PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y COMPRAS DE MATERIAL

SOLICITUD DE COMPRA.
 El líder de proyecto es responsable de solicitar a los materiales o herramientas que
requiere, dicha solicitud debe ser hecha por escrito con los siguientes requisitos:
1. Especificaciones del producto, servicio o herramienta.
2. Fecha en limite a entregar
3. Solicitud de trabajo, cliente y descripción de la obra
4. Fecha en la que se realiza la solicitud
5. Firma de quien solicita
6. Firma de gerencia.
Nota: la solicitud debe realizarse con el formato de solicitud de compra y puede anexarse
presupuesto obtenido por el líder de proyecto, ficha técnica, medidas, contacto del
proveedor, etc.

 Es responsabilidad del líder de proyecto proporcionar la solicitud de compra, así

como toda la información necesaria para su correcta adquisición, pero una vez
entregada la solicitud es responsabilidad de compras llevar a cabo el
procedimiento para su adquisición, así como encargarse de dar seguimiento a los
pagos y solicitar las facturas correspondientes.

Compras
Deberá reportar a:
 A la Administración: para la documentación administrativa
 A la Gerencia: todas las demás actividades.

Funciones y responsabilidades del comprador

 Búsqueda de proveedores
 Actualización de constante de catálogo de proveedores (No deben existir compras
de un proveedor que no se encuentre en el catálogo y debe mantenerse
actualizada la información de contacto)
 Búsqueda de los mejores precios
 Solicitar créditos

Solicitar como mínimo dos presupuestos para realizar la compra (autorizada)

 Comprar de productos
 Realizar el trámite para el pago con documento (contar con la firma de autorización del
presupuesto)
 Realizar el trámite para el pago por crédito (contar con la firma de autorización del
presupuesto)
 Seguimiento de la compra con el proveedor
  Seguimiento de la entrega de mercancía (deberá solicitar la información por escrito, correo
y/o mensaje de la ubicación de entrega, nombre la persona que recibe y la hora de
entrega.
 Deberá contar con los documentos de recibido (nombre - fecha y firma, adicionales
fotografías de la compra, renta y/o servicio)
o Archivar los documentos en carpetas (por orden cronológico de la solicitud de
trabajo) el paquete deberá contar con los entregables de la compra y entrega).
o Para el caso de la renta de herramienta, equipo y/o maquinaria, deberá realizar el
trámite y posteriormente su cancelación obtenida un documento por parte del
proveedor en donde se indica que se da por cancelado el servicio.

Notas:

 Deberá entregar inmediatamente la documentación que acredite la compra con (facturas

y/o recibos) firmados de autorización y de recibido con el número de solicitud de trabajo.
 Deberá revisar que las facturas cumplan con los requisitos fiscales según el tipo de compra
y el tipo de CFDI, fecha y datos del proveedor (En caso de requerir refacturación dar
seguimiento y entregar en un plazo no mayor a tres días hábiles)
 Deberá dar seguimiento a las notas de crédito en caso de su existencia con el apoyo de la
administración
 Deberá hacer válidas las notas de crédito lo más pronto posible con el apoyo de la
administración
 Para las compras en efectivo: deberá solicitar el efectivo a la administración entregando un
documento (vale) por la cantidad solicitada y justificarla con facturas y/o recibos con la
firma de autorización y ST de trabajo.
 Considerar que la mayor parte de compras se deberán realizar por transferencia bancaria,
únicamente con autorización se podrá comprar sin transferencia.

Criterios importantes:

 Sí por causas ajenas a la empresa, y por descuido, irresponsabilidad u omisión, no se

comprueba correctamente en tiempo y forma la o (las) compras antes la administración, o
bien el documento no cumple con los requisitos fiscales y por lo anterior el gasto no es
deducible, el comprador deberá pagar o retribuir a la empresa el costo total.
 Si procede una nota de crédito y el comprador no la hace efectiva ante el proveedor en
tiempo y forma y esta se pierde ocasionando un gasto a la empresa, el comprador deberá
pagar el costo total.

(Las funciones y responsabilidades serán evaluadas por el jefe inmediato y por la

administración)