MS EXCEL INTERMEDIO

UNIDAD 4

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 . "Puedes cruzar montañas, océanos, superar tragedias, dificultades, responsabilidades, con solamente una
cosa: Confianza en ti mismo."

Personalizar Libros
Formato Condicional

Como su nombre lo indica, el formato condiciona es un formato que Excel aplica

automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es verdadera, en
ocasiones es muy útil utilizar este tipo de formato. Para dar formato condicional a una o
varias celdas, siga los pasos siguientes:

1.- Seleccione las celdas donde desee agregar formato condicional.

2.- clic en el menú de inicio
3.- clic en formato condicional.
4.- luego desplegara el siguiente cuadro de dialogo:

5.- clic en la opción según sea el caso.

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Ejemplo:

Vamos a utilizar una fórmula como criterio de formato condicional (antes de llegar a este
debe de repetir los 5 pasos anteriores):
1.- Haga clic en administrar regla

2.- mostrará la siguiente ventana

3.- Clic en el botón de nueva regla

4.- luego mostrara la siguiente ventana

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5.- En la ventana anterior es donde seleccionamos el tipo de regla, en este ejemplo
vamos a seleccionar la opción que dice: “Aplicar formato únicamente a las celdas que
contengan”.

6.- Luego mostrara lo siguiente:

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7.- Es en la ventana anterior donde colocaremos nuestra regla para colocar los valores,
como por ejemplo podemos ingresar los siguientes datos:

8.- También podemos colocar el formato que nosotros deseamos, haciendo clic en el
botón de formato.

9.- Cuando finalicemos con nuestro formato condicional hacemos clic en aceptar.

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Copiar, modificar o eliminar formatos en otras celdas

• Seleccione las celdas que contengan los formatos condicionales que desee
copiar.

• En la barra de herramientas Formato, haga clic en Copiar formato y, a

continuación, seleccione las celdas a las que se lo desee aplicar el formato
condicional.

Pasos para cambiar o editar el formato condicional:

1. Ubicarse en la celda donde está el formato condicional que vamos a cambiar o

editar,
2. Clic Formato condicional,
3. Clic en administrar regla,

4. Seleccionamos la regla que deseamos editar

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 5. Clic en botón que dice:
6. Mostrará la siguiente ventana:

7. Clic en botón de:

8. Mostrará lo siguiente:

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 9. En esta ventana es donde nosotros podemos cambiar el formato condicional, es
la misma ventana donde colocamos el primer formato, que ahora vamos a
cambiar o editar
Pasos para Borrar formato condicional:
1.- Clic en formato condicional
2.- Clic en borrar Regla

3.- Clic en la opción según sea el caso Validación

Este comando permite restringir el rango de datos admitidos en el contenido de una
celda, utilizando este comando usted podrá asegurarse de que los datos ingresados
son los que deseaba, para validar el ingreso de datos, siga los siguientes pasos:

1.- Seleccione las celdas que desee validar.

2.- En el menú Datos
3.- Clic en
4.- Luego aparecerá:

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5.- En esta venta es donde configuramos la validación de datos.

6.- La opción podemos elegir cualquier tipo de dato que se

muestra en la lista, y es al cual vamos a validar su ingreso en la celda.

7.- Clic en , es donde ingresamos un mensaje para que el usuario sepa

que valor o el rango de valores que puede ingresar en la celda

8.- Clic en , donde escribimos un mensaje que se mostrara cuando el

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usuario no ingrese el valor o valores correctos.

Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener.

• Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

Nota Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft

Excel" y el mensaje será: "Valor no válido”. El usuario sólo puede escribir ciertos valores
en esta celda."

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 Plantillas

Una plantilla es un libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se
pueden crear plantillas para libros y hojas de cálculo. La plantilla predeterminada para
libros se denomina Libro.xlt. La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se
denomina Hoja.xlt.

Para crear libros nuevos que tengan de antemano el formato deseado, puede basarlos
en una plantilla. Las plantillas pueden incluir formato, estilos (estilo: combinación de
características de formato, como fuente, tamaño de fuente, sangría, etc.), texto estándar
como encabezados de página, rótulos de fila y columnas, fórmulas, macros y barras de
herramientas personalizadas.

Crear un plantilla

Cree un libro que contenga las hojas, el texto predeterminado (como los encabezados
de página y los rótulos de filas y columnas), las fórmulas, las macros, los estilos y otra
información de formato que desee incluir en los nuevos libros basados en la plantilla.
Una vez creado el libro con las especificaciones deseadas, siga los siguientes pasos:

• Clic en el menú archivo

• Clic en cuadro guardar como
• Luego mostrara lo siguiente:

• En el cuadro Guardar en, busque la opción tipo y haga clic en la flecha negra que
indica hacia abajo
• Luego mostrara un lista de opciones como la siguiente:

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 Vamos a seleccionar la opción que dice:

• El Ultimo paso es clic en guardar

(Nota: Excel automáticamente abre la carpeta plantillas, si desea guardar la plantilla en

otra ubicación, selecciónela, pero esto no se recomienda.)
- Escriba libro en el cuadro Nombre de Archivo para crear la plantilla de libro
predeterminada.

- Escriba hoja en el cuadro Nombre de Archivo para crear la plantilla de hoja

predeterminada.

Imprimir hoja de calculo

Va a imprimir una hoja de cálculo para una reunión importante. Necesita presentar un
informe de una página, pero la última columna se pasa a la segunda página. ¿Hay
alguna manera de que todos los datos se ajusten a una página? Si, la hay, y ha llegado
el momento de aprenderla.

También aprenderemos prácticas sugerencias para ayudar a los lectores a obtener los
mejores resultados de las hojas de cálculo que realmente se tienen que imprimir en más
de una página. Repetir títulos de columna en cada página clarifica de qué datos se
trata. Y los números de página en el encabezado o en el pie de página evitan los
problemas sobre el orden de las páginas.

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Vista Preliminar

La vista preliminar le muestra el aspecto que tendrá la página impresa. En esta vista
puede realizar en la página todos los ajustes que desee, mientras ve exactamente lo
que obtendrá en la copia impresa antes de imprimir.

Para abrir la vista preliminar haga los siguientes pasos:

1. Clic en el menú de Archivo.
2. Clic en imprimir.
3. luego mostrara la pantalla siguiente( la cual vamos a insertar la hoja de
opciones en diferentes partes ya que es muy grande para insertarla en una
sola) :

Opciones de la parte derecha de la pantalla:

Opciones de la parte Izquierda de la pantalla:

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Lo que le ofrece la vista preliminar:

1.- Una vista del aspecto que tendrá la hoja de cálculo cuando se imprima.
2.- Los botones de: página anterior y siguiente página.
3.- Un botón Zoom para cambiar entre una vista de página completa y una vista parcial
ampliada.

4.- Un botón de Imprimir y seleccionar el número de copias

5.- Cambiar la impresora en la cual vamos a imprimir

6.- Botones para configurar la forma de salida de la impresión en página:

7.- Configurar el tamaño de la hoja de papel

8.- Un botón Márgenes para ajustar los márgenes de la página.

Nota: si desea ver los márgenes de la página en la vista preliminar haga clic en el botón

Cambiar ancho de Columnas

Imagine que está viendo la hoja de cálculo en la vista preliminar. En la esquina inferior
izquierda de la pantalla dice "Vista previa: Página 1 de 2", por tanto, usted sabe que si
imprime, obtendrá dos páginas. Sin embargo, lo que desea es que los datos se
impriman en una única página.

Tiene que hacer clic en siguiente en la parte inferior de la vista preliminar para ver el
aspecto que tiene la segunda página. Solamente hay una columna en la página 2.

Como solamente necesita mover esta columna para obtener una copia impresa de una
sola página, hay una manera fácil de conseguirlo. Si estrecha una o más columnas de
la página 1, podrá arrastrar la última columna hasta la página 1.
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En la vista preliminar, haga clic en Márgenes . Verá unos cuadrados negros (como
se muestra en el dibujo) en la parte superior de la página que son los controladores
de márgenes. Puede arrastrar estos controladores para cambiar los márgenes y para
cambiar los anchos de las columnas.

Cambiar Márgenes

Otra forma de ajustar más datos en una única página impresa es ajustar los márgenes
de la hoja de cálculo.

Los márgenes predeterminados de la parte superior e inferior de la página están

establecidos en 2.5 cm. Los márgenes predeterminados para la izquierda y la derecha
tienen 2 cm. Sin embargo, en la ficha Márgenes, puede hacer clic en los cuadros
Superior, Inferior, Izquierda y Derecha para escribir nuevos tamaños para los márgenes.

Nota: Tenga en cuenta que puede ajustar los márgenes solamente por el momento; la
impresora establece sus propios límites en lo que se refiere a los estrechos que pueden
ser los márgenes. Conocerá estos límites en el momento de la impresión.

Cambiar la Orientación del Papel

Otra forma de obtener más columnas en una página es hacer que la página sea más
ancha que larga. Excel automáticamente imprime la mayoría de las páginas en
orientación vertical, es decir, a lo alto. Sin embargo, puede cambiar la orientación a
horizontal, es decir, a lo ancho.

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Al imprimir en orientación vertical, en la página se obtienen más filas pero menos

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columnas. Si hace la página más ancha que larga e imprime en orientación horizontal,
obtendrá más columnas pero menos filas.

Para cambiar la orientación de la página, en la vista preliminar haga clic en

haga clic en Horizontal.

También puede hacer que una página incluya más cambiando a un tamaño de papel

de carta a oficio.

Reducir el Tamaño de los datos

También puede obtener más columnas en la página utilizando la opción de

Esto reducirá temporalmente los datos en la página

impresa.
• Desde la vista preliminar, haga clic en .
• Luego mostrara:

• Clic en personalizar opciones de escala

• Mostrará lo siguiente:

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• Clic en ajustar al: seleccionamos el % de tamaño con las flechas color negro

Nota: esta opción no cambia el tamaño de los datos en la hoja de cálculo. Sólo los
datos impresos son más pequeños.

Imprimir parte de los datos

Si solamente deseamos imprimir parte de los datos y no la hoja de cálculo entera,
debemos de seleccionar una área de impresión haciendo los siguientes pasos:
1.- Clic en diseño de página
2.- Debemos sombrear los datos donde vamos a establecer el área de impresión
3.- Clic en la opción de

4.- Clic en establecer área de impresión

5.- Luego de establecer nuestra área de impresión se colocarán unas líneas
punteadas alrededor de nuestros datos
6.- Seleccionamos vista preliminar y solo se debe de observar los datos que
están en el área de impresión

Imprimir Rótulos de Fila y Columna

Si escribe datos en una hoja de cálculo, es una buena idea poner un título en la parte
superior de cada columna y a la izquierda de cada fila, con el fin de que cualquiera
pueda entender lo que significan los datos.

Cuando llegue el momento de imprimir, si en la vista preliminar observa que tiene más
de una página, es importante imprimir esos títulos en todas las páginas. Seguro que no
desea que los lectores tengan que volver a la página 1 para ver los títulos de fila o de
columna que identifican a los datos de las páginas 2 ó 3.
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En la vista normal de clic en el menú Archivo, seleccione Configurar página. En el
cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la ficha Hoja y escriba los títulos de
fila y de columna que desea que Excel imprima en cada página.

Imprimir encabezados de filas y de columnas

También puede elegir imprimir en cada página las letras y los números que Excel utiliza
para identificar columnas y filas. Así, si hace referencia a los datos en la columna E, fila
42, las personas que estén viendo la copia impresa podrán encontrarlos rápidamente.

Para imprimir estos encabezados, vaya a la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar
página. En Imprimir, active la casilla de verificación Encabezados de filas y columnas.

Sugerencia: Si desea imprimir títulos y encabezados simultáneamente sólo tiene que

seguir estos dos procedimientos.

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