Excel

IDAT - El Buen Maestro

 Sesión

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Iniciando el programa
 ¿Qué es Excel?
 Nuevas Características
 Iniciando el programa
 Conceptos básicos
 El entorno del programa
 Administrar libros
 Microsoft Excel

Microsoft Office Excel es una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a
los usuarios a analizar información para tomar decisiones con más fundamentos. Si usa
Excel podrá administrar grandes volúmenes de información, realizar gráficos y
automatizar procesos repetitivos; podrá también compartir y administrar los análisis, así
como, los conocimientos con los compañeros de trabajo, losclientes y los socios con toda
confianza.

La extensión de un archivo, es una cadena de caracteres anexada al nombre de un

archivo, usualmente antecedida por un punto. Su función principal es diferenciar el
contenido del archivo de modo que el sistema operativo disponga el procedimiento
necesario para ejecutarlo o interpretarlo, en caso de Microsoft Excel se puede generar
los siguientes tipos de archivos:

Tipo de Archivo Extensión

Libro .xlsx

Libro con macros .xlsm

Plantilla .xltx

Plantilla con macros .xltm

Complementos con macros .xlam

Otra importante herramienta que posee Excel, son las

macros, los cuales se utilizan para desarrollar aplicaciones
en un entorno de programación sencilla. Esta herramienta
de programación llamada VBA, viene integrada desde la
versión 5.0 y actualmente ha mejorado con respecto a las
propiedades de objeto y el entorno.

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1 NUEVA APARIENCIA VISUAL

Por primera vez es posible observar el color negro en la ventana principal.

Según manifiestan los especialistas, ese cambio fue motivado por la
cantidad de sugerencias de los clientes que usan office.

2 NUEVOS GRÁFICOS

En Excel, se han incorporado nuevos gráficos:

 Gráfico de jerarquía
 Gráfico de cascada o de cotizaciones
 Gráficos estadísticos
 Gráficos de Mapa

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3 AUTOCOMPLETAR MEJORADO

A medida que digitamos los nombres de ciertas funciones, Excel nos

siguiere los nombres que tratamos de escribir. La mejora radica que no
solo sugiere las que inicien con las letras que estamos escribiendo, sino
aquellas que contengan en cualquier parte de la función.

4 NUEVAS FUNCIONES

Hasta que por fin llegaron las nuevas funciones que serán útiles en los
cálculos estadísticos:

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5 PREVISIÓN DE DATOS

Podemos analizar datos históricos para crear gráficos de pronóstico

visual.

Veamos la siguiente lista:

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6 NOVEDADES EN LAS TABLAS DINÁMICAS

Dentro de esta poderosa herramienta, se destacan dos novedades muy

resaltantes:

1. Permite crear una tabla dinámica basado en un modelo de datos

(tablas relacionadas)

2. El informe de tabla dinámica, cuenta con un cuadro de búsqueda,

de forma que podamos ubicar rápidamente un campo, así no
perderemos tiempo en ubicar un campo, cuando la tabla dinámica
tenga un número considerable de campos existentes.

3. Ahora las fechas se agrupan de forma automática

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Primera Forma

 Hacer clic en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas de Windows 10

e ingrese el nombre del programa a buscar, en nuestro caso escriba
Excel.

Segunda Forma

1. Presione las combinaciones de tecla  + R :

Escriba Excel.

A continuación, veremos la siguiente ventana, aquí debemos elegir el tipo de plantilla más
adecuada. Para nuestro ejemplo elegimos LIBRO EN BLANCO

Libro en blanco

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Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR)

Fichas
Cinta de
opciones

cuadro de
nombres

COLUMNAS
F
I
L Celda Activa
A VISTAS
S

Etiquetas de hoja ZOOM

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LIBRO
Es el archivo de Excel, este libro posee inicialmente 3 hojas, las cuales se pueden
administrar según tus necesidades.

HOJA DE CÁLCULO
Es el espacio de trabajo, y está formado por 2 elementos: las filas y las columnas, aquí
se almacenan los datos y se realiza las diferentes operaciones de cálculo y análisis.

RANGO
Es un conjunto de celdas continuas. Un rango se expresa indicando la dirección de la
celda inicial, los dos puntos y la dirección de la última celda del rango que se ubica en
el vértice opuesto.

Ejemplo: Se observa al rango B2:E7 que significa desde la celda B2 hasta la celda E7

Rango

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COLUMNAS
Se ubican en la parte superior de la hoja, dividen a la hoja verticalmente, se identifican
por letras. Existen en total 16.384 columnas en cada hoja, que van desde la columna A
hasta la columna XFD.

FILAS
Se ubican al lado izquierdo de la hoja, dividen a la hoja horizontalmente, se identifican
por números. Existen en total 1.048.576 filas en cada hoja.

CELDA
Es la intersección de una columna con una fila, los datos de Excel se almacenan en
celdas.

La celda activa es el lugar donde ingresará la información, se encuentra resaltada, tal

como se muestra en la siguiente figura:

INDICADOR DE CELDA
Es aquel indicador que permite resaltar la celda activa, y se mueve conforme
presionemos alguna tecla de movimiento. Este indicador está conformado por un
controlador de relleno, que se encuentra en la parte inferior derecha.

Controlador de relleno

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VALORES O NÚMEROS

Es cualquier información que puede ser evaluada numéricamente, como lo son, los
números, fechas y fórmulas matemáticas. Las fechas se consideran como números
porque se almacenan como tal. Al ingresar u obtener como resultado un valor numérico,
este se alinea a la derecha.

Ejemplos:
Datos considerados como números.

LITERALES O TEXTOS

Es una cadena de caracteres que generalmente se utiliza como un texto descriptivo, o

es el resultado de una fórmula. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de
texto. Se considera texto a cualquier dato que tenga por lo menos una letra, alineándose
a la izquierda de una celda.

Ejemplos:
Datos considerados como textos.

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GUARDAR UN LIBRO

I. Para guardar un libro, utilicemos la opción Guardar Como de la ficha Archivo

Seleccione la ubicación donde se guardará el archivo, luego

asígnale un nombre.

TIPS También podemos pulsar la tecla F12

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GUARDANDO ARCHIVOS EN LA NUBE

Consiste en almacenar información en internet, pero previamente debemos cumplir con

ciertos requisitos:

REQUISITOS

 Tener conexión a internet

 Usar los productos de Microsoft Office
 Tener un correo electrónico de Microsoft (Outlook o Hotmail)
 Configurar la cuenta del office

VENTAJAS

 Almacenas hasta una capacidad de 15 GB.

 Descartamos la posibilidad de que se pierda la información, porque si lo
tenemos en un USB y lo olvidamos perdemos toda la información, lo que no
ocurre cuando está guardado en la nube.
 Evita la posibilidad de perder la información por tema de virus, porque en la
nube el script (códigos) de virus no se ejecutan.
 Siempre tendremos disponible la información en cualquier momento, cuando
tenemos una conexión a internet.

CONFIGURANDO LA CUENTA DE OFFICE

 Hacemos clic en la ficha archivo

 Seleccionamos la opción CUENTA

Hacemos clic en cuenta

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 A continuación, veremos el siguiente entorno:

 En la ventana anterior hacemos clic en el botón iniciar sesión y veremos lo siguiente:

Ingresamos la dirección de correo electrónico.

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 Esperamos que Microsoft valide la dirección de correo, para luego mostrarnos la

siguiente ventana:

Ingrese la contraseña de su correo

 Luego de validarse el usuario y la contraseña, veremos los datos validados y aceptados:

Se preguntará: ¿cuál es la ventaja de conectar el office con el correo?

- Se añade la posibilidad de insertar otros complementos.

- La posibilidad de guardar archivos en la nube como lo veremos a continuación.

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 Microsoft Excel

¿CÓMO GUARDAMOS EN LA NUBE?

 Después de crear nuestro libro de trabajo lo guardamos:

Sabes donde lo guardaremos

 Hacemos clic en Archivo / Guardar como

 Veremos la siguiente ventana :

 Hacemos clic en la opción: OneDrive : Personal

 Esperamos que se realice la conexión con el correo.

 Es importante mencionar que, en la siguiente ventana, nos limitemos a escribir el

nombre del archivo, no vayamos a cambiar la ubicación en donde se guardará el archivo.

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 Veremos la siguiente ventana:

Carpetas que se
encuentran en la
nube.

Escriba el nombre del archivo.

 Luego de establecer el nombre del archivo, haz clic en el botón Guardar.

SE PREGUNTARÁ  ¿DÓNDE ESTA EL ARCHIVO CUANDO CIERRE EL LIBRO?

El archivo ya está guardado en la nube, si desea volver a verlo:

 Abra su navegador de internet (google Chrome; Mozilla Firefox; Opera; Safari...)

 Abra su correo (ingrese el usuario y su contraseña)
 Observe la parte superior de su correo. Ahí vera un botón Más opciones:

Más opciones

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 Microsoft Excel

 Veremos el siguiente menú:

 Ingresemos a la opción OneDrive

 Veremos las carpetas que ya tenemos guardados y el archivo prueba, que acabamos de
guardar:

¿QUÉ LE PARECIÓ FÁCIL NO?

 Si gusta ya puede cerrar su OneDrive y su correo electrónico.

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¿CÓMO ASIGNAR UNA CONTRASEÑA AL LIBRO?

I. Para asignar una contraseña de apertura al documento, utilicemos la ficha

Archivo

Hacemos clic en proteger documento

Hacemos clic en cifrar con

contraseña y colocamos la
contraseña al libro.

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CERRAR LIBRO

 Para cerrar un documento, utilicemos la opción cerrar de la ficha Archivo

TIPS También podemos pulsar las teclas CTRL. + F4

CREAR LIBRO

I. Para crear un nuevo libro, utilicemos la opción nuevo de la ficha Archivo

Seleccione libro en blanco

TIPS También podemos pulsar las teclas CTRL. + U

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ABRIR LIBRO

I. Para abrir un nuevo libro, utilicemos la opción abrir de la ficha Archivo

 Si el archivo está en la lista de documentos recientes, haz clic sobre el

documento que desea abrir.

 Si está en otra ubicación, haz clic en Este PC y seleccione el documento

a abrir.

TIPS También podemos pulsar las teclas CTRL. + F12

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VISTA PREVIA E IMPRESIÓN

La vista previa es una excelente ventana para observar el documento, antes de ser impreso, con
la posibilidad de corregir algún texto o cambiar una imagen por otras, así como, verificar las
configuraciones de página, los márgenes y los encabezados y pies de página.

En versiones anteriores de office, la vista previa y la ventana de impresión, se encontraban en

ventanas diferentes:

En versiones antiguas:

MOSTRAR VISTA PREVIA

TIPS También podemos pulsar las teclas CTRL. + F2

MUESTRA LA VENTANA IMPRIMIR

TIPS También podemos pulsar las teclas CTRL. + P

A partir de la versión 2013 hacia adelante, estas ventanas se han fusionado en una sola, por lo
que nos lleva a la conclusión que la combinación de teclas mencionadas anteriormente nos
llevara a la misma ventana.

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IMPRESIÓN

Si tenemos un libro ya finalizado, listo para obtenerlo en físico, entonces debemos de imprimirlo,
veamos que opciones nos ofrece esta característica:

OPCIÓN DEFINICIÓN
Copias Indique la cantidad de copias que va a imprimir del documento

Impresora Seleccione una de las impresoras que tenga instadas

Imprimir todas las Establezca el rango de páginas a imprimir; sino establece algún
paginas número de página, Word por defecto imprimir todo el
documento.

Orientación Elija entre vertical u horizontal

Tamaño Elija el tamaño de papel en que va imprimir el documento,

recuerde que actualmente el estándar es el tamaño es A4

Intercaladas Esta opción funciona si imprime varias copias del documento. Si

usted configura como sin intercalar la impresora imprime cada
página con su respectiva copia. Si lo configura como intercalada
imprime la original con su.

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SALIR DEL PROGRAMA

I. O también podemos usar el botón cerrar de la ventana del programa.

TIPS También podemos pulsar las teclas ALT + F4

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