Especialización

en Gestión de Sistemas
Dirección de
de Información Gerencial Postgrados

ALFA COMPUTADORES LTDA.

Ejemplo de Aplicación.
Fundamentos de Sistemas de Información.
Semestre 1.

El siguiente ejemplo ilustra el análisis de una
compañía utilizando la herramientas descritas
a lo largo del Módulo.
ALFA COMPUTADORES LTDA es una
pequeña empresa cuya misión es la de
proveer al mercado equipos de computo a
precios competitivos y de alto rendimiento,
para contribuir a mejorar y agilizar la
operatividad de los diferentes sectores de la
economía en la región.
La compañía se abastece de proveedores
externos que le ofrecen equipos a un precio
favorable, de tal forma que le permite a Alfa
Computadores Ltda. obtener una rentabilidad
considerable, con la posibilidad de brindarle a
sus clientes productos de calidad con precios
por debajo de los que oferta la competencia.
El área contable de la compañía está
verificando de manera permanente los
procesos de compra y venta, de tal forma que
si hay un alza en los precios de compra, se vea
Lo primero que pensó Pedro fue indagar más acerca de la
compañía para conocer más de las áreas que operan en ella y
encontró el organigrama.
Gerencia
General
Departamento
Administrativo
Departamento Departamento
de Ventas de Pedidos
Vendedores
Diagrama 1. Organigrama de ALFA COMPUTADORES LTDA.
2
Fundamentos de Sistemas de Información
Ejemplo de Aplicación
reflejado inmediatamente en los precios de
venta para no castigar la rentabilidad que ha
fijado la administración.
La administración por su parte controla todos
los aspectos del contexto; la nueva
competencia, los precios del mercado, los
nuevos productos y demás; de tal forma que la
compañía se mantenga vigente en el mercado
compitiendo con precios bajos, innovación y
un volumen de ventas suficiente, que le ayude
a mantener la rentabilidad prevista.
La compañía necesita que se efectúe un
análisis del funcionamiento del sistema
actual para mejorar la efectividad del
mismo y además de garantizar precios
bajos se le pueda ofrecer nuevos valores
agregados al cliente. Por lo anterior la
gerencia ha contratado a Pedro Castro, para
que comience con el estudio e indique a los
gerentes propuestas de solución a la situación
antes descrita.
Departamento Departamento
de Compras Financiero
Compras Contabilidad
Almacén Facturación
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Fundamentos de Sistemas de Información
Ejemplo de Aplicación
De acuerdo al organigrama anterior, Pedro
decide que debe realizar entrevistas para
conocer mejor el funcionamiento de la
compañía. Para esto ha decidido entrevistar al
director del Departamento Administrativo
quien le aclarará mas el procedimiento a nivel
interno.
Tras analizar las diferentes opciones de
diseño para preguntas de una entrevista de
este tipo, Pedro estima conveniente aplicar la
metodología de diamante que abarca la
información general y específica de la
compañía. Para ello ha diseñado las
siguientes preguntas:
a. ¿Cuáles son los procedimientos
internos a realizar después de
concretada una venta?
b. ¿Cuánto tiempo transcurre
después de realizada la venta para la
entrega del pedido?
c. ¿El tiempo de entrega podría ser
menor o mayor con el sistema de
información actual?
d. ¿Considera que los Sistemas de
Información mejoran la efectividad de
los procesos de la compañía?
e. ¿Cuáles considera que pueden ser
las funciones principales de un
sistema de información en
compañías que tengan esta actividad
económica?
f. ¿Cuál o cuales son los
procedimientos mas difíciles de
controlar por la compañía?
g. ¿Los informes que se obtienen son
útiles para la administración?
Diagrama 2. Diseño de las preguntas de la
Entrevista realizada por el analista. Fuente propia.
3
a. Pedro:¿Cuáles son los procedimientos
internos a realizar después de concretada
una venta?
Carlos: El cliente realiza el pedido, el cual
llega directamente al departamento de
pedidos quien verifica primero su existencia
en almacén para después, en caso de ser
necesario, realizar el pedido con el
proveedor. Cuando se hace una compra al
proveedor, este analiza el volumen o
cantidad para hacer los descuentos
necesarios y pactados con la compañía.
Posterior a ello, el departamento financiero
verifica los precios dados por el proveedor,
realiza los ajustes al precio de venta al
cliente y emite la factura. El pedido físico
ingresa y se registra en la compañía, se
confirma nuevamente con el departamento
de pedidos para verificar el envío y se
procede a cumplirle al cliente. El gerente
revisa semanalmente las ventas realizadas
para verificar si se están cumpliendo las
metas trazadas inicialmente.
b. Pedro: ¿Cuánto tiempo transcurre
después de realizada la venta para la
entrega del pedido?
Carlos: Después de que el cliente hace el
pedido, transcurren hasta 15 días para su
entrega.
c. Pedro: ¿El tiempo de entrega podría ser
menor o mayor con el sistema de
información actual?
Carlos: El tiempo de entrega no puede ser
menor, pues el almacén se está tardando
hasta 3 días en la verificación de sus
existencias y el proveedor demora 5 días
hábiles en hacer la entrega del pedido. La
facturación tarda 2 días y el transportista,
dependiendo de la ubicación del cliente,
tarda hasta 5 días en la entrega, desde que
recibe la mercancía hasta que se la entrega
al cliente.
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Ejemplo de Aplicación

d. Pedro:¿Considera que los Sistemas de f. Pedro: ¿Cuál o cuáles son los

Información mejoran la efectividad de los procedimientos más difíciles de controlar
procesos de la compañía? por la compañía?

Carlos: Los sistemas de información en la Carlos: El proceso de venta, puesto que

compañía le dan más agilidad a los procesos
siempre y cuando haya una buena
articulación entre ellos en las dependencias,
pues al parecer no hay canales directos del
departamento financiero con los
proveedores y el pago no es eficiente para
ellos, lo que retrasa la entrega de los
pedidos, lo mismo pasa con los
transportistas. Las bases de datos no se
actualizan constantemente y no se conectan
directamente con el departamento de
pedidos, el cual pierde mucho tiempo al
hacer la solicitud de información a Almacén.
e. Pedro: ¿Cuáles considera que pueden
ser las funciones principales de un sistema
de información en compañías que tengan
esta actividad económica?
Carlos:
• Capturar y registrar la información de
manera eficiente
• Almacenar la información
• Procesar la información eficientemente
• Transmitir la información a todas las
dependencia
• Recuperar la información actualizada
cuando el usuario lo requiera.
depende de la agilidad de todos los procesos
anteriores -pedido, proveedores,
facturación, almacén-, también la entrega al
cliente por los tiempos que maneja el
transportista.
g. Pedro: ¿Los informes que se obtienen
son útiles para la administración?
Carlos: El reporte de ventas no le indica al
gerente el tiempo exacto en que se está
tardando un pedido en ser entregado, razón
por la cual la gerencia no sabe porque no
han podido aumentar sus ventas.
No hay un reporte de los principales
proveedores y transportistas en el cual se
establezca referentes en los tiempos de
despacho y entrega. Cada dependencia
debería generar un reporte estratégico para
la gerencia con información que pueda
cruzar y analizar.
Pedro consideró necesario
diseñar un instrumento para
determinar el flujo de los
datos en las diferentes áreas
de la compañía y esto fue lo
que obtuvo:
Proveedores

Inventarios

DATO
Entregas
Clientes

Pedidos

Factura

Venta

Departamento

Pedidos X X X X

Compras X X X

Ventas X X X X

Financiero X X

Cuadro 1. Matriz de los datos que se generan por Departamento.

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Ejemplo de Aplicación

El cuadro 1, refleja los datos que se generan Por tanto consideró fundamental el desarrollo
cuando el cliente realiza un pedido a la de un sistemas de información que tuviese los
compañía, esta información se obtuvo de siguientes objetivos:
acuerdo a la información inicial dada por el
gerente y por las preguntas realizadas a los Objetivos del Sistema
usuarios.
•Permitir que el cliente ingrese su pedido a
través de un servicio Web, de tal forma que
quede registrado y se procese
inmediatamente, generando la cotización
correspondiente y facilitándole el pago
Con la información inmediato a través de la misma página,
anterior Pedro ha expidiendo la factura electrónica
definido el problema y correspondiente.
planteado los objetivos
del mismo:
•Actualizar las bases de datos de almacenes
de manera contante para verificar
existencias.

•Crear una base de datos de proveedores en

Definición del Problema
E l s e r v i c i o q u e p r e s t a A L FA
COMPUTADORES LTDA, no es ágil en los
tiempos de entrega de los pedidos a los
clientes.
el sistema con permisos para consultar los
pedidos asignados a cada uno de ellos de
manera que suplan inmediatamente los
faltantes.
Pedro ha diseñado un Diagrama de Flujo de
Datos del sistema actual:

Pedido de
computadoras
CLIENTE PROVEEDOR

Ventas de computadoras
Pedidos

facturas

SISTEMA DE COMPRA - VENTA AREA DE

DE EQUIPOS DE COMPUTO CONTABILIDAD

ventas
Reporte de compra
y ventas

ADMINISTRACIÓN CLIENTE

Diagrama 3. Diagrama de Datos –DFD- de nivel 0, Sistema de Información ALFA COMPUTADORES LTDA.

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Ejemplo de Aplicación

En el Diagrama se observa la estructura del pedido del cliente al sistema de compra-venta,

Diagrama de Flujo de Datos -DFD- de nivel 0,
en el cual se muestra el Sistema de
Información de la empresa de manera
general. Las entidades externas; CLIENTE:
entidad que captura los pedidos que realizan
los clientes de la compañía, PROVEEDOR:
entidad que recibe datos del Sistema de
compra-venta, respecto a los pedidos de
equipos de computo y entrega datos al
sistema, de los equipos que puede proveer,
AREA DE CONTABILIDAD: Entidad que
recibe los datos de pedido para generar la
factura del cliente, ADMINISTRACION:
Entidad que recibe los reportes de venta de
equipos de computo, provenientes del
sistema. Los flujos de datos del sistema con
sus funciones; Pedidos: lleva los datos del
Pedido de computadoras: lleva los datos de
pedido para los proveedores de los equipos de
computo, Ventas de computadoras: conduce
los datos de venta que genera el proveedor al
sistema de compra-venta, Facturas: conduce
los datos que genera el sistema de compra y
venta al área de contabilidad, Ventas:
conduce los datos de la venta generados del
sistema compra-venta de quipos de computo
al cliente, Reporte de compra y ventas:
conduce los datos del reporte de ventas de
quipos de computo generados del sistema de
compra-venta a la administración de la
organización.
Pedro ha desglosado el DFD con mayor
detalle: el SISTEMA DE COMPRA-VENTA DE
LOS EQUIPOS DE COMPUTO.

CLIENTE Pedido
recibido PROVEEDOR
Pedido de
computadoras
Pedidos
1. Registro
de pedido
2. Comprobación
Solicitud de stock
de pedido
Información de
inventario
Venta de
computadoras
A1 ALMACEN 3. Registro de
Área de
Computadoras
Facturas contabilidad

Entrega
pedido

Confirmación
de pedidos A2 PEDIDOS
4. Proceso de
Venta
Pedido
confirmado
Reporte Venta
Venta CLIENTE

ADMINISTRACIÓN

Diagrama 4. DFD desglosado en procesos del Sistema de Información de ALFA COMPUTADORES LTDA.

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En el Diagrama 4, Pedro representa el: cliente y genera el reporte de ventas para la

Proceso1. Registro de pedido, se encarga de administración. ALMACÉN es la Base de
capturar el pedido del cliente para pasarlo a datos que contiene las existencias de equipos
comprobación. El Proceso 2. Comprobación de computo (stock de inventario). PEDIDOS
de pedido, recibe el registro del pedido, es la base de datos que contiene los pedidos
solicita información del stock de equipos de pendientes de entrega.
computo al ALMACÉN y tramita pedido con el La descripción del diagrama anterior muestra
proveedor. El Proceso 3. Registro de cómo se pueden eliminar los procesos de
computadoras, recepción y registra el pedido comprobación de pedido y el registro de
del proveedor correspondiente, pasa los datos computadores al implementar la página Web,
al área de contabilidad para que se generen donde inmediatamente el sistema consultaría
las facturas y entrega los datos del pedido al los almacenes y le colocaría el pedido al
proceso de venta. El Proceso 4. Proceso de proveedor si fuera necesario, además la
venta, recibe el registro de compra de generación de la factura actualiza de manera
computadores de acuerdo al pedido del inmediata el área contable. El diagrama DFD
cliente, verifica los pedidos pendientes, del sistema propuesto sería:
procesa los datos de la venta y entrega al

CLIENTE Solicitud de pedido

1 Factura de pedido

CONTABILIDAD
REGISTRO
cias DE PEDIDO
existen
Datos del proveedor Da Factura del cliente
tos
del
ped
ido
ALMACEN PROVEEDORES
CONTRATISTA PEDIDOS

Datos del contratista

DATOS CLIENTE
CLIENTES 2

Reporte de venta REGISTRO

DE VENTA Entrega de pedido CLIENTE

ADMINISTRACIÓN

Diagrama 5. DFD – Propuesta Sistema de Información de ALFA COMPUTADORES LTDA

El número de procesos se reduce a la mitad Pedro debe proceder a realizar el informe

al disponer de bases de datos que final en el cual involucra todas las variables
almacenan la información y de la cual los expuestas anteriormente y presentarlo a la
usuarios del sistema pueden disponer en gerencia para que tome la decisión respecto
cualquier momento. a llevar a cabo el proyecto.

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 Universidad de Cundinamarca
Oficina de Educación Virtual y a Distancia
2015