Principio 3: Utilice sistemas pull para evitar producir en exceso

En los negocios, los productos finalizados y los servicios son a menudo enviados al
minorista tanto si puede venderlos en ese mismo momento como si no puede hacerlo, este
es el sistema push. El resultado es una gran cantidad de inventario de productos que no se
necesitan inmediatamente, lo que probablemente haga que el minorista esté también
reteniendo una gran cantidad de inventario. En el sistema pull, se recibe los productos sólo
cuando los pide y el minorista recibe productos basados en la demanda real de cliente. Para
evitar que los productos sean enviados en forma push, se debe estar dispuesto a pagar un
poco más por este servicio “bajo pedido”. Muchas compañías y organizaciones de servicios
trabajan de acuerdo con su planificación interna. Hacen lo que más les conviene de acuerdo
con esta planificación. De manera que producen piezas, artículos y servicios de acuerdo con
su planificación o bien planifican y envían en forma push productos a sus clientes, que
tienen que guardarlos en inventarios.
Como ya es conocidos, el modelo Toyota no trata de gestionar inventarios; lo que trata es
de eliminarlos. En el modelo Toyota, pull significa el estado ideal de fabricación just-in-
time: entregando al cliente lo que desea, cuando lo quiere y en la cantidad que desee.
El principio pull de cliente y rellenado
En un sistema push, la producción de artículos está basada en un plan que ha sido realizado
con anterioridad, lo que significa que las órdenes de fabricación y de compra han sido
iniciadas bajo demandas de clientes proyectadas. La fábrica continúa produciendo contra la
planificación y genera desperdicios (waste). Pero la demanda del cliente puede cambiar de
repente y las cosas pueden ir mal. ¿Qué sucede entonces con la planificación?
La mayoría de departamentos de producción en masa intentarán minimizar los cambios de
preparación necesarios para fabricar los distintos tipos de productos con el mismo
equipamiento. Para mantener ocupados a los departamentos de aguas abajo del proceso,
existirán almacenes con inventario entre los distintos departamentos. De manera que si los
departamentos trabajan de acuerdo a planificaciones independientes estarán enviando el
material en forma de push hacia estos almacenes. Taiichi Ohno necesitaba una metodología
para indicar que la línea de montaje había usado las piezas y necesitaba más. Utilizó como
señales simples tarjetas, contenedores vacíos, carros vacíos llamados kanban. Kanban
significa señal, cartel, placa, póster, cartelera, tarjeta, pero es adoptado en términos
generales como una señal de cualquier tipo. Enviar hacia atrás un contenedor vacío –un
kanban- es una señal para rellenar con un número específico de piezas o bien enviar atrás
una tarjeta con información detallada teniendo en cuenta la pieza y su localización. El
conjunto de la operativa del uso de kanban en Toyota es conocida como el kanban system
para gestionar y asegurar el flujo y la producción de materiales en un sistema de producción
just-in-time. Es un sistema destacable, simple, efectivo y altamente visual.
Mientras puede parecer que se realiza un paso hacia atrás, ha sido repetidamente
demostrado que es un paso hacia delante, ya que los inventarios de las compañías
disminuyen mientras que la frecuencia de tener las piezas correctas aumenta.
De esta manera todos los sistemas complejos dedicados a llevar la cuenta detallada de los
inventarios se convierten en desperdicio innecesario.
Pull rellenado en la vida diaria
Una manera de desmitificar el concepto de kanban es pensando en ejemplos simples de
sistema de pull rellenado en la vida diaria. El mismo comportamiento del sistema pull
funciona para la mayoría de cosas rutinarias que compramos en la vida familiar. El
desencadenante es, simplemente, que vemos que el nivel del stock de un artículo nuestro
está bajo y, en un momento dado decimos, “mejor será que vaya y pida un poco más de
esto”. No todo puede ser rellenado basándose en un sistema pull; algunas cosas deben ser
planificadas. Tómese como ejemplo los productos de alta calidad. Siempre que esté
comprando un artículo especial o de un solo uso, hay que pensar qué es lo que se desea,
considerar los costes y los beneficios y planear cuándo comprarlo. En otras palabras, se
crea una planificación para comprar algo, debido a que no existe una necesidad inmediata
para ello.
Los servicios son otro tipo de compra que no es inmediata, pero debe ser planificada.
Debido a que el sistema pull corresponde al actual uso o consumo, Toyota trabaja
constantemente para alcanzar el ideal de rellenado just-in-time. Usando Kanban, se está
monitoreando y coordinando detalladamente el uso y rellenado de miles de piezas y
herramientas, organizando planificaciones específicas para el rellenado, desarrollando
reglas para determinar el momento de enviar la señal pull de llenado, calculando la máxima
cantidad de inventario permitido, etc. En la mayoría de casos el sistema kanban/pull trabaja
mejor que un sistema de planificación. Aunque siga dependiendo de pequeños buffers de
inventario o “almacenes de piezas”, el inventario es siempre un compromiso. De esta
manera la meta es eliminar el “almacenado de piezas” y conseguir un flujo de pieza a pieza
allí donde sea posible.
El sistema kanban de Toyota pull allí donde es necesario
En un libro ampliamente conocido sobre el Toyota Production System llamado Learning To
See, Rother y Shook (1999), comentan: “Crea flujo donde puedas y pull donde es debido”.
Puedes llegar lejos con este simple principio. Donde no es posible crear un flujo pieza a
pieza, la siguiente mejor opción es diseñar un sistema pull con algún inventario.
El reto es desarrollar una organización dispuesta a aprender, que encuentre caminos para
reducir el número de kanban y, por consiguiente, reducir y finalmente eliminar el
inventario. Recuerde: el kanban es un sistema de organización de los inventarios y, según
Ohno, el inventario es desperdicio, ya sea en un sistema push o en un sistema pull. De
manera que el kanban es un esfuerzo para sentirte libre, pero no para estar contento. De
hecho, uno de los mayores beneficios de usar kanban es que es sencillo de utilizar para
forzar mejoras en el sistema de producción.
El sistema de planificación en push tiene su lugar
Cuando los directivos de Toyota planifican, se preocupan por los plazos.
En otras palabras, la planificación no es simplemente una guía para hacerlo lo mejor
posible, en mayor o en menor medida. Por este motivo, también en los sistemas
planificados, los materiales y la información se mueven de forma notablemente uniforme.
Los sistemas planificados trabajan mejor cuando los leads times son muy cortos. Por este
motivo, cuando se plantean sistemas de planificación, Toyota trabaja para hacer los leads
times tan cortos como sea posible.
Hoy en día Toyota está utilizando cada vez más sistemas informáticos para la planificación.
Adicional Toyota utiliza a menudo un sistema informático para planificar algunas
operaciones, pero utiliza también sistemas manuales como tarjetas o pizarras blancas para
controlar de manera visual el proceso. Si se utiliza el modelo Toyota para convertirse en
lean, la recomendación es no limitarse a imitar a Toyota con la aplicación de determinadas
herramientas, para parecer lean como Toyota. El modelo Toyota es una filosofía y un
conjunto de herramientas que deben ser aplicadas apropiadamente a cada situación.