ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA ESAP

TERRITORIAL NORTE DE SANTANDER – ARAUCA

Modulo: Gerencia de los Recursos Físicos y Financieros

Docente: Claudia Patricia Ramirez Sierra
Grupo 1:
María Fernanda Acosta Segua
Ingrid Tatiana Acosta Segua
Manuel Enoc Ciniva Riveros
Erika Alejandra Munera Marín

Ejercicio – taller PAA

Una organización se encuentra en proceso de preparar su plan de compras para

el siguiente año. A la fecha, cuenta con alguna información sobre las necesidades
de las áreas. Sin embargo, requiere de su asesoría para analizar la información
con que cuenta y preparar un proyecto de plan de compras. Usted deberá analizar
los datos que a continuación se presentan y sugerir recomendaciones para
mejorar el proceso de preparación del plan de compras.
Los siguientes son los datos de la cantidad de elementos que cada dependencia
requiere para el próximo año:

Subdirección administrativa y financiera:

Subdirección de sistemas e informática

Subdirección técnica:

Adicionalmente, se conoce que la entidad contaba con un Almacén General del

que aún se dispone de algunos saldos de elementos. Tenga en cuenta esta
información para la elaboración n del plan.

Saldos a diciembre 31:

 SOLUCION

Teniendo en cuenta el análisis de las necesidades descritas por las diferentes subdirecciones
logramos identificar los elementos que se encuentran en el inventario de la empresa, por lo
tanto, no es necesario incluirlos en el plan de compras.:

MEDID CANTIDAD CANT.

ELEMENTO SALDO
A EXISTENTE SOLICITADA
Archivador Metálico Unidad 4 3 1
Sillas Unidad 12 6 6
Cosedora Unidad 5 4 1
Protector Pantalla Unidad 2 2 -
Marcadores Unidad 60 40 20
Lápiz Negro No. 2 Unidad 100 100 -
Papel Compucarta Resma 14 86 -
Calculadora Unidad 2 3 -
Folder aleta vertical Unidad 50 78 -
Tinta Impresora Laser HP Unidad 4 18 -
Impresora Laser HP Unidad 2 3 -
Monitor Super VGA Unidad 1 3 -

Los elementos que se van a incluir en el plan de compras son los siguientes:

MEDID CANT.
ELEMENTO
A SOLICITADA
Papel Compucarta Resmas 72
Calculadora Unidad 1
Pegastic unidad 6
Folder aleta vertical unidad 28
Tinta Impresora Laser HP unidad 14
Lápiz Negro Unidad 60
Bolígrafo Unidad 140
Sofware Contabilidad Unidad 1
Impresora Laser HP Unidad 1
Tinta Impresora Laser HP (cartucho) Unidad 10
Tubo Fluorescente 40w Unidad 15
Mesa dibujo Unidad 2
Computador CPU Unidad 3
Monitor Super VGA Unidad 2
 Televisor 21” Unidad 1
VHS Unidad 1
Reproyector Unidad 1
Cartulina 1/8 Resma 30
Teclado Unidad 2
Grabadora de voces Unidad 3
Acetato caja *50 Caja 10
Pegante Unidad 12

ESTUDIO DEL SECTOR / ANALISIS DE PRECIOS

Teniendo en cuenta la necesidad de las diferentes dependencias, la empresa toma la decisión de

realizar las cotizaciones con los almacenes de cadena los cuales son autorizados para utilizar la
tienda virtual de Colombia compra eficiente.

V/
PROMEDI
ELEMENTO MEDIDA CANT. HOMCENTER ÉXITO ALKOSTO V/TOTAL
O
UNITARIO
Papel Compucarta Resmas 72 17.400,00 18.990,00 24.900,00 20.430,00 1.470.960,00
Calculadora Unidad 1 52.900,00 78.000,00 83.500,00 71.466,67 71.466,67
Pegastic unidad 6 17.900,00 - - 5.966,67 35.800,00
Folder aleta vertical unidad 28 18.900,00 20.500,00 25.400,00 21.600,00 604.800,00
Tinta Impresora
unidad 14
Láser HP 39.900,00 42.100,00 37.500,00 39.833,33 557.666,67
Lápiz Negro Unidad 60 2.500,00 1.900,00 3.800,00 2.733,33 164.000,00
Bolígrafo Unidad 140 2.800,00 3.500,00 3.200,00 3.166,67 443.333,33
Sofware 32.450.000, 30.266.666,
Unidad 1
Contabilidad 27.500.000,00 00 30.850.000,00 67 30.266.666,67

Impresora Láser HP Unidad 1 1.350.000,0 1.576.333,3

1.750.000,00 0 1.629.000,00 3 1.576.333,33
Tinta Impresora
Unidad 10
Láser HP (cartucho) 110.900,00 112.500,00 111.000,00 111.466,67 1.114.666,67
Tubo Fluorescente
Unidad 15
40w 87.000,00 96.000,00 85.000,00 89.333,33 1.340.000,00
Mesa dibujo Unidad 2 115.000,00 120.000,00 135.000,00 123.333,33 246.666,67
3.208.320,0 3.216.106,6
Computador CPU Unidad 3
3.580.000,00 0 2.860.000,00 7 9.648.320,00
1.090.100,0
Monitor Super VGA Unidad 2
999.900,00 0 899.600,00 996.533,33 1.993.066,67
1.099.900,0 1.433.233,3
Televisor 21” Unidad 1
1.999.900,00 0 1.199.900,00 3 1.433.233,33
1.850.000,0 2.043.333,3
VHS Unidad 1
2.500.000,00 0 1.780.000,00 3 2.043.333,33
31.150.000, 12.563.666,
Reproyector Unidad 1
3.520.000,00 00 3.020.999,00 33 12.563.666,33
Cartulina 1/8 Resma 30 42.000,00 40.000,00 35.200,00 39.066,67 1.172.000,00
Teclado Unidad 2 85.000,00 78.000,00 80.000,00 81.000,00 162.000,00
Grabadora de voces Unidad 3 229.900,00 349.900,00 285.600,00 288.466,67 865.400,00
Acetato caja *50 Caja 10 265.900,00 185.999,00 105.900,00 185.933,00 1.859.330,00
Pegante Unidad 12 10.980,00 12.580,00 13.540,00 12.366,67 148.400,00
TOTAL 69.781.109,67
Después de realizar los estudios de mercado, podemos identificar que los recursos necesarios
para la compra de insumos de oficina son de $69.781.109,67, por lo tanto, la modalidad de
selección a implementar es selección abreviada de menor cuantía por subasta a la inversa.

La selección abreviada de menor cuantía por subasta a la inversa se da cuando la adquisición y

servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las
entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de
desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios
las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de
subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de
acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos.

Parágrafo 2°. El procedimiento aplicable para la ejecución de cada una de las causales a que
se refiere el numeral 2° del presente artículo, deberá observar los principios de transparencia,
economía, responsabilidad y las siguientes reglas: 1. Se dará publicidad a todos los
procedimientos y actos. (…) 3. Sin excepción, las ofertas presentadas dentro de cada uno de
los procesos de selección, deberán ser evaluadas de manera objetiva, Ley 1150 de 2007. Art. 2.
Núm. 2. Literal a) y Parágrafos 2, 3 y 5. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA
SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA TEMA DESCRIPCIÓN NORMA
aplicando en forma exclusiva las reglas contenidas en los pliegos de condiciones o sus
equivalentes. Para la selección a la que se refiere el literal a) del numeral 2° del presente
artículo, no serán aplicables los artículos 2° y 3° de la Ley 816 de 2003.

Parágrafo 3º. El Gobierno Nacional tendrá la facultad de estandarizar las condiciones

generales de los pliegos de condiciones y los contratos de las entidades estatales, cuando se
trate de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes
y de común utilización por parte de las entidades. (…)

Parágrafo 5° Modificado por el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019 Los acuerdos marco de
precios a que se refiere el inciso 2 del literal a) del numeral 2 del presente artículo, permitirán
fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un
período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y
garantía establecidas en el acuerdo.

(ley 1150 de 2007. Art. 2 No. 2. Literal a) y parágrafos 2,3 y 5.

RECOMENDACIONES:

Al realizar el análisis de las necesidades de cada dependencia, podemos sugerir:

1. Es de vital importancia dar las descripciones técnicas de los elementos que se van a
adquirir, con esto logramos la calidad de los mismos, ya que al hacer las cotizaciones
de los productos se nos dificulta identificar el insumo requerido por la empresa. pues
con este se proyecta la ficha técnica donde el oferente manifiesta si cumple o no cumple
con las especificaciones de los mismos.
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES

CLASIFICAC
Segmento Familia Clase Producto
IÓN UNSPSC
Materiales y Papel de imprenta y Papel para impresión de
14111506 Productos de papel
productos de papel papel d escribir computadores
Equipos de oficina, Maquinaria,
Maquinas calculadoras Calculadoras de
44101809 accesorios y suministros y
y accesorios escritorio
suministro accesorios de oficina
Instrumentos
Materiales
musicales, juegos,
didácticos Álbumes de recuerdos y Barras de Pegante libres
60105704 juguetes, artes,
profesionales y de suministros de acido
artesanías y equipos
desarrollo
educativos
Equipos de oficina,
Suministros de Carpetas de archivo,
44122011 accesorios y Folders
oficina carpetas y separadores
suministros
Material químico
incluyendo Compuesto de colores y
12171703 colorantes tintas
bioquímicos y dispersiones
materiales de gas
Componentes,
accesorios y Iluminación,
Alumbrado de Barras fluorescentes o de
39111705 suministros de artefactos y
emergencia iluminación
sistema eléctricos e accesorios
iluminación
56101707 Muebles, mobiliario Muebles de Muebles de oficina Mesas de dibujo
 y decoración alojamiento
Difusión de
tecnologías de Equipo informático Computadores de
43211507 computadores
información y y accesorios escritorio
telecomunicaciones
Componentes para
Adaptadores de
Equipo Médico, tecnología de la Módulos o interfaces de
interconexión de
43201556 Accesorios y información, procesadores de tablero
sistemas para pequeños
suministros difusión o (board) del sistema
computadores SCSI
telecomunicaciones
Artículos
domésticos,
Electrónica de
52161505 suministros Equipos audiovisuales televisores
consumo
electrónicos de
consumo
Componentes para
Difusión de Accesorios de Almacenadores para
tecnologías de la
tecnologías de dispositivos de video cintas de escáner
43202104 información,
información y almacenamiento de hélice vertical vhs o
difusión o
telecomunicaciones extraíbles accesorios
telecomunicaciones
Equipos y Equipos de audio y
suministros para video para Proyectores y
45111616 Proyectores de video
impresión, fotografía presentación y suministros
y audiovisuales composición
Materiales y Papel de imprenta y
14111519 Productos de papel Papeles cartulina
productos de papel papel de escribir
Difusión de
Dispositivos
tecnologías de Equipo informático
43211706 informativos de entrada teclados
información y y accesorios
de datos
telecomunicaciones
Artículos
domésticos,
suministros y Electrónica de Grabadora de voz
52161535 Equipos audiovisuales
productos consumo digitales
electrónicos de
consumo
Materiales y Papel para uso
14121700 Papeles laminados Papeles laminados
productos de papel industrial
Instrumentos
Materiales
musicales, juegos,
didácticos Álbumes de recuerdos y Barras de Pegante libres
60105704 juguetes, artes,
profesionales y de suministros de acido
artesanías y equipos
desarrollo
educativos