada fila
(que en el ejemplo con los meses del año) serán las etiquetas del eje horizontal
del gráfico (figura 36).

Figura 36: Preparación de datos para crear gráfico de columna

• Para crear el gráfico de columnas será suficiente con seleccionar cualquier valor
de la tabla de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Columna para
seleccionar el gráfico correspondiente (figura 37):
 Figura 37: Opciones de gráficos de columna.

Excel detectará automáticamente los datos del rango y creará un gráfico de

columnas como el siguiente (figura 38):

Figura 38: Observe que el título de la columna se convirtió en el nombre que identifica a la serie y
fue colocado a la derecha del gráfico (“Producto 1”). Así mismo los nombres de cada mes fueron
colocados a lo largo del eje horizontal
Nota: En el caso de agregar otra(s) columna(s) a los datos, cada columna será
identificada con un color diferente dentro del gráfico, como se muestra en la figura
39.

Figura 39: Gráfico de columna, con dos series (columnas)

El gráfico de líneas en Excel es de gran utilidad para mostrar tendencias en el

tiempo y así poder identificar rápidamente aquellos períodos donde se tiene un
crecimiento o un decremento. A continuación veremos algunos consejos para la
creación de este tipo de gráfico.

https://exceltotal.com/grafico-de-lineas-en-excel-2013/

Para crear un gráfico de líneas, seguir el siguiente procedimiento:

• Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. Etiquetar cada
columna y debajo poner los datos correspondientes (figura 40). No dejar filas o
columnas en blanco entre los datos.
 Figura 40: Preparación de datos para crear gráfico de líneas

• Seleccionar alguna de las celdas que contiene los datos e ir a la ficha Insertar,
pulsar el botón Insertar gráficos de líneas y elegir la opción Líneas (figura 41).

Figura 41: Opciones de gráfico de líneas

De inmediato se mostrará el gráfico de líneas en la hoja actual y se observará una

línea de color por cada serie contenida en sus datos. Las líneas mostradas serán
continuas y unirán los valores de cada una de las series de datos (figura 42).
 Figura 42: Gráfico de líneas que muestra el comportamiento de las ventas en el tiempo

Una vez generado el gráfico de líneas, éste puede ser editado a conveniencia del
usuario. Por ejemplo se puede limitar el rango de los datos para columna; para tal
efecto se deberá seleccionar (en el gráfico) el eje vertical de los datos y luego
presionar las teclas Ctrl + 1, lo cual mostrará el panel de tareas con las opciones
de modificación para Límites, Unidades, Cruce de eje horizontal. Se puede hacer
clic en los íconos para remover líneas de cuadrícula, quitar ejes, mostrar u ocultas
leyendas, entre otras acciones. También puede hacer clic sobre la línea graficada
para cambiar su color, apariencia, ancho, etc.

2.6.2. Gráficos de pastel

Es uno de los gráficos más famosos de la herramienta Excel y recibe nombres
alternos como gráfico de torta, circular, o gráfico de pie (por su nombre en inglés).
El objetivo del gráfico de pastel en Excel es mostrar las proporciones de cada una
de las partes respecto al total, es decir, la suma de todas las partes será
considerada el 100 % y a partir de eso conoceremos el porcentaje con el que
contribuye cada parte. Debe saber que en Excel a cada una de las partes del
gráfico circular se le conocer como sector.

https://exceltotal.com/grafico-circular-en-excel-2013/
Para crear un gráfico circular en Excel seguir los siguientes pasos:

• Organizar los datos de manera adecuada en la hoja de Excel, es decir, etiquetar

cada columna y debajo poner los datos correspondientes, como en la figura 40. No
dejar filas o columnas en blanco entre los datos.
• Seleccionar una celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha Insertar >
Gráficos > Insertar gráfico circular o de anillos > Circular. De inmediato
observaremos el gráfico circular creado por Excel (figura 43).

Figura 43: Gráfico de pastel que muestra los porcentajes de ventas para implementos de oficina

Se puede editar el gráfico con las diferentes opciones para:

• Mostrar etiquetas
• Cambiar el diseño
• Giros (doble clic en sector elegido e indicar ángulo de giro)
• Extraer un sector (clic en sector elegido y arrastrarlo)

2.6.3. Gráficos de dispersión

Los gráficos de dispersión también son conocidos como gráficos XY y su función
principal es la de mostrar la relación que existe entre los valores numéricos de
diferentes series de datos sobre los ejes de coordenadas
XY. https://exceltotal.com/graficos-de-dispersion/

Por ejemplo, considere la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados

Celsius, donde la primera columna tiene la hora del día, la segunda columna la
temperatura prevista y la tercera columna la temperatura real (figura 44).
Figura 44: Tabla de datos
 Figura 45: Diagrama de dispersión para comparar curvas prevista y real

Para crear el gráfico de dispersión seleccionar la tabla de datos y en la ficha

Insertar dentro del grupo Gráficos seleccionar el botón Dispersión y
posteriormente escoger el diagrama de dispersión requerido (figura 45).

2.7. Protección

2.7.1. Proteger hoja, libro, rangos

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o
eliminen datos de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de
cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una contraseña.

https://support.microsoft.com/es-es/office/proteger-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-
3179efdb-1285-4d49-a9c3-f4ca36276de6

Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas partes
de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de
cualquier otra región de la hoja.
Nota: Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un
archivo de Excel con una contraseña.

Elementos de celda que se pueden bloquear

Fórmulas. Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas
para que no se vean en las celdas o la barra de fórmulas. Puede controlar la
visualización de las fórmulas de las siguientes maneras

Cambiar entre mostrar las fórmulas y sus resultados:

Presione CTRL+'(acento grave)

Impedir que una fórmula se muestre en la barra de fórmulas:

Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas quiere ocultar. También puede

seleccionar rangos no adyacentes o toda la hoja.

Haga clic en Inicio > Formato > Formato de celdas.

En la pestaña Protección, active la casilla Oculta.

Haga clic en Aceptar.

Haga clic en Revisar > Proteger hoja.

Compruebe que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está

seleccionada y, después, haga clic en Aceptar

Mostrar fórmulas ocultas anteriormente, quitando la protección:

Haga clic en la pestaña Revisar y, después, haga clic en Desproteger hoja. Si el

botón Desproteger hoja no está disponible, desactive primero la característica
Libro compartido.

Si no quiere que las fórmulas se oculten cuando la hoja se proteja en el futuro,

haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccione Formato de celdas. En
la pestaña Protección, desactive la casilla Oculta.

Rangos. Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de
una hoja protegida.

Bloqueo de áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Para bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida
siga estos pasos:

• Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente:

 1. En la pestaña revisar, haga clic en Desproteger hoja(en el grupo cambios).
Haga clic en el botón proteger hoja para desproteger la hoja, cuando una
hoja de cálculo está protegida.

1. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

• Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo.

• En la pestaña Inicio, haga clic en el selector de elementos emergentes formato de

fuente de celda. También puede presionar Ctrl+Mayús+F o Ctrl+1.

• En la ventana emergente formato de celdas, en la pestaña protección, desactive la

casilla bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la hoja.
Ahora, puede elegir las celdas que desee bloquear específicamente.

• En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.

• Vuelva a mostrar la ventana emergente formato de celdas (Ctrl + Mayús + F).
• Esta vez, en la pestaña protección, active la casilla bloqueada y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
• En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

• En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, elija los elementos que
desea que los usuarios puedan cambiar.

Se muestran a continuación los efectos de la desactivación de las casillas de

verificación de algunos elementos de la hoja de cálculo:

Al desactivar
esta casilla de Impide que los usuarios
verificación

Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de

Seleccionar celdas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
bloqueadas diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
 Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla
de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
Seleccionar celdas diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
desbloqueadas usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y pueden
presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.

Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de

diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó
Formato de celdas formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el
formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor
que satisfaga una condición diferente.

Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas,

Formato de filas incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar
las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Insertar columnas Inserten columnas.

Insertar filas Inserten filas.

Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas

hipervínculos desbloqueadas.

Eliminen columnas.

Eliminar columnas Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no

está también protegida, un usuario podría insertar columnas
que no puede eliminar.

Eliminen filas.

Eliminar filas Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también
protegida, un usuario podría insertar filas que no puede
eliminar.
 • En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la
hoja, haga clic en Aceptar y después vuelva a escribir la contraseña para
confirmarla.
• La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario
puede desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.
• Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque si la pierde,
no tendrá acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

Desbloqueo de rangos en una hoja de cálculo protegida para que los

usuarios los modifiquen

Para otorgar a determinados usuarios permiso para modificar rangos en una hoja
de cálculo protegida, se puede especificar una contraseña para un rango; en tal
caso ejecute los siguientes pasos:

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.

Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está

protegida.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.
o Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el
cuadro Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está
protegiday, a continuación, haga clic en Modificar.
o Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos
desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegiday, a
continuación, haga clic en Eliminar.
4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdasescriba el signo de igual (=) y después
escriba la referencia del rango que desea desbloquear.

También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango de la

hoja de cálculo y después hacer clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para
volver al cuadro de diálogo.

6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rangoescriba una

contraseña que permita tener acceso al rango.
Especificar una contraseña es opcional cuando planea usar permisos de acceso.
Usar una contraseña le permite ver las credenciales de usuario de cualquier
persona autorizada que modifique el rango.

7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisosy después en Agregar.

8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos),
escriba los nombres de los usuarios a los que les permite modificar los rangos.

Para ver cómo deben escribirse los nombres de los usuarios, haga clic
en ejemplos. Para comprobar que los nombres son correctos, haga clic
en Comprobar nombres.

9. Haga clic en Aceptar.

10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el
cuadro Permisos, active o desactive las casillas Permitiro Denegary, a
continuación, haga clic en Aplicar.
11. Haga clic en Aceptardos veces. Si se le pide una contraseña, escriba la
contraseña que ha especificado.
12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic
en Proteger hoja.
13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos
que desee que los usuarios puedan cambiar.
14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña, haga
clic en Aceptary después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Protección de un libro

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar,
mover, eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger
la estructura de un libro de Excel con una contraseña. En tal caso siga el
siguiente procedimiento:

• Haga clic en Revisar > Proteger libro.

• Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.

• Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla; a
continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: Para saber si un libro está protegido ir a la pestaña Revisar, vea el

icono Proteger libro. Si está resaltado, indica que el libro está protegido.
Nota: Para desproteger un libro, haga clic en Revisar > Proteger libro. Escriba la
contraseña y haga clic en Aceptar

Protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primero hay que

desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces se puede
proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere

proteger.
2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato
de celdas(o use Ctrl+1). Luego vaya a la pestaña Protección y
desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Para seleccionar las acciones que los usuarios pueden realizar en la hoja, seguir
el siguiente proceso:

1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

1. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos
que quiera que los usuarios puedan cambiar.
 1. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la
hoja:y haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de
diálogo Confirmar contraseña y haga clic en Aceptar.

2.7.2. Control de cambios

Quizás muchos se preguntan ¿para qué es necesario hacer un seguimiento a lo
que sucede en Excel? En muchas ocasiones una hoja de cálculo con información
valiosa puede pasar por diversas manos o áreas y si llegase a ocurrir algún
cambio en la misma es complicado saber con certeza quien realizo dicho
cambio. Un ejemplo de esto puede ser una hoja de cálculo del área de finanzas
con el balance del último año, pero esta hoja debe pasar por tesorería, RRHH y
Gerencia donde la pueden ver y editar numerosas personas afectando la validez e
integridad de la misma.
https://www.solvetic.com/tutoriales/article/3487-como-registrar-comprobar-cambios-edicion-excel-
2016/

Para comprobar los cambios que ocurren en una hoja de Excel y así llevar un
control centralizado sobre las alteraciones de un documento (quién, cuándo,
dónde), realizar el siguiente procedimiento:

• Habilitar el monitoreo a una hoja de cálculo en Excel. Para lo que vamos a Revisar
> Control de cambios.
 • Al hacer clic en Control de cambios vemos que se despliega la opción Resaltar
cambios,la cual seleccionaremos. Allí activaremos las casillas y seleccionamos la
opción Todos. Clic en Aceptar.

• Ahora podemos ver que cada cambio que efectuemos en una celda, esta quedará
con una marca en la parte superior izquierda, la cual al pasar el mouse vemos el
día, la fecha, la celda afectada y el cambio realizado.

Recursos complementarios / Videos

Elementos de una hoja de cálculo

https://www.youtube.com/watch?v=m6eOuQWYIGM
Creación y operación de rangos

https://www.youtube.com/watch?v=MnMRLLthaBk

Tipos de datos y formatos

https://www.youtube.com/watch?v=tIbjHkUuCN8

Creación de series sencillas

https://www.youtube.com/watch?v=mJi7EtH7t2o

Ordenamiento y filtros

https://www.youtube.com/watch?v=ElWveAQUyps

Funciones más utilizadas

https://www.youtube.com/watch?v=A-BK07V-6x4

Gráficos de pastel

https://www.youtube.com/watch?v=4TLkVL5WBh4

Gráficos de dispersión

https://www.youtube.com/watch?v=2d00544_9K8

Protección de datos

https://www.youtube.com/watch?v=FnXIN0jBf28

Bibliografía
Delgado J. M. (2019). Office 2019. Ed. Anaya.

Fedries, P. (2011). Excel 2010: fórmulas y funciones. Editorial Anaya.

Moro Vallina, M. (2017). Ofimática y proceso de la información. Editorial LOE.

Moro Vallina, M.; Sánchez Estella, O. (2015). Tratamiento básico de datos y hojas
de cálculo. Editorial Thomson Paraninfo, S.A.