Subsecretaría de Educación Media Superior

Dirección General de Educación Tecnológica Industrial y de Servicios

Centro de Bachillerato Tecnológico Industrial y de Servicios No. 246
José Antonio “El amo Torres”

OFICINA DE CONTROL ESCOLAR

SEMESTRE FEB-JUL 2023

ORGANIZACIÓN DE TODO EL ARCHIVO.

 El archivo de control escolar se encuentra desorganizado ya que por falta de tiempo no se ha

podido tener el cuidado de organizarlo como debe ser.

Las necesidades a satisfacer es que se pueda dar una atención más eficiente a los egresados cuando
solicitan algún duplicado de certificado.

 Realizar una base de datos de todos los certificados de las generaciones atrasadas.

Acciones por realizar

 Revisar caja por caja para verificar el contenido de cada una y checar que en realidad sea de la
generación, clave, grupo, turno y el orden alfabético de cada una.
 Cambiar las cajas en las que se encuentran, ya que están muy deterioradas.
 Revisar cada grupo, desde las redis, evas, rexas, curso intersemestral, recursamientos y periodos
extraordinarios.
 Cambiar las lefort de cada generación, sobre todo las más antiguas ya que están chuecos y muy
maltratados los reportes.
 Checar cada caja de documentos originales, así como las copias que se encuentran archivadas,
desde generaciones atrasadas y verificar con la SEO si ya pueden ser destruidos.
 Revisar cajas con certificados ya muy viejos que son originales y nunca recogieron, checar si se
cancelan y se regresan a SEO o se puedan destuir.
 Checar los sobres de egresados que nunca recogieron, fotografías de grupo y checar con la jefa del
área que procede hacer con ellos.
 Las cajas de generación con reportes de calificaciones de docentes de generaciones pasadas.
 Se necesita un proyecto o estantería para el acomodo de los documentos y carpetas ya que el
espacio es reducido y ya no cabe más.

Boulevard el Rodeo 401, Col El Vigía., Zapopan, Jalisco C.P. 45140

Tel/Fax (3336561234, 3336567201, 3336368592, cbtis246.dir@dgeti.sems.gob.mx
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Participantes del proyecto

Se pretende que todo el departamento se involucre, para mayor rapidez en la realización de la tarea.

Recursos necesarios

Dentro de esta actividad se necesita personal de mantenimiento y:

 Carpetas lefort
 Hojas blancas
 Hojas de color
 Protectores de hojas
 Cajas de archivo tamaño carta, oficio
 Marcadores de aceite (NEGRO, AZUL Y ROJO)
 Marcadores de colores
 Ligas.
 Carpetas tamaño carta
 Carpetas tamaño oficio
 Cinta diurex
 Engrapadora
 Quita grapas
 Tijeras
 Refuerzos para hojas.
 Computadora
 Impresora
 Cartuchos (de estos no tenemos stok en el almacén ya que se han necesitado y por lo regular no
hay.

Objetivos generales y específicos

Nuestro objetivo es a largo plazo ya que nuestras actividades más esenciales desde que inicia el semestre
son:

 Recibir a los alumnos, checar su documentación e imprimir su historial académico y revisión.

 Proporcionar la información de calificaciones de exámenes extraordinarios e intersemestrales
 Recibir la reinscripción personalmente y posteriormente registrarlo en el sistema
 Imprimir listas de asistencia.
 Se incorporan los alumnos que vienen de regreso de baja, de otras escuelas por cambio de
adscripción, cambios de turno, cambio de grupo.

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 Impresión de listas de evas, redis, recursamientos semestrales, y se revisa la matricula con otro
plantel, previo el día oficial que no informe la SEO.
 Impresión de boletas de calificaciones.
 Impresión de listas para firma de padres de familia.
 Concentrado de asistencias máximas.
 Acomodar por orden alfabético.
 Sellar boletas.
 Pasar a firma de director.
 Junta de padres de familia.
 Elaboración de certificados, parciales y duplicados y regularizados en cada periodo.
 Preparar expediente para revisión de pre certificados con:
- Copia de acta de nacimiento
- Copia de certificado de secundaria
- Curp reciente
- Antecedente (a los alumnos que vienen de otro plantel, baja temporal, cambio de turno,
cambio de adscripción, cambio de subsistencia.
- Historial académico
 Para esta actividad se legaliza alumno por alumno cada documento.
 Se revisa historial por historial.
 Y posteriormente revisión del expediente en las fechas señaladas por SEO.
 Se elaboran las constancias solicitadas por los alumnos para IMSS, BECA, BIENEVALES, VALIDACIÓN
etc.
 Se elaboran historiales académicos solicitados por los alumnos o padres de familia
 Se van elaborando en cada semestre las constancias de competencias.
 Revisión de todas las revas semestrales y en algunos casos captura.
 Subsanar los errores que se dan en la captura por parte de docentes en la SEO.
 Preparación de documentación para el acto académico.
 - Hacer etiquetas para sobre
 - Pegar fotografías.
 - Integrar al sobre, documentos originales, cartas de competencia, historial académico, constancia
de estudios, información sobre titulación, fotografías, etc.
 Atención telefónica.
 Atención a docentes.
 Atención en ventanilla de alumnos y padres de familia.

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Fecha de aprobación: febrero 2023 a Julio 2023

Fecha de revisión próxima: 02 de mayo 2023

Elabora Autoriza
Claudia Adriana Medina Hernández Ana María Regalado Arreola
Jefa de Control Escolar Jefa de Servicios Escolares

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