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LA MATRIZ DE EISENHOWER: CÓMO PRIORIZAR ...

La matriz de
Eisenhower: cómo
priorizar tu lista de
tareas pendientes
Team Asana

4 de octubre de 2022 • 6 min de lectura

Plantillas

Resumen

La matriz de Eisenhower es una

herramienta de gestión de tareas que te
ayuda a organizar y priorizar las
actividades según su urgencia e
importancia. Con esta herramienta,
dividirás tus tareas en cuatro cuadrantes
en función de cuáles realizarás primero,
cuáles programarás para más tarde,
cuáles delegarás y cuáles eliminarás. En
este artículo, explicaremos cómo crear
una matriz de Eisenhower y te daremos
algunos consejos para la priorización de
tareas.

Hacer una lista de pendientes es el primer

paso para realizar el trabajo. ¿Pero cómo
determinas de qué debes encargarte
primero cuando no tienes tiempo suficiente
para hacer todo en un día? Con la
priorización efectiva, puedes aumentar tu
productividad y asegurarte de que tus tareas
más urgentes reciban atención inmediata.

La matriz de Eisenhower es una herramienta

de gestión de tareas que te ayuda a
distinguir entre las tareas urgentes e
importantes para que puedas organizar tu
flujo de trabajo de manera eficiente. En este
artículo, explicaremos cómo establecer una
matriz de Eisenhower y te daremos algunos
consejos para la priorización de tareas.

¿Qué es la matriz de
Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una forma de
organizar las tareas según su urgencia e
importancia para que puedas priorizar de
manera efectiva el trabajo más importante.

Dwight D. Eisenhower, el 34.º presidente de

los Estados Unidos y un general de cinco
estrellas durante la Segunda Guerra Mundial,
presentó la idea que más tarde conduciría a
la matriz de Eisenhower. En un discurso de
1954, Eisenhower citó a un rector de
universidad anónimo cuando dijo: “Tengo
dos tipos de problemas, los urgentes y los
importantes. Los urgentes no son
importantes, y los importantes nunca son
urgentes”.

Stephen Covey, autor de Los 7 hábitos de la

gente altamente efectiva, tomó las palabras
de Eisenhower y las usó para desarrollar la
ahora popular herramienta de gestión de
tareas conocida como la matriz de
Eisenhower.

Lee: Empieza con un fin en mente para

maximizar tu potencial

La matriz de Eisenhower también se conoce

como la matriz de gestión del tiempo, la caja
de Eisenhower y la matriz urgente-
importante. Esta herramienta te ayuda a
dividir tus tareas en cuatro categorías: las
tareas que realizarás primero, las tareas que
programarás para más tarde, las tareas que
delegarás y las tareas que eliminarás.

Gestiona y establece las

prioridades de las tareas con Asana

Cómo distinguir entre

tareas urgentes e
importantes
Urgente e importante pueden parecer
palabras similares, pero al analizarlas en
términos del principio de Eisenhower, la
diferencia entre las dos es fundamental.
Diferenciar entre lo urgente y lo importante
dentro de la matriz de Eisenhower puede
ayudarte a identificar en qué tareas debes
enfocarte y qué tareas podrían ser mejor
abordadas por otros miembros del equipo.

Las tareas urgentes requieren tu atención

inmediata. Cuando algo es urgente, debe
hacerse ahora, y existen consecuencias
claras si no finalizas esas tareas en un marco
de tiempo específico. Estas son tareas que
no puedes evitar, y cuanto más te demores
en terminarlas, más estrés experimentarás, y
esto puede llevar al agotamiento.

Algunos ejemplos de tareas urgentes

pueden incluir:

Finalizar un proyecto con una fecha de

entrega de último momento

Encargarte de una solicitud urgente de un

cliente

Reparar una tubería rota en tu

departamento

Las tareas importantes pueden no requerir

atención inmediata, pero estas tareas te
ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo. El
hecho de que estas tareas sean menos
urgentes no significa que no importen.
Deberás planificar cuidadosamente estas
tareas para que puedas usar tus recursos de
manera eficiente.

Algunos ejemplos de tareas importantes

pueden incluir:

Planificar un proyecto a largo plazo

Establecer contactos profesionales para

crear una base de clientes

Tareas habituales y proyectos de

mantenimiento

Una vez que aprendas a distinguir entre las

tareas urgentes e importantes, puedes
comenzar a separar tus tareas en los cuatro
cuadrantes de la matriz de Eisenhower.

Crea una plantilla para matriz de

Eisenhower

Los cuatro cuadrantes

de la matriz de
Eisenhower
Tener una larga lista de tareas pendientes
puede parecer abrumador, pero el objetivo
de la matriz de Eisenhower es analizar estas
tareas una por una y separarlas en
cuadrantes. Cuando puedas ver tus tareas en
sus categorías correspondientes, podrás
programarlas y dedicarte al trabajo que sea
más importante.

Cuadrante 1: Hacer
El cuadrante uno es el cuadrante “hacer”.
Aquí es donde colocarás las tareas que sean
urgentes e importantes. Cuando veas una
tarea en tu lista de pendientes que debe
hacerse ahora, que tiene claras
consecuencias y afecta tus objetivos a largo
plazo, colócala en este cuadrante.

No debería haber dudas en cuanto a qué

tareas pertenecen a este cuadrante porque
son las tareas que primero te vienen a la
mente y que probablemente te estresen
más.

Cuadrante 2: Programar
El cuadrante dos es el cuadrante
“programar”. Aquí es donde colocarás las
tareas que no son urgentes pero que son
importantes. Como estas tareas afectan tus
objetivos a largo plazo pero no tienen que
hacerse de inmediato, puedes planificar
estas tareas para más adelante.

Te encargarás de estas tareas después de

haber finalizado las tareas del cuadrante uno.
Puedes usar varios consejos sobre gestión
del tiempo para ayudarte a realizar las tareas
de este cuadrante. Algunas estrategias útiles
pueden incluir el principio de Pareto o la
técnica Pomodoro.

Cuadrante 3: Delegar
El cuadrante tres es el cuadrante “delegar”.
Aquí es donde colocarás las tareas que son
urgentes pero que no son importantes. Estas
tareas se deben realizar ahora, pero no
afectan tus objetivos a largo plazo.

Como no tienes una conexión personal con

estas tareas y probablemente no se
requieren tus habilidades específicas para
poder realizarlas, puedes delegarlas a otros
miembros de tu equipo. Delegar las tareas es
una de las formas más eficientes de
gestionar tu carga laboral y darle a tu equipo
la oportunidad de expandir sus habilidades.

Cuadrante 4: Eliminar
Una vez que hayas analizado tu lista de
pendientes y colocado las tareas en los
primeros tres cuadrantes, notarás que aún te
quedan algunas pocas tareas. Las tareas que
quedan no son urgentes ni importantes.

Estas distracciones sin importancia y sin

urgencia simplemente se interponen en tu
camino para lograr tus objetivos. Coloca
estos elementos restantes de tu lista de
tareas pendientes en el cuarto cuadrante,
que es el cuadrante “eliminar”.

Lee: Cómo se interponen los pormenores

del trabajo ante el trabajo concreto

4 consejos para
priorizar tus tareas
La mejor manera para comprender la
diferencia entre urgencia e importancia es
usar la matriz de Eisenhower, pero quizás
aún tengas dificultades para priorizar las
tareas. Estos son algunos consejos que
pueden ayudarte con la priorización cuando
tengas que ordenar las tareas en cada
cuadrante.

1. Codifica las tareas por color

Codificar por color tus tareas es una táctica
que puede ayudarte a visualizar los
elementos de mayor prioridad. Cuando
analices tu lista de tareas pendientes, intenta
asignar cuatro colores según el nivel de
prioridad. Usa el código de la siguiente
manera:

Verde = elementos de mayor prioridad

Amarillo = segunda prioridad más alta

Azul = tercera prioridad más alta

Rojo = no es un prioridad

Cuando hayas etiquetado tus tareas por

color, estos colores te trasladarán
directamente a la matriz de Eisenhower. Las
tareas verdes son tus tareas del cuadrante
uno: “hacer”. Las tareas amarillas son tus
tareas del cuadrante dos: “programar”. Las
tareas azules son tus tareas del cuadrante
tres: “delegar” y las tareas rojas son tus
tareas del cuadrante cuatro: “eliminar”.

2. Limita las tareas a 10 por

cuadrante
Incluso si tienes muchas tareas en tu lista de
tareas pendientes, intenta limitarlas a
10 elementos por cuadrante. Esto evitará
que tu matriz de Eisenhower se vuelva
desordenada y abrumadora.

Puedes hacer varias matrices, pero al limitar

tu lista de tareas a acciones pendientes
necesarias te asegurarás de empezar el
proceso de priorización sin perder tiempo.

¿Cansado de no poder realizar tu trabajo?

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3. Haz listas de tareas

pendientes personales y
profesionales
Otra forma de limitar la cantidad de
elementos en tu matriz de Eisenhower es
crear matrices separadas para tus listas de
tareas pendientes personales y
profesionales.

Tus tareas laborales y personales requieren

diferentes plazos, recursos y métodos, y
probablemente también requieran diferentes
procesos mentales. Para gestionar de
manera efectiva tus metas profesionales y
personales, tendrás que “dividir y
conquistar”.

4. Elimina, luego prioriza

Primero, elimina las tareas innecesarias para
poder priorizar de manera efectiva. Con esta
estrategia, abordarás el cuadrante cuatro
antes de pasar a los cuadrantes uno, dos y
tres.

Cuando repases tu lista de tareas

pendientes, evalúa qué elementos anotaste
que no deberían estar allí.

De hecho, el 60 % de nuestro tiempo en el

trabajo está dedicado a los pormenores del
trabajo; por ejemplo, compartir los estados
de aprobación o hacer el seguimiento de la
información. Si puedes descartar elementos
rápidamente, hazlo. Esto acelerará el
proceso de priorización, y probablemente
pasarás a una segunda ronda de eliminación
al final.

Ejemplo de matriz de
Eisenhower
Para que entiendas mejor qué tareas puedes
colocar en cada cuadrante de tu matriz de
Eisenhower, nos adelantamos y te
proporcionamos algunos ejemplos aquí.

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el

cuadrante 1:

Escribir un artículo del blog para mañana

Finalizar una propuesta de un proyecto

Responder a los emails de clientes

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el

cuadrante 2:

Inscribirte en un curso de desarrollo

profesional

Participar en un evento profesional

Agregar mejoras a un proyecto personal

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el

cuadrante 3:

Subir artículos al blog

Transcribir las notas de una reunión

Responder a los emails que no son de

clientes

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el

cuadrante 4:

Realizar los pormenores del trabajo

Asistir a una reunión de actualización de

estado

Compartir las aprobaciones de estado

Recuerda que es recomendable separar las

matrices para el trabajo y la vida personal de
modo que puedas encargarte de tus listas
de tareas pendientes usando los métodos
que mejor se adapten a cada momento y
lugar.

Crea tu matriz de
Eisenhower con
herramientas de
gestión de tareas
Ordenar tu lista de tareas pendientes es la
parte más difícil de la matriz de Eisenhower,
pero con la automatización ya no tienes que
hacer este paso manualmente.

Usa el software de gestión de tareas para

determinar qué tareas tienen mayor
prioridad. Con la gestión de tareas, puedes
clasificar, codificar por color y delegar las
tareas a tu equipo. Deja que la matriz de
Eisenhower aumente tu productividad para
que puedas lograr tus objetivos en menos
tiempo.

Gestiona y establece las

prioridades de las tareas con Asana

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