ENSAYO UNIDAD 04: ¨Los Proceso Administrativos’’

Asignatura:
Fundamentos de administración
 Índice

I. Introducción 3
II. 4. La Planificación en la administración. 4
III. 4.1.1 Concepto de Planificación, Principios y elementos. 4
IV. 4.1.2 Los tipos de planes, estratégicos, operativos. 5
V. 4.2 Fases de la planificación, ventajas y desventajas. 5
VI. 4.2.1 Organización en la Administración. Funciones. 7
VII. 4.2.2 Políticas y procedimientos. 8
VIII. 4.2.3 La dirección en la administración. 8
IX. 4.2.4 Guiar el desempeño de los colaboradores. Influenciar la conducta del 9
personal. Motivar o generar entusiasmo.
X. 4.3 Control, indicadores eficiencia y eficacia. 11
XI. 4.3.1 Presupuestos. 12
XII. Conclusión 13
XIII. Referencias Bibliográficas 14

Introducción

A continuación, se detallarán los procesos administrativos. Estos son todas las actividades que
surgen dentro de una organización que tienen el propósito de lograr los objetivos establecidos
previamente por el administrador o gerente. Además, estos procesos determinarán que tan
efectiva sea la realización de las actividades internas y cuales elementos los conforman.

En este trabajo, se desarrollarán: los elementos que conforman los procesos de la administración,
los conceptos que la conforman y su relación con la administración, el funcionamiento de las
políticas en las organizaciones, la motivación como elemento clave en el trabajo y el papel de los
administradores en el desempeño de los empleados, la planificación como proceso
administrativo, los distintos planes que existen y las fases que implica planear.

4. La Planificación en la Administración.
Robbins y Coulter (2010) se hacen la siguiente pregunta: ‘’ ¿Por qué los gerentes planean?’’
Pues para responder a esa pregunta explican cuatro razones por la que lo hacen. La primera es
que la planeación proporciona tanto a los gerentes como a los empleados la dirección por la cual
caminar. Está comprobado que cuando los empleados saben a donde la empresa se dirige tienen
la motivación y las pautas para poder coordinar sus actividades con el fin de lograr los objetivos.
Sin la planificación los distintos departamentos de una empresa pudieran ir en diferentes
direcciones imposibilitando el logro eficaz de los objetivos.

Del mismo modo la planificación dentro de la empresa persigue reducir la incertidumbre, ya que
demanda en los gerentes la capacidad de ver prever por así decirlo, el futuro. Y aunque la
planeación no elimina la incertidumbre y las dudas, si permiten tener guías o trazas con las
cuales responder ante algún cambio.

Además, planificar busca ‘’minimizar el desperdicio y la redundancia’’ afirman Robbins y

Coulter (2010). Cuando se coordinan todas las actividades administrativas basándose en los
planes, las ineficiencias se pueden identificar con facilidad y eliminarse inmediatamente.

Por último, tiene permite el establecimiento de los objetivos o los estándares utilizados para
controlar. Además de los gerentes planear y desarrollar objetivos y planes, controlan con el fin
de ver si los objetivos que se plantean se han llevado a cabo y si se han implementado los planes
para su cumplimiento. Sin la planificación, no se podría medir el desempeño administrativo ni
existirían objetivos que medir o en que basarse para evaluar el desempeño laboral.

4.1.1 Concepto de Planificación, Principios y elementos.

Robbins y Coulter (2010) definen la planificación de la siguiente manera: ‘’La planeación

implica definir los objetivos de la organización establecer estrategias para lograr dichos objetivos
y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con las
multas (qué) como con los medios (cómo).’’ (p.143)

Además, se refieren a una planeación formal, en esta planeación se definen los objetivos
específicos durante un periodo especifico.

Entre los principios más importantes de la planeación administrativa Uriarte (2020) nos
menciona los siguientes:
 - Unidad. Busca que toda la empresa sea participe y se guie por el plan general que tiene
cada área de esta.
- Racionalidad. Su propósito es crear planes basados en la realidad, en otras palabras, es
que los planes que se hagan sean con lógica y realizables.
- Precisión. Pretende que cada área de la organización guie sus esfuerzos de la manera que
se espera, creando un compromiso entre los colaboradores para su realización.
- Compromiso. Tiene como fin la aceptación y la ejecución del plan que debe seguir cada
área.
- Flexibilidad. Nada es estático y las empresas no están exentas de ese constante cambio.
Este principio hace referencia a eso, al cambio contante y a su adaptación rápida
permitiendo su supervivencia.

Por otro lado, los elementos de la planeación son quienes posibilitaran el desarrollo de un plan.
Estos elementos son los siguientes (Uriarte, 2020):

 La misión, esta es la finalidad de porque fue creada la organización. (La misión

contribuye a la realización de la visión).
 La visión, tiene un enfoque a largo plazo, pretendiendo descifrar en donde se quiere
ubicar la organización en el tiempo.
 Los valores, son los principios que rigen a la organización.
 Los objetivos, son los propósitos más específicos de la organización, pueden ser tanto a
corto plazo como a largo plazo.
 Las estrategias, son los métodos que se emplean para poder cumplir con los objetivos o
las metas. Agrega una ventaja.
 Las políticas, son las normas que orientan el trabajo de cada área de la organización.
 Los recursos, son todos los materiales, tanto humanos como de maquinarias o
infraestructuras que conforman a la organización.
 El presupuesto y gastos. Es el capital con el que la organización cuenta, incluyendo
gastos fijos e imprevistos.

4.1.2 Los tipos de planes, estratégicos, operativos.

Según Griffin (2011) nos dice que dentro de una organización existen muchos tipos de planes,
generalmente se incluyen los siguientes tres:

Los planes estratégicos, estos son planes utilizados para lograr la realización de las metas
organizacionales. Un plan estratégico es un plan general que traza las pautas para la designación
de los recursos, prioridades y las acciones necesarias para el logro de las metas. Su
establecimiento está guiado generalmente por el consejo de la administración y por la alta
dirección. (Griffin, 2011, p.209)

 Los planes estratégicos, a su vez se conforman de metas estratégicas, estas con metas son
los objetivos o resultados finales que se relacionan con el crecimiento a largo plazo de la
organización. Bateman y Snell (2009) nos dicen lo siguiente: ‘’Los administradores
estratégicos, los de mayor nivel, por lo general establecen metas que reflejan tanto la
eficacia (ofrecer resultados adecuados) como la eficiencia (una relación elevada entre los
resultados y los insumos).’’
 Los planes tácticos se definen como un plan enfocado en alcanzar las metas tácticas,
desarrollado con el propósito de implementar movimientos específicos en un plan
estratégico. Estos incluyen tanto a la gerencia alta como la media y a diferencia de los
planes estratégicos tienen un enfoque mas especifico y conciso con una duración mas
corta. ‘’Los planes tácticos se ocupan mas de realmente hacer las cosas que de decidir
que hacer’’ afirma Griffin (2011).
 Por otro lado, un plan operativo se enfoca en realizar planes tácticos para alcanzar las
metas operativas. Estos planes operativos están desarrollados por los gerentes de un nivel
medio y bajo. Tienen, además, la característica de que están enfocados en un corto plazo
y tienen un alcance poco amplio. (Griffin, 2011, p.209)

4.2 Fases de la planificación, ventajas y desventajas.

El proceso básico de la planeación según Bateman y Snell (2009) pasa por los siguientes pasos:

Paso 1: Análisis situacional. Este paso requiere un hacer un análisis general de la situación
estudiando los eventos pasados, examinando las condiciones actuales de la organización e
intentar hacer un posible pronóstico del futuro de la misma. A la vez, se enfoca en las fuerzas
internas que existen en la organización y busca relacionar y examinar las influencias del
ambiente externo. (p.132)

Paso 2: metas y planes alternativos. Este proceso genera metas y para alcanzar estas metas se
generan planes alternativos que ayudarán a su realización. Las metas según Bateman y Snell
(2009) son: ‘’Son los propósitos o los fines que los directores quieren alcanzar’’. (p.133)

Ahora bien, estas metas deben contener las siguientes cualidades:

 Deben ser específicas.

 Deben ser medibles.
 Deben ser alcanzables, pero a la vez desafiantes.
 Deben ser relevantes.
 Deben ser temporalmente determinadas.

Paso 3: evaluación de la meta y del plan. Luego de haber ya determinado el contexto

organizacional y premeditado las metas deben evaluar las ventajas y desventajas que traerá su
implementación, asimismo deberán estudiar los posibles efectos potenciales de cada meta. Deben
conocer cuales priorizarán y que costo requerirá para la empresa implementarlas. (p.135)

Paso 4: selección de la meta y del plan. Luego de haber evaluado cada una de las metas, viendo
sus ventajas y desventajas procederán a seleccionar las mas adecuadas y factibles. (p.135)

Paso 5: la implementación. Este penúltimo paso busca implementar los planes que se diseñaron
para alcanzar las metas institucionales. Deben implementarse de manera correcta y tanto los
directores como los empleados deberán entenderlo y contar con los recursos necesarios para su
realización. (p.136)

Paso 6: monitoreo y control. Este último paso es esencial, este determina si el plan está teniendo
éxito y si eventualmente lo tendrá. La planeación es un proceso continuo que requiere mantener
un ciclo y para esto, los directores deberán monitorear constantemente el desempeño que están
obteniendo en sus unidades de trabajo. (p.136)
4.2.1 Organización en la Administración. Funciones.

Según Griffin (2011): ‘’La organización en la Administración consiste en determinar en que

forma se agruparan las actividades y los recursos.’’ (p.8)

Ahora bien, la manera en cómo Robbins y Coulter (2010) definen la organización en la

administración como la función que hace a los gerentes responsables de acordar y estructurar el
trabajo con el fin de cumplir las metas de la empresa.
Cuando los gerentes organizan, determinan las tareas que realizarán y quien las llevará a cabo,
como se organizarán y quien reportará a quien.
Por otro lado, Bateman y Snell (2009) la describen de la siguiente manera: ‘’ La organización es
la unión y la coordinación de los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros
necesarios para la consecución de las metas’’. (p.20).
Del mismo modo, la organización incluye la atracción de personas, la especificación de las
responsabilidades del trabajo, la agrupación de las tareas, el discernimiento y la asignación de los
recursos y la creación de las condiciones para que las cosas funcionen en conjunto para alcanzar
el éxito.
4.2.2 Políticas y procedimientos.
Las políticas organizacionales son el punto de partida que tiene como propósito manejar la
diversidad y el multiculturalismo. Estas, son las políticas que adquiere la organización y que
afectan a las personas que la conforman ya sea de manera directa o indirecta. Su función radica
en el manejo que tiene la organización para trabajar con la diversidad y con los problemas que se
presenten. Estas dictan que conductas son aceptadas y cuáles no. (Griffin, 2011, p. 187).
Los procedimientos organizacionales son las practicas que realiza la organización y por lo
general deben estar escritas. Cuando las políticas y los procedimientos están escritos las
empresas son mucho más productivas.
4.2.3 La dirección en la administración.

Bateman y Snell (2009) establecen que el liderazgo no es una cualidad necesaria para ser un
administrador efectivo. Sin embargo, si es una oportunidad que brinda el trabajo. Por esta razón,
la capacidad de ejercer la dirección de forma efectiva distingue a los administradores que
realizan su trabajo de forma excelente de los que solo alcanzan un promedio. Y aunque la
administración requiere la planeación y la realización de presupuestos, el liderazgo agrega el
establecimiento de incluir el rumbo o la trayectoria de la empresa. La administración estructura
la organización con el fin de capacitar al personal y de monitorear el trabajo, en cambio, el
liderazgo pretende inspirar al personal con el fin de alcanzar las metas.

Reafirmando lo anterior, el liderazgo aporta valor al trabajo de un administrador, facilitando la

dirección y haciéndola mas efectiva. La importancia del liderazgo no pretende excluir o
despreciar el trabajo realizado por un administrador ni mucho menos ignorar los procesos
administrativos.

4.2.4 Guiar el desempeño de los colaboradores. Influenciar la conducta del personal.

Motivar o generar entusiasmo.

Robbins y Coulter (2010) definen la motivación de la siguiente manera: ‘’La motivación se

refiere al proceso mediante el cual los esfuerzos de una persona se ven energizados, dirigidos y
sostenidos hacia el logro de una meta.’’ (p.341)

En este sentido, influyen tres elementos que serán clave: la energía, la dirección y la
perseverancia. La energía es un impulso o una intensidad para conseguir algo o realizar una
determinada tarea. La dirección, es la trayectoria hacia donde se dirige ese impulso. Y la
perseverancia es la cualidad de no rendirse con el fin de lograr los objetivos.

Sin duda alguna, el trabajo de un administrador, además de dirigir una organización,

implementar procesos, etc. Es también, motivar y guiar el desempeño de sus colaboradores. Para
ello, se han desarrollado y utilizado una serie de teorías.

La primera teoría que tenemos es la teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow. Este
psicólogo, propone que dentro de cada persona existe una jerarquía de cinco necesidades:

- Necesidades fisiológicas.
- Necesidades de seguridad.
- Necesidades sociales.
- Necesidades de estima.
- Necesidades de autorrealización.

Maslow argumentaba que cada nivel de jerarquía de necesidades debe satisfacerse por completo
antes de que la siguiente necesidad se vuelva dominante. Ahora bien, los gerentes utilizan esta
teoría para motivar a sus empleados a que satisfagan sus necesidades. Sin embargo, la teoría
también dice que luego de que se satisfacen las necesidades por completo, un individuo ya no se
siente motivado. La teoría fue utilizada por un tiempo, sin embargo, no se logró validar.
(Robbins y Coulter, 2010, p.342).

La siguiente teoría, fue desarrollada por Douglas McGregor y llamada por el ‘’la Teoría X y
Teoría Y’’. La Teoría X, es una visión negativa de las personas, asumiendo que los trabajadores
tienen pocas ambiciones. Por otro lado, la Teoría Y, establece que los empleados disfrutan
trabajar, buscan y aceptan las responsabilidades. McGregor proponía que el trabajo de los
gerentes debía guiarse por la segunda teoría. Sin embargo, no hay pruebas que confirmen que
alguno de los conjuntos supuestos sea valido o que esa sea la única forma de motivar. (p.342)

Teoría de los dos factores de Herzberg, sostiene que los factores intrínsecos están asociados a la
satisfacción laboral y que los extrínsecos. Ejemplificaba que cuando las personas se sentían bien
con sus trabajos tendían a citar factores propios del puesto, como el logro, los reconocimientos y
la responsabilidad. Y cuando se sentían insatisfechas o desmotivadas tendían a mencionar
factores del contexto laboral, como las políticas o la administración. (p.343)

Por último, las teorías de las tres necesidades de McClelland. Propone que existen tres
necesidades adquiridas que motivan esencialmente. La primera es la necesidad de logros, esta es
una necesidad para triunfar y sobresalir en un conjunto de estándares. La siguiente es la
necesidad de poder, esta necesidad pretende hacer que otros de comporten de manera diferente y
la tercera necesidad es la de afiliación, la cual es el deseo de relaciones interpersonales. (p.344).

Estas teorías dieron paso al desarrollo de las teorías contemporáneas.

Por otro lado, Griffin (2011) establece el uso de los sistemas de recompensas para motivar el
desempeño. Un sistema de recompensas organizacional son los mecanismos por los cuales se
define, evalúa y recompensa el desempeño que tiene un empleado. (p. 527).
Afirmando que cuando las recompensas se asocian a niveles mas altos de desempeño altos los
empleados se motivan a trabajar mas duro con el fin de alcanzar esas recompensas.

Existen diversos métodos de recompensas. Por ejemplo, el sistema de recompensas por méritos,
este hace referencia al pago que se le otorga a los empleados basándose en sus contribuciones
que hacen a la organización. La forma más común de este tipo de recompensas es haciendo
aumentos anuales de sueldo. También, existen los sistemas de recompensas mediante incentivos.
En estos sistemas, la organización paga a un empleado una cierta cantidad de dinero por cada
unidad que produce.
Del mismo modo, existen otras formas de incentivos, no necesariamente deben ser monetarias,
pueden ser vacaciones extras, días libres, etc.
4.3 Control, indicadores eficiencia y eficacia.

El control, es cualquier proceso que dirige las actividades de los individuos hacia el
cumplimiento de las metas de la organización. Esta función trata de como los administradores
efectivos se aseguran de que las actividades se desarrollen conforma lo planeado. (Bateman y
Snell, 2009, p.574)

Bateman y Snell (2009) afirman lo siguiente sobre el control: ‘’El control ha sido llamado uno de
los gemelos siameses de la administración’’. El otro es la planeación. Los métodos utilizados en
el control son necesarios para garantizar que los planes y metas se lleven a cabo.

El ciclo de control tiene cuatro etapas según Bateman y Snell (2009):

Paso 1: Establecimiento de estándares de desempeño. Este paso consiste en determinar el nivel

de desempeño esperado con respecto a una meta determinada. Los estándares motivan y
funcionan como parámetros de comparación con los cuales se puede evaluar el desempeño real.
Los estándares deben ser desafiantes y buscar una mejora. Es posible fijar estándares de
desempeño basándose en la cantidad, la calidad, el tiempo que se utiliza y el costo. (p.576)

Paso 2: Medición del desempeño. El segundo paso del proceso de control es medir los niveles de
desempeño. Estos datos se obtienen de tres principales fuentes: los informes escritos, informes
orales y mediante la observación del personal. Sin embargo, sin importar la medida de
desempeño que se utilice la información debe ser proporcionada de manera oportuna. (p. 577 y
578)

Paso 3: Comparación del desempeño con el estándar. En este paso el administrador compara el
desempeño con el estándar. Y en algunas actividades se admiten pequeñas desviaciones del
estándar, sin embargo, en otros no. Por ejemplo, en los procesos de manufactura una desviación
es significativa. (p. 579)
Paso 4: Tomar medidas para corregir los problemas y reforzar los éxitos. Esta ultima etapa
consiste en tomar las medidas adecuadas ante las desviaciones significativas. Este paso garantiza
que las operaciones se ajusten para alcanzar los resultados planeados.

4.3.1 Presupuestos.

Griffin (2011) define un presupuesto de la siguiente forma: ‘’Un presupuesto es un plan

expresado en términos numéricos’’. (p.656).

Los presupuestos se establecen para los grupos de trabajo, departamentos o para la organización
completa. Generalmente, la duración de un presupuesto es de un año, sin embargo, se pueden
hacer presupuestos trimestrales o mensuales. También, pueden estar desarrollados y expresados
en términos financieros o por unidades de producción, tiempo u otros factores. Los presupuestos
tienen cuatro funciones principales:

- Ayudan a los gerentes a coordinar recursos y proyectos.

- Ayudan a definir los estándares establecidos para el control.
- Ayudan proporcionando lineamientos acerca de los recursos y las expectativas de la
organización.
- Permiten que la organización evalúe el desempeño del gerente.

Las tres principales categorías de presupuestos según Griffin (2011) son las siguientes:

- Presupuestos financieros. Este tipo de presupuestos indica de donde la organización

pretende obtener su efectivo para los periodos siguientes e indica que uso planea darle.
- Presupuestos operativos. Este tipo de presupuestos pretende ocuparse de las operaciones
que se planean dentro de la empresa. Describe la cantidad de bienes o servicios que se
quieren crear que recursos se aplicarán para su creación.
- Presupuestos no monetarios. Este tiene la característica de que no se expresa en términos
financieros. En este tipo de presupuestos se pueden utilizar las unidades de producción, la
designación de horarios, etc.
 Conclusión
Podemos concluir que la importancia de los procesos administrativos es lograr las metas que se
establecen en la organización. Además, podemos afirmar que la planeación en la administración
es el elemento determinante al momento del establecimiento de las metas. Sin esta función los
objetivos y no estarían claros y tampoco existirían las pautas o los pasos necesarios para
conseguirlos. Del mismo modo, estos procesos son los que rigen la dirección que tiene la
empresa y el trabajo que debe realizarse para seguir el trayecto.

Estos procesos, tienen la posibilidad de realizarse gracias al trabajo que desempeñan los
administradores en las organizaciones. Ellos tienen la capacidad de dirigir y liderar equipos
humanos hacia el propósito que se establece en la planeación. También, tienen el trabajo de
motivar y de mantener el ambiente laboral equilibrado. De su trabajo depende generalmente el
éxito de la empresa en la que trabajen.
 Referencias Bibliográficas

o Bateman T. y Snell S. (2009), Administración: Liderazgo y colaboración en un mundo

competitivo. (8va ed.). McGraw Hill.
o Uriarte, Julia (2020), Planeación Administrativa, (ultima ed.). Caracteristicas.co.
https://www.caracteristicas.co/planeacion-administrativa/.
o Griffin R. (2011). Administración (10ma. ed.) Cengage Learning.
o Robbins S. y Coulter M. (2010). Administración (10ma.ed.) Pearson Education.