REDACCION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

EL OFICIO

1. ETIMOLOGÍA

Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)

2. CONCEPTO

El oficio es un documento de carácter netamente oficial, que se utiliza

en los organismos del Sector Público; en algunas instituciones
Educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del
Estado.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir

información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos
diversos de trabajo administrativo. Todas las funciones mencionadas se
adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística,
profesional, política o social.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las

autoridades de más alta jerarquía. Tiene la función de relacionar a los
órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe
ir firmado por el máximo representante legal de la institución.

3. AREA DE DIFUSIÓN

El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de

una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo.-establece comunicación con personas ajenas a la

entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos
.
A nivel interno.- enlaza a los que desempeñan funciones de dirección
dentro de una entidad o institución.

USOS

Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades

públicas, particulares y sociales, ministerios, cooperativas etc. El oficio
no puede ser usado a nivel de persona natural. Los oficios son cursados,
y por lo tanto rubricados, por personas que poseen cargo jerárquico o
que son miembros de una directiva.

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4. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

4.1. Los oficios de circulación externa.- son firmados solamente por la

máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces.

4.2. Los oficios de circulación interna.- son firmados por los que
desempeñan cargos directivos en la institución.

4.3. Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para

hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni instituciones ni
a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre
ellas, según los casos, mediante memorándum, informes, cartas o
solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal,
sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un
cargo directivo que se ocupa.

5. PARTES

1.1. Partes obligatorias:

1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Código
4. Destinatario
5. Asunto
6. Texto
7. Antefirma
8. Firma, posfirma, y sello
9. “con copia”
10. Pie de página.

1.2. Partes complementaria:

1. Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de

circulación externa.
2. Referencia
3. Anexo

2. REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto del oficio, por lo general, consta de tres secciones:

2.1. Fórmula de apertura: que encabeza la redacción del texto del

oficio. Hay muchas fórmulas de apertura, pero las recomendables
son dos: “Tengo el honor…” cuando el oficio es dirigido a un
superior, y “Tengo el agrado…” si es enviado a un funcionario de
igual o menor jerarquía.

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2.2. Exposición.- que desarrolla el asunto del oficio en forma clara,

directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la
fórmula de apertura.

No está de más recordar que al desarrollar el asunto del oficio,

debemos dejar de lado la grandilocuencia y la redundancia
inútiles. La complejidad del trabajo administrativo de nuestra
época nos obliga a ser prácticos, directos y económicos, en
función de ahorrar tiempo y esfuerzo.

2.3. Párrafo de cierre: que, como su nombre lo indica, es un párrafo

que se utiliza al finalizar el texto del oficio.

Ejemplo: “Hago propicia esta oportunidad para expresarle nuestra

especial consideración e estima personal”.

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Ica, 03 de Enero del 2023

OFICIO N°015-UNICA-FACENI-2023.

Señor
Walter Ramos Pachas
Director Académico de la Facultad de Negocios Internacionales.

Asunto: Remito actas de Evaluación Final 2022

Tengo el agrado de dirigirme a usted, para comunicarle que adjunto al presente envío a su
Despacho las Actas de Evaluación Final del año académico de 2022 de los alumnos del plantel
a mi cargo.

Aprovecho la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración y estima

personal.

Atentamente,

Prof. Luis Moyano Donayre.

Docente

Anexo: Actas de Evaluación Final 2023

LMD/D.
elo/sec.

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LA SOLICITUD

1.- ETIMOLOGÍA.-
Deriva del latín sollicitudo (“diligencia o instancia cuidadosa”)

2.- CONCEPTO.-

La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un

derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.

El derecho de petición de los peruanos está amparado por el Art. 2° inc.20,

de la actual Constitución Política que manifiesta que toda persona tiene
derecho a “formular peticiones, individual o colectivamente, por escrito ante
la autoridad competente, la que está obligada a dar al interesado una
respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.

La solicitud se redacta en papel A-4 y se utiliza tanto en la administración

pública como privada.

3.- FUNCIÓN
La función específica de una solicitud es la de pedir o gestionar algún
beneficio de carácter personal, sustentando los motivos y razones que lo
determinan.

La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la

autoridad quien está dirigida (destinatario).

El que presenta una solicitud o hace como persona natural, con derechos y
responsabilidades individuales, al margen del cargo que podría desempeñar
en la institución o fuera de ella.

La presentación de una solicitud inicia el trámite administrativo de un

expediente; por ello debe ser entregado dentro de su debido tiempo para
que no sea rechazada por extemporánea.

4.- FACULTAD PARA FIRMAR SOLICITUDES

Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años. Los
menores de 18 años ejercen su derecho a petición por intermedio de sus
padres o apoderados.

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5.- PARTES DE LA SOLICITUD

1. Sumilla.- Es la síntesis del pedido. Se escribe en el margen superior

derecho. Todo con mayúscula y subrayado. Se aconseja dos
renglones cortos antes que uno solo largo.

Ejemplo: SOLICITO: CERTIFICADOS DE TRABAJO

2.- Destinatario.- La solicitud se dirige a la máxima autoridad

representativa de una institución, sea cual fuere el pedido que se
formule. Se designa el cargo completo, y todo con mayúsculas. En el
renglón seguido sólo las iniciales de quien nos estamos dirigiendo.

3. Redacción del texto:

El texto de la solicitud consta de tres secciones:

a) Exordio: que particulariza al solicitante referente a sus datos.

b) Exposición: que desarrolla los fundamentos o motivos que
sustentan el pedido que se realiza; y
c) Conclusión: que finaliza invocando o reiterando lo solicitado
Equivale a la despedida.

POR TANTO:
POR LO EXPUESTO :

4. Lugar y fecha :

5. Firma .-

Partes complementaria:

1. anexo

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SOLICITO: SER CONSIDERADO POSTULANTE

A LA PLAZA DE CONTADOR.

SEÑOR DIRECTOR DEL MINISTERIO DE EDUCACION

S.D.

Carlos Huayanca Avalos, Contador Público, con D.N. 23456757 y domiciliado

en la calle Lima N° 256 de esta ciudad, ante usted me presento y expongo:

Que, por tener conocimiento de la convocatoria a concurso de plazas

administrativas por la entidad a su cargo y por reunir los requisitos exigidos,
solicito a Ud. considerarme postulante a la plaza de Contador; para tal fin
acompaño los documentos pertinentes.

POR LO EXPUESTO:

Sírvase Señor Director acceder a mi petición por ser de justicia.

Ica, 3 de Enero del 2023

Carlos Huayanca Avalos

Anexo: Currículum vitae.