EA 04 2021 Contabilidad en Propiedades Horizontales

Especiales
Actualícese
CONTABLE
CONTABILIDAD
EN PROPIEDADES
HORIZONTALES
ABRIL 22 DE 2021
Documento autorizado para: Paulo Cesar Cobo Muriel

pcobo@unicauca.edu.co
Especiales Actualícese – Contable
TABLA DE CONTENIDO
OBLIGATORIEDAD DE Responsable de la contabilidad................................................................................................ 4

LLEVAR CONTABILIDAD...........4 Contador y administrador de una copropiedad no deben
ser el mismo profesional ....................................................................................................... 5
MARCOS TÉCNICO-
NORMATIVOS QUE
DEBEN APLICAR LAS
PROPIEDADES
HORIZONTALES............................6
LIBROS DE CONTABILIDAD.......8 Libros que se deben registrar ante la Dian............................................................... 8
ESTADOS FINANCIEROS............ 9 Estados financieros que no cumplen la normativa vigente.................................. 9
Propiedades horizontales del grupo 3....................................................................... 10
Propiedades horizontales del grupo 2.........................................................................10
POLÍTICAS CONTABLES.............. 12
TRATAMIENTO CONTABLE Fondo de imprevistos.....................................................................................................................13

DE LAS TRANSACCIONES Ingresos....................................................................................................................................................14
DE LA PROPIEDAD Expensas comunes ordinarias y el fondo de imprevistos.............................15
HORIZONTAL.................................13 Expensas por bienes de uso exclusivo.......................................................................15
Cuotas extraordinarias...........................................................................................................16
Intereses de mora......................................................................................................................16
Multas.................................................................................................................................................18
Explotación de bienes comunes.....................................................................................18
Tratamiento de la retención en la fuente...................................................................19
Tratamiento del IVA...................................................................................................................19
Tratamiento de las donaciones........................................................................................19

Deterioro de las cuentas por cobrar....................................................................................20
Bienes comunes.................................................................................................................................21
Bienes comunes esenciales................................................................................................21

ACTUALÍCESE • Especiales 2
Especiales Actualícese – Contable
Bienes comunes no esenciales.........................................................................................22
Bienes comunes de uso exclusivo................................................................................22
Bienes inmuebles comunes no esenciales desafectados.............................22
Bienes comunes muebles...................................................................................................24

Gastos de la copropiedad...........................................................................................................25
Gastos pagados por anticipado .....................................................................................25
Anticipos a proveedores......................................................................................................25
Ejemplos..........................................................................................................................................25
PRESUPUESTO DE Responsabilidad de su elaboración..............................................................................27

PROPIEDADES Responsabilidad de su aprobación...............................................................................28
HORIZONTALES..........................27 Fecha de elaboración.............................................................................................................28
Errores frecuentes al realizar un presupuesto......................................................28

Elaboración del presupuesto de una copropiedad...................................................28
Ingresos............................................................................................................................................28
Egresos o gastos administrativos fijos.......................................................................29

Servicios permanentes y fijos..........................................................................................29
Servicios domiciliarios..........................................................................................................29
Mantenimiento y reparaciones........................................................................................29
Fondo de imprevistos........................................................................................................... 30
Cálculo de la cuota de administración...................................................................... 30
Seguimiento y control del presupuesto................................................................... 30
REVISOR FISCAL EN
LAS PROPIEDADES Obligatoriedad del revisor fiscal..................................................................................... 31
HORIZONTALES..........................31 Casos en que es potestativa la figura del revisor fiscal.................................. 31
Responsable de la elección del revisor fiscal........................................................ 31
Período del revisor fiscal...................................................................................................... 31
Contratación del revisor fiscal......................................................................................... 31
¿El revisor fiscal puede ser copropietario?.............................................................32
¿Un revisor fiscal puede asumir más de cinco revisorías

de copropiedades? .................................................................................................................32
¿El revisor fiscal puede participar en las actividades

del administrador o contador de la copropiedad?............................................32
¿El revisor fiscal puede impugnar decisiones de la asamblea?...................32
Si los copropietarios se encuentran en desacuerdo

con el ejercicio del revisor fiscal, ¿ante quién se expresan
las inconformidades?.............................................................................................................32
Especiales Actualícese – Contable Volver al contenido
OBLIGATORIEDAD DE LLEVAR
Las propiedades
CONTABILIDAD horizontales están
obligadas a llevar
L
as propiedades horizontales son bienes inmuebles, como edificios o conjun-
tos de uso residencial, comercial o mixto, en los que concurren derechos de contabilidad
propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre
bienes comunes. por virtud de los
Las propiedades horizontales en Colombia constituyen una persona jurídica sin áni-
artículos 45 de la
mo de lucro. Al respecto, el artículo 33 de la Ley 675 de 2001 (o régimen de propiedad Ley 190 de 1995 y
horizontal) dispone lo siguiente: 364 del Estatuto
Artículo 33. Naturaleza y características. La persona jurídica originada en la constitu- Tributario –ET–
ción de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro (…).
En ese sentido, las propiedades horizontales están obligadas a llevar contabilidad

por virtud de los artículos 45 de la Ley 190 de 1995 y 364 del Estatuto Tributario –ET–.
Además, la constitución de las copropiedades como personas jurídicas también Respuestas

conlleva la obligatoriedad de llevar contabilidad para fines fiscales, pues las per-
sonas jurídicas deben registrarse en el RUT como obligadas a llevar contabilidad ¿Cuáles son las responsabilidades fiscales
(código 42) y señalar en la segunda página de dicho registro, en la casilla 89, un que deben figurar en el RUT de una
código entre el 79 y el 84 para indicar a qué grupo de convergencia a Estándares persona jurídica del régimen ordinario?
Internacionales pertenecen.
Ingresa aquí
Responsable de la contabilidad
La Ley 675 de 2001 contiene el régimen que regula la propiedad horizontal en Co-
lombia. En el artículo 50 de esta ley se establece la obligación de que se designe un
administrador que actúe en nombre de la presentación legal de la persona jurídica a
quien le corresponderá la administración del edificio o conjunto.
A su vez, el artículo 51 ibidem, en sus numerales 4 y 5, señala que es obligación del ad- Respuestas
ministrador llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio
o conjunto, y someter a aprobación del consejo de administración el presupuesto de la ¿Se puede ser administrador y a la vez
copropiedad y los estados financieros de la misma. Así pues, puede concluirse que la contador de una copropiedad?
responsabilidad de la contabilidad de una copropiedad recae sobre su administrador.
Ingresa aquí
Contador y administrador de una copropiedad no
deben ser el mismo profesional
Aunque muchas veces de la lectura del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 pueda interpre- Conferencia
tarse que es una función obligatoria del administrador llevar por su cuenta la conta-
bilidad del edificio, lo cierto es que esa función debe delegarse a un contador público Importancia de separar la labor contable
que sea independiente de la administración de la propiedad horizontal. de la administrativa en la copropiedad
Al administrador del edificio le corresponde manejar los valores que se recaudan ¿Sabe cuáles son las responsabilidades del
de los propietarios, además de elaborar y ejecutar el presupuesto de la copropiedad. administrador en la propiedad horizontal?,
Por ello está sujeto a responder por “los perjuicios que, por dolo, culpa leve o grave, ¿conoce las funciones del contador y las
del administrador en esta?, ¿conoce las
ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros” (ver artículo 51).
diferencias que existen entre los diferentes
tipos de bienes de la copropiedad? En esta
Al actuar como administrador, el contador público estaría ante un conflicto de intere- conferencia respondemos estas inquietudes.
ses en el evento en que se enfrente a una situación que ponga en peligro su responsabi-
lidad como administrador, pues no podría dar fe pública con independencia sobre los Ingresa aquí
actos de su profesión, que es uno de los principios establecidos en el Código de Ética
de la Ley 43 de 1990 (ver artículo 37).
En conclusión, no puede desconocerse la responsabilidad del administrador frente

a la contabilidad, pero también debe entenderse que esta responsabilidad se refiere
a verificar y a tomar las medidas correspondientes para que la contabilidad se lleve
en debida forma; es decir, no llevarla él mismo. En este sentido, es posible darle
transparencia a todo el trabajo que se ejecuta desde la administración de los recursos
de la copropiedad.

MARCOS TÉCNICO-NORMATIVOS
QUE DEBEN APLICAR LAS
PROPIEDADES HORIZONTALES Todas las
entidades que
E
l artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 señala que todas las entidades que lleven
contabilidad en Colombia, de forma obligatoria o voluntaria, deben cumplir los lleven contabilidad
estándares que de ella se derivan, es decir, que deben aplicar los marcos técni- en Colombia, de
co-normativos compilados en el DUR 2420 de 2015 para los tres grupos en que fueron
divididas las entidades privadas del país (que no se encuentran sujetas al ámbito de forma obligatoria
aplicación del régimen de contabilidad pública) desde la convergencia a Estándares o voluntaria,
Internacionales, a saber:
deben aplicar los
marcos técnico-
Anexo compilado 1-2019, el cual corres-
normativos
Grupo 1 ponde a las Normas Internacionales Plenas compilados en
emitidas por la IASB.
el DUR 2420 de
2015 para los tres
Anexo compilado 2, el cual corresponde a grupos en que
la Norma Internacional para Pymes emitida
Grupo 2
por la IASB.
fueron divididas
Anexo 3, el cual corresponde a un marco

Grupo 3 de contabilidad simplificada. Este grupo no
aplica Estándares Internacionales.

A cada copropiedad le corresponde evaluar el grupo de convergencia en el cual se

encuentra clasificada, observando los siguientes criterios:
Modelos y formatos
Grupo Grupo Grupo
Condición
1 2 3 Plantilla para clasificar una entidad
1. Emisores de valores: entidades y negocios fiduciarios en un grupo de aplicación de las NIIF
que posean valores inscritos en el registro nacional de en Colombia
X
valores y emisores –RNVE–, en los términos del artículo
El DUR 2420 de 2015 contiene el marco
1.1.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010.
técnico-normativo aplicable en Colombia
2. Entidades y negocios de interés público (ver parágrafo 1 para cada uno de los tres grupos de
X
del artículo 1.1.1.1. del DUR 2420 de 2015). convergencia y las condiciones que debe
3. Entidades con una planta de personal mayor a 200 cumplir una entidad para pertenecer a
trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 cada uno de ellos.
smmlv, y que, adicionalmente, cumplan con cualquiera de
los siguientes parámetros: En esta herramienta podrás clasificar
automáticamente una entidad
3.1. Ser subordinada o sucursal de una compañía
extranjera que aplique el Estándar Pleno. diligenciando la información solicitada.
3.2. Ser subordinada o matriz de una compañía nacional X Ingresa aquí
que deba aplicar el Estándar Pleno.
3.3. Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más
entidades extranjeras que apliquen el Estándar Pleno.
3.4. Realizar importaciones o exportaciones que
representen más del 50 % de las compras o de las
ventas, respectivamente.
4. Entidades que cumplan con la totalidad de los
siguientes requisitos: Respuestas
4.1. Contar con una planta de personal no superior a 10
trabajadores. ¿Las propiedades horizontales deben
X
4.2. Poseer activos totales, excluida la vivienda, por un aplicar los Estándares Internacionales?
valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales
vigentes –smmlv–. Ingresa aquí
4.3. Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 smmlv.
5. Entidades formalizadas que cumplan con la totalidad de
los requisitos establecidos por el artículo 499 del ET y las
X
normas que lo modifiquen o adicionen (ver parágrafo 3
¿Cuáles son las diferencias entre
del artículo 437 del ET).
los Estándares Internacionales y la
6. Entidades que no cumplan con los requisitos anteriores contabilidad simplificada?
X
para pertenecer a los grupos 1 o 3.
Ingresa aquí
Es así como las copropiedades que tengan menos de 10 trabajadores, activos totales
inferiores a 500 smmlv e ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 smmlv se clasifi-
can en el grupo 3 de convergencia y, por consiguiente, no deben aplicar Estándares
Internacionales sino el marco de contabilidad simplificada del anexo 3 del DUR 2420
de 2015. Puede inferirse que por sus condiciones propias la mayoría de las copropie-
dades se encuentran clasificadas en este grupo.
En ese sentido, solo algunas copropiedades que no cumplen los requisitos para per-
tenecer al grupo 3 (o el grupo 1) se clasifican en el grupo 2 de convergencia y deben
aplicar el anexo 2 del DUR 2420 de 2015, que corresponde al Estándar para Pymes.
Asimismo, lo más probable es que ninguna copropiedad cumpla las condiciones para
clasificarse en el grupo 1 de convergencia que aplica el anexo 1 del DUR 2420 de 2015.
Otras normas que contienen requerimientos e instrucciones relacionados con la

contabilidad de las propiedades horizontales son las siguientes:
Orientación técnica 15 – Copropie-

Ley 675 de 2001 o dades de uso residencial o mixto (gru-
régimen de propiedad po 1, 2 y 3), elaborada por el Consejo
horizontal. Técnico de la Contaduría Pública
–CTCP– en octubre 20 de 2015.

LIBROS DE
Como se indicó, los libros de contabilidad deben llevarse de acuer-
do con las normas contables vigentes, es decir, de conformidad
con el marco técnico-normativo que aplique la entidad y, además,
CONTABILIDAD cumpliendo con lo dispuesto en el anexo 6 - Estados financieros
extraordinarios, asientos, verificación de las afirmaciones, pensiones de
jubilación, y normas sobre registro y libros del DUR 2420 de 2015.
L
a obligatoriedad de llevar libros de contabilidad para las en-
tidades sin ánimo de lucro, incluyendo a las copropiedades, Los libros de contabilidad obligatorios para las propiedades hori-
se establece, entre otros, en los artículos 774 del ET y 2 del zontales se encuentran en la Ley 675 de 2001 y el Decreto 2500 de
Decreto 2500 de 1986. 1986, tal como se presenta en la siguiente infografía:
Libros de contabilidad obligatorios para las propiedades horizontales
Las propiedades horizontales deben llevar de forma obligatoria los siguientes

libros de contabilidad:
Libro diario de
contabilidad (artículo
2 del Decreto 2500
de 1986).
Libro de registro de Libro mayor y de
propietarios y residentes balances (artículo 2
(artículo 51 de la Ley 675 del Decreto 2500
de 2001). de 1986).
Libro de actas de la Registros auxiliares de

asamblea general ejecución de presupuesto
3
3
de propietarios de ingresos y gastos

(artículo 51 de la (artículos 38 y 51 de la
Ley 675 de 2001). Ley 675 de 2001).
4
4
2
2
5
5
1
1
Libros que se deben registrar ante la Dian Además, según el artículo 1.2.1.5.4.5 del DUT 1625 de 2016, úni-
camente las propiedades horizontales de uso comercial o mixto
Según el artículo 2 del Decreto 2500 de 1985, las propiedades ho- deben registrar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección
rizontales, por ser entidades sin ánimo de lucro, están obligadas a de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– el libro de actas de
registrar sus libros de contabilidad en las oficinas de la adminis- la asamblea de copropietarios.
tración de impuestos nacionales de su domicilio.

ESTADOS FINANCIEROS Respuestas
L
as propiedades horizontales deben presentar los estados financieros requeridos ¿Cuáles y cuántos estados financieros
por el marco normativo en el que se encuentren clasificadas, tal como se aprecia deben ser elaborados por las empresas
de los grupos 1, 2 y 3?
en el siguiente cuadro:
Ingresa aquí
Copropiedades del Copropiedades del
Informes
grupo 2 grupo 3
Estado de situación financiera x x
Estado de resultados y del
otro resultado integral (ver x
notas 1 y 2)
Estado de resultados x Conferencia
Estado de cambios en el
x
patrimonio (ver nota 2) Estados financieros, riesgos y tipos de
Estado de flujos de efectivo x fraude en copropiedades: principales
detalles
Notas a los estados financieros x x
A continuación, el contador público
Nota 1: las propiedades horizontales del grupo 2 pueden presentar su estado de Harold Andrés García Serna hace su
resultados y del otro resultado integral en un solo informe o en dos separados. valiosa intervención para analizar cuáles
son los estados financieros que deben
Nota 2: las propiedades horizontales del grupo 2 pueden reemplazar los estados de ser presentados en una propiedad
resultados y de cambios en el patrimonio por el estado de resultados y ganancias horizontal y cómo se lleva a cabo la
acumuladas cuando los únicos cambios en su patrimonio surgen de ganancias, pér- ejecución presupuestal. De igual manera
didas, pago de dividendos, corrección de errores o cambio de políticas contables. se analizará cuáles son los tipos de fraude
que se pueden presentar en la propiedad
horizontal, qué medidas se pueden
Estados financieros que no cumplen la tomar para mitigarlos y cuál rol cumple el
revisor fiscal.
normativa vigente
Ingresa aquí
Si a la fecha una copropiedad continúa presentando sus estados financieros sin
cumplir los requerimientos establecidos en los nuevos marcos técnico-normativos
compilados en el DUR 2420 de 2015, dichos informes no tienen validez legal porque
no están preparados bajo las normas de información financiera vigentes.
Publicaciones
De igual forma, si los informes se han presentado con una declaración de cumpli-
miento de las nuevas normas, pero la entidad no realizó los ajustes requeridos para la Contabilidad para microempresas
convergencia, se considera que estos estados financieros son errados y deberían ser
corregidos utilizando los lineamientos que se explican en las siguientes líneas. ¿Le interesa conocer los requerimientos
de la contabilidad simplificada?, ¿quiénes
deben emplearla?, ¿dónde se encuentra la
Propiedades horizontales del grupo 3 normativa que la regula? ¡Aquí están todas
las respuestas!
Como es sabido, las entidades del grupo 3 deben aplicar un marco de contabilidad
simplificada cuya base principal de medición es el costo histórico. Este marco se Ingresa aquí
encuentra compilado en el anexo 3 del DUR 2420 de 2015.
En ese sentido, una propiedad horizontal que a 2020 no ha realizado el proceso de

convergencia y que verifique que cumple los requisitos para pertenecer al grupo 3 de
convergencia (ver página 6), debe tener en cuenta que las entidades clasificadas en
este grupo debieron presentar sus primeros estados financieros el 31 de diciembre de
2015 bajo el anexo 3 del DUR 2420 de 2015.
Por esta razón, los estados financieros que haya presentado una propiedad hori-
zontal desde 2015 a 2019 bajo el marco normativo anterior (Decreto 2649 de 1993)
contienen un error contable toda vez que están preparados bajo un marco que no se
encontraba vigente en Colombia para esos períodos. Las entidades del
grupo 3 deben
Para corregir esta situación, de acuerdo con el Concepto 669 del 15 de julio de 2020
del CTCP, una entidad del grupo 3 debe contabilizar como ingreso o gasto en el pe- aplicar un marco
ríodo 2020 las diferencias encontradas en su contabilidad respecto de los criterios de de contabilidad
reconocimiento, medición, presentación y revelación de activos, pasivos y patrimo-
nio del anexo 3 del DUR 2420 de 2015, tal como si se tratara de un error contable. Lo simplificada cuya
anterior, debido a que el anexo 3 del DUR 2420 de 2015 no contempla lineamientos base principal de
respecto a la reexpresión de estados financieros.
medición es el
Una vez llevado a cabo esto, la entidad podrá especificar es sus estados financieros costo histórico. Este
del 31 de diciembre de 2020 si aplicó el anexo 3 del DUR 2420 de 2015, reflejando el
efecto del error por la no aplicación de este marco durante los períodos anteriores. marco se encuentra
compilado en el
Propiedades horizontales del grupo 2 anexo 3 del DUR
Una propiedad horizontal, que a 2020 no ha realizado el proceso de convergencia y 2420 de 2015
que verifique que cumple los requisitos para pertenecer al grupo 2 de convergencia
(ver página 6), debe tener en cuenta que las entidades clasificadas en este grupo de-
bieron haber presentado sus primeros estados financieros bajo el anexo 2 del DUR
2420 de 2015 (Estándar para Pymes) el 31 de diciembre de 2016.
En ese sentido, las propiedades horizontales del grupo 2 que a 2020 no han realizado
el proceso de convergencia y deseen subsanar tal situación deben realizar la reexpre-
sión de sus estados financieros publicados desde esa fecha (31 de diciembre de 2016),
debido a que su marco de información financiera, a diferencia del marco del grupo 3,
sí aborda requerimientos sobre esta índole.
La reexpresión no significa que se deban publicar nuevamente los estados financieros

atrasados, sino que, en los próximos estados que se emitan, las cifras se presenten reex-
presadas como si el marco normativo se hubiese aplicado en las fechas establecidas.

Los siguientes son algunos pasos que facilitan este proceso:

Conferencia
1 2 Corrección de errores de períodos
anteriores
Verificar que la información Comprobar que la copro-
contable de la copropiedad piedad cumple con los Para realizar el proceso de implementación
se encuentre al día: es nece- requisitos para pertenecer al de Normas Internacionales de Información
sario para que pueda realizar grupo 2: si no cumple con los Financiera el contador debe obtener toda
la conversión de los estados requisitos, la copropiedad de- la información de la empresa, sus políticas
contables, los registros que se hayan
financieros con fácilidad. berá clasificarse en un grupo
realizado y, posteriormente, evaluar cuáles
de convergencia distinto.
partidas requieren una reexpresión.
Ingresa aquí
4 3
Elaborar el estado de situa- Redactar las políticas con-

ción financiera de apertu- tables de la copropiedad:
ra utilizando las políticas para cumplir con este paso es
contables elaboradas en el necesario comenzar conociendo
punto anterior: este estado las principales transacciones que
financiero no debe publicarse. efectúa la copropiedad.
Convertir los estados finan-

cieros atrasados: como se
mencionó, los estados financieros
atrasados no deben publicarse
nuevamente, sino que se deben
reexpresar de forma tal que en
los próximos estados financieros
que se publiquen la información
comparativa se presente como si
la copropiedad hubiera llevado
a cabo la convergencia en las
fechas dispuestas por la norma.

POLÍTICAS CONTABLES
L
as políticas contables son los lineamientos bajo los cuales las copropiedades de-
Especial Actualícese
ben contabilizar todas sus transacciones. La responsabilidad de su elaboración
recae sobre la administración de la copropiedad, pero puede delegarse la tarea a Políticas contables: elemento
un contador público. dinámico en la preparación de
estados financieros
Para la elaboración de las políticas contables las copropiedades del grupo 2 deben
observar los lineamientos de la sección 10 del Estándar para Pymes. Las copropieda- El diseño y elaboración de las políticas
des del grupo 3, por su parte, al no contar con una norma propia para la elaboración contables es fundamental en la
de políticas contables, se pueden apoyar en esa misma sección para elaborar su preparación de los estados financieros
manual de políticas contables. de una entidad, pues son la guía a la que
recurrirá la entidad para definir cómo
El primer paso para la elaboración de las políticas contables es conocer cuáles son reconocer, medir y revelar todas sus
las transacciones que desarrolla la copropiedad. Posteriormente, la administración transacciones económicas.
de la copropiedad puede definir el tratamiento para cada transacción considerando
los requerimientos del marco técnico-normativo aplicable. Conoce, accediendo a este Especial
Actualícese, todo lo que debes tener en
En ausencia de un requerimiento específico para una transacción, las copropiedades cuenta en este proceso.
de los grupos 2 y 3 deben seguir las siguientes jerarquías normativas para definir el
tratamiento que le darán: Ingresa aquí
Jerarquía normativa para diseñar políticas contables de una entidad

del grupo 2 (pymes)
Definiciones, criterios
Tratamiento Tratamiento para y conceptos de la
específico en el cuestiones similares en el sección 2 – Conceptos
Estándar para Pymes. Estándar para Pymes. y principios generales.
Respuestas
¿Cuáles son las diferencias entre las

Requerimientos y guías políticas contables de los grupos 1, 2 y 3?
Juicio de la gerencia.
del Estándar Pleno. ¿Cómo varían las políticas si se cambia de
grupo?
Ingresa aquí
Jerarquía normativa para diseñar políticas contables de una entidad

del grupo 3 (microempresas)
Tratamiento específico Tratamiento para

en el marco técnico- cuestiones similares en el Definiciones, criterios
normativo de las marco técnico-normativo y conceptos de la
entidades del grupo de las entidades del sección 2 – Conceptos
3 (anexo 3 del DUR grupo 3 (anexo 3 del y principios generales.
2420 de 2015). DUR 2420 de 2015).
Juicio de la gerencia.

TRATAMIENTO
A continuación, mencionamos las principales contabilizaciones que
se deben efectuar en relación con el fondo de imprevistos de una
copropiedad de acuerdo con el Concepto 585 de 2018 del CTCP.
CONTABLE DE LAS 1. Causación de las cuotas ordinarias y fondo de imprevistos
TRANSACCIONES DE LA El fondo de imprevistos constituye un ingreso para la copropie-
dad. Cuando la copropiedad genera el cobro de la cuota ordina-
PROPIEDAD HORIZONTAL ria y del fondo de imprevistos a sus copropietarios, se recomien-
da que ambos conceptos se discriminen en cuentas separadas,
E
n este apartado se aborda el tratamiento contable de las registrando un ingreso contra una cuenta por cobrar, así:
principales transacciones que desarrollan las propiedades
horizontales: Cuenta Débito Crédito
Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias $50.000
Fondo de imprevistos Cuentas por cobrar – fondo de imprevistos $500

Ingresos – cuotas ordinarias $50.000
Las propiedades horizontales están obligadas, según el artículo 35 Ingresos – fondo de imprevistos $500
de la Ley 675 de 2001, a constituir un fondo de imprevistos que les
permita atender obligaciones inesperadas, tales como demandas de 2. Recaudo de las cuotas ordinarias y fondo de imprevistos
exempleados o daños en bienes comunes ocasionados por vandalis-
mo, catástrofes naturales o cualquier otra situación inesperada. Cuando el copropietario realiza el pago, se deben acreditar las
cuentas por cobrar por concepto de cuotas ordinarias y fondo
El fondo de imprevistos debe corresponder mínimo al 1 % del presu- de imprevistos al tiempo que se debita la cuenta de bancos. Un
puesto anual de gastos comunes de la copropiedad, y debe cobrarse ejemplo de la contabilización sugerida es el siguiente:
junto con las cuotas ordinarias de los copropietarios. El cobro de este
fondo solo puede suspenderse cuando alcance el 50 % del presu-
Cuenta Débito Crédito
puesto de gastos del respectivo año.
Bancos $50.500
Además, los excedentes que se generen en el manejo de este Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias $50.000
fondo pueden apropiarse como una reserva en el patrimonio de Cuentas por cobrar – fondo de imprevistos $500
la copropiedad.

3. Restringir dineros causados en el fondo de imprevistos
El dinero del fondo de imprevistos debe destinarse exclusivamente para gastos

extraordinarios y urgentes. Por esta razón, se debe mantener en cuentas de ahorro, Conferencia
fondos fiduciarios u otras cuentas (ver Orientación Técnica n.° 15 – Copropiedades de
uso residencial o mixto, grupos 1, 2 y 3, elaborada por el CTCP). Errores comunes en el cálculo y uso
del fondo de imprevistos en las
En la contabilidad debe reclasificarse en una cuenta separada, de forma que pueda copropiedades
controlarse y presentarse adecuadamente en el balance de la copropiedad. El regis-
tro puede ser el siguiente: A continuación, el contador público Harold
Andrés García Serna habla sobre el manejo
Cuenta Débito Crédito del fondo de imprevistos al interior de una
Efectivo restringido – fondo de imprevistos $500 copropiedad.
Bancos $500
Ingresa aquí
4. Utilización de los recursos del fondo de imprevistos
Cuando la copropiedad requiera utilizar los recursos del fondo de imprevistos debe
acreditar la cuenta de efectivo restringido y contabilizar el gasto, tal como se presen-
ta a continuación:
Cuenta Débito Crédito Respuestas

Gastos $200
En tiempos de pandemia a causa del
Efectivo restringido – fondo de imprevistos $200 COVID-19, ¿qué uso se le puede dar al
fondo de imprevistos de una propiedad
5. Constitución de la reserva por fondo de imprevistos horizontal? ¿Quién es el encargado de su
administración? ¿Qué ocurre cuando no
Si después del cierre del ejercicio quedan excedentes provenientes de recursos del hay suficientes recursos para cubrir las
fondo de imprevistos que no se hayan utilizado, el CTCP recomienda, en su Orien- contingencias?
tación Técnica n.° 15, que se constituya una reserva con destinación específica en la
cual se reclasifiquen dichos recursos. Ingresa aquí
Esta reserva debe ser autorizada por la asamblea de propietarios y su contabilización

es la siguiente:

Patrimonio – excedentes acumulados $300
Patrimonio – reservas con destinación específica (fondo de
$300
Los ingresos son
imprevistos)
incrementos en
6. Uso de la reserva del fondo de imprevistos en otro período los beneficios
Si la entidad requiere utilizar en períodos siguientes los recursos del fondo de impre- económicos que
vistos que se tienen en reservas del patrimonio, se debe:
fluyen hacia una
• Contabilizar el gasto contra la cuenta de efectivo restringido.
entidad a modo
• Reclasificar el saldo de la reserva del fondo de imprevistos a los excedentes acu-
mulados. Esto con el propósito de compensar el gasto generado en ese período. de aumentos
en el activo o
Gastos $200 disminuciones en
Efectivo restringido – fondo de imprevistos $200 el pasivo, dando
Patrimonio – reservas con destinación específica (fondo de
imprevistos)
$200 como resultado
Patrimonio – excedentes acumulados $200 un incremento
patrimonial
Ingresos
Los ingresos son incrementos en los beneficios económicos que fluyen hacia una
entidad a modo de aumentos en el activo o disminuciones en el pasivo, dando como
resultado un incremento patrimonial.
En el caso de las propiedades horizontales, los ingresos pueden originarse de las

siguientes fuentes:
Expensas comunes Expensas comunes Intereses de mora,

Cuotas
ordinarias y fondo de bienes de uso multas y otras
extraordinarias.
de imprevistos. exclusivo. sanciones.
Respuestas
Explotación de
¿Qué tipo de documento es válido,
bienes comunes;
Donaciones Rendimientos según la Resolución 000042 de 2020,
por ejemplo,
recibidas. financieros. para realizar los cobros de las cuotas de
arrendamientos administración dentro de una propiedad
de parqueaderos. horizontal?
Ingresa aquí
Se debe tener en cuenta que los ingresos de las propiedades deben reconocerse
sobre la base de causación, es decir, que se registran en el momento en que son exigi-
bles y no únicamente cuando se recibe el efectivo.
A continuación, profundizamos en los lineamientos específicos para la contabiliza-

ción de los diferentes tipos de ingresos de la copropiedad:
Expensas comunes ordinarias y el fondo de

imprevistos
La contabilización
Las expensas comunes ordinarias son aquellas necesarias para el mantenimiento, re-
paración y vigilancia de los bienes comunes. Estos ingresos provienen de los copropie- de los ingresos por
tarios y deben ser cancelados por estos en proporción a su coeficiente de copropiedad. la cuota ordinaria
Los dineros para conformar el fondo de imprevistos se deben cobrar junto con las y el fondo de
cuotas ordinarias a cada copropietario, y corresponden a un ingreso para la propie- imprevistos, así
dad horizontal, tal como se explicó anteriormente (ver página 13).
como por las
Es importante tener en cuenta que la contabilización de los ingresos por la cuota ordi- cuentas por cobrar
naria y el fondo de imprevistos, así como por las cuentas por cobrar correspondientes,
deben contabilizarse con el número de identificación de cada copropietario para efec- correspondientes,
tos de controlar el saldo que adeuda cada uno. El registro sugerido es el siguiente: deben contabilizarse
con el número de
Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias $50.000 identificación de
Cuentas por cobrar – fondo de imprevistos $500 cada copropietario
Ingresos – cuotas ordinarias $50.000
para efectos de
Ingresos – fondo de imprevistos $500
controlar el saldo que
Posteriormente, cuando se recauden de cada copropietario las cuotas ordinarias y adeuda cada uno
lo correspondiente al fondo de imprevistos, deberá cancelarse la cuenta por cobrar
contra la cuenta de efectivo y equivalente correspondiente.
Expensas por bienes de uso exclusivo

Estas son las cuotas que se cobran a algunos copropietarios que pueden disfrutar de cier-
tos espacios de la copropiedad debido a la ubicación de sus bienes privados. Por ejemplo,
los copropietarios que pueden usar una terraza porque su apartamento tiene acceso a
ella. Para su contabilización deben seguirse los mismos lineamientos explicados para las
cuotas ordinarias.

Cuotas extraordinarias Del mismo modo, en su reglamento la asamblea de copropietarios

podría determinar un interés inferior, incluso podría ser el mismo
Las cuotas extraordinarias deben ser aprobadas por la asamblea que fija la ley (una y media vez el interés bancario corriente), pero
de copropietarios y se pueden cobrar únicamente cuando no nunca los intereses de mora podrían estar por encima de la tasa de
existan recursos suficientes para cubrir las expensas comunes ne- usura. Al respecto, la norma cita lo siguiente:
cesarias, cuando surjan eventualidades que no se pueden cubrir
con el fondo de imprevistos, o para financiar el mantenimiento, Artículo 30. Incumplimiento en el pago de expensas. El retardo en el
reparación, compra o construcción de bienes comunes. cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora equi-
valentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado
La contabilización de las cuotas extraordinarias es similar a la de
por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea
las cuotas ordinarias cuando se recaudan para cubrir expensas
general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizon-
comunes necesarias, por lo cual debe registrarse como un ingreso
tal, establezca un interés inferior.
y una cuenta por cobrar a nombre de cada copropietario en el
momento en que sea aprobada por la asamblea, así: (El subrayado es nuestro).

En el momento en que los intereses de mora sean exigibles, se
Cuentas por cobrar – cuotas deben contabilizar como un ingreso contra una cuenta por co-
$100.000
extraordinarias
brar a nombre del copropietario que haya incurrido en la mora.
Ingresos – cuotas extraordinarias $100.000
Cuando se realice el recaudo de las cuotas extraordinarias de Ejemplo

cada copropietario se debe acreditar la cuenta por cobrar contra
un débito a la cuenta de efectivo y equivalente correspondiente. Una copropietaria adeuda la cuota ordinaria de agosto de 2020,
que tiene un valor de $200.000. El reglamento de la propiedad
Tratamiento especial horizontal establece que los copropietarios tienen plazo para
pagar la cuota hasta dentro de los primeros cinco (5) días del
Si la cuota extraordinaria se recauda para la construcción, compra, mes siguiente. De lo contrario empezarán a generarse intereses
mantenimiento o reparación de bienes comunes, se debe contabili- equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente
zar como un pasivo en una cuenta de ingreso recibido por antici- certificado por la Superfinanciera. Por tanto, el 30 de septiembre
pado cuando sea aprobada por la asamblea de copropietarios (la de 2020 la propiedad horizontal procede a causar los intereses
contrapartida es una cuenta por cobrar a nombre de cada copro- producidos hasta ese momento.
pietario), y luego amortizarse así:
La Resolución 0769 de 2020 de la Superfinanciera señaló que la
1. Si se trata de un bien común no desafectado en la medida en tasa de interés bancario corriente para el período comprendido
que se construyan, adquieran, reparen o realice el manteni- entre el 1 y el 30 de septiembre de 2020 es de 18,35 % EA.
miento.
Como la tasa de la Superfinanciera se encuentra expresada de
2. Si se trata de la construcción, compra o reparación de un forma efectiva anual, es necesario convertirla a una tasa mensual
bien común desafectado en la medida en que este se amorti- vencida aplicando el siguiente procedimiento:
ce o deprecie (ver página 21).
Tasa de interés bancario corriente: 18,35 %
Intereses de mora Una y media vez la tasa de interés bancario: 18,09 x 1,5 = 27,53 %
Cuando un propietario incumple o se retrasa en el pago de su ex- Conversión de la tasa de efectiva anual a una tasa mensual: IPV = (1 +
pensa común o de la cuota extraordinaria afecta a toda la copropie- 27,53 %)30/360 – 1 = 2,05 %
dad, pues este es un sistema comunitario en el que todos dependen
del pago que haga cada uno de los partícipes para el mantenimiento La tasa que se aplica para calcular los intereses de mora que
de áreas y servicios comunes. adeuda la copropietaria por el mes de septiembre es de 2,05 %.
Por tanto, los intereses causados por los días del 6 al 30 de dicho
Como consecuencia del retardo en el cumplimiento del pago, mes se calculan así:
la Ley 675 de 2001, en su artículo 30, fija una sanción dada en la
imposición de intereses moratorios sobre los valores adeudados 25 días / 30 días = 0,83 %
por parte del propietario moroso. Ahora bien, si el reglamento de
la copropiedad no establece nada sobre el particular, se cobrarán $200.000 x 2,05 % x 0,83 % = $3.411
intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés ban-
cario corriente vigente.

El registro contable es el siguiente: Tener en cuenta que…

Cuenta Débito Crédito No es correcto tomar la tasa de interés
Cuentas por cobrar – intereses de mora cuota ordinaria de bancario corriente certificada por la
$3.411 Superfinanciera y dividirla entre 12 meses,
agosto 2020
ya que al ser una tasa efectiva anual se
Ingresos – intereses de mora cuota ordinaria de agosto 2020 $3.411
debe convertir primero a una tasa mensual
vencida utilizando la fórmula IPV = (EA +
Ahora bien, suponiendo que al 31 de octubre de 2020 la copropietaria no haya cancela- 1) días / 360 – 1 (ver Concepto 835 del 7
do la cuota ordinaria de agosto ni la de septiembre, la propiedad horizontal procede a de septiembre de 2020 del CTCP).
calcular los intereses de mora.
La Resolución 0869 de 2020 de la Superfinanciera señala que la tasa de interés ban-

cario corriente para el período comprendido entre el 1 y el 31 de octubre de 2020 es
de 18,09 % EA. La conversión de la tasa EA a una mensual vencida se realiza así:
Tasa de interés moratoria: 18,09 %
Una y media vez la tasa de interés bancario: 18,09 x 1,5 = 27,14 %
Conversión de la tasa de efectiva anual a una tasa mensual: IPV =

(1 + 27,14 %)30/360 – 1 = 2,02 %
Los intereses de mora se calculan como se presenta a continuación:

Entre el 15 de
abril y el 30 de
Intereses de mora cuota ordinaria de agosto 2020 causados por los días del 1 al 31
de octubre de 2020:
junio de 2020 los
copropietarios
$200.000 x 2,02 % = $4.042
podían realizar el
Intereses de mora cuota ordinaria de septiembre 2020 causados por los días del 6 pago de las cuotas
al 31 de octubre de 2020:
de administración en
25 días / 30 días = 0,83 %
cualquier momento
$200.000 x 2,02 % x 0,83 % = $3.355
del mes, sin que
El registro contable al 31 de octubre de 2020 es el siguiente: hubiese lugar al
cobro por parte de
Cuentas por cobrar – intereses de mora cuota ordinaria de
$4.042
la administración
agosto 2020
de intereses por
Cuentas por cobrar – intereses de mora cuota ordinaria de
septiembre 2020
$3.355 mora, penalidades o
Ingresos – intereses de mora cuota ordinaria de agosto 2020 $4.042 sanciones
Ingresos – intereses de mora cuota ordinaria de septiembre 2020 $3.355
Cuotas de administración: condonación de intereses moratorios por

contingencia del COVID-19
El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, mediante el Decreto Legislativo 579
de 2020, con ocasión a la contingencia por el COVID-19, determinó una serie de
medidas transitorias en materia de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles
con destinación habitacional y comercial, así como lo relacionado con el pago de
cuotas de administración en propiedades horizontales.
Respecto a este último punto, el parágrafo 4 del artículo 7 del decreto en mención
estableció que entre el 15 de abril y el 30 de junio de 2020 los copropietarios podían
realizar el pago de las cuotas de administración en cualquier momento del mes, sin
que hubiese lugar al cobro por parte de la administración de intereses por mora,
penalidades o sanciones.
El CTCP, a través del Concepto 680 de 2020, precisó que la condonación de mora,
sanciones o penalidades por el pago atrasado o no pago de cuotas de administración,
prevista en el decreto en mención, solo podía aplicarse a las cuotas causadas en los
meses de abril, mayo y junio de 2020.
Por lo anterior, el CTCP refirió que las cuotas no pagadas antes o después de dichas
fechas (15 de abril y 30 de junio) no son objeto de dicha condonación, sino que deben Respuestas
pagarse de conformidad con lo previsto en los estatutos o reglamento de la copropie-
dad o lo definido por la asamblea de copropietarios, órgano que ostenta la potestad ¿Cómo se reconocen contablemente los
de establecer el procedimiento para el cobro de intereses por mora, así como los intereses moratorios sobre las cuotas
descuentos por pronto pago. de administración en una propiedad
horizontal?
Nota: en el concepto objeto de estudio, el CTCP se refiere al Decreto Legislativo 806 Ingresa aquí
de 2020; no obstante, el artículo 7, señalado en el mismo, se encuentra en el Decreto
Legislativo 579 de 2020.
Multas
¿Qué medidas puede tomar el admi-
Las multas se generan cuando acaece un incumplimiento de obligaciones no pe- nistrador de una propiedad horizontal
cuniarias. En el caso de las copropiedades se pueden imponer multas por diversas cuando existen deudores morosos? ¿A
causales, las cuales se reconocen como ingreso en el momento en que sean exigibles partir de qué momento se considera
para la copropiedad. moroso un copropietario?
En el momento en que sean exigibles al copropietario, las multas deben contabilizarse Ingresa aquí
como un ingreso para la propiedad horizontal contra una cuenta por cobrar. El registro
sugerido es el siguiente:

Cuentas por cobrar – multas $20.000
Ingresos – multas $20.000
Explotación de bienes comunes

La copropiedad puede generar ingresos por la explotación de sus bienes comunes.
Entre estos ingresos se encuentran principalmente: Liquidador
• El arrendamiento de parqueaderos, terrazas u otros espacios de la copropiedad. Conversión de tasas de interés
¿Cómo se reconocen contablemente los

• Otros cobros por la utilización de bienes comunes.
intereses moratorios sobre las cuotas
de administración en una propiedad
Los ingresos por explotación de bienes comunes deben reconocerse en la medida en horizontal?
que la copropiedad cumpla con las actividades relacionadas en el contrato. Si se tra-
ta, por ejemplo, de un centro comercial que presta el servicio de parqueadero a sus Ingresa aquí
visitantes, el ingreso se reconocerá en el momento en que se preste el servicio, así:

Efectivo y equivalentes – caja $9.520
IVA generado 19 % $1.520
Ingresos – servicio de parqueadero $8.000
Si se trata de una copropiedad que suscribe un contrato de arrendamiento de una de

sus zonas comunes por seis (6) meses por valor de $3.000.000 más IVA, el ingreso se
reconoce de forma lineal durante el tiempo de la duración del contrato, es decir, cada

mes la entidad reconocería $500.000 de ingresos más IVA ($3.000.000 / 6 meses),

como se refleja en el siguiente registro:
Tener en cuenta que…

Cuentas por cobrar – arrendamientos $595.000 Las copropiedades de uso residencial no
IVA generado 19 % $95.000 están sujetas a retención en la fuente
sobre ningún ingreso.
Ingresos – arrendamientos $500.000
Presentación en el estado de resultados

En el estado de resultados de la copropiedad o en las notas se debe presentar por sepa-
rado cada una de las partidas que conforman los ingresos; además, se debe revelar la
información necesaria para su adecuado entendimiento.
Respuestas
No se deben presentar montos acumulados que representen diferentes tipos de
ingresos, como lo solicita, por ejemplo, la sección 23 – Ingresos de actividades ordinarias Luego de expedida la Ley de crecimien-
del Estándar para Pymes. Por ello, en la Orientación Técnica n.° 15 del CTCP se re- to económico, ¿qué tipo de impuestos
comienda que las copropiedades presenten en sus notas a los estados financieros un debe pagar una propiedad horizontal?
resumen de los ingresos y gastos derivados de la explotación de los bienes comunes.
Ingresa aquí
Tratamiento de la retención en la fuente

Las copropiedades de uso comercial o mixto están sujetas a retención en la fuente
únicamente sobre los ingresos que generen por la explotación comercial o industrial
de las áreas comunes (ver artículo 19-5 del ET).
En ese sentido, las cuotas de administración de la copropiedad no están sujetas a

retención en la fuente por ser un ingreso no gravado para la copropiedad.
Tratamiento del IVA

Las copropiedades son responsables del IVA cuando desarrollen actividades gene-
radoras de dicho impuesto, tales como el servicio de parqueaderos para visitantes,
parqueadero adicional o estacionamiento de bicicletas, al igual que por el alquiler de
salones comunales (ver artículo 16 del Decreto 1794 de 2013).
Lo anterior, de conformidad con el artículo 462-2 del ET, el cual indica que las per-
sonas jurídicas constituidas como propiedad horizontal, que destinen algunos de
sus bienes o áreas comunales para la explotación industrial o comercial generando
algún tipo de renta, son responsables del impuesto sobre las ventas causado por la
prestación directa del servicio en zonas comunales.
Por lo tanto, cada vez que una propiedad horizontal realice un hecho generador de
IVA entre los que se encuentre la prestación de servicio de estacionamiento y alqui-
ler de salones comunales (ver artículos 420 y 470 del ET) se generará el impuesto a
las ventas y, por lo tanto, será responsable de este.
Tratamiento de las donaciones

Las donaciones en dinero para realizar la construcción, adquisición, reparación o
mantenimiento de un bien común son un ingreso para la copropiedad. Dado que no
existe una norma para donaciones en el marco técnico-normativo de las copropieda-
des del grupo 2, se deben seguir los lineamientos de la sección 24 – Subvenciones de
Gobierno del Estándar para Pymes.

De otra parte, las copropiedades del grupo 3 también deben guiarse por los linea-
mientos aplicables a las propiedades horizontales del grupo 2 toda vez que el marco
de contabilidad simplificada no contiene lineamientos sobre la contabilización de
las donaciones o de las subvenciones.
Las donaciones que no imponen condiciones de rendimiento se reconocen como un Respuestas

ingreso en el estado de resultados contra un débito a la cuenta de activo correspon-
diente. Las donaciones que imponen condiciones de rendimiento se reconocen como Además de las cuotas de administra-
un ingreso recibido por anticipado y se amortizan cuando se cumplan esas condicio- ción, ¿qué otro tipo de ingresos se po-
nes. Por ejemplo, las donaciones recibidas para reparar, construir o adquirir bienes dría considerar dentro del presupuesto
comunes desafectados se contabilizan como un ingreso recibido por anticipado y se de una copropiedad?
amortizan contra los ingresos en la medida que el activo se deprecia.
Ingresa aquí
Así mismo, las donaciones recibidas para realizar mantenimientos, reparar, construir
o adquirir bienes comunes no desafectados, se reconocen inicialmente como un
ingreso recibido por anticipado que se amortizará en la medida en que se registre el
gasto por el mantenimiento, reparación, construcción o adquisición del bien común
no desafectado (ver página 21).
Deterioro de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar de las propiedades horizontales, sea que se encuentren en el
grupo 2 o 3 de convergencia, se deben deteriorar, de conformidad con los lineamien-
tos de los párrafos 7.5 del anexo 3 del DUR 2420 de 2015, y del 11.21 al 11.24 del Están-
dar para Pymes, cuando no exista expectativa válida de recuperar su valor. Las cuentas por
La cartera por cobrar de las copropiedades suele estar representada en mayor cobrar de las
medida por cuotas de administración e intereses, los cuales se deterioran cuando la propiedades
administración estima que no podrá recuperar el valor total de este importe porque
se presentan situaciones como las siguientes: horizontales, sea
que se encuentren
• El deudor tiene graves dificultades financieras, por lo cual no le ha sido posible
pagar, y no existe expectativa de que la situación cambie. en el grupo 2 o 3 de
• El deudor ha solicitado plazos, pero los ha incumplido reiteradamente.
convergencia, se
deben deteriorar,
• El deudor presenta insolvencia o está a punto de declararse en ese estado.
de conformidad con
A continuación, se presentan ejemplos de la evaluación del deterioro de las cuentas los lineamientos de
por cobrar de las copropiedades:
los párrafos 7.5 del
Caso 1 anexo 3 del DUR
Supongamos que don Sirifonsio es un copropietario de la Unidad Residencial White 2420 de 2015, y
Water. Don Sirifonsio ha pagado sus cuotas de administración cumplidamente desde
hace 10 años, cuando compró un apartamento en aquella unidad residencial.
del 11.21 al 11.24
del Estándar para
Al 31 de diciembre de 2020, don Sirifonsio presentaba una mora en sus últimas dos
(2) cuotas de administración. Al indagar sobre la situación se encontró que acaba de Pymes
ser despedido de su trabajo, pero afirma que en un plazo no mayor a tres (3) meses se
pondrá al día, pues ya está en la búsqueda de un nuevo empleo.
En este caso, aunque el deudor presenta mora, históricamente ha demostrado ser

cumplido con sus pagos. Aunque es cierto que tardará unos meses en ponerse al día,
no hay evidencia que lleve a concluir la pérdida de esta cartera.
Caso 2
Doña Briselda es copropietaria en la Unidad Residencial Great Valley. Briselda trabaja
como agente de bienes raíces y no tiene un ingreso fijo. Briselda suele atrasarse en cua-
tro (4), cinco (5) y hasta seis (6) meses de cuotas de administración, o realiza reparaciones o mantenimientos sobre ellos, debe conta-
pero cuando hace un buen negocio se pone al día con sus cuotas. bilizar un gasto en su estado de resultados.
Al cierre del 31 de diciembre de 2020 el administrador de Great
Valley observa que Briselda tiene una mora de ocho (8) meses. Al respecto, el CTCP explica en el Concepto 513 del 22 de mayo
de 2020 que:
En este caso, aunque la mora es un poco más larga que la acos-
tumbrada, no hay evidencias que lleven a concluir que la señora
Briseida no va a cancelar. Si la mora permanece y la copropieta- Es un error recurrente considerar que los bienes comunes, como
ria no cancela el valor adeudado en el transcurso del año, será el edificio administrativo, los ascensores o bienes adheridos a la
necesario deteriorar la cartera al cierre de 2021. copropiedad, pueden ser activados como parte de los activos de la
copropiedad, lo cual solo sería aplicable si la titularidad legal de
tales bienes ha sido desafectada a favor de la copropiedad. Mien-
Caso 3
tras los bienes no hayan sido desafectados, estos no se incluyen en
la contabilidad de la copropiedad, puesto que forman parte de los
Watson Smith Mosquera Palomeque era un copropietario de un
bienes de los copropietarios.
apartamento en la Unidad Residencial Blue Lake. El señor Mosquera
Palomeque falleció en el año 2017, y hasta el cierre del 31 de diciem-
bre de 2020 sus herederos no habían pagado las cuotas de admi-
nistración, argumentando que no han podido hacer los trámites de Ejemplo:
sucesión debido a la aparición de tres herederos no reconocidos.
Una copropiedad adquirió un ascensor por valor de $30.000.000,
La administración decide iniciar un proceso judicial para per- para lo cual recaudó una cuota extraordinaria.
seguir el cobro de las acreencias, pero se estima que el proceso
tendrá una duración de alrededor de cinco (5) años. El ascensor es un bien común esencial. Por ello, la copropiedad
no puede contabilizarlo como un activo, sino como un gasto en el
En este caso, dado que no existe expectativa de recuperar estos estado de resultados.
valores en el corto plazo, la cartera se debe deteriorar en un 100 %.
1. Causación y recaudo de la cuota extraordinaria
Bienes comunes Como la copropiedad obtiene los recursos del cobro de una cuota
extraordinaria a los copropietarios, contabiliza este valor como un
Según el artículo 19 de la Ley 675 de 2001, los bienes comunes son
pasivo diferido (ingresos recibidos por anticipado). Este pasivo dife-
aquellos que facilitan el uso, conservación y explotación de los
rido deberá amortizarse cuando se efectúe la compra del ascensor.
bienes privados y, por lo mismo, pertenecen de forma conjunta a
todos los copropietarios.
Los registros contables de la causación y recaudo de la cuota
extraordinaria son los siguientes:
Los bienes comunes se clasifican en:
• Esenciales. Cuenta Débito Crédito

Activos – cuentas por cobrar –
• No esenciales. $30.000.000
cuotas extraordinarias
Pasivos – ingresos recibidos por
• De uso exclusivo. anticipado – cuotas extraordinarias
$30.000.000
• Desafectados.
De estos, únicamente los bienes comunes desafectados son sus- Activos – bancos $30.000.000
ceptibles de reconocerse en los estados financieros de la copro-
Activos – cuentas por cobrar –
piedad. Veamos por qué: $30.000.000
cuotas extraordinarias
Bienes comunes esenciales 2. Compra del ascensor

Los bienes comunes esenciales son aquellos que son imprescin- Cuando la copropiedad realiza la compra del ascensor, lo conta-
dibles para la existencia, conservación y seguridad de la copro- biliza como un gasto en el estado de resultados, así:
piedad. Ejemplos de bienes comunes son el terreno, las instala-
ciones de servicios públicos, los ascensores y las fachadas.
Estos bienes no pueden ser reconocidos en los estados financie- Gastos por compra de ascensor $30.000.000
ros de la copropiedad por cuanto pertenecen a los copropietarios. Activos – bancos $30.000.000
Dicho lo anterior, cuando la copropiedad los adquiere, construye

3. Amortización de la cuota extraordinaria Luego, cuando recauda la cuota extraordinaria de sus copropieta-
rios, la propiedad horizontal realiza el siguiente registro:
Al tiempo que registra la compra del ascensor, la copropiedad
debe amortizar los ingresos recibidos por anticipado, con el fin
de no afectar sus resultados, tal como se presenta en la siguiente
contabilización: Activos – bancos $10.000.000
Activos – cuentas por cobrar – $10.000.000

Cuenta Débito Crédito cuotas extraordinarias
$30.000.000
anticipado – cuotas extraordinarias 2. Reparación de la piscina
Ingresos para compra de ascensor $30.000.000
Cuando la copropiedad realiza la reparación de la piscina, conta-
biliza un gasto en el estado de resultados, así:
Bienes comunes no esenciales
Son todos los bienes que no clasifican como bienes comunes Cuenta Débito Crédito
esenciales, tales como la piscina, cancha, gimnasio o el salón de Gastos por reparaciones $10.000.000
reuniones.
Activos – bancos $10.000.000
Los bienes comunes no esenciales, como veremos más adelante,
solo pueden reconocerse en los estados financieros de la copro- 3. Amortización de la cuota extraordinaria
piedad cuando hayan sido desafectados. En ese sentido, cuando
se adquieran, reparen o construyan bienes comunes no esencia- Al tiempo que registra el gasto por reparación, la copropiedad
les con cuotas ordinarias o extraordinarias, o con excedentes, es- debe amortizar los ingresos recibidos por anticipado con el fin
tos se reconocen como gastos en el estado de resultados, a menos de no afectar sus resultados, tal como se muestra en la siguiente
que pueda demostrarse que existe un proceso de desafectación. contabilización:
Ejemplo:
Una copropiedad necesita efectuar la reparación de la piscina Pasivos – ingresos recibidos por
$10.000.000
del conjunto. La reparación tiene un costo de $10.000.000. Los anticipado – cuotas extraordinarias
recursos para realizar la reparación se obtienen del cobro de una Ingresos para reparaciones de
cuota extraordinaria a los copropietarios. bienes comunes
$10.000.000
La piscina es un bien común no esencial. No obstante, como no

existe un proceso de desafectación sobre este bien, la copropie- Bienes comunes de uso exclusivo
dad no lo tiene reconocido como un activo en sus estados finan-
cieros. Por ello, la copropiedad contabiliza la reparación como un Son bienes comunes que se destinan al uso exclusivo de algunos
gasto en su estado de resultados. copropietarios en razón a su localización. Por ejemplo, los parquea-
deros destinados a los vehículos de los propietarios del edificio.
1. Causación y recaudo de la cuota extraordinaria
Estos bienes tampoco pueden ser reconocidos como activos en los
Como la copropiedad obtiene los recursos del cobro de una estados financieros de la copropiedad. Por ello, cuando se adquie-
cuota extraordinaria a los copropietarios, contabiliza este valor ran, reparen, construyan o realicen mantenimientos sobre bienes
como un pasivo diferido (ingresos recibidos por anticipado). comunes de uso exclusivo con cuotas ordinarias o extraordinarias, o
Este pasivo diferido deberá amortizarse cuando se efectúe la con excedentes, se reconocen como gastos en el estado de resultados.
reparación de la piscina.
Bienes inmuebles comunes no esenciales
El registro contable es el siguiente:
desafectados
Cuenta Débito Crédito Los bienes comunes desafectados son aquellos que se transfie-
Activos – cuentas por cobrar – ren a la propiedad horizontal mediante escritura pública, previa
$10.000.000
cuotas extraordinarias autorización de la asamblea de propietarios con el voto favorable
Pasivos – ingresos recibidos por de al menos el 70 % de los coeficientes de los copropietarios (ver
$10.000.000
anticipado – cuotas extraordinarias artículos 20 y 21 de la Ley 671 de 2001).

Como los bienes comunes así desafectados pasan al dominio Cuenta Débito Crédito
de la propiedad horizontal, pueden reconocerse en los estados
financieros en la fecha en que se transfieran los riesgos y benefi- Gastos por depreciación $250.000
cios inherentes al bien. Activos – propiedad, planta y equipo
$250.000
– depreciación acumulada
Ejemplo:
$250.000
anticipado – cuotas extraordinarias
Supongamos que una copropiedad decide construir una piscina
por valor de $60.000.000, para lo cual recauda dos (2) cuotas Ingresos para construcción de piscina $250.000
extraordinarias por valor de $30.000.000 cada una. Como se trata
de un bien común desafectado, la copropiedad lo reconoce en sus Mejoras a zonas comunes
estados financieros como un activo.
Un activo es un recurso controlado, derivado de hechos pasados,
Cuando la entidad recauda la cuota extraordinaria debe regis- del que se espera obtener beneficios económicos en el futuro. Así
trarla como un ingreso recibido por anticipado (pasivo diferido) mismo, este debe poder medirse con fiabilidad para establecer
y luego amortizarla contra los ingresos en el estado de resultados una certeza razonable sobre la obtención de dichos beneficios. En
en la medida en que el activo se amortice o se deprecie como tal sentido, para determinar si la inversión realizada en los bienes
resultado del consumo de sus beneficios. De esta forma el efecto comunes desafectados de la propiedad horizontal debe o no debe
en el estado de resultados es $0. ser reconocida como activo, la administración tendrá que anali-
zar si obtendrá beneficios de esa mejora, pues si esta consistió en
1. Recaudo de las cuotas extraordinarias pintar una pared, arreglar una filtración de la piscina, resanar la
pintura de una torre afectada por humedad, u otras por el estilo, la
Cuando la copropiedad recauda la primera y la segunda cuota, se
operación puede llevarse de manera directa al gasto, impactando
realizan los siguientes registros:
el estado de resultados.

Pero, por el contrario, si la asamblea construyó un local comercial
Activos – bancos $30.000.000 para que sea alquilado, la propiedad horizontal podría benefi-
$30.000.000
ciarse de tal canon. Además, la mejora realizada constituye un
anticipado – cuotas extraordinarias nuevo bien que es de la copropiedad y, por ende, es reconocible
como activo, siempre que sobre él exista un proceso de desafec-
tación. En consecuencia, se llevará de manera directa a la partida
correspondiente del activo (propiedades, planta y equipo, en este
caso). El valor registrado en tal cuenta está sujeto a amortización
$30.000.000 o al tratamiento como propiedad de inversión si cumple con las
anticipado – cuotas extraordinarias condiciones exigidas por la normativa vigente al respecto.
2. Construcción de la piscina
Ejemplo:
Cuando la entidad realiza los desembolsos para la construcción
de la piscina, reconoce el activo en sus estados financieros así: Una copropiedad realizó unas mejoras, que consistieron en pin-
tar un local comercial de la copropiedad (sobre el cual existe un
Cuenta Débito Crédito proceso de desafectación) con recursos de las expensas comunes
Activos – propiedad, planta y equipo
ordinarias de los copropietarios. El valor de las mejoras fue de
– piscina
$60.000.000 $2.000.000.
Como el valor de las mejoras es inmaterial, la copropiedad proce-
3. Amortización de las cuotas extraordinarias y depreciación dió a contabilizar el gasto por mantenimiento en el momento en
del activo que se efectuó, así:
La copropiedad define la vida útil de la piscina en 20 años; por

tanto, mensualmente registra un gasto por depreciación de
$250.000 ($60.000.000 ÷ 20 años ÷ 12 meses). Gastos por mantenimiento zonas
$2.000.000
comunes
En la medida en que se registra este gasto por depreciación, amorti-
Pasivos – cuentas por pagar a otros
za el mismo valor de las cuotas extraordinarias contabilizadas como acreedores
$2.000.000
un pasivo diferido, tal como se muestra en el siguiente registro:

Bienes comunes muebles

Los bienes comunes muebles pueden ser reconocidos como activos en los estados
financieros cuando sean materiales y hayan sido adquiridos con recursos de la
copropiedad, provenientes de las cuotas ordinarias o extraordinarias, el fondo de Respuestas
imprevistos, donaciones o indemnizaciones de seguros. Posteriormente, los activos
así reconocidos se deben depreciar o amortizar durante el tiempo de vida útil que le ¿Las mejoras a las zonas comunes de
asigne la administración. las copropiedades se registran como un
gasto o como un activo?
Se debe tener en cuenta que, si los bienes comunes muebles se adquirieron con recur-
sos de las cuotas extraordinarias o de donaciones, entonces las cuotas extraordinarias o Ingresa aquí
las donaciones se contabilizan como un pasivo diferido y se amortizan contra los ingre-
sos en el estado de resultados en la medida en que el activo se deprecie o amortice.
Si se realizan reparaciones sobre los bienes comunes muebles por un valor material,
estas también pueden formar parte del costo del activo. Si el valor de la reparación
es inmaterial o se trata de un mantenimiento, puede llevarse como un gasto al estado
de resultados.
Asimismo, vale la pena mencionar que cuando el valor del bien común mueble es
inmaterial, puede llevarse directamente como un gasto al estado de resultados para
no generar tratamientos innecesarios.
Los bienes
Ejemplo comunes muebles
Una copropiedad adquiere unos equipos de gimnasio por valor de $20.000.000, para pueden ser
lo cual recauda una cuota extraordinaria a sus copropietarios. Como se trata de un
bien común mueble cuyo valor es material, la copropiedad lo reconoce en sus estados
reconocidos como
financieros como activo. activos en los
Cuando la entidad recauda la cuota extraordinaria, debe registrarla como un ingreso
estados financieros
recibido por anticipado (pasivo diferido) y luego amortizarla contra los ingresos en cuando sean
el estado de resultados en la medida en que el activo se amortice o se deprecie como
resultado del consumo de sus beneficios. De esta forma el efecto en el estado de
materiales y hayan
resultados es $0. sido adquiridos
1. Recaudo de las cuotas extraordinarias
con recursos de
la copropiedad,
Cuando la asamblea de copropietarios autoriza el cobro de la cuota extraordinaria, la
copropiedad realiza el siguiente registro: provenientes de las
cuotas ordinarias o
extraordinarias
Activos – cuentas por cobrar – cuotas extraordinarias $20.000.000
Pasivos – ingresos recibidos por anticipado – cuotas
$20.000.000
extraordinarias
Luego, cuando los copropietarios realizan el pago de la cuota extraordinaria, la pro-

piedad horizontal efectúa el siguiente registro:

Activos – cuentas por cobrar – cuotas extraordinarias $320.000.000
2. Adquisición del equipo de gimnasio
Cuando la entidad realiza la adquisición del equipo de gimnasio reconoce el activo

en sus estados financieros, así:

Cuenta Débito Crédito Posteriormente, cuando la copropiedad realice el pago de la cuenta

por pagar, debe cancelar dicha cuenta contra un crédito a la cuenta
Activos – propiedad, planta y
equipo – equipo de gimnasio
$20.000.000 de caja, bancos o efectivo restringido (esto último, en caso de que el
gasto se cubra con recursos del fondo de imprevistos), así:
3. Amortización de las cuotas extraordinarias y depreciación Cuenta Débito Crédito

del activo Cuenta por pagar XXX
Caja / bancos / efectivo restringido –
XXX
La copropiedad define la vida útil del equipo de gimnasio en cinco fondo de imprevistos
(5) años, por lo cual mensualmente registra un gasto por deprecia-
ción de $333.333 ($20.000.000 ÷ 5 años ÷ 12 meses). Gastos pagados por anticipado
En la medida en que se registra este gasto por depreciación, amorti- Los pagos que una copropiedad realiza por anticipado pueden
za el mismo valor de las cuotas extraordinarias contabilizadas como contabilizarse como activos, siempre que cumplan con esa defini-
un pasivo diferido, tal como se muestra en el siguiente registro: ción, toda vez que representan el derecho de recibir un bien o un
servicio en el futuro. Por lo anterior, se consideran cuentas por
cobrar no financieras.
Gastos por depreciación $333.333 En ese sentido, cuando se trate, por ejemplo, de una póliza de se-
Activos – propiedad, planta y equipo guro que cubra varios períodos y que tengan un valor material, la
$333.333
– depreciación acumulada copropiedad puede registrarla como un activo por gastos pagados
Pasivos – ingresos recibidos por por anticipado y amortizarla en la medida en que se consuman
$333.333
anticipado – cuotas extraordinarias los beneficios del activo.
Ingresos para construcción de piscina $333.333
Anticipos a proveedores
Gastos de la copropiedad Si la copropiedad efectúa anticipos para la adquisición de bienes
o servicios, estos se deben registrar como un activo y cancelarse
Entre los gastos frecuentes en que incurren las propiedades hori-
cuando se reciba el correspondiente bien o servicio.
zontales se encuentran los siguientes:
• Mantenimiento. Ejemplos
• Seguros. En las siguientes líneas se incluyen varios ejemplos respecto a la
contabilización de los gastos de las propiedades horizontales.
• Vigilancia.
• Aseo.
Gastos de honorarios
• Servicios públicos. El 1 de enero de 2020 una copropiedad requirió la asesoría de

un abogado, quien cobró honorarios por valor de $1.500.000,
• Papelería. acordando que se pagarían en un plazo de dos (2) meses. El 1 de
enero de 2020 la copropiedad reconoció el gasto por honorarios
• Honorarios. mediante el siguiente registro:
• Depreciaciones.
• Amortizaciones. Gasto por honorarios $1.500.000
Retención en la fuente honorarios 10 % $150.000
• Gastos financieros.
Cuentas por pagar – honorarios $1.350.000
La contabilización de los gastos de la copropiedad se debe
realizar como un débito a la cuenta de gastos correspondiente, El 1 de marzo de 2020 la copropiedad efectuó el pago al abogado
utilizando como contrapartida una cuenta por pagar, así: y canceló la cuenta por pagar. La contabilización es la siguiente:
Cuenta Débito Crédito Cuenta Débito Crédito

Gastos XXX Cuentas por pagar – honorarios $1.350.000
Cuenta por pagar XXX Bancos $1.350.000

Gasto por póliza de seguro

El 1 de enero de 2020 una copropiedad adquirió de contado una póliza de seguro por
valor de $8.000.000, la cual tiene una cobertura de dos (2) años. La copropiedad la
contabilizó en esa fecha como un gasto pagado por anticipado, así:

Tener en cuenta que…
Activo – gastos pagados por anticipado – pólizas de $8.000.000
seguro
Las propiedades horizontales son personas
Pasivos – cuentas por pagar – otros acreedores $8.000.000 jurídicas. Por eso, estas son agentes de
retención en la fuente sobre los pagos
En la misma fecha (1 de enero de 2020) la copropiedad realizó el pago de la cuenta por que realicen por concepto de compras,
pagar y efectuó la siguiente contabilización: honorarios, salarios, entre otros.

Pasivos – cuentas por pagar – otros acreedores $8.000.000
Bancos $8.000.000
Al final de cada mes la copropiedad amortiza el gasto pagado por anticipado y reco-
noce el gasto por seguros, así:
$8.000.000 / 24 meses = $333.333
Como ejemplo se presenta el siguiente registro contable que realizó la copropiedad

el 31 de enero de 2020:
La contabilización
Cuenta Débito Crédito de los gastos de
Gastos por seguros $333.333
la copropiedad
Activo – gastos pagados por anticipado $333.333
se debe realizar
Gastos por elementos de aseo como un débito a
Una copropiedad efectúa una compra de elementos de aseo por valor de $200.000, la cuenta de gastos
para lo cual el 15 de enero de 2020 le entregó al proveedor un anticipo de $100.000. correspondiente,
El 30 de enero de 2020 recibió los elementos de aseo por parte del proveedor y cance-
ló el saldo restante. utilizando como
El 15 de enero de 2020 la copropiedad reconoció una cuenta por cobrar por anticipos contrapartida una
a proveedores por valor de $100.000, así: cuenta por pagar
Activos – cuentas por cobrar – anticipos a proveedores $100.000
Bancos $100.000
El 30 de enero de 2020, cuando recibió la copropiedad, la entidad reconoció el gasto

por elementos de aseo y cruzó el anticipo que le había entregado al proveedor:

Gasto por elementos de aseo $200.000
Activos – cuentas por cobrar – anticipos a proveedores $100.000
Pasivos – cuentas por pagar a proveedores $100.000
Luego, en esa misma fecha (30 de enero de 2020) le canceló el saldo restante al proveedor:

Pasivos – cuentas por pagar a proveedores $100.000
Bancos $100.000

PRESUPUESTO DE
PROPIEDADES HORIZONTALES Facultades y funciones del
administrador de una propiedad
horizontal?
E
l presupuesto de la propiedad horizontal se elabora con el fin de tener un
punto de partida para la ejecución de recursos del año siguiente. Por ello debe ¿Cuáles son las funciones de un admi-
ser elaborado por la administración y puesto a discusión tanto del consejo de nistrador de una propiedad horizontal?
administración como de la asamblea de copropietarios; en especial por esto últi-
mos, porque de los rubros asociados se origina la cuota ordinaria por la que tendrá Ingresa aquí
que responder cada uno.
Responsabilidad de su elaboración
Cabe anotar que el presupuesto debe ser elaborado por la administración, tal como
lo expresa el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, donde se indica que el administrador
debe convocar a la asamblea de copropietarios y someter a su aprobación el inven-
tario, los estados financieros de fin de ejercicio y el presupuesto de gastos e ingresos
correspondiente al nuevo período.
Así pues, se entiende que no es responsabilidad del contador, sino del administra-
dor, la elaboración del presupuesto, sin desconocer que este podrá apoyarse en el
conocimiento técnico del contador en lo que considere pertinente. A propósito de lo
anterior, pensamos que la ley en cuestión fue muy acertada, pues quién mejor que el
administrador de la copropiedad para determinar las necesidades de esta y las de los
copropietarios a fin de reflejarlas en el presupuesto.

Responsabilidad de su aprobación Elaboración del presupuesto de

Según los numerales 2 y 4 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001, una copropiedad
la asamblea general de propietarios es el órgano encargado de
aprobar o improbar el presupuesto anual de ingresos y gastos: A continuación, mencionamos los elementos, indicadores y ru-
bros que se deben considerar para elaborar un presupuesto:
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto
anual de ingresos y gastos que deberán someter a su considera- Ingresos
ción el Consejo Administrativo y el Administrador.
Los Estándares Internacionales no abordan de forma específica
4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuo- cómo se debe construir el presupuesto de una copropiedad, de
tas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así manera que, de acuerdo con las orientaciones que ha realizado
como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso. el CTCP, por ejemplo, en el Concepto 987 de 2018, el presupuesto
se realiza sobre una base de entradas y salidas de efectivo; esto es
diferente al lineamiento de los estados financieros, en el que se
Fecha de elaboración requiere llevar una contabilidad de causación.
En cuanto a los tiempos de entrega, si bien la Ley 675 de 2001 no Con esto en mente, los ingresos que se tengan en cuenta al elabo-
indica exactamente los momentos en los que debe entregarse el rar el presupuesto serán los que le generen efectivo a la copro-
presupuesto, en la práctica este se entrega generalmente en la piedad. Entre estos se encuentran principalmente las cuotas de
reunión de la asamblea, días antes de la reunión de asamblea o administración, y en segunda medida ingresos como la venta de
en el momento en el que se le envían los estados financieros de material reciclable, multas, intereses de mora, entre otros.
cierre de ejercicio al consejo de administración.
En ese sentido, los ingresos que se refieran a ajustes contables,
Errores frecuentes al realizar un tales como ingresos por reversiones de deterioro, no se deben
considerar en la elaboración del presupuesto.
presupuesto
Cabe anotar que, aunque los Estándares Internacionales no
A continuación, detallamos algunos de los errores que se presen- incluyen el concepto de ingresos operacionales y no operaciona-
tan con mayor frecuencia al momento de realizar un presupuesto: les, sino el de ingresos de actividades ordinarias y ganancias, no
impiden su utilización. Por lo tanto, la copropiedad podrá dividir
sus ingresos en operacionales y no operacionales sin ningún
Se elabora con base en inconveniente, ya que no existe un requerimiento expreso en las
Se delega dicha labor
los presupuestos de los Normas Internacionales de Información Financiera que prohíba
únicamente al contador,
años anteriores, sin tener en usar encabezamientos, subtotales o partidas adicionales. Por el
y el administrador se
cuenta los resultados de la contrario (ver párrafo 5.9 del Estándar para Pymes), estas normas
desentiende del proceso.
ejecución de estos. permiten usar cualquier denominación si con ello la entidad
considera que emite información más clara y fiable.
A propósito de lo anterior, algunas partidas operacionales podrían

Se utilizan porcentajes fijos ser las cuotas de administración, intereses de mora, sanciones,
(por ejemplo, el IPC) para No se tienen en cuenta
multas, recuperación de cartera, cuotas extraordinarias. De otra
actualizar todos los rubros las necesidades de la
parte, las partidas no operacionales podrían ser los descuentos
del presupuesto, sin evaluar copropiedad (por ejemplo,
comerciales, rendimientos financieros, reintegro de costos y gastos,
cada componente de cambios a la piscina).
y aprovechamientos. Cabe anotar que esta clasificación la hará la
forma individual. copropiedad dependiendo de la naturaleza y origen del ingreso.
Inclusión de excedentes de fin de ejercicio como

Se elaboran los estados
financieros dos o tres
ingresos para la siguiente vigencia
meses después del cierre
del período, lo que impide
Puede ocurrir que al momento del cierre del ejercicio de una
contar con información copropiedad se identifique que hay excedentes porque, por ejem-
oportuna. plo, alguna de las erogaciones que tenía previstas en el presu-
puesto resultó más económica.

En estos casos el CTCP señala en el Concepto 987 de 2018 que en el saldo inicial de
presupuesto no se deben tener en cuenta los excedentes de la copropiedad, sino el
saldo inicial del efectivo, sin incluir el saldo del fondo de imprevistos. Esto, dado que
pueden existir valores causados (cambios en pasivos o activos que aún no sean liqui-
dados, pagados o enajenados) que generen una diferencia entre dichos excedentes y
el efectivo disponible. Liquidador
Presupuesto de copropiedad o
Egresos o gastos administrativos fijos edificio de uso residencial
Corresponden a los datos que se pactan a través de un contrato, por ejemplo, servi- Compartimos nuestro liquidador avan-
cios de asesoría contable, revisoría fiscal, asesoría jurídica, administración, etc. Los zado que sirve de guía para realizar el
incrementos o decrementos de estos valores generalmente son acordados y no están presupuesto de una copropiedad de
supeditados a un indicador económico específico (en algunos casos se tiene en cuen- uso residencial. Incluimos un detalle
ta la variación del salario mínimo mensual legal vigente destinado en cada año). del cálculo de la cuota de adminis-
tración, una hoja para revisión de
consumo y diferentes informes que
Servicios permanentes y fijos podrá obtener fácilmente.
Se pueden identificar porque la copropiedad los requiere de forma recurrente y, por Ingresa aquí
lo general, no existe una fluctuación muy alta entre los valores solicitados mes a mes.
Generalmente, el rubro más grueso del presupuesto está en este tipo de elementos,
entre los que se encuentran seguros, servicios de vigilancia y servicios de aseo a
zonas comunes.
Servicios domiciliarios
Están relacionados con el consumo o uso de energía eléctrica, gas, acueducto, alcan-
tarillado. Se requiere:
• Realizar una validación periódica del comportamiento de los consumos de las zo-
nas privadas. Para esto puede utilizarse un cuadro en Excel donde se registren los
consumos en metros cúbicos o kilovatios, y las observaciones del mes como fugas
de agua, daños de tuberías de gas natural o acueducto, etc.
• Revisar si algún copropietario está conectado a una zona común que afecte el
consumo, o que algún daño o instalación en una zona común esté afectando a
un copropietario.
• Se deben tener en cuenta los aspectos que permitan ahorrar, tales como utilizar
bombillos led, optimizar el consumo de agua, entre otros.
Mantenimiento y reparaciones
Este tipo de servicios está relacionado con el mantenimiento de ascensores, redes te-
lefónicas o inalámbricas, plantas eléctricas, puertas de acceso a vehículos o peatones,
tanques de agua y piscinas, azoteas, cajas de residuos, aires acondicionados, repues-
tos, extintores, entre otros. A propósito de estos mantenimientos y reparaciones es
necesario:
• Evaluar las características, depreciación y vida útil de los equipos que deben ser
revisados periódicamente.
• Construir un plan anual de mantenimiento que permita:

˧ Que los copropietarios evalúen la gestión de la admi- los copropietarios, definen su participación en la asamblea y su
nistración con relación a los equipos y recursos de la cuota de administración; el capítulo 7 de la Ley 675 de 2001 señala
copropiedad. que en el reglamento de la propiedad horizontal deben estar
estipulados los coeficientes de copropiedad de los bienes que
˧ Que se dé cumplimiento a la normatividad: por ejemplo, integran el conjunto o edificio, y estos deben calcularse con base
en el caso de las piscinas, que el agua esté limpia y sana; en el área construida de cada bien privado con respecto al área
que exista un botiquín, flotadores y letreros de colores total del edificio o conjunto.
llamativos sobre alertas de profundidad; que haya cerca
de la piscina un teléfono o citófono, etc. Seguimiento y control del presupuesto
˧ Que se puedan presupuestar valores aterrizados. El seguimiento del presupuesto debe realizarse de forma mensual
y debe existir una excelente comunicación entre el administrador y
˧ Maximizar los esfuerzos en la prevención de riesgo y no el contador para que se identifiquen de forma precisa las partidas
en la corrección de daños. relacionadas con las transacciones que surjan en la copropiedad.
Fondo de imprevistos Para realizar un adecuado seguimiento y control del presupuesto

se recomienda:
De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, la copropiedad
debe constituir un fondo para atender las obligaciones o situaciones • Realizar un informe periódico de la ejecución presupuestal.
que se presenten de forma imprevista. Este fondo debe crearse e
incrementarse para cada período anual en un valor no menor al 1 % • Llevar en debida forma los libros auxiliares de ingresos y
sobre el presupuesto. Por último, si la asamblea desea suspender el gastos e incluir notas explicativas de las variaciones de estos.
cobro de lo que corresponde al fondo de imprevistos, podrá hacerlo
cuando el valor de este alcance el 50 % del valor del presupuesto. • Realizar un análisis del flujo de caja de la copropiedad.
Cálculo de la cuota de administración • Identificar las situaciones que pueden generar disminución de
gastos en períodos siguientes. A propósito de esto último, un
Teniendo en cuenta que los coeficientes de copropiedad son ejemplo podría ser incorporar sensores a los pasillos, de manera
índices que establecen la contribución porcentual de cada uno de que las luces estén apagadas cuando no exista movimiento.

REVISOR FISCAL EN Período del revisor fiscal

El período del revisor fiscal debe establecerse en el reglamento de la
LAS PROPIEDADES propiedad horizontal o, según el numeral 5 del artículo 38 de la Ley
675 de 2001; en caso de que no se defina, su período será de un año.
HORIZONTALES Ahora bien, al respecto del tema el CTCP, en su Concepto 307 de
2017, menciona que, aunque el revisor fiscal podrá ser reelegido
En este apartado se exponen los principales aspectos relaciona- de forma indefinida, la entidad podrá aplicar de forma voluntaria
dos con la elección, el ejercicio y la remoción del revisor fiscal en el Código de mejores prácticas corporativas, que estipula:
las propiedades horizontales. Veamos:
Medida n.° 39. Se recomienda que el emisor, en los contratos
Obligatoriedad del revisor fiscal que suscriba con su revisoría fiscal, pacte cláusulas en las que
la firma de revisoría se comprometa a rotar a las personas na-
Conforme al artículo 56 de la Ley 675 de 2001, los edificios y conjun- turales que al interior adelantan dicha función con por lo menos
tos comerciales o de uso mixto se encuentran en la obligación de una periodicidad de cinco (5) años. Igualmente, se recomienda
contar con un revisor fiscal, el cual debe ser contador público (ver ar- pactar que la persona que ha sido rotada solamente pueda reto-
tículo 215 del Código de Comercio –CCo–), tener matrícula profesio- mar la auditoria de la misma compañía luego de un período de
nal vigente y estar inscrito en la Junta Central de Contadores –JCC–. dos (2) años. La misma recomendación aplica para los casos en
los cuales el revisor fiscal sea una persona natural.
Casos en que es potestativa la figura del Contratación del revisor fiscal
revisor fiscal
Cuando se reúne el máximo órgano social y elige al revisor fiscal,
Según el artículo 56 de la Ley 675 de 2001, en las copropiedades de debe consignarse este hecho en el acta, para lo cual es necesario
uso residencial la figura del revisor fiscal es potestativa, lo cual quiere que el revisor fiscal adjunte su firma aceptando el nombramien-
decir que estaría a consideración de la asamblea general de copropie- to. En ese sentido, dicha acta queda incompleta si el revisor fiscal
tarios designar si la copropiedad debe contar con revisor fiscal. no acepta y, por tanto, la persona escogida carece de validez
frente a la comunidad, terceros y demás.
Responsable de la elección del revisor Las firmas que deben aparecer en el acta serán las del presiden-
fiscal te de la asamblea, el secretario nombrado para esta última y el
revisor fiscal que está aceptando. Ahora, si el revisor fiscal no está
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001, o no puede aceptar en dicho momento, es factible que en un do-
es función indelegable de la asamblea general de copropietarios cumento separado envíe una notificación firmada donde indique
elegir al revisor fiscal. que acepta el nombramiento que se le hizo.
Recuerde que se debe registrar el acta para que dicho nombramiento tenga divul-
gación y efecto frente a terceros. Si no se hace, ese nombramiento solamente tendrá
validez ante la propiedad horizontal.
¿El revisor fiscal puede ser copropietario?

Conforme al artículo 56 de la Ley 675 de 2001, en los conjuntos de uso comercial o Respuestas
mixto el revisor fiscal no puede:
Copropiedades obligadas a tener
• Ser propietario o tener bienes privados dentro de la misma copropiedad.
revisor fiscal en 2020
• Tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, ni vínculos comerciales o cualquier situación que pueda amenazar su ¿En qué tipo de copropiedades es obli-
independencia, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración. gatorio tener un revisor fiscal y cómo se
ha visto afectada su labor, en este caso,
En el caso de edificios o conjuntos de uso residencial, el revisor fiscal puede ser copro- por la pandemia a causa del COVID-19?
pietario o tener bienes privados en el edificio o conjunto.
Ingresa aquí
¿Un revisor fiscal puede asumir más de cinco
revisorías de copropiedades?
Es importante aclarar que, de acuerdo con el artículo 215 del CCo, ninguna persona
podrá ejercer el cargo de revisor fiscal en más de cinco sociedades por acciones (en-
tiéndase como sociedades anónimas, sociedades por acciones simplificadas y socieda- ¿Las copropiedades deben tener un
des en comandita por acciones). En este orden de ideas, el revisor fiscal puede asumir revisor fiscal?
más de cinco revisorías de copropiedades, por ser estas entidades sin ánimo de lucro y
no clasificar en la categoría de sociedad por acciones. ¿Quién tiene la facultad de elegir al re-
visor fiscal dentro de una copropiedad?
¿El revisor fiscal puede participar en las actividades ¿El mismo revisor fiscal puede ejercer
del administrador o contador de la copropiedad? dicho cargo en más de 5 copropiedades
a la vez? ¿El revisor fiscal puede ser un
El revisor fiscal debe mantener su independencia respecto a los actos que ejerza la adminis- copropietario?
tración, y en ninguna circunstancia puede ejecutar o tomar decisiones administrativas.
Ingresa aquí
Asimismo, debe abstenerse de ejecutar las actividades de preparación de información con-
table o las actividades que atañen al contador de la copropiedad. Lo anterior no significa
que no puede brindar asesoría a la administración de la copropiedad en asuntos contables
y de control interno, sino que debe hacerlo, pero cuidando el no afectar su independencia.
¿El revisor fiscal puede impugnar decisiones de la

asamblea?
Conforme al artículo 49 de la Ley 675 de 2001, el revisor fiscal, los propietarios de bie- Charlas en casa
nes privados y el administrador podrán solicitar que una decisión de la asamblea se
anule exponiendo razones que ayuden a demostrar que esta no se ajusta a los linea- Rol del revisor fiscal en las pro-
mientos legales o al régimen de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001). piedades horizontales durante el
COVID-19
Si los copropietarios se encuentran en desacuerdo
A continuación, el contador público
con el ejercicio del revisor fiscal, ¿ante quién se Jose Eriberto Cano habla acerca de la
expresan las inconformidades? actuación del revisor fiscal, puntual-
mente en el manejo de las propieda-
Es importante recordar que el máximo organismo de las propiedades horizontales es la des horizontales.
asamblea general de copropietarios que, a su vez, es la encargada del nombramiento y la
remoción del revisor fiscal. Dicho lo anterior, debe ser ante este organismo que se eleve la so- Ingresa aquí
licitud de revisión del ejercicio del revisor fiscal y, dado el caso, solicitar la remoción de este.
En el evento en que se detecten acciones fraudulentas o que atenten contra la ido-

neidad del actuar profesional, se cuenta con la posibilidad de interponer una queja
ante al Tribunal Disciplinario de la JCC, siguiendo los requisitos del artículo 6 de la
Resolución 0000604 de 2020 de esta entidad.
Especial Actualícese: Contabilidad en propiedades horizontales
ISBN: 978-958-5190-03-0
Editora actualicese.com Ltda.
Derechos reservados
© 2021 Editora actualicese.com Ltda.
Edición 2021, Cali-Colombia
Actualícese
Carrera 101 no. 15A-52
Ciudad Jardín
Cali-Colombia


EA 04 2021 Contabilidad en Propiedades Horizontales

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Especiales

Documento autorizado para: Paulo Cesar Cobo Muriel

OBLIGATORIEDAD DE Responsable de la contabilidad................................................................................................ 4

LIBROS DE CONTABILIDAD.......8 Libros que se deben registrar ante la Dian............................................................... 8

ESTADOS FINANCIEROS............ 9 Estados financieros que no cumplen la normativa vigente.................................. 9

Propiedades horizontales del grupo 3....................................................................... 10

Propiedades horizontales del grupo 2.........................................................................10

TRATAMIENTO CONTABLE Fondo de imprevistos.....................................................................................................................13

Explotación de bienes comunes.....................................................................................18

Tratamiento de la retención en la fuente...................................................................19

Tratamiento del IVA...................................................................................................................19

Tratamiento de las donaciones........................................................................................19

Bienes comunes esenciales................................................................................................21

Documento autorizado para: Paulo Cesar Cobo Muriel

Bienes comunes no esenciales.........................................................................................22

Bienes comunes de uso exclusivo................................................................................22

Bienes inmuebles comunes no esenciales desafectados.............................22

Bienes comunes muebles...................................................................................................24

Gastos pagados por anticipado .....................................................................................25

PRESUPUESTO DE Responsabilidad de su elaboración..............................................................................27

Errores frecuentes al realizar un presupuesto......................................................28

Egresos o gastos administrativos fijos.......................................................................29

Cálculo de la cuota de administración...................................................................... 30

Seguimiento y control del presupuesto................................................................... 30

Responsable de la elección del revisor fiscal........................................................ 31

Período del revisor fiscal...................................................................................................... 31

Contratación del revisor fiscal......................................................................................... 31

¿El revisor fiscal puede ser copropietario?.............................................................32

¿Un revisor fiscal puede asumir más de cinco revisorías

¿El revisor fiscal puede participar en las actividades

¿El revisor fiscal puede impugnar decisiones de la asamblea?...................32

Si los copropietarios se encuentran en desacuerdo

En ese sentido, las propiedades horizontales están obligadas a llevar contabilidad

Además, la constitución de las copropiedades como personas jurídicas también Respuestas

En conclusión, no puede desconocerse la responsabilidad del administrador frente

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Anexo 3, el cual corresponde a un marco

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A cada copropiedad le corresponde evaluar el grupo de convergencia en el cual se

Otras normas que contienen requerimientos e instrucciones relacionados con la

Orientación técnica 15 – Copropie-

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Libros de contabilidad obligatorios para las propiedades horizontales

Las propiedades horizontales deben llevar de forma obligatoria los siguientes

Libro de actas de la Registros auxiliares de

de propietarios de ingresos y gastos

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ESTADOS FINANCIEROS Respuestas

En ese sentido, una propiedad horizontal que a 2020 no ha realizado el proceso de

La reexpresión no significa que se deban publicar nuevamente los estados financieros

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Los siguientes son algunos pasos que facilitan este proceso:

Elaborar el estado de situa- Redactar las políticas con-

Convertir los estados finan-

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Jerarquía normativa para diseñar políticas contables de una entidad

¿Cuáles son las diferencias entre las

Jerarquía normativa para diseñar políticas contables de una entidad

Tratamiento específico Tratamiento para

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Fondo de imprevistos Cuentas por cobrar – fondo de imprevistos $500

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3. Restringir dineros causados en el fondo de imprevistos