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Módulo 1 Unidad 1 Normativa Inventario Documental
Módulo 1 Unidad 1 Normativa Inventario Documental
Trece Títulos
53 Artículos
Curso virtual: Metodología para la Elaboración de Inventarios y transferencias documentales
Objetivos
¿Para Quiénes?
• Administración Pública.
A Título I
B Título II
E Título V
Sistema Nacional de Archivos, Órganos Asesores,
Coordinadores y Ejecutores. Gestión de Documentos.
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Conservación de Documentos.
G Título VII
Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
Índice de
Registros de Esquema de Programa de
Información
activos de Publicación de Gestión
Clasificada y
información información Documental
Reservada
Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación.
Estos instrumentos deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo
con el régimen legal al sujeto obligado (Artículo 36).
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2. A nivel territorial
• Archivos Generales departamentales, distritales,
municipales, de los territorios indígenas y de los
Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos
• Los Consejos Territoriales de Archivo
3. A nivel Institucional
• Archivos Institucionales
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• El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto • El jefe ó responsable del área de Sistemas o de
nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata Tecnologías de la Información.
el Archivo de la entidad (Secretario General o • El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el
Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, sistema integrado de gestión.
quien lo presidirá; • El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá
• El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de voz pero no voto, o quien haga sus veces.
Archivos de la entidad, quien actuará como secretario • Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto,
técnico. funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en
• El jefe de la Oficina Jurídica; los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras
• El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia dependencias de la entidad, especialistas, historiadores
equivalente. o usuarios externos entre otros).
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a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
b) La Tabla de Retención Documental (TRD). documentales.
c) El Programa de Gestión Documental (PGD). h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). descripción de las funciones de las unidades administrativas
e) El Inventario Documental. de la entidad.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de
electrónicos. categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso
y seguridad aplicables a los documentos.
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Decreto 1499 de 2017 – Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión.
Decreto 1499 de 2017 El nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG
En el orden nacional,
asume funciones del 1. Archivo.
Comité Institucional de 2. Racionalización de trámites.
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 3. Capacitación y formación
Gestión y Desempeño para el trabajo.
4. Incentivos.
5. Capacitación y estímulos.
En el orden territorial, 6. Gobierno en Línea.
sustituye 6 Comités
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Decreto 1499 de 2017 – Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión.
ARTÍCULO 2.2.22.2.1. Políticas de Gestión y Desempeño
12. Seguridad Digital.
Institucional
13. Defensa jurídica.
1. Planeación Institucional. 14. Gestión del conocimiento y la innovación.
2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público. 15. Control interno.
3. Talento humano. 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.
4. Integridad.
5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha Artículo 2.2.22.3.8. Comités Institucionales de Gestión y
contra la corrupción. Desempeño
6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de
En cada una de las entidades se integrará un Comité
procesos.
Institucional de Gestión y Desempeño encargado de
7. Servicio al ciudadano.
orientar la implementación y operación del Modelo
8. Participación ciudadana en la gestión pública.
Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá
9. Racionalización de trámites.
los demás comités que tengan relación con el Modelo y que
10. Gestión documental.
no sean obligatorios por mandato legal.
11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea.
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«ARTICULO 6°. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales
Acuerdo No. 07 de 1994
del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las
entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos históricos
especiales»
«ARTICULO 66. Divulgación del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existirá al menos
un ejemplar del presente reglamento a disposición del público. Extractos del mismo en lo que afecta sus
derechos y obligaciones figurarán en lugar visible al público, en las Salas de Investigación y para consulta Campo de aplicación
en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad..»
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION 9
INTRODUCCION
Antecedentes
13
13 El presente reglamento se aplicará en todos los archivos
Organización del Documento 14
Consulta
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
16
17
oficiales del orden nacional, departamental, distrital,
Parte Preliminar
Disposiciones Generales
Parte I. Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría
18
19 municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las
21
Parte II. Organización y Funcionamiento de los Archivos y Servicios Archivísticos
Capítulo I. Gestión de Documentos
23
23
entidades territoriales que se creen por Ley; de las
Capítulo II. Estructura de los Fondos 25
Capítulo III. Entrada y Salida de Documentos en los Archivos
Capítulo IV. Descripción de los Documentos
25
27
divisiones administrativas y en los archivos históricos
Capítulo V. Acceso a los Documentos de Archivo
Capítulo VI. Reprografía de los Documentos
27
30 especiales.
Capítulo VII. Conservación de los Documentos 31
Capítulo VIII. Disposiciones Varias 33
Parte III. Glosario 33
BIBLIOGRAFIA 47
ANEXOS 49
ANEXOS
1. Normas Constitucionales de importancia para los archivos
2. Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones
3. Decreto 1777 de 1990 por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990 sobre adopción de los
estatutos del Archivo General de la Nación.
4. Decreto 163 de 1992 por el cual se aprueba el Acuerdo 05 de 4 de junio de 1991 sobre la adopción de
su estructura interna y se determinan las funciones de sus dependencias.
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Artículo Segundo
Artículo Tercero
✓ Transferencias Primarias
✓ Transferencias Secundarias
✓ Valoración de Fondos Acumulados
✓ Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias
✓ Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación.
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Artículo Cuarto
Artículo Cuarto PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR
INVENTARIO.
1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales
de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de
recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se
encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de
la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente
cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.
3) 3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la
responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin
perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes
a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
Artículo Cuarto – Criterios de documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
Organización de Archivos de Gestión 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número
de carpeta y número de caja si fuere el caso.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Artículo Primero:
Artículo Primero: Actualizar el Reglamento General de Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Inventario Documental
Artículo 14°. Las entidades públicas y las privadas que Parágrafo. La administración pública en sus diferentes
cumplen con terceros los servicios de custodia y funciones niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, descritas en el artículo 1° del presente Acuerdo, no públicas… que contraten la administración de archivos
podrán contratar administración de documentos históricos o históricos con instituciones de reconocida solvencia
definidos de conservación total. académica e idoneidad, deberán informar al Archivo General
de la Nación dicha contratación y remitir un inventario de
los documentos cuya custodia ha sido contratada.
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PARA: ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LOS ÓRDENES NACIONAL Y TERRITORIAL DE LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO A QUIENES LES APLICA EL MODELO
INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG
Considerando las instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos establecidas en el Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, y dadas
las instancias de coordinación y seguimiento a la gestión que crea el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, modificado por el 1499
de 2017, se hacen necesario efectuar las siguientes aclaraciones:
1. Las entidades que han conformado Comité de Archivo o Comité de Desarrollo Administrativo deberán hacer la transición al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño. Los instrumentos y documentos de archivo que hayan sido aprobados bajo la denominación del Comité de Archivo o de Comité de Desarrollo
Administrativo, serán válidos para la entidad o trámites que se requieran ante otras instancias.
2. A partir de su conformación, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño adelantará todas las funciones relacionadas con la política de gestión
documental y archivos, que venía cumpliendo el Comité de Desarrollo Administrativo en la Rama Ejecutiva del orden nacional, y el Comité de Archivo en
la Rama Ejecutiva del orden territorial. Las funciones se encuentran establecidas en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.1.16.
3. Los Consejos Territoriales de Archivos (departamentales y distritales) y los comités técnicos de que trata el Decreto 1080 de 2015 en los artículos
2.8.2.1.7 y 2.8.2.1.12, al ser instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos, se mantienen vigentes, sin modificación y con las mismas
funciones.
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