MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES EN Código: MT-SST-001

SGSST Versión:01
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Fecha:08/08/2023
Trabajo

La alta dirección de Nuvia Design S.A.S., dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto

1072 de 2015 en su Libro 2, parte 2, Titulo 4, capitulo 6, y habiendo definido las políticas de
Seguridad y Salud en el Trabajo, define y asigna los roles, responsabilidades y rendición de
cuentas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo en todos los niveles de la empresa.

ROLES, RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS EN SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
AÑO 2023

Cargo / Nivel Responsabilidades SGSST Rendición de cuentas

Trabajadores Conocer, comprender y poner en Inducción y reinducción SST:

Administrativos y práctica las políticas de Seguridad
Operativos y Salud en el Trabajo, seguridad
vial, prevención del consumo de
sustancias psicoactivas,
Prevención del acoso laboral.
Evaluación de conocimientos de
la inducción y reinducción del
SGSST

Procurar el cuidado integral de su Actos inseguros: Evitar haber

salud. sido identificado realizando actos
inseguros

Incidentes (Accidentes)
Laborales: Prevenir la repetición
de accidentes laborales por el
mismo concepto

Suministrar información clara, Exámenes médicos

completa y veraz sobre su estado
de salud.
ocupacionales: Cumplimiento
de la toma de exámenes médicos
ocupacionales ingreso,
periódicos, egreso y post
incapacidad.

Seguimientos médicos:
Asistencia a los seguimientos
médicos según programación del
área de Gestión Humana
(médico, psicólogo, fisioterapeuta
o nutricionista)

Investigación de accidentes:
Informar al supervisor de contrato
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Cumplir las normas, reglamentos e y/o jefe inmediato y/o a

instrucciones del SGSST de la Seguridad y Salud en el Trabajo
empresa. cualquier incidente o accidente)
de trabajo que se presente,
en un tiempo no mayor a 24
horas. Participar en la
investigación de accidentes
cuando haga parte del Comité y
cuando haya sufrido un
accidente.

Realizar la rendición de cuentas

del SG-SST como mínimo una
vez al año y en la misma se debe
contar con un cumplimiento del
90% frente a los roles y
responsabilidades del SG-SST.

Participar en las actividades de Capacitaciones presenciales y

capacitación en seguridad y salud
en el trabajo definido en el plan de
capacitación del SG–SST.
virtuales Seguridad y Salud en
el Trabajo SST: Asistencia
presencial o virtual a las
capacitaciones de Seguridad y
Salud en el Trabajo SST que sea
citado por el Grupo de Gestión
Humana.

Informar oportunamente a la Participar de forma activa como

empresa acerca de las condiciones
de riesgo detectadas en su sitio de
trabajo.
mínimo una vez al año en la
actualización de la matriz de
identificación de peligros
valoración de riesgos y
determinación de controles de su
grupo de trabajo, a través de
encuesta.

Durante su período de
contratación debe realizar el
reporte de condiciones o actos
inseguros a través del medio
tecnológico que se encuentre
vigente.

Reportar inmediatamente todo Cuando se presente

accidente de trabajo o incidente.
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Participar en los comités de Elecciones Comités:

Seguridad y Salud en el Trabajo y participación en las elecciones de
Convivencia Laboral. Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo y Comité de
Convivencia Laboral.

Participar en las brigadas de Participar en las convocatorias

emergencias. de la Brigada de Emergencia.

Emplear adecuadamente los Firma de entrega de los

Elementos de Protección Personal elementos de protección
suministrados por la empresa. personal, uso adecuado de los
mismos y mantenerlos en
completo estado de uso.

Líderes de áreas Permitir la participación de los Cuando sea convocado

miembros del COPASST, CCL y
de la Brigada de Emergencia a sus
eventos de capacitación.

Participar en la actualización de la Cuando sea convocado

matriz de peligros y riesgos de la
empresa.

Participar en el diagnóstico de Cuando sea convocado

necesidades de capacitación en
SST de los colaboradores a su
cargo.

Participar en la construcción y Cuando sea convocado

ejecución de planes de acción en
temas del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en Trabajo.

Participar en la investigación de Conforme a la Resolución 1401

los Accidentes e incidentes de de 2007, cuando sea nombrado
trabajo. parte del equipo investigador.

Suspender cualquier actividad Cuando se presente

cuando en su desarrollo se
determine el incumplimiento de las
normas y/o procedimientos
relacionados con el SG-SST.
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Visibilidad gerencial, ser ejemplo Realizar como mínimo 1 un

visible de comportamientos conversatorio sobre temas de
seguros. seguridad y salud en el trabajo
en el año, así como también
reportar actos y condiciones
inseguras.

Cumplir los roles y Cuando aplique

responsabilidades del SG-SST que
cumplen todos los colaboradores

Responsable SGSST Diseñar, administrar y ejecutar el Evaluación de estándares

Sistema de Gestión de Seguridad mínimos.
y Salud en el Trabajo SGSST y
como mínimo una vez al año
realizar su evaluación.

Informar a la Alta Dirección sobre Rendición de cuentas mínimo

el funcionamiento y los resultados una vez al año.
del SG-SST.

Promover la participación de todos Divulgar la guía de Participación

los colaboradores de la empresa y realizar encuesta de
en la implementación del SGSST. participación de los trabajadores.
Promover la participación y
consulta en actividades, uso de
mecanismos de reporte de
accidentes, identificación de
peligros, reporte de riesgos y
oportunidades de mejora del
SGSST, capacitaciones,
entrenamientos, diagnósticos,
realizados en temas de Seguridad
y Salud en el Trabajo.

Actualización de la matriz de Matriz de IPVRDC

identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos,
determinación de controles para su
correspondiente priorización para
focalizar la intervención.
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Trabajo

Divulgar a los directivos y Mínimo una vez al año

coordinadores los resultados de
los diferentes diagnósticos de los
programas con el fin de establecer
plan de trabajo a intervenir.

Gestionar los recursos para Mínimo una vez al año

cumplir con el plan de Seguridad y
Salud en el Trabajo y hacer
seguimiento a los indicadores.

Participar de las reuniones del Mensualmente.

Comité de Seguridad y Salud en el
trabajo.

Suministrar mensualmente y Mensual

cuando se lo requiera a la
Presidencia del COPASST
informes sobre la accidentalidad,
ausentismo y enfermedades
laborales.

Apoyar la investigación de los Cuando se presente.

accidentes e incidentes de trabajo.

Participar activamente en las Cuando se requiera

reuniones donde se traten temas
del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en Trabajo en la
entidad.

Informar a los colaboradores sobre Durante la inducción, reinducción

los riesgos a los que están y cuando se requieran.
sometidos, sus efectos y las
medidas correctivas que deberán
implementarse.

Coordinar las necesidades de Mínimo una vez al año y cuando

capacitación en materia de exista una necesidad específica.
prevención según los riesgos
prioritarios y los niveles de la
organización.
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Suspender cualquier actividad Cuando se presente.

cuando en su desarrollo se
determine el incumplimiento de las
normas y/o procedimientos
relacionados con el SG-SST.

Integrantes del Participar de forma activa en el De manera permanente.

Comité Paritario de desarrollo de los programas y
Seguridad y Salud en actividades del Sistema de Gestión
el Trabajo de la Seguridad y Salud en Trabajo
-SG-SST

Participar de las actividades de Cuando se presente.

promoción, divulgación e
información, sobre medicina,
higiene y seguridad industrial a
todos los colaboradores.

Proponer a la alta dirección las Mínimo una vez al año.

actividades relacionadas con la
Salud y la Seguridad de los
trabajadores.

Actuar como instrumento de De manera permanente.

vigilancia para el cumplimiento del
Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en Trabajo en
los lugares de Trabajo de la
empresa.

Recibir copias, por derecho propio, De acuerdo al cronograma y

de las conclusiones sobre cuando se presenten los
inspecciones e investigaciones que accidentes.
realicen las autoridades del
Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en Trabajo en
los sitios de trabajo.

Proponer y participar en Cuando sean convocados.

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Trabajo

actividades de capacitación en
Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en Trabajo
dirigidas a todos los colaboradores
de la empresa.

Proponer a la Alta Dirección de la Mínimo una vez al año.

entidad la adopción de medidas y el
desarrollo de actividades que
procuren y mantengan la salud en
los lugares y ambientes de trabajo.

Colaborar en el análisis de las Cuando se presenten.

causas de los accidentes de
trabajo y enfermedades laborales y
proponer al empleador medidas
correctivas que haya lugar para
evitar su ocurrencia.

Visitar/Inspeccionar De acuerdo al cronograma o

periódicamente los lugares de cuando lo consideren necesario.
trabajo e inspeccionar los
ambientes, equipos, aparatos y las
operaciones realizadas por el
personal en cada área o sede de la
empresa e informar al empleador
sobre la existencia de factores de
riesgo y sugerir las medidas
correctivas y de control.

Estudiar y considerar las De manera permanente.

sugerencias que presenten los
colaboradores en materia de
medicina, higiene y seguridad
industrial.

Servir como organismo de De manera permanente.

coordinación entre los directivos y
los colaboradores en la solución de
los problemas relativos al Sistema
de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Tramitar los reclamos que en De manera permanente.

temas del Sistema de Gestión de
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la Seguridad y Salud en Trabajo

presenten los colaboradores de la
empresa.

Elegir al secretario del Comité. Al inicio del funcionamiento del

comité.

Mantener un archivo de las actas de De manera permanente.

cada reunión mensual y de los
soportes de las actividades
ejecutadas.

Revisar la Política de Seguridad y Mínimo una vez al año.

Salud en el Trabajo.

Planear con la alta dirección la Mínimo una vez al año.

auditoría anual al SG -SST.

Revisar mínimo una vez al año el Mínimo una vez al año.

programa de capacitación.

Conocer y definir oportunidades de Cuando se presente.

mejora frente a las evaluaciones
de los ambientes de trabajo.

Realizar reuniones e investigar los Cuando se presente.

accidentes de trabajo de manera
extraordinaria con los
responsables del grupo respectivo.

Recibir y dar trámite a las quejas Cuando se presente.

Integrantes del presentadas en las que se
Comité de describan situaciones de presunto
Convivencia Laboral
acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.

Escuchar a las partes involucradas Cuando se presente.

de manera individual sobre los
hechos que dieron lugar a la queja.
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Adelantar reuniones y otras De acuerdo a cronograma

estrategias con el fin de crear
espacios de diálogo entre las
partes involucradas, promoviendo
compromisos mutuos para llegar a
una solución efectiva de las
controversias.

Hacer seguimiento a los Cuando se presente.

compromisos adquiridos por las
partes involucradas en la queja,
verificando su cumplimiento de
acuerdo con lo pactado.

En aquellos casos en que no se Cuando se presente.

llegue a un acuerdo entre las
partes, no se cumplan las
recomendaciones formuladas o la
conducta persista, el Comité de
Convivencia deberá remitir la queja
a la Procuraduría General de la
Nación.

Presentar a la alta dirección de la Cuando se presente.

empresa las recomendaciones
para el desarrollo efectivo de las
medidas preventivas y correctivas
del acoso laboral, así como el
informe anual de resultados de la
gestión del comité de convivencia
laboral.

Elaborar informes trimestrales Trimestralmente.

sobre la gestión del Comité que
incluya estadísticas de las quejas,
seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán
presentados a la Gerencia
General.

Participar en la Rendición de Anualmente.

Cuentas de la entidad de forma
activa, presentando informe de
gestión.
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Conocer el Plan de Emergencia de Permanentemente.

Integrantes de la la empresa.
Brigada de
Emergencias Actuar de acuerdo con el plan de Cuando se presente el caso.
emergencia ante la ocurrencia de
cualquier evento real o simulacro
en las instalaciones de la
Empresa.

Participar en las capacitaciones y Permanentemente.

entrenamientos liderados por
Seguridad y Salud en el Trabajo y
realizar simulacros de manera
periódica de contra incendios,
salvamento de bienes y personal,
evacuación, rescate y actividades
de primeros auxilios.

Aplicar los conocimientos Permanentemente.

adquiridos en las capacitaciones,
según sea el caso para realizar:
rescate, primeros auxilios,
salvamento, control de incendios,
transporte de heridos y manejo de
equipos especiales, durante el
desarrollo de una eventual
emergencia.

Mantener actualizado el directorio Cuando sea necesario.

de las entidades especializadas de
apoyo externo, como hospitales,
bomberos, cruz roja, defensa civil y
otros organismos, que finalmente
darán la atención final a los
afectados de una emergencia.

Mantener registro actualizado del Permanentemente.

directorio de todos los
colaboradores de la Empresa.

Participar en el diseño e Permanentemente.

implementación de métodos de
control efectivo y actuación en
caso de emergencia.
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Apoyar la realización de De acuerdo con el cronograma.

inspecciones de los sistemas y
equipos de protección contra
incendios.

Controlar emergencias en su fase Cuando sea necesario.

incipiente, es decir donde su
integridad física no se ponga en
peligro.

Gerencia Suministrar los recursos Revisión y aprobación de

necesarios para el desarrollo de presupuesto anual del SGSST.
las actividades del SG-SST.

Garantizar un programa de Revisión y aprobación anual.

capacitación acorde con las
necesidades específicas
detectadas.

Definir, Firmar y divulgar la Política Una vez al año o cuando se

Sistema de Gestión de Seguridad generen cambios.
y Salud en el Trabajo.

Asignar, documentar y comunicar Una vez al año.

las responsabilidades específicas
en seguridad y salud en el trabajo
a todos los niveles de la
organización.

Rendir cuentas al interior de la Mínimo una vez al año y debe

entidad en relación con su quedar documentada.
desempeño dentro del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud
en Trabajo.

Facilitar la participación y consulta Convocar a través de diferentes

de los colaboradores en las
actividades enfocadas a la
identificación de peligros,
prevención y control de riesgos y
enfermedades laborales, reporte
de accidentes y oportunidades de
mejora del SG-SST.
medios para motivar a que los
colaboradores utilicen los
mecanismos de consulta,
participación, reportes y demás
actividades generadas desde el
SG-SST.
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Garantizar el cumplimiento de la Conocer la evaluación de los

normatividad nacional vigente
aplicable al Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo.
estándares mínimos del Sistema
de Gestión de SST y solicitar
plan de acción y cumplimiento de
este frente a los temas
pendientes.

Diseñar y desarrollar un plan de Plan de Trabajo firmado

trabajo anual para alcanzar los
objetivos propuestos en el Sistema
de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Asegurar la adopción de medidas Realizar invitación a los

eficaces que garanticen la servidores públicos para que
participación de los servidores hagan parte del COPASST y del
públicos ante el COPASST y el CCL.
Comité de Convivencia Laboral.

Evaluar y auditar el Sistema de Una vez al año.

Gestión de la Seguridad y Salud
en Trabajo una vez al año.

Visibilidad gerencial, ser ejemplo Realizar como mínimo 1 un

visible de comportamientos conversatorio sobre temas de
seguros. seguridad y salud en el trabajo
en el año.

Cumplir los roles y Cuando aplique.

responsabilidades del SG-SST que
cumplen todos los colaboradores.

Para constancia de lo anterior, se firma a los 04 días del mes de octubre de 2023.

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Gerente
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Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

01 08/08/2023 Creación del documento