1.

3 Semana 3: Las fases de la administración: planeación y organización

Se tiene a continuación el contenido se la tercera semana, según el sílabo

otorgado al grupo para el trabajo de investigación.

Evidencias
Contenido Sesiones de Tipo de
Recursos de
SEMANA
Temático Aprendizaje Sesión
Aprendizaje

Semana 3 Las fases de la Valora la Técnica Sesiones de Caso

12 al 17 administración: importancia participativa. valoración o práctico

jun planeación y de las fases control.

organización de la

administració

n en el mundo

empresarial

Teniendo en cuenta el contenido de la semana 3, para tener una mayor

comprensión de las fases de la administración es necesario definir el proceso

administrativo.

A continuación, Stoner, Freeman, & Gilbert (1996), definen el proceso

administrativo en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la

planificación, la organización, la dirección y el control. Además señala que el

proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración

como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales

fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades

interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

 Según la definición anterior, el proceso administrativo es

un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que

buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y

eficaz. El cual se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización,

ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan

alcanzar las metas u objetivos propuestos.

Figura 1

El proceso administrativo

Planeación y
toma de Organización
decisiones
Determinar cómo
Establecer las agrupar mejor las
metas de la actividades y los
organización y recursos
decidir la mejor
forma de

Control Dirección
Monitorear y Motivar a los
corregir las miembros de la
actividades en organización a
curso para facilitar trabajar por el
el logro de las mejor interés de la
metas organización
 Nota. Tomado de Administración, décima edición (p. 8), por R. W. Griffin,

2011, Cengage Learning.

1.3.1 Planeación:

Según Stephen & DeCenzo (2009), planear abarca definir los objetivos o las

metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esas

metas, y preparar una amplia jerarquía de planes para integrar y coordinar las

actividades. Así, la planeación también se refiere a los fines (lo que se hará) y a los

medios (cómo se hará).

Otra definición viene dada por Griffin (2011), quien señala que tanto la

planeación como la toma de decisiones ayudan a mantener la eficacia administrativa

al servir como guía para las actividades futuras. En otras palabras, las metas y los

planes de la organización ayudan claramente a los gerentes a saber cómo asignar

su tiempo y recursos.

Ambos autores coinciden al plantear que en una organización existen metas

y objetivos, que serán alcanzados con las actividades previstas, teniendo en

cuentas los recursos disponibles.

Metas organizacionales. Siguiendo a Griffin (2011) señala que las metas

son cruciales para la eficacia organizacional y sirven para diversos propósitos. Las

organizaciones también pueden tener distintos tipos de metas, todas las cuales
deben administrarse en forma apropiada. En este sentido las metas sirven para

cuatro propósitos importantes:

 Primero, proporcionan guía y dirección unificadas para las personas en la

organización. Las metas pueden ayudar a todos a entender hacia dónde

va la organización y por qué es importante llegar ahí.

 Segundo, las prácticas del establecimiento de metas afectan fuertemente

otros aspectos de la planeación. El establecimiento eficaz de las metas

promueve una adecuada planeación y ésta, a su vez, facilita el

establecimiento futuro de metas.

 Tercero, las metas pueden servir como fuente de motivación para los

empleados de la organización. Las metas que son específicas y

moderadamente difíciles pueden motivar a las personas a trabajar en

forma más ardua, en especial es probable que alcanzar las metas logre

recompensas.

 Por último, las metas proporcionan un mecanismo eficaz para la

evaluación y el control. Esto significa que el desempeño se puede evaluar

en el futuro en términos de con cuánto éxito se alcanzan las metas de

hoy.

1.3.2 Organización

La siguiente fase del proceso administrativo es la organización, según Stoner,

Freeman, & Gilbert (1996). Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el

trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal

manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización.

 Además señala que diferentes metas requieren diferentes estructuras. Un

claro ejemplo, es el de una organización que pretende desarrollar programas de

software para computadoras, este requerirá de una estructura diferente a la que

requiere un fabricante de pantalones vaqueros. Producir un producto estandarizado,

como un pantalón vaquero, requiere técnicas eficientes para la línea de montaje,

mientras que la producción de un programa de software requiere la formación de

equipos de profesionales, por ejemplo, analistas de sistemas y programadores.

Aunque estos profesionales deben interactuar con eficacia, es imposible

organizarlos como si fueran trabajadores de una línea de montaje. Por tanto, los

gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos,

proceso conocido como diseño organizacional.

En la definición anterior se evidencia que la organización consiste en delegar

y distribuir recursos, la autoridad y actividades dentro de la empresa, con la finalidad

de complementar este apartado, es fundamental tener en cuenta otros aspectos

como la estructura organizacional, la cual se conforma por el diseño de puestos y la

especialización de puesto.

Según Griffin (2011) la estructura organizacional está comprendida por:

Diseño de puestos. El primer bloque de construcción de una estructura

organizacional es el diseño de puestos. El diseño de puestos es la

determinación de las responsabilidades relacionadas con el trabajo de un

individuo.

Especialización del puesto. La especialización del puesto es el grado al que

la tarea general de la organización se desglosa y divide en partes

componentes más pequeñas.

Beneficios y limitaciones de la especialización. La especialización del

puesto proporciona cuatro beneficios a las organizaciones.

 Los trabajadores que desempeñan tareas pequeñas y simples se

volverán muy eficientes en cada tarea.

 El tiempo de transferencia entre las tareas disminuye. Si los

empleados desempeñan varias tareas distintas, se pierde algún tiempo

cuando dejan de hacer la primera tarea y empiezan con la siguiente.

 Entre más estrechamente definido esté un puesto, es más fácil

desarrollar el equipo especializado para ayudar con él.

 Cuando un empleado que desempeña un trabajo altamente

especializado está ausente o renuncia, el gerente tiene la capacidad de

entrenar a alguien nuevo a un costo relativamente bajo.

Por otro lado, la especialización del puesto puede tener consecuencias

negativas. La mayor crítica es que los trabajadores que realizan trabajos

altamente especializados se pueden volver aburridos e insatisfechos. El

puesto puede ser tan especializado que no ofrece ningún desafío o

estimulación. Aparece el aburrimiento y la monotonía, aumenta el ausentismo

y la calidad del trabajo se puede mermar.

Alternativas a la especialización. Para contrarrestar los problemas

asociados con la especialización, los gerentes han buscado otros enfoques al

diseño de puestos que alcanzan un mejor equilibrio entre las demandas

organizacionales de eficiencia y productividad y las necesidades individuales

de creatividad y autonomía.
 Rotación de puestos. Incluye mover a los empleados de manera sistemática

de un puesto a otro. Un trabajador en un almacén podría descargar camiones

un lunes, llevar el inventario entrante al almacén el martes, verificar facturas

el miércoles, desplazar el inventario saliente del almacén los jueves y cargar

camiones los viernes.

Ampliación del puesto. Se desarrolló para aumentar el número total de

tareas que desempeñan los trabajadores. Como resultado, todos los

trabajadores desempeñan una amplia variedad de tareas, lo que

presumiblemente reduce el nivel de insatisfacción laboral.

Enriquecimiento del puesto. Asume que aumentar el alcance y la

diversidad de las tareas no es suficiente en sí mismo para mejorar la

motivación de los empleados. Así, el enriquecimiento del puesto intenta

aumentar tanto el número de tareas que desempeña un trabajador como el

control que el trabajador tiene sobre el puesto.

Enfoque de las características del puesto. Es una alternativa a la

especialización del puesto que considera el sistema de trabajo y las

preferencias de los empleados.

Equipos de trabajo. Consiste en que un grupo recibe la responsabilidad de

diseñar el sistema de trabajo que se empleará en el desempeño de un

conjunto interrelacionado de tareas.

Como vemos dentro de las alternativas de especialización tenemos: la

rotación de puestos, ampliación de puesto, enriquecimiento de puesto, enfoque de

las características del puesto y equipos de trabajo, las cuales buscan enfrentar los

problemas de la especialización.