PLAN DE RIESGOS DEL PROYECTO

“SISTEMA DE VENTA Y DISTRIBUCIÓN PALOS Y PALITOS”

 SISTEMA DE VENTA Y DISTRIBUCIÓN PALOS Y PALITOS

TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN 2
2 CONTEXTO Y SUPUESTOS 3
2.1 ALCANCE DEL PROYECTO 3
2.2 ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT) 4
2.3 SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DEL PROYECTO 5
2.3.1 SUPOSICIONES: 5
2.3.2 RESTRICCIONES: 5
2.3.3 DEPENDENCIAS EXTERNAS 6
2.3.4 CONDICIONES DE TÉRMINO 6

3 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS 7

3.1 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 8
3.2 ANÁLISIS DE RIESGOS. 10
3.3 REGISTRO DE RIESGOS: ACCIONES DE RESPUESTA- MONITOREO Y CONTROL – ROLES Y RESPONSABLES 12

4 CONCLUSIONES 14

Plan de Gestión de Riesgos 1

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1 INTRODUCCIÓN

El presente informe presenta el Plan de Riesgos asociado al proyecto “Sistema de venta y Distribución Palos y Palitos”.

El informe incluye:
➢ Contexto del Proyecto. En el que se detallan el “Alcance del Proyecto”, así como su EDT o “Estructura de
Descomposición del Trabajo”, en base a la que se identificarán los riesgos asociados al proyecto.
Asimismo, se proporcionan los supuestos que proveerán un marco de análisis que proveerá consistencia a
los hallazgos y conclusiones.

➢ Plan de Gestión de Riesgos.

El Plan incluye:
a. Identificación de los riesgos existentes en el proyecto. Para individualizar los riesgos asociados al
proyecto, se empleó la técnica Delphi, consultando a los actores relacionados a aquellas actividades
que concentraban los riesgos potenciales, efectuando su Análisis Cualitativo, estableciendo su
“Exposición”, en términos de “ALTA-MEDIA-BAJA”, a través de la combinación de su Probabilidad e
Impacto.
b. Categorización. Dada que la dependencia de implantación del proyecto de la instalación de las
Comunicaciones, de la implementación del equipamiento del hardware para los centros de distribución
y del servicio de telefonía basados en sistema BlackBerry, los riesgos asociados al proyecto, se estiman
de origen Externo, esencialmente relacionados al cumplimiento de entrega de este equipamiento en el
plazo establecido.
c. Niveles de Tolerancia. El valor de “4” se asumió como el umbral de riesgos “Aceptables”. Para todos
aquellos riesgos con un valor sobre el umbral, se definieron respuestas y acciones, asignándoles un
responsable.
Aquellos riesgos bajo el umbral de tolerancia, se incluyeron en el Registro de Riesgos, con el propósito
de monitorear su evolución.
d. Monitoreo y Control. Finalmente, todos los riesgos identificados, incluyendo aquellos en el nivel de
tolerancia, fueron incorporados en el Registro de Riesgos, con el propósito de mantener trazabilidad
sobre su comportamiento y actuar de acuerdo a la planificación.

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2 CONTEXTO Y SUPUESTOS

A continuación se describe el marco de análisis para establecer el Plan de Riesgos del proyecto, constituido
por el “Alcance” del proyecto, su Estructura de Descomposición del Trabajo, (EDT), y el conjunto de Supuestos y
Restricciones asociados al proyecto “Sistema de Venta y Distribución Palos y Palitos”.

2.1 ALCANCE DEL PROYECTO

Debido a que “Palos y Palitos” se encuentra en proceso de optimización y expansión de la gestión comercial y logística
del negocio desde Santiago hacia gran parte del territorio nacional, ha decidido implementar una solución tecnológica
que apoye la toma de decisiones, expansión y operación descentralizada, en el marco de tiempo y presupuesto
planificado, para ello ha encargado el desarrollo de una aplicación Web que cuente con 6 módulos de aplicación y
contemple la adquisición de hardware para cada Centro de Distribución, consistente en: 1 PC, 10 Blackberry y 1 Lector
de Código de Barra.
El sistema ha desarrollar estará instalado centralizadamente en los actuales servidores de la empresa aprovechando
la actual infraestructura y licencias de aplicaciones y Base de Datos, los usuarios que accederán a este sistema son
los operarios y vendedores de los Centros de Distribución de las ciudades de Iquique, Antofagasta, Copiapó,
Coquimbo, Curicó, Chillán, Temuco, Valdivia y Puerto Montt esto será posible en la medida que esté implementada la
conectividad, según el Proyecto de Comunicaciones.
El desarrollo ha sido encargado al personal del Departamento de Informática de la Empresa, el cual se basará en la
metodología de desarrollo interno del Departamento, y el Jefe de Proyectos reportara mensualmente mediante Estado
de Avance al Gerente General (Sponsor), este proyecto cuenta con un presupuesto de USD 500.000 dólares para el
desarrollo del Sistema y compra de equipamiento para cada Centro de Distribución, dentro del presupuesto están
considerado los costos de capacitación en forma centralizada, los cuales comprenden un curso de Administración y
Usos del Sistema y Curso de uso de Aplicación de Blackberry con sus respectivos manuales para cada participante
del curso.
Este proyecto deberá estar ejecutado en un periodo no mayor de 8 meses desde su fecha de inicio, y su implantación
comenzará cuando el sistema haya sido aprobado en un ambiente de certificación, la implantación para los Centros
de Distribución se realizarán en tres etapas: La primera etapa se implantará en centro de Curicó, en la segunda etapa
de implantara el Sector Sur (Chillán, Temuco, Valdivia y Puerto Montt) y en la tercera etapa el Sector Norte (Iquique,
Antofagasta, Copiapó y Coquimbo) , esta implantación dentro de un horario hábil, del equipo que participó en el
desarrollo.
Finalmente el proyecto no incluirá la migración de datos, y el soporte del sistema.

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2.2 ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)

A continuación se presenta la EDT del Proyecto, algunas elementos de trabajo están representados como
subproyectos, por lo tanto sus actividades están representadas en otra EDT con sus respectivos elementos de trabajo
(Ej. 5.1 Desarrollo de Módulos del Sistema (P7)). Estos podrán ser consultados en los Anexos.
Proyecto
Sistema de Venta y Distribución

Gestión del Proyecto Hardware Análisis Diseño Ejecución Implantación

1 2 3 4 5 6

Diseño General de Módulos Desarrollo de Módulos del Instalación y Configuración

Especificaciones de Especificación de Requisitos
Plan de Proyecto del Sistema Sistema del Hardware en Centros
Hardware Funcionales y No Funcionales
1.1 (P2) (P7) (P8)
2.1 3.1
4.1 5.1 6.1

Diseño Detallado de Instalación y Configuración

Compra de Hardware Revisión y Ajustes a Integración de Módulos
Monitoreo y Control Modulos del Sistema Sistema en Ambiente de
(P1) Especificación de Requisitos F Del Sistema
1.2 (P3) Certificación
2.2 3.2 5.2
4.2 6.2

Recepeción y Revisión de Aprobación de Especificación Diseño Plan de Pruebas Revisión y Ajustes al Pruebas Integradas de
Cierre
Hardware de Requisitos (P4) Desarrollo del Sistema Certificación
1.3
2.3 3.3 4.3 5.3 6.3

Diseño Plan de
Aprobación Desarrollo del Ajustes al Sistema en
Aprobación de Hardware Capacitación
Sistema Certificación
2.4 (P5)
5.4 6.4
4.4

Diseño Plan de Puesta en

Confección Material de Aprobación en Amb.
Marcha
Capacitación Certificación
(P6)
5.5 6.5
4.5

Confección Documentación
Capacitación de Usuarios
Técnica
6.6
5.6

Instalación y configuración
Sistema en Amb.
Producción
6.7

Puesta en Producción
(P9)
6.8

Aprobación Sistema en
Producción
6.9

Figura: Estructura de Descomposición de Trabajo Principal

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2.3 SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DEL PROYECTO

2.3.1 SUPOSICIONES:

▪ El Jefe de Proyectos reportara mensualmente mediante Estado de Avance al Gerente General (Sponsor).
▪ La empresa, ha decidido expandir sus operaciones, adoptando una estructura en base a sucursales distribuidas
geográficamente. Lo anterior, supone que las decisiones relacionadas a las adquisiciones, así como aquellas
relacionadas a la gestión financiera y comercial, se encuentran centralizadas en Santiago, delegándose en las
sucursales, exclusivamente las actividades de “Venta y Distribución” gestionando una cartera de clientes por
Región.
▪ Su implantación comenzará cuando el sistema haya sido aprobado en un ambiente de certificación, y estará
condicionado a que el proyecto de comunicaciones cumpla con los plazos de instalación establecidos.
▪ El Cliente Experto del Negocio tiene las atribuciones para definir los requerimientos y decisiones importantes del
Negocio.
▪ El sistema será desarrollado por el departamento de informática de la empresa Palos y Palitos.
▪ La empresa cuenta con Sala de Servidores equipada con los estándares de alta disponibilidad
▪ El sistema estará instalado en los servidores actuales de la empresa
▪ La empresa cuenta con servidores para ambientes de Producción, Pruebas y Desarrollo
▪ Los actuales servidores de la empresa cuentan con las licencias necesarias para el servidor de aplicaciones y
base de datos.
▪ El horario normal de operación del sistema en todos los centros será de Lunes a Viernes de 08:00 a 20:00,
exceptuando los feriados.
▪ No está incluido una migración de datos
▪ No está incluido el soporte después de la puesta en producción
▪ No está incluido las mantenciones al sistema posterior a la puesta en producción
▪ No está incluido la instalación o configuración de las comunicaciones, redes o infraestructura en los centros
regionales ni a nivel central.
▪ No está incluido el soporte en los centros regionales
▪ No está comprometido capacitación en los centros regionales

2.3.2 RESTRICCIONES:

▪ El proyecto cuenta con un presupuesto de USD 500.000 dólares para el desarrollo del Sistema y compra de
equipamiento para cada Centro de Distribución. Incluido en el presupuesto están considerados los costos de
capacitación.
▪ El tiempo disponible para implementación e implantación es de 8 meses.

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▪ Se cuenta con un jefe de proyecto, 2 ingenieros para análisis, diseño, desarrollo y testing, y 4 programadores para
el desarrollo del sistema, todos pertenecientes al departamento de informática de la empresa con 100% de
dedicación.
▪ Se utilizará la Metodología de Ciclo de Proyectos que posee el Departamento de Informática de la Empresa

2.3.3 DEPENDENCIAS EXTERNAS

▪ El proyecto dependerá que el Proyecto de Comunicaciones esta en los plazos acorde con la implantación de la
puesta en producción de los centros regionales
▪ El proyecto dependerá que el proveedor del hardware para proveer del equipamiento para los centros de
distribución los plazos establecidos

2.34 CONDICIONES DE TÉRMINO

▪ El proyecto se dará por terminado cuando el sistema realice un ciclo completo desde la pre-venta, facturación
hasta la entrega y el stock cuadre con dichos movimientos
▪ El proyecto se dará por terminado cuando dicho sistema este funcionando en los 9 centros regionales

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3. PLAN DE RIESGOS

3.1 Identificación de Riesgos.

Para identificar los riesgos inherentes al proyectos, se empleó la técnica Delphi, consultando a los actores
involucrados en las actividades relacionadas a riesgos potenciales. Cada uno de ellos, aportó su apreciación, las
que fueron, finalmente consensuadas como se indica:

1. Atraso en la entrega del proyecto de comunicaciones (Tiempo). Dado que para la implementación del
proyecto, es necesaria la puesta en marcha del proyecto de comunicaciones, un atraso en esta actividad
impediría el cumplimiento de la programación del proyecto.
2. Atraso en la entrega del equipamiento de hardware a los centros de Distribución (Tiempo). El equipamiento
de hardware de los Centros de Distribución, es responsabilidad de un proveedor externo, por lo tanto, un atraso
de le entrega del equipamiento, impediría la puesta en marcha del proyecto.
3. Atraso en la implementación del servicio de telefonía y equipamiento BlackBerry (Tiempo). La conectividad
entre las aplicaciones de gestión de la empresa y el servicio BlackBerry es provista por una empresa de
telefonía con cobertura en las distintas regiones en dónde se ubicarán los centros de Distribución.
Consecuentemente, un atraso en su entrega impediría la implementación del proyecto.
4. Fallas en la integración de las aplicaciones de gestión de la empresa con aplicaciones Blackberry (Alcance:
integración). Dado que, pueden existir inconsistencia en los datos de gestión tanto financieros como
comerciales de la empresa, es posible que se produzcan fallas en la operación de los dispositivos móviles
Blackberry, que obliguen a suspender temporalmente su empleo, lo que impactará negativamente en las
transacciones comerciales.
5. Fallas en la capacitación de los usuarios del “Sistema de Venta y Distribución de Palos y Palitos” (Alcance:
capacitación e implementación). Dado que el proyecto es parte de un proceso de expansión de las
actividades comerciales y los Centros de Distribución cuentan con un reducido número de personas, es posible
que la actividades propias de las ventas y distribución limiten, parcialmente, las posibilidades de capacitación
en los plazos establecidos para la implantación del proyecto, lo anterior, puede generar fallas en los
procedimientos comerciales y logísticas.

Plan de Gestión de Riesgos 7

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3.2 Análisis de Riesgos.

Análisis Cualitativo.
La valoración de los atributos se establece de acuerdo a la opinión de los responsables de las
actividades asociadas a riesgos potenciales.

3.2.1 DEFINICIÓN DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DEL RIESGO

A continuación se definen los valores con que serán priorizados los riesgos de manera que posteriormente
se pueda continuar con el análisis cualitativo, estableciendo respuestas basadas en la clasificación que se
realice de los riesgos identificados.
A continuación se presenta las escalas para la Probabilidad e Impacto del Riesgo:

3.2.1.1 ESCALA DE PROBABILIDAD

La probabilidad se entiende por el grado de certeza que se presente o no el riesgo, para el proyecto se ha
definido la siguiente escala.

Probabilidad Descripción
5 Altamente Probable
4 Probable

3 Medianamente Probable

2 Baja Probabilidad

1 Improbable

3.2.1.2 ESCALA DE IMPACTO

Esta escala tiene como objetivo tener una clasificación del impacto, cuanto me afecta sobre el proyecto si
es que el riesgo se transforma en un problema real, para el proyecto se ha definido la siguiente escala.

Impacto Descripción Criterio

Cuando el riesgo presentado afecta en
5 Muy Alto mas de un 50% del Costo o Plazo del
Proyecto.
Cuando el riesgo presentado afecta en
4 Alto más de un 40% y menos que un 50% del
Costo o Plazo.

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Impacto Descripción Criterio

Cuando el riesgo presentado afecta en
3 Medio más de un 30% y menos que un 40% del
Costo o Plazo.
Cuando el riesgo presentado afecta en
2 Bajo más de un 20% y menos que un 30% del
Costo o Plazo.
Cuando el riesgo presentado afecta en
1 Muy Bajo más de un 10% y menos que un 20% del
Costo o Plazo.

Para determinar la exposición o nivel de riesgo se requiere calcular la combinación entre probabilidad e
impacto.

5 5 10 15 20 25
4 4 8 12 16 20
3 3 6 9 12 15
Probabilidad

2 2 4 6 8 10
1 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Impacto

APC Activar Plan de Contingencia

EL Evaluar límites
M Monitorear

• Valores para la clasificación de atributos de “Probabilidad” e “Impacto”:

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Probabilidad Impacto
5 Alta probabilidad 5 Muy alto
4 Probable 4 Alto
3 Mediana 3 Medio
Probabilidad
2 Baja Probabilidad 2 Bajo
1 Improbable 1 Muy bajo

3.3 Registro de Riesgos.

Riesgo Prob. Imp. Exp. Acción Tipo de acción Responsable

1. Atraso en la entrega 4 4 16 Mantener monitoreo Mitigar. Jefe de Proyecto.

del proyecto de del avance del
comunicaciones. proyecto de
Dado que para la comunicaciones, con
implementación del el propósito de
proyecto, es coordinar el desarrollo
necesaria la puesta en del sistema,
marcha del proyecto optimizando los
de comunicaciones, recursos humanos y
un atraso en esta financieros
actividad impediría el demandados en su
cumplimiento de la ejecución.
programación del
proyecto.

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2. Atraso en la 4 4 16 Analizar gestión de Mitigar. Jefe de Proyecto.

entrega del adquisiciones
equipamiento de seleccionando a
hardware a los proveedores
centros de confiables en el
Distribución. El cumplimiento de
equipamiento de plazos y
hardware de los estableciendo una
Centros de relación contractual
Distribución, es que incluya multas o
responsabilidad de un compensaciones para
proveedor externo, asegurar
por lo tanto, un atraso cumplimiento de
de le entrega del plazos de entrega.
equipamiento,
impediría la puesta en
marcha del proyecto.

Riesgo Prob. Imp. Exp. Acción Tipo de Responsable

acción

3. Atraso en la 4 4 16 Equipar a vendedores Mitigar. Jefe de Proyecto.

implementación del con módem de servicio
servicio de telefonía y de banda ancha móvil y
equipamiento notebooks, lo que
BlackBerry. La permitirá acceder a
conectividad entre las bases de datos
aplicaciones de comerciales y
gestión de la empresa financieros. Lo anterior,
y el servicio permitirá, materializar
BlackBerry es provista las transacciones,
por una empresa de incrementando el costo
telefonía con de la gestión.
cobertura en las
distintas regiones en
dónde se ubicarán los
centros de
Distribución.
Consecuentemente,
un atraso en su
entrega impediría la
implementación del
proyecto.

Plan de Gestión de Riesgos 11

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4. Fallas en la 3 4 12 Es probable que, por la Mitigar. Jefe de Proyecto.

integración de las actualización o estructura
aplicaciones de de datos comerciales y
gestión de la empresa financieros, se presenten
con aplicaciones fallas en la gestión de
Blackberry. Dado que, datos desde aplicaciones
pueden existir Blackberry, actuando
inconsistencia en los sobre aplicaciones de
datos de gestión tanto gestión de la empresa.
financieros como Lo anterior, requiere
comerciales de la asegurar la consistencia
empresa, es posible de datos e integración de
que se produzcan aplicaciones,
fallas en la operación desarrollando pruebas de
de los dispositivos aceptación y estándares
móviles Blackberry, de calidad, antes de la
que obliguen a puesta en marcha y
suspender durante la ejecución del
temporalmente su proyecto.
empleo, lo que
impactará
negativamente en las
transacciones.
comerciales.

Riesgo Prob. Imp. Exp. Acción Tipo de acción Responsable

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5. Fallas en la 3 3 9 Dado que la Mitigar Jefe de Proyecto.

capacitación de los capacitación es una
usuarios del “Sistema actividad centralizada,
de Venta y se deberán coordinar
Distribución de Palos las actividades de
y Palitos”. Dado que capacitación
el proyecto es parte asegurando la
de un proceso de formación de los
expansión de las RR.HH. de acuerdo a
actividades las etapas de
comerciales y los implementación del
Centros de sistema,
Distribución cuentan considerando un
con un reducido período
número de personas, extraordinario, antes
es posible que la de la puesta en
actividades propias marcha del proyecto.
de las ventas y
distribución limiten,
parcialmente, las
posibilidades de
capacitación en los
plazos establecidos
para la implantación
del proyecto, lo
anterior, puede
generar fallas en los
procedimientos
comerciales y
logísticos.

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4. CONCLUSIONES

De la elaboración del análisis es posible concluir que la “Gestión de Riesgos”, contribuye a través de la
previsión a la eficacia y eficiencia del proyecto.
Asimismo, el establecer parámetros de valoración para los riesgos potenciales, especialmente en aquellos
aspectos intangibles, como la capacitación, permite optimizar los recursos demandados para la ejecución de
las actividades, no sólo del proyecto, sino que, del producto.
Finalmente, el contar con un instrumento de previsión y trazabilidad, a través de su planificación y monitoreo,
permite la aplicación de un control “a priori”, evitando oportunamente fallas en la implementación del proyecto.

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