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Memorando Nro. MAATE-CGAF-2023-0851-M

Quito, D.M., 26 de abril de 2023

PARA: Sr. Ing. Wilmer Alirio Villarreal Espinoza

Director Zonal

Sr. Mgs. Fernando Javier Moya Falcones

Director Zonal

Sr. Mgs. Gavino Vargas Salazar

Director Zonal

Srta. Dra. Yeriel Elizabeth Zambrano M.

Directora Zonal

Sra. Ing. Isabel Cristina Tamariz

Directora Zonal

Sr. Mgs. Freddi Gerardo Aguaiza Lema

Director Zonal

Sr. Mgs. Sergio Vicente Cordero Espinosa

Director Zonal

Sr. Abg. Juan Pablo Fajardo Carpio

Director Zonal, Encargado

Sr. Abg. Juan Pablo Fajardo Carpio

Director Zonal

Sr. Mgs. Luis Victor Chinchay Rojas

Director Zonal

Sr. Mgs. Danny Omar Rueda Córdova

Director del Parque Nacional Galápagos

ASUNTO: INCUMPLIMIENTO A LA DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA DEL ACUERDO

MINISTERIAL NRO. MAATE-2022-128

De mi consideración:

1.- Mediante memorando Nro. MAATE-CGAJ-2022-2076-M de 12 de diciembre de 2022, la Coordinación

General de Asesoría Jurídica, en su parte pertinente indicó lo siguiente:
“(…) Adjunto para su conocimiento y fines pertinentes el Acuerdo Ministerial Nro. MAATE-2022-128
"EXPEDIR LA POLÍTICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MINISTERIO
DEL AMBIENTE, AGUA Y TRANSICIÓN ECOLÓGICA", además agradeceré replicar a todo el personal de su
área a fin de que todos los servidores tengan conocimiento del presente Acuerdo.”

2.- Mediante memorando Nro. MAATE-CGAF-2023-0035-M de 09 de enero de 2023, esta Coordinación en su

parte pertinente solicitó lo siguiente:

“(…) PETICIÓN:
Disposición Transitoria Segunda.- En término máximo de 45 días contados a partir de la fecha de suscripción
del presente instrumento, las Unidades Productoras del Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica -
MAATE, tanto en Planta Central como a nivel desconcentrado (Dirección del Parque Nacional Galápagos,

Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica

Dirección: Calle Madrid 1159 y Andalucía
Código Postal: 170525 / Quito - Ecuador ● Teléfono: (593 2) 398-7600
www.ambiente.gob.ec

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Quito, D.M., 26 de abril de 2023

Direcciones Zonales, Oficinas Técnicas), incluyendo los programas, planes, proyectos, donde se genere
información y/o documentación perteneciente a esta Cartera de Estado, emitirán a la Coordinación General
Administrativa Financiera, un informe situacional del estado de la documentación tanto de gestión como
fondos acumulados, el cual debe incluir las oficinas técnicas a su cargo. (Énfasis añadido)

Todas las Unidades Productoras donde se genere información y/o documentación perteneciente a esta Cartera
de Estado, (Despacho, Vice despachos, Subsecretarías, Coordinaciones, Direcciones, Dirección del Parque
Nacional Galápagos, Direcciones Zonales donde incluya cada oficina técnica, Programas, Proyectos, Planes),
deberán elaborar un informe situacional donde se diferencie el estado de la documentación de los fondos
documentales acumulados (que abarca del 31 de mayo del 2020 hacia atrás, donde incluirá la documentación
del Ex MAE, Ex SENAGUA, INERI, CNRH, IEOS, MIDUVI y otros); y el estado de la documentación de
Gestión (a partir de la fusión 01 de junio de 2020 en adelante).
Los 45 días corren a partir del 07 de diciembre de 2022, fecha en la que se suscribió el acuerdo Nro.
MAATE-2022-128. (…)”

BASE LEGAL VIGENTE:

Acuerdo Ministerial Nro. MAATE-0128-2022 de 07 de diciembre de 2023.

Artículo 3.- Ámbito de aplicación.- Las disposiciones contenidas en el presente instrumento, son de aplicación
inmediata y cumplimiento obligatorio para las autoridades, funcionarios, servidores, trabajadores, obreros y
todas aquellas personas que mantengan cualquier tipo de relación laboral con el Ministerio del Ambiente, Agua
y Transición Ecológica - MAATE, tanto en Planta Central como a nivel desconcentrado (Dirección del Parque
Nacional Galápagos, Direcciones Zonales, Oficinas Técnicas), incluyendo los programas, planes, proyectos,
donde se genere información y/o documentación perteneciente a esta Cartera de Estado.

Artículo 5.- Responsabilidad.- Considerando que los archivos institucionales, constituyen Patrimonio del
Estado, todos los servidores que se encuentran contemplados en el artículo 3 del presente instrumento, son
responsables de salvaguardar la documentación que se produzca en cada unidad productora y que se encuentre a
su cargo, para lo cual deberán adoptar todas las medidas de seguridad y resguardo, evitando su uso indebido,
desmembración, perdida y/o deterioro, sea esta de correspondencia o acervos documentales, garantizando la
protección de la documentación durante todo su ciclo vital, especialmente cuando esta requiera ser transportada
desde su lugar habitual a un sitio diferente de forma temporal o permanente.

Disposiciones Finales.

PRIMERA.- De la aplicación del presente Acuerdo, serán responsables, en el ámbito de sus competencias, los
funcionarios titulares de los órganos jerárquicos administrativos de la entidad y las y los servidores y
trabajadores del Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica.

TERCERA.- El incumplimiento de las disposiciones previstas en el presente Acuerdo, dará lugar a la

determinación de responsabilidades, de acuerdo a la normativa legal vigente, previa el procedimiento
administrativo y legal correspondiente y garantizando el derecho a la defensa.

SOLICITUD:

En virtud de que no se ha dado cumplimiento a la Disposición Transitoria Segunda, del Acuerdo Ministerial
Nro. MAATE-2022-0128, que en su parte pertinente señala: “En término máximo de 45 días contados a partir
de la fecha de suscripción del presente instrumento, las Unidades Productoras del Ministerio del Ambiente,
Agua y Transición Ecológica - MAAT emitirán a la Coordinación General Administrativa Financiera, un
informe situacional del estado de la documentación tanto de gestión como fondos acumulados, el cual debe
incluir las oficinas técnicas a su cargo”. Los 45 días corren a partir del 07 de diciembre de 2022 y, vencieron el
10 de febrero de 2023.

Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica

Dirección: Calle Madrid 1159 y Andalucía
Código Postal: 170525 / Quito - Ecuador ● Teléfono: (593 2) 398-7600
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En tal sentido, se solicita que hasta el 08 de mayo de 2023, se remita a esta Coordinación con copia a los
Viceministerios de Ambiente y del Agua, de manera impostergable el Informe Situacional donde conste el
estado de la Documentación tanto de Gestión como los Fondos Acumulados (documentación perteneciente a las
Ex instituciones SENAGUA, MAE- CNRH- IEOS, Etc.)

El incumplimiento de las disposiciones previstas en el presente Acuerdo, dará lugar a la determinación de

responsabilidades, conforme lo establece la Normativa Legal Vigente.

RECOMENDACIONES:

Realizar el seguimiento del memorando Nro. MAATE-CGAF-2023-0035-M de 09 de enero de 2023, en

virtud de que se ha notado que ha sido archivado sin dar respuesta.
Realizar la revisión de los anexos previo a la suscripción de los mismos.
Prestar atención al tema documental y de archivo, ya que es parte de la gestión institucional, por lo cual
cuenta con la misma importancia que cualquier otro proceso de esta entidad, aparte de ser de conocimiento
de las máximas autoridades, son sometidos a exámenes especiales por parte de la Contraloría General del
Estado, solicitados en ciertos casos por la Asamblea Nacional entre otros y requeridos como acceso a la
información pública.

Particular que pongo en su conocimiento para los fines pertinentes.

Atentamente,

Documento firmado electrónicamente

Mgs. Vanessa Elizabeth Espinoza Marcillo
COORDINADORA GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Referencias:
- MAATE-CGAF-2023-0035-M

Copia:
Sra. Mgs. Ana Gabriela Manosalvas Ortiz
Viceministra del Ambiente

Sr. Ing. Oscar Leonardo Rojas Bustamante

Viceministro del Agua

Sra. Mgs. Valeria Alegria Cadena de la Espriella

Coordinadora de Despacho

Sra. Lcda. Myriam del Carmen Dávila Aguilar

Analista de Servicios Administrativos 3

Sr. Edwin Oswaldo Paspuel Manzano

Técnico en Archivo

Sr. Mgs. Juan Carlos Suarez Aimacaña

Director Administrativo

em/md/js

Firmado electrónicamente por:

VANESSA ELIZABETH
ESPINOZA MARCILLO

Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica

Dirección: Calle Madrid 1159 y Andalucía
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