Mini Guía de Word

Insertar una Portada

Pasos para insertar una Portada Prediseñada:

1. Haga clic en Insertar > Portada

2. Haga clic en la portada que desea agregar.
3. Agregue el texto que desea colocar en la portada.
4. Si la portada que selecciono contiene una imagen haga clic derecho sobre la imagen y presione
cambiar imagen para sustituir la imagen que sale en la portada por defecto.
5. Si desea eliminar la portada haga clic en Insertar > Portada > Quitar Portada Actual.

Crear una Tabla de Contenido en Word

Para crear una tabla de contenido que podrá mantener actualizada con gran facilidad, en primer
lugar, necesitará aplicar los estilos de título al texto que desea incluir en dicha tabla. Luego, Word
la generará automáticamente a partir de esos títulos.

Aplicar estilos de título

Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido y, luego, en la pestaña Inicio, haga
clic en un estilo de título, como Título 1.
 Haga esto con todo el texto que quiera mostrar en la tabla de contenido. Por ejemplo: Si escribe
un libro con capítulos, puede aplicar el estilo Título 1 a los títulos de los capítulos. Puede aplicar
el estilo Título 2 a los títulos de las secciones en esos capítulos.

Agregar la tabla de contenido

Word utiliza los títulos del documento para generar una tabla de contenido automática que se
puede actualizar cuando cambie el nivel, la secuencia o el texto del título.

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del
documento.
2. Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y, luego, seleccione un estilo de Tabla de
contenido automática de la lista.

NOTA: Si utiliza un estilo de Tabla de contenido manual, Word no usará sus títulos para crear
una tabla de contenido y no podrá actualizarla automáticamente. En cambio, Word usará texto de
marcador de posición para crear una tabla de contenido ficticia y tendrá que escribir
manualmente cada entrada en ella.

Si desea aplicar formato o personalizar una tabla de contenido, es posible hacerlo. Por ejemplo,
puede cambiar la fuente, la cantidad de niveles de título y si desea mostrar líneas de puntos entre
las entradas y los números de página.
Configurar Página
Tanto si escogemos la opción de personalizar, como si pulsamos el pequeño botón de la
esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:

En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros

deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el
de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.

- Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos

para aplicar el margen de encuadernación.

- Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más

usual) o horizontal (también llamada apaisada).

- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias

opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente
en qué consisten.

- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará

una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos
introducido al diseño de la página.

- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores

actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4,

Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que
tenga más de una.
 Cambiar los Márgenes de Página
Si va a cambiar los márgenes de todo un documento está dividido en secciones, presione
CTRL+A para seleccionar todo el documento antes de empezar.

1. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.

2. Siga uno de estos procedimientos:

o Haga clic en el tipo de margen que desee. El ancho de margen más común, haga clic en Normal.
o Haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, en la parte
superior, inferior, izquierda y cuadros de la derecha, escriba nuevos valores para los márgenes.

Cambiar los márgenes predeterminados

Puede cambiar los márgenes predeterminados que usa Microsoft Office Word para todos los
documentos en blanco nuevos.

 Después de seleccionar un nuevo margen para el documento, haga clic en márgenes en el grupo
Configurar página de nuevo y, a continuación, haga clic en Márgenes personalizados.
 En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en predeterminado.

La nueva configuración predeterminada se guarda en la plantilla en la que se basa el documento.

Cada nuevo documento basado en esa plantilla automáticamente utiliza la nueva configuración
de margen.

NOTA: La nueva configuración de margen predeterminado no aparecerá en la lista de la Galería

de márgenes.

Cambiar el interlineado

Si una línea contiene un carácter de texto grande, un gráfico o una

fórmula, Microsoft Office Word aumentará el interlineado de dicha línea.

1. Seleccione el párrafo que desea cambiar el interlineado.

2. En la ficha Inicio, en el grupo párrafo, haga clic en Interlineado.

3. Siga uno de estos procedimientos:

o Para aplicar una nueva configuración, haga clic en el número de espacios de línea que desee.

Por ejemplo, si hace clic en 1.0, el texto seleccionado se interlineado sencillo.

o Para establecer medidas de espaciado más precisas, haga clic en Opciones de interlineado y, a
continuación, seleccione las opciones que desee en interlineado.

Opciones de Interlineado
Solo Esta opción ajusta la mayor fuente en línea, más una pequeña cantidad de espacio
adicional. La cantidad de espacio adicional varía dependiendo de la fuente que se utiliza.

1,5 líneas Esta opción está y medio veces el espaciado de una sola línea.

Doble Esta opción dos veces es de interlineado sencillo.

Al menos Esta opción establece el interlineado mínimo es necesaria para albergar la fuente o el
gráfico más grande en la línea.

Exactamente Esta opción establece un interlineado fijo que Word no ajusta.

Varias Estas opciones establecen un interlineado que aumenta o reduce el interlineado sencillo
en un porcentaje que especifique. Por ejemplo, establece un interlineado de 1,2, el espacio
aumentará 20 por ciento.

Mover texto o deshacer cambios

Mover o copiar texto y gráficos

1. Seleccione el elemento que desea mover o copiar.
2. Siga uno de estos procedimientos:
o Para mover el elemento, presionar CTRL+X.
o Para copiar el elemento, presione CTRL+C.
3. Si desea mover o copiar el elemento a otro documento, cambie a ese documento.
4. Haga clic donde desee que aparezca el elemento.
5. Presione Ctrl+V.
6. Para ajustar el formato de los elementos que se pegan, haga clic en el botón Opciones de
pegado que aparece debajo de la selección y, a continuación, haga clic en la opción que
desee.

Deshacer errores

1. En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Deshacer .

Agregar viñetas o numeración a una lista

1. Seleccione los elementos que desea agregar viñetas o numeración.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Viñetas o Numeración.

Para obtener más estilos de viñeta y formatos de numeración, haga clic en la flecha situada junto
a viñetas o Numeración.

NOTA: Puede mover una lista completa a la izquierda o la derecha. Haga clic en la primera viñeta
o número de la lista y a continuación, arrástrela a una nueva ubicación. Toda la lista se mueve
mientras arrastra.

Configurar Párrafo
En la cinta de opciones disponemos de las herramientas más comunes de párrafo, dentro de la pestaña Inicio >
grupo Párrafo. Pero si queremos acceder a todas ellas, debemos abrir el cuadro de diálogo pulsando el botón de la
esquina inferior del grupo.

Sangría y espacio

Al hacer clic en el inicializador del cuadro de diálogo Párrafo, veremos la pestaña Sangría y espacio. En ella
encontramos las opciones para configurar la Alineación, el Espaciado o el Interlineado, entre otras. El Nivel
de esquema lo veremos más adelante.
 Alineación.

En este campo tenemos un botón para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineación
disponibles. Izquierda, centrada, derecha y justificada.

Truco: Si después de alinear justificado un párrafo, a la última línea del párrafo le falta un poco para llegar
hasta el final de la línea, colocar el cursor al final de esa línea y pulsar MAYÚS + INTRO, esto hará que la línea se
reparta homogéneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el párrafo quedará perfectamente
justificado.

Sangría.

Podemos fijar los centímetros que queremos que se desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la
derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecho.

También podemos indicar uno de los dos tipos de sangría Especial disponibles en la ventana que se
despliega al hacer clic en el botón de la derecha.

Primera línea: desplaza la primera línea del párrafo un poco a la derecha.

Francesa: desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha excepto la primera línea.

Espaciado.

Aquí podemos fijar el espacio vertical que quedará entre el párrafo que hemos seleccionado y el párrafo
anterior y posterior.
 Interlineado.

El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, podemos modificarlo mediante la ventana
de Interlineado que nos ofrece las siguientes posibilidades:

Sencillo, es el establecido por defecto.

1,5 líneas.

Doble. Dos líneas.

Mínimo, al elegir esta opción podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos deseados
pero hasta un valor mínimo para que no se superpongan las líneas.

Exacto, como la opción anterior pero permitiendo la superposición de las líneas.

Múltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un número de líneas, incluso con decimales.

Insertar Columnas Periodísticas

Seleccione el texto con formato en columnas o coloque el cursor donde desea que comience
columnas.

 En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en columnas.

 Haga clic en más columnas.

 Haga clic en el número de columnas que desee.

 En la lista aplicar a, haga clic en seleccionado texto o este punto en adelante.

Insertar Notas al Pie

1. Haz clic en la pestaña de "Referencias". ...
2. Coloca el cursor donde quieras que aparezca el pie de página. ...
3. Haz clic en el botón de "Insertar nota al pie de página". ...
4. Cambia los números cuando reinicies las notas a pie de página. ...
5. Cambia el formato de las notas a pie de página.
 Insertar Citas
1. Haga clic al final de la frase que quiere citar y, después, en la pestaña Referencias, en el grupo
Citas y bibliografía, haga clic en Insertar cita.
1. Seleccione la cita que quiera usar de la lista de citas en Insertar cita.

Insertar o Dibujar una Tabla

Para insertar rápidamente una tabla básica, haga clic en Insertar > Tabla y mueva el cursor sobre
la cuadrícula hasta que haya resaltado el número de columnas y filas que desee.

Haga clic y aparecerá la tabla en el documento. Si necesita hacer ajustes, puede agregar filas y
columnas de tabla, eliminar filas y columnas de tabla o combinar celdas de la tabla en una celda.

Al hacer clic en la tabla, aparecen las Herramientas de tabla.

Use Herramientas de tabla para elegir distintos colores, estilos de tabla, agregar un borde a una
tabla o quitar bordes de una tabla. Incluso puede insertar una fórmula para proporcionar la suma
de una columna o fila de números en una tabla.

Si ya tiene texto en un documento que sería mejor mostrar en una tabla, Word puede convertir el
texto en una tabla.

Insertar tablas más grandes o tablas con ancho personalizado

NOTA: Solo se aplica a las versiones de escritorio de Word. No se aplica a Word Online.
 Para tablas más grandes y para un mayor control de las columnas, use el comando Insertar
tabla.

De esta forma puede crear una tabla con más de diez columnas y ocho filas, así como establecer
el ancho de las columnas.

1. Haga clic en Insertar > Tabla > Insertar tabla

2. Establecer el número de columnas y de filas

3. En la sección Autoajuste tiene tres opciones para establecer el ancho de las columnas:
o Ancho de columna fijo: puede dejar que Word establezca automáticamente el ancho de
columna con Auto o puede definir una anchura específica para todas las columnas.
o Autoajustar al contenido: esta opción creará columnas muy estrechas que se ampliarán al
agregar contenido.
o Autoajustar a la ventana: el ancho de toda la tabla se cambia automáticamente para ajustarse al
tamaño del documento.
4. Si quiere que cada tabla que cree tenga la misma apariencia que la tabla que está creando,
active Recordar dimensiones para tablas nuevas
 Diseñar su propia tabla dibujando
NOTA: Solo se aplica a las versiones de escritorio de Word. No se aplica a Word Online.

Si quiere un mayor control sobre la forma de las columnas y filas de la tabla o algo distinto de
una cuadrícula básica, con la herramienta Dibujar tabla le será más fácil dibujar exactamente lo
que desea.

Incluso puede dibujar líneas diagonales y celdas dentro de celdas.

1. Haga clic en Insertar > Tabla > Dibujar tabla. El puntero se cambia a un lápiz.
2. Dibuje un rectángulo para crear los bordes de la tabla. Después dibuje líneas para las columnas y
filas dentro del rectángulo.

3. Para borrar una línea:

o En Word 2013 y Word 2016: Haga clic en la pestaña Diseño de herramientas de tabla.
o En Word 2007 y Word 2010: Haga clic en la pestaña Diseño de herramientas de tabla.

Haga clic en Borrador y, después, haga clic en la línea que quiera borrar.

4. Si quiere distribuir todas las filas y columnas uniformemente, en la pestaña Diseño de

herramientas de tabla, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en Distribuir filas o Distribuir
columnas.
 Insertar Gráficos
Para crear un gráfico sencillo desde cero en Word, haga clic en Insertar > Gráfico y elija el
gráfico que desee.

1. Haga clic en Insertar > Gráfico.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. Haga clic en el tipo de gráfico y luego haga doble clic en el gráfico que quiera.

SUGERENCIA: Ayuda para decidir qué gráfico es mejor para sus datos.

En la hoja de cálculo que aparece, cambie los datos predeterminados por su información.

SUGERENCIA: Al insertar un gráfico, aparecen botones pequeños junto a la esquina superior

derecha. Use el botón de de Elementos del gráfico para mostrar, ocultar o dar formato a
cosas como títulos de eje o etiquetas de datos. O bien, use el botón de Estilos de
gráfico para cambiar el color o el estilo del gráfico. El botón de Filtros de gráfico es que
más opción avanzada, que muestra u oculta los datos en el gráfico.
9. Cuando termine, cierre la hoja de cálculo.
10. Si lo desea, use el botón Opciones de diseño para organizar el gráfico y el texto de su
documento.

Crear un Organigrama
1. En el documento, presentación, hoja de cálculo o mensaje de correo electrónico, en la
ficha Insertar, en el grupo ilustraciones, haga clic en SmartArt.

Ejemplo de grupo de la ilustración en la ficha Insertar en PowerPoint 2010

2. En la galería Elegir un gráfico SmartArt , haga clic en jerarquía, haga clic en un diseño de
organigrama (por ejemplo, Organigrama) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Para escribir el texto, siga uno de estos procedimientos:
o Haga clic en un cuadro en el gráfico SmartArt y, a continuación, escriba el texto.

Para obtener mejores resultados, utilice esta opción después de agregar todas las casillas que
desee.

o Haga clic en [texto] en el panel de texto y, a continuación, escriba el texto.

o Copie texto desde otra ubicación o programa, haga clic en [texto] en el panel de texto y, a
continuación, pegue el texto.

Si el panel de texto no está visible, haga clic en el control.

Crear un organigrama con imágenes

1. En el documento, presentación, hoja de cálculo o mensaje de correo electrónico, en la
ficha Insertar , en el grupo ilustraciones , haga clic en SmartArt.
 Ejemplo de grupo de la ilustración en la ficha Insertar en PowerPoint 2010

2. En la galería Elegir un gráfico SmartArt , haga clic en jerarquía y, a continuación, haga doble
clic en el Gráfico de organización.

3. Para agregar una imagen, en el cuadro donde desea agregar la imagen, haga clic en el icono de
imagen, busque la carpeta que contiene la imagen que desea utilizar, haga clic en el archivo de
imagen y, a continuación, haga clic en Insertar.

Un icono de imagen

4. Para escribir el texto, siga uno de estos procedimientos:

o Haga clic en un cuadro en el gráfico SmartArt y, a continuación, escriba el texto.

Para obtener mejores resultados, utilice esta opción después de agregar todas las casillas que
desee.

o Haga clic en [texto] en el panel de texto y, a continuación, escriba el texto.

o Copie texto desde otra ubicación o programa, haga clic en [texto] en el panel de texto y, a
continuación, pegue el texto.

Si el panel de texto no está visible, haga clic en el control.

 Agregar o eliminar cuadros en el organigrama

Agregue un cuadro de
6. Haga clic en el gráfico SmartArt al que desea agregar un cuadro a.
7. Haga clic en el cuadro existente que se encuentra más próxima a donde desea agregar el nuevo
cuadro.
8. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño , en el grupo Crear gráfico , haga clic en la
flecha bajo Agregar formay, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

Si no ve las pestañas Herramientas de SmartArt o Diseño, asegúrese de que ha seleccionado un

elemento gráfico SmartArt. Es posible que deba hacer doble clic en el elemento gráfico SmartArt
para abrir la pestaña Diseño.

o Para insertar un cuadro en el mismo nivel que el cuadro seleccionado pero que siguen, haga clic
en Agregar forma detrás.
o Para insertar un cuadro en el mismo nivel que el cuadro seleccionado pero antes, haga clic
en Agregar forma delante.
o Para insertar un cuadro de un nivel por encima del cuadro seleccionado, haga clic en Agregar
forma encima.

El cuadro nueva toma la posición del cuadro seleccionado y el cuadro seleccionado y todos los
cuadros justo debajo de ella son cada nivel de un degradado.

o Para insertar un cuadro de un nivel debajo del cuadro seleccionado, haga clic en Agregar forma
debajo.
o Para agregar un cuadro de asistente, haga clic en Agregar asistente.

El asistente se agrega encima de los otros cuadros del mismo nivel en el gráfico SmartArt, pero se
muestra en el panel de texto después de los otros cuadros del mismo nivel.

Agregar asistente solo está disponible para el diseño de organigramas. No está disponible para
diseños jerárquicos, como Jerarquía.

Eliminar un cuadro
Para eliminar un cuadro, haga clic en el borde del cuadro que desea eliminar y, a continuación,
presione SUPR.
 Insertar una Imagen desde su Equipo
NOTA: Los pasos siguientes son válidos para Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Publisher y
OneNote.

1. Haga clic en la ubicación del documento o mensaje de correo electrónico donde quiera insertar
una imagen.
2. En la pestaña Insertar, haga clic en Imágenes.

NOTA: En Outlook, no verá la pestaña Insertar y el icono Imágenes hasta que abra un nuevo
mensaje de correo electrónico y haga clic en el cuerpo del mensaje.

3. Busque el archivo .pdf que desea insertar, selecciónelo y después haga clic en Insertar.

Para agregar varias imágenes, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona imágenes y,
después, haga clic en Insertar.

Agregar Formas
Puede agregar formas, como cuadros, círculos y flechas, a los documentos, mensajes de correo
electrónico, presentaciones de diapositivas y hojas de cálculo. Para agregar una forma, haga clic
en Insertar, haga clic en Formas, seleccione una forma y luego haga clic y arrastre para dibujar la
forma.

Después de agregar una o más formas, puede agregar texto, viñetas y numeración en las mismas
y puede cambiar su relleno, contorno y otros efectos desde la pestaña Formato.

SUGERENCIA: Puede agregar formas individuales a un gráfico o agregar formas en la parte

superior de un elemento gráfico SmartArt para personalizar el gráfico Para obtener más
información acerca del uso de gráficos o de SmartArt en sus documentos, consulte

Agregar una forma en Excel, Outlook, Word y PowerPoint

1. En la pestaña Insertar, haga clic en Formas.
2. Haga clic en la forma que desee, haga clic en cualquier parte del área de trabajo y luego arrastre
para colocar la forma.

Para crear un cuadrado o un círculo perfectos (o restringir las dimensiones de otras formas),
presione la tecla Mayús y manténgala presionada mientras arrastra.

Agregar texto a una forma

Inserte una forma o haga clic en una existente y luego escriba el texto.

1. Haga clic con el botón secundario en la forma y haga clic en Agregar texto o en Editar texto o
simplemente empiece a escribir.

NOTA: El texto que agregue se convierte en parte de la forma; si gira o voltea la forma, el texto
también girará o se volteará

2. Para dar formato y alinear el texto, haga clic en la pestaña Inicio y, a continuación, elija entre las
opciones de los grupos Fuente, Párrafo o Alineación, dependiendo del programa que esté
usando y del tipo de formato que desee aplicar. (Las opciones de formato del texto son limitadas
en Project).

Cambiar de una forma a otra

1. Haga clic en la forma que desea cambiar.

Para cambiar varias formas, presione Ctrl mientras hace clic en las formas que desea cambiar.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Insertar formas, haga clic en Editar forma ,

elija Cambiar forma y, a continuación, haga clic en la nueva forma que desee.

Agregar la misma forma varias veces

Si necesita agregar la misma forma varias veces, puede hacerlo rápidamente usando Bloquear
modo de dibujo.

NOTA: En vez de agregar formas individuales para crear un dibujo, puede que desee crear un
elemento gráfico SmartArt. En los elementos gráficos SmartArt, la disposición de las formas y el
tamaño de la fuente de las mismas se actualiza automáticamente a medida que agrega o quita
formas y modifica el texto.
1. En la pestaña Insertar, haga clic en Formas.

2. Haga clic con el botón secundario en la forma que desea agregar y luego haga clic en Bloquear
modo de dibujo

3. Haga clic en cualquier lugar del área de trabajo y, a continuación, arrastre para colocar la forma.
4. Repita el paso 3 para agregar la forma tantas veces como desee.

SUGERENCIA: Para crear un cuadrado o un círculo perfectos (o restringir las dimensiones de

otras formas), presione la tecla Mayús y manténgala presionada mientras arrastra.

5. Presione Esc cuando haya agregado todas las formas que desea.

Agregar una lista con viñetas o numerada a una forma

1. Seleccione el texto en la forma a la que desea agregar viñetas o numeración.
2. Haga clic con el botón secundario en el texto seleccionado y, en el menú contextual,
seleccione Viñetas y, a continuación, haga clic en Numeración y viñetas.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Para agregar viñetas, haga clic en la pestaña Con viñetas y elija las opciones que desee.
o Para agregar una numeración, haga clic en la pestaña Numerada y elija las opciones que desee.

Agregar un estilo rápido a una forma

Los estilos rápidos le permiten aplicar un estilo a la forma con un solo clic. Encontrará los estilos
en la galería de estilos rápidos. Al dejar el puntero sobre una miniatura de estilo rápido, puede
ver el modo en que el estilo afecta a la forma.

1. Haga clic en la forma que desea cambiar.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo rápido que desee
usar.

Para ver más estilos rápidos, haga clic en el botón Más .

Cambiar el color de una forma

Para obtener más información sobre cómo cambiar el color de relleno, el color del borde o el
color del texto.

Eliminar una forma

 Haga clic en la forma que desea eliminar y luego presione Eliminar. Para eliminar varias formas,
presione la tecla Ctrl mientras hace clic en las formas que desea eliminar y luego presione
Suprimir..

Insertar Ecuaciones Matemáticas, Fórmulas

Pasos para insertar ecuaciones matemáticas y funciones en un documento:

 Coloca el cursor en la parte del documento donde quieras insertar la ecuación matemática
 Haz clic en el menú "Insertar", luego en el botón "Ecuación"
 Selecciona una de las formulas predefinidas, o haz clic en "Insertar nueva ecuación" para
introducir una propia.
Combinar Correspondencia utilizando Word y Excel

Para este ejemplo vamos a suponer que necesitamos elaborar invitaciones para la inauguración

de una nueva sucursal de nuestra empresa, y queremos invitar a todos nuestros clientes de
quienes ya tenemos los datos.

1. Abrir Word: Ir a inicio de Windows -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Word

2. Seleccionar documento nuevo y elaborar el modelo de Invitación de acuerdo a nuestras

necesidades.
En este ejemplo, podemos identificar que los campos que van a cambiar de acuerdo a quien vaya
dirigida la invitación son: CLIENTE, EMPRESA, y NÚMERO DE SORTEO.

3. Guardar el modelo de invitación: Archivo -> Guardar como -> Equipo -> Seleccionamos en
donde deseamos guardar el documento -> Nombramos el documento -> Guardar.

4. Una vez que ya sabemos que campos vamos a necesitar para elaborar nuestras invitaciones,

podemos elaborar nuestra base de datos. Para abrir Excel: Ir a inicio de Windows -> Todos los
programas -> Microsoft Office -> Excel.
5.- Seleccionar libro en blanco, nos posicionamos en Hoja 1 y nombramos nuestros campos en la
primera columna, en este caso mis tres campos son: CLIENTE, EMPRESA y NÚMERO DE SORTEO.

6. Vaciar la información de los clientes a los que vamos a invitar.

Nota: En este ejemplo utilice a 4 clientes, pero pudieron haber sido 20, 30 o más.

7. Seleccionar los datos que vamos a utilizar, para evitar la combinación de columnas en blanco y

establecer el área de impresión: Diseño de página -> Seleccionamos el rango de datos -> Área
de impresión -> Establecer área de impresión.
8. Guardamos el documento: Archivo -> Guardar como -> Equipo -> Seleccionamos en donde
deseamos guardar el documento -> Nombramos el documento -> Guardar.

Nota: De preferencia guardar el modelo de la carta y la base de datos en la misma ubicación, para
este ejemplo yo cree una carpeta en el escritorio llamada "Ejemplo de correspondencia".

9. Cerramos el archivo de Excel que acabamos de guardar, y nos vamos al archivo de Word en
donde tenemos el modelo de la invitación que vamos a combinar.

Nota: Es importante cerrar el archivo de Excel que vamos a utilizar como base de datos antes de
iniciar la correspondencia, de otra manera nos causará conflictos.
10. Una vez que estamos en nuestro modelo de invitación, vamos a iniciar el proceso de

combinación de correspondencia de la siguiente manera: Correspondencia -> Seleccionar

destinatarios ->Usar una lista existente ->Buscamos la ubicación en donde guardamos nuestra

base de datos de Excel -> Seleccionamos nuestro archivo - > Abrir -> Seleccionar tabla ->

Hoja1$Print_Area -> Seleccionar "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" ->
Aceptar.

Seleccionar tabla -> Hoja1$Print_Area -> Seleccionar "La primera fila de datos contiene
encabezados de columna" -> Aceptar.

11. Una vez que realizamos el paso anterior, Word habrá cargado los campos que tenemos en

nuestra base de datos Excel. A partir de este momento ya podemos sustituir los campos variables
que tenemos en Word con los campos de nuestra base de datos.
Seleccionamos nuestro primer campo "CLIENTE" -> Correspondencia -> Insertar campo
combinado -> Seleccionamos el campo correspondiente "CLIENTE".

Una vez realizado esto, el nombre de nuestro primer cliente aparecerá en nuestra carta.

Hacemos lo mismo con el campo "EMPRESA" y NÚMERO DE SORTEO.

Nota: En este ejemplo puse 2 veces el campo "CLIENTE", por lo tanto tendré que realizar el
procedimiento de "Insertar campo" 2 veces, en donde desee que aparezca el nombre de mi cliente.

12. Para asegurarme que todas mis invitaciones se encuentren, podemos utilizar la siguiente ruta:
Correspondencia ->Vista previa de resultados -> y damos clic en Registro siguiente.

13. Finalizar la correspondencia e imprimir: Correspondencia -> Finalizar y combinar ->Editar

documentos individuales ->
Combinar registros ->Todos -> Aceptar.

Realizado esto, Word genera otro documento de Word en donde estarán todas las invitaciones
de acuerdo al número de clientes que se haya guardado en la base de datos.
14. Imprimimos las invitaciones. Archivo -> Imprimir -> Imprimir

Nota: Antes de imprimir, le recomiendo hacer una revisión general a su documento.

Aquí termina el proceso de combinación de correspondencia, ahora podemos cerrar el archivo
que nos generó Word y no guardarlo, ya que en nuestro documento principal siempre podremos
realizar la combinación nuevamente.
Si por algún motivo, nos faltó algún cliente, es necesario cerrar el archivo de Word en donde
tenemos nuestro modelo de invitación, y abrir y editar la base de datos en Excel.
Material Disponible en:

https://support.microsoft.com/es-es/office/aprendizaje-de-word-para-windows-7bcd85e6-2c3d-
4c3c-a2a5-5ed8847eae73?wt.mc_id=otc_home