Mapa RyO I Cuatrim 2022

FACTORES INTERNOS
PROCESO FORTALEZAS
Manejo, seguimiento y control a los bienes e
inventarios de la entidad.
SUB_BIENES
Se cuenta con manuales, procesos y procedimientos

para la verificacion y control de los mantenimientos
SUB_BIENES preventivos, correctivos y de calibración y/o
verificacion que se requiera.
Equipo de trabajo idoneo y comprometido con la

SUB_BIENES metas del Grupo y del area de GAA.
Liderazgo técnico por parte de la Subdirectora.
CONOCIMIENTO DEL RIESGO
CONOCIMIENTO DEL RIESGO Compromiso, experiencia y perfiles del equipo de

trabajo.
Inventario de productos técnicos que aportan a la
CONOCIMIENTO DEL RIESGO implementación de la gestión del riesgo de desastres.
Visión integral de la gestión del riesgo de desastres, a
nivel territorial, sectorial, comunitario y al interior de
CONOCIMIENTO DEL RIESGO la Unidad
Buenas relaciones interinstitucionales con las

entidades técnicas y los ministerios.
Generación de eventos academicos que aportan

CONOCIMIENTO DEL RIESGO conocimiento a nivel
Lanzamiento de visor del atlas del Riesgo desde la
pagina Web, de la entidad.
Proceso de autoevaluación y mejora continua

Continuidad en eventos académicos denominados El
planeta pide la Palabra
Fortalecimiento del museo del Saber a traves de

contratos y convenios./ Apropiación del conocimiento
CONOCIMIENTO DEL RIESGO del riesgo a traves del museo del saber.
Generación de insumos técnicos a traves de articulos,

CONOCIMIENTO DEL RIESGO boletines, circulares, libros , entre otros
Liderazgo técnico por parte de la Subdirectora.
CONOCIMIENTO DEL RIESGO Compromiso, experiencia y perfiles del equipo de

trabajo.
Inventario de productos técnicos que aportan a la
implementación de la gestión del riesgo de desastres.
Visión integral de la gestión del riesgo de desastres, a
CONOCIMIENTO DEL RIESGO nivel territorial, sectorial, comunitario y al interior de
la Unidad
Generación de eventos academicos que aportan
CONOCIMIENTO DEL RIESGO conocimiento a nivel
Se lleva el control periódico de los procesos

disciplinarios adelantados por la Secretaría General
CONTROL DISCIPLINARIO dentro de los parámetros establecidos.
El trabajo en casa fortaleció el proceso de control

interno disciplinario, toda vez que la profesional tiene
CONTROL DISCIPLINARIO en custodia los procesos.
La interacción con el operador disciplinario en el

tiempo de pandemia es mas dinamica y productiva
CONTROL DISCIPLINARIO para la sustanciación de los procesos.
se Fortalecio la sustanciación de los procesos, debido

CONTROL DISCIPLINARIO al trabajo en casa por la emergencia sanitaria que vive
el país
Se cuenta con un espacio destinado para el proceso
CONTROL DISCIPLINARIO interno de control disciplinario
Se incluye en la inducción el tema de control
CONTROL DISCIPLINARIO Disciplinario para dar a conocer el proceso dentro de
la entidad
Se tiene un archivo cuya custodia y acceso de la
CONTROL DISCIPLINARIO funcionaria a cargo del proceso.
Manejo y seguimiento a recursos en efectivo y en
COOPERACIÓN especie para la atención de Emergencias.
Mejor desarrollo del relacionamiento con otros
socios del gobierno nacional para la integralidad de la
SNGRD desde el componente de Cooperación y
COOPERACIÓN Relacionamiento Internacional. Logrando un mejor
posicionamiento de la UNGRD.
Apoyo de respuesta a emergencias por COVID-19 y el

paso de los Huracanes ETA e IOTA
COOPERACIÓN
Apoyo de respuesta a emergencias por COVID-19 y el

paso de los Huracanes ETA e IOTA
COOPERACIÓN
Buen relacionamiento con los aliados estratégicos

(APC y Cancillería) para la gestión de la Cooperación
COOPERACIÓN Internacional.
Estabilidad en el equipo de trabajo asignado al Grupo

de Cooperación Internacional
COOPERACIÓN
Sistematización del Procedimiento de Donaciones.
COOPERACIÓN
Socialización de la Gestión del Grupo de Cooperación
Internacional (video-presentación-Evento Mes de la
COOPERACIÓN Reducción-PECI)
COOPERACIÓN
aplicación de las NICSP
FINANCIERA
Transmisión de la información contable pública de

convergencia en el chip de la contaduría.
FINANCIERA
ejecución del PAC mensual y el seguimiento

FINANCIERA
En Pandemia, en Gestión Financiera parte contable,
se han realizado las actividades adecuadamente y sin
grandes afectaciones, con limitantes normales en sus
niveles de tolerancia y aceptabilidad, que se
FINANCIERA presentan con Nómina, como parte del contexto
particular, realizando los controles a las conciliaciones
y los inventarios de las áreas.
La comunicación permanentemente de financiera,

con los demás procesos de la Unidad, es importante y
efectiva, manejando los diferentes temas por medio
de la OAC, con tips y mensajes virtuales a través del
correo electrónico y mensajes vía celular por
whatsupp, dando alertas entre otros, en el tema de
pagos, recepción de documentos para reserva del PAC
FINANCIERA cada mes, ejercicio que es previamente planeado y
organizado para tal fin, evitando de esta manera
riesgos que en caso de materializarse, podrían ser
críticos para el proceso y para la entidad.
Los procedimientos que se establecieron mitigaron

los riesgos, además el proceso digital y virtual ayuda
FINANCIERA al cumplimiento de la política cero papel, en más de
un escenario no previsto fueron bien atendidos.
Cumplimiento de la circular de cierre de vigencia

FINANCIERA establecida por el MHCP
Incremento en el conocimiento del personal en la
GESTIÓN DOCUMENTAL aplicación de tablas de retención y Gestión
Documental
Se adquiere una herramienta tecnologica Sistema de
GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión Documental Electronica de Archivo
El área de dirección se encuentra comprometida con
GERENCIAL las metas de la entidad
Dirección General
El equipo de dirección cuenta con buena

comunicación con todas las áreas que conforman la
GERENCIAL UNGRD
Dirección General
GERENCIAL El equipo de dirección cuenta con una buena imagen

Dirección General y respaldo de las 7 entidades operativas
Las entidades de Gobierno apoyan y manifiestan la

calidad del trabajo realizado por la UNGRD (ejemplo
GERENCIAL el galardón entregado a alta gerencia en 2020 por
Dirección General parte de presidencia)
La adecuada ejecución de los proyectos ha generado

la confianza de los entes departamentales y
GERENCIAL municipales a tal punto que desean que los recursos
Dirección General de las obras sean ejecutados por parte de la UNGRD
Ha logrado empatía con las diferentes comunidades

en la resolución de conflictos lo que ha generado que
GERENCIAL sea el director invitado a mesas de concertación de
Dirección General temas de otras entidades en calidad e mediador
Contar con diferentes certificaciones que avalan el

GERENCIAL desempeño y calidad de los procesos que se llevan a
Dirección General cabo en la UNGRD
Se cuenta con toda la información documentada y

consolidada en bases de datos, evitando la fuga de
JURÍDICA información; generando un control y seguimiento de
las actividades que realiza el proceso.
Dependencia organizacional, el pertenecer a la

Presidencia de la República le permite tener un mayor
JURÍDICA poder de convocatoria y decisión.
Todos los profesionales cuentan con un amplio

conocimiento de los procedimientos internos, lo cual
JURÍDICA permite que en cualquier momento pueda apoyar
diferentes actividades del proceso.
Contar con una política de prevención de daño

antijurídico que busca la reducción de la litigiosidad.
JURÍDICA
Liderazgo del lider del proceso que apoya el equipo

de trabajo.
JURÍDICA
JURÍDICA La calidad profesional y ética del equipo OAJ.

La contundencia en las líneas de defensa judicial.
JURÍDICA
JURÍDICA El control y seguimiento a los procesos judiciales.

Conocimiento compartido dado los diferentes perfiles
JURÍDICA de los profesionales del área jurídica.
JURÍDICA Atención oportuna a los trámites de la OAJ.

Aprendizaje continuo por los fallos favorables
JURÍDICA recibidos para la entidad.
Fortalecimiento administrativo basado en la gestión e
JURÍDICA implementación del Modelo Óptimo de Gestión.
Desarrollo de contextos de aprendizaje a traves del
JURÍDICA establecimiento de mesas de estudios jurídicos.
Fortalecimiento en la productividad de los
JURÍDICA apoderados por la asistencia a las audiencias en
modalidad virtual.
Reconocimiento institucional por parte de los Entes
Territoriales
MANEJO DE DESASTRES
Coordinación de las Entidades del Sistema Nacional

de gestión de Riesgos y Desastres
MANEJO DE DESASTRES
Desde la Subdirección para Manejo de Desastres se

imparten los lineamientos para preparativos de
MANEJO DE DESASTRES respuesta a emergencia
Se cuenta con un Sistema de Alerta Temprana, que

esta en proceso de optimización
MANEJO DE DESASTRES
Se cuenta con Centros Logísticos en diferentes

Departamentos
MANEJO DE DESASTRES
Se cuenta con personal idóneo a nivel operativo que

tiene las habilidades y experiencia para la atención
MANEJO DE DESASTRES de eventos
Se cuenta con un Sistema Nacional de

Telecomunicaciones, que esta en proceso de
MANEJO DE DESASTRES optimización
El CNL cuenta con infraestructura física adecuada para

el almacenamiento y disposicion del material
MANEJO DE DESASTRES requerido para la atencion de emergecias.
Fortalecimiento del equipo de talento huamano en el

CNL.
MANEJO DE DESASTRES
Procesos de fortalecimiento de software logístico.
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
MANEJO DE DESASTRES
Oportunidad en la entrega y atención de
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA requerimientos a la OAPI
Oportunidad cumplimiento de las metas internas y
externas
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Equipo multidisciplinario, versátil y eficiente.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Experiencia, claridad y conocimiento en temas

transversales de la entidad
Referentes en sistemas de gestión, gobierno en línea,
transparencia y adopción de políticas de gobierno
Cumplimiento de las funciones establecidas en

decreto 2672 de 2013
Operación y cumplimiento de los objetivos del

proceso
Operación y gestión de las actividades de la oficina

bajo la modalidad de trabajo en casa
Disponibilidad de recurso humano para la operación

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA de la Oficina
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Optimo desarrollo de la gestion presupuestal de la

UNGRD
Operación del proceso bajo el sistema de gestión de
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA calidad
Fuerte articulación con los procesos misionales para
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA el desarrollo de proyectos en GRD
Proyecto de Inversión en desarrollo, donde se cuenta
con el personal idóneo y suficiente para realizar las
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA actividades de seguimiento, evaluación y actualización
del PNGRD
Visibilidad de la entidad gracias a la vinculación de
marcos internacionales dentro del PNGRD y los
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA diferentes compromisos frente a la GRD
Articulación con los sectores estratégicos del país

desde las cabezas ministeriales para el cumplimiento
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA de los objetivos del PNGRD
Articulación con los Comités Territoriales de GRD del

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA país para el cumplimiento de los objetivos del PNGRD
Desarrollo de una nuevo Sistema de Información para
el reporte al PNGRD. Lo cual impactaría de forma
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA positiva el proceso de seguimiento a territorios y
sectores
Diseño y adopción de una metodología de evaluación
del PNGRD para la mejora de los procesos de GRD
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA reflejados en el fortalecimiento y resiliencia territorial
Desarrollo de mesas de socialización de avances del

PNGRD de manera prioritariamente presencial y en
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA dado caso virtual, con los diferentes actores
El proceso de reducción cuenta con un equipo de

intervención prospectiva, que se ha dividido por
sublíneas importantes enmarcadas en el
Fortalecimiento Territorial
REDUCCIÓN DEL RIESGO Fortalecimiento Sectorial
Fortalecimiento Comunitario y
Protección Financiera
La SRR cuenta con un desarrollo conceptual del tema

de protección financiera que puede emplearse para
promocionar la relación con otros procesos y
subprocesos de la GRD
REDUCCIÓN DEL RIESGO
La Subdirección de conocimiento lanzó el Atlas de

Riesgo el cual debe ser considerado como un
elemento que se debe promocionar atado al
desarrollo del tema de protección financiera
Definición de productos y servicios de la SRR: Están
enmarcados dentro del Manual SIPLAG de la UNGRD
PNGRD: Permite coordinar la formulación y efectuar

el seguimiento y la evaluación del componente de
RRD
Reconocimiento como entidad coordinadora del

REDUCCIÓN DEL RIESGO SNGRD
Disponer del FNGRD
La UNGRD cuenta con una metodología para elaborar

REDUCCIÓN DEL RIESGO a nivel municipal los diagnósticos del estado de
integración de la GRD en el OT y las recomendaciones
respectivas.
La UNGRD tiene experiencia en procesos de
REDUCCIÓN DEL RIESGO recuperación de desastres que sirven de insumo para
abordar nuevos procesos de ocupación del territorio
orientados
La temáticaade evitar
Cambionuevos riesgos.está incorporada en
Climático,
REDUCCIÓN DEL RIESGO la Política Nacional de Gestión del Riesgo y en el
Decreto 4147 de 2011 también se relacionan con las
funciones
la a cargo
Variabilidad de la Sub.
climática es elde Reducción
evento del pérdida
que más Riesgo.
REDUCCIÓN DEL RIESGO de vidas a ocasionado en el país. Luego su
tratamiento conjunto con el DNP y Minambiente
permitirán reducir de
Capacidad técnica significativamente
los profesionalesdichas pérdidas,
Conocimiento de los territorios

Continuidad en los procesos iniciales

Capacidad técnica de los funcionarios que hacen la

REDUCCIÓN DEL RIESGO verificación de requisitos
Credibilidad de la unidad nacional en el contexto

REDUCCIÓN DEL RIESGO local, nacional e internacional
Relevancia en los temas de gestión del riesgo desde el

REDUCCIÓN DEL RIESGO punto de vista normativo y político
profesionales especializados para la revisión de los

REDUCCIÓN DEL RIESGO estudios y diseños anexos a cada proyecto (hidrología,
hidráulica, geológica, geotécnica) entre otros.
Mecanismos de seguimiento y evaluación efectivos a
REDUCCIÓN DEL RIESGO la implementación de la política nacional de GRD en el
nivel territorial


Formulación de estrategias que permiten el

cumplimiento de actividades en todos los planes que
SERVICIO AL CIUDADANO se gestionan desde el proceso.
Disminución en la rotación del equipo de trabajo

SERVICIO AL CIUDADANO asignado como apoyo a canales de atención.
El proceso cuenta con un sistema PQRSD multicanal,

SERVICIO AL CIUDADANO de fácil uso para la gestión y seguimiento de los
tickets.
Se realizan controles específicos para seguimiento al
SERVICIO AL CIUDADANO estado de los requerimientos.
SERVICIO AL CIUDADANO
SERVICIO AL CIUDADANO
El plan de Bienestar esta alineado a la estrategia
defindia por DAFP
Los colaboradores participan en el diseño del plan,

mediante sus sugerencias en la encuesta de
TALENTO HUMANO necesidades
Se cuenta con los recursos humanos y financieros

para la implementación del plan
Alto indicador de orgullo organizacional.
TALENTO HUMANO
Adecuado seguimiento de las solicitudes en el trámite

de tiquetes.
TALENTO HUMANO Envio de solicitud de programación de las comisiones

y desplazamientos a las áreas.
Se generó y se notificó la Resolución que reglamenta

las comisiones y desplazamientos al interior y exterior
TALENTO HUMANO del país; donde se señala el tiempo establecido para
presentar el informe.
Construcción del Plan Institucional de Capacitación de

forma participativa acorde a las necesidades de las
áreas.
TALENTO HUMANO La virtualidad ha permitido facilitar el acceso a la
capacitación sin importar el lugar en el que se
encuentren los colaboradores.
Se cuenta con profesionales idóneos y expertos en las

áreas que pueden contribuir al cumplimiento del PIC.
TALENTO HUMANO
Seguimiento a los proveedores en cuanto al

cumplimiento de los estandares minimos del SGSST
por medio de manual de proveedores y contratistas.
TALENTO HUMANO
Trámites opotunos y ágiles frente a las solicitudes
realizadas por los funcionarios, ante talento humano.
TALENTO HUMANO
Plataforma "Mi Unidad Virtual" como mecanismo de

comunicación y enlace entre los funcionarios y
talento humano.
TALENTO HUMANO
Actualizaciòn permanente del SIGEP, en cuanto a la

información de los funcionarios.
TALENTO HUMANO
Se cuenta con los recursos técnicos, tecnológicos y

humanos para el correcto desarrollo del SG-SST.
TALENTO HUMANO
La entidad cuenta con el miembros de la brigada con

amplios conocimientos y experiencia para la atención
TALENTO HUMANO de emergencias.
La entidad se encuentra certificada bajo la ISO

45001:2018.
TALENTO HUMANO
Mantener mecanismos de comunicación para la

difusión de la información del SGSST.
TALENTO HUMANO Contar con el apoyo de OAC para el desarrollo de las
piezas comunicativas.
Se actualizó el procedimiento de investigacion de

TALENTO HUMANO incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
Identificación y seguimiento a las condiciones de
TALENTO HUMANO salud de los colaboradores.
Se cuenta con el procedimiento de salida a terreno.
TALENTO HUMANO
Se Identifica, prioriza y gestiona los diferentes
peligros y riesgos de las áreas de trabajo.
Se hace participe a los colaboradores, líderes de

TALENTO HUMANO procesos, contratistas y demás personal en la
validación de los peligros y riesgos identificados.
Software "Kactus HCM"

TALENTO HUMANO
TALENTO HUMANO Conocimiento del proceso de liquidación de nómina.

Proceso documentado - Revisión, creación y
TALENTO HUMANO actualización de documentos.
Cumplimiento de la normatividad relacionada con
TALENTO HUMANO Salud y seguridad en el Trabajo.
Circulares de refuerzo para mejorar los tiempos en las
legalizaciones de comisiones y desplazamientos.
TALENTO HUMANO Seguimiento y reporte a las legalizaciones vencidas.
TALENTO HUMANO Debilidades en la Transferencia de Conocimiento.

Revisión del perfil conforme al manual de funciones
TALENTO HUMANO establecido.
TECNOLOGÍAS DE LA Diagnostico de vulnerabilidades y resultados de

INFORMACIÓN consultoría arquitectura empresarial
Conocimiento técnico y de la entidad por parte del
TECNOLOGÍAS DE LA recurso humano vinculado al Grupo de Tecnologías de
INFORMACIÓN la Información
TECNOLOGÍAS DE LA Disponibilidad y aprobación de recursos propios del

INFORMACIÓN Grupo de Tecnologías de la Información
Operación y cumplimiento de los objetivos del
TECNOLOGÍAS DE LA proceso
INFORMACIÓN
Implementación de planes y politicas que garanticen

TECNOLOGÍAS DE LA la gestión de tecnología de la entidad
INFORMACIÓN
Centralización de las actividades para la gestión de

TECNOLOGÍAS DE LA infraestructura tecnológica, sistemas de información y
INFORMACIÓN seguridad de la información
TECNOLOGÍAS DE LA Seguimiento periódico a la ejecución de las

INFORMACIÓN actividades programadas
TECNOLOGÍAS DE LA Actualización del SGSI la cual nos puede permitir

INFORMACIÓN certificar en la norma Iso 27001
Compromiso del grupo de trabajo para realizar
planificación de actividades
COMUNICACIONES
Posicionamiento en medios de comunicación
respecto a la información relacionada gestión del
COMUNICACIONES riesgo de desastres.
Fortalecimiento de la Red de Comunicadores en

Gestión del Riesgo en aras de tener mayor cobertura
COMUNICACIONES en temas de información y comunicación pública.
Emisión de información previamente verificada y

validada por las áreas misionales y jefe de la OAC
COMUNICACIONES
Contar con la herramienta tecnológica Mail Chimp, la

cual permite la difusión masiva de información de
Boletines de Prensa
COMUNICACIONES
Consolidación de Bases de Datos de Medios de

Comunicación Nacionales y Regionales que permiten
COMUNICACIONES tener una mayor difusión de información.
A través de los organismos institucionales y medios de

comunicación del sistema se gestiona la promoción y
COMUNICACIONES difusión de las campañas institucionales de la UNGRD
y SNGRD a cero costo.
Mantener sinergia de gobierno para el envìo de

campañas institucionales, con el fin de que las
COMUNICACIONES entidades de gobierno realicen difusión de
contenidos, con lo genera mayor cobertura en la
comunidad digital.
COMUNICACIONES Realizar encuentro nacional de comunicadores del

SNGRD.
Contar con un Centro de Documentación y biblioteca
digital posicionado para intercambio, consulta y
difusión de información en materia de GRD.
COMUNICACIONES Igualmente contar con inclusión de tecnologìa para
consulta de información para personas con
discapacidad (magnificadores de pantalla
Contar con personal idóneo y experto para realizar las

COMUNICACIONES actividades que se requieren en la OAC.
Contar con redes sociales para difusión de
COMUNICACIONES información misional de la entidad.
Tener el manejo directo de la página web para
COMUNICACIONES publicación de información y desarrollo y
actualización de micrositios.
Contar con whatsap familia UNGRD, para compartir
COMUNICACIONES información.
Realizar encuestas de percepción de comunicación
COMUNICACIONES interna y encuesta externa de comunicadores, con el
fin de realizar mejora continu al proceso.
Se cuentan con los recursos financieros de caja menor
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS para atender las diferentes solicitudes
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Personal capacitado e idóneo para realizar la labor de
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO la oficina
La Oficina de Control Interno tiene un enfoque a la
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO prevención
Incumplimiento, por acción u omisión, de la
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO responsabilidad que como contratistas o funcionarios
se tiene frente al PAAGI.
conocimiento de los procesos a través del tiempo
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Objetividad e imparcialidad en el actuar de los
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO profesionales de la Oficina de Control Interno
Adopción del código de integridad en nuestra labor
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO diaria.
procedimientos elaborados, actualizados a normas
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO internacionales
disposición, entrega oportuna de insumos para

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO elaboración de informes y generación de actividades
preventivas
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO apoyo de la alta dirección hacia la OCI
la alta dirección permite la autonomía en el ejercicio
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO del control interno
existencia de una cultura clara de la OCI
reconocimiento de la gestión de la OCI

existencia de ambiente de control(políticas,
seguimiento, correcciones, valores, Principios,
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO definición de procesos, acatamiento de
recomendaciones, adecuada gestión del riesgo
participación de la OCI en los comités

Mesas de trabajo con las áreas para acompañar y
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO asesorar en los temas de seguimiento
Fortalecer a los líderes SIPLAG en la importancia de

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO los seguimientos y auditorias que se realizan desde la
OCI
Fortalecimiento al seguimiento de recomendaciones
de los diferentes informes de la OCI y el estado de las
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO acciones correctivas en plataforma de neogestión.
La poca rotacion del personal de la OCI lo que permite
mayor conomiento de los roles.
Profesionales en Derecho especializados y con amplia
experiencia en contratación estatal y privada
CONTRATACIÓN
Los procesos de selección se realizan conforme lo

indica la Ley vigente aplicable a la materia, los
CONTRATACIÓN manuales de contratación, guías, procedimientos y
demás documentos internos que regulan la gestión
contractual de la entidad
Personal profesional idóneo con sentido de
pertenencia por el área y la entidad
CONTRATACIÓN
Se cuenta con manuales, guías, procedimientos,

formatos, entre otros, para una correcta gestión
CONTRATACIÓN contractual en la entidad
Capacitaciones en temas contractuales en sus

diferentes etapas para todos los funcionarios,
contratistas y supervisores que hacen parte de la
CONTRATACIÓN UNGRD/FNGRD
Fortalecimiento de mecanismos para la prevención

CONTRATACIÓN del daño antijurídico
Interés de la Alta Dirección en fortalecer el proceso de
contratación de la entidad
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN
Articulación al interior de los procesos y las
actividades en procedimientos y funciones.
SIPLAG
Se cuenta con la estructura documental operativa,

como fuente de consulta para el desarrollo de las
SIPLAG actividades de la entidad, gestionado desde la
herramienta tecnológica Neogestión.
Actualización y aplicación los planes y programas
ambientales establecidos y definidos en la entidad.
SIPLAG
Identificación y actualización de los aspectos e

impactos ambientales que se involucran en cada uno
SIPLAG de los productos y servicios de la entidad.
Se cuenta con lineamientos para la reducción de

emisiones atmosféricas anuales validadas por un
SIPLAG organismo certificador.
Gestión de recursos aprobados para la ejecución de

las actividades del sistema de gestión ambiental.
SIPLAG
Articulación del sistema de gestión ambiental con el

equipo encargado de mantenimiento de adquisición
de las nuevas sedes en pro de dar cumplimiento de
SIPLAG los requisitos ambientales de los programas
establecidos.
Incorporación de la conciencia en cumplimiento de

los requisitos ambientales para cada proceso.
SIPLAG
Monitoreo permanente del cumplimiento de los

requisitos de la Ley de Transparencia.
SIPLAG
Articulación y construcción participativa y

permanente seguimiento al Plan Anticorrupción y
SIPLAG Atención al Ciudadano.
Direccionamiento y desarrollo del Comité Institucional

SIPLAG de Gestión de Desempeño de la UNGRD (4 veces al
año).
Asesoramiento y participación en las actividades a
ejecutar en el Equipo de Participación Ciudadana y
SIPLAG Rendición de cuentas.
Actividades planificadas y articuladas en el marco de

los requisitos homogéneos de los 3 sistemas (HSEQ)
SIPLAG para el adecuado administración y mejora del
sistema.
Sistematización de la generación de usuarios de
Neogestión a través de la plataforma de mesa de
SIPLAG ayuda de TI.
Atención oportuna y eficaz de los requerimientos de

los procesos en temas de documentos.
SIPLAG Asesoramientos a los procesos en material del Siplag.
Gestión de riesgos y oportunidades: jornadas de
actualización, monitoreos, consolidación,
SIPLAG seguimiento, apoyo a los procesos. Pensamiento en
riesgos en los procesos.
Relacionamiento adecuado con la Oficina de Control

SIPLAG Interno.
Mayor participación para la formulación del Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano con los
SIPLAG colaborados y la ciudadanía.
GERENCIAL Talento humano multidisciplinario en Secretaria

Secretaría General General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
GERENCIAL
Secretaría General
Equipo ejecutor interdisciplinario y con experiencia en

la gestión de préstamos con Banca Multilateral
PAZCÍFICO
Presencia permamente de apoyos técnicos y sociales

en territorio facilta la gestión institucional y con la
PAZCÍFICO comunidad
Acompañamiento técnico permanente por parte de la

Banca Multilateral para el logro de los objetivos
PAZCÍFICO propuestos.
Comunicación directa con los Alcaldes y los
gobernadores de la zona de influencia del proyecto.
PAZCÍFICO
Implementación de procedimientos y planes para el

PAZCÍFICO contacto con la comunidad
Equipo de viabilizadores en MVCT y UPME con
dedicación exclusiva a los proyectos del FTSP
PAZCÍFICO
GERENCIAL Personal idóneo

Subdirección General
Objetivo misional definido -UNGRD
GERENCIAL
GERENCIAL Labor de coordinación (Poder de ejecución de la labor

Subdirección General de coordinación)
Capacidad de ejecución de obras

GERENCIAL
percepción positiva de la imagen que proyecta la

UNGRD
GERENCIAL
GERENCIAL Poder de convocatoria

GERENCIAL Comunicación directa con Presidencia de la Republica
GERENCIAL Marco normativo existente para el manejo de
Subdirección General recursos y contar con un fondo nacional de gestión
del riesgo
GERENCIAL Proceso de autoevaluación y mejora continua
GERENCIAL Manual de contratación actualizado (2020)
GERENCIAL Existe Guía para la interventoría y supervisión de los
Subdirección General contratos
GERENCIAL Articulación efectiva con los procesos misionales, en

Subdirección General relación a requerimientos con entes de control.
GERENCIAL Equipo de trabajo consolidado y competente

GERENCIAL Se consolidó procedimiento y equipo de trabajo en

Subdirección General Asistencia Técnica
GERENCIAL Infraestructura Tecnológica redes y comunicaciones

Subdirección General buena que permite el desarrollo de las actividades
diarias.
Listado menu procesos
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
Deficiencia en la articulacion con los procesos de
manejo y control de equipos y herramientas ubicadas
en el CNL - Subdirección de Manejo de Desastres.
Falta de ejecucion de los procesos contractuales, por

parte de SDM (CNL) que permitan la articulacion con
GAA
Desbordamientos de la capacidad locativa y de bienes

debido al aumento del personal de la Entidad.
Carencia de recursos tecnológicos para modelaciones. Alianzas interinstitucionales, acuerdos, que permitan
seguir avanzando en la incorporación del
Conocimiento del Riesgo en el territorio
Desarticulación de los procesos misionales. Implementar condiciones de teletrabajo.

Falta de acceso a la información de las gestiones, Generación de productos a través de las instancias de
programas, proyectos etc. adelantados por la UNGRD. coordinación
Inexistencia de una plataforma tecnológica que Redireccionamiento de los Proyectos de Regalías con
recopile la información de conocimiento del riesgo del enfoque de Gestión del Riesgo.
país. (Relación-OAPI)
Baja compresión de las áreas de soporte frente al Aumentar canales de comunicación e información
proceso de gestión de conocimiento del riesgo dirigido a la socialización de los productos y
programas de las que lidera la SCR.
Desconocimiento por parte de funcionarios y/o Generación de productos a través de las instancias de
contratistas la gestión que se realizar en la SCR coordinación
Herramientas tecnológicas inapropiadas Alizanas internacionales, nacionales para la
divulgación del conocimiento del Riesgo
falta de articulación entre los procesos misionales y de Generación de productos a través de las instancias de
apoyo. coordinación
Resistencia de las areas de apoyo al cambio en las Alianzas interinstitucionales, acuerdos, que permitan
metodologías de trabajo propuestas para generar seguir avanzando en la incorporación del
acciones de seguimiento y control Conocimiento del Riesgo en el territorio
Retrasos en los proyectos por gestiones

precontractuales.
Carencia de recursos tecnológicos para modelaciones.
El Museo del Saber genera impacto ambiental en

terminos de consumo de energía
Desarticulación de los procesos misionales.
Inexistencia de una plataforma tecnológica que
recopile la información de conocimiento del riesgo del
país. (Relación-OAPI)
Desconocimiento por parte de funcionarios y/o
contratistas la gestión que se realizar en la SCR
falta de articulación entre los procesos misionales y de
apoyo.
Resistencia de las areas de apoyo al cambio en las
metodologías de trabajo propuestas para generar
acciones de seguimiento y control
Falta de personal en el proceso, por creación de Entrada en vigor de la Ley 1952 de 2021
oficina de control interno disciplinario
la emergencia sanitaria del covid 19 y la emergencia Las capacitaciones y el apoyo brindado por función
de san andres y providencia podrian incrementar las publica
quejas disciplinarias encontra de los funcionarios de la
UNGRD.
No se cuenta con la oficina de control disciplinario
No se cumple con la imparcialidad con la que debe

contar la oficina de control disciplinario
Se cuenta con una sola persona de planta para el
manejo de la Oficina de control Disciplinario
No contar con los recursos financieros para la
adecuada gestión del proceso.
Falta de articulación entre las áreas misionales Aprendizaje en términos de donaciones y procesos
respecto al proceso de cooperación internacional. aduaneros para perfeccionar el procedimiento.
Desinformacion por parte de las demás áreas en Generar espacios de formación y capacitaciones en
cuanto al funcionamiento operacional del Grupo de temas requeridos por el Grupo de Cooperación
Cooperación Internacional. Internacional con el acompañamiento de las personas
idoneas , para llevar a cabo una buena comunicación.
Atrasos en procesos de cooperación internacional Nuevos conocimientos misionales del Equipo de

debido a la atención de las emergencias presentadas Cooperación para la prestación de servicios de calidad
en los diferentes procesos misionales.
No se genera gestión del conocimiento para Fortalecimiento de la comunicación interna en cuanto

documentar la lecciones aprendidas en relación con al funcionamiento de las diferentes áreas de tal
los procedimeintos establecidos. manera que se fortalezca y optimicen los tiempos y
desempeño de los procesos.
Falta de capacitación y comunicación a los Mejor capacidad de entrega en el trabajo en casa, esto
profesionales del Grupo de Cooperación Internacional ayuda para desarrollar nuevas capacidades y asi
en actualización de temas de interés y requeridos. mismo obtener nuevas habilidades para ser más
productivos, realizando las tareas en menos tiempo.
Dificultad en la contratación de personal debido a que Mayor conocimiento de las areas misionales por parte
las obligaciones estaban orientadas a atender del GCI, que ayudaron a atender las emergencias por
emergencia por COVID-19 COVID-19 y el paso de los Huracanes ETA e IOTA.
Rotación del personal Articulación con el Equipo Humanitario País – EHP en
materia de Atención de Emergencias
Pérdida de información por cambio de personal y/o
falta de documentación
Seguridad de la Información del Proceso de

Cooperación
las dependencias no apliquen los llamados del GAFC implementación del nuevo catalogo presupuestal, que
sobre la correcta ejecución del presupuesto asignado permite un mejor análisis y reporte de la información
contable de la entidad
conciliación de las operaciones reciprocas con el En pandemia y trabajo en casa, en la entidad, se

FNGRD cuando estas superar la vigencia generan execentes de recursos por bajos consumos de
servicios públicos o contratos no iniciados, se cumple
con austeridad del gasto y con la política de cero
papel, aprobechando esos recursos en el GAFC, se
pueden ejecutar en infraestructura tecnológica para el
proceso o por necesidades del servicio en recurso
humano.
observaciones de los entes de control en los procesos

auditores
La Caja menor del FNGRD, es un proceso que maneja
el mismo Fondo con actividades de control que allá se
realizan, por lo anterior, se genera una debilidad en la
UNGRD, para no duplicar procesos.
En el proceso de pagos con recursos del FNGRD, se

puede presentar doble desembolso por debil o
deficiente supervisión.
Reproceso en la recepción de los documentos
Falta de aplicación en las las trasnferencias

documentales de las áreas
Asesorías del AGN que permita conocer de primera
mano los cambios a realizar dentro de la Entidad.
No poder asistir a todos los eventos a nivel nacional en Generar un sistema de información en linea para el
donde se encuentra involucrada la UNGRD seguimiento de los proeyectos en donde se pueda
tambien publicar y dar acceso a la comunidad
interesada
Debido a las condiciones contractuales no poder Al mejorar los seguimientos y contar con la confianza
difundir información que es de interés de la tanto de la comunidad como de las diferentes
comunidad entidades se podría llegar a ejecutar más proyectos de
mitigación y poder ayudar a más personas que se
encuentren en riesgo
No tener centralizada la información en linea para
consultas de avances de proyectos
Desarticulación entre las dependencias en las La implementación del Modelo Óptimo de Gestión de
respuestas oportunas y de fondo a los requerimientos la Defensa Jurídica - MOG para disminuir decisiones
internos y externos. (repercute en el incremento de la adversas a la entidad y gestionar de manera eficiente
litigiosidad de la entidad). el proceso de gestión jurídica.
Demora de respuesta de otras áreas de la entidad al La utilización del eKogui como herramienta de control
suministrar información necesaria para la atención y seguimiento de los procesos judiciales de la entidad.
oportuna de acciones judiciales y ejercer la correcta
defensa judicial y extrajudicial.
No hay distribución equitativa de cargas laborales. Aprovechamiento de las plataformas digitales para la
actualización del conocimiento y fortalecimiento de
las líneas de defensa.
Desconocimiento del manejo de programas La virtualidad permite reducción de costos, aumento

ofimáticos. de la productividad y un mayor control sobre los
trámites jurídicos y judiciales.
Desconocimiento de la Ley 1523 de 2012 Proponer una nueva estructura organizacional para la
Subdirección para Manejo de Desastres, con el
propósito de optimizar y fortalecer las líneas de acción
No se evidencia trazabilidad de la información Actualizar la caracterización del proceso de gestión

para el manejo de desastres, con los procedimientos
asociados y depurar la documentación existente
Existe desconocimiento sobre manejo de tablas de Realizar un nuevo ejercicio de identificación y

retención y su respectiva aplicación, para el buen clasificación de necesidades de las partes interesadas
manejo de la documentación de la Subdirección para Manejo de Desastres
Falta de capacitación al interior del equipo de trabajo, Promover acciones de preparativos para respuesta a
en relación a temas inherentes a la Gestión del Riesgo emergencia y preparativos para la recuperación, con
y Manejo de Desastres el fin de fortalecer la gestión del riesgo en los entes
territoriales.
No existen Sistemas de Información de respaldo, que Diseñar nuevas herramientas para realizar el
fortalezcan la custodia, calidad, integridad y seguimiento presupuestal, contractual y por línea de
oportunidad de información accesible y disponible acción de la Subdirección para el Manejo de
Desastres.
Desconocimiento de las condiciones y vulnerabilidades Diseñar herramientas para realizar el seguimiento
a Nivel Territorial presupuestal, contractual y misional de la
Subdirección para el Manejo de Desastres.
Dificultades en el desplazamiento para atención de Incrementar los ejercicios de formación y

eventos, en algunos casos por insuficiencia de medios entrenamiento del personal de la Subdirección para el
de transporte. Manejo de Desastres en temas especializados para
gestión del riesgo y atención de emergencias
Insuficiencia de personal para dar cubrimiento a todas Generar un Plan de Choque, para la organización de
las actividades de la Subdirección para Manejo de los documentos tanto físicos como digitales acorde a
Desastres, dado el alto volumen de eventos y las Tablas de Retención Documental y para la remisión
situaciones que ameritan gestión y atención de carpetas al archivo central.
Debilidades en la definición y aplicación de protocolos Centralizar la información de seguimiento de la

de respuesta in situ Subdirección y generar informes periódicos para la
evaluación de resultados y la toma de decisiones
Falta de compromiso institucional y dificultad para Redefinir y ajustar la metodología para la
trabajar en equipo identificación y documentación de controles
Desconocimiento sobre los recursos asignados a la Disponibilidad de recursos para la operación por parte
Subdirección para Manejo de Desastres e inmediatez del FNGRD.
para suplir atención de eventos
Desinterés en las temáticas relacionadas con el

Sistema Integrado de Gestión
Resistencia al cambio en las metodologías de trabajo
propuestas para generar acciones de seguimiento y
control
No se han identificado controles adecuados para
manejo de riesgos de proceso, riesgos de corrupción,
riesgos de proyecto entre otros.
Ausencia de documentación con respecto al

seguimiento de Producto y Servicio No Conforme
Acumulación de documentos para archivo central
Falta de liniamientos para la operación logistica y
funcionamiento del CNL.
Falta de articulacion del CNL con el area
administrativa.
Inexistencia de un sistema que centraliza la Establecer dinámicas de enlace en cada área para
información misional y administrativa reporte de los diferentes planes, tanto internos como
externos.
Mecanismos de gestión del conocimiento y la Con el cambio de gobierno se crearon nuevas
información oportunidades y estrategias para el crecimiento
institucional y desarrollo misional
No se tiene un esquema de controles seguimiento a Gestion de información para control y seguimiento a

las actividades en la OAPI. planes, programas y/o proyectos
Las TRD aún se encuentran en proceso debido a Articular y fortalecer las capacidades del SNGRD desde
dificultades de la información. la implementación del Marco Estratégico Territorial y
Falta delimitar roles y alcances en la ejecución de Mejoramiento
Sectorial en el reporte del PNGRD a través del
funciones o actividades especificas asignadas a la OAPI nuevo Sistema de Información (SIPNGRD) aplicado
actualmente a nivel territorial
Perdida de información y mal manejo de la misma a Fortalecimiento de las capacidades del país a través de
causa de las nuevas condiciones de trabajo en casa, la cooperación internacional en respuesta a la
por causa de la emergencia sanitaria visibilidad dada al país por medio del reporte al Marco
de Sendai para la reducción del riesgo de desastres
(Meta F)
Sistematización de la información por medio de Proceso de actualización del PNGRD en marco del
matrices de Excel, lo cual demora el proceso posterior Decreto 1081 de 2015, donde se logró la articulación y
de análisis concertación del ajuste del PNGRD a través de los
Comités de Conocimiento del Riesgo, Reducción del
Riesgo y Manejo de Desastres.
Dificultades en la articulación intersectorial y en la Mejora en los procesos de GRD en los Planes

definición de responsabilidades, reporte presupuestal departamentales y municipales, a través de la
y cumplimiento de las metas adopción de los ajustes del PNGRD hasta el año 2030.
Baja comprensión y posicionamiento del tema de GRD En cuanto a lo comunitario, las comunidades y las
en la comunidad instancias departamentales y locales están interesadas
en realizar trabajo conjuntos y participativos
(comunidad-institucionalidad) para contribuir a
mejorar los niveles de resiliencia local.
Baja comprensión y posicionamiento del tema de En el Plan Nacional de Gestión del Riesgo del Riesgo
protección financiera a nivel interno de la UNGRD en de Desastres existen 6 proyectos asociados al
sus áreas misionales fortalecimiento comunitario con enfoque diferencial y
de género que se deben implementar.
Desarticulación de los proyectos que financia el Existe el interés de entidades nacionales (ministerio) e
FNGRD y las líneas de asistencia técnica de la UNGRD internacionales para la construcción de lineamientos,
metodologías y proyectos piloto que permitan generar
orientaciones de trabajo con los diferentes grupos
poblacionales que hacen parte de espectro del
enfoque diferencial.
Baja relación de la UNGRD con sectores en temas de construcción de documentos de lineamientos y
protección financiera estrategia de formación en gestión del riesgo con
enfoque diferencial.
Debilidad en la identificación de una hoja de ruta de Mediante convenios académicos y proyectos con
la UNGRD en el tema de protección financiera organizaciones internacionales se han desarrollado
múltiples trabajos de orden comunitario con enfoque
diferencial y de género que han dejado experiencias ,
metodologías y lecciones aprendidas que pueden ser
replicadas en diferentes territorios del país.
Poco personal con la calificación necesaria para el Definir temas de interés común de las entidades en la
desarrollo del tema al interior de la UNGRD Mesa de Protección financiera
Desconocimiento por parte de la entidad para explicar Ministerio cuenta con un programa de asistencia
a los entes territoriales como se deben constituir los técnica con el apoyo de la agencia Suiza de
fondos y como deben operar. (Para el caso de las Cooperación SECO
áreas misionales solo una persona tiene conocimiento
de los temas)
Los recursos de la cooperación son limitados y no
permite el desarrollo de acciones de apoyo a la
UNGRD
Medición de Indicadores: Puesto que los planteados Brindar asistencia técnica a nivel departamental y
actualmente son mas por cumplimiento de actividades municipal sobre la operatividad de los fondos y dar a
conocer el Decreto 1289 de 2018
Procedimientos Claros: Se considera prudente realizar Solicitar el apoyo a la Fiduciaria la previsora para
la validación de los procedimiento que tiene la orientaciones más oportunas en el manejo operativo
Subdirección ya que de acuerdo a la nueva estructura de los fondos territoriales en conjunto con la
es posible que
Evaluación hasta algúnEsdejen
de Proyectos: de existir.
necesario Coordinación la
reestructurar la Implementar Financiera
asistenciadetécnica
la UNGRD.
a los municipios y
forma de evaluación de proyectos, se implementa una departamentos a través de cursos virtuales y/o
ficha que podría solicitarse diligenciada desde un inicio creación de una herramienta metodológica sobre el
como
Gestiónrequisito para la radicación,
de Correspondencia: de no ser
el volumen de así no uso
Se hadeconformado
las TIC, el cual servirá
la Mesa decomo soporte
protección a todas las
financiera
correspondencia a veces interfiere en la ejecución de donde participan MHCP, DNP, Fasecolda y UNGRD
actividades de los funcionarios. Se ha evidenciado que
en muchas ocasiones
Organización son temas Si
de la Información: debien
traslado por
se tienen Comités - Comisiones y Mesas Técnicas: Este espacio
varios insumos, no existe un repositorio de consulta permite la articulación de las acciones orientadas a la
que permita identificar necesidades. RRD definidas en el marco del SNGRD
Disponibilidad de Información: Si bien no se tiene Formular e implementar los proyectos de RRD:
implementado un Sistema de Información de la Permite que la Entidad se posesione y garantiza el
UNGRD, es fundamental que la Subdirección cuente apoyo a la comunidad quien es nuestro publico
con geoprocesamiento
Ausencia de información desuficiente
información que comoque
y coherente objetivo. financieros: Seria interesante proover
Incentivos
permita identificar y priorizar territorios para integrar campañas de incentivos como regalías,
la gestión del riesgo en el ordenamiento territorial.
Ausencia de una estrategia y programa que pueda Insumos técnicos: Mediante la producción de insumos
determinar "el cómo" abordar la integración de la RD técnicos permiten fortalezcan el proceso de RRD en
en el OT los niveles nacional y territorial
Desarticulación de procesos y actividades que se Cambio de Gobierno
desarrollan en la entidad, lo cual no permite
posicionar el Ordenamiento Territorial como una
actividad central en
Falta de personal todos
para y cada
brindar uno de los
acompañamiento a los Formulación de Plan Nacional de Desarrollo
territorios en la integración de la gestión del riesgo en
el ordenamiento territorial
Priorización de temas diferentes al ordenamiento del Necesidad de ejecución de proyectos de los entes
territorio, en niveles directivos superiores locales para finalizar los PDMn en lo que resta del
período de gobierno.
La temática Variabilidad y Cambio Climático debería Disponer de una estructura organizacional y de un
ser una línea de trabajo de las Subdirecciones de marco normativo que establece funciones y
Conocimiento y Reducción y no solo del componente competencias en todos los miembros del SNGRD para
intervención prospectiva. integrar la GRD en el OT.
Igualmente la temática, ya que es parte de la Agenda La UNGRD tiene experiencia en procesos de
Nacional (no importando el gobierno) debería tener su recuperación de desastres que sirven de insumo para
propio rubro presupuestal fijo que permita darle abordar nuevos procesos de ocupación del territorio
continuidad, prestar
No existe acuerdo asistencia regional
intrainstitucional paray seleccionar
realizar orientados a evitardel
La transversalidad nuevos
temariesgos.
y los múltiples sectores
áreas prioritarias para gestionar el riesgo de desastres implicados en la misma, configuran esta línea de
y la variabilidad y el cambio climático, que sirvan para acción, como una posibilidad de articulación de
que confluyan las acciones de intervención de la acciones intersectoriales sobre el territorio.
UNGRD, en actividades y procesos de las tres
subdirecciones técnicas, incluyendo lo relacionado al
banco de proyectos, para que, mediante los mismos,
se pueda al final, apalancar y empoderar los procesos.
No existe un grupo institucional de cambio climático Al tratarse de una agenda global, tanto los gobiernos
en la entidad. La responsabilidad del tema recae en de los países desarrollados como los organismos de
un solo funcionario. Se requiere un equipo de mínimo cooperación internacional tiene privilegiada esta línea
tres personas, que atiendan, las reuniones y de inversión - financiación y en tal sentido, se puede
compromisos interisntitucionales (revisión de planes pensar en proyectos macro o en múltiples replicas de
de adaptación, reglamentación, directrices, etc.) y dos las experiencias exitosas alcanzadas, mediante los
personas que se encarguen del fortalecimiento de los recursos externos que se tiene para esta temática.
Comités Territoriales de GRD y de acompañar procesos
pilotos de actualización de los PTGRD incorporándoles
la variabilidad climática
Proyectos sin alcance frente a los objetivos propuestos La existencia de dos sistemas de gestión, con
diferentes coordinadores pero en los que participan
casi las mismas entidades gubernamentales: el
SISCLIMA y el SNGRD
Falta de presupuesto para desarrollar actividades en Teniendo en cuenta que la variabilidad y el cambio
campo climático tiene entre sus impactos y efectos, aumentar
la frecuencia e intensidad de los fenómenos
hidroclimáticos, los cuales son los mas asociados a
desastres, el poder empoderar la adaptación y
mitigación de la variabilidad climática en los territorios
mas vulnerables, reducirá las posibles muertes,
pérdidas y daños que acompañan la ocurrencia de los
eventos asociados a los fenómenos hidroclimáticos.
Proyectos sin seguimiento y evaluación de lo El tema para su gestión, tiene definido sus
ejecutado instrumentos de gestión: Política, Ley, Planes de
Mitigación y Planes de Adaptación, Instancias de
decisión (Comisión Directiva, técnica, de Información,
de Financiamiento y de Alistamiento) y sus
representantes en el territorio (los nodos regionales)
Criterios de priorización de proyectos Los consejos Territoriales de Gestión del Riesgo, con
presencia en municipios y departamentos, se
constituyen en una fortaleza para la gestión territorial
del riesgo en contexto de cambio climático y los
PTGRD son instrumentos que permiten caracterizar,
analizar e involucrar, la amenaza del RIESGO
CLIMÁTICO, luego el SNGRD tiene un papel
protagónico en la adaptación de los territorios a la
variabilidad climática
Metodología para la presentación de proyectos a la Incentivar la creación de dependencias sólidas capaces
UNGRD desactualizada. de replicar las acciones de conocimiento y reducción
en los municipios
Paternalismo asistencial, que hace que los entes Continuidad a los procesos de gestión del riesgo,
territoriales no hagan esfuerzo para financiar sus siendo implementados en los territorios
iniciativas desde las entidades competentes.
Se requiere un equipo de profesionales, Actualizar la metodología para la presentación de

multidisciplinario, contratado para la asistencia técnica proyectos a la UNGRD según lineamientos del DNP
en territorios/sectores
Avance lento en la formulación del programa nacional Ajustar el banco de proyectos
de AT el cual se debe articular con las entidades
sectoriales.
Utilizar los recursos del sistema general de regalías
como fuente de financiación de proyectos de
reducción del riesgo
Directivos de la unidad abiertos a nuevas propuestas,
en especial al banco de programas y proyectos
Explorar otras fuentes de recursos nacionales e
internacionales
Plan Nacional de Desarrollo 2018 -2022 considera
fortalecer el SNGRD implementando un programa de
asistencia técnica a territorios/sectores
Buena disposición de algunos ministerios,

gobernaciones departamentales y Alcaldía
municipales/distritales de apoyar económica y/o
técnicamente todo programa de fortalecimiento
institucional en GRD.
Necesidad de orientación para gestionar proyectos de
intervención para reducir las condiciones de riesgo de
desastres en los territorios
Falta de compromiso por parte de las dependencias Apoyo del DAFP en temas de capacitación y
consultadas para apoyos en respuestas al ciudadano seguimiento a la implementación del MIPG.
(consultas 2 nivel).
No contar con los recursos financieros para la Diagnósticos y Lineamientos MIPG

adecuada gestión del proceso.
La curva de aprendizaje de algunos miembros del Ley Antitrámites 2052 de 2020.

equipo de trabajo afecta la gestión y genera
reprocesos.
Falta de información institucional actualizada y Apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones para
oportuna para atención de consultas de primer nivel. las actividades de divulgación de información.
Pérdida de información y/o inconsistencias en la
trazabilidad de las PQRSD
Demoras en los procesos de contratación del
proveedor del call center y los contratistas del grupo
de trabajo.
En algunas actividades la participación no es la La implementación de algunas actividades se realizan
esperada a traves de un proveedor.
No se cuenta con un análisis de brechas entre la Se cuenta con el apoyo de la Caja de Compensación
cultura existente y la cultura deseada, así como la Familiar para el desarrollo de la encuesta de cultura.
definición del estilo de liderazgo que desea impulsar y
fortalecer la entidad.
No se cumple con la programación de las vacaciones,

que afectan temas presupuestales, llevando a Proveedor (agencia) disponga de una herramienta o
incumplimientos al sector. plataforma para gestionar tiquetes.
Solicitud o modificación de tiquetes con poco tiempo Disponer del desarrollo de una aplicación que facilite
de antelación. la gestión de comisiones y desplazamientos.
Incumplimiento por parte de los colaboradores en

cuanto a los procedimientos y resolución de
comisiones y desplazamientos establecidos en la
UNGRD.
No se cuenta con presupuesto para la implementación Oferta de capacitaciones por parte de entidades
del PIC. aliadas acorde a lo dispuesto en el Plan Nacional de
Capacitación.
poca participación del personal de la Entidad en
algunos espacios de capacitación programados por la
UNGRD.
No contar con una base de datos del personal idoneo Existe una alta oferta de formación externa.
para realizar las capacitaciones.
Las personas no estan capacitadas para transferir el
conocimiento.
El alcance del control no esta establecido para todo los Fortaleza del SGSST de los proveedores de la entidad.
proveedores.
Incumplimiento en los tiempos establecidos para Apoyo de la ARL para las actividades establecidas en el
radicar ante talento humano las mediciones de aporte SGSST
a la gestión institucional de los funcionarios de planta
y los jefes de procesos, a pesar de la asesoria y
acompañamiento permanente de TH.
Procesos administrativos manuales que hacen que los Contar con el apoyo de las entidades del SNGRD para
tramites no sean oportunos. capacitar a los brigadistas.
Falta de sistematización de los procesos del GTH.
Al estar certificada mejora los estandares de SST y

fortalece la imagen de la entidad.
Falta de participación en las actividades de SST por Contar con el apoyo de la ARL en las investigaciones o
parte de los colaboradores. intervenciones en fuente, medio y colaborador.
Falta de participación de algunas areas en la brigada Contar con proveedor externo para la realizacion de la
de emergencias, para la cobertura de todas las identificacion de las condiciones de salud de los
instalaciones de la entidad en caso de algún evento. colaboradores.
Falta de interés de los colaboradores por la Las herramientas tecnologicas para socializar la
información enviada desde SST. información.
Reporte extemporáneo de los AL EL Acceso a información oportuna en la paginas web

No reporte de IL AL por parte de los colaboradores. sobre actualizacion en la norma relacionada con la
nomina.
Poca participación de los colaboradores en los PVE y Cambio en legislación aplicable a Seguridad y Salud en
en el programa de entornos saludables. el Trabajo que fortalezca el SGSST.
Los colaboradores no aplican correctamente el
procedimiento para reporte de salida a misión y así
poder realizar las gestiones correspondientes como
cambio nivel de riesgo, entrega de elementos de
bioseguridad y seguimiento en terreno.
No cumplir con las medidas de intervención
establecidas en la matriz de identificacion de peligros.
Falta de capacitación a los lideres de proceso,

responsable de administracion del aplicativo y
funcionarios sobre el uso del software.
Fuga de conocimiento.
Falta de actualizacion de los procedimientos de
nomina.
Resistencia al cambio para la implementación de la Nuevo enfoque en el uso y aprovechamiento de las

arquitectura empresarial y el gobierno de TI TIC gracias a la política de gobierno digital
Los sistemas de información son considerados como Acompañamiento de MinTIC para capacitación e
aplicaciones operativas y no se aprovecha su potencial implementación de política de gobierno digital y
a nivel estratégico modelo de arquitectura empresarial
Sistemas de información independientes por Implementar herramientas que faciliten la toma de

área/dependencia que no son interoperables decisiones basadas en datos
Falta de estandarización de un esquema de datos y Aprovechar los recursos tecnológicos y humanos
metadatos que permita garantizar la calidad de la dispuestos por MINTIC y proveedores para la
información y su interoperabilidad divulgación de políticas, lineamientos y estrategias de
TI
Falta de apropiación por parte de los usuarios, de Formular retos a ser postudos en el Banco de Retos de
políticas de seguridad de la información y el uso MINTIC
adecuado de las tecnologías
Falta de sensibilización y apropiación por parte de los Propiciar escenarios de intercambio de información e
usuarios de políticas de seguridad de la información y interoperabilidad con otras entidades
el uso adecuado de las tecnologías
Falta de articulación en la fomulación del Plan de

Acción y el Plan Anual de Adquisiciones
Deficiencia de recursos tecnológicos debido al
aumento considerable en la contración de personal
Incremento de solicitudes por parte de las áreas de la Fortalecimiento en capacitación por entes externos
UNGRD y el SNGRD, respecto a diseño de piezas para el mejoramiento de capacidades en temas de
gráficas, lo cual afecta la carga laboral accesibilidad en página web.
Falta de entrega de información puntual y consolidada Contar con medios de comunicación del Sistema y
por parte de las áreas misionales para dar respuesta organismos institucionales que promocionan y
eficaz a temas de la entidad difunden campañas institucionales a cero costo.
El talento humano en la parte gráfica atiende un alto A través de las herramientas tecnológicas dispuestas
volumen de trabajo, lo cual conlleva a realizar cambios en la OAC se pueden establecer métricas e indicadores
en la fecha de entrega de productos. de consulta de información.
La tecnología cambia rapidamente y la oficina cuentas Realizar piezas audiovisuales las cuales son adoptadas
con equipos fotográficos, audiovisuales y de computo y emitidas sin modificaciones por parte de Presidencia
obsoletos. de la República.
No contar con herramienta tecnologica para Contar con repositorio digital como una de las
monitoreo de medios en tiempo real en los diferentes herramientas para gestionar conocimento, tal y como
medios Radio, TV, Web etc, con el fin de tener se establece en el marco de MIPG (gestión del
estdísticas oportunas y confiables, sobre la conocimiento e innovación)
información que se emite de la entidad y del Sistema
No contar con capaciación o asesoría para manejo y

desarrollo de estrategias en redes sociales, teniendo
en cuenta que en esta actividad surgen cambios
continuos.
No contar con enlaces puntuales para entrega de
información tanto en la Unidad como en entidades del
Sistema para disposición en el repositorio de
información.
BAJO PRESUPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO DE

VEHÍCULOS
FALTA DE SEGUIMIENTO A LOS VEHÍCULOS PARA SU
OPORTUNO MANTENIMIENTO
FATA DE ARTICULACIÓN CON LA SMD Y CNL.
No se cuenta con un equipo multidisciplinario que Importancia que le da el MIPG al rol de las Oficinas de
entienda la dinámica de la entidad en general. Control Interno en el marco del MECI.
Falta de capacitación en normas internacionales (ISO, Establecimiento de convenios interinstitucionales y
ITIL, CI, ETC) disposición para realizar capacitaciones
Cambios normativos a nivel interno de la entidad Capacitaciones realizadas por el DAFP; CGN; CGR,
(resoluciones, circulares, entre otros). entre otras entidades, para orientar sobre los
diferentes temas de ley que se deben presentar y
Que el personal de la Oficina de Control Interno no Capacitaciones realizadas
todos los avances por la ESAP
que en materia y Función
de control interno
cuente con las competencias, formación o experiencia Pública sobre código de integridad
en procesos auditores.
alta rotación de personal y falta de establecimiento de
políticas de gestión de conocimiento
Conflicto de intereses entre el auditor y el proceso a
auditar.
Falta de diligenciamiento de las listas de chequeo para
llevar a cabo los seguimientos y auditorías de la OCI.
Emisión de los conceptos poco claros, precisos y
concisos.
Falta de ética en el ejercicio de la evaluación.
Presentación de los informes por fuera de las fechas
programadas en el PAAGI.
Inoportunidad en la entrega de evidencias por parte
de las áreas, que retrasen el proceso de análisis de la
información y posterior liberación de los informes de
la Oficina de Control Interno.
inhabilitación del personal en procedimientos de

auditoria al realizar actividades que deben ser
auditadas
Falta de comunicación interna de la entidad en la
actualización, divulgación y creación de
procedimientos
capacitación a auditores que no cuentan con el poder,

querer, hacer en la unidad
productos no conformes, no conformidades y
seguimiento de riesgos repetitivos
incumplimiento de procedimientos generales de la
UNGRD,
Retrasos en la elaboración de los contratos de la OCI.
Resultados de seguimientos o auditorías con opiniones
inapropiada debido a que la información suministrada
no es suficiente o ésta no es entregada por las áreas
de forma oportuna.
Suspensión de algunas actividades establecidas en el

PAAGI, debido a que las áreas han tenido que
desplazarse a atender emergencias y no han podido
atender las auditorias
Rotación de lideres SIPLAG a labores misionales

Dificultad para revisión de documetos digitales
(legibilidad y documentos extensos)
Recomendaciones que no generan valor en la gestión
de los procesos.
Falta de cultura del registro de las acciones de mejora
en NEOGESTIÓN
Defiiencias en la infraestructura para el manejo de
grandes volúmenes de información (TI)
En el marco de la emergencia COVID-19, se identificó
como factor que puede incidir en las actividades que
desarrolla el proceso de Evaluación y Seguimiento:
* Dependencia de la VPN para acceder a la

información de los servidores.
*No contar con los permisos para acceso a la

información
utilización del personal de la OCI en actividades de

emergencia
Desconocimiento de las responsabilidades del servidor
público: (disciplinario,fiscal, penal).
Perdida de credibilidad por falta de conocimiento de
los roles de la oficina de control interno por parte de
los colaboradores de la entidad.
Falta de socialización de los informes por parte de los

lideres de los proceso.
Inadecuada identificación por parte de las áreas Interés por parte del gobierno nacional en
técnicas de las necesidades institucionales para ser estandarizar la gestión contractual, a través de
satisfechas mediante los procesos de contratación formatos, herramientas e instrumentos, pliegos tipo
(PAA, SECOP, Tienda Virtual del Estado Colombiano,
Leyes, Códigos, Decretos, Normas, entre otros).
Falta de rigor en la elaboración de estudios y Contar con la verificación y respaldo del Registro
documentos previos, estudios técnicos, diseños, entre Único de Proponentes (RUP)
otros, por parte del área técnica
Inadecuada selección de la modalidad de contratación, A través de plataformas dispuestas por el gobierno;
por parte de las áreas solicitantes, sin tener en cuenta promover o dar conocer la contratación que adelanta
los lineamientos legales y presupuestales vigentes. la Entidad, brindando a los oferentes y terceros,
publicidad y transparencia en los procesos de
selección
Falencias en el manejo de la información y en gestión
documental de convenios y/o contratos por parte de
los supervisores.
La gestión del conocimiento a nivel institucional, se ve

afectada como consecuencia de la alta rotación que
genera la vinculación de personal. La planta de
personal de la UNGRD ni es suficiente para cubrir las
necesidades contractuales.
No se cuenta con un sistema de información

integrado, que agilice los procesos de contratación al
interior de la entidad.
El recurso humano es insuficiente para llevar a cabo la
ejecución de los procesos de contratación,
generándose recarga laboral y en algunos casos
demora en los trámites contractuales
Retrasos en los contratos por documentación

incompleta o no legible
Debilidades en los procesos de supervisión e
interventoría
Deficiencias en gestión oportuna de novedades
contractuales por parte del supervisor y/o área técnica
Desconocimiento de las funciones y competencias del
GGC y debilidad en la percepción de imagen de los
clientes internos
Inadecuada aplicación de la normatividad y

lineamientos en materia de supervisión (manual de
contratación, guía de supervión) con la que cuenta la
entidad para la ejecución de contratos y convenios de
la UNGRD y el FNGRD.
Inobservancia, por parte de los supervisores, de los
términos establecidos para la liquidación de contratos
y/o convenios
Fuga de informacion
induccion a los nuevos contratistas, con el informe de
supervision
Falta de disposición de tiempo de algunos líderes de
proceso para que el lider Siplag pueda socializar y
gestionar los temas y programas de SIPLAG.
Rotación y debilidades en actitud, liderazgo y Existencias de lineamientos para la implementación de

conocimiento de algunos líderes Siplag-Ecosiplag. gestión del conocimiento y la innovación en procura y
mitigación de la fuga de información y conocimiento
en la entidad de acuerdo con MIPG.
NEOGESTION no genera informes para toma de Directiva Presidencial 04 de 2012 la cual fija los
decisiones, adicionalmente no tiene actualizados los lineamientos de la Política Cero Papel en la
cambios en las normas de calidad, ambiental, SST y administración pública, la cual se pueden fortalecer en
seguridad de la información. la entidad.
Débil articulación entre los procesos en la entidad. La estrategia del Ministerio de Ambiente dirigida a
promover la gestión ambientalmente de la disposición
final de los residuos no domésticos.
Falta seguimiento por parte del supervisor para la La UNGRD se encuentra ubicado dentro de un
aplicabilidad de los controles a los proveedores en complejo empresarial con compromiso ambiental. Ya
temas ambientales con referencia a lo estipulado en el que CONECTA brinda programas y actividades que
Manual de SSTA. buscan promover el cuidado del medio ambiente.
Falta de aplicación por parte del personal de las pautas Cumplimiento a los desafios en el marco ambiental,
dadas por la entidad con relación a las buenas establecidos con el ingreso de Colombia en la OCDE.
practicas ambientales
Variación en los indicadores de generacion de Lineamientos expedidos por el Ministerio de Salud y

residuos, debido a la ejecucion de PMU´S en las Protección Social que establecen las medidas
intalaciones como medida de control a la atención a ambientales para el manejo de COVID-19.
las emergencia nacional , lo cual genera la presencia
de personal externo al cual se le suminsitra la
alimentacion.
Plan anticorrupcion y atencion al ciudadano, puede Departamento Administrativo de la Función Pública a

verse afectado en el cumplimiento de actividades. dado lineamientos en el marco del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión, que apoya la implementación
en las entidades públicas.
La generación de nuevos usuarios de Neogestión a

presentado falencias por falta de comunicación de los
lineamientos a los colaboradores.
Los líderes SIPLAG y ECOSIPLAG dejado de comunicar

los temas del sistema al interior de sus procesos.
No se ha dado continuidad de espacios para

comunicar los temas de Mipg.
Falta de apropiacion en el uso del SIGOB
Manualidad en la gestion de los procesos
No existe un sistema de informacion
Peridida de informacion por la salida de contratistas o

traslado de funcionarios
Falta de control en la gestion de la ordenacion del

gasto
La entidad asume la responsabilidad de la ordenacion

del gasto del patrimonio autonomo de
Fonbuenaventura
Gestion de las Supervisiones y Liquidaciones
Falta de control y seguimiento a las legalizaciones de

los fondos de inversion
Falta de socialización y apropiación del proceso de

gestión documental
Falta de control en la seguridad de la información que

se carga a la red
Incumplimiento en el suministro oportuno de

informaciónpor parte de los responsables de área
para dar respuesta a los órganos de control
Adopción de los procesos internos del personal del El esquema institucional concebido para el FTSP así
FTSP como la garantía en la disponilidad de los recursos,
permite gestionar los proyectos y plantear alternativas
y soluciones para lograr los objetivos propuestos.
Rotación de personal, lo que hace que se requiera una Acompañamientos de las entidades territoriales para
curva de aprendizaje la aprobación de proyectos el FTSP
Falta de socializacion de los formatos y Los recursos del FTSP están sujetos a riesgo cambiario,
procedimientos al interior del FTSP (cambios en lo cual puede afectar las disponibilidad de recursos
equipo de comunicaciones se suspendió la elaboración para la financiación de las obras.
de infografías, videos para inducción/reinducción)
Mayores tiempos en la estructuracion y contratacion El FTSP puede financiar Financiacion de proyectos que
de los proyectos. (ejecución de pagos) desarrolle el FTSP de otras fuentes de financiación.
Dificultades en la comunicación por la virtualidad

derivada de la pandemia.
Incorporación en el SIPLAG de coordinación de la seguir avanzando en la incorporación de la gestión del

articulación misional riesgo en el territorio.
Creación Banco de Proyectos(Que unifique toda la Crear estrategias para impulsar y motivar a nivel
ruta de estudios, viabilidad y supervisión de proyectos departamental el fortalecimiento de los tres procesos
en una sola área) misionales
falta de lineamientos claros en el proceso gerencia aumentar canales de comunicación e información

para la subdirección general dirigido a la socialización de las intervenciones que
lidera la UNGRD.
Que se genere desde la SDG lineamientos y políticas Aprovechamiento de la virtualidad para aumentar el
para el desarrollo de convenios sectoriales en gestión alcance de la misionalidad de la entidad
del riesgo de desastres.
Que el proceso de inducción del personal entrante a la Asignación de recursos para llevar a cabo los
UNGRD, se debe mantener continuo, identificando sus proyectos a cargo del área
riesgos y no generar un impacto negativo a la
continuidad de la función del a entidad
No se cuenta con una lista de precios de mercado de

referencia para contratar.
Desactualización de mapa de procesos
falta de articulación de las subdirecciones
falta de articulación entre los procesos misionales y de

apoyo.
Rotación de personal que realizan el acompañamiento

a los proyectos
Flujo de información entre las diferentes

dependencias de la entidad
Carga laboral
Falla en la articulación con las áreas misionales, en lo

relacionado con el desarrollo de las actividades del
plan de acción
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS 4/30/2022
La no continuidad del proceso de mejora continua
que se biene adenlantando desde GAA el en sub
proceso de Bienes.
Desarticulación entre el SINA el SNGRD y el SNCyT.
Desfinanciación de los Proyectos en Gestión del

Riesgo
Proyectos de Regalías orientados prioritariamente
hacia el Manejo de Desastres - Atención de
Emergencias
Problemas de orden público en zonas donde se
desarrollen proyectos en Gestión de Conocimiento
del Riesgo.
Falta de participación e interes de los entes

municipales, departamentales y comunidad en los
procesos de Conocimiento del Riesgo

del Riesgo.
Dificultad con los entes externos para articular

proyectos del PNGRD.

del Riesgo
Entra en vigencia el nuevo codigo disciplinario
(Cambios normativos)
Inconvenientes con las areas misionales por la

desinformación en los procesos de la UNGRD.
Viraje de la política exterior que limite la cooperación
internacional hacia ciertos sectores o países.
Insuficiencia de personal para la atencion a las

emergencias presentadas .
Dificultad en la organización y cuidado de la

información sensible respecto a los temas de archivo
del Grupo de Cooperación Internacional
Mala comunicacion del relacionamiento con otros

socios del gobierno nacional para la integralidad de la
Gestión del Riesgo de Desastres desde el componente
de Cooperación y Relacionamiento Internacional.
Responsabilidad asignada por el Gobierno Nacional a

la UNGRD en temas de políticas migratorias y COVID-
19.
Contexto Político a nivel nacional por cambio de
Gobierno y en el contexto internacional
Posibles errores en la fiduciaria que pueden afectar el

proceso
Cambio de lineamientos en el Archivo General de la

Nación para aplicarlos en la Entidad.
Al tener limitada la publicación de la información,
algunas personas podrían llegar a pensar que se está
ocultando algún acto irregular
Ofrecimientos para favorecer contratistas
Desconocimiento e interpretación equívoca de los

jueces en la normatividad de gestión de riesgos de
desastres.
Expedición de normas sin el estudio de las

consecuencias jurídicas.
Asignación de funciones ajenas a la misionalidad de la

entidad.
Actos corruptos que afecte los intereses

patrimoniales de la entidad.
Falta de coordinación interinstitucional cuando son

involucradas más de una entidad en el mismo
proceso.
Cambios de normatividad vigente.

Incremento en la cantidad de acciones judiciales
presentadas por la facilidad de presentarlas ante las
instancias debido a los nuevos procedimientos
implementados a causa de la pandemia.
Cambio de gobierno.
Desconocimiento de algunos colaboradores en

relación a los requisitos legales o reglamentarios para
procesos de actuación
Posible imposición de Demandas
Posible exposición a situaciones de inseguridad por

las zonas en que se desarrolle la atención de eventos
Contratación de perfiles no idóneos para el desarrollo

de las actividades propias de la Subdirección de
Manejo de Desastres
La no verificación de requisitos de SST en la

prestación de servicios por parte de los proveedores
Incumplimiento por parte de proveedores, frente a

las especificaciones y criterios de calidad técnica para
la atención de eventos y emergencias
Falta de apropiación por parte de los funcionarios y

contratistas frente a el Sistema Integrado de Gestión
Incumplimiento de obligaciones por parte de

contratistas frente a las acciones delegadas por el
Supervisor
Incumplimiento de los compromisos establecidos en

los acuerdos de gestión por parte del personal de
libre nombramiento o planta
Debilidades en la gestión del riesgo por parte de los
entes territoriales.
Insuficiencia de recursos para la atención de eventos
y emergencias
Dificultad en el control de los bienes cuando son

entregados a los entes SNGRD (se presenta pocas
veces).
Limitación de recursos financieros a la entidad para la

ejecución de sus funciones.
Politicas economicas / financieras
Aprobación del plan de contratación de la entidad
Dificultades en el proceso de contratación de tiquetes

con el Grupo de Gestión Contractual, debido al
Cambio
cambio dede requerimientos
gobierno y de personal responsable
y lineamientos de los
normativos,
procesos de GRD
así como del en losdel
concepto departamentos, municipios
abogado asignado para lay
sectores estratégicos
Las comunidades que no están empoderadas frente a
la gestión del riesgo de desastres tienen mayores
niveles de vulnerabilidad y menor posibilidad de
participar y de establecer vínculos constructivos con
la institucionalidad.
Las comunidades étnicas, mujeres, adultos mayores y

personas con discapacidad son las de mayor
vulnerabilidad ante los desastres. Si no se realizan un
trabajo participativo y diferencial con estas
poblaciones en conocimiento, reducción y manejo de
desastres seguirán viéndose gravemente afectadas.
No existe la suficiente partición en la gestión del

riesgo de desastres de los grupos mas vulnerables y
los Consejos Territoriales de gestión del riesgo no
tiene formación ni orientaciones claras para trabajar
con este tipo de población (comunidades étnicas,
personas con discapacidad, mujeres adultos mayores,
niños)
Bajo nivel de confianza por parte del MHCP para la
generación de valor agregado de la UNGRD en
procesos a nivel territorial y sectorial.
Baja disponibilidad de MHCP para el trabajo

articulado con Fasecolda
Bajo compromiso y generación de capacidades de

entidades territoriales en temas de protección
financiera
Débil cultura de aseguramiento a nivel territorial y
desconocimiento del nivel de aseguramiento a nivel
general en entidades públicas
La sostenibilidad de la protección financiera depende

de la integralidad con la que se aborde a nivel
territorial y sectorial la reducción de condiciones de
riesgo existentes
Pocos sectores y previsión
cuentan de programa
con un nuevos riesgos
integral de
GRD que involucre la protección financiera
Falta de voluntad política a nivel territorial para la

creación de los Fondos departamentales y
municipales de gestión del riesgo de desastres y
limitantes en
Debilidad en la
la generación
ley y desconocimiento parade
y consolidación la
información disponible de sectores y territorios en
términos de estimación de vulnerabilidad y riesgo, así
como de aspectos presupuestales
Débil conocimiento y fiscales
del funcionamiento del en el
mercado
de seguros a nivel nacional
Falta de conocimiento por parte de los entes

territoriales sobre el Decreto 1289 de 2018 que le
brinda los lineamientos a los entes territoriales para la
constitución
Identificacióndedelfondos y para
territorio: Eslaimportante
legalización de
identificar
las necesidades que se tienen en el territorio y así
mismo poder realizar una priorización.
Necesidad de dar respuesta inmediata y en el corto
plazo, a situaciones de riesgo, lo cual difiere con el
ordenamiento territorial que es de mediano y largo
plazo
Falta de interés y voluntad de los entes municipales y
departamentales en hacer una planificación a
mediano y largo plazo que tenga en cuenta la GRD
como determinante
Continuar para planificar
con la desarticulación el territorio.
entre lo que se
dispone en los Planes de Ordenamiento Territorial y
lo que en terreno realmente ocurre
La UNGRD puede verse rezagada en el desarrollo de la
Agenda Nacional Climática, toda vez que es la única
entidad del SISCLIMA que no cuenta con un grupo de
trabajo
La solo para
información deellatema integrado
tercera por diferentes
comunicación (IDEAM-
2017), es difícil llevarla directamente a la escala
municipal, requiriéndose que se establezcan unos
ZOMM en lasde
La existencia áreasdosmas vulnerables
sistemas o de con
de gestión, mayor
diferentes coordinadores pero en los que participan
casi las mismas entidades gubernamentales: el
SISCLIMA y el SNGRD
Departamentos sin capacidad operativa,
administrativa y financiera para asumir proceso de
fortalecimiento
Desinterés de los coordinadores por temas de
conocimiento y reducción del riesgo
Quejas por no viabilidad técnica si los entes

territoriales presentan el proyecto enmarcado en
intervención correctiva (debilidad - interno)
Quejas por no priorizar y aprobar los proyectos los

entes territoriales presentan el proyecto enmarcado
en intervención correctiva (debilidad - interno)
Instrucciones para la contratación de profesionales no

idóneos, desconociendo la promoción de la
meritocracias
Poca o nula disponibilidad de recursos presupuestales

para desarrollar asistencia técnica a
territorios/sectores
La legislación y/o políticas de restricción de

contratación y/o derivación y uso de recursos
financieros para la asistencia a territorios / sectores
(ej.: ley de garantías, austeridad en el gastos, etc.)
Cambios normativos
Falta de recursos financieros para la adecuada gestión

del proceso y para la implementación de lineamientos
MIPG.
Rotación y/o falta de personal asignado.
No se cuenta con un plan de fidelización pactado con
la Caja de Compensación Familiar que incluya la
evaluación de cultura.
Condiciones externas naturales, tecnologicas o

antropicas que afecten los tiempos establecidos en el
procedimiento.
Que la tarifa más economica supere Un millón de
Pesos ($1.000.000).
la entidad no tiene control sobre el contenido de las

capacitaciones ofrecidas de manera gratuita por las
entidades.
Incumplimiento por parte de los proveedores en la

normatividad.
Evento natural, tecnológico o antrópico que pueda

afectar a la entidad.
Nuevos lineamientos en el plan sectorial de

presidencia
Sanciones por el no cumplimiento de las

investigaciones o reportes.
Sanciones por las prestaciones económicas respecto
al reconocimiento de accidentes laborales de acuerdo
al nivel de riesgo en el que se encuentre el
colaborador.
Eventos de emergencias.
Demoras por parte de la Fiduprevisora en el cambio

de nivel de riesgo de contratistas.
Actualización en la parametrización de software por

ente externo.
Cambio de normas relacionadas con el pago de los

servidores públicos.
Normatividad emitida por DAFP, DAPRE, relacionada

con los tiempos de legalización de comisiones.
Condiciones externas naturales, tecnologicas o

antropicas que afecten los tiempos establecidos en el
procedimiento.
Reducción del presupuesto anual asignado a la
entidad.
Política austeridad del gasto
Normativa en materia de contratación pública que

puede generar retrazos en el proceso de contratación
Gestiones administrativas de la fiduprevisora que
genera demoras en los trámites
Emisión de noticias por parte de los medios de

comunicación externos con información no veraz
sobre la UNGRD y SNGRD.
Fuga de información para mantener actualizado el
repositorio institucional
Falla en las plataformas y software de licenciamiento

utilizadas o demoras en su contratación
Dado las demoras por el FNGRD, ocasiona demoras

en los procesos
CAMBIO DE GOBIERNO
NUEVAS REGULACIONES EN MATERIA DE
TRANSPORTE Y MANTENIMIENTOS DE LOS VEHÍCULOS
Inicio de proceso para nombramiento de jefes de
control interno de la entidad
concepción del sistema de control interno del país en
elección de jefes de OCI
Cambios en la normatividad por parte de la
Presidencia de la República o por el DAFP.
Desarrollo de tareas que no atienden la directrices de
la función pública que en materia de control interno
adelanten los líderes de políticas del MIPG.
Que no se cuente con la disponibilidad presupuestal
para la contratación del personal de la Oficina de
Control Interno.
Asignación de tareas adicionales no contempladas en
el PAAGI.
utilización del personal de la OCI en actividades de
emergencia
Riesgo Informático - Ataques Cibernéticos
Vulnerabilidad de la información en la RED

La continuación de la emergencia Sanitaria -Covid 19:
En el marco de la emergencia COVID-19, se identificó

como factor externo que puede incidir en las
actividades que desarrolla el proceso de Evaluación y
Seguimiento, la disponibilidad y velocidad de la
conexión de internet en los hogares de los
funcionarios o contratistas de la entidad y las
disposiciones que el Gobierno nacional imparte
periodicamente en temas relacionados con el sistema
de Control interno y las funciones de los jefes de
control interno
Cambios constantes en la normatividad aplicable a la
contratación
Incumplimiento de las obligaciones contractuales

(Generales, específicas, técnicas, jurídicas, financieras,
ambientales, entre otras) por parte del contratista
Falta de presentación de requisitos por parte de los
proponentes, exigidos en los procesos de selección
Fallas en las plataformas dispuestas por las entidades

de gobierno para la publicación de los procesos de
contratación en sus diferentes etapas (SECOP, SIIF,
SIGEP, RUES, SIRECI, CHIP, entre otros).
Dificultad en la interpretación por parte de los entes

de control en cuanto a los diferentes regímenes de
contratación que le son aplicables a la UNGRD y al
FNGRD.
Insuficiencia de personal de planta que cuente con la

idoneidad requerida para ejercer supervisión.
Falta de orientación y lineamientos claros frente a

algunas Dimensiones del MIPG
Inexistencia de los esquemas de gestión ambiental de

los proveedores
El proveedor de Neogestion no brinda las capacidades
tecnicas para dar cumplimiento a requerimientos de
las normas del SIPLAG
Posibles sanciones por incumplimiento de la

normatividad ambiental y otros requisitos aplicables.
Riesgo en relacion al cumplimiento de ley de

transparencia. (seguimiento contratos)
Cambio de medidas a nivel nacional en los protocolos

para manejo del residuo generado por la prevencion y
mitigacion del COVID -19
Cambio de gobierno lo cual implica rotacion de

personal y por ende riesgos en la perdida del
conocimiento.
Cambio de Gobierno
No hay una planeacion del Gobierno Nacional para el

funcionamiento de los Patrimonio Autonomos
La debilidad político-administrativa del litoral pacífico

afecta los cronogramas para viabilizar ambiental,
técnica y socialmente los proyectos
Deficiencias en la formulación de los proyectos por

consultorías contratadas por terceros, retrasan los
cronogramas de obra y consultorías.
Múltiples actores (municipios, comités de paro,

comunidad) quieren coadministrar el proyecto, lo cual
dificulta la gestión y la obtención de resultados.
Situaciones de orden público, narcotráfico y grupos al
margen de la ley afectan el normal desarrollo de las
obras y consultorías.
El cumplimiento de las obligaciones de los contratistas

que ejecutan proyectos del FTSP.
Los recursos del FTSP están sujetos a riesgo
cambiario, lo cual puede afectar las disponibilidad de
recursos para la financiación de las obras.
Austeridad del gasto
puede atentaren le aspecto psicosocial de la entidad y

su forma de trabajo el buen y normal desarrollo de la
unidad en la misionalidad de la misma
No continuidad de los funcionarios (CMGRD y CDGRD)
No creación de los fondos de gestión del riesgo
Desconocimiento dela misionalidad de la UNGRD y del

SNGRD
Desconocimiento generalizado marco jurídico (ley

1523 de 2012)
Idiosincrasia/particularidades de las regiones
Baja articulación con lo demás componentes del

SNGRD (Entes territoriales, Alcaldías Municipales)
Periodo electoral
Problemas de orden público
Demoras en la asignación de los recursos para la

ejecución de los proyectos
1. CONTEXTO EXTRATÉGICO
ID. PROCESO FACTOR INTERNO
* Emisión de información previamente

verificada y validada por las áreas misionales.
1 COMUNICACIONES
* Personal interno de la oficina.
2 COMUNICACIONES
* Se lleva el control periódico de los procesos
disciplinarios adelantados por la Secretaría
General dentro de los parámetros
establecidos.
* El archivo de Control disciplinario, se
encuentra bajo llave pero de acceso al
público.
5 CONTROL DISCIPLINARIO
* Se lleva el control periódico de los procesos

disciplinarios adelantados por la Secretaría
General dentro de los parámetros
establecidos.
* Indebido reporte de quejas por parte de los

funcionarios
* Competencia, formación y experiencia del

talento humano
9 FINANCIERA
talento humano
* Disponibilidad de Bienes muebles e
inmuebles
* Disponibilidad y seguridad de la
Información
10 FINANCIERA
* Entradas, Planeación, Diseño, Ejecución,

salidas, Proveedores, conocimiento y
comunicación del proceso de Gestión
Financiera.
talento humano
11 FINANCIERA

talento humano
12 FINANCIERA
talento humano
13 FINANCIERA
• Se cuenta con toda la información

documentada y consolidada en bases de
datos, evitando la fuga de información;
generando un control y seguimiento de las
actividades que realiza el proceso.
• Contar con una política de prevención de
daño antijurídico que busca la reducción de
la litigiosidad.
15 JURÍDICA • Liderazgo del lider del proceso que apoya el
equipo de trabajo.
• La contundencia en las líneas de defensa
judicial.
• El control y seguimiento a los procesos
judiciales.
• Atención oportuna a los trámites de la OAJ.
• Desarticulación entre las dependencias en
las respuestas oportunas y de fondo a los
requerimientos internos y externos.
•(repercute
Se cuentaenconel toda
incremento de la litigiosidad
la información
documentada y consolidada en bases de
datos, evitando la fuga de información;
generando un control y seguimiento de las
actividades que realiza el proceso.
• El control y seguimiento a los procesos
16 JURÍDICA judiciales.
• Fortalecimiento administrativo basado en
la gestión e implementación del Modelo
Óptimo de Gestión.
• Desconocimiento del manejo de programas
ofimáticos.
• Conocimiento compartido dado los

diferentes perfiles de los profesionales del
área jurídica.
• Aprendizaje continuo por los fallos
17 JURÍDICA favorables recibidos para la entidad.
• Desarrollo de contextos de aprendizaje a
traves del establecimiento de mesas de
estudios jurídicos.
• Todos los profesionales cuentan con un
amplio conocimiento de los procedimientos
internos, lo cual permite que en cualquier
momento pueda apoyar diferentes
18 JURÍDICA actividades del proceso.
• Liderazgo del lider del proceso que apoya el
equipo de trabajo.
• La calidad profesional y ética del equipo
OAJ.
• Liderazgo del lider del proceso que apoya el
equipo de trabajo.
• La calidad profesional y ética del equipo
OAJ.
19 JURÍDICA
* Hay capacidades al interior de la unidad y

existe el interés de realizar convenios y
trabajos con diferentes entidades púbicas y
privadas como parte de la Implementación
de la GRD.
* PNGRD: Permite coordinar la formulación y
efectuar el seguimiento y la evaluación del
componente de reducción del riesgo de
desastres.
* Equipo de profesionales, multidisciplinario,
contratado para la asistencia técnica en
20 REDUCCIÓN DEL RIESGO territorios/sectores
* Definición de productos y servicios de la
SRR: Estan enmarcados dentro del Manual
SIPLAG de la UNGRD
* PNGRD: Permite coordinar la formulación y
efectuar el seguimiento y la evaluación del
componente de RRD
21 REDUCCIÓN DEL RIESGO

contratado para la asistencia técnica en
territorios/sectores.
contratado para la estructuración y
seguimiento de los proyectos de
infraestructura.
* Directivos de la unidad abiertos a nuevas
propuestas, en especial al banco de
programas y proyectos.
* Evaluación de Proyectos: Equipo
multidisciplinario contratado para realizar la
evaluación de proyectos y asesoría técnica en
dicha materia

*Inestabilidad en la estructura del equipo de
preparativos * Falta de continuidad en los
procesos y cumplimiento de los objetivos
propias del area de preparativos * Perdida de
información a causa de la falta de buenas
practicas de entrega de productos
contractuales.
28 MANEJO DE DESASTRES
*Ausencia de sistemas de información y

herramientas tecnólogicas que permitan el
registro efectivo de información territorial
31 MANEJO DE DESASTRES ante eventos de desastres
* Entrega de la información (insumos) por

parte de los equipos de trabajo de la SMD
* Ejecución y desarrollo de planes para
cumplir con objetivos misionales.
32 MANEJO DE DESASTRES * Gestion de información para control y
seguimiento a planes, programas y/o
proyectos *
Retrasos en la entrega de información para
control y seguimiento a planes, programas
* Entrega de la información (informes e
insumos) por parte de los miembros en
territorio y el equipo central de la SMD
* Registro en tiempo real de la ejecución y
desarrollo de planes para cumplir y atender
las situaciones de emergencia
35 MANEJO DE DESASTRES * Gestión de información para la difusión de
planes, programas y/o proyectos
* Retrasos en la entrega de
información para control y seguimiento a
planes, programas y/o proyectos
* Falta de acompañamiento a los territorios y

la implementación de los instrumentos de
planificación, la estructuración de la gestión
36 MANEJO DE DESASTRES del riesgo de desastres, en el fortalecimiento
de la protección financiera y cambio
climático.
* Posibilidad de capacitar técnicamente a los
entes territoriales ante la respuesta a
emergencia
* Desconocimiento de la normatividad
vigente
* Desconocimiento en la misionalidad y
funcionamiento de la entidad
37 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA * Oportunidad en el cumplimiento de las
metas presupuestales
* Inexistencia de criterios específicos o
metodologías de formulación
* Entrega de la información (insumos) por

parte de las áreas de la entidad
* Ejecución y desarrollo de planes para
cumplir con objetivos misionales.
38 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA * Gestion de información para control y
seguimiento a planes, programas y/o
proyectos
* A través de un informe semestral realizado

con base en la información de avance
suministrada por cada uno de los sectores del
gobierno con responsabilidades en el PNGRD,
de los comités nacionales de gestión del
riesgo de Desastres y de los consejos
territoriales de gestión del riesgo.
* Lineamientos brindados para el

fortalecimiento de capacidades mínimas en
gestión del riesgo de desastres sectoriales y
territoriales en marco de la Ley 1523 de 2012
39 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
* Direccionamiento Estratégico
GERENCIAL
40
Dirección General
* Direccionamiento Estratégico
GERENCIAL
41
Dirección General
* Intereses individuales en la UNGRD en la

implementacion de acciones
GERENCIAL
42
Dirección General
* Desarrollo del proceso de Conocimiento del

Riesgo a través de los procedimientos
establecidos, plan de acción y proyectos
43 CONOCIMIENTO DEL RIESGO priorizados según funciones de la SCR
* Inventario de productos técnicos que
aportan a la implementación de la gestión del
riesgo de desastres.
* Liderazgo técnico por parte del Líder del
Proceso
* Se cuenta con Cedir
44 CONOCIMIENTO DEL RIESGO
* Que el personal de la Oficina de Control

Interno no cuente con las competencias,
formación o experiencia en procesos
auditores.
* Incumplimiento, por acción u omisión, de la

responsabilidad que como contratistas o
funcionarios se tiene frente al PAAGI.
* Inoportunidad en la entrega de evidencias

por parte de las áreas, que retrasen el
proceso de análisis de la información y
posterior liberación de los informes de la
Oficina de Control Interno.
45 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO En el marco de la emergencia COVID-19, se

identificó como factor que puede incidir en
las actividades que desarrolla el proceso de
Evaluación y Seguimiento:
* Dependencia de la VPN para acceder a la

información de los servidores.
*No contar con los permisos para acceso a la

información
* Cambios en la normatividad por parte de la
Presidencia de la República o por el DAFP.
* Cambios normativos a nivel interno de la

entidad (resoluciones, circulares, entre
otros).
46 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
* Conflicto de intereses entre el auditor y el

proceso a auditar.
* Falta de ética en el ejercicio de la
evaluación.
* Desconocimiento de las responsabilidades
del servidor público: (disciplinario,fiscal,
penal).
* Cambios normativos a nivel interno de la

entidad (resoluciones, circulares, entre
otros).
* Articulación entre las áreas de la UNGRD,
sobre todo las areas misionales respecto al
proceso de cooperación internacional
49 COOPERACIÓN
* Articulación con el Grupo de Apoyo

Administrativo para el proceso de ingreso y
egreso de donaciones internacionales.
* Articulación con las entidades del SNGRD e
IDRL para llevar a cabo el proceso de
donaciones internacionales.
50 COOPERACIÓN
* Capacitación y entrenamiento del personal.

* Salud y seguridad en el Trabajo.
51 COOPERACIÓN
* Prioridades establecidas en la misionalidad

del SNGRD.
* Intereses individuales en la UNGRD en la
adjudicación y participación para la
formulación de proyectos.
52 COOPERACIÓN
* Relacionamiento con las áreas misionales y
de apoyo de la UNGRD.
53 COOPERACIÓN
* Evaluación de algunos criterios ambientales

a través del cálculo de huella de carbono,
otorgándole a la UNGRD el certificado
correspondiente al compromiso ambiental.
* Planes ambientales establecidos y definidos
en la entidad .
* Débil toma de conciencia de los servidores
de la entidad frente a los planes ambientales.
* Aprobación de recursos para el desarrollo
54 SIPLAG del sistema de gestión ambiental, desde la
Alta Dirección.
* Control y administración documental.

* Acompañamiento con los procesos.
* Articulación de los sistemas de calidad y
ambiental con el SG-SST y el SGSI.
* Articulación con el MIPG.
* Orientaciones y acompañamiento de los
procesos para su mejora continua.
* Cambios en la alta dirección dados por los
diferentes periodos de gobierno.
55 SIPLAG *Asesoramientos a los procesos en materia
del Siplag.
* Proveedores contratados para transporte,
tratamiento y disposición final de residuos
peligrosos generados por la entidad.
*Desarticulación con Procesos en cuanto a la
información trazable de los proveedores
contratados los cuales deban dar
cumplimiento a requerimientos particulares
en SSTA.
* Desconocimiento de la normativa
56 SIPLAG ambiental aplicable a los procesos de
contratación y del Manual de contratistas de
SSTA
* Planes ambientales establecidos y definidos

en la entidad.
* Rotación del personal y falta de gestión del
conocimiento en los procesos.
57 SIPLAG
Enlace con las áreas a través del equipo de

líderes SIPLAG y ECOSIPLAG para comunicar y
gestionar el sistema.
Rotación del personal y falta de gestión del
conocimiento en los procesos.
58 SIPLAG
* Planeación y ejecución de las actividades
misionales de la entidad en materia de
gestión del riesgo de desastres en el país.
* Desarrollo de actividades escenciales de
carácter administrativo.
59 SIPLAG * Uso de recursos tales como papel, agua,
energía y combustibles.
* Estado, calidad y eficiencia de los equipos
y/o elementos por los cuales se generan los
consumos de los recursos naturales.
* Situaciones de emergencia que puedan
afectar el desempeño ambiental de las
*operaciones
Inadecuadaenutilización de los Bienes
las instalaciones de la
muebles
UNGRD. y Equipos Tecnologicos debido al
desconocimiento de su optimo
funcionamiento, por el personal de la
Entidad.
60 BIENES MUEBLES E INMUEBLES
* Desarticulación de tecnologías de la
información con procesos misionales.
* Herramienta tecnológica inapropiada e
inadecuada utilización de la misma por parte
de los responsables.
* No se tiene un sistema electrónico de

archivo.
* Cambio continuo del personal que hace
que el SIGOB no opere efectivamente por
desconocimiento del manejo de la
herramienta.
* Debilidad en el manejo herramienta por
parte de los usuarios
* Aumento de requerimentos por parte de
los usuarios
* Falta de cultura de los colaboradores en el
62 GESTIÓN DOCUMENTAL uso del SIGOB
* Se dieron lineamientos sobre el manejo de
la herramienta, en especial para el manejo
remoto
*Se dieron directrices en la canalizacion del
SIGOB para el menejo de las comunciaciones
oficiales de la entidad.
* Aproximadamente el 50% del archivo de
gestión están clasificado y organizado.
* Rotación constante de personal del Grupo
de Apoyo Administrativo.
* Falta de cultura y de conocimiento del
personal de la entidad en la importancia de la
seguridad de la información
63 GESTIÓN DOCUMENTAL
* Éxito en los proyectos

* Experiencia en la ejecución de planes,
programas, proyectos institucionales
* Articulación y comunicación adecuada con
demás entidades pertenecientes al SNGRD
* Tiempos en los procesos administrativos
GERENCIAL *Manual de contratación actualizado
64 * Alta Rotación de personal relativamente
alta
* Proyectos de alta complejidad
* Guías y procedimientos ya establecidos
para la correcta supervisión e interventoría
de los proyectos
* Dificultades en la comunicación y
concertación con los supervisores
* Por la misionalidad, generalmente se
requieren atenciones de forma rápida
* Supervisores con la experiencia para
ejercer sus funciones
* Rotación de personal relativamente alta
* Proyectos de alta complejidad
* Guías y procedimientos ya establecidos
GERENCIAL para la correcta supervisión e interventoría
65 de los proyectos
* Dificultades en la comunicación y
concertación con los supervisores
* Tiempos en los procesos administrativos
* Buenas prácticas en procesos de gestión de

infraestructura tecnológica y seguridad
* Contratos de soporte tecnológico
adecuados de tercer y cuarto nivel
* Fallas en hardware (fuentes, servidores).
* Fallas en la infraestructura tecnológica de la
entidad.
66 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN * Vulnerabilidades de software (ejemplo las
aplicaciones desarrolladas).
* Manipulación indebida por parte de
usuarios finales.
* Contratos de soporte tecnologico
adecuados de tercer y cuarto nivel
* Vulnerabilidades de software (ejemplo las
aplicaciones desarrolladas).
67 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
* Variedad de aplicaciones montadas o

soportadas bajo la misma plataforma
SharePoint.
* Interoperabilidad de los Sistemas de
Información existentes
68 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN * Fallas en la infraestructura tecnológica de la
entidad.
* Manipulación indebida de datos
almacenados en SharePoint.

* Contratos de soporte tecnológico
69 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN adecuados de tercer y cuarto nivel
*Documentación inadecuada (debil) la

configuración de hardware/software
• Demoras en los procesos de contractuales.

• Insuficiencia de recursos para el
mantenimiento completo del parque
automotor. •
Inadecuada operatividad de los vehículos.
71 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
* Suficientes controles establecidos dentro
de las actividades de caja menor que
aseguran los correctos procedimientos.
* Situaciones de urgencia que pueden
generar algún error.
* Demoras en trámites de aprobación por
parte del ordenador del gasto.
73 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS * No hay un ejercicio preciso realizado desde
la planeación de los rubros establecidos para
la caja menor.
*Adopción de los procesos internos del

personal del FTSP.
*Rotación de personal, lo que hace que se

requiera una curva de aprendizaje.
74 PAZCÍFICO
*Falta de socializacion de los formatos y

procedimientos al interior del FTSP
75 PAZCÍFICO
* Debilidades en la Transferencia de
Conocimiento
76 TALENTO HUMANO
Construcción del Plan Institucional de

Capacitación de forma participativa acorde a
las necesidades de las áreas.
77 TALENTO HUMANO
No se cuenta con presupuesto para la
implementación del PIC.
poca participación del personal de la Entidad

en algunos espacios de capacitación
programados por la UNGRD.
Cumplimiento de la normatividad relacionada
con Salud y seguridad en el Trabajo.
78 TALENTO HUMANO
No se cumple con la programación de las

vacaciones, que afectan temas
presupuestales, llevando a incumplimientos
al sector.
79 TALENTO HUMANO
Conocimiento de la normatividad aplicable
de los factores prestacionales.
Registro adecuado de la información y de las

diferentes situaciones
* Revisión del administrativas
perfil conforme al manualdede
los
funcionarios.
funciones establecido
80 TALENTO HUMANO
* Normatividad y procedimientos internos

relacionados con las comisiones y
desplazamientos.
81 TALENTO HUMANO
* Programación de las comisiones y
desplazamientos por parte de las áreas
solicitantes.
82 TALENTO HUMANO
* Procesos administrativos manuales que

hacen que los tramites no sean oportunos.
* Falta de sistematización de los procesos del
GTH.
83 TALENTO HUMANO
La entidad se encuentra certificada bajo la

ISO 45001:2018.
84 TALENTO HUMANO
La entidad cuenta con el miembros de la

brigada con amplios conocimientos y
experiencia para la atención de emergencias.
Falta de participación de algunas áreas en la

85 TALENTO HUMANO brigada de emergencias, para la cobertura de
todas las instalaciones de la entidad en caso
de algún evento.
Se cuenta con los recursos técnicos,

tecnológicos y humanos para el correcto
86 TALENTO HUMANO desarrollo del SG-SST.
Falta de participación en las actividades de

SST por parte de los colaboradores.
Se actualizó el procedimiento de
investigacion de incidentes, accidentes y
enfermedades laborales.
89 TALENTO HUMANO Reporte extemporáneo de los AL EL
No reporte de IL AL por parte de los
colaboradores.
Identificación y seguimiento a las condiciones

de salud de los colaboradores.
90 TALENTO HUMANO
Poca participación de los colaboradores en
los PVE y en el programa de entornos
Se cuenta con el procedimiento de salida a
saludables.
terreno.
Los colaboradores no aplican correctamente

el procedimiento para reporte de salida a
91 TALENTO HUMANO misión y así poder realizar las gestiones
correspondientes como cambio nivel de
riesgo, entrega de elementos de
bioseguridad y seguimiento en terreno.
Se Identifica, prioriza y gestiona los

diferentes peligros y riesgos de las áreas de
trabajo.
Se hace participe a los colaboradores, líderes

de procesos, contratistas y demás personal
en la validación de los peligros y riesgos
identificados
92 TALENTO HUMANO
No cumplir con las medidas de intervención
establecidas en la matriz de identificacion de
peligros.
* Indebida estructuración de los documentos

previos por no contar con el debido sustento
técnico, jurídico y financiero. Lo cual implica
procesos y tiempos adicionales a los
94 CONTRATACIÓN inicialmente previstos.
* Retrasos en cuanto a la suscripción de

contratos, por allegar documentación no
legible, necesaria para la verificación de
requisitos exigidos por la Entidad.
* Perfil idoneo respecto al conocimiento en la
legislación en temas de contratación.
* Manejo de las plataformas dispuestas para

95 CONTRATACIÓN dar cumplimiento al principio de publicidad y
transparencia.
* Capacitación y actualización constante del

personal del Grupo de Gestión Contractual
respecto al manejo del Sistema Electrónico
de Compra Pública.
*Inaplicabilidad u omisión de las
disposiciones normativas en materia de
contratacion Estatal, asi como a los manuales
y procedimientos internos.
* Documentos previos con errores en la

estructuración por parte de las áreas.
96 CONTRATACIÓN
* Desconocimiento del objeto y las funciones

del Grupo de Gestión Contractual.
* Gestión de conocimiento en los

procedimientos internos en temas de Gestión
97 CONTRATACIÓN contractual, que buscan la optimización de
los procesos del grupo y tiempos en el
trámite de las solicitudes de las diferentes
areas.
* Comunicación informal con el Grupo de

Apoyo Financiero y Contable.
* Por la misonalidad se requiere en algunas
ocasiones contratar de manera rápida.
* La gestión de seguimiento y control de
GERENCIAL presupuesto (odrnación del gasto) ha sido
98 efectiva.
Secretaría General
* Alta rotación de personal de apoyo en la
oficina de servicio al ciudadano.
* Falta de competencias laborales en algún

miembro del equipo de trabajo asignado a la
Oficina de Atenciòn al Ciudadano.
* Falta de personal asignado como apoyo a la

Oficina de Atención al Ciudadano.
* Falta de apropiación de la cultura de

respuesta en todas las dependencias de la
entidad. (La responsabilidad de responder al
99 SERVICIO AL CIUDADANO ciudadano no es exclusiva de la Oficina de
Atenciòn al Ciudadano).
*Crecimiento exponencial del número de

requerimientos gestionados desde la Oficina
de Atenciòn al Ciudadano.
*Demoras en la respuesta de los

requerimientos de segundo nivel por parte
de los demas procesos de la entidad.
* Alto nivel de rotación entre los miembros

del equipo de apoyo a canales de atenciòn en
la Oficina de Atenciòn al Ciudadano.
100 SERVICIO AL CIUDADANO
* Falta de competencias laborales en algùn
miembro del equipo de trabajo asignado a la
Oficina de Atenciòn al Ciudadano.
* Falta de apropiación de recursos
especìficos para el mantenimiento del
Sistema.
* Fallas en el suministro de internet.
*Crecimiento exponencial del número de

*requerimientos
Uso inadecuado de los bienes
gestionados porlaparte
desde del
Oficina
personal de la
de Atenciòn al Entidad, lo cual genera un
Ciudadano.
deterioro en la vida normal de los bienes.
* No ejecucion de los procesos y
procedimientos esabaleciodos para el
mantenimeoto preventivo, correctivo,
calibracion y o verificacion de los bienes de la
entidad.
*El CNL cuenta con infraestructura física
adecuada para el almacenamiento y
disposicion del material requerido para la
atencion de emergecias.
*Falta de liniamientos para la operación

logistica y funcionamiento del CNL.
el control logisitico de la operación de

atención de emergencias se lleva de forma
manual
104 MANEJO DE DESASTRES Desconocimiento sobre los recursos

asignados a la Subdirección para Manejo de
Desastres e inmediatez para suplir atención
de eventos
* Ausencia de personal suficiente para el

desarrollo y cumplimiento de los objetivos y
solicitudes de gestión en materia de
respuesta ante emergencias
* Equipo multidisciplinario con capacidad
para desarrollar las actividades establecidas
en el PIGRVG
* Toma de decisiones por parte de los líderes
gerenciales de la entidad
* Proyecto de inversión BPIN con recursos
para la compra de predios por parte del
FNGRD
* Emergencia Sanitaria a nivel nacional
causada por COVID19
Actualización del SGSI que permite que la

entidad se certifique en la norma Iso 27001
*Mala operatividad del vehículo

*Imprudencia del conductor

Coordinación entre ordenador del gasto y
GAFC para analisis de datos y gestión de
presupuestal
GERENCIAL
109
Secretaría General
SET UP ↓
SET UP ↑
FACTOR EXTERNO CONSECUENCIAS
* Uso de información no oficial emitida

por medios de comunicación que puede
afectar la reputación e imagen de la
UNGRD.
* Uso de información no oficial emitida

por medios de comunicación que puede
afectar la reputación e imagen de la
UNGRD.
* Entrada en vigor en el 2021 del nuevo
Código Disciplinario (Ley 1952 de 2019).
* Auditorias de entidades externas que

acumulen varios requerimientos
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
* Directrices nacionales para la
austeridad del gasto
• La implementación del Modelo

Óptimo de Gestión de la Defensa
Jurídica - MOG para disminuir decisiones
adversas a la entidad y gestionar de
manera eficiente el proceso de gestión
jurídica.
• Desconocimiento e interpretación
equívoca de los jueces en la
normatividad de gestión de riesgos de
desastres.
• Expedición de normas sin el estudio de
las consecuencias jurídicas.
• Falta de coordinación
interinstitucional cuando son
involucradas más de una entidad en el
mismo proceso.
• La utilización del eKogui como

herramienta de control y seguimiento
de los procesos judiciales de la entidad.
• Aprovechamiento de las plataformas

digitales para la actualización del
conocimiento y fortalecimiento de las
líneas de defensa.
• Aprovechamiento de las plataformas
digitales para la actualización del
conocimiento y fortalecimiento de las
líneas de defensa.
• Cambios de normatividad vigente.
• Incremento en la cantidad de acciones
judiciales presentadas por la facilidad de
presentarlas ante las instancias debido a
los nuevos procedimientos
• Actos corruptos que afecte los
intereses patrimoniales de la entidad.
* Las comunidades que no están

empoderadas frente a la GRD tienen
mayores niveles de vulnerabilidad y
menor posibilidad de participar y de
establecer vinculos constructivos con la
institucionalidad.
* No existe la suficente partición en la
GRD de los grupos mas vulnerables y los
Consejos Territoriales de gestión del
riesgo no tiene formación ni
orientaciones claras para trabajar con
los diferentes tipos de población
(comunidades étnicas, personas con
discapacidad, mujeres adultos mayores,
niños).
* Débil cultura de aseguramiento a nivel
territorial y desconocimiento del nivel
de aseguramiento a nivel general en
entidades públicas.
* Falta de interés y voluntad de los
entes municipales y departamentales en
hacer una planificación a mediano y
largo plazo que tenga en cuenta la GRD
como determinante para planificar el
* Cambio en legislación aplicable
* Cambio de Gobierno y Políticas
Públicas que definen planes, programas,
proyectos y politicas de gobierno.
* Polìticas de Gobierno orientadas a la
Gestón del Riesgo.
* No existe acuerdo interinstitucional

para seleccionar áreas prioritarias para
gestionar el riesgo de desastres y la
variabilidad y el cambio climático, que
sirvan para que confluyan las acciones
de intervención de la UNGRD, en
actividades y procesos de las tres
subdirecciones técnicas, incluyendo lo
relacionado al banco de proyectos, para
que, mediante los mismos, se pueda al
final, apalancar y empoderar los
procesos.
* Actualizar la metodología para la
presentación de proyectos a la UNGRD
según lineamientos del DNP.
* Necesidad de orientación para
gestionar proyectos de intervención
para reducir las condiciones de riesgo de
desastres en los territorios.
* Cobertura nacional en materia de
asistencia técnica en los procesos de
preparativos para la respuesta ante
emergencias. * Dificultades en la
socialización de protocolos de respuesta
ante la emergencia, indicador que
representa un objetivo del Plan Nacional
de Gestión del Riesgo y el Plan Nacional
de Desarrollo.
* Entrega de la información (informes e

insumos) por parte de los miembros en
territorio y el equipo central de la SMD
* Registro en tiempo real de la ejecución
y desarrollo de planes para cumplir y
atender
* Perdidalasdesituaciones deyemergencia
información mal manejo
de la misma a causa de la fluctuación del
personal y de los eventos de desastre
* Alta demanda en las solicitudes de

apoo y destinación de ayudas.
*Desconocimiento de las entidades
intergantes del Sistema de Gestion del
Riesgo de los roles que deben cumplir
en caso de una emergencia
* Cobertura nacional en materia de

asistencia técnica en los procesos de
preparativos para la respuesta ante
emergencias. * Dificultades en la
socialización de protocolos de respuesta
ante la emergencia, indicador que
representa un objetivo del Plan Nacional
de Gestión del Riesgo y el Plan Nacional
de Desarrollo.
* Limitación de recursos financieros
dados a la entidad para la ejecución de
sus funciones
* Perdida de información y mal manejo

de la misma a causa de las nuevas
condiciones de trabajo en casa, por
causa de la emergencia sanitaria
* El PNGRD fue adoptado mediante

Decreto Presidencial 308 de 2016, luego
de un proceso de formulación realizado
en el marco del Decreto 1081 de 2015
(Capítulo 2 Procedimiento para la
Expedición y actualización del Plan
Nacional de Gestión del Riesgo).
* Cuatro prioridades suscritas en el

Marco de Sendai para la reducción del
riesgo de desastres (2015-2030)
*Ley 1523 de 2012 "Por la cual se

adopta la política nacional de gestión del
riesgo de desastres y se establece el
SNGRD"
* Implementación de la politica de
gestión del riesgo de desastres por el
SNGRD.
* Disponibilidad presupuestal
* Cambio en legislación aplicable.

* Factores políticos que afectan planes,

programas, proyectos y politicas de
gobierno.
* Problemas de orden público en zonas

donde se desarrollen proyectos en
Gestión del Conocimiento del Riesgo.
* Emergencias sanitarias declaradas a
nivel nacional.
* Directrices para el manejo de la
pandemia por COVID-19
* Disponibilidad y Accesibilidad
tecnológica
* Que no se cuente con la disponibilidad

presupuestal para la contratación del
personal de la Oficina de Control
Interno.
* En el marco de la emergencia COVID-

19, se identificó como factor externo
que puede incidir en las actividades que
desarrolla el proceso de Evaluación y
Seguimiento, la disponibilidad y
velocidad de la conexión de internet en
los hogares de los funcionarios o
contratistas de la entidad y las
disposiciones que el Gobierno nacional
imparte periodicamente en temas
relacionados con el sistema de Control
interno y las funciones de los jefes de
control interno
* Ninguno
* Ninguno
* Cambios en la normatividad por parte

de la Presidencia de la República o por el
DAFP.
* Interlocución de los actores externos
con las diferentes áreas de la UNGRD.
* Cambio en legislación aplicable.

proyectos y políticas de gobierno.
* Voluntad política y operativa para
desarrollar el proceso de donaciones
internacionales.
* Temporalidad de la convocatoria.
* Factores políticos que afectan el

proceso de los proyectos.
* Elaboración de convenios de
entendimiento con actores
internacionales.
* Credibilidad en el Grupo de
Cooperación Internacional por parte de
entidades del SNGRD.
* Políticas ambientales en marco del

Plan Nacional de Desarrollo (cambio
climático)
* Actualizaciones en marco del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión
(MIPG).
* Modificaciones y/o actualizaciones de:
las normas de los sistemas de gestión,
normativa ambiental aplicable al
contexto de la entidad.
* Cambios en los requisitos legales.
* Situaciones de emergencia que
puedan afectar el desempeño ambiental
de las operaciones en las instalaciones
de la UNGRD.
*Variación en los indicadores de
generacion de residuos, debido a la
ejecucion de PMU´S en las intalaciones
como medida de control a la atención a
las emergencia nacional , lo cual genera
la presencia de personal externo al cual
se le suminsitra la alimentacion.
Ninguno
Ninguno
* Fallas del internet para uso de la

herramienta, desde el trabajo en casa
*Falta de Conectividad para los

funcionaros en en comisión de terreno.
Ninguno

* Fluctuación régimen tributario.
* Fluctuación tasa cambiaria
* Disponibilidad presupuestal
* Imagen entidad frente a medios de
comunicación, en el marco de la
emergencia sanitaria producto del
COVID 19
* Buenas relaciones con las entidades
pertenecientes al SNGRD
* Toma de decisiones por parte de los
mandatarios territorialesaplicable
* Cambio en legislación
* Toma de decisiones por parte de los
mandatarios territoriales
* Polìticas de Gobierno orientadas a la
Gestón del Riesgo.
* Trabajo desde la virtualidad
* Legislación vigente para las figuras
asociativas (consorcios o uniones
temporales)
* Disminución de recursos para

inversión en proyectos tecnológicos
* Ataques a las redes tecnológicas de la

entidad.
* Dificultades en la prestación del

servicio por parte de los proveedores de
comunicaciones.
Disminución de recursos para inversión
en proyectos tecnológicos
Disminución de recursos para inversión

en proyectos tecnológicos
* Ataques a las redes tecnológicas de la

entidad.
* Dificultades en la prestación del

servicio por parte de los proveedores de
comunicaciones.
* Cambios en la infraestrucutra o
cambios en los servicios de TI
establecidos con terceros.
• Nuevas regulaciones en materia de

transporte y mantenimiento de los
vehículos.
• Condiciones regulares de las vías del
país.
* El software SIIF del Ministerio de
Hacienda es operable y eficiente para el
manejo de caja menor.
Oferta de capacitaciones por parte de

entidades aliadas acorde a lo dispuesto
en el Plan Nacional de Capacitación.
la entidad no tiene control sobre el

contenido de las capacitaciones
ofrecidas de manera gratuita por las
entidades.
Cambio en legislación aplicable a
Seguridad y Salud en el Trabajo que
fortalezca el SGSST
Pago oportuno de las incapacidades por

parte de la ARL y EPS.
Reporte oportuno de las libranzas y

aportes a fondos de empleados.
Actualización en la parametrización de
software por ente externo.
* Normatividad emitida por DAFP,

DAPRE.
* Condiciones externas naturales o
biológicas que afecten el procedimiento
establecido.
* Proveedor de agencia de viajes.
Al estar certificada mejora los

estandares de SST y fortalece la imagen
de la entidad..
Nuevos lineamientos en el plan sectorial

de presidencia.
Contar con el apoyo de las entidades del
SNGRD para capacitar a los brigadistas.
Evento natural, tecnológico o antrópico

que pueda afectar a la entidad.
Apoyo de la ARL para las actividades

establecidas en el SGSST.
Contar con el apoyo de la ARL en las
investigaciones o intervenciones en
fuente, medio y colaborador.
Sanciones por el no cumplimiento de las

investigaciones o reportes.
Sanciones por las prestaciones

económicas respecto al reconocimiento
de accidentes laborales de acuerdo al
nivel de riesgo en el que se encuentre el
colaborador.
Eventos de emergencias.
Demoras por parte de la Fiduprevisora

en el cambio de nivel de riesgo de
contratistas.
Las herramientas tecnologicas para
socializar la información.
* Cambios en la normatividad vigente en

temas de contratación.
* Cambios en las plataformas dispuestas

por Colombia compra eficiente - CCE.
* Fallas en las plataformas dispuestas

por Colombia compra eficiente - CCE
para la publicación de los procesos de
contratación en sus diferentes etapas.
* Demora por parte de la

Administradora del Fondo Nacional de
Gestión del Riesgo - FNGRD - en la
remisión de los documentos
Ninguno
Ninguno
* Cambios en la normativa con respecto
a los tiempos de atención a las
peticiones (Ley 1755 de 2015). Así como
en la Ley de Transparencia (Ley 1712 de
2014) y Ley Antitràmites (Ley 2052 de
2020).
* Cambios en la normativa y
disposiciones del DAFP relacionadas con
el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, Polìticas de Servicio al
Ciudadano, Participaciòn Ciudadana,
Rendiciòn de Cuentas, competencias
laborales y relacionamiento con el
ciudadano (Res 667 de 2018 , Decreto
815 de 2018) y MIPG.
* Lineamientos de entes de control.
* Contingencias derivadas de picos de

atención por los eventos de desastres o
temas de competencia de la entidad que
son de interès general para la
comunidad.
* Designación a la entidad para

ejecuciòn de actividades de interès
nacional ajenas a su misionalidad que
repercuten directamente en la gestiòn
* Cambios en la normativa y
disposiciones del DAFP relacionadas con
el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, Polìticas de Servicio al
Ciudadano, Participaciòn Ciudadana,
Rendiciòn de Cuentas, competencias
laborales y relacionamiento con el
* Alta demanda en las solicitudes de
apoo y destinación de ayudas.
Desconocimiento de las entidades

intergantes del Sistema de Gestion del
Riesgo de los roles que deben cumplir
en caso de una emergencia
* Alta demanda en las solicitudes

territoriales en materia de destinación
de ayudas, acompañamiento y acciones
de respuesta para el Manejo de
Desastres. * Desconocimiento del ente
territorial en los procesos de solicitud de
Fondos de Inversión Colectiva
* Intereses políticos sociales en la
región.
* Declaratorias de Calamidad Pùblica
realizadas por la emergencia Sanitaria.
* Aislamiento preventivo y obligatorio a
nivel territorial
* Decisiones Juzgados Promiscuos
* Equipo multidisciplinario dedicado a
temas de asistencia humanitaria a nivel
territorial
*Fallas mecánicas *Fallas mecánicas

*Malas condiciones de las vías *Malas condiciones
*Imprudencia por parte de otros de las vías
conductores *Imprudencia por
*Condiiones climáticas parte de otros
conductores
*Condiiones
climáticas
2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGO
RIESGO U OPORTUNIDAD
Publicación de información no veraz del SNGRD y la UNGRD DEBIDO A desconocimiento de

las competencias de la Unidad, comunicación desarticulada por parte de las entidades del
SNGRD. Imprecisión de los datos suministrados por las diferentes medios de comunicación
y entidades que conforman el SNGRD. Lo que PUEDE OCASIONAR pérdida de credibilidad,
imagen de la entidad, investigaciones disciplinarias o sanciones.
Manipulación de la información que se publica desde la Oficina Asesora de Comunicaciones

DEBIDO A falta de verificación de la información, interés en mostrar resultados alterados o
para ocultar información y favorecimiento a terceros frente a la información reportada, lo
que PUEDE OCASIONAR pérdida de credibilidad, imagen de la entidad, investigaciones
disciplinarias o sanciones.
Pérdida o reconstrucción del expediente y piezas procesales, DEBIDO A casos fortuitos o de
fuerza mayor que se puedan generar en las instalaciones de la entidad afectando la
integridad física de los expedientes, lo que PUEDE OCASIONAR dilación en el curso normal
del proceso.
Demora en el cumplimiento de términos en las distintas etapas procesales, DEBIDO A:

1. Falta de realizar revisiones periódicas a los expedientes disciplinarios para establecer los
términos de ley.
2. Exceso de carga laboral ocasionada por auditorías de entes de control que PUEDEN
GENERAR múltiples aperturas de procesos disciplinarios o que podría ocasionar
prescripción de la acción disciplinaria.
Pérdida de credibilidad en el proceso de control interno disciplinario por la evaluación

inadecuado de quejas y denuncias en beneficio particular, DEBIDO A un posible conflicto de
intereses en la evaluación respectiva, lo que PUEDE GENERAR que el archivo de las
actuaciones disciplinarias se encuentren sin un debido proceso que rija las actuaciones
administrativas, absolviendo conductas disciplinables.
Emitir estados Financieros que no reflejen la realidad de la entidad o presentarlos de forma

inoportuna, DEBIDO A:
1. Entrega de información incompleta e inoportuna por parte de los procesos de la entidad.
2. Errores ocasionales por parte de los responsables de los hechos financieros.
Lo que PUEDE GENERAR o dar lugar a sanciones y suministrar una información sin las
cualidades requeridas en el objetivo del proceso de gestión financiera.
Diferencias en el cálculo de los valores de la depreciación, provisión, amortización y
valorización entre el software del proceso gestión de bienes muebles e inmuebles y el SIIF,
DEBIDO A:
1. Errores ocasionales por parte de los responsables, al momento de establecer la vida útil o
el valor del bien. 2. Errores en el cargue de información del software de inventarios, fallas
en el software que efectúa los cálculos de depreciación, provisión, amortización y
valorización.
Lo que PUEDE GENERAR: 1. Hallazgos de auditoría o de entes de control que pueden dar
lugar a sanciones. 2. Toma de decisiones errada que podrían dar lugar a sanciones. 3.
Suministrar una información sin las cualidades requeridas en el objetivo del proceso de
gestión financiera.
Inadecuada programación de las necesidades mensuales del PAC por parte de cada
proceso, DEBIDO A:
1. Personal no idóneo para cumplir con la actividad a causa del desconocimiento del
procedimiento de las necesidades del PAC y/o rotación de personal en las áreas que
gestionan los PAC. 2. Solicitud inoportuna del PAC por las áreas.
Lo que PUEDE OCASIONAR:
1. La no aprobación de recursos por parte del Min. Hacienda y Crédito Público por la no
ejecución de recursos (Castigo). 2. No poder realizar los pagos oportunamente a los
contratistas y/o proveedores.
Pérdida de recursos públicos DEBIDO A errores involuntarios en el manejo de las cajas

menores y títulos valores. Lo que PUEDE OCASIONAR hallazgos de auditoría o de entes de
control que puedan dar lugar a sanciones.
Inadecuada programacion de las necesidades de la ejecucion del presupuesto , DEBIDO A :
Inadecuada planeacion y proyeccion de gastos, en el plan de Adquisiciones y Plan de
Contratacion.Lo que PUEDE OCASIONAR el incumplimiento de las Directivas de Austeridad
del Gasto y a su vez traslados presupuestales.
Fallos judiciales en contra de la UNGRD que debieron ser favorables A CAUSA DE:
1. Falta de seguimiento y/o seguimiento inoportuno a los procesos.
2. Inadecuada defensa de los intereses de la entidad por:
3. Falta de información, información incompleta, información desactualizada en los
sistemas o dificultad de acceso a la información.
- Falta de lineamientos y estrategias de defensa.
- Falta del personal apropiado para ejercer la defensa de la entidad.
- Alta carga laboral para atender el volumen de procesos en la entidad.
4. Desconocimiento de demandas o procesos que se cursen en contra de la entidad debido
a deficiencias en la notificación a la Entidad.
Lo que PUEDE GENERAR posible detrimento patrimonial, sanciones de índole disciplinario
y/o penal y fallos condenatorios.
No contar con el registro de la información unificada y actualizada de los procesos de la

actividad litigiosa de la Unidad en el Sistema Único de gestión e información litigiosa del
Estado – eKOGUI, DEBIDO A la omisión o retraso por parte de los apoderados de la entidad
en el registro y actualización de las actuaciones judiciales en el Sistema Único de gestión e
información litigiosa del Estado – eKOGUI, lo cual PUEDE GENERAR sanciones por
incumplimiento e insatisfacción de los usuarios especialmente de la Agencia Nacional de
Defensa jurídica del Estado.
Fortalecimiento continuo de la defensa jurídica de la entidad A TRAVÉS DEL

aprovechamiento de las plataformas digitales con la actualización normativa y jurídica que
FAVORECE la toma de decisiones internas.
Desarrollo de contextos de aprendizaje A TRAVÉS DEL establecimiento de mesas de
estudios jurídicos QUE FACILITEN la construcción del conocimiento y favorezcan la
verbalización, argumentación, el contraste y la elaboración de las ideas y los conocimientos
en el marco del análisis jurídico de los procesos ganados y perdidos.
Posibilidad de ofrecimiento de dádivas para obtener un beneficio particular en detrimento

de la entidad, DEBIDO A la diversidad de intereses particulares en los procesos judiciales, lo
que PUEDE OCASIONAR cohecho propio o impropio y prácticas ilegales entre abogados y/o
funcionarios judiciales en el ejercicio del derecho, así como sanciones disciplinarias y/o
penales.
Baja cobertura en el fortalecimiento de la reducción del riesgo en las entidades territoriales

y demás actores del Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, en la
implementación y ejecución de los subprocesos de Intervención Prospectiva, Intervención
Correctiva y Protección Financiera, DEBIDO A que las actividades establecidas del proceso
de Gestión de Reducción del Riesgo no se desarrollen en su totalidad, lo que PUEDE
GENERAR un aumento en la vulnerabilidad de los territorios al no implementar la Política
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.
Seguimiento a los avances de la implementación del PNGRD (Plan Nacional de Gestión de
Riesgo de Desastre), los cuales se encuentran establecidos desde el 2015 al 2025 y deben
ser cumplidas,LO CUAL ASEGURA la continuidad de las acciones.
Uso de la Información generada en la Evaluación, estructuración y ejecución de Proyectos

que realiza el proceso de Reducción para beneficios particulares, DEBIDO A los intereses de
terceros y que PUEDE GENERAR que se presenten procesos corruptos en la viabilización,
estructuración y ejecución de proyectos sin el cumplimiento de los requisitos legales.
Falta de equipo de personal permanente para la ejecucion de las acciones del equipo de
preparativos. DEBIDO a la falta de personal para suplir los diferentes escenarios de lineas
generadas ( asistencia tecnica, simulacros, apoyo de conpes, mesa tecnicas de cruz roja y
UNGRD, Cumplimiento de metas de Plan de Desarrollo, actualizacion de protocolos, mesas
de participacion.). QUE GENERA el no cumplimiento de metas de plan nacional, no
cumplimiento de indicadores desde los diferentes comites y mesas tecnicas , no entregas a
tiempo de los insumos como planes, documentos y estrategias
Deficiencia de una fuente de información para la SM, que cuente con los estándares de
calidad de manejo de información pública. DEBIDO A la falta de estandarización de los
canales de recolección de la información; SE GENERAN demoras en la presentación de la
información requerida a nivel interno y externo de la entidad; generando un impacto
negativo en la credibilidad de la información.
Falta de articulación de los procesos internos para la SMD, que cuente con la ruta
establecido para el desarrollo de las diferentes líneas de acción. DEBIDO A la falta de
lineamientos técnicos de cada equipo interno donde no existe claridad del rol de cada
profesional; QUE GENERA múltiples reprocesos en búsqueda de información real;
generando un impacto negativo en la credibilidad e imagen de la SMD.
Falta de articulación para el reporte de información en las actividades territoriales para la

respuesta ante emergencia. DEBIDO a la falta de un procedimiento unico para la respuesta
y articulación institucional. EFECTO: Retraso en los tiempos de entrega de productos,
acciones desarticuladas y fallas en el reporte de información.
Realizar el proceso de la aprobacion de los protocolos de la ENRE, según como se establece

su procedimiento realizando un paso a paso por las instancias requeridas.
Formulación de necesidades presupuestales que no cubran la totalidad de requerimientos
legales y financieros para el funcionamiento de la entidad formuladas a través del
anteproyecto de presupuesto, DEBIDO A desconocimiento de criterios y/o metodologías
para identificar las necesidades presupuestales lo que PUEDE GENERAR Desfinanciación en
asuntos misionales que ocasione el incumplimiento de los objetivos institucionales y de los
requerimientos normativos vigentes.
Retrasos en el seguimiento y emisión del plan de acción de la entidad DEBIDO A demora de

las áreas en la entrega de información y reporte de las actividades para elaborar los
respectivos informes de seguimiento lo que PUEDE GENERAR, retrasos en el desarrollo
adecuado de las actividades en marco del plan de acción y demas instrumentos de
planificación articulados a este; y por ende el cumplimiento oportuno de los objetivos
institucionales y de indicadores de gestión.
Retrasos en la gestión y obtención de la información de avance de los proyectos del Plan

Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres - PNGRD -, DEBIDO A que los entes
territoriales y sectoriales no reportan semestralmente sus avances, lo que PUEDE GENERAR
que no se logre determinar el avance de ejecución del Plan o que el informe no refleje los
reales avances en la ejecución.
Inadecuada implementación de la Política de Gestión del Riesgo en el territorio nacional,
DEBIDO A la falta de gestión en el desarrollo de los planes, lo que PUEDE OCASIONAR:
1. Incumplimiento de los objetivos de la UNGRD en materia de conocimiento y reducción
del riesgo, y el manejo de desastres.
2. Incumplimiento de las líneas del Plan Estratégico de la UNGRD, PNGRD y metas del PND a
cargo de la Unidad.
Desarticulación de las entidades del Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de
Desastres DEBIDO A desinterés de las entidades que lo conforman y/o vacíos en la
normatividad, lo que PUEDE OCASIONAR:
1. Duplicidad de esfuerzos y recursos para un mismo fin.
2. La ineficiencia en la aplicación de los mecanismos existentes para la gestión del riesgo de
desastres.
3. El usuario final se vea afectado en cuanto a la satisfacción de sus necesidades.
4. Incumplimiento del Plan Nacional de Gestión de Riesgo de Desastres.
Malversación de los recursos que son destinados a la implementación de la Política

Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, DEBIDO AL uso inadecuado de los
mecanismos de control y propuestas para admitir dádivas por parte de particulares para
desarrollar una actividad inherente a su cargo, que favorezca a algún particular o que
presente algun conflicto de interés, lo que PUEDE GENERAR un detrimento patrimonial y
pérdida de la imagen de la UNGRD.
Retraso en actividades del plan de acción, proyectos y acciones del proceso de

Conocimiento del riesgo DEBIDO A ocurrencia de sucesos externos como manifestaciones
o emergencias sanitarias PUEDE GENERAR demora en el cumplimiento de planes o
proyectos de la SC.
Divulgación del proceso de concimiento del riesgo e inumos generados a través de
socialización mediante eventos académicos.
Incumplimiento del programa anual de la auditorías de gestión independiente - PAAGI,

DEBIDO A insuficiencia de insumos (evidencias), y recursos (personal, presupuesto, apoyo
institucional), lo que PUEDE GENERAR incumplimiento legal, sanciones, baja cobertura,
acompañamiento, pérdida de imagen y credibilidad.
Actualización del normograma de acuerdo a las disposiciones legales difinidas por el DAFP,
DAPRE u otro órgano de control DEBIDO A cambios normativos, lo que PUEDE GENERAR
oportunidad en la aplicación de dichas disposiciones.
No reportar a los organismos de vigilancia y control internos y externos los actos de

incumplimientos legales de corrupción y fraude, identificados en la evaluaciones y
seguimientos llevados a cabo por la Oficina de Control Interno DEBIDO A coacción lo que
PUEDE GENERAR sanciones administrativas,disciplinarias fiscales y penales.
Desconocimiento de los cambios normativos asociados a temas de Control Interno y por la

Presidencia de la República, DEBIDO A una ausencia de consulta periodica en las diversas
fuentes de información, lo que PUEDE GENERAR incumplimientos de la normatividad
vigente e inadecuada planeación del Programa Anual de Auditoría de Gestión
Independiente para la vigencia correspondiente.
Pérdida de información relacionada con cooperación internacional DEBIDO A los cambios
de personal, desconocimiento de la caracterización y procedimientos del GCI lo que PUEDE
OCASIONAR obstáculos en las actividades del área y llevar a un retroceso frente a los
procedimientos establecidos por parte del proceso.
Mal manejo de los procesos administrativos y normativos del ingreso y egreso de

donaciones, DEBIDO A la falta de conocimiento de requisitos normativos, legislación
aplicable y procesos requeridos por los entes de control, lo que PUEDE OCASIONAR
complicaciones de tipo legal y técnico, así como retrasos en la recepción y entrega de
donaciones internacionales para el país.
Pérdidas de Convocatorias (Capacitaciones y eventos internacionales), DEBIDO A la

postulación inadecuada de candidatos, desarticulación entre el SNGRD y las directrices de la
UNGRD y desconocimiento del proceso de Cooperación Internacional, lo que PUEDE
OCASIONAR, pérdidas de espacios para la adquisición de nuevos conocimientos y
oportunidades para el fortalecimiento de las capacidades en Gestión del Riesgo de
Desastres, así como el posicionamiento internacional de la entidad.
Priorización inadecuada de los proyectos de Cooperación Internacional DEBIDO A al

relacionamiento inadecuado en el marco de líneas estratégicas del Plan Estratégico de
Cooperación Internacional vigente de la UNGRD, intereses particulares y relacionamiento
interinstitucional preferencial , lo que PUEDE OCASIONAR pérdida de credibilidad y
sanciones.
Priorización en el desarrollo adecuado de las líneas estratégicas de relacionamiento y
cooperación internacional en Gestión del Riesgo de Desastres, DEBIDO A a lo establecido
en los instrumentos de política en la materia a nivel nacional e internacional, a través de un
mejor desarrollo del relacionamiento con otros socios del gobierno nacional para la
integralidad de la SNGRD desde el componente de Cooperación y Relacionamiento
Internacional y la UNGRD en beneficio del SNGRD. LO QUE NOS AYUDA A generar una
respuesta oportuna a las emergencias y el posicionamiento de la entidad a nivel
internacional.
Mantener certificación de carbono neutro PARA DAR continuidad a los compromisos

ambientales establecidos por la Alta Dirección, APORTANDO en la reducción de las
emisiones de gases de efecto de invernadero, retardando así los efectos negativos del
cambio climático.
Omisión, demora o inadecuada ejecución de actividades que aseguran el mantenimiento y

mejora del SIPLAG acorde a los planes, programas, políticas y demás elementos del Sistema
DEBIDO A la desarticulación entre procesos, lo que PUEDE OCASIONAR el uso inadecuado
de los recursos, incumplimiento de los objetivos planteados para los procesos y el
desaprovechamiento de las oportunidades de mejora.
Falta de control el ciclo de los proveedores contratados DEBIDO A la desarticulación del
Sistema de Gestión Ambiental con los procesos que relacionan proveedores que requieren
cumplimiento ambiental PUEDE GENERAR incumplimiento del numeral 8.1 de la norma ISO
14001:2015 en cuanto a planificación y control operacional, además de las no
conformidades que afecten la certificación.
Incumplimiento de requisitos legales en el Sistema de Gestión Ambiental aplicables a la

entidad DEBIDO A la falta de conocimiento de las normas o la falta de revisión periódica de
la matriz legal, lo que PUEDE GENERAR sanciones legales por incumplimiento, hallazgos de
auditoría y entes de control.
Falta de consistencia en los reportes respecto al desempeño del SIPLAG en relación con el
estado real del mismo, DEBIDO A reportes por parte de responsables del proceso no
consistentes y alteración de la información del sistema por parte del equipo líder del Siplag
QUE GENERA hallazgos por parte de los entes de control o entidades a los que se les
allegue información que no refleja el desempeño real del SIPLAG.
Incremento de los impactos ambientales de los aspectos ambientales identificados DEBIDO
A la falta de ejecucion de los controles definidos en los programas ambientales , LO QUE
PUEDE GENERAR agotamiento y contaminación de los recursos.
Pérdida y/o deterioro de bienes DEBIDO A hurto, falta de seguimiento de los inventarios,
fallas en los sistemas de seguridad, lo que PUEDE GENERAR la atención inoportuna de las
actividades en la UNGRD y posibles sanciones legales para el responsable de almacenar los
bienes en consonancia con las responsabilidades de servidores decantadas en la Ley 734 de
2002 y demás normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten.
Entrega de información incompleta e inoportuna a Gestión Financiera DEBIDO A errores

humanos, trámites administrativos y fallas tecnológicas, lo que PUEDE GENERAR afectación
en los estados financieros, sanciones de los entes de vigilancia y control y retraso en la
entrega de documentos soporte de los bienes.
Que la información del documento original firmado, no coincida con el documento de

trabajo (Word) contenido en los documentos dispuestos en la herramienta de
correspondencia, DEBIDO A la falta del original firmado en formato pdf que no se cargan
en SIGOB y desconocimiento de los usuarios sobre el manejo de dicha herramienta. Lo que
PUEDE GENERAR la disminución de la credibilidad de los documentos y autenticidad de la
información. ( afectación economica y de la imagen institucional)
Alteración, sustracción, pérdida total, parcial o extravío de documentos que hacen parte de
la memoria institucional, los cuales se encuentran bajo custodia del archivo central de la
UNGRD DEBIDO A insuficiencia de inventarios documentales y en el control de préstamo y
consulta de documentos que hacen parte del archivo central de la entidad. Lo que PUEDE
OCASIONAR imposibilidad de consultar la información, pérdida de documentos vitales para
la entidad. Incidencias legales y disciplinarias, acciones por parte de los entes de control,
demandas de particulares y pérdidas económicas. (afectación economica y de la imagen
institucional)
Ineficaz ejecución de los Programas/proyectos, DEBIDO A particularidades de las regiones,

inadecuado seguimiento y deficiencias en la supervisión LO QUE PUEDE GENERAR
duplicidad de esfuerzos, recursos e incumplimiento en los objetivos y obligaciones
pactadas.
Que no se verifique adecuadamente las solicitudes de desembolso bajo la ordenación del

gasto del Subdirector General (componentes misionales de la entidad), DEBIDO A la
remisión de información incompleta, inconsistente o desactualizada por parte de la
supervisión de los contratos/convenios, lo que PUEDE OCASIONAR retrasos en los
proyectos e incumplimiento de obligaciones y objetivos.
Pérdida de la información en los datos que se encuentran ubicados en el sistema de

almacenamiento de información (SAN), DEBIDO A la inadecuada manipulación de los
usuarios, fallas tecnológicas y/o ataques cibernéticos. Lo que PUEDE OCASIONAR:
1. Retrasos en los procesos misionales y estratégicos de la UNGRD.
2. Interrupción y demora acceso a la información.
3. Pérdida de la Integridad de los datos.
4. Dificultades en la prestación de los servicios.
Acceso ilegal a la infraestructura y servicios tecnológicos DEBIDO A falla en los controles de
seguridad en los equipos y sistemas informáticos lo que PUEDE OCASIONAR:
1. Interrupción del normal desarrollo de los procesos de la entidad.
2. Pérdida de confidencialidad de la información
3. Alteración en la integridad de la información
Manipulación indebida de los datos almacenados en las diferentes aplicaciones que se

encuentran soportadas bajo la plataforma sharepoint, DEBIDO A la interacción con
personal externo e interno de la entidad, GENERANDO cambios en los datos que conlleven
a reportes no acorde a la realidad, los cuales no permitirian contar con información de
apoyo veridicos que permitan la correcta toma de decisiones.
Pérdida de información, de integridad o disponibilidad de la misma, DEBIDO A fallos con el

proveedor de comunicaciones y/o ataques cibernéticos, GENERANDO dificultades en la
prestación de los servicios.
Afectación negativa en la prestación de servicios de TI, DEBIDO A una documentación de

configuracion debil , GENERANDO dificultades en la prestación de los servicios de TI
No realizar oportunamente el mantenimiento de la flota de vehículos, debido a que no se

realizan inspecciones rutinarias a los vehículos o no se reporta a tiempo la necesidad de
mantenimiento preventivo o correctivo para los vehículos, lo que puede ocasionar daños y
falta de operatividad en el uso de los vehículos.
Uso indebido del dinero en efectivo destinado para la Caja Menor DEBIDO A que el
personal a cargo de la Caja menor no garantiza la seguridad de los recursos, lo que PUEDE
OCASIONAR la interrupción del normal desarrollo de los procesos de la Unidad, sanciones
Penales, disciplinarias y fiscales.
Deficiencias en la veracidad y confiabilidad de la información financiera y presupuestal del

FTSP, DEBIDO a fallas en los sistemas de información, procedimientos y/o fallas humanas
en la Fiduprevisora o la UNGRD, LO QUE OCASIONA reprocesos y errores en los estados
financieros exigidos por la banca multilateral, derivando en hallazgos por parte de la
auditoría externa y control interno.
Mejoramiento e implementación de estrategias de socialización PARA QUE el equipo

ejecutor del FTSP conozca y se apropie de formatos y procedimientos CON EL PROPÓSITO
de evitar reprocesos y agilizar la gestión precontractual, contractual y de pagos.
Cambios organizacionales que afecte la permanencia del personal DEBIDO A cambios o

nombramientos, lo que PUEDE GENERAR pérdida de información, conocimiento y la
continua dinámica del proceso, afectando la memoria institucional.
Las capacitaciones de manera virtual ha permitido tener mayor acceso de los colaboradores
a los proceso de formación DEBIDO A a la facilidad de conexión lo que PUEDE OCASIONAR
tener una mayor cobertura del PIC.
Incumplimiento de las normas, estándares y legislación en Seguridad y Salud en el
Trabajo, DEBIDO A las constantes modificaciones, actualizaciones y cambios en la
normatividad aplicable, lo que PUEDE OCASIONAR perjuicios a los colaboradores de la
entidad y posibles sanciones legales por incumplimiento normativo.
Errores en la liquidación de la nómina, seguridad social, parafiscales y liquidación de

prestaciones sociales DEBIDO A la no actualización de novedades mes a mes, reporte
inoportuno de las novedades internas y externas, error al realizar el cargue y verificación de
la información en el software, desconocimiento de nuevas normas. Lo que PUEDE
OCASIONAR pagos erróneos, afectación en el bienester ecónomico de los funcionarios,
incumplimiento en las normas y afectación en el PAC.
Vinculación de personal no idóneo, DEBIDO A la inconsistencia entre el requerimiento y el

perfil establecido para cada función a desempeñar en el cumplimiento de sus obligaciones,
lo que PUEDE OCASIONAR fallas en la prestación de los servicios y requerimientos por
parte de la entidad. Además, incumplimiento en las funciones encomendadas al personal
vinculado. Ocasionando sanciones por parte de los entes de inspección, vigilancia y control,
y demandas de los funcionarios vinculados sin el total de los requisitos.
Incumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas de la UNGRD Y FNGRD en

cuanto a los procesos internos de trámite de comisiones y desplazamientos, DEBIDO A que
los colaboradores no reportan dentro del tiempo establecido las solicitudes y legalizaciones,
lo que PUEDE GENERAR incumplimiento normativo.
Recargo en el valor del tiquete luego de la emisión del mismo, DEBIDO A los cambios de
agenda imprevistos, cancelación de itinerarios, la solicitud de tiquetes en fechas cercanas al
inicio o finalización de la comisión por parte de los funcionarios o contratistas, o por reporte
de datos erróneos, exceptuando las situaciones de emergencias, lo cual PUEDE GENERAR
un incremento en el valor de los tiquetes tanto nacionales como internacionales.
Implementar y mantener actualizada la plataforma de "Mi Unidad Virtual", DEBIDO A las

diferentes solicitudes, información a socializar, gestión de información y trámites internos
de los colaboradores de la UNGRD. Lo que PUEDE GENERAR oportunidad de respuesta y la
socialización permanente y actualizada de información de interés generada desde el GTH.
Mantener la certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la

norma ISO 45001 de 2018 DEBIDO A que se cuenta con un equipo de profesionales que
aportan al desarrollo del sistema lo que PUEDE GENERAR que se cumpla con los
requerimientos y se aumente la productividad y bienestar laboral
Atención inadecuada en situaciones de emergencia, DEBIDO A la falta de desarrollo de

competencias necesarias para el desarrollo de dicha actividad, cambio o renuncia de
Brigadistas lo que PUEDE OCASIONAR fallas en la operación de la brigada de emergencias
en caso de requerirse.
Fortalecer la sostenibilidad, aumentar la productividad y bienestar de los colaboradores

DEBIDO AL cumplimiento de los diferentes componentes del SG-SST lo que PUEDE
OCASIONAR ambientes de trabajo saludables y que cumplan con condiciones de seguridad.
Reportes extemporáneos de AT DEBIDO A desconocimiento del procedimiento
investigación incidentes, accidentes y enfermedades laborales,PUEDE OCASIONAR
sanciones por el incumplimiento del procedimiento para investigación de accidentes.
Ejecución de Programas de Vigilancia Epidemiológicos y entornos saludables DEBIDO A que

se cuenta con profesionales especializados para cada uno de los PVE lo que PUEDE
GENERAR prevenir la aparición de enfermedades laborales
Falta de cobertura por parte de la aseguradora de riesgos laborales DEBIDO AL no reporte

oportuno de la salida a terreno de acuerdo al procedimiento lo que PUEDE GENERAR no
atención oportuna, perdidas económicas y sanciones por incumplimiento de la legislación.
Falta de Identificación y/o actualización de los peligros y riesgos DEBIDO A cambios en los
servicios desarrollados desde los procesos misionales de la entidad o de apoyo, apertura de
sedes y/o situaciones de emergencia , LO QUE PUEDE GENERAR afectaciones en la
integridad de la persona, daños materiales, incumplimiento en la normatividad
Falencias en la estructuración de documentos precontractuales (análisis del sector, estudios

previos, justificación para contratar, pliegos de condiciones, entre otros) DEBIDO A que no
se tiene en cuenta la normatividad jurídica, financiera y técnica vigente aplicable a los
procesos de selección en la Gestión Contractual de la Entidad (UNGRD/FNGRD), lo que
PUEDE GENERAR demoras en el trámite, incumplimento del Plan Anual de Adquisiones -
PAA (sólo para UNGRD), y el no cumplimiento oportuno de las necesidades identificadas
para la respectiva vigencia, derivando en posibles sanciones.
Publicación extemporánea de documentos de los procesos de selección y/o contractuales,

en sus diferentes etapas en la plataforma SECOP DEBIDO A fallas en la misma o demoras en
la entrega de la documentación soporte por parte de las áreas, supervisor encargado o
Fiduprevisora, lo que PUEDE GENERAR que la Unidad incurra en incumplimento legal y se le
impongan sanciones a la entidad.
Celebración indebida de contratos DEBIDO A intereses particulares de las personas
encargadas de desarrollar la actividad contractual, lo que PUEDE GENERAR nulidad del
contrato o del proceso contractual, así como el inicio de investigaciones y sanciones para la
entidad.
Fortalecimiento del conocimiento en temas de contratación Estatal en las diferentes areas

de la Entidad, a traves de capacitaciones en temas contractuales en sus diferentes etapas
para todos los funcionarios, contratistas y supervisores que hacen parte de la
UNGRD/FNGRD.
Bajo nivel gestión de seguimiento de la ejecución presupuestal delegada y otros Fondos

delegados cuya ordenación de gasto ha sido delegada, puede ocasionar inconsistencias en
los reportes financieros internos y externos, reprocesos operativos, incumplimiento de
obligaciones o perjudicar la ejecución presupuestal.
Incumplimiento en los plazos establecidos para la emisión de respuesta a los
requerimientos de los ciudadanos por parte de la entidad, DEBIDO A:
1. Retraso en la entrega de respuestas a las consultas de Segundo Nivel remitidas desde la
Oficina de Atención al Ciudadano a los diferentes procesos.
2. Represamiento de requerimientos y/o picos de atención derivados de la operatividad
propia de la gestión.
3. Falta de información actualizada para atención de consultas de primer nivel. Así mismo,
cuando la entidad genera información institucional relevante que puede ser de interés para
la comunidad, la Oficina de Atención al Ciudadano no es informada al respecto.
4. Incumplimiento del Procedimiento establecido para atención de consultas de segundo
nivel por parte de las dependencias consultadas (remiten la respuesta directamente al
ciudadano y se pierde la trazabilidad de la gestión), lo que PUEDE OCASIONAR acciones
disciplinarias para funcionarios, acciones legales contra la entidad por parte de los
ciudadanos, afectación de la Imagen y credibilidad de la entidad.
5. Falta de personal asignado como apoyo a la Oficina de Atenciòn al Ciudadano, lo que
puede ocasionar disminuciòn en la capacidad de respuesta de la entidad frente a los picos
de atenciòn que se presenten.
6. Incumplimiento en los Procedimientos para gestiòn de respuestas por parte de los
miembros del equipo de trabajo de la oficina de atenciòn al ciudadano.
Este riesgo se compartira con todos los procesos de la UNGRD para que en caso de
materializase se haga responsable el proceso que no cumplio con los tiempos de respuesta
a los requerimientos de los ciudadanos.
Pérdida de información y/o inconsistencias en la trazabilidad de la gestión y respuesta

emitida en la plataforma PQRSD. DEBIDO A:
1. Las dependencias cuando responden consultas de Segundo Nivel no remiten la respuesta
a la Oficina de Atención al Ciudadano sino directamente al ciudadano generando
inconsistencias en el cierre de los requerimientos y afectando la trazabilidad.
2. Errores u omisiones en el diligencimiento de la informaciòn en el Sistema PQRSD por
parte del equipo de trabajo de la Oficina de Atenciòn al Ciudadano.
3. Fallas en la herramienta PQRSD al momento del cargue y/o reporte de la información.
Falla general del Sistema PQRSD DEBIDO A:
1. Falta de actualizaciòn y/o mantenimiento.
2. Falla en los servidores que soportan la operaciòn del sistema.
3. Falla en el suministro de internet.
LO QUE PUEDE OCASIONAR colapso en la operaciòn de los canales de atenciòn al
ciudadano generando afectaciones en la imagen institucional y/o sanciones econòmicas
por acciones legales contra la entidad.
Tener bienes en condicones inadecuasds para su uso DEBIDO AL uso inadecuado y al no
cumplimiento del plan de mantenimiento de la Entidad LO CUAL NOS PUEDE GENERAR
afectaciones economicas de oficina
Falta de articulación y socialización de los procesos de mejora que permitan garantizar las
condiciones apropiadas de funcionamiento y/o uso.
DEBIDO A
No revision de los equipos al momento de la repcecion.
Falta de mantenimiento preventivo y correctivo para el adecuado funcionamiento de los
equipos.
QUE PUEDE GENERAR

Afectaciones economicas y de imagen.
No se cuenta con una herramienta tecnologica logística que permita un adecuado control
de toda la operación, en cuanto a abastecimiento y almacenamiento de equipos y material.
DEBIDO A QUE: La entidad cuenta con un software de control contable pero ese no suple
las necesidades de modo tiempo y lugar de la logistica de emergencia.
QUÉ PUEDE GENERAR: afectaciones economicas y de imagen.
Deficiencia en la distribución, estructura y presencia del personal contratista al interior de

la SMD. DEBIDO A: Fluctuación en la demanda de personal ante eventos de emergencia,
equipos de trabajo insuficientes para la demanda de actividades y productos a entregar.
LO QUE OCASIONA: fallas en la prestación de los servicios y requerimientos por parte de la
subdirección. Además, incumplimiento en las funciones encomendadas al personal
vinculado, ocasionando retrasos en lo procesos.
No poder fortalecer la organización comunitaria en gestión del riesgo de desastres, en los
municipios de la ZAVA, DEBIDO A la baja participación de los líderes comunitarios en los
municipios de Pasto, Nariño y la Florida, lo que PUEDE GENERAR una baja percepción de la
GRD en la parte comunitaria.
Posibilidad de certificar a la entidad en la norma ISO 27001 DEBIDO A que el SGSI cumple
con los requerimientos y controles de dicha norma LO CUAL APORTA al mejoramiento
continuo de la entidad
Accidentes o incidentes viales por prestar el servicio de transporte en la Entidad DEBIDO A

Mala operatividad del vehículo, Imprudencia del conductor, *Fallas mecánicas, Malas
condiciones de las vías, Imprudencia por parte de otros conductores, Condiiones climáticas
lo que PUEDE OCASIONAR demoras en la prestación del servicio, lesiones físicas, pérdidas
materiales.
Bajo nivel de gestión de seguimiento de la ejecución presupuestal relacionada con la
administración del personal que se desempeña en los empleos de la planta de personal de
la UNGRD, puede impactar la planeación presupuestal anual y afectar otras vigencias
presupuestales , así como generar riesgo jurídico en materia laboral para la entidad
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
3-May-22
3. VALORACIÓN DE RIESGO U OPORTUNIDAD

RIESGO INHERENTE
TIPO SUBTIPO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO Eficacia del proceso 1 3
RIESGO_CORRUPCIÓN No aplica. 3 10

OPORTUNIDAD Eficacia del proceso 5 4

RIESGO Percepción del usuario 1 4

Conformidad
OPORTUNIDAD 4 4
producto/servicio
Conformidad
OPORTUNIDAD 3 3
producto/servicio

Conformidad
RIESGO 3 3
producto/servicio
Conformidad
OPORTUNIDAD 5 3
producto/servicio


OPORTUNIDAD Desempeño ambiental 4 3

RIESGO Aspecto ambiental 4 3
Requisitos legales
RIESGO 2 3
ambientales
RIESGO Aspecto ambiental 2 2



RIESGO_CORRUPCIÓN Eficacia del proceso 4 10






Conformidad
RIESGO 2 4
producto/servicio
Conformidad
RIESGO 4 4
producto/servicio
Conformidad
RIESGO 4 4
producto/servicio

ORTUNIDAD
PERFIL RIESGO U
ZONA RIESGO U OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD
12 ZONA RIESGO MODERADA
30 ZONA RIESGO EXTREMA

20 ZONA RIESGO ALTA

16 ZONA RIESGO BAJA

32 ZONA RIESGO ALTA
80 ZONA OPORTUNIDAD EXTREMA

16 ZONA RIESGO ALTA


36 ZONA RIESGO ALTA
36 ZONA OPORTUNIDAD ALTA

48 ZONA RIESGO ALTA
32 ZONA RIESGO ALTA

20 ZONA RIESGO ALTA
32 ZONA RIESGO ALTA
36 ZONA RIESGO ALTA


48 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA
8 ZONA RIESGO BAJA


48 ZONA RIESGO ALTA

16 ZONA RIESGO BAJA
8 ZONA RIESGO BAJA
8 ZONA RIESGO BAJA
48 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA
36 ZONA RIESGO ALTA

20 ZONA RIESGO ALTA
36 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA
12 ZONA OPORTUNIDAD BAJA

16 ZONA RIESGO ALTA
32 ZONA RIESGO ALTA

48 ZONA RIESGO ALTA

40 ZONA RIESGO ALTA
16 ZONA RIESGO BAJA

36 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA

32 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA
4. VALORACIÓN DE CONTROLES
DESCRIPCIÓN CONTROL 1
Entrega y validación de Información
Responsable: jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y periodistas de la OAC.

Periodicidad: a demanda .
Propósito: realizar boletines de prensa para comunicar información mediante correo
electrónico y página web.
Cómo se realiza:
- La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones recibe información de las áreas de la
UNGRD cada vez que se requiera cubrir un evento y/o actividad
- La jefe de la OAC transmite la información a los periodistas designados en la Oficina
Asesora de Comunicaciones para que se redacten los boletines de prensa y se
comunique la información por correo electrónico y página web
- El periodista encargado debe diligenciar el formato de entrega y validación de
información, donde relaciona el tema del boletín, el área que entregó la información,
medio por el cual fue enviada la información y la autorización (firma) de la jefe de la
Oficina de Comunicaciones quien avaló la realización y publicación del boletín de prensa.
Desviación: en caso de que se requiera realizar correcciones en la información, el boletín
es devuelto al periodista para realizar los respectivos cambios, nuevamente es revisado
por la jefe
Entrega de comunicaciones,
y validación quien aprueba el boletín para publicación mediante
de Información.
correo electrónico, WhatsApp o medio físico.
Periodicidad: a demanda.
Propósito: Realizar boletines de prensa para comunicar información mediante correo
electrónico y página web.
Cómo se realiza:
- La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones recibe información de las áreas de la
UNGRD cada vez que se requiera cubrir un evento y/o actividad.
- La jefe de la OAC transmite la información a los periodistas designados en la Oficina
Asesora de Comunicaciones para que se redacten los boletines de prensa y se
comunique la información por correo electrónico y página web.
- El periodista encargado debe diligenciar el formato de entrega y validación de
información, donde relaciona el tema del boletín, el área que entregó la información,
medio por el cual fue enviada la información y la autorización (firma) de la jefe de la
Oficina de Comunicaciones quien avaló la realización y publicación del boletín de prensa.
Desviación: en caso de que se requiera realizar correcciones en la información, el boletín
es devuelto al periodista para realizar los respectivos cambios, nuevamente es revisado
por la jefe de comunicaciones, quien aprueba el boletín para publicación mediante
correo electrónico, WhatsApp o medio físico.
Evidencia: formato de entrega y validación de información – Boletines archivados en
ruta digital destinada por la entidad.
Digitalización de los procesos disciplinarios.
Responsable: profesional especializado responsable del Control Interno Disciplinario.

Periodicidad: por demanda.
Propósito: evitar la pérdida de información vital para el desarrollo del proceso por fuerza
mayor o caso fortuito.
Cómo se realiza: digitalizar los procesos desde la queja hasta el auto de cierre, para
mantener un back up en un servidor el cual tiene carácter de reserva, de todos los
expedientes generados durante cada periodo.
Desviación: en caso de no tener toda la documentación hasta el cierre, el expediente se
va digitalizando a medida que va llegando cada documento hasta completar el
expediente.
Evidencia: los archivos de la copia de seguridad en la ruta del servidor Y:\DISCIPLINARIOS
EXPEDIENTES.
Verificación del estado de los procesos disciplinarios

Propósito: evitar el vencimiento de los procesos disciplinarios.
Cómo se realiza: verifica el estado de procesos disciplinarios en un cuadro de Excel que
consolida la información para generar alertas que permitan medir, controlar y tener
datos actualizados de los expedientes.
Desviación: la falta de revisiones periódicas a los expedientes disciplinarios para
establecer los términos de ley podría ocasionar, prescripción de la acción disciplinaria.
Evidencia: ruta del servidor: \\172.16.10.147\servidorj\PROCESOSES
Aplicación del Código de Ética.

Periodicidad: anualmente.
Propósito: aplicar el código de ética de la UNGRD establecido para todos los funcionarios
de la entidad, para la comprensión de esta normativa en cuanto a los derechos, deberes
y obligaciones de los servidores públicos con el fin de realizar jornadas de socialización.
Desviación: en caso de observar que los funcionarios públicos infrinjan la norma, se
iniciaran los procesos de investigación respectivos.
Evidencia: la evidencia se ve reflejada en las jornadas de socialización que se programen
en la entidad.
Ejecución del cronograma de actividades de Gestión Financiera.
Responsable: contador UNGRD.

Periodicidad: mensual.
Propósito: generar estados financieros que reflejen la realidad de la entidad a partir de
que las diferentes áreas reporten la información oportuna y veráz.
Cómo: seguimiento del cronograma de actividades de gestión financiera.
Desviación: de presentarse observaciones se realiza la notificación formal o por correo
electrónico para modificar las acciones respectivas.
Evidencia: Cronograma de Actividades de Gestión Financiera.
Conciliación Bienes Muebles e Inmuebles.

Propósito: encontrar diferencias a través de los reportes y formatos establecidos en el
área y de esta manera realizar.
Cómo: se establecen de acuerdo al reporte del subproceso gestión de bienes muebles e
inmuebles y el proceso gestión financiera.
Desviación: de presentarse observaciones, se realizan las verificaciones, ajustes que a
haya lugar, a fin de mitigar el riesgo.
Evidencia: conciliación Bienes Muebles e Inmuebles.
Alerta Ejecución PAC.
Responsable: Perfil pagador

Propósito: informar a las áreas el valor ejecutado vs el valor solicitado.
Cómo: se realiza la consulta en SIIF Nación del reporte de ejecución de PAC; por cada
objeto de gasto, y se notifica mediante correo electrónico a las áreas correspondientes.
Desviación: solicitud de justificación de las áreas de manera escrita para establecer la no
ejecución de los recursos.
Evidencia: actas de consolidación de PAC, valores pendientes por ejecutar e informe de
ejecución del PAC.
Arqueo de las Cajas Menores.
Responsable: contratista contable.

Periodicidad: sopresivamente
Propósito: verificar si se presentan diferencias entre lo contabilizado y lo que reposa en
los documentos de legalización.
Cómo: se realiza cruce con el reporte del SIIF, los soportes de cada cuentadante y las
cuentas bancarias, mediante formato de arqueo de cajas menores.
Desviación: en caso de inconsistencias, se dejan las observaciones respectivas en el
formato de arqueo de cajas menores.
Evidencia: el arqueo de cajas menores.
Distribución Presupuestal con Austeridad.
Responsable: profesional de Presupuesto.

Periodicidad: semestral.
Propósito: verificar que los recursos sean ejecutados de manera correcta.
Cómo: se verifica la distribución presupuestal enviada entre el Grupo de Apoyo
Administrativo vs el catálogo de clasificación presupuestal.
Desviación: en caso de encontrar una inconsistencia, se solicita al GAA la modificación,
mediante correo electrónico para realizar el posterior traslado presupuestal.
Evidencia: distribución presupuestal con austeridad.
Seguimiento de procesos judiciales
Responsable: profesional contratista asignado por el jefe de la OAJ.

Periodicidad: diario.
Propósito: contar con los procesos judiciales actualizados y generar alertas para atender
cada una de las actuaciones en los términos de ley.
Cómo se realiza: seguimiento a cada uno de los procesos judiciales y sus actuaciones en
la base de datos "SEGUIMIENTO PROCESOS JUDICIALES UNGRD_semaforo", así como en
la base de datos "AUDIENCIAS JUDICIALES" dispuestas en drive; en caso de ser necesario
generar alertas de manera escrita.
Desviación: recordar al responsable la actualización de las bases de datos verbal o
escrito.
Evidencia: base de datos "SEGUIMIENTO PROCESOS JUDICIALES UNGRD_semaforo"
actualizada. Base de datos "AUDIENCIAS JUDICIALES" actualizada. Alertas generadas.
Seguimiento, cargue, actualización del Sistema eKOGUI
Responsable: profesional asignado por el jefe de la OAJ.

Propósito: verificar que el Sistema Único de gestión e información litigiosa del Estado –
eKOGUI cuente con la información completa y actualizada.
Cómo se realiza: realizar el seguimiento al cargue y actualización de la información que
debe reposar en el Sistema Único de gestión e información litigiosa del Estado – eKOGUI,
a través de una revisión por medio de un cuadro de control en el cual se registran los
procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales que ingresan y se terminan, así como
las actuaciones desplegadas en cada uno de los procesos judiciales.
Desviación: generación de alertas escritas a los responsables de la actualización.
Evidencia: seguimiento realizado en el cuadro de control y los correos electrónicos
enviados a losalresponsables
Seguimiento con la información
plan de capacitación faltante requerida.
para el aprovechamiento de las plataformas
digitales.
Responsable: profesional designado por el jefe de la OAJ.

Propósito: mejorar la defensa de los intereses de la entidad por medio del cumplimiento
del plan de capacitación.
Cómo se realiza: programación de capacitaciones y cursos al interior de la Oficina
Asesora Jurídica a los apoderados, respecto a los temas requeridos para ejercer la
defensa judicial acordes a la misión de la UNGRD, una vez programado se realiza
seguimiento al cumplimiento del plan de capacitación semestralmente.
Seguimiento al plan para la elaboración de las mesas de estudios jurídicos.

Propósito: lograr un entendimiento generalizado de las fallas y/o aciertos de la defensa y
tomar decisiones que contribuyan a la mejora de la defensa judicial de la UNGRD.
Cómo se realiza: programación de las mesas de estudios jurídicos al interior de la Oficina
Asesora Jurídica, una vez programada se realiza seguimiento al cumplimiento del plan
para la elaboración de las mesas de estudios jurídicos semestralmente.
Revisión jurídica
Responsable: jefe de la OAJ.

Periodicidad: cada vez que se requiera.
Propósito: identificar si se está aplicando la línea de defensa judicial definida para que
no se vea afectada por intereses particulares.
Cómo se realiza: realizar una revisión jurídica cada vez que un apoderado requiera
desplegar una actuación frente a un proceso judicial adelantado en defensa de la
entidad, a través de una revisión completa del documento en el Sistema de
Correspondencia de la entidad.
Desviación: regresar al apoderado para que realice las modificaciones pertinentes, una
vez se realizan las modificaciones el jefe de la OAJ realiza la revisión final del documento
Seguimiento bimestral
para su aprobación al Plan de Acción.
y envío.
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional asignado
responsable del seguimiento del Plan de Acción y profesionales que tienen a cargo el
desarrollo de actividades en dicho plan.
Periodicidad: bimestral.
Propósito: verificar los avances y el cumplimiento de las actividades establecidas en el
plan de acción.
Cómo se realiza: se verifica el avance y cumplimiento de las actividades del Plan de
Acción del proceso de Reducción del Riesgo.
Desviación: en lo referente a las actividades relacionadas en el plan de acción, se puede
presentar desviación por la falta de asignación de recursos o por declaratorias de
emergencias que impidan desarrollar las actividades.
Evidencia: archivo de Excel que se envía a la Oficina de Planeación e Información
(Proceso de Planeación Estratégica) con el seguimiento y avance de las actividades
establecidas en el Plan de Acción y el respectivo correo remitido a la OAPI. Los soportes
de las actividades de dicho plan, se encuentran en la ruta establecida por la OCI.
En articulación con la OAPI, efectuar el seguimiento de las actividades enmarcadas en la
Reducción del Riesgo y que se encuentren a cargo del proceso de Reduccion del Riesgo a
través del Formato Ficha de Seguimiento de Proyectos PNGRD.
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional asignado
responsable del seguimiento de la ejecución del PNGRD y profesionales que tienen a
cargo el seguimiento al cumplimiento de las actividades y/o proyectos establecidos en el
componente programático del PNGRD, así como de las actividades de la actualización.
Periodicidad: Semestral.
Propósito: verificar los avances y el cumplimiento de las actividades enmarcadas en la
Reducción del Riesgos, establecidas en el PNGRD.
Cómo se realiza: se verifica el avance y cumplimiento de los proyectos y/o actividades
establecidos en el PNGRD a cargo del proceso de Reducción.
Desviación: el Subdirector de Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email-
correo, etc.) para dar cumplimiento a la actividad.
Evidencia: formato ficha de seguimiento que se envía a la Oficina de Planeación e
información (Proceso de Planeación Estratégica) con el seguimiento de proyectos del
PNGRD. Asistencia a las sesiones que programe la OAPI con los sectores, en donde se
presentan los avances y seguimientos
Aplicativo del Banco de Proyectos, Asesorías técnicas, designación de equipos

multidisciplinarios para evaluación de proyectos.
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional designado por el
subdirector para realizar la actividad articuladamente con el Grupo de Infraestructura
Tecnológica y el equipo de profesionales designados por el subdirector que tienen a
cargo la evaluación de proyectos allegados por las entidades territoriales y demás
entidades del SNGRD.
Periodicidad: Cuatrimestral.
Propósito: verificar las restricciones del aplicativo de Banco de Proyectos solicitando al
Grupo de Infraestructura Tecnológica que únicamente tengan acceso los profesionales
del Grupo de Banco de Proyectos designados por el Subdirector de Reducción. Así
mismo, solicitar a los delegados que visitan la UNGRD, la autorización del Alcalde o
Gobernador para poder brindar información referente a un proyecto.
Cómo se realiza: con la terminación de los contratos que surten en forma semestral,
verificación del aplicativo de Banco de Proyectos conjuntamente con el Equipo de
Infraestructura Tecnológica y solicitando quienes deben tener acceso. Para las
Asistencias Técnicas solamente se efectuará si cuentan con la autorización
correspondiente.
Desviación: que no se realice el debido control en articulación con el Grupo de
Infraestructura Tecnológica, para lo cual el Subdirector de Reducción realizará
comunicación verbal o escrita (email- correo, etc.) para dar cumplimiento a la actividad.
Evidencia: correos electrónicos de solicitud y/o archivo de Excel que se envía al Grupo de
Infraestructura Tecnológica para el debido bloqueo de los profesionales que ya no
tendrán a cargo la actividad de evaluar proyectos.
Responsable: Equipo de preparativos - CI
Periodicidad: Bimestral
Propósito: Cumplimiento de las metas con la finalidad cde los procesos vinculantes
Cómo se realiza:medios de notificacion un proceso de trazabilidad.
Desviación:
Evidencia: trazabilida y reportes de las diferentes acciones
Responsable: Equipos SMD

Periodicidad: Bimensual
Propósito: estandarizacion de reportes de informacion
Cómo se realiza:Procesos internos de cada equipo de la SMD
Desviación:
Evidencia: Cumplimiento en el reporte de informacion de datos confiables y trazabilidad
de solicitud Equipos SMD
Responsable:
Propósito: Articulación de los procesos
Cómo se realiza: Articulación de los procesos internos de cada equipo de la SMD
Desviación:
Evidencia: Cumplimiento en los productos e informes requeridos y trazabilidad de
solicitud
Responsable: Equipo de Gestión Terroitorialy prfesionales de la SMD en comisión

Periodicidad: Seguimiento mensual de las actividades desarrolladas en el marco de la
emergencia o de las actividads de reporte
Propósito: Buscar el acompañamiento, reporte y gestión
Cómo se realiza: Por medio de solicitud por canales de información oficial.
Desviación:
Evidencia:
Responsable: Equipo de presparativos

Periodicidad: Mensula
Propósito:Buscar la aprobacion por los miniterios
Cómo se realiza:Por mesas de trabajo en los diferentes sectores
Desviación:
Evidencia: los documentos y protocolos ajustados y demas trazabilidad correspondiente
Respuesta de las dependencias
Responsable: el profesional de planeación estratégica asignado.

Periodicidad: anual
Propósito: identificar y cubrir las necesidades presupuestales
Cómo se realiza: se hace seguimiento a las respuestas de las dependencias sobre la
solicitud de las necesidades presupuestales para la siguiente vigencia, el cual debe estar
validado y firmado por el líder (jefe, coordinador) conforme al procedimiento PR-1300-
PE-03_5
Desviación: se reitera la solicitud por escrito.
Reporte de avance a las actividades ejecutadas en marco del plan de acción vigente

Propósito: realizar seguimiento a las actividades en marco de la ejecución del plan de
acción.
Cómo se realiza: se gestiona el envío del correo electrónico acorde a la directriz del jefe
de planeación como mínimo 5 días antes de cumplir cada periodo bimestral, con el fin de
que la solicitud oficial de seguimiento sea recibida por cada jefe de las dependencias de
la entidad. Posterior a dicha solicitud, el encargado del seguimiento al plan de acción
Seguimiento al PNGRD
Responsable: Equipo de profesionales de la OAPI asignados para el seguimiento.
Periodicidad: cada semestre.
Propósito: reportar los avances del PNGRD .
Cómo se realiza: se realiza seguimiento a las entidades territoriales y sectoriales a través
de reuniones presenciales, comunicaciones (WhatsApp y correo electrónico con el
seguimiento a través del formato FR-1300-PE-09_01).
Desviación: en caso de no recibir la información de alguna entidad, se reiterar la
solicitud.
Evidencia: Inicialmente, el reporte se recibe al correo
pngrd.sdg@gestiondelriesgo.gov.co, donde posteriormente cada 24 de febrero y 24 de
agosto se publica en el micrositio web
http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/Plan-Nacional-de-Gestion-del-Riesgo.aspx
el Informe de Seguimiento del PNGRD donde se evidencia el reporte de avances de cada
sector y territorio. Así mismo, dichos Informes son socializados semestralmente donde
se deja la constancia de participación de los diferentes actores.
Seguimiento al Plan Estratégico y Plan de Acción de la UNGRD.
Responsable: líder SIPLAG de la Dirección General.

Periodicidad: cuatrimestral.
Propósito: revisar que se están desarrollando las acciones establecidas en los planes de
Acción y Estratégico de la Entidad.
Cómo se realiza: mediante correo electrónico se solicita a la Oficina Asesora de
Planeación los informes de los seguimientos al Plan de Acción y al Plan Estratégico
aplicables en el cuatrimestre a evaluar.
Desviación: en caso de no contar con los insumos para realizar la revisión, se realiza la
solicitud, mediante correo electrónico o de manera verbal.
Evidencia: email recibidos con insumo y correo de revisión y aprobación.
Seguimiento a los productos generados en las reuniones de los Comités Nacionales y

Comisiones Asesoras de Gestión del Riesgo de Desastres.
Responsable: líder SIPLAG de la Dirección General .

Propósito: revisar que se estén llevado a cabo de manera periódica las reuniones de los
Comités Nacionales y sus comisiones asesoras y que producto del trabajo desarrollado
allí se generen resultados que representen la gestión interinstitucional.
Cómo se realiza: mediante correo electrónico se solicita a los Subdirecciones Misionales
información de las reuniones de los Comités Nacionales y de sus comisiones Asesoras
Seguimiento alcuatrimestre
aplicable en el Plan de Acción y Plan Anual de Adquisiciones de la Unidad.
a evaluar.
Propósito: revisar que se están desarrollando las acciones establecidas en el Plan de
Acción y Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad con la aplicación de los mecanismos
de control.
Cómo se realiza: mediante correo electrónico se solicita a la Oficina Asesora de
Planeación
Seguimientoy yalactualización
Grupo de Apoyo Administrativa
de actividades los insumos para realizar la revisión.
programadas
Responsable: los responsables de la ejecución de los proyectos.

Periodicidad: cuatrimestral
Propósito: informar a los funcionarios de las entidades territoriales sobre la ejecución del
proyecto e incorporar acciones que conlleven a implementar procesos virtuales.
Cómo se realiza: los responsables del proyecto realizar la divulgación del objetivo de la
actividad, a través de reuniones, talleres, capacitaciones, entre otros.
Responsable: los responsables de la ejecución de los eventos
Periodicidad: mensual
Propósito: Difundir e intercambiar conocimientos, los cuales contribuirán a una mejor
percepción y a la generación de conciencia ante los riesgos de desastres.
Cómo se realiza: La serie de eventos se realiza mediante transmisiones por el canal de
YouTube de la UNGRD.
Evidencia: todos los soportes del proceso de ejecución de los eventos que correspondan.
Seguimiento al PAAGI.
Responsable: El profesional designado y/o Jefe de la Oficina de Control Interno.

Periodicidad: de acuerdo a la fecha programada en el PAAGI.
Propósito: cumplir con las actividades definidas y aprobadas en el PAAGI.
Cómo se realiza: se planea la auditoria o el seguimiento, se solicita información
(evidencias), se realiza el seguimiento y evaluación, se elabora el informe, se envía el
informe final al representante legal con copia a los miembros del Comité Institucional de
Coordinación de Control Interno - CICCI y a los líderes de los procesos evaluados a través
de comunicación interna y se publica en las fechas establecidas en el PAAGI en la página
web de la entidad. Se lleva control de su ejecución en el PAAGI.
Desviación:
* En caso de que haya incumplimiento en la entrega de la información (evidencias) por
parte de los procesos, se notificará nuevamente por correo electrónico, si no se obtiene
respuesta, se dejará la observación dentro del informe a liberar.
* En caso de que el incumplimiento se de por falta de personal, se presentará
nuevamente el PAAGI en el seno del Comité Institucional de Control Interno para los
correspondientes ajustes.
Evidencia:
* Ruta donde son cargados los diferentes informes de la OCI
* Correo electrónico enviado a las áreas para recordar el cargue de las evidencias (en
caso de reiteración).
* PAAGI actualizado.
* Acta CICCI (solo si se presentan modificaciones en el PAAGI).
Actualización normativa.
Responsable: Jefe de la Oficina de Control Interno o quien este designe.

Periodicidad: permanente
Propósito: obtener las últimas disposiciones o lineamientos definidos por las entidades
que intervienen en el Sistema de Control Interno de las entidades del orden nacional.
Cómo se realiza: verificando en las páginas web de la CGR, DAFP, CGN, ANDJE, Derecho
de autor, Presidencia de la República, entre otras, las actualizaciones normativas para su
actualización en nuestro normograma.
Desviación: se revisa el normograma y de encontrarse información desactualizada se
procede a su actualización.
Evidencia: normograma.
Seguimiento a las actividades desarrolladas por el equipo auditor.
Responsable: Jefe de la Oficina de Control Interno.

Periodicidad: quincenalmente.
Propósito: determina el avance de las actividades, valida las dificultades que se han
presentado en el ejercicio de la auditoria y verifica los hallazgos u observaciones
presentados en los informes.
Cómo se realiza: El jefe de la OCI, debe acompañar y hacer seguimiento a las diferentes
actividades adelantadas por el equipo auditor de la Oficina de Control Interno.
Desviación: en caso de llegar a detectarse situaciones que deban ser puestas en
conocimiento de los organismos de control, se procede a dar cumplimiento a las
disposiciones legales aplicables a todo servidor público frente a la detección de
presuntos hechos de corrupción, lo anterior con el fin de evitar que se materialicen
riesgos de corrupción asociados a los procesos. En caso de llegar a detectarse situaciones
que no se han puesto en conocimiento de los organismos de Control se procede a
informar al representante legal y se procede conforme la ley lo dispone.
Evidencia:
*Acta y lista de asistencia de las reuniones de seguimiento de la OCI.
*Denuncias presentadas ante los organismos de control (en caso de presentarse).
Verificación de páginas web de entidades del SCI.

Periodicidad: de acuerdo a los cambios normativos.
Propósito: obtener las últimas disposiciones o lineamientos definidos por las entidades
que intervienen en el Sistema de Control Interno de las entidades del orden nacional.
Cómo se realiza: verificando en las páginas web de la CGR, DAFP, CGN, ANDJE, Derecho
de autor, Presidencia de la República, entre otras, las actualizaciones normativas para su
actualización en nuestro normograma.
Desviación: se revisa el normograma y de encontrarse información desactualizada se
procede a su actualización.
Documentación de las actividades y productos realizados por el proceso.
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, el profesional

asignado referente para tema, profesionales de las áreas misionales.
Periodicidad: cada vez que se genere una actividad o proceso de Cooperación
Internacional o Relacionamiento Internacional.
Propósito: Garantizar el registro documental de las actividades y productos realizados en
el marco del proceso en aras de evitar fuga de información.
Cómo se realiza: generar reuniones internas con los profesionales asignados en Grupo
de Cooperación Internacional y llevar control de documentacion guardada en la carpeta
compartida asignada para el proceso.
Desviación: Generación de una base de datos con los actores estratégicos para el Grupo
de Cooperación Internacional y solicitud de los backup de los funcionarios y contratistas
salientes.
Evidencia: Carpeta
Aplicación del compartida
PROTOCOLO del Grupo de Cooperqación
DE DONACIONES Internacional.
INTERNACIONALES ANTE SITUACIONES DE
EMERGENCIA-DESASTRES QUE REQUIEREN COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Responsable: el profesional asignado para hacer el trámite de donaciones

internacionales del Grupo de Cooperación Internacional.
Periodicidad: cada vez que se demande, acepte o se ofrezca una donación internacional.
Propósito: finalizar efectivamente el proceso de donación internacional para el beneficio
de afectados y damnificados por una emergencia, o fortalecer el SNGRD.
Cómo se realiza: a través de la aplicación de la Guía del Protocolo de Donaciones
Internacionales PT-1602CI-01 y generando las actas correspondientes de recibo y
entrega de donaciones.
Desviación: llevar a cabo un informe interno de la realización del proceso de donación
internacional.
Evidencia: acta de entrega y recibo de donaciones, Informe externo de donación al
cooperante internacional.
Envío oportuno de información asociada a las convocatorias
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, profesional asignado

en GCI, profesionales encargados de Comisiones Internacionales en GCI.
Periodicidad: cada vez que se comunique una convocatoria a la UNGRD.
Propósito: contar con la designación del candidato según solicitud del actor externo,
para asistir al evento, en los tiempos previstos.
Cómo se realiza: Enviar la información completa y de manera asertiva a las áreas
competentes en los tiempos previstos, basado en el envío oportuno de los documentos
por el actor externo, para atender el evento.
Articulación de instrumentos de priorización
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional y profesional

asignado en el Grupo de Cooperación Internacional.
Periodicidad: cada vez que se genere una convocatoria internacional de proyectos y se
formule un proyecto.
Propósito: articular adecuadamente de los instrumentos de priorización del SNGRD y la
Nación: PNGRD-PECI-Ley 1523/2012 y PND vigentes, donde se analizan las prioridades
de oferta y demanda para la gestión de recursos de cooperación internacional.
Cómo se realiza: analizar las prioridades contenidas en el PECI o sus homólogos, así
como de los instrumentos de priorización del SNGRD y de la Nación por parte del Grupo
de Cooperación Internacional.
Desviación: Comunicación interna a la Dirección General, a la Secretaría General y a la
área asignada para informar de lo ocurrido con la convocatoria.
Evidencia: documento o correo electrónico de priorización.
Coordinacion para la respuesta oportuna de las lineas estrategica
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, profesional asignado

en GCI, profesionales e de los lineamientos estrategicos en GCI.
Periodicidad: Depende de la demanda de la UNGRD.
Propósito: Desarrollo adecuado de las lineas estrategicas de cooperacion y
relacionamiento internacional.
Cómo se realiza: Reuniones donde se coordine el desarrollo a las respuesta oportuna a
las emergencias mencionadas
Desviación: comunicación interna a la Dirección General, a la Secretaría General y a la
área asignada para atender el evento de lo ocurrido con la emergencia.
Evidencia: Comites de Donaciones, Correos y planeacion.
Seguimiento al Plan de Gestión de Carbono Neutro
Responsable: líder del Sistema de Gestión Ambiental.

Periodicidad: semestral
Propósito: lograr cumplir los requerimientos establecidos para que la entidad pueda
mantener la certificacación de carbono neutro.
Cómo se realiza: recopilar los datos de los alcances 1,2 y 3 establecidos en el GHG
Protocol. Además de verificar las medidas establecidad en la compensación ambiental.
Se consolida en el registro de datos inventario GEI, que se dispone en el servidor de
planeación Documentos de apoyo/siplag/gestion ambiental/carbono neutro.
Desviación: No contar con los recursos humanos y financieros para lograr llevar acabo el
cálculo.
Evidencia: seguimiento al plan de gestión de carbono neutro (en el servidor de
planeación: Documentos de apoyo/siplag/gestion ambiental/carbono neutro.)
Reuniones de líderes SIPLAG y ECOSIPLAG.
Responsable: equipo SIPLAG.

Propósito: comunicar, aplicar y/o controlar las acciones y políticas que se estén
trabajando para el sistema.
Cómo se realiza: mediante reuniones con los líderes SIPLAG y ECOSIPLAG, que deben
realizar la reunión en su dependencia con participación del jefe de área en los que se
hace seguimiento a acciones que aseguran el mantenimiento y mejora del SIPLAG.
Desviación: se hace seguimiento y se envía correo electrónico al líder SIPLAG con la
información presentada en las reuniones.
Evidencia: acta de la reunión bimestral y las actas de socialización de los líderes SIPLAG
en sus dependencias.
Asistencia técnica de carácter ambiental.
Responsable: Líder del Sistema de Gestión Ambiental.

Propósito: dar asistencia a los requerimientos ambientales relacionados a los procesos
de contratación de proveedores que requieran cumplimiento ambiental en la entidad.
Cómo se realiza: una vez se haga la solicitud por la dependencia y/o supervisor de
contrato correspondiente, a través de correo electrónico, se les da respuesta a las
inquietudes presentadas en materia de cumplimiento ambiental.
Desviación: en caso de no recibir requerimientos se solicita los tipos de controles a los
contratos que apliquen temas ambientales.
Evidencia: correo electrónico de respuesta a la solicitud y/o asitencia a mesas tecnicas
de seguimiento.
Evaluación del cumplimiento legal ambiental.

Periodicidad: cada vez que se requiera o semestral.
Propósito: evaluar el cumplimiento actual de cada una de los requerimientos según su
nivel de aplicabilidad en correspondencia a la UNGRD.
Cómo se realiza: verificando las publicaciones de la normatividad emitida a nivel
internacional, nacional, territorial o internas que apliquen.
Desviación: por medio de los resultados de auditoría o por requerimientos (Oficina de
Control Interno, Contraloría, organismo certificador).
Evidencia: consolidado de la Matriz Legal Ambiental (FR-1300-SIPG-03) cargada en
Neogestion.
Presentación de información ante el Comité de Gestión y Desempeño

Responsable: administradores del Siplag.
Periodicidad: 4 veces al año.
Propósito: realizar seguimiento, revisar y comunicar información del estado del sistema
integrado.
Cómo se realiza: presentación de información relacionada con el Siplag a los miembros
del comité para su conocimiento, toma de decisión, verificación de cumplimiento o
aprobación.
Desviación: en caso de presentarse información errónea, se verifica y se ajusta la
información.
Evidencia: acta de la reunión del comité.
Programa de Inspecciones Planeadas.
Responsable: líder a cargo del Sistema de Gestión Ambiental (SGA).

Propósito: realizar inspecciones a las instalaciones de la UNGRD, con el fin de identificar,
evitar, minimizar, corregir y controlar posibles aspectos ambientales que afecten el
medio ambiente.
Cómo se realiza: mediante inspecciones planeadas de carácter ambiental según el
programa PRO-1300-SIPG-05, en seguimiento y cumplimiento de los programas
ambientales vigentes.
Desviación: en caso de no realizar las inspecciones planeadas se procederá comunicaran
por medio de correo electrónico los cambios en los procesos que puedan modificar la
Verificación
evaluación defísica de losambientales.
aspectos bienes y actualización de inventarios.
Responsable: Profesional responsable del Subproceso de Gestión Bienes Muebles e

Inmuebles.
Periodicidad: Según las fechas establecidas en el Cronograma de inventarios y cuando se
requiera.
Propósito: Administrar y controlar los bienes de propiedad de la Entidad, con el fin de
garantizar la oportuna atención de los clientes internos de la UNGRD.
Cómo: Verificación física de los bienes asignados a los diferentes funcionarios y
contratistas de la UNGRD, generación de comprobantes de movimiento en el aplicativo
de inventarios, cartas de responsabilidad y firma del formato general de inventarios
generado por el aplicativo.
Desviaciones: Levantamiento de inventarios.
Registro adecuado de las entradas, salidas, reintegros y traslados de bienes a través del
Aplicativo de Inventarios de la Entidad.
Responsable: Personal del subproceso de Gestión Bienes Muebles e Inmuebles.

Periodicidad: Cuando se requiera.
Propósito: Actualizar y realizar las asignaciones que se requieran con el fin de mantener
los bienes bajo la custodia de los usuarios responsables.
Cómo: Generación de movimientos en el aplicativo de inventarios Know IT.
Desviaciones: Desactualización de los responsables de inventario.
Evidencia: Comprobantes de movimientos firmados por los usuarios responsables de los
bienes.
Verificar documentación en SIGOB
Responsable: profesional líder del subproceso gestión documental y el administrador de

la herramienta SIGOB.
Propósito: verificar que los documentos cargados en la herramienta coincidan con los
elaborados y tramitados.
Cómo: a través del sistema de correspondencia SIGOB se verificará un mínimo de 20 de
documentos.
Desviaciones: realizar la recomendación al responsable de la comunicación para
entregar el documento final.
Evidencia: registro en Excel de las verificaciones de los documentos.
Prevención ante la pérdida o alteración de documentos.
Responsable: profesional líder del subproceso gestión documental y el persona

encargada del prestamos y consulta de documentos.
Propósito: prevenir la pérdida o alteración de los expedientes.
Como: a través de formato de consulta y préstamo de expedientes (FR-1603-GD-04).
Desviaciones: envío correo electrónico solicitando la devolución o renovación de la fecha
de préstamo.
Evidencias: registro de consulta y préstamo de expedientes (FR-1603-GD-04), el cual se
encuentra en físico y digital.
Seguimiento a los proyectos de infraestructura
Responsable: Profesionales designados por el Subdirector General

Periodicidad: Quincenal
Propósito: Verificar que se esten llevando a cabo los avances programados de los
proyectos
Cómo se realiza: Mediante comunicación con los líderes de cada área para el reporte de
la matriz de seguimiento a proyectos, la cual se plasma en el siguiente enlace
https://drive.google.com/drive/folders/1t6ACCxc45sgXOPXfJGwV7Etmuw_o1FFm
Desviación: Presentación de información incompleta o inconsistente
Evidencia: Matriz Seguimiento a proyectos de infraestructura
Seguimiento a la matriz de trámites a cargo de la SDG
Responsable: profesionales asignados por la Subdirección General

Periodicidad: Semanal
Propósito: Contar con una revisión de carácter integral sobre el cumplimiento de las
obligaciones que derivan en los desembolsos solicitados.
Cómo se realiza: Cada profesional realiza un verificación de los documentos anexos que
soportan cada solicitud, con el fin de analizar si esta es procedente o no, para la cual se
registra en el siguiente enlace
https://docs.google.com/spreadsheets/d/13rHwcA4Cyjg4izF78__sIckdDgVFhVc9/edit?
rtpof=true
Desviación: En caso de no contar con la totalidad de insumos necesarios para su
revisión, o que estos presenten inconsistencias, se realizan las respectivas solicitudes de
aclaración al supervisor del contrato.
Evidencia: Matriz de seguimiento de trámites a cargo de la SDG
Sistema de Copias de Seguridad.
Responsable: Profesional a cargo del seguimiento a los BackUp

Periodicidad: semanal, mensual, anual según la parametrización de la política de copias
de seguridad.
Propósito: contar con sistemas de respaldo de información disponible en caso de
pérdida o eliminación de información.
Cómo se realiza: mediante la utilización de la herramienta Networker se crean las
diferentes políticas de copiado y se almacena en un dispositivo de almacenamiento de
copias llamado DATA DOMAIN.
Desviación: puede presentarse que algunas políticas de la seguridad sean cambiadas o
modificadas en la periodicidad para realizar las copias de la información, lo anterior
debido a falta de capacidad de almacenamiento del hardware de copias.
Evidencia: Log de copias de seguridad, indicador de gestión (Ejecución de copias de
Seguridad).
Análisis de vulnerabilidades.
Responsable: Supervisor del contrato de análisis de vulnerabilidadesy ethical hacking.

Periodicidad: Anual.
Propósito: Identificar las posibles vulnerabilidades que se presenten en los diferentes
sistemas y equipos de red de la UNGRD.
Cómo se realiza: Mediante la contratación de un tercero para la realización de análisis
de vulnerabilidades de la infraestructura y servicios tecnológicos.
Desviación: Utilizar herramientas tecnológicas para detección de vulnerabilidades y
aplicación de parches o actualizaciones emitidas por los fabricantes.
Evidencia: Informe de análisis de vulnerabilidades.
Asignación y configuración de acceso a usuarios.
Responsable: profesional encargado de la administración de la plataforma SharePoint.

Propósito: controlar el acceso a la información contenida en la plataforma de
SharePoint.
Cómo se realiza: mediante la asignación de usuarios y configuración de accesos de
acuerdo a los requerimientos de las aplicaciones, con previa solicitud del administrador
funcional de la herramienta.
Desviación: reiteración de que la solicitud se debe realizar por correo electrónico y/o de
manera oficial.
Reportes de BackUps.
Responsable: profesional a cargo del seguimiento a los BackUp a bases de datos.

Propósito: validar los registros de respaldo de información de la UNGRD.
Cómo se realiza: se solicita al proceso de Infraestructura Tecnológica los reportes de
generación de BackUps requeridos.
Desviación: en caso de evidenciar alguna inconsistencia en los reportes BackUp o en
caso de evidenciar
Actualizacion que hace falta la generación de BackUp
de manuales/procedimientos/protocolos . de algun periodo en
específico, se reitera la solicitud a Infraestructura Tecnológica.
Responsable: Grupo de GTI
Periodicidad: Por demanda
Propósito: Mantener actualizados los procedimientos operativos y manuales de
configuración de los equipos y sistemas de información de la entidad
Seguimiento Mantenimiento de Vehículos
Responsable: profesional contratista asignado por el jefe del GAA
Propósito: controlar el uso y mantenimiento de los vehículos.
Cómo se realiza: seguimiento a cada uno de los vehículos a cargo de los conductores a
través del formato FR-1603-SA-21 Formato de Inspección de Seguridad para Vehículos.
Evidencia: FR-1603-SA-21 Formato de Inspección de Seguridad para Vehículos.
Seguimiento legalizacion de recursos
Responsable: profesional responsable de la caja menor.
Periodicidad: semanal.
Propósito: seguimiento y trazabilidad a la legaizacion de los recursos.
Cómo se realiza: diligenciamiento del formato FR-1603-SA-09 de acuerdo a las
solicitudes de los recursos donde se encuentra la lista de chequeo.
Evidencia: Formato FR-1603-SA-09.
Responsable: Líder Financiero FTSP

Propósito: controlar y hacer seguimiento a los reportes emitidos por el software de
Fiduprevisora
Cómo se realiza: conciliación bancaria (relación de pagos Peoplesoft vs. extractos
bancarios) y conciliación presupuestal (estado de presupuesto e informes de CDP's y
CRP's de Peoplesoft vs. control presupuestal equipo financiero)
Desviación: notificación de inconsistencias a Fiduprevisora o UNGRD. Si se convierte en
una situación recurrente, será revisado en el marco del Comité Fiduciario.
Evidencia: conciliación bancaria (Excel) y reporte de ejecución presupuestal (Excel)
Responsable: Líder de planeación y seguimiento FTSP

Periodicidad: Semestral
Propósito: capacitar al personal sobre procesos particulares que aplican al FTSP según
los procedimientos, guías y formatos establecidos.
Cómo se realiza: Jornada de inducción - reinducción o correo electrónico (instructivo).
Evidencia: registro de asistencia o correo electrónico con instructivo.
Informes de entrega de los funcionarios de planta.

Responsables: Profesional encargado de Historias Laborales.
Periodicidad: de acuerdo a las desvinculaciones que se generen durante la vigencia.
Propósito: propender por la conservación del conocimiento y la memoria institucional.
Cómo se realiza: Los funcionarios deberán diligenciar el respectivo informe de entrega
(FR-1601-GTH-104) de las actividades ejecutadas que contenga introducción, objetivos,
temas a cargo, avance en la ejecución de cada uno de los temas, actividades y
compromisos pendientes por cada tema, acciones prioritarias, contactos de entidades y
documentos principales y ubicación de los documentos. Éste informe, deberá ser
firmado por los responsables.
Para los gerentes públicos, jefes de oficina y coordinadores, el informe debe ser
diligenciado en el formato único acta informe de gestión, identificado con el código
1601-GTH-127. Éste informe, deberá ser firmado por los responsables.
Evidencia: informe de entrega funcionarios (FR-1601-GTH-104) y ruta de las carpetas

digitales de de
Estrategias algunos de los informes.
comunicación interna para promover actividades de capacitación
mediante el correo de Talento Humano.
Responsable: profesionales encargados de los planes de Capacitación.
Propósito: facilitar el acceso a las capacitaciones a los colaboradores de la entidad.
Cómo se realiza: Programar la mayoria de capacitaciones de manera virtual.
Desviación: de no realizarse la acción anteriormente señalada, se podria disminuir la
cobertura y eficiencia del PIC.
Ejecución y seguimiento a la matriz legal.
Responsable: Coordinadora Talento Humano y Líder SST.
Periodicidad: Bimestral.
Propósito: Implementar y realizar seguimiento de la matriz de requisitos legales.
Cómo se realiza: Se deberá realizar actualización legal de acuerdo a nuevas normas que
apliquen dentro de la organización.
Desviación: en caso de no realizar esta actividad se podria omitir un requisito legal.
Evidencia: Matriz Legal.
Cuadro control de novedades

Responsable: Funcionario de nómina y Coordinador(a) del Grupo de Talento Humano.
Periodicidad: Mensual.
Propósito: Mitigar posibles errores en la liquidacion de la nomina.
Cómo se realiza: El personal responsable de elaborar la nómina de la UNGRD, deberá
diligenciar y unificar el cuadro control de novedades. Ésta actividad posteriormente es
avalada por el Coordinador (a) del Grupo de Talento Humano con el fin de verificar las
diferentes novedades que se aplican dentro del periodo.
Desviación: De no realizarse las acciones anteriormente mencionadas, se podrían
generar errores
Verificación en la liquidación
de estudios de la nómina y así materializarse el riesgo.
y experiencia.
Responsable: Coordinadora del Grupo de Talento.
y verificación por parte de la Coordinadora de TH.
Propósito: mitigar la ocurrencia de realizar vinculación de personal no idóneo en la
UNGRD.
Cómo se realiza: la profesional encargada de apoyar el proceso de vinculación de los
funcionarios de la UNGRD, deberá diligenciar el formato (FR-1601-GTH-76), con el
objetivo de verificar los estudios y la experiencia de la persona a postularse en la vacante
de la UNGRD. Ésta acción será verificada por la Coordinadora de Talento Humano con el
fin de contrarrestar lo exigido en el manual de funciones vs la hoja de vida. Lo anterior se
desarrolla de acuerdo a demanda de las vacantes de la UNGRD.
Desviación: De no realizarse las acciones anteriormente mencionadas, no se garantizaría
la idoneidad del personal a vincularse en la planta de la UNGRD en cuanto al
Notificación
cumplimientoa delíderes de proceso vía de
los requerimientos correo electrónico.
estudio y experiencia.
Responsable: profesional de comisiones y desplazamientos.
Periodicidad: cada 15 días.
Propósito: mitigar la ocurrencia de Incumplimiento por parte de los funcionarios y
contratistas de la UNGRD Y FNGRD en cuanto a los procesos internos de trámite de
comisiones y desplazamientos.
Cómo se realiza: se notificará a los jefes y coordinadores de los procesos, los
funcionarios y contratistas que incumplieron con los tiempos establecidos en cuanto a la
legalización de las comisiones y desplazamientos.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, los jefes y coordinadores no tendrian
conocimiento de las legalizaciones pendientes de su área.
Evidencia: correos electrónicos enviados a los jefes y coordinadores.
Solicitud de programación de comisiones.
Responsable: Profesional de tiquetes.
Propósito: mitigar la ocurrencia de los recargos en el valor de los tiquetes.
Cómo se realiza: Solicitud de programación de las comisiones y desplazamientos.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se podrían generar costos adicionales en
la emision de los tiquetes..
Realizar seguimiento a la implementación y actualización de la herramienta si así es

requerido.
Responsable: Coordinadora del Grupo de Talento Humano.
Periodicidad: de acuerdo a demanda.
Propósito: Mantener actualizada la información de Mi Unidad Virtual y generar
respuestas oportunas a las solicitudes de los colaboradores de la Entidad, realizadas a
través de ésta plataforma.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se brindaría a los colaboradores
información desactualizada y adicionalmente las solicitudes no se gestionarían de forma
oportuna.
Soportes: Pantallazos de la actualización de la plataforma y Drive de solicitudes
tramitadas.
Cumplimiento del plan de trabajo ISO 45001:2018.
Responsable: Coordinadora de Talento Humano y Líder SST.
Propósito: Continuar con el proceso de recertificación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la norma ISO 45001 de 2018.
Cumplimiento Plan de Trabajo Brigada.
Responsable: Líder SST - Lider de la Brigada.
Propósito: Fortalecer las competencias de los integrantes de la brigada para la atención
oportuna ante emergencias.
Cómo se realizar: Verificar el cumplimiento del plan de trabajo de la Brigada de
Emergencias.
Desviación: en caso de no realizarse alguna de las actividades propuestas, no se logra el
objetivo de formación con la brigada de emergencias.
Evidencia: Plan de trabajo de Brigada, listas de asistencia o fotografía de reunión.
Seguimiento a los Indicadores del SG-SST

Responsable: Líder SST
Propósito: Garantizar el funcionamiento del SG-SST
Cómo se realiza: Seguimiento mediante indicadores
Desviación: De no realizar esta actividad, no se podrian identificar alertas.
Investigación de accidentes
Responsable: Profesional encargado
Periodicidad: A necesidad
Propósito: cumplir con el proceso adecuado para investigación de accidentes, que se
encuentre en los tiempos estipulados
Cómo se realiza: Seguimiento al reporte e investigación de accidentes de Trabajo.
Desviación: Sino se realiza en los tiempos establecidos se debe realizar un plan de acción
y dar cumplimiento.
Evidencia: Seguimiento a cierre de planes de acción de investigación de accidentes
Programa de Vigilancia Epidemiológica
Responsable: Líder de salud
Propósito: Prevenir la aparición de enfermedades laborales; así, como el control de las
existentes
Programa de Salida a Terreno
Periodicidad: Mensual
Propósito: Velar por las condiciones de seguridad y salud de los colaboradores que
realicen salidas a comisiones o desplazamientos de funcionarios y contratistas
Cómo se realiza: creación de política de terreno , seguimientos a personal que se
encuentra en terreno, procesos de capacitación continua acorde a los procesos
misionales
Desviación: En caso de no realizarse, se debe retomar las actividades para dar
continuidad al proceso.
Evidencia: Formatos, bases de registro, correo electrónico, actas.
Matriz de identificación de peligros
Propósito: Promover las condiciones de trabajo seguro.
Cómo se realiza: Actualización de la Matriz Identificación de Peligros y valoración de
riesgos, con todas las Áreas de la entidad.
Desviación: En caso de no realizarse alguna de las actividades propuestas, se
reprogramará la misma en el mes inmediatamente siguiente a la fecha propuesta.
Evidencia: Seguimiento a cumplimiento de matriz de peligros
Verificación de requisitos aplicables
Responsable: el abogado desigando del GGC.

Propósito: verificación del cumplimiento de los requisitos aplicables a la modalidad de
selección o contratación.
Cómo se realiza: a través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en
cuenta los manuales de contratación, procedimientos, guías y/o formatos según aplique.
Desviación: En caso de sugerir alguna corrección se informa a la persona designada del
área responsable mediante correo electrónico o comunicación interna para que realice
Seguimiento y control de publicaciones.
los ajustes pertinentes.
Responsable: la persona asignada para el manejo de las bases de datos del Grupo de
Gestión Contractual.
Propósito: seguimiento y control de la publicación de los diferentes procesos de
selección o contratación de acuerdo a la modalidad.
Cómo se realiza: revisando la información de los documentos que tramitan los abogados
del GGC, teniendo en cuenta los contratos nuevos que se deriven de procesos de
selección bajo el regimen de contratación por Ley 80 y en el caso de lossolicitudes de
modificaciones, otrosies, terminaciones anticipadas, Liquidaciones, entre otros; se
Revisión y verificación de documentos
Responsable: abogado responsable o jefe de área.

Periodicidad: diaria (permanente, habitual)
Propósito: Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a la modalidad
de seleccion o contratación, en todas sus etapas.
Cómo se realiza: a través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en
cuenta la Ley aplicable, los lineamientos dados en los manuales de contratación,
procedimientos, guías y/o formatos según aplique.
Desviación: en caso de surgir alguna corrección se informa a la persona designada del
las respectivas correcciones.
Evidencia: constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso de los
contratos con recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el SECOP para el caso
de los contratos con recursos de la UNGRD. En caso de ser necesario realizar devolución
al área responsable de realizar el ajuste. Esta devolución formal se debe realizar
mediante correo electrónico, comunicación interna o libro radicador.
Capacitaciones para fortalecimiento.
Responsable: Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.

Periodicidad: bimensual.
Propósito: fortalecimiento del conocimiento en temas de contratación Estatal en las
diferentes areas de la Entidad, buscando la optimización de los procesos del grupo y
acortar los tiempos en el trámite de las solicitudes de las diferentes áreas.
Cómo se realiza: a través de capacitaciones dictadas a cada una de las áreas, atendiendo
las modalidades de selección o contratación que aplican, asi como los roles y funciones
que se desarrolla en las diferentes etapas contractuales. En cuanto al conocimiento del
objetivo y funciones del grupo de gestión Contractual, se estara realizando a traves de
Responsable: Profesional asignado por el Secretario General.
Periodicidad: Trimestral
Propósito: Planificar, ajustar y controlar el proceso de afectación presupuestal de la
Entidad. (Apropiación, Exp. de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, compromiso,
obligaciones y pagos).
Cómo se realiza: los designados por la Secretaria general se articulan con la coordinación
financiera de la Entidad, con el fin de analizar los resultados financieros con base en los
reportes de los aplicativos.
Desviación:
Evidencia: Reportes periódicos.
Responsable: Profesional Especializado - Líder de Servicio al Ciudadano.
Propósito: hacer seguimiento a los tickets pendientes.
Cómo: a travès de un reporte de seguimiento semanal de los tickets pendientes por
respuesta; asì mismo se contacta al responsable de la Oficina de Atenciòn y/o área
competente solicitando la respuesta, teniendo en cuenta si es de primer o segundo nivel
de atenciòn. (Nivel 1 tiempo de respuesta de 1 a 5 días, Nivel 2 tiempo de respuesta de 6
a 10 días y Nivel 3 tiempo de respuesta de 11 a 15 días).
Desviaciones: falta de oportunidad en las respuestas emitidas.
Evidencia: Reporte Semanal PQRSD, correos electrónicos de seguimiento a las diferentes
dependencias.

Cómo: a travès de un reporte de seguimiento semanal de los tickets pendientes por
respuesta; asì mismo se contacta al responsable de la Oficina de Atenciòn y/o área
competente solicitando la respuesta, teniendo en cuenta si es de primer o segundo nivel
de atenciòn. (Nivel 1 tiempo de respuesta de 1 a 5 días, Nivel 2 tiempo de respuesta de 6
a 10 días y Nivel 3 tiempo de respuesta de 11 a 15 días).
Realizar mantenimiento y /o seguimiento periòdico del Sistema PQRSD.
1. Solicitar al Grupo TIC el mantenimiento cuatrimestral del sistema.
Responsable: Profesional Especializado - Lìder de Servicio al Ciudadano.
Periodicidad: Cuatrimestral: 30 Abril, 30 Agosto, 30 Diciembre.
Propòsito: Evitar el colapso de la herramienta para garantizar la operatividad sin la
ocurrencia de eventos crìticos.
Còmo: Enviar por correo electrònico el Formato de Solicitud de Requerimientos del
Inspección
Sistema de de Bienes muebles
Informaciòn y hacer. seguimiento a la respuesta.
Responsable: Profesional responsable del Subproceso de Gestión Bienes Muebles e
Inmuebles.
Periodicidad: Según las fechas establecidas en el Cronograma de inventarios y cuando se
requiera.
Propósito: Identificar el estado de los bienes (muebles y enseres), con el fin de
garantizar la oportuna intevención de mantanimiento de los Bienes de la Entidad..
Cómo: Verificación física de los bienes asignados a los diferentes funcionarios y
contratistas de la Entidad, generación de los formatos de Inspección y firma.
Desviaciones: Inspecciones de Bienes.
Evidencia: Inspecciones de Mantenimiento por area y/o dependencia firmado por los
responsables de cada una de las líneas de Mantenimeinto.
Verificacion de equipos
Responsable: Personal asignado.
Periodicidad: Por demanda.
Propósito: Verificar el estado del equipo para su uso posterior.
Cómo: Inspeccion visual a los equipos.
Evidencias: Hojas de vida de los equipos.
Desarrollo de talleres con las Juntas de Acción Comunal para la organización comunitaria
y articulación con los municipios para el desarrollo de dichos talleres.
Responsable: Líder desginado en la sede de Pasto, quien dirige el equipo de trabajo de
los contratistas que desarrollan las actividades de temas jurídicos, psicosociales,
prediales, catastrales, financieros, entre otros y el supervisor designado para verificar el
cumplimiento de las actividades establecidas en cada contrato. (PIGRVG).
Periodicidad : Cuatrimestral.
Proposito: incorporar de acciones que conlleven al fortalecimiento de las juntas de
acción comunal en proceso de la GRD.
Como se realiza: desarrollo de talleres de capacitación articulados con las entidades
territoriales, para que en el futuro se logre la formulación de los planes comunitarios de
GRD.
Desviación: que no se ejecuten e implementen las actividades propuestas en la vigencia.
Evidencia: Informe General de actividades desarrolladas sobre los talleres.
Seguimiento al Plan de Acción del SGSI

Responsable: Oficial de Seguridad de la Información/ Coordinadora
Periodicidad: Mensual - hasta 30 de Junio
Propósito: Verificar el cumplimiento de las actividades del Plan de Acción del SGSI
Cómo: Mesas de trabajo y se diligencia el seguimiento al Plan
Evidencias: Archivo de seguimiento al Plan (RUTA)
Cumplimiento de las capacitaciones establecidas en el Plan Estratégico de Seguridad

Vial.
Responsable: Profesional contratista asignado por el jefe del GAA, con el apoyo de SST.
Periodicidad: Según cronograma de PESV.
Propósito: Fortalecer las competencias y medidas de prevención de accidentes viales
Cómo se realiza: A través de cursos y capacitaciones
Evidencia: Certificados de capacitación y/o registros de asistencia
Propósito: Planificar, ajustar y controlar el proceso de afectación presupuestal de la
Entidad para la administración de la planta de personal.
Cómo se realiza: Profesional designado por la Secretaria General se articula con la
Coordinación del Grupo de Talento Humano de la Entidad, con el fin de analizar la
planeación y ejecución presupuestal para la administración de la planta de personal..
Desviación:
Evidencia: Reportes periódicos
VALORACIÓN
TIPO DE CONTROL 1
CONTROL 1
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 0
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 85
DETECTIVO 85
NO APLICA
NO APLICA
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 20
PREVENTIVO 10
PREVENTIVO 10
CORRECTIVO 40
NO APLICA
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
CORRECTIVO 70
NO APLICA
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 25
CORRECTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
NO APLICA
NO APLICA
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 85
DETECTIVO 85
PREVENTIVO 85
DETECTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 90
PREVENTIVO 80
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
DETECTIVO 70
NO APLICA
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
DETECTIVO 55
DETECTIVO 85
NO APLICA
NO APLICA
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 80
PREVENTIVO 70
PREVENTIVO 70
DETECTIVO 85
DETECTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 85
NO APLICA
PREVENTIVO 85
PREVENTIVO 70
TIPO DE
CONTROL 2
Monitoreo de Medios
Responsable: secretaria de la Oficina Asesora de Comunicaciones

Periodicidad: diaria
Propósito: realizar revisión de los medios de comunicación digitales con el fin
de corroborar la información que se publica a nivel externo referente a la
gestión del riesgo de desastres tanto de la Unidad como del SNGRD.
Cómo se realiza: se recopila información y esta es enviada por correo
electrónico a las listas de correos planta y contratistas, como monitoreo de
medios en la gestión del riesgo de desastres. PREVENTIVO
Desviación: en caso de no publicarse información en materia de GRD en los
medios de comunicación ese día no se realiza el monitoreo de medios.
Evidencia: correo electrónico – Relación de noticias en Excel – Balance de la
Oficina Asesora de Comunicaciones y pdf del monitoreo en ruta digital
destinada por la entidad.
Indicador de Estados Financieros.
Responsable: Responsable de indicadores

Propósito: medir los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad conforme
a los objetivos planteados.
Cómo: medición de la presentación oportuna de informes financieros. PREVENTIVO
Desviación: En caso de encontrar información errónea, se comunica de
manera oportuna al responsable de cada área a través de correo electrónico o
comunicación interna, a fin de realizar los ajustes pertinentes, con el fin de
emitir la información correcta y disminuir el riesgo en el proceso.
Evidencia: indicador No. 03 - Presentación de Estados Financieros reportado en
Neogestión.
Revisión de la vida útil de los bienes activos.

Periodicidad: trimestral.
Propósito: revisar que la vida útil aplicada a cada bien o activo en el aplicativo
de inventarios sea la correcta.
Cómo: cálculo manual mensual de la depreciación vs. el reporte del Grupo de
Apoyo Administrativo.
Desviación: evitar las diferencias de los registros de los bienes en el aplicativo
SIIF.
Evidencia: revisión de la vida útil.
PREVENTIVO
Acta de consolidado del PAC.

Propósito: Consolidar y solicitar las necesidades de PAC mensuales por cada
dependencia, para ser cargadas al SIIF Nación.
Cómo: Mediante el formato de solicitud mensual de PAC radicado al GAFC, se
consolida la información.
Desviación: Si se presenta observación o ajustes se notifica mediante correo
para que sean subsanadas por cada responsable de la solicitud.
Evidencia: Acta de Consolidado del PAC.
Arqueo Títulos Valores

Periodicidad: sorpresivamente
Propósito: realizar verificación de los cheques utilizados a la fecha, así como,
confirmar la existencia de los cheques custodiados por el responsable de
tesorería, de las cuentas corrientes existentes y activas PREVENTIVO
Cómo: se verifica que el consecutivo de la chequera sea continuo, así como el
estado del cheque (Pagado - Anulado).
Desviación: en caso de inconsistencias, se hace la verificación con la cuenta
bancaria.
Evidencia: el arqueo de Títulos Valores.
Elaboración y seguimiento de la Política de Prevención del Daño Antijurídico
Responsable: Secretario Técnico del Comité de Conciliación.

Periodicidad: anual - Febrero.
Propósito: evitar ser condenados, reducir las condenas y el impacto fiscal de las
mismas.
Cómo se realiza: elaboración y seguimiento de la Política de Prevención del
Daño Antijurídico por medio de la cual se analizan las causas más frecuentes de
las demandas en contra de la entidad, sentencias o laudos condenatorios, DETECTIVO
solicitudes de conciliación, reclamaciones administrativas, derechos de
petición, mapa de riesgos de la entidad, entre otros.
Desviación: recordar al Secretario Técnico del Comité de Conciliación la
realización de la Política de Prevención del Daño Antijurídico o de su
seguimiento.
Evidencia: Política de Prevención del Daño Antijurídico y su seguimiento.
Capacitaciones a los usuarios del Sistema eKOGUI
Responsable: administrador del sistema eKOGUI en la UNGRD y/o la Agencia

Nacional para la Defensa Jurídica del Estado.
Propósito: capacitar a los usuarios del Sistema Único de gestión e información
litigiosa del Estado – eKOGUI en el uso y manejo del mismo. PREVENTIVO
Cómo se realiza: realizar capacitaciones a los usuarios del Sistema Único de
gestión e información litigiosa del Estado – eKOGUI de la entidad en el uso y
manejo del Sistema Único de gestión e información litigiosa del Estado –
eKOGUI.
Desviación: solicitar al administrador de la entidad o a la ANDJE la realización
de las capacitaciones.
Designación de equipos multidisciplinarios para efectuar el seguimiento a la
estructuración y otro para la verificación de las condiciones establecidas,
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo y equipo de
profesionales designados por el líder del proceso que tienen a cargo la
ejecución y seguimiento de proyectos de obras.
Propósito: Realizar el debido seguimiento a la estructuración y ejecución de los
proyectos de infraestructura.
Cómo se realiza: Designaciones de supervisión de los contratos de acuerdo a lo
establecido en el manual de contratación del FNGRD y la guía de supervisión,
quienes se encargan de realizar seguimiento a la estructuración y ejecución de
los proyectos de Infraestructura con lo cual se mitiga el riesgo.
Desviación: Que no se realice el debido seguimiento a la estructuración y
ejecución de proyectos por parte de las personas designadas, para lo cual el
Subdirector de Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email-
correo, etc.) con el fin de que se realice el cumplimiento a la actividad PREVENTIVO
contractualmente.
Evidencias: Designación de supervisión de los contratos para el seguimiento a
la estructuración y otro para la verificación de las condiciones establecidas, de
acuerdo a lo señalado en la guía de supervisión.
Solicitud de reporte mediante comunicación oficial interna

Periodicidad: según la necesidad de requerimiento.
Propósito: realizar una reiteración de reporte de avance a las áreas que no CORRECTIVO
cumplen con el plazo inicial para registrar los avances
Cómo se realiza: se gestiona el envío de la reiteración de reporte mediante
SIGOB a los jefes de área que se requiera
Desviación:
Evidencia: comunicaciones internas gestionadas con su respectivo código de
solicitud.
Modelo de seguimiento y evaluación del PNGRD
Responsable: líder SIPLAG de la Dirección General

Propósito: revisar que se estén desarrollando las acciones establecidas en el
PNGRD.
Cómo se realiza: se consulta la página web de la Unidad y se descarga el
Informe de seguimiento al Plan aplicable en el cuatrimestre a evaluar.
Desviación: en caso de no contar con los insumos en la web para realizar la
revisión, se solicitará a la Subdirección General dicha información mediante
correo electrónico o de manera verbal.
Evidencia: informe descargado. PREVENTIVO
Enfoque a la Prevención.
Periodicidad: trimestralmente.
Propósito: brindar jornadas de capacitación a los funcionarios de la Oficina de
Control Interno, auditores internos y directivos en temas asociados al ejercicio
del Control Interno, lucha contra la corrupción, transparencia y diferentes
aspectos contemplados en la Dimensión de Control Interno del MIPG. Con el
fin de brindar la posibilidad de adquirir y fortalecer las habilidades y
competencias de todos los funcionarios de la entidad en los diferentes temas
asociados a la dimensión de Control Interno del MIPG.
Cómo se realiza: a través del boletín "Aprendamos de Control Interno",
capacitaciones, grupos primarios, video clips, entre otros instrumentos para la
transferencia de conocimiento.
Desviación: en dado caso, se procede a tomar las acciones correctivas o de PREVENTIVO
mejora a que haya lugar, por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno.
Evidencia: boletín "Aprendamos de Control Interno", presentaciones, fotos,
videos, pantallazos, ayudas memoria, entre otros.
Reuniones con los procesos en relación a las Donaciones Internacionales
Responsable: los profesionales asignados del Grupo de Apoyo Administrativo,

Subdirección de Manejo de Desastres, Grupo de Gestión Contractual y Grupo
Periodicidad: cada vez que se demande, acepte o se ofrezca una donación
internacional.
Propósito: lograr la articulación para finalizar de manera efectiva el proceso de PREVENTIVO
donación internacional para el beneficio de afectados y damnificados por una
emergencia, o fortalecer el SNGRD.
Cómo se realiza: a través de las reuniones necesarias entre las áreas para
definir los trámites administrativos y operativos del ingreso o salida de las
donaciones internacionales, así como la destinación de las mismas.
Desviación: generar comunicaciones internas para definir los trámites
administrativos y operativos del ingreso o salida de las donaciones
internacionales, así como la destinación de las mismas.
Realizar de manera oportuna los procesos de comisión internacional
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, profesional

asignado en GCI, profesional encargados de Comisiones Internacionales en GCI
y profesional designado para atender la convocatoria en la UNGRD. PREVENTIVO
Propósito: lograr atender los eventos internacionales a los que se invita a
participar al SNGRD.
Cómo se realiza: realizar oportunamente los procesos de comisión
internacional con el Grupo de Talento Humano.
Reuniones para definir los niveles de priorización
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional y el

profesional asignado en el Grupo de Cooperación Internacional.
Periodicidad: cada vez que se genere una convocatoria internacional de
proyectos y se formule un proyecto.
Propósito: La adecuada articulación de los instrumentos de priorización del
SNGRD y la Nación: PNGRD-PECI-Ley 1523/2012 y PND vigentes, donde se
analizan las prioridades de oferta y demanda para la gestión de recursos de
cooperación internacional.
Cómo se realiza: Realizar reuniones entre las áreas misionales, las partes
interesadas y el Grupo de Cooperación Internacional para definir la prioridad PREVENTIVO
de la convocatoria, la formulación del proyecto y los actores con quién
trabajar.
Desviación: comunicación interna a la Dirección General, a la Secretaría
General y a la área asignada para informar de lo ocurrido con la convocatoria.
Evidencia: listados de asistencia, ayudas de memoria de la priorización y
proyectos formulados.
Aplicación de Listas de Chequeo
Responsable: equipo SIPLAG de la Oficina de Planeación.

Periodicidad: al menos una vez al año.
Propósito: verificar que el sistema integrado de gestión cumpla con los
requisitos de las normas, se mantenga y tenga la mejora continua.
Cómo se hace: se aplica la Lista de chequeo SIPLAG por proceso, con el apoyo
de la Planeación.
Desviación: se realiza seguimiento a los procesos que no envíen a SIPLAG la
lista diligenciada. DETECTIVO
Evidencia: lista de chequeo de cada proceso, puede aplicar correo de solicitud.
Seguimiento a los requerimientos en materia ambiental.

Propósito: dar seguimiento a los requerimientos ambientales relacionados a
los procesos de contratación de proveedores que requieran cumplimiento
ambiental en la entidad.
Cómo se realiza: se solicita los certificados correspondientes a las actividades
previamente asistidas.
Desviación: en caso de no recibir requerimientos se solicita los tipos de DETECTIVO
controles a los contratos que apliquen temas ambientales.
Evidencia: correo electrónico de respuesta a la solicitud.
Nivel de cumplimiento legal ambiental
Responsable: Líder del Sistema Ambiental.

Propósito: identificar el nivel de cumplimiento de la entidad frente a la
normatividad aplicable.
Cómo se realiza: una vez se haya actualizado la normativa aplicable se revisa su
porcentaje total de cumplimiento para evaluar posibles incumplimientos por el
desarrollo de actividades de la entidad.
Desviación: requerimiento establecido por la alta dirección en el informe de
revisión por la dirección. DETECTIVO
Evidencia: consolidado de la Matriz Legal Ambiental (FR-1300-SIPG-03)
cargada en Neogestion.
Cumplimiento del Plan de trabajo anual

Periodicidad: bimestal.
Propósito: Realizar las actividades planeadas como evidencia de los
mecanismos de control para el control y mitigacion de los impactos DETECTIVO
ambiantales identificados
Cómo se realiza: Ejecutar las activiades planfiicadas.
Desviación: en caso de que no realice el seguimiento, se puede incurir en la no
identificacion de actividades programadas sin ser realizadas.
Evidencia: Seguimiento del Plan de Trabajo FR-1300-SIPG-16
Reporte general y detallado a través del Aplicativo de Inventarios de bienes

devolutivos y de consumo de la Entidad.
Responsable: Personal del Subproceso de Gestión Bienes Muebles e

Inmuebles.
Propósito: Verificar la ubicación de los diferentes elementos asignados a los PREVENTIVO
funcionarios y contratistas de la UNGRD.
Cómo: Generación de reportes en el aplicativo de Inventarios Know IT.
Desviaciones: Desactualización de los responsables de Inventario
Evidencia: Movimientos e inventarios actualizados de los diferentes usuarios
de los bienes de la UNGRD.
Divulgación de buenas prácticas.
Responsable: Profesional a cargo de las actividades del SGSI.

Periodicidad: Trimestral.
Propósito: Socializar las buenas prácticas a los usuarios para el manejo de la
información digital dentro de la red.
Cómo se realiza: Mediante campañas de sensibilización por diferentes medios
como correo electrónico, salvapantallas y charlas. PREVENTIVO
Desviación: Participar en espacios como inducciones a personal nuevo para
conocimiento de las buenas prácticas, realizando intervenciones o pequeños
comunicados.
Evidencia: Correos enviados, presentaciones o piezas gráficas, invitación a
charlas y registros de asistencia.
Monitoreos a la plataforma tecnológica.
Responsable: Profesional a cargo de monitoreo de infraestructura tecnológica

Periodicidad: diaria.
Propósito: revisar los posibles incidentes o ataques que se presenten en los
diferentes sistemas y equipos de red de la UNGRD.
Cómo se realiza: Mediante herramienta de monitoreo del firewall (Fortinet) se
revisan las diferentes direcciones y procesos que puedan estar atacando
nuestros sistemas. PREVENTIVO
Desviación: sólo se hace a través de Monitoreos.
Evidencia: Informe log de Fortinet.
Validación de los registros de los LOGs
Responsable: profesional a cargo del análisis y monitoreo de SYSLOG.

Periodicidad: mensual. PREVENTIVO
Propósito: validar los registros LOGS.
Cómo se realiza: se verifica los LOGS de sistema dispuestos en la ruta \\
172.16.10.248\data\files como control de disponibilidad de los Sistemas de
Información, y servicios críticos.
Cargue de novedades en Software.
Responsable: Funcionario de nómina.
Propósito: Mitigar posibles errores en la liquidacion de la nomina, pagos
parafiscales y seguridad social. PREVENTIVO
Cómo se realiza: El personal responsable realiza el cargue de las novedades de
acuerdo al cuadro control, posteriormente procesa la prenómina y valida la
información ingresada. Ésta actividad posteriormente es verificada por el
Coordinador (a) del Grupo de Talento Humano con los soportes generados en
Responsable: Ordenador del Gasto (Profesional designado por el ordenador del
gasto, para la revisión).
Periodicidad: Diaria (permanente, habitual).
Propósito: Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a la
modalidad de seleccion o contratación, en todas sus etapas.
Cómo se realiza: A través de la verificación de los documentos en físico,
teniendo en cuenta la Ley aplicable, los lineamientos dados en los manuales de
contratación, procedimientos, guías y/o formatos según aplique.
Desviación: En caso de surgir alguna corrección se informa a la persona DETECTIVO
designada del área responsable mediante correo electrónico o comunicación
interna para que realice las respectivas correcciones.
Evidencia: Constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso
de los contratos con recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el
SECOP para el caso de los contratos con recursos de la UNGRD. En caso de ser
necesario realizar devolución al área responsable de realizar el ajuste. Esta
devolución formal se debe realizar mediante correo electrónico, comunicación
interna o libro radicador.
Periodicidad: al menos una vez al año y/o las actualizaciones que se requieran
segùn el quehacer de cada dependencia.
Propósito: mantener información actualizada para atención de consultas de
primer nivel.
Cómo se realiza: Se remite una comunicaciòn interna a los jefes de área
informando que se va a realizar una mesa de trabajo por dependencia para la
actualización de los protocolos de atención de primer nivel. Lo anterior, de
conformidad con el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Desviación: que las dependencias no actualien la informaciòn de su
competencia.
Evidencia: Comunicaciòn Interna remitida a los jefes de àrea.
PREVENTIVO
Responsable: Grupo de Tecnologìa Informàtica

Periodicidad: Permanente
Propósito: Garantizar la protecciòn de la información correspondiente a la
gestión del proceso. PREVENTIVO
Cómo: El sistema PQRSD realiza BACK UP de manera automática monitoreado
por el Grupo TIC. Adicionalmente, los documentos de gestiòn màs relevantes
se encuentran copiados en red como parte de las Tablas de Retenciòn
Documental.
Mantenimiento correctivo de los equipos dañados
Responsable: Proveedor asignado por el grupo de apoyo administrativo.
Propósito: reparar llos equipos dañados para garantizar la disponibilidad en
caso de emergencia
Cómo: Contratación por parte del grupo de apoyo administrativo de un
proveedor de mantenimiento
Evidencias: Hojas de vida de los equipos. CORRECTIVO
VALORACIÓN TIPO DE VALORACIÓN
CONTROL 2 CONTROL 3 CONTROL 3
85
70
70
70
85
85
85
70
85
85
15
85
85
70
70
70
70
85
Monitoreo de servicios críticos.
Responsable: profesional a cargo del análisis y monitoreo

de infraestructura y servicios tecnológicos.
Propósito: Detectar fallas o interrupciones en la
infraestructura y servicios tecnológicos.
70 Cómo se realiza: Monitoreo permanente a través de la DETECTIVO 85
herramienta Zabbix.
Desviación: Se verifica los LOGS de sistema dispuestos en
la ruta \\172.16.10.248\data\files como control de
disponibilidad de los Sistemas de Información, y servicios
críticos.
Evidencia: Reporte Zabbix.
75
85
85
85
Responsables: Profesional Especializado - Líder de
Servicio al Ciudadano / Todas las dependencias de la
entidad.
Propósito: Generar un mecanismo de control adicional
sobre las consultas de segundo nivel que son remitidas a
las demàs dependencias de la entidad.
Cómo se realiza: se radicaràn a travès de SIGOB los
Tickets de segundo nivel asignados a las àreas
competentes y sobre èsta misma vìa se recibiràn las
respuestas a las consultas para su posterior envìo a los
ciudadanos y cierre oficial de los Tickets desde la Oficina
de Atenciòn al Ciudadano, segùn los procedimientos
85 establecidos. PREVENTIVO 85
Desviación: que las dependencias no respondan los
Tickets asignados.
Evidencia: Radicaciòn y seguimiento en SIGOB; correos
electrònicos de seguimiento.
90
85
SET UP ↓
RIESGO RESIDUAL
VALORACIÓN DE CONTROLES MEDIDA DE

PROBABILIDAD IMPACTO
CONTROLES PARA MITIGAR MITIGACIÓN
85 PROBABILIDAD EVITAR EL RIESGO 1 3
0 IMPACTO EVITAR EL RIESGO 3 10


70 PROBABILIDAD REDUCIR EL RIESGO 1 2
70 1 1

NO APLICA 5 4
NO APLICA 5 3
85 IMPACTO REDUCIR EL RIESGO 1 2

NO APLICA 4 4

10 5 5
10 5 5
40 3 3
NO APLICA 3 3
78 PROBABILIDAD ASUMIR EL RIESGO 2 3


NO APLICA 5 3

NO APLICA 4 4


NO APLICA 4 5
NO APLICA 4 3





NO APLICA 3 3
NO APLICA 3 1
1 4

85 1 1
NO APLICA 4 3
NO APLICA 4 4
NO APLICA 5 1
NO APLICA 5 3

NO APLICA 5 4

83 PROBABILIDAD COMPARTIR 2 4


NO APLICA 5 5

O U OPORTUNIDAD
PERFIL RIESGO U
ZONA DE RIESGO U OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD

20 ZONA RIESGO ALTA

8 ZONA RIESGO BAJA
4 ZONA RIESGO BAJA
20 ZONA RIESGO ALTA

16 ZONA RIESGO BAJA
16 ZONA RIESGO BAJA

20 ZONA RIESGO ALTA
8 ZONA RIESGO BAJA

15 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA

16 ZONA RIESGO ALTA

16 ZONA RIESGO ALTA
20 ZONA RIESGO ALTA

32 ZONA RIESGO ALTA

10 ZONA RIESGO ALTA

36 ZONA RIESGO ALTA
4 ZONA RIESGO BAJA
20 ZONA RIESGO ALTA


36 ZONA RIESGO ALTA
20 ZONA RIESGO ALTA

8 ZONA RIESGO BAJA
4 ZONA RIESGO BAJA
4 ZONA RIESGO BAJA


10 ZONA RIESGO ALTA
20 ZONA RIESGO ALTA

20 ZONA RIESGO ALTA
12 ZONA OPORTUNIDAD BAJA

16 ZONA RIESGO ALTA
16 ZONA RIESGO ALTA

4 ZONA RIESGO BAJA
32 ZONA RIESGO ALTA

32 ZONA RIESGO ALTA
48 ZONA RIESGO ALTA
8 ZONA RIESGO BAJA

20 ZONA RIESGO ALTA

32 ZONA RIESGO ALTA
16 ZONA RIESGO ALTA

16 ZONA RIESGO ALTA
32 ZONA RIESGO ALTA
32 ZONA RIESGO ALTA

12 ZONA RIESGO BAJA

6. PLAN DE TRATAMIENTO
DEFINICIÓN DE LA ACCIÓN
No aplica. No requiere acciones adicionales a los controles.
La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones recibe información mediante Comité Editorial de

Comunicación y/o vía correo electrónico de las áreas de la UNGRD cada vez que se requiera cubrir un
evento y/o actividad, la información se transmite a los periodistas designados en la Oficina Asesora de
Comunicaciones para que se redacten los boletines de prensa y se comunique la información por correo
electrónico y página web, de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento de comunicación interna y la
guía de comunicación externa.
El periodista encargado debe diligenciar el formato de entrega y validación de información (dispuesto en

neogestion), donde relaciona el tema del boletín, el área que entregó la información, medio por el cual fue
enviada la información y la autorización (firma) de la jefe de la Oficina de Comunicaciones quien avala la
realización y publicación del boletín de prensa.
No aplica. No requiere acciones adicionales a los controles, de acuerdo a la Política de Administración de
riesgos.

riesgos.
Realizar en las jornadas de inducción y reinducción de la entidad una intervención recordando a los
funcionarios y contratistas los deberes y obligaciones que tienen los mismos con la entidad.

riesgos.
riesgos.

riesgos.
riesgos.

riesgos.

riesgos.
Realizar y ejecutar el plan de capacitación para los abogados de la Oficina Asesora Jurídica, teniendo en
cuenta los cursos virtuales dispuestos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
1. Consolidar los temas para la elaboración de la mesa de estudios jurídicos.
2. Citar a los invitados para la realización de la mesa de estudios jurídicos.
3. Realizar la mesa de estudios jurídicos.
4. Formalizar la mesa de estudios jurídicos a través del acta y listado de asistencia.
Dar cumplimiento al procedimiento de Defensa judicial por pasiva PR-1200-OAJ-01, Defensa judicial por
activa PR-1200-OAJ-04_5 y Atención De Las Acciones De Tutela PR-1200-OAJ-09_1; y socializarlos al
personal nuevo que ingrese a la Oficina Asesora Jurídica.

riesgos.
En articulación con la OAPI, efectuar el seguimiento de las actividades enmarcadas en la Reducción del
Riesgo y que se encuentren a cargo del proceso de Reduccion del Riesgo a través del Formato Ficha de
Seguimiento de Proyectos PNGRD.
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional asignado responsable del seguimiento
de la ejecución del PNGRD y profesionales que tienen a cargo el seguimiento al cumplimiento de las
actividades y/o proyectos establecidos en el componente programático del PNGRD, así como de las
actividades de la actualización.
Propósito: verificar los avances y el cumplimiento de las actividades enmarcadas en la Reducción del
Riesgos, establecidas en el PNGRD.
Cómo se realiza: se verifica el avance y cumplimiento de los proyectos y/o actividades establecidos en el
PNGRD a cargo del proceso de Reducción.
Desviación: el Subdirector de Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email- correo, etc.) para
dar cumplimiento a la actividad.
Evidencia: formato ficha de seguimiento que se envía a la Oficina de Planeación e información (Proceso de
Planeación Estratégica) con el seguimiento de proyectos del PNGRD. Asistencia a las sesiones que
programe la OAPI con los sectores, en donde se presentan los avances y seguimientos
Asesorías técnicas, designación de equipos multidisciplinarios para evaluación de proyectos.

Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional designado por el subdirector para
realizar la actividad articuladamente con el Grupo de Infraestructura Tecnológica y el equipo de
profesionales designados por el subdirector que tienen a cargo la evaluación de proyectos allegados por
las entidades territoriales y demás entidades del SNGRD.
Propósito: solicitar a los delegados que visitan la UNGRD, la autorización del Alcalde o Gobernador para
poder brindar información referente a un proyecto y desarrollos de asistencias técnicas en la presentación
y formulación de proyectos de intervención correctiva del riesgo
Cómo se realiza: Para las Asistencias Técnicas solamente se efectuará si cuentan con la autorización
correspondiente.
Desviación: que no se realice el debido control en articulación con el Grupo de Infraestructura
Tecnológica, para lo cual el Subdirector de Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email-
Evidencia: Conservación de las evidencias de las visitas efectuadas por representantes de entidades
territoriales con listas de asistencia o agendamiento a través de Google Calendar o soportes de asistencias
técnicas en la presentación y formulación de proeyctos de intervención correctiva del riesgo.
1. Revisar y actualizar el procedimiento de anteproyecto de presupuesto.
2. Dar los lineamientos para clasificar las necesidades financieras, que se envíe a las dependencias.
(Procedimiento o circular)
Revisión del Procedimiento De Seguimiento Y Evaluación Del PNGRD, a fin de identificar que acciones se
deberian incluir, toda vez que actualmente se adelanta el proceso de actualización del PNGRD en marco
de la ejecución del proyecto de inversión.
riesgos.
En caso de materialización del riesgo, se lleverán al CICCI y al comité de desempeño para que se brinden lo
lineamientos necesarios para que se apliquen las acciones correctivas.
Generar espacios de divulgación y/o socialización desde . (15-01-2022-01/12/2022)
Ejecución de eventos académicos
Propósito: establecer el número de inscritos, de asistentes y de visualizaciones de los eventos académicos
programados por la SCR.
Cómo se realiza: los responsables de la ejecución de los eventos realizarán el consolidado de la
información de los eventos académicos desarrollados desde la SCR.
Evidencia: todos los soportes del proceso de ejecución de los eventos que correspondan
1. Definir y solicitar las necesidades de capacitación para temas referentes al Sistema de Control Interno.
2. Realizar plan de formación en temas referentes al Sistema de Control Interno al interior de la Oficina de
Control Interno.
3. Definir para cada vigencia un plan de contratación de personal idoneo para la Oficina de Control Interno
para ser incluida en el presupuesto de la Entidad.
Adicionales a los controles, en caso de materialización del riesgo, se debe dar aconocer al CICCI y al
comité de gestion y desempeño , ya sea por escrito o previa convocatoria para que se tome las acciones
pertinentes.
Evidencia : Correo Institucional o Acta de comites

riesgos.
riesgos.
1. Socializar el proceso de donaciones entre las áreas relacionadas (GCI, GAA, GGC, SMD)
2. Revisar las donaciones de 2019 frente a actas de recibo y entrega, así como los demás documentos
necesarios, con apoyo del Grupo de Apoyo Administrativo para legalizar al FNGRD.
3. Revisar las donaciones causas por las emergencias por COVID-19 y paso de los Huracanes ETA e IOTA,
frente a la documentacion referente y las actas de recibo y entrega de las mismas.
4. Revisar el Protocolo de Donaciones Internacionales PT-1602CI-01, identificar posibles mejoras y llevarlas
a cabo.
5. Establecer una Guía de donaciones nacionales e internacionales en especie del Grupo de Cooperación
Internacional con apoyo de GAA, GGC, SMD.
5. Documentar las buenas prácticas y lecciones aprendidas de donaciones internacionales seleccionadas
para la mejora del procedimiento.

riesgos.
1. Planes de trabajo de acuerdo a la Articulación de instrumentos de priorización.

2. cronogramas de las fechas de trabajo con los procesos de comision internacional.
1. Seguimiento anual del Comité del PECI sobre ejecución y prioridades
2. Seguimiento semestral interno sobre el cumplimiento del PECI y las prioridades establecidas.
1. Elaboración y ejecución del proceso contractual para cálculo de gases efecto invernadero
2. Elaboración y ejecución del proceso contractual para la compensación ambiental.
3. Presentación de auditoría de carbono neutro.

riesgos.
Actualizar el Manual para contratistas en SSTA puntualizando requerimientos que se deben solicitar.

riesgos.
Revisar los informes de seguimiento de la Oficina de Control Interno para determinar y analizar posibles
acciones a desarrollar en la gestión.
riesgos.

riesgos.

riesgos.

riesgos.
riesgos.

riesgos.

riesgos.
Revisión constante e implementación de boletines de seguridad informática emitidos por el CSIRT y por
MINTIC

riesgos.
Realizar la valoración de Riesgos de los Activos de Información identificados por cada proceso, según la
actualización del inventario para la vigencia 2022
Diligenciar el formato FR-1603-SA-09 para realizar el seguimiento y trazabilidad de acuerdo a las
solicitudes de los recursos.

riesgos.

riesgos.
Se envia una comunicación al funcionario o exfuncionario recordando la presentacion del informe en el

tiempo establecido.
Responsables: Coordinadora del Grupo de Talento Humano.

riesgos.
Seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales.
Periodicidad: Cuatrimestral
Propósito:Verificar el cumplimietno de los requisitos legales identificados en la matriz.
Cómo se realiza: Realizando seguimiento a los planes de acción establecidos en la matriz de requisitos
legales.
Desviación: en caso de no realizar esta actividad se podria inculplir algun requisito legal.
Evidencia: Seguimiento matriz legal (Control de cambios)
Actualizar el procedimiento de nomina e incluir en Neogestion el formato de novedades.
Pruebas de vinculación diseñadas para los cargos de libre nombramiento y remoción, aplicada por el
Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP.
Responsables:
1. Remisión: Coordinadora Grupo de Talento Humano con apoyo profesional grupo de talento humano
2. Realización de pruebas y envío de las mismas a la UNGRD - DAFP
Propósito: mitigar la ocurrencia de realizar vinculación de personal no idóneo en la UNGRD.
Cómo se realiza: la Coordinadora de Talento Humano o quien designe solicitará al Departamento
Administrativo de la Función Pública –DAFP, la aplicación de las pruebas de vinculación diseñadas para los
cargos de libre nombramiento y remoción. Posterior a su aplicación, el DAFP enviará los resultados a la
UNGRD los cuales reposarán en la historia laboral de los funcionarios. Lo anterior se realiza con el fin de
contrarrestar lo exigido en el manual de funciones vs la hoja de vida de los funcionarios de libre
nombramiento y remoción.
Actualizar formato de Informe de Supervisión de Contratos y/o Convenios con el fin de incluir ítem de la
relación de desplazamientos realizados durante ese periodo a cobrar, que hayan sido radicados ante
financiera.

Propósito: mitigar la ocurrencia de Incumplimiento por parte de los contratistas de la UNGRD Y FNGRD en
cuanto al tiempo estipulado dentro del procedimiento para la legalización. Teniendo en cuenta que la
mayoría de los desplazamientos son realizados por contratistas.
Cómo se realiza: Actualizar ítem del formato de Informe de Supervisión de Contratos y/o Convenios en
conjunto con el Grupo de Gestión Contractual y socializarlo por correo electrónico a los contratistas para
su conocimiento y aplicación.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, los supervisores no podrán realizar seguimiento de las
legalizaciones pendientes de las personas a cargo.
Evidencia: Formato actualizado y correo de socialización por parte del Grupo de Gestión Contractual.
Desde el Grupo de Talento Humano, se realizará seguimiento a las tarifas más económicas del mercado de
acuerdo a la solicitud remitida por las áreas.
Responsable: profesional de tiquetes, profesional de comisiones y Coordinadora de Talento Humano.
Periodicidad: diario
Cómo se realiza:
*Solicitud remitida por parte del área.
*Verificación de fechas e itinerario previstos.
*Búsqueda en la plataforma dispuesta de tiquetes aéreos.
*Seleccionar la opción más económica que se ajuste a la solicitud inicialmente enviada.
*Luego de confirmación de itinerario se procede a emisión de tiquete aéreo.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se podrían generar costos adicionales en los tiquetes
emitidos.
Evidencia: Comparación de tarifas económicas más costosas y económicas en el sistema.

riesgos.

riesgos.
Incentivar a los Brigadistas para el desarrollo de sus actividades.

Responsable: Líder SST - Lider de Brigada
Propósito: Fortalecer el compromiso de la Brigada de Emergencias
Cómo se realiza: Reconociendo publicamente su labor y vocación de servicio y solicitando apoyo al jefe
inmediato o supervisor para la autorizacion en la participacion de las actividades programadas.
Desviación: En caso de no cumplir con la actividad, podria pasar que se tuviera personal no capacitado
para la atencion de la emergencia.
Evidencia: Comunicación a los Jefes y reconocimientos publicos
No aplica. No requiere acciones adicionales a los controles establecidos

Capacitar a los miembros de los comités en la investigacion y reporte de incidentes, accidentes y
Socializar el procedimiento de reporte de incidentes, accidentes y enfermedades laborales a todos los

colaboradores de la entidad.

riesgos.
Reforzar con las áreas el cumplimiento al reporte oportuno en CITEL.
Promover y verificar que la entidad cuente con condiciones seguras mediante inspecciones periodicas.
No aplica. No requiere acciones adicionales a los controles, de acuerdo a la Politica de Administración de

riesgos.

riesgos.
Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a la modalidad de selección o contratación,
en todas sus etapas, a través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en cuenta la ley
aplicable, los lineamientos dados en los manuales de contratación, procedimientos, guías y/o formatos
según aplique.
Como evidencia será la constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso de los contratos
con recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el SECOP para el caso de los contratos con
recursos de la UNGRD.
Responsable: Ordenador del Gasto (Profesional designado por el ordenador del gasto, para la revisión).

riesgos.
1. Socializar entre las diferentes áreas acerca de cómo se deben gestionar las Consultas de Segundo Nivel.
2. Radicar a travès de SIGOB los Tickets de segundo nivel asignados a las àreas competentes.
3. Actualizar los Protocolos de Atención de Primer Nivel de cada dependencia, fortaleciendo y ampliando
su contenido de tal forma que la mayoría de requerimientos de los usuarios puedan ser atendidos
directamente por el equipo de atención al ciudadano (Primer nivel).
4. Realizar reporte semanal de PQRSD para seguimiento y control de los tickets pendientes.
1. Realizar Reporte Semanal de PQRSD para seguimiento y control a los tickets pendientes.
2, Realizar Back Up del sistema PQRSD para garantizar la seguridad de la informaciòn y mantener
actualizadas las Tablas de Retenciòn Documental.
1. Solicitar periòdicamente al Grupo TIC el mantenimiento y/o actualizaciòn del Sistema PQRSD.
Revisar y actualizar la documentacion pertinente a la inspeccion de entrada a los equipos.
Eviar de forma periodica los requerimientos de los equipos que requieren mantenimiento correctivo al
grupo administrativo.
Evaluar la implementación de una herramienta tecnologica suministrada por el contratista de arriendo de

las instalaciones del CNL
Realizar prueba del funcionamiento de la herramienta tecnologica para su posible implementación


riesgos.
riesgos.
RESPONSABLE
FECHA DE INICIO FECHA TERMINACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
Jefe Oficina Asesora de

04/07/2021 11/30/2021
Comunicaciones
01/06/2021 30/11/2021 Secretario(a) General
04/07/2021 12/15/2021 Jefe Oficina Jurídica
Subdirector(a) Reducción
1/2/2022 12/31/2022
del Riesgo
1/2/2022 12/31/2022
del Riesgo
1/2/2022 12/31/2022
del Riesgo
4/30/2021 3/1/2022
Planeación e Información

16/00/2022 3/17/2023
Subdirector(a)
1/15/2022 12/1/2022
Conocimiento del Riesgo
Jefe Oficina Control

1/1/2022 12/31/2022
Interno
1/1/2022 12/31/2022
Interno

1/1/2022 12/31/2022
Interno

1/1/2022 12/31/2022
Interno
Coordinador(a)
03/17/2022 12/31/2022
Cooperación
Coordinador(a)
03/17/2022 12/31/2022
Cooperación
Coordinador(a)
03/17/2022 12/31/2022
Cooperación

5/2/2022 12/10/2022
4/1/2022 12/30/2022

4/5/2022 6/30/2022
Coordinador(a)
5/1/2021 11/30/2021 Tecnologías de la
información
Coordinador(a) Apoyo
4/22/2021 12/15/2021
Administrativo
Coordinador(a) Talento
15/3/2022 31/12/2022
Humano
10/4/2021 30/12/2021
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
Coordinador(a)
Contratación
Coordinador(a)
Contratación
Coordinador(a)
Contratación
Coordinador(a)
Contratación

Subdirector(a) para el
3/1/2022 4/30/2022
Manejo de Desastres
3/1/2022 5/30/2022
Manejo de Desastres
3/1/2022 5/30/2022
Manejo de Desastres
7. MONITOREO
MONITOREO LÍDER DE PROCESO. Evaluación de la eficacia
3°
CU
AT
1° CUATRIMESTRE 2° CUATRIMESTRE RI
ME
ST
Control 1. Entrega y validación de Información RE
La jefe de la Oficina Asesora de comunicaciones recibió 51 solicitudes por
parte de las áreas, con el fin de realizar boletines de prensa, la información fue
remitida a los periodistas de la OAC, quienes realizaron los boletines de prensa
y posteriormente diligenciaron el formato FR-1500-OAC-21 “Entrega y
validación de información” de forma física y digital. Los formatos se
dispusieron en el servidor de la OAC.
En el período de enero a abril de 2022 se realizaron 51 boletines de prensa, los

cuales cuentan con la revisión y aprobación de publicación de información por
parte de la jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, igualmente, los
boletines fueron enviados mediante correo electrónico a los colaboradores de
planta y contratistas.
A continuación, se relacionan los boletines realizados mes a mes
Enero: 12 boletines
Febrero: 14 boletines
Marzo: 15 boletines
Abril:
Control101.boletines
La jefe de la Oficina Asesora de comunicaciones recibió 51 solicitudes por

parte de las áreas, con el fin de realizar boletines de prensa, la información fue
remitida a los periodistas de la OAC, quienes realizaron los boletines de prensa
y posteriormente diligenciaron el formato FR-1500-OAC-21 “Entrega y
validación de información” de forma física y digital. Los formatos se
dispusieron en el servidor de la OAC.
En el período de enero a abril de 2022 se realizaron 51 boletines de prensa, los

cuales cuentan con la revisión y aprobación de publicación de información por
parte de la jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, igualmente, los
boletines fueron enviados mediante correo electrónico a los colaboradores de
planta y contratistas.
Enero: 12 boletines
Marzo: 15 boletines
Abril: 10 boletines
En el periodo comprendido entre enero y diciembre de 2021,
para el 1 cuatrimestre el proceso de Control Interno Disciplinario
realizó el control periodico de los procesos que se tienen
custodiados por el profesional especializado que esta acargo del
proceso por su Manual de Funciones Custodia oficina 5 piso de la
entidad). El control se realiza en el cuadro de seguimiento que lo
alimenta periodicamente la Funcionaria a cargo del proceso. La
evidencia por ser procesos de reserva estan en la carpeta en el
enlace procesoses. evidencia que se podra verificar en una mesa
de trabajo con la funcionaria delegada por parte de la Oficina de
Control Interno, toda vez que dicha información es confidencial y
no se puede cargar como evidencia en la carpeta de drive.
En el periodo comprendido entre enero y abril, para el 1

cuatrimestre el proceso de Control Interno Disciplinario realizó el
control periodico de los procesos en el cuadro de seguimiento
controlando los terminos de ley. Se realiza con el cuadro de
seguimiento que se tiene como base de datos del proceso
disciplinario. para el periodo correspondiente se alimento el
cuadro con las respectivas fechas agregando 2 quejas
disciplinarias. La evidencia que se podra verificar en una mesa de
trabajo con la funcionaria delegada por parte de la Oficina de
Control Interno, toda vez que dicha información es confidencial y
no se puede cargar como evidencia en la carpeta de drive.
En el periodo comprendido entre enero y abril de 2022, se realizó

la debida sustanciación de las quejas presentadas para dar
credibilidad al proceso de control interno disciplinario, se
evidencia en la base de datos de procesos. revisión que se podra
hacer en la instalaciones de la oficina que se encuentra en el 5
piso de la entidad. De igual manera como acción de mejora
desde el años pasado en el riesgo de corrupción se adjunta las
evidencias de las jornadas de inducción instritucional de
contratistas y funcionarios de la UNGRD, esto con el fin de
recordar la importancia de los principios y valores que deben
cumplir los mencionados funcionarios. como evidencia se carga
el correo electronico remitido por parte de talento humano de la
agendación de la solicitud.
Se realizó el monitoreo correspondiente al primer cuatrimestre del 2022,

asociado a la emisión de los estados financieros, donde se evidencio que los
Estados Financieros de la UNGRD se presentaron de manera oportuna,
reflejando de manera confiable el resultado del periodo de la entidad,
cumpliendo con la ejecución del cronograma de actividades.
Al finalizar el primer trimestre, se realizo la conciliación de gestión de bienes
muebles e inmuebles, con corte a marzo de 2022.
El Grupo de Apoyo Financiero y Contable, verifico la vida útil y depreciación
acumulada de cada uno de los bienes de la UNGRD, lo cual dio diferencias no
significativas por decimales.
A la fecha no ha cerrado abril, por lo que se realizara el seguimiento en el
segundo monitoreo.
De acuerdo con la ejecución de PAC, al realizar el monitoreo, se evidencia que

la alerta de ejecución PAC funciona para informar a las áreas el recurso
ejecutado mediante el reporte de ejecución consultado en el aplicativo SIIF
Nación, por objeto de gasto.
En cuanto al Acta de consolidado PAC, se relacionan todas las solicitudes
radicadas por las diferentes áreas, donde solicitan los recursos necesarios para
cubrir sus diferentes obligaciones contractuales, posteriormente los recursos
se solicitan a través del SIIF.
Con el fin de verificar si se presentan diferencias entre lo contabilizado y lo que

reposa en los documentos de legalización, se lleva a cabo el monitoreo del
Arqueo de Cajas Menores, cumpliendo con el cruce del reporte generado en
SIIF y los soportes de cada cuentadante y las cuentas bancarias.
Arqueo de Títulos Valores, se realizó la verificación de los cheques utilizados
durante el periodo de enero a abril, donde se revisa que el consecutivo de la
chequera sea continuo, así como el estado del cheque.
Se lleva a cabo el seguimiento, por medio del sistema SIIF y la ejecución
presupuestal por cada rubro, a través de comunicación interna 2022IE01931
Seguimiento y aplicación a la austeridad del gasto según Directiva Presidencial
N° 09, se anexa cuadro de seguimiento
Se realiza el seguimiento al cuadro de control "SEGUIMIENTO PROCESOS

JUDICIALES UNGRD_semaforo", así como a la base de datos "AUDIENCIAS
JUDICIALES" dispuestas en drive, con el fin de verificar la actualización de cada
uno de los procesos judiciales y audiencias programadas y realizadas en el
periodo a evaluar. Se generan alertas por correo electrónico cuando se
evidenció desactualización de las bases de datos.
El día 30 de diciembre de 2021 se aprobó la Política de Prevención del Daño

Antijurídico Vigencia 2022 - 2023 por parte de la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado, y el día 04 de febrero de 2022 se envió la consolidación del
seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico Vigencia 2020 -
2021, la cual fue aprobado por parte de la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado el día 14 de febrero de 2022, dando cumplimiento al 100%
de las actividades establecidas en el plan de acción. El día 01 de abril de 2022
se realizó la socialización de la PPDA 2022-2023 al interior de la entidad, la cual
se encuentra cargada en el sistema Neogestión.
Se han recibido 137 fallos favorables para la entidad.

Se realiza el seguimiento mensual y cuando se requiera a los procesos que se
encuentran y los que requieren estar registrados en el Sistema Único de
Gestión e Información Litigiosa del Estado - e-KOGUI, con el fin de que este
cuente con la información completa y actualizada. Se han recibido 14 procesos
judiciales y 3 conciliaciones extrajudiciales los cuales se han registrado en el
sistema y se han terminado 15 procesos judiciales y/o conciliaciones.
El día 14 de febrero de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia

Nacional de Defensa Jurídica del Estado al área de control interno en el perfil
control interno, módulos y funcionalidades.
El día 31 de marzo de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado a la jefe de la Oficina Asesora Jurídica
en el perfil jefe jurídico, módulos y funcionalidades.
Se realiza el plan de capacitación para los abogados de la Oficina Asesora
Jurídica teniendo en cuenta los cursos virtuales dispuestos por la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado en el módulo de Comunidad Jurídica
del Conocimiento, se le realiza seguimiento al mismo y se evidencia que a la
fecha se han realizado 30 cursos para el primer semestre de 2022, lo cual da
un cumplimiento del 65% para el primer semestre del 2022.
El día 16 de febrero de 2022 se solicitó a los abogados y jefe de la Oficina
Asesora Jurídica los temas requeridos para la programación de la primera mesa
de estudios jurídicos. Se realizó la primera mesa de estudios jurídicos el día 03
de marzo de 2022.
El día 23 de marzo de 2022 se solicita la elaboración de la segunda mesa de
estudios jurídicos del año, la cual se llevo a cabo el día 29 de marzo de 2022.
El día 07 de abril de 2022 se solicita la elaboración de la tercera mesa de
estudios jurídicos del año, la cual se llevará a cabo el día 28 de abril de 2022.
Se realiza la revisión por parte del jefe de la OAJ a cada una de las actuaciones
judiciales desplegadas en el proceso de gestión jurídica por medio del Sistema
de Correspondencia de la Entidad, SIGOB, y por medio del correo electrónico
de acuerdo a la contingencia presentada por el COVID-19, con el fin de dejar la
trazabilidad desde la recepción del requerimiento hasta el envío de la
respuesta, así como de los comentarios o ajustes que realice el jefe del área.
Se han revisado 1330 documentos desde el 01 de enero de 2022 hasta la fecha
por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Además se someten los casos en los que ha sido demandada la entidad de los
diferentes medios de control al comité de conciliación, con el fin de garantizar
el conocimiento de cada uno de los casos que se estan debatiendo en los
diferentes medios de control, y también conocer la posicion jurídica que el
Teniendo en cuenta el monitoreo establecido al inicio de cada vigencia por
parte del proceso SIPLAG, se realizó la actualización de factores internos y
externos detallando las premisas y lineamientos que brindó el proceso SIPLAG
en el marco de la política de Administración de Riesgos. Como proceso se
identificó que el control permanece dado que cuenta con un responsable, una
periodicidad, un propósito y demás características. Asì las cosas, se continua
con el seguimiento al Plan de Acción, conforme a las directrices definidas por
elproceso de Planeación Estratégica.
SEGIMIENTO CONTROL
El seguimiento correspondiente al cumplimiento de las actividades definidas
en el Plan de Acción de la SRR del primer bimestre de 2022. Es importante
aclarar que dichas actividades continúan enmarcadas en el PND 2018-2022 y
demás documentos de políticas como son los CONPES; Se señala que la Sub.
de Reducción en el marco de sus competencias, se encuentra adelantando las
actividades establecidas en dicho plan, las cuales se pueden verificar con los
seguimientos que adelanta la OAPI. La evidencias de la matriz con los
respectivos avances se encuentra en la página web de la UNGRD. Los soportes
del plan de acción se encuentra en la ruta definida por la OCI donde se deben
cargar todas las evidencias que soportan dichos avances.
parte del proceso SIPLAG, La SRR identificó que la oportunidad y el control
permanece dado que cuenta con un responsable, una periodicidad, un
propósito y demás características. Asì las cosas, se continua con el
seguimiento a la implementación del PNGRD, conforme a las directrices
definidas por el proceso de Planeación Estratégica, aclarando que para esta
vigencia se actualiza la oportunidad sin vincular el proceso de actualización de
dicho plan, toda vez que todo este proceso surtió en la vigencia anterior.
SEGUIMIENTO CONTROL
De acuerdo con la periocidad establecida para el seguimiento semestral del
PNGRD, para el primer cuatrimeste no se presenta reporte. Dicho reporte se
presentará para el segundo cuatrimeste una vez se haya presentado el
seguimiento semestral a la OAPI, en concordancia con el decreto de adopción
del PNGRD. También es importante aclarar que a la fecha no se han
desarrollado sesiones por parte de la OAPI con los sectores, en donde se
presentan los avances y seguimientos.

parte del proceso SIPLAG, La SRR identificó que el riesgo de corrupción
identificado y sus controles permanecen dado que cuenta con un responsable,
una periodicidad, un propósito y demás características, ayudando o evitando la
materialización del mismo. Así mismo, dentro del plan de tratamiento, se deja
la acción correspondiente como parte de la mitigación de la materialización del
riesgo.
SEGUIMIENTO CONTROL 1:
Durante el período no se realizaron modificaciones en los usuarios del
aplicativo del banco de proyectos, teniendo en cuenta que no se han
presentado cambios en el equipo de trabajo.
ACCIÓN PLAN DE TRATAMIENTO

Durante el período se realizaron 40 asistencias técnicas aproximadamente en
la presentación y formulación de proyectos de intervención correctiva del
riesgo
SEGUIMIENTO CONTROL NO. 2 En lo que refiere a Proyectos de

Infraestructura y teniendo en cuenta el control establecido, el Director
General de la UNGRD realizó la designación de equipos multidisciplinarios para
efectuar el seguimiento a la estructuración y la verificación de los
requerimientos de cada uno de los procesos de cotización adelantados por el
grupo de Proyectos de Infraestructura de la Subdireccion para la Reduccion del
Riesgo de Desastres.
Promover acciones de distribución efectiva del equipo de preparativos para
respuesta a emergencia y la recuperación, con el fin de fortalecer la gestión del
riesgo en los entes territoriales. En ese orden de ideas se gernero sinergias
entre el equipo de gestión territorial y preparativos para el reporte y la
asistencia en epoca de emergencia.
La SMD desarrollo un plan de mejora interno, para la organización de los

documentos tanto físicos como digitales acorde a las Tablas de Retención
Documental y para la remisión de carpetas al archivo central.
En la preparaión y desarrollo de a auditoria de seguimiento interno se

articularon proceos y procedimientos para la mejora del funcionamiento de
las labores asignadas al interior de la SMD, se desarrollaron los formatos,
planes y procedimientos sujetos al CNL
Se desarollo:
Monitoreo a los riesgos identificados, teniendo en cuenta que los gerentes

públicos o líderes de procesos, deben asegura que los controles y los procesos
de gestión de riesgos implementados esten funcionando apropiadamente y se
ajusten a lo definido tanto en los controles como en sus planes de tratamiento.
Adicionalmente, se presento estrategia para centralizar la información de
seguimiento de la Subdirección y generar informes periódicos para la
evaluación de resultados y la toma de decisiones
Se llevo a cabo:
- monitoreo a los riesgos identificados, teniendo en cuenta que los gerentes

públicos o líderes de procesos, deben asegura que los controles y los procesos
de gestión de riesgos implementados esten funcionando apropiadamente y se
ajusten a lo definido tanto en los controles como en sus planes de tratamiento.
De acuerdo a la gestion de acciones anuales identificadas, con corte al 30 de
abril de 2022, se cuenta con la formulación del anteproyecto de presupuesto
para la vigencia 2023, presentado al Departamento Administrativo de
Presidencia de la Republica - DAPRE, y posteriormente enviado al Ministerio de
Hacienda y Credito Público - MHCP. De acuerdo a esto, el profesional asignado
de la OAPI, realizó el proceso de coordinación en la identificación de
necesidades presupuestales para la vigencia 2023, por lo cual se consultó cada
una de las necesidades financieras requeridas por los procesos de la entidad.
Como evidencia de la construcción del anteproyecto de presupuesto se
relacionan las evidencias del proceso guardadas en Z:\TRD-PLANEACION\1300-
Conforme al proceso que realiza la Oficina Asesora de Planeación e
Información bimestralmente en relación con el seguimiento al Plan de Acción
de la entidad para la vigencia 2022, el profesional de la OAPI designado realizó
el respectivo proceso de solicitud de seguimiento al primer y segundo
bimestre, en coordinación de las instrucciones impartidas por el Jefe de
Planeación. En tal sentido, para la presente fecha de seguimiento se cuenta
con el primer informe de seguimiento al plan de acción. Con respecto al
informe del segundo bimestre, este será gestionado durante el mes de mayo,
toda vez que para la presente fecha de seguimiento, se solicitó el reporte de
información del Plan de Acción del segundo bimestre a cada una de las áreas
Conforme al proceso que realiza la Oficina Asesora de Planeación e
Información en marco del seguimiento del PNGRD, y según el control
establecido para la acción; para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, el
equipo del PNGRD ha:
1. Socializado los resultados obtenidos en marco del XII informe del PNGRD a
través de 18 mesas de trabajo sectoriales y 9 territoriales. Así mismo, teniendo
en cuenta que durante estas socializaciones se ha comunicado la
programación e inicio de seguimiento al PNGRD del semestre 2022-1 con plazo
máximo de reporte al 30 de junio de 2022, con el fin de empezar a gestionar
las acciones que permitan obtener y desarrollar el XIII Informe del PNGRD,
informe en el cual se espera evidenciar los cambios surtidos dentro del
proceso de actualización de dicho instrumento.
2. Dichas acciones, han sido adelantadas con el fin de evitar los retrasos en la
gestión y obtención de la información de avance de los proyectos del Plan
Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres - PNGRD -. Para la presente fecha
de seguimiento se cuenta como soporte las asistencias de los sectores, en
donde tal como se mencionó, se ha informado la fecha para el inicio del
seguimiento para el semestre 2022-1.
Por otra parte, frente al plan de tratamiento planteado, cabe mencionar que
se realizaron las respectivas revisiones y se continuara con los chequeos que
sean necesarios para garantizar el seguimiento efectivo de resultados al
PNGRD. Por otra parte, de acuerdo a la revisión del procedimiento de
actualización del PNGRD, no se han detectado cambios sujetos de
En el seguimiento del tercer cuatrimestre del año, se realiza la solicitud de la
información el día 3 de enero 2022 a la Oficina de Planeación, con respuesta
del Jefe de la Oficina con la información en archivos adjuntos sobre el plan de
acción y el plan estratégico. Por otro lado, se evidencia en la página web de la
UNGRD, el seguimiento al PNGRD del XI informe de seguimiento del plan anual
de Gestión del Riesgo, se adjunta evidencia en el Servidor.
Se realiza la correspondiente solicitud a las diferentes áreas misionales

(Conocimiento y Reducción del Riesgo, y Manejo de Desastres) de los reportes
de los comités que se realizaron durante el período, a través del correo
electrónico de fecha 3 de enero 2022. Se adjunta las actas en el Servidor
Se realiza la correspondiente solicitud a las áreas de Planeación con correo de

fecha 3 de enero 2022 y al área Administrativa con correo de fecha 3 de enero
2022, las cuales dan respuesta con las evidencias correspondientes del plan de
acción y el Plan Anual de adquisiciones cuarto trimestre 2021. Se adjunta
evidencia, archivos en el Servidor
Durante el primer cuatrimestre no se presentaron retrasos en las actividades

del plan de acción, proyectos y acciones del proceso de Conocimiento del
riesgo , debido a la ocurrencia de sucesos externos como manifestaciones o
emergencias sanitarias.
En el período de este informe se han llevado a cabo 3 eventos:
• ¿Sabe usted cómo se deben construir edificaciones sismo resistentes en

Colombia?884 inscritos, 248 personas en plataforma y 1805 visualizaciones a
fecha del 11 de abril.
• La amenaza del impacto de asteroides cercanos a la Tierra. 642 inscritos, 157
personas en plataforma y 1011 visualizaciones a fecha del 11 de abril.
• La equidad de género en tiempos de cambio climático. 346 inscritos, 111
personas en plataforma y 951 visualizaciones a fecha del 11 de abril.
Para el primer cuatrimestre del año del 2022, se realiza seguimientos

constantes al PAAGI de acuerdo al cronograma aprobado en el Comité
Institucional de Coordinación de Control Interno No.21-2022. El cual se aprobó
el día 1 de febrero del 2022, para este cuatrimestre se capacito al personal del
Control Interno en temas relacionados con respecto al Plan Institucional de
Capacitación 2022 y al plan de capacitación del Sistema de Control Interno, así:
Conflicto Intereses, uso adecuado del tiempo libre, higiene postura, INM
Colombia, Reporte FURAG, Sistema pensional, Reunión Integración Código
Integridad, manejo recursos públicos y Encuentro Transversal Jefe Control
Interno y Socialización Dimensión 7 Control Interno - MIPG y Mapa de
Aseguramiento.
Por otro lado, la Oficina de Control Interno en compañía de la oficina de
Planeación, realizo Asesorías de Acompañamiento a las jornadas de riesgos a
cada una de las áreas para la actualización del mapa de riesgo y oportunidades
de la entidad.
Con respecto al plan de Contratación de la OCI la vinculación del personal esta
basa en el Plan Anual de previsión de Recursos Humanos 2022 de TH y con
respecto a la vinculación de los contratistas esta se encuentra a cargo de la
Secretaria General
Evidencia:
1.Ruta donde son cargados los diferentes informes de la OCI Z:\VIGENCIA
2022\ARCHIVOS DE APOYO
2.Correo electrónico enviado a las áreas para recordar el cargue de las
evidencias (en caso de reiteración).
3.PAAGI 2022
4.Acta CICCI (solo si se presentan modificaciones en el PAAGI).
Para el I cuatrimestre del 2022 la oficina de Control Interno, cuenta con el
nomograma actualizado versión No. 5 de fecha 18/04/2022, de acuerdo a las
últimas disposiciones en Materia de Control Interno que ha impartido el
Gobierno Nacional.
Desde la OCI, Se ha realizado seguimientos a las diferentes actividades

adelantadas por el equipo auditor, con el fin de verifica los hallazgos u
observaciones presentadas en los informes establecidos en el PAAGI, de
acuerdo a lo anterior para este periodo la OCI, no ha presentado denuncias a
los entes de control.se anexan: actas de reunión del equipo OCI de los meses
de enero, febrero, marzo del 2022.
Para este periodo en cumplimiento al desarrollo de las capacitaciones a los

funcionarios de la entidad, la OCI realizó los siguientes boletines PROCESO
ELECTORAL, SABIAS QUE de los días 11 al 26 de abril del 2022, los cuales se
encuentran anexos para su verificación
La oficina de Control Interno informo a la entidad a través de la reunión del

CICCI No. 22, dos casos de materialización del riesgo para que las áreas
encargadas tomaran las acciones pertinentes, con respecto a la atención
oportuna a los derechos de petición presentados por la ciudadanía y a la
legalización de las comisiones de los tiquetes de los funcionarios y contratistas
en cumplimiento a los procedimientos de la entidad y al rol OCI
La Oficina Control Interno, constantemente se encuentra verificando las

últimas disposiciones o lineamientos en las páginas web de la CGR, DAFP, CGN,
ANDJE, Derecho de autor, Presidencia de la República, entre otras, lo cual se ve
reflejado en la actualización del normograma versión No. 5 de fecha
18/04/2022
En el GCI se guarda la información de los procesos En la carpeta compartida
del área y cada quien también la manejan en sus correos.
También se entrega los documentos cada dos años como corresponde al área
de archivo.
Se copia los procesos al correo de la coordinadora María Jimena.
Y se continua trabajando en el área para mantener la información en las

carpetas.
También se entraga los documentos cada dos años como corresponde al aréa
de archivo.
No se han presentado emergencias por lo tanto no se han gestionado
donaciones desde el GCI
Hasta la fecha se han postulados personas que cumplen con el perfil y sienten
interés de participar en las convocatorias que se han presentado en el
presente año, por lo tanto todos han cumplido con las actividades y las han
culminado.
Todos los proyectos en los cuales la UNGRD ha apoyado a través del proceso
de formulación y ejecución han sido alineados al PECI.
Todos los procesos desarrollados en el marco del Relacionamiento
Internacional están alineados al PECI.
Para el primer trimestre del año no se registran evidencais teniendo en ucenta

que se inicio con estudio de mercado para el proceso de contratacion.
En el primer cuatrimestre de 2022, para el control 1 se realizaron las 2

reuniones bimestrales de líderes Siplag-ecosiplag. El 04-feb-2022 y el 22-abr-
2022, se evidencia con acta No. 1 y correo de envió de la presentación
(segunda reunión dado que el acta se encuentra en elaboración). Y 10 actas de
socialización de los procesos (Planeación, administrativa, conocimiento,
contratación, dirección general, juridica, reducción, talento humano, financiera
y comunicaciones del primer bimestre).
Para el control 2, de acuerdo a lo informado en la segunda reunión de lideres

siplag, se realizó envío de lista de chequeo para la respectiva aplicación por
cada proceso, con el fin de preparar las acciones correspondientes para
auditoria de otorgamiento de la implementación de los sistemas de gestión.
Teniendo en cuenta esto, se avanzará posteriormente en la consolidación de
aplicación de dicho formato diagnostico.
Se realiza la actualizacion del Manual para contratistas en SSTA con
información
relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo, Terminología, se incluye a
proveedores, responsabilidades específicas de acuerdo al tipo de contrato y
actividades a ejecutar, ademas de los ajueste correspondientes para la
incorproacion del componente social.
Se realiza actualizacion y seguimiento a la matriz de legal a fin de evaluar el

cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la entidad.
El 14-feb-2022 se remitió, por parte del secretario técnico, Juan José Neira, al
Comité Institucional de Gestión y Desempeño el cronograma de reuniones de
2022 (evidencia: correo CGyD_Operacion_cronograma2022_UNGRD). Por otro
lado, se realizó un comité extraordinario que se llevó a cabo el 1-abr-2022
(evidencia: acta Acta Comite Extraord Gestion y Desempeño Abril 2022). Y se
remitió el correo informando la fecha de realización del primer comité para la
primera semana de mayo de 2022 (evidencia: correo CGyD_1-2022_temas).
Con respecto al plan de tratamiento, con relación al Informe de Evaluación a la

Gestión por Dependencias, la OAPI apoyó a la Secretaría General, dado el
cumplimiento de ésta dependencia del 65%. Resultado de una reunión, donde
se revisaron las actividades claves en la Secretaría General, se generó un
compromiso por la OAPI el cual se remitió por correo el 01-abr-2022.
(Evidencia: Correo_Actividades Secretaria General).
Se realizan contantes inspecciones locativas en las sedes de la UNGRD,
Inspección a kit de derrame, y control al matriz de seguimiento estabelcido
para evauar el cumplimiento del programa de inspeccion, como insumos de los
aspectos ambientales generdos en la entidad.
Control #1: Se ejecuto en un 95,14 % la verificación de inventarios según el

cronograma establecido para la Vigencia 2022.
Se realizó la verificación fisica y Levantamiento de Inventarios Individualizados

en un 95,14%, conforme a lo establecido en el Cronograma para los meses de
Enero a Abril del presente año, es de acalarar que a la fecha nos encontramos
en ejecución de las actividades del mes de Abril.
Como Evidencia se encuentran los inventarios firmados en las carpetas que

reposan en las oficinas del Sub proceso de Gestión de bienes del GAA.
Control #1, Durante el primer cuatrimestre de 2022 se registraron 407

movimientos de entradas y traslados de bienes, los cuales fueron actualizados
en el aplicativo Know IT.
Control #2, sobre el reporte de KNOWIT se generaron los informes de los

meses de Enero, Febrero y Marzo de 2022, los cuales fueron presentados al
area financiera, el reporte correspondiente al mes de Abril no se genera si no
hasta la primera semana del mes de Mayo de 2022.
Al realizar el seguimiento se encontro una mejora significativa en las

Cominucaiones oficiales, dado que cada vez son menos los funcionrios que no
terminan el tramite de la comunicación oficial que hacen parte integral de los
expedientes.
Se realizó el seguimiento a cada uno de los préstamos del expediente y actos
administrativos solicitados en el archivo central, dando una trazabilidad
adecuada para el retorno de los mismos, sin embargó, se recurre al uso del
correo electrónico para recordar a los colaboradores de la UNGRD, la
devolución mismos teniendo en cuenta el procedimiento de préstamo de
expedientes.
Para el PRIMER cuatrimestre de la vigencia 2022 (ENERO-ABRIL) y de acuerdo

con lo establecido en el control No. 1 se realizó el seguimiento a los proyectos
de infraestructura que se encuentra en ejecución a cargo de la UNGRD,
mediante el reporte quincenal de los aspectos más importantes de cada
proyecto, entre los que se destacan: municipio beneficiado, Avance físico,
avance financiero, fecha inicio, fecha terminación inicial, fecha terminación
real, valor del contrato, valor adiciones (si aplica), número
suspensiones/prórrogas (si aplica), valor pagado, estado del proyecto,
observaciones, además de la relación de cada uno de sus hitos contractuales.
Para el tercer cuatrimestre de la vigencia 2022 (ENERO - ABRIL) y de acuerdo

con lo establecido en el control No. 1 se realizó el seguimiento y revisión de la
los proyectos de infraestructura que se encuentra en ejecución a cargo de la
UNGRD, mediante el seguimiento, control y revisión multidisciplinaria (técnica,
financiera y jurídica) a las solicitudes de desembolso a cargo del Subdirector
General.
En cuanto a las revisiones, se adelanta matriz de seguimiento, en la que se

reporta información del siguiente tipo: contrato, contratista, valor pago,
profesionales responables revisión, fecha en radicación en SDG, fecha revisión,
fecha devolución (si aplica), fecha respuesta por parte del supervisor (si aplica),
fecha vistos buenos, fecha cargue a financiera, estado, observaciones.
CONTROL 1.
Se realiza copias de información incrementales y totales de los datos sobre la
ofimatica que se procesa en la entidad, bases de datos y de las maquinas
virtuales. Estas copias se realizan a través de la plataforma Networker por
medio de la cual se tienen implementadas las diferentes politicas de retención
de la información. Se realizan copias de información semanal, mensual.
Evidencia: Anexo informes de copias mensual.
CONTROL 2.
Se realizan boletines informativos, tips y noticias sobre segurdad de la
información los cuales son socializados a través de correo y compartidos con
todos los funcionarios de planta y contrato.
Evidencia. Copia correos enviados.
CONTROL 3.
Se realiza monitoreo permanente a los servicios críticos mediante la
herramienta Zabbix.
CONTROL 1.
Durante el primer cuatrimestre de 2022 se han adelantado acciones de
remediación a las vulnerabilidades identificadas en el estudio realizado en el
2021.
Evidencia: Pantallazos remediaciones PHP, proceso precontractual GLPI, Plan
de remediaciones.
Para el año 2022 se realizará un estudio de vulnerabilidades el cual se tiene

planeado en el cuarto cuatrimestre cuyo alcance seran los sistemas web y los
recursos de red y servidores.
CONTROL 2.
Se realiza monitoreo de seguridad de la plataforma a traves del sistema de
seguridad perimetral - firewall Fortigate en donde se detectan y se eliminan
los riesgos que a diario pueden suceder dentro de nuestra plataforma
tecnologica. En este primer cuatrimestre no se presento ningun riesgo alto que
haya podido afectar la integridad y seguridad de la plataforma tecnologica de
CONTROL 1.
El control de acceso a las aplicaciones de sharepoint se realiza mediante el
directorio activo donde se establece el periodo de habilitación de los usuarios
y la asignación de permisos a través de la configuración mediante grupo.
Durante el primer cuatrimestre se atendió solicitud de permisos de acceso
para el aplicativo Generación Documento Soporte del GAFC.
Evidencia: Correo solicitud y respuesta GAFC
CONTROL 1.
Se realiza copias de información incrementales y totales de los datos sobre la
ofimatica que se procesa en la entidad, bases de datos y de las maquinas
virtuales. Estas copias se realizan a través de la plataforma Networker por
medio de la cual se tienen implementadas las diferentes politicas de retención
de la información. Se realizan copias de información semanal, mensual.
CONTROL 1.
Durante el primer cuatrimestre de 2022 se generaron plantillas de
configuración de la herramienta PC-Secure a través de las cuales se asignan los
permisos y bloqueos de cada equipo.
En este periodo se realizaron ajustes al sistema de PQRSD generando la
respectiva documentación.
Se realizó el seguimiento a cada uno de los vehículos ubicados en la sede A de
la UNGRD con el Formato de Inspeccion Diaria de Vehículos FR-1603-SA-10
desde el mes de enero hasta el mes de marzo (los soportes del mes de abril se
entregan a final del mes para ser digitalizados en las TRD y guardados en las
carpetas de los vehículos), el conductor debe hacer la inspección de manera
diaria y el lider del subproceso administrativo de trasnporte realiza
acompañamiento semanal para verificar el reporte realizado por los
conductores.
Se dio tramite a las solicitudes efectuadas por las diferentes dependencias,
cumpliendo con el formato solicitud de gastos de caja menor FR-1603-SA-09
version 5 o el formato de solicitud gastos de alimentacion FR-1603-SA-06,
donde adjuntan factura electronica, documento equivalente, el RUT, tiquetes
de peaje, etc.. Dichas solicitudes sean firmado por los responsables para
autorizar los gastos; como son el Coordinador del Grupo de Apoyo
Administrativo y aprobados por el Ordenador del Gasto. y seefectuaron los
registros en el SIIF Nacion por cada solicitud requerida.
Control 1: durante el cuatrimestre no se evidenciaron novedades en la

conciliaciones.
El informe correspondiente al mes de abril/2022, requiere de las conciliaciones

frente al extracto bancario, por lo que solo podrá estar disponible hasta el 15
de mayo de 2022.
Durante el cuatrimestre se socializaron vía correo electrónico las siguientes

novedades sobre formatos/procedimientos:
- IMPLEMENTACIÓN FORMATOS FR-062-FTSP ACTA DE SUSPENSIÓN DE

INTERVENTORIA Y FR-063-FTSP ACTA DE SUSPENSIÓN DE OBRA
- ACTUALIZACIÓN MANUAL OPERATIVO BANCO MUNDIAL
- ACTUALIZACIÓN FORMATO FINANCIERA FTSP-FR-06 LIQUIDACIÓN DE
GASTOS DE DESPLAZAMIENTO V11
-Para este cuatrimestre se desvincularon dos (2) personas:

-Bibiana Calderón Sierra el dia 25 de enero de 2022.
-Maria Tatiana Laverde el día 01 de abril de 2022.
-A la fecha el Grupo de Talento Humano ha recibido el informe final de Maria
Tatiana Laverde.
Plan de tratamiento:
-En el caso de Bibiana Calderon Sierra se le envió una comunicación
(2022EE04117) recordandole la entrega del informe final.
Durante el cuatrimestre se han ejecutado 20 capacitaciones con asistencias de

más de 25 personas. Asimismo, se han realizado hasta la fecha, 2 inducciones
institucionales para los nuevos colaboradores de la entidad, en la primera,
asistieron 44 personas y en la segunda, 20 personas.
Se realiza actualización de la matriz de requisitos legales, el 31 de marzo del
2022 donde se incluyen nuevos requisitos legales aplicables a la entidad.
Plan de tratamiento: estas actividades se realizan a finales de abril en este

momento se encuentra en actualización
Se adjunta la evidencia de los controles de los meses de enero a marzo, el mes

de abril todavía no cuenta con evidencias ya que éstas se generan después del
20 de cada mes.
Plan de tratamiento: el formato de control de novedade se cargo el 15 de

marzo de 2022, el procedimiento está en revisión y actualización.
Para este cuatrimestre se realizaron tres (3) vinculaciones, realizando la

respectiva revisión de estudios y experiencia. Es importante aclarar que
durante el periodo no se vincularon gerentes públicos:
-Maria Claudia Sendoya Muñoz el día 12 de enero de 2022.

-Santiago Bedoya Gomez el dia 26 de enero de 2022.
-Marisol Rojas Montoya 26 de enero de 2022.
Se notifica mediante correo electronico en enero, febrero, marzo y abril, a los

jefes y coordinadores de los procesos, los funcionarios y contratistas que
incumplieron con los tiempos establecidos en cuanto a la legalización de las
En el primer cuatrimestre se realizó el envío de la solicitud de programación de
tiquetes a las áreas, todos los viernes a las 08:00 a.m. con el fin de mitigar el
aumento de las tarifas.
En cuanto a los tiquetes que superan lo permitido en la política de austeridad,
se emiten con la debida autorización del ordenador del gasto y se adjuntan las
cotizaciones que soportan la emisión en la tarifa más económica permitida en
el momento de la compra.
Actualmente se encuentra en proceso de instalación y revisión la plataforma

para la autogestión de las solicitudes de los funcionarios la cual está
enmarcada en el contrato UNGRD - 063 -2022 con Digital Ware
Para este periódo del primer monitoreo no aplica el control dado que se hace
semestral, el cual será en el mes de julio de 2022. Por lo anterior, no se
presentan evidencias.
No se presentaron accidentes ni enfermedades laborales, sin embargo se
presentó un incidente de tránsito donde solo hubo daños leves materiales, se
adjunta soporte de seguimiento.
Plan de Tratamiento: Se realizó socialización con el COPASST en el

procedimiento de investigación de IT, AT y EL y por medio de inducción
institucional se realizó la socialización a los colaboradores de la entidad.
Se evidencia un cumplimiento de los programas de vigilancia epidemiológica y

el programa de protección colectiva e individual del 96% del periodo de enero
a marzo, se adjuntan indicadores y planes de trabajo de cada uno de los
programas.
Se realiza socialización del procedimiento de salida a terreno mediante
inducción institucional, se realizó capacitación en riesgo público donde se
resaltó el reporte a CITEL cuando hay salidas a terreno, se realiza verificación
de los cambios de nivel de riesgo mes a mes y se realizó socialización con el
COPASST sobre el procedimiento establecido, se realizó actualización del
procedimiento acorde a recomendaciones del equipo USAR.
Se realizó actualización de la matriz de identificacion de peligros y valoracion

de riesgos acorde a las actividades realizadas en conjunto con los
colaboradores de cada una de las sedes, adicional se realizó inspecciones
locativas y de equipos de emergencia para garantizar las condiciones de
seguridad de la entidad y de cada una de las sedes.
Desde el Grupo de Gestión Contractual a través de sus profesionales, se realizó

la verificación a los diferentes documentos allegados para la estructuración de
los procesos de selección y de contratación que fueron radicados en el periodo
de seguimiento, por parte de las distintas áreas de la Entidad, asi como la
validación y verificación de la documentación allegada a la UNGRD por
terceros interesados en el marco de dichos procesos.
Para la verificación de los controles del presente riesgo, se adjunta la

documentación respectiva para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, con
Para
corte el primer
a 25 cuatrimestre
de abril de 2022.. del 2022 el Grupo de Gestión Contractual de
manera permanente actualizo la Base de Datos con toda la información
general y relevante teniendo en cuenta los tiempos establecidos de acuerdo a
la modalidad de Selección de cada uno de los procesos. La información se
almacena en la Base de Datos una vez validada con la información que el
profesional responsable del proceso, adjunta a la plataforma SECOP II y SECOP
I los documentos del expediente contractual en físico.
Desde el Grupo de Gestión Contractual a través de sus profesionales, se realizó
la verificación a los diferentes documentos allegados para la estructuración de
los procesos de selección y de contratación que fueron radicados en el periodo
de seguimiento, por parte de las distintas áreas de la Entidad, asi como la
validación y verificación de la documentación allegada a la UNGRD por
terceros interesados en el marco de dichos procesos.
Para la verificación de los controles del presente riesgo, se adjunta la

documentación respectiva para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, con
corte a 22 de abril de abril de 2022.
Para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, se programó capacitación

denominada “Aspectos fundamentales en el ejercicio de la supervisión” para
el 29-04-2022 dirijida a funcionarios y/o contratistas con el proposito de
fortalecer conocimientos transversales en la entidad , para una adecuada
supervisión en las labores de seguimiento y control.
Adicionalmente, se realizaron 3 socializaciones en el mes de abril a través de

piezas graficas con imágenes de la campaña ¿Sabias que? para colaboradores
de la UNGRD y/o FNGRD que dan a conocer actividades relacionadas con la
gestión contractual.
Se presenta informe de seguimieto a la ordenacion del gasto UNGRD y
FNGRD , acorde al presupuesto 2022 y metas presupuestales DAPRE
- Resolucion presupuesto
- Informe de cumpliemiento a la Ordenacion del gasto ( primer trimestre )
- listados CDP y RC UNGRD
- Listado CDP y RC FNGRD
CONTROL 1: Se realizaron los Reportes Semanales de PQRSD para seguimiento
y control de tickets pendientes.
CONTROL 2: En el marco del Plan Anticorrupciòn, durante el mes de Abril 2021

se remitió Comunicación Interna firmada por el Secretario General con
cronograma de mesas de trabajo por dependencia para socializar
generalidades del Proceso (canales de atenciòn disponibles, atenciòn de
primer y segundo nivel, protocolo de atenciòn al ciudadano), entre otros
aspectos. Como resultado de las reuniones se genera el compromiso de
actualizaciòn de los protocolos para las dependencias que lo consideren
necesario.
CONTROL 3: Desde el mes de Abril/2021, las consultas de segundo nivel de

atenciòn continúan radicándose también por SIGOB, como mecanismo
adicional de control para generar mayor compromiso de respuesta por parte
del àrea consultada.
CONTROL 1: Se realizaron los Reportes Semanales de PQRSD para seguimiento

y control de tickets pendientes.
CONTROL 2: El Back up del sistema PQRSD se realiza de manera automática en

el servidor y es monitoreado desde el Grupo de Tecnologìas de la Informaciòn.
CONTROL 1: Se realizó mantenimiento y actualización al Sistema PQRSD (Se

incluye proyecto Cartagena como canal de atención en le formulario de
registro y se realiza actualización del listado de áreas para asignación de
consultas de segundo nivel de atención).
Control # 1, se realizó la verificación física de los bienes dispuestos para el

desarrollo de las actividades de los diferentes colaboradores de la Entidad y se
generaron los formatos de Inspección firmados por quién corresponde.
Dentro del marco del plan de mejora del funcionamiento del CNL se desarrollo
plan de choque en la soclalización de procedimientos. Desarrollandose (3)
reuniones como acción de control con el objetivo de socializar protocolo de
distribución por actividad
Se encuentra en gestión la elaboración de instrumentos de recolección de

información de inventarios y de ingreso por medio de aplicativos en
articulación con el area administrativa
Dentro del marco del plan de mejora del funcionamiento del CNL se desarrollo
plan de choque en la soclalización de procedimientos. Desarrollandose (3)
reuniones como acción de control con el objetivo de socializar protocolo de
distribución por activida
Teninedo en cuenta el monitoreo establecido al inicio de cada vigencia se
realizó la definición de los controles para el riesgo identificado junto con las
premisas y liniemientos que brindó el proceso SIPLAG en el marco de la política
de administracion de riesgos. Como proceso se identificó que el control es
pertinente dado que cuenta con un responsable , una periodicidad, un
proposito y demás características.
SEGUIMIENTO CONTROL 1
Para este seguimiento se presenta como evidencias los soportes de

actividades y acciones en el marco del desarrollo de fortalecimiento de la
organización comunitaria con las comunidades ubicadas en la Zona de
Amenaza Volcánica Alta del Volcán Galeras (ZAVA), dentro del cual se
desarrolla procesos de coordinación con las oficinas de coordinación del los
consejos municipales de gestión del riesgo de desastres (CMGRD) de los
municipio ubicados en la ZAVA, con el fin de generar la coordinación con los
dignatarios de las nuevas Juntas de acción comunal (JAC) posesioandas, para
el desarrollo de proceso de socialización y concertación del plan de trabajo y
a su vez, el inicio de talleres de capacitación para el desarrollo de estrategias
programadas, como la estructuarción y recolección de información para la
formulación de los planes comunitarios de gestión del riesgo en un proceso
integral de desarrollo.
CONTROL 1.
Durante el primer cuatrimestre se realizó auditoría interna al SGSI con el apoyo
de profesionales del DAPRE y se vienen adelantando las acciones correctivas
en respuesta a los hallazgos.
Adicionalmente, en conjunto con la OAPI se adelantó el proceso
precontractual y de selección para la realización de las auditorías de
certificación incluida la ISO 27001.
Evidencia: Informe auditoría interna DAPRE
Se realizó capacitación para la divulgación del PESV, procedimiento de

atención a víctimas, póliticas de seguridad vial, lecciones aprendidas vigencia
2021, socialización del cómite de seguridad vial Resolución 1009 en el mes de
marzo del 2022.
Se presenta informe de seguimiento a la ordenacion del gasto UNGRD en lo
relacionado con gastos de personal.
- Resolución presupuesto
- Informe de cumpliemiento a la Ordenacion del gasto ( primer trimestre -
Gastos de personal )
- listados CDP, RC UNGRD
- Seguimiento metas presupuestales Nómina 2022 UNGRD
8. SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO
1° CUATRIMESTRE
Evaluación del Control No. 1 Efectivo Se observa que el formato de entrega y validación de la información de Gestión de C
OAC-21 –VR1 de fecha 8/01/2022 a 15/03/2022 y 18/03/2022 a 25/04/2022 cuenta con 58 registros de los cuales se anex
con la descripción de la actividad en el control, por otro lado, no se evidencia la ruta digital destinada por la entidad para e
Oportunidad de Mejora. Se debe indicar el link de la ruta digital destinada por la entidad para el archivo de los documento
Evaluación del Control No.2 Efectivo Se evidencia el cumplimiento del control por medio del seguimiento de las publicacio
OAC, con respecto al formulario en Excel de los meses enero, febrero, marzo y abril del 2022, por otro lado, se observa el
de las noticias en la ruta digital destinada por la entidad por medio de imágenes del correo electrónico.
Oportunidad de Mejora: Se sugiere manejar un balance estadístico de las cantidades de las noticias monitoreadas por OA
seguimiento para fortalecer las actividades descritas en el control, adicional se sugiere que el formato utilizado, se registre
cumplimiento de los lineamientos del control documental de la entidad.
En Conclusión, Con respecto a los controles preventivos establecidos para la mitigación del riesgo, en la publicación de inf
la UNGRD que pueda afectar la credibilidad de la entidad, estos controles permiten mantener la probabilidad y el impacto
Riesgo Moderada, evidenciando controles efectivos con oportunidad de mejora.
Evaluación del Control No. 1 Efectivo Se observa que el formato de entrega y validación de la información de Gestión de C
OAC-21 –VR1 de fecha 8/01/2022 a 15/03/2022 y 18/03/2022 a 25/04/2022 cuenta con 58 registros y imágenes de conve
demuestra el cumplimiento del control, adicional se observa el seguimiento de la actividad al realizar las acciones establec
la materialización del riesgo, a través de la corrección de la información en los boletines.
Evaluación del Plan de Tratamiento No es Efectivo Se identifica que la actividad establecida en el plan de tratamiento es s
se están generando nuevas acciones para mitigar las causas que lo generan, por lo que se recomienda revisar las actividad
y definir otras acciones que se puedan implementar para controlar la materialización del Riesgo, como lo indica la política
de la UNGRD. Adicional es importante revisar a la descripción del control No.1, ya que el riesgo después de establecer los
tratamiento, debe disminuir el impacto y la probabilidad de la materialización del riesgo en la entidad y no ubicarse en la m
Extrema”.
Diseño y efectividad de controles:El control cumple con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el diseño de co
versión 5 del DAFP”.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: ES EFECTIVO; permite reducir el impacto de la materialización del riesgo; al reali
evidencias aportadas por el proceso en el link habilitado para su cargue, anexa un archivo llamado Informe de Control Disc
permite al proceso la verificación de los términos legales de los casos de su conocimiento y trámite, lo cual, refleja la efecti
materialización del riesgo. De igual forma la responsable en mesa de trabajo del 09/05/2022 presenta el archivo de los pro
distribuidos así: 5 aperturas, 6 en indagación preliminar, y 1 archivado, todos cumplen los parámetros establecidos dentro
tablas de retención.
Plan de tratamiento: El proceso no genero un plan de mejoramiento.
Actividades de monitoreo: Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monitoreo por par
que la matriz se encuentra publicada en el aplicativo NEOGESTION y por lo tanto la OCI puede proceder a hacer el seguimi
Materialización de los riesgos: El control generado es efectivo, para evitar la materialización del riesgo.
Diseño y efectividad de controles: El control cumple con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el diseño de co
evidencias aportadas por el proceso en el link habilitado para su cargue, anexa un archivo llamado Informe de Control Disc
permite al proceso la verificación de los términos legales de los casos de su conocimiento y trámite, lo cual, refleja la efecti
materialización del riesgo. De igual forma la responsable en mesa de trabajo del 09/05/2022 presenta el archivo de los pro
distribuidos así: 5 aperturas, 6 en indagación preliminar, y 1 archivado, todos cumplen los parámetros establecidos dentro
tablas de retención.
Plan de tratamiento: El proceso no genero un plan de mejoramiento.
Actividades de monitoreo: Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monitoreo por part
Diseño y efectividad de controles: el control cumple con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el diseño de
versión 5 del DAFP”. Se trata de un riesgo de corrupción.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: ES EFECTIVO; permite reducir el impacto de la materialización del riesgo; a
evidencias aportadas por el proceso se realizó mesa de trabajo del 09/05/2022 donde se verificaron las invitaciones a
asistidas el dia 28/03/2022.
Plan de tratamiento: El proceso genero un plan de mejoramiento y se verificaron las evidencias aportadas.
Diseño y efectividad de controles: Los controles cumplen con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el diseño
públicas versión 5 del DAFP”.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: “seguimiento del cronograma de actividades de gestión financiera”. NO ES EFECT
cronograma de actividades cuyo objetivo es hacer seguimiento a las acciones de gestión financiera; en él se evidencia el re
de los procesos siendo ellos claves para la emisión de los Estados Financieros; La OCI considera que el control no es efectiv
principal de evitar la materialización del riesgo es reflejar la realidad financiera de la entidad a través de los estados financ
únicamente garantiza la presentación oportuna mas no es garante de la realidad financiera. CONTROL 2: Es evidente que e
exactamente lo mismo que el control 1 (“medición de la presentación oportuna de informes financieros”).
Plan de tratamiento: No aplica
Efectividad de los controles:
CONTROL 1: “Conciliación Bienes Muebles e Inmuebles”. NO ES EFECTIVO; “Diferencias en el cálculo de los valores de la de
amortización y valorización entre el software del proceso gestión de bienes muebles e inmuebles y el SIIF”, El GAFC no rea
provisiones ni amortizaciones mediante el programa SIIF esta labor se hace desde el GAA; se aporta como evidencia conci
bienes entre las dos áreas, en lo referente a amortizaciones, provisiones y demás no se aporta lo requerido. CONTROL 2: “
bienes activos” ES EFECTIVO
Materialización de los riesgos: El control 1 no es suficiente para evitar la materialización del riesgo dado que: 1). El GAFC m
depreciación, amortización, provisiones entre otros en el programa SIIF afirmación que no es cierta pues lo que el GAFC ha
global de valores. 2). El GAFC no tiene base de datos de los bienes como tal, no tiene control de las entradas y salidas de d
puede desde ningún punto de vista controlar este subproceso; las posibles diferencias a las que hace referencia son como
SALDO ANTERIOR, DEBITOS, CREDITOS Y SALDOS calculo que se hace basándose en la información suministrada por el GAA
Recomendación: Riesgo 10- ¿La OCI recomienda identificar claramente el riesgo de acuerdo a las responsabilidades, herra
mitigar?

CONTROL 1: “Alerta Ejecución PAC”. NO ES EFECTIVO; 1). La OCI requiere para poder evaluar este control cuántas áreas en
información que no es suministrada dentro de las evidencias. 2). El GAFC informa a las áreas el valor ejecutado vs el solic
momento solicita la justificación del por qué de la NO ejecución. 3). El GAFC no hace efectiva la solución a la desviación “so
áreas de manera escrita para establecer la no ejecución de los recursos”, pues en ninguna de las evidencias aportadas enc
CONTROL 2: “Acta de consolidado del PAC” NO ES EFECTIVO. 1). Como evidencia el área adjunta el acta de consolidación d
se requiere un acta por cada mes, de esta manera se establece que recursos solicitó cada área y cual fue su comportamien
CONTROL 1: “Arqueo de las Cajas Menores”. NO ES EFECTIVO; 1). La evidencia aportada corresponde a arqueos sorpresivo
observan fallas tales como gasto del periodo febrero involucrados en un arqueo de caja menor del 11 de marzo, situación
finalizar cada mes el cuentadante debe solicitar reembolso de caja menor involucrando aquí todos los gastos del periodo (
Consideramos que el control no es efectivo dado que el GAFC no hace observación al respecto.
CONTROL 2: “Arqueo Títulos Valores” EFECTIVO. 1). El área adjunta arqueo sorpresivo de títulos valores, dando fe de que
y bajo la custodia del área de tesorería.
Plan de tratamiento: No lo tienen contemplado
Efectividad de los controles: CONTROL 1: “Distribución Presupuestal con Austeridad”. NO ES EFECTIVO; Es un control que n
ya que su alcance llega hasta emitir una circular de alerta; no se observa la devolución por parte de los implicados.
Materialización de los riesgos: El control no es suficiente para evitar la materialización del riesgo dado que como se manife
la no materialización del riesgo o suceso.
Recomendación: Riesgo 13- La OCI recomienda replantear a que área corresponde este riesgo ya que el GAFC es transvers
materialización del riesgo no depende de ellos.
Evaluación del Control No. 1 Efectivo, Se observa que el control está diseñado correctamente con respecto a los lineamie
administracion del riesgo de la entidad , así mismo se evaluó las evidencias anexas en cumplimiento de la descripción del c
Seguimiento de los Procesos Judiciales UNGRD_ Semáforo y la Matriz de Audiencias Judiciales formato Excel, adicional se
dirigidos al equipo OAJ sobre la actualización de las bases de datos, en cumplimiento de las actividades descriptas en la de
disminuyendo de esta manera el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo manteniéndolo en una Zona de Riesgo M
Oportunidad de Mejora: Se sugiere que los formatos utilizados para llevar el seguimiento de los Procesos Judiciales UNGR
Judiciales y Reporte Oficina Asesora Jurídica
Logros De Acciones Judiciales 2022, se registren en Neo gestión- UNGRD, en cumplimiento del control documental de la u
administracion del riesgo de la entidad, Se evidencia el cumplimiento del control, con respecto a la elaboración, seguimien
de Prevención del Daño Antijurídico, el cual está registrado en Neo gestión bajo el numero RG-1200-OAJ-15, así mismo se
la acción (correos de recordatorios al Secretario Técnico del Comité de Conciliación) descrita en la desviación para fortalec
administracion del riesgo de la entidad, con respecto a las evidencias se observa la matriz actualizada al mes de mayo sobr
Ekogui y Matriz de Control y Seguimiento al Sistema único de Gestión e Información Litigiosa – Ekogui -adicional se observ
verificación Información Litigiosa Apoderados Ekogui de los meses de diciembre 2021, enero de 2022, febrero de 2022 y m
los objetivos de las actividades propuestas en el control.
administracion del riesgo de la entidad, con respecto a las evidencias, se observa 3 certificaciones de los funcionarios de la
de eKOGUI en el mes de marzo y abril del 2022, ofrecido por la entidad ANDJE, cumpliendo con los objetivos de la activida
ubicando el riesgo en una “zona de riesgo baja” , disminuyendo el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo en la en
administracion del riesgo de la entidad, con respecto a las evidencias, se relaciona 33 certificaciones de capacitaciones y c
funcionarios de la OAJ, en el periodo del I semestre del 2020 al I semestre del 2022, las evidencias registradas son acorde
el control.
Evaluación del Plan de Tratamiento es Efectivo Se adjunta los documentos de la acción descrita cumpliendo con el porcen
programadas para el primer semestre del 2022, lo que permite mantener la efectividad de la oportunidad en una zona op
Oportunidad de Mejora Se identifica que la actividad establecida en el plan de tratamiento es similar al control 1, se sugie
que permitan fortalecer el control, con el fin de continuar con la oportunidad de la actividad.
Evaluación del Control No. 1 Efectivo, Se observa que el control está diseñado correctamente, se anexan comunicaciones
acta y lista de asistencia de la mesa de estudios jurídicos No.12,13 y 14 en el mes de marzo y abril 2022, cumpliendo con e
la actividad diseñada.
Evaluación del Plan de Tratamiento es Efectivo. Se observa que el control del plan de tratamiento está diseñado correcta
lineamientos de la política, adicional se evidencia que los documentos suministrados cumplen con las 4 actividades descrip
para el primer semestre del 2022.manteniendo la oportunidad en zona extrema.
Oportunidad de Mejora Teniendo en cuenta que el diseño del plan de tratamiento para la oportunidad se genera de man
Evaluación del descritas,
las actividades Control No.ya 1que
Efectivo, Se presentando
se están observa que las
el control
mismasestá diseñado
evidencias correctamente
para conse
el control No.1, respecto
sugiereagenerar
los lineamie
nuev
administracion
continuar con ladel riesgo de la entidad. Las evidencias adjuntas de muestran la revisión jurídica frente a los procesos judic
oportunidad.
técnico de conciliación No.171,172,173,174,175,177,178 y 179 y al seguimiento que se evidencia con respecto a las imáge
Correspondencia de la entidad- SIGOB.
Evaluación del Plan de Tratamiento es Efectivo. Se observa que el control del plan de tratamiento está diseñado correcta
lineamientos de la política de administracion del riesgo de la entidad. Con respecto a las evidencias se observa, la socializa
Defensa y acciones de tutela al personal nuevo que ingreso a la Oficina Asesora Jurídica en los meses de enero a febrero d
electrónico del 24/01/2022. Lo que permite ubicar al riesgo de Corrupción en una Zona de Riesgo Alta disminuyendo su im
ocurrencia.
Evaluación del Control No. 1 Efectivo. Se evidencia que el diseño del control, se encuentra acorde con la política de admin
entidad, las evidencias suministradas muestran el cumplimiento del cronograma con respecto a lo indicado en los avances
plan de acción durante los dos bimestres evaluados, Lo que permite controlar la materialización del riego ubicándolo en u
demuestran el correcto seguimiento a la actividad.
Observación OCI: Teniendo en cuenta que las actividades descritas en la oportunidad se desarrollan para el segundo cuatr
pronunciara sobre su efectividad de las evidencias para este cuatrimestre..
Evaluación del Control No. 1 Efectivo. Se evidencia que el diseño del control, se encuentra acorde con los lineamientos de
del riesgo de la entidad, por otro lado, de acuerdo a lo sustentado en el suministro de la evidencia, donde se indica que “D
cuatrimestre) no se realizaron modificaciones en los usuarios del aplicativo del banco de proyectos, teniendo en cuenta qu
cambios en el equipo de trabajo.” teniendo en cuenta lo anterior la oficina de control interno no se pronunciara sobre el s
profesionales autorizados o bloqueados, ya que para este periodo no aplica el seguimiento a las evidencias .
del riesgo de la entidad, con respecto a la evaluación de las evidencias suministradas, se observa 11 informes de Designac
Evaluador/Verificador de los procesos SRR-I-008-2022, SRR-I-012-2022,SRR-I-024-2022,SRR-I-027-2022,SRR-I-049-2022,SR
2022,SRR-01-026-2022,SRR-062-2022,SRR-0-332-2021 y SRR-O-338-2021, en los cuales se designan los equipos multidiscip
seguimiento a la estructuración de los contratos en sus diferentes etapas, con respecto al manual de contratación, se obse
adecuado para evitar la materialización del riesgo, ubicado en Zona Riesgo Alta, disminuyendo su impacto y probabilidad d
Evaluación del Plan de Tratamiento es Efectivo. Se evidencia que el diseño del control en el plan de tratamiento, se encue
lineamientos de la política de administración del riesgo de la entidad, se observa los siguientes soportes, con respecto al a
técnicas a través de Google Calendar de los meses de enero a abril del 2022, en cumplimiento de las actividades descritas
fortalecer el control para evitar la materialización del riesgo y mantenerlo en una Zona Riesgo Alta.
Oportunidad de Mejora. Teniendo en cuenta que el propósito del control hace énfasis en la autorización del Alcalde o Go
funcionario delegado para recibir información referente al desarrollo de los proyectos de intervención correctiva del riesg
asistencias técnicas realizadas por la entidad, se sugiere que para los casos en los cuales no se cuenta con el acompañamie
se adjunte dichas autorizaciones.
Seguimiento al control: no se evidenció el cargue de evidencias de aplicación de controles por parte del proceso, no se evi
plan de tratamiento; Evaluación del control: se reitera nuevamente la recomiendación del seguimiento III Cuatrimestre 20
control falta el registro de la desviación de acuerdo a lo definido en los lineamientos Guía del DAFP; Riesgo Inherente: zon
Residual: zona de riesgo extrema; Conclusión: no se pudo verificar la eficacia del control dado que no se aportaron las evid
controles y el plan de tratamiento por parte del proceso, no se diligenció acción en el plan de tratamiento así como tambí
complementar el diseño del control falta el registro de la desviación de acuerdo a lo definido en los lineamientos Guía del
se pudo verificar en la evaluación la eficacia de controles lo que puede conllevar a una posible materialización del riesgo.
Seguimiento al control: No se evidenció el aporte de evidencias por parte del proceso; Evaluación del control: se recomie
control ya que no hay claridad en el propósito, como se realiza, evidencia, no se registró el respectivo plan de tratamien
desviación de acuerdo a lo definido en los lineamientos Guía del DAFP; Riesgo Inherente: zona de riesgo extrema; Riesgo
extrema; Conclusión: no se pudo verificar la eficacia del control dado que no se aportaron las evidencias de aplicabilidad
tratamiento por parte del proceso, no se diligenció acción en el plan de tratamiento así como tambíen se recomienda al
diseño del control falta el registro de la desviación de acuerdo a lo definido en los lineamientos Guía del DAFP, acorde a
verificar en la evaluación la eficacia de controles lo que puede conllevar a una posible materialización del riesgo.
control ya que no hay claridad en el propósito, como se realiza, evidencia, falta el registro de la desviación de acuerdo a lo
Guía del DAFP; Riesgo Inherente: zona de riesgo extrema; Riesgo Residual: zona de riesgo extrema; Conclusión: no se pud
control dado que el proceso no aportó evidencias respecto a la aplicabilidad del control y lo registrado en el monitoreo,
acción en el plan de tratamiento así como tambíen se recomienda al proceso revisar el diseño del control ya que no hay
se realiza, evidencia, falta el registro de la desviación , acorde a lo anterior no se pudo verificar en la evaluación la eficac
conllevar a una posible materialización del riesgo.
control ya que falta el registro de la desviación y la evidencia de acuerdo a lo definido en los lineamientos Guía del DAFP;
Riesgo Residual: zona de riesgo alta; Conclusión: no se pudo verificar la eficacia del control dado que el proceso no aport
con la aplicabilidad del control y lo registrado en el monitoreo; así como tambíen se recomienda al proceso revisar el dis
registro de la desviación y la evidencia acorde a lineamientos Guía del DAFP; acorde a lo anterior no se pudo verificar en
controles lo que puede conllevar a una posible materialización del riesgo.
control ya que falta el registro de la desviación e acuerdo a lo definido en los lineamientos Guía del DAFP; Valoración opor
no se pudo verificar la eficacia del control dado que el proceso no aportó las evidencias requeridas; así como tambíen se
el diseño del control ya que falta el registro de la desviación acorde a lineamientos Guía del DAFP; acorde a lo anterior n
evaluación la eficacia de controles relacionado con el desarrollo de la oportunidad citada.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: DAPRE: Desagrega
presupuesto 2023 18/3/2023 UNGRD, Formato Solicitud Recursos UNGRD-2023 OAPI fecha 18/3/2023, Anteproyecto Cos
formulario de programación - Anteproyecto 2023, Fwd Formato Solicitud Información Anteproyecto Presupuesto 2023 - S
marzo 2022, Formato Solicitud Recursos UNGRD-2023, MHCP: Desagregación topes 2023, Oficio Remisorio asunto Ante pr
UNGRD 2022EE03291 Fecha 28/3/2022, anteproyecto de presupuesto 2023 fecha 18/3/2022, formato solicitud recursos U
planta Planta Ante proyecto 2023 , Plan de Tratamiento: No se evidenció el cargue de soportes relacionados con el plan d
control: se pudo verifcar que el diseño del control cumple con los lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente: zona riesgo e
de riesgo extrema. Conclusión: se pudo verificar la aplicación de los controles definidos, no obstante se recomienda al p
relacionadas con el plan de tratamiento, por lo anterior no se pudo verificar la eficacia del control.
Seguimiento al Control: acorde a la información s oporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Comunicación In
Informe Seguimiento Plan de Acción I Bimestre 2022 fecha 8/4/2022, correo asunto Solicitud de reporte al plan de acción
28/2/2022, correo asunto: Solicitud de Reprote al Plan de Acción segundo bimestre 2022 fecha 27/4/2022; Evaluación de
el diseño del control 1 cumple con los lineamientos definidos por el DAFP, así como también se pudo verificar la acogida d
relacionada con el control 2 con el registro de la desviación; Riesgo Inherente: se conserva en zona de riesgo alta; Riesgo
de riesgo moderada; Conclusión: se pudo verificar la eficiacia respecto a la aplicabilidad de los controles definidos lo cual e
materialización del riesgo.
Seguimiiento al control: Control 1: Registro asistentes mesas sectoriales educación, relacionaes exteriores, sector preside
Interior, Sector salud, Sector Tic´s, Sector Ambiente, Sector Minero energético, plan de tratamiento: No se aportaron evid
tratamiento, no obstante el proceso en el registro del monitoreo explica que el Procedimiento de Seguimiento y Evaluació
V01 F.A. 25/7/2020, no ha registrado cambios; Evaluación del Control: se pudo observar que el control cumple con los line
Inherente: Se mantiene en zona de riesgo alta; Riesgo residual: Se mantiene en zona de riesgo alta; Conclusión: se pudo o
control lo que permite mantener el riesgo bajo control, no obstante se reitera nuevamente la oportunidad de mejora rel
diligenciamiento del registro seguimietno diario al reporte del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastre FR-1300-
CONTROL 1: “revisar que se están desarrollando las acciones establecidas en los planes de Acción y Estratégico de la Entid
CONTROL 2: “revisar que se estén desarrollando las acciones establecidas en el PNGRD” NO ES EFECTIVO
Evidencia: “email recibidos con insumo y correo de revisión y aprobación”.: No adjuntan las evidencias correspondientes.
Materialización de los riesgos: El control no es suficiente para evitar la materialización del riesgo ya que no es claro el peri
General mezcla varios cuatrimestres, esto se debe a que en la redacción del riesgo no es claro que periodo (cuatrimestre)
Diseño y efectividad de controles: Los controles cumplen con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el dis
Recomendación:
Efectividad de losRiesgo 40: CONTROL 1: “revisar que se estén llevado a cabo de manera periódica las reuniones de
controles:
1).
comisiones asesoras y queasociados
Replantear los riesgos productoaldelproceso;
trabajo¿se debe dar un
desarrollado allídictamen deresultados
se generen la evaluación
quehecha, como van
representen los planes
la gestión eva
interins
objetivos? ¿Cuáles fueron los resultados?
2).
PlanElde
responsable delNo
tratamiento: control
aplicaestablecido por lo general es quien desarrolla la actividad NO el líder siplag; la responsabilida
simplemente consolidar la información.
Evidencia:
Diseño “email enviado
y efectividad y los insumos
de controles: recibidos”.:
Los controles No adjuntan
cumplen con ellas evidencias
diseño “Guíacorrespondientes.
para la administración del riesgo y el dis
Materialización
Efectividad de los decontroles:
los riesgos: El control
CONTROL 1:no es suficiente
“revisar para evitar
que se están la materialización
desarrollando delestablecidas
las acciones riesgo ya queennoeladjuntan las e
Plan de Acció
organizada,
de la Entidadno es laclaro
con el propósito
aplicación de los del control como
mecanismos tal; el seguimiento
de control)”. hecho no da desarrollo del propósito contempla
NO ES EFECTIVO
se estén llevado a cabo de manera periódica las reuniones de los Comités Nacionales y sus comisiones asesoras y que pr
allí sedegeneren
Plan resultados
tratamiento: que representen la gestión interinstitucional..)”. Que periodicidad deben tener estos comités y
Obligatorio
son los que quiero evitar? ¿Se mitigaron lo reprocesos?
Recomendación: Riesgo 41:Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monitoreo por par
Actividades de monitoreo:
1). Revisar
que queselas
la matriz evidencias
encuentra adjuntasencumplan
publicada con las
el aplicativo planteadas yenpor
NEOGESTION el control.
lo tanto la OCI puede proceder a hacer el seguimi
2). El responsable
Evidencia: “insumosdel control establecido
recibidos”.: porcuales
No especifican lo general es quien desarrolla la actividad NO el líder siplag; la resp
Materialización de los riesgos: El control no es suficiente para evitar la materialización del riesgo pues no es congru
propósito como tal.
Evaluación
Recomendación:del Control
RiesgoNo.
42:1 Efectivo, Se observa que el control está diseñado correctamente con respecto a los lineamie
administracion
1). Implementardel riesgo
plan de la entidad.
de tratamiento talCon
comorespecto a las
lo ordena la evidencias se observa el cumplimiento del plan de acción, se su
guía 5 del DAPRE.
relación a las acciones
2). Replantear descritas
el propósito con respecto
del control; el cualadebe
las comunicaciones
ser coherente cone informes
el riesgoprogramados para este cuatrimestre, adicio
que quiero mitigar.
al
3).seguimiento se controla
El responsable la materialización
del control de riesgo,
establecido por cumpliendo
lo general condesarrolla
es quien el cronograma establecido
la actividad NO en el plan
el líder de acción,
siplag; ub
la resp
Riesgo Moderada.
Evaluación del Control No. 1 Efectivo. Se observa que el control está diseñado correctamente con respecto a los lineamie
administración del riesgo de la entidad. Así mismo se evaluó el cumplimiento del objetivo del control, el cual está program
mensualmente, para lo cual se adjunta las siguientes evidencias: Norma sismo resistente - enero, foro Asteroides –febrero
equidad de género en tiempos cambio climático “-marzo, Erosión Costera- abril, cumpliendo con las actividades académic
oportunidad ubicándolo favorablemente en una Zona de Oportunidad Extrema.
Evaluación del Plan de Tratamiento es Parcialmente Efectivo. El diseño del plan de tratamiento es efectivo acorde con la
riesgo de la UNGRD, por otro lado, no se adjuntaron las evidencias correspondientes y teniendo en cuenta que las accione
Tratamiento son similares al control No.1, se aconseja evaluar dicha actividad ya que dichas acciones deben ser diferentes
fortalecer o mantener la zona de la oportunidad evidenciada.
Oportunidad de Mejora. Teniendo en cuenta que el diseño del plan de tratamiento para la oportunidad se genera de man
las actividades descritas, ya que se están presentando las mismas evidencias para el control No.1, de acuerdo a lo informa
09/05/2022 por el funcionario encargado del SIPLAG en el área, se sugiere generar nuevas acciones que permitan continu
verificar la política de administración del riesgo de la entidad.
Mediante comunicación interna de fecha 29 de abril de 2022, se solicitó a la Oficina de Planeaci

seguimiento a los riesgos y oportunidades del proceso Evaluación y Seguimiento, sin otener respuesta
evidencias fueron subidas en la ruta destinada para tal fin.


La OCI habilito una link para el cargue de evidencias, el plazo para dicha actividad fue del 06/04/2022 hasta el 3/05/2022,
correspondiente al área se observa que estas no fueron cargadas, razón por la cual es imposible verificar la efectividad de
riesgos y evitar su materialización; por ello, se citó a mesa de trabajo al proceso mediante invitación el día 06/05/2022 a l
rechazada, la OCI no pudo realizar el seguimiento y verificar la efectividad de los controles,
Seguimiento al control: de No se evidenció el cargue de evidencias, se cita a continuación lo registrado por el proceso en e
trimestre del año no se registran evidencais teniendo en ucenta que se inicio con estudio de mercado para el proceso de c
Control: se verificó que el diseño cumple con la metodología del DAFP, valoración oportunidad alta; Conclusión: No se pu
control relacionado con la oportunidad dado que el proceso argumenta que se está en etapa de estudio de mercado.
Seguimiento al control: de acuerdo a la información soporte presentada se pudo verificar lo siguiente: control 1: Acta soci
ECOSIPLAG Reunión fecha 18/2/2022, actas socialización procesos Grupo de apoyo administrativo, Conocimiento del riesg
General, Jurídica, Reducción, GTH, Financiera, Comunicaciones, Acta #1-2022, 4/2/2022, primera reunión SIPLAG, ECOSIPL
Segunda Reunión Líderes SIPLAG- ECOSIPLAG fecha 22/4/2022, ppt Segunda Reunión de Líderes SIPLAG- ECOSIPLAG fecha
chequeo SIPLAG; Evalaución del control: se verificó que el diseño de los controles cumplen con lineamientos del DAFP; Ri
zona de riesgo moderada, Residual: se conserva en valoración moderada; Conclusión: se pudo verificar la aplicabilidad res
aplicabilidad de los controles 1 y 2 lo cual permite prevenir la materialización del riesgo citado.
Seguimiento al control: No se evidenció el aporte de evidencias de los controles 1 y 2 por parte del proceso, Plan de Trata
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y ambiente SSTA para proveedores contratistas M-1300-SIPG-01 V11 F.A. 22/3
se verificó que el diseño de los controles cumplen con lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente: Se conserva en zona de r
conserva en zona de riesgo alta; Conclusión: No se pudo verificar la eficacia respecto a la aplicabilidad de los controles da
evidencias de estos; Se recomienda allegar soportes relacionado con la aplicabilidad de los controles 1 y 2 definidos con
Seguimiento al Control: acorde a la información soporte presentada se pudo verificar lo siguiente: Control 1: Matriz de Re
1300-SIPG-03 V03 actualizada al 22/03/2022, Control 2: Matriz de requisitos FR-1300-SIPG-03 V03 Fecha 22/3/2022; Evalu
verificar que el diseño de los controles cumplen con los ítems definidos por el DAFP; Riesgo Inherente: zona de riesgo mo
mantiene en zona moderada. Conclusión: Se pudo verificar la aplicabilidad de los controles definidos lo cual permite preve
del riesgo.
Seguimiento al Control: acorde a la información soporte presentada se pudo verificar lo siguiente: Control 1: Acta Reunión
Institucional de Gestión y Desempeño fecha 1/4/2022 virtual, correo alcance solicitud temas de aprobación o informativos
Institucional de Gestión y Desempeño 2022 fecha 26/4/2022, correo acta reunión extraordinaria Comité Institucional de G
1/4/2022 virtual, Correo asunto Operación y cronograma 2022 Comité Institucional de Gestión y Desempeño UNGRD fech
Tratamiento: Correo asunto Cuadro de Control Actividades Secretaría General OAPI fecha 1/4/2022; Evaluación del riesgo
diseño de los controles cumplen con los ítems definidos por el DAFP; Riesgo Inherente: cambió a zona de riesgo extrema,
de riesgo alta, se relaciona plan de tratamiento. Conclusión: se pudo verificar la eficacia respecto a la aplicabilidad de los c
prevenir la posible materialización del riesgo; así como tambíen se pudo observar la acogida de la recomendación del segu
respecto al aporte de las evidencias relacionadas con el plan de tratamiento.
Seguimiento al Control: acorde a la información soporte presentada se pudo verifcar lo siguiente: Control 1: Programa de
Sistema de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo FR-1300-SIPG-39 F.A. 22/2/2022, Evidencia control 2: Reg
FR-1300-SIPG46 V02 área CNL 20/2/2022, Registros inspecciones locativas fechas 30/3/2022, 8/2/2022 Evaluación del Rie
diseño de los controles cumplen con los ítems definidos por el DAFP; Riesgo Inherente: zona de riesgo baja; Riesgo Residu
Conclusión: se pudo verificar la aplicabilidad de los controles relacionados lo cual permite una prevención a la posible ma
obstane se reitera nuevamente la oportunidad de mejora relacionada con el registro de las fechas de reporte y de cierre d
el formato FR-1300-SIPG-39.
Seguimiento al control: El proceso de Gestión Administrativa suministro documentación relacionada con el cronograma d
actualización de inventarios por área de la vigencia de 2022 - UNGRD, y manifiesta que se ejecutó en un 95.14 % la verifi
95.14% la verificación física y levantamiento de inventarios individualizados, así como 55 documentos de la gestión de la a
cuatrimestre del 2022 de inventarios individualizados o realizados,
Riesgo residual: Una vez analizados y evaluados los controles para la mitigación del riesgo, se pudo evidenciar que el riesg
Proceso en zona de riesgo baja, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en posible de que ocurra una causa o
materialización del riesgo, de esta forma se deben mantener los controles.
Recomendación: Suministrar la matriz en Excel del seguimiento de inventarios de la vigencia 2022, para su correspondien
Seguimiento primer control: El proceso de Gestión Administrativa suministro documentación relacionada con los correspo
inventarios (Entradas, Traslados, Reintegros y Salidas), generados del aplicativo Know It
Seguimiento segundo control: El proceso de Gestión Administrativa durante el periodo ha generado los correspondientes
de inventarios de los meses de enero, febrero y marzo de 2022
Proceso en zona de riesgo baja, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa
materialización del riesgo, de esta forma se deben mantener los controles.
Recomendación: Mantener estos controles de manera permanente con el fin de suministrar información de los inventario
los usuarios de los viernes de la UNGRD, así como suministrar la base de datos que evidencia la individualización de los bie
Seguimiento al control: El proceso de Gestión Documental suministra base de datos de las comunicaciones que fueron rev
meses de enero, febrero y mazo de 2022, que dan cuenta de la verificación de lo que esta creado en el SIGOB vs el docum
evidencia que 1 caso el documento original no coincide con que están en el SIGOB, para garantizar la integralidad y trazab
Proceso en zona de riesgo moderada, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una
llevar a la materialización del riesgo, de esta forma se deben mantener los controles.
Recomendación: Mantener el seguimiento permanente sobre el aplicativo SIGOB, con el fin de determinar que los docum
herramienta correspondan con los físicos que forman parte del proceso, así como establecer un procedimiento que establ
a seguir, controles y responsables para la atención de los requerimientos presentados por los terceros a la Unidad y que g
trazabilidad de la información.
Seguimiento al control: Se evidenció que el subproceso allega evidencias que dan cuenta de los préstamos del primer cua
evidencia se puede concluir por parte de la OCI, lo siguiente: que algunos documentos fueron devueltos por fuera del térm
la UNGRD y en otros casos no fueron devueltos pese a su vencimiento.
Recomendación: Revisar y establecer mecanismos de control para requerir a los servidores a los cuales les han prestados
de los plazos establecidos por la UNGRD.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: “Verificar que se esten llevando a cabo los avances programados de los proyecto
Materialización de los riesgos: El control es efectivo
Recomendación: Riesgo 64: El riesgo identificado pretende mitigar la ineficaz ejecución de los Programas/proyectos; aunq
la Subdirección dictaminar el estado de estos programas y/o proyectos ya que en su monitoreo solo menciona que se hizo
matriz
Efectividad de los controles: CONTROL 1: “Contar con una revisión de carácter integral sobre el cumplimiento de las obliga
desembolsos solicitados)”. EFECTIVO
Materialización de los riesgos: El control es efectivo
Recomendación: Riesgo 65: El riesgo identificado pretende verificar adecuadamente las solicitudes de desembolso bajo la
Subdirector General (componentes misionales de la entidad; aunque se aporta la matriz debería la Subdirección dictamina
en su monitoreo solo menciona que se hizo el seguimiento y se aportó la matriz pero no menciona el resultado del seguim
Seguimiento primer control: De acuerdo con los soportes suministrados por el profesional del proceso, se pudo evidencia
generando correctamente el registro de los back up, según la bitácora suministrada para los meses de enero, febrero, mar
Seguimiento segundo control: Se evidencia que para el cuatrimestre evaluado, se evidencian campañas de sensibilización
con algunos enlaces de Youtube, b) Cuidado con este troyano Bancario que roba el dinero de aplicaciones bancarias y otr
Noticas, tips y alertas CSIRT-PONAL, d) Políticas de seguridad de la Información e) Seguridad de la Información y e) Tips de
Contraseñas en la red.
Seguimiento tercer control: Se evidencia que el Grupo de Apoyo Tecnológico cuenta con las herramientas ZABBIX para el
servicios críticos, y remitió el reporte del primer cuatrimestre del 2022.
moderada, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda
riesgo, de esta forma se deben mantener los controles
Recomendación: Mantener de forma permanente la realización de los Backus y analizar los fallos que se presentan en su e
acciones correctivas que se hayan efectuado de su realización para garantizar que la información y los programas cuenten
para garantizar la continuidad del negocio.
Seguimiento primer control: El proceso suministro información relacionada con el seguimiento de las acciones de remedia
estudio de la vigencia 2021, durante el primer cuatrimestre del 2022, y está en proceso para llevar a cabo la contratación d
actividad prevista para el último cuatrimestre, por lo que no se evalúa por parte de la Oficina de Control Interno.
Seguimiento segundo control: De acuerdo con las herramientas de monitoreo: Web aplication firewall (WAF), Aplication c
prevention (IP), y Web filter, lo cual permite a los ingenieros de soporte observar y mitigar los posibles incidentes o ataque
direcciones y procesos que puedan estar atacando los sistemas de la UNGRD Igualmente la UNGRD actúan con base en los
PONAL-Mintic.
Riesgo Residual: Es de aclarar que el riesgo evaluado corresponde a un Riesgo de Corrupción, a pesar de los controles esta
está ubicado en una Zona de Riesgo Moderada, a la vez cuenta con puntos críticos que deben ser evaluados constantemen
se materialice.
Plan de tratamiento: No presenta plan de tratamiento, sin embargo, tratándose de un riesgo de corrupción, es necesario
para garantizar que el riesgo no se materialice. "Los riesgos de corrupción no admiten aceptación del riesgo, siempre debe
Recomendación: Mantener la alerta por parte del proceso para la revisión permanente de las posibles vulnerabilidades q
diferentes sistemas
Seguimiento de la UNGRD
y evaluación y establecer
del control: mecanismos
De acuerdo al soportedesuministrado,
prevención. se pudo evidenciar que el proceso verifica la a
los que se le confieren al usuario con el respectivo perfil y permiso requerido.
Riesgo Inherente: Teniendo en cuenta que el riesgo identificado por el proceso Sistemas de Información, es un riesgo de c
establecido en la Guía para la Administración de Riesgos, "el análisis de impacto se realizará teniendo en cuenta solament
“mayor” y “catastrófico”, dado que estos riesgos siempre serán significativos; en este orden de ideas, no aplican los nivele
menor, que sí aplican para los demás riesgos"
riesgo alta, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda
riesgo, de esta forma se deben mantener los controles.
Seguimiento primer control: De acuerdo a los soportes suministrados por el profesional del proceso, se pudo evidenciar q
el registro de los back up, de los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2022.
Seguimiento segundo control: No fue suministrada la evidencia del seguimiento al SYSLOG de los meses de enero, febrero
permita evaluar su eficacia por parte de la OCI.
extrema, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda lle
riesgo, de estaEl
Seguimiento: forma se deben
proceso mantener
suministra los controles.
evidencia relacionada con la configuración de la herramienta PC-Scure sobre la asigna
de equipos, así como de ajustes al Sistema de PQRSD, para el primer cuatrimestre.
riesgo alta, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda
Seguimiento al control: Se evidenció que el subproceso allega evidencias que dan cuenta del diligenciamiento del formato
Vehículos FR-1603-SA-10 de 8 vehículos de los meses de enero, febrero y marzo del 2022.
Recomendación: Mantener estos controles de manera permanente con el fin de realizar oportunamente el mantenimient
las observaciones en algunas de los vehículos de la UNGRD
Seguimiento: El proceso de Gestión Administrativa suministro 2 solicitudes y legalización de Recursos – Caja Menor, FR-16
soporte Solicitud de Gastos Alimentación FR-1603-SA-06, gastos realizados por el mecanismo de Caja Menor, con los cuale
de efectivo destinado por caja Menor de la UNGRD.
Riesgo Residual: Una vez analizados y evaluados los controles para la mitigación del riesgo, se pudo evidenciar que el riesg
Alta, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda llevar
de esta forma se deben mantener los controles.
Riesgo Inherente: Teniendo en cuenta que el riesgo identificado por el proceso Manejo de Recursos por Caja Menor , es u
conforme a lo establecido en la Guía para la Administración de Riesgos, "el análisis de impacto se realizará teniendo en cu
“moderado”, “mayor” y “catastrófico”, dado que estos riesgos siempre serán significativos; en este orden de ideas, no apl
insignificante y menor, que sí aplican para los demás riesgos", por lo que dada las observaciones es necesario su reclasifica
la guía para este tipo de riesgos.
Plan de tratamiento: No presenta plan de tratamiento, sin embargo, tratándose de un riesgo de corrupción, es necesario
para garantizarElque
Seguimiento: el riesgo
proceso no sesuministra
de FTSP, materialice.
las"Los riesgos de bancarias
conciliaciones corrupcióna no admiten
marzo 31 deaceptación del riesgo, siempre
2022 y el seguimiento debe
a la ejecució
Líder Financiera del FTSP de los empréstitos BID3610-OC-CO, BIRD 8649-CO y BIRF 8798-CO.
Moderada, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda
Recomendación: Mantener estos controles de manera permanente con el fin de contar con veracidad y confiabilidad de la
presupuestal del FTSP.
Seguimiento: El proceso de FTSP, contempla como oportunidad para mejorar e implementar estrategias de socialización y
actualizado y socializo el Manuel Operativo del Banco Mundial y actualizo formato FTSP-FR-06 Liquidación de Gastos de D
implemento el formato FR-062-FTSP, Acta de Suspensión de Interventoría y FR-063-FTSP Acta de Suspensión de obra, del
Oportunidad: La oportunidad inherente se encuentra ubicada en zona de oportunidad alta, una vez implementado el cont
mantiene en zona de oportunidad alta.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Informe de entr
Entidad, Cooperación Internacional, Secretaria ejecutiva fecha 12 abril 2022, Plan de Tratamiento: Comunicación 2022EE
informe y sin pendientes por desvinculación fecha 12/4/2022 UNGRD, B. Calderon; Evaluación del control: se pudo ve
cumple con los lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente: se conserva en zona riesgo alta; Riesgo Residual: se conserv
Conclusión: se pudo verifcar la aplicación del control y plan de tratamiento definido lo cual permite evitar alguna po
riesgo.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Bimestre 1: conceptos gene
trámite de viáticos, inducción institucional febrero 2022, Bimestre 2: Alimentación saludable, capacitación riesgo público
público, Higiene postural, Identificación peligros y riesgo, Inducción GTH marzo 28, Seguridad vial; Evaluación del co
diseño del control cumple con lineamientos del DAFP; valoración zona oportunidad se cambió a zona de oportunidad ba
la aplicabilidad del control lo que permite evitar la ejecución de la oportunidad definida por parte del proceso.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Matriz Requisi
SIPG-03 V02 Fecha actualización 31/3/2022 en la cual se actualiza Resolución 350 de 2022, circular conjunta 004, Decreto
Plan de Tratamiento: no se evidenciaron soportes cargados para el plan de tratamiento; Riesgo Inherente: se conserva
Residual: se conserva en zona de riesgo alta; Conclusión: se pudo verificar la aplicabilidad del control; no obstante se re
de los soportes relacionados con el plan de tratamiento con el fin de evitar la materialización del riesgo.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Registro Formato
FR-1601-GTH-154 V01 fecha 15/03/2022 año 2022 mes marzo, Control 2: soporte Prenomina marzo 2022, Prenomina ene
Registro aplicativo KACTUS, Plan de Tratamiento: formato Novedades de Nómina UNGRD FR-1601-GTH-154 V01 F.A. 15/3
se pudo verificar que el diseño de los controles cumplen con lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente: zona de riesgo extr
riesgo alta; Conclusión: se verificó que el proceso ajusto la valoración del riesgo respecto a lo registrado en el seguimiento
la aplicabilidad de controles lo cual evita posibles situaciones de materializacion del riesgo.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Registro verific
FR-1601-GTH76 aspirante M. Muñoz Grupo Cooperación Internacional, M. Rojas Auxiliar Administrativa Grupo Contrat
Financiero y Contable , Plan de Tratamiento: No se cargaron soportes respecto a las pruebas de vinculación actividad defi
Riesgo Inherente: se cambio la valoración a zona de riesgo extrema; Riesgo Residual: se cambió valoración a zona de
pudo observar la aplicación del control, no obstante no se pudo evidenciar la efectividad del control ya que no se
tratamiento, por lo cual se recomienda para próximos seguimientos el aporte de los mismos con el fin de evitar una po
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Registros salida
febrero 15 de 2022, correos asuntos legalizaciones pendientes dirigidas a las distintantas áreas se evidenció caso correo
2022 para la dirección general, subdirecciones y áreas, Plan de tratamiento: no se evidenció el cargue de soportes rela
plan de tratamiento; Riesgo Inherente: se conserva la valoración en zona alta; Riesgo Residual: se conserva la valoración
se pudo verificar la aplicación del control 1 no obstante no se pudo verificar la efectividad y la aplicación del control 2 y
se cargaron los respectivos soportes, por tanto se recomienda para próximos seguimientos cargar los soportes relaciona
con el fin de evitar la posible materialización del riesgo.
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Correos Asunto
desplazamientos 11- 18 febrero, 19 -25 febreri, 25 febrero 4 marzo, 5 - 11 marzo, 12-18 marzo, 19-25 marzo, 26 marzo al
22 abril, 23-29 abril 2022 Plan de Tratamiento: correo solicitudes aprobadas, confirmación reservas: 13/4/2022, 22/3
Evaluación del control: Se pudo observar que el diseño de los controles cumple con los lineamientos Guía del DAFP; Ries
Residual: se cambió a zona de riesgo baja; Conclusión: se pudo verificar la aplicabilidad de control y plan de tratamiento l
Seguimiento al control: acorde a la información soporte suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: Contrato UNGR
objeto: Servicio de soporte, mantenimiento y capacitación para la liquidación de nómina en Sistema KACTUS -HCM Nómin
oportunidad: se conserva en zona de oportunidad alta; Evaluación control: se observó que el control se encuentra dis
DAFP; Conclusión: se pudo verificar la aplicabilidad del control a la oportunidad relacionado con el seguimiento al control
Seguimiento al control: No se cargaron soportes se cita lo que explica en el monitoreo por parte del proceso "Para este p
aplica el control dado que se hace semestral, el cual será en el mes de julio de 2022. Por lo anterior, no se presentan evid
se conserva valoración oportunidad extrema, así como también el diseño del control cumple con los lineamiento del D
verificar la aplicación del control y desarrollo de las actividades relacionadas con la oportunidad definida ya que el pro
con frecuencia semestreal; no obstante se le recomienda al proceso cargar los soportes relacionados a fecha de corte
punto el control implica la ejecución del plan de trabajo SST de la respectiva vigencia.
Seguimiento al control: acorde a la información suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: No se presentaron soporte
Evaluación del control: se pudo verificar que el diseño de control cumple con los lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente
Riesgo residual: se cambio a zona de riesgo alta; Conclusión: No se pudo verificar la efectividad y aplicabilidad del contr
tratamiento ya que el proceso argumenta que la frecuencia es semestral; la Oficina de Control Interno le recomienda al
control dado que la naturaleza del riesgo se relaciona con la disponibiilidad del recurso humano disponible y competent
situación de emergencia que se llegue a presentar así como también el cargue de los soportes del control y plan de trata
próximo seguimiento.
Seguimiento al control: acorde a la información suministrada se verificó lo siguiente: Control 1: no se presentaron evidenc
cita lo registrado en el monitoreo por el proceso "Para este periódo del primer monitoreo no aplica el control dado que se
el mes de julio de 2022. Por lo anterior, no se presentan evidencias.; Evaluación del control: se pudo verificar que el diseñ
lineamientos del DAFP; Conclusión: No se pudo verificar la eficacia de la oportunidad dado que el proceso argumenta que
definido se realiza con frecuencia semestral.
Seguimiento al control: acorde a la información suministrada se verificó lo siguiente: Registro control seguimiento plan de
incidente/accidente enfermedad laboral fecha 7 marzo 2022, Plan de tratamiento: Formato acta de reunión #8 2022 fech
meet entre los temas del orden del día se observó la socialización del procedimiento de investigación de accidentes e incid
soportes pantallazos inducción virtual fecha 28/02/2022, presentación ppt inducción; Evaluación del control: se pudo ver
controles cumple con los lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente: Zona de Riesgo Extrema, Riesgo Residual: se cambió a
Conclusión: se pudo observar la eficacia respectoa a la aplicación del control control y plan de tratamiento definidos lo cu
respecto a la materialización del riesgo citado.
Segumiento al control: acorde a la información suministrada se verificó lo siguiente: Se verificó el documento Cumplimien
epidemiológica y programa de protección colectiva e individual en el cual se relaciona el registro de actividades ejecutada
Programa Vigilancia epidemiológica RCV 2022, Plan de trabajo DME 2022, Programa de vigilancia epidemiológica visual 20
colectiva individual GTH; Evaluación del control: se verficó que el diseño del control cumple con los lineamientos del DAFP
la aplicación del control y desarrollo de la acción relacionada con la oportunidad definida por parte del proceso, no obstan
Seguimiento al control: acorde a la información suministrada se verificó lo siguiente: Evidencia control 1: Acta registro COP
26/1/2022 virtual, registro asistentes capacitación Riesgo Público fecha 11/3/2022, procedimiento salida a terreno PR-160
en el cual se registra el control de cambios se realiza la actualización del procedimiento incluyendo los desplazamientos fu
algunos aspectos a tner en cuenta para el uso de prendas institucionales y se incluye el reporte de incidente, accidentes y
presentación Riesgo Público y medidas preventivas, Plan de Tratamiento: Registro acta de reunión #8 -2022 fecha 26/1/20
tema capacitación en riesgo público fecha 11/3/2022 virtual SST, Registro asistentes inducción fecha 28/2/2022 auditoría
inducción GTH, presentación ppt Riesgo público y medidas preventivas; Evaluación del control: se pudo observar que el di
lineamientos del DAFP; Riesgo inherente: zona de riesgo extrema, Riesgo Residual: zona de riesgo alta; Conclusión: se pud
a la aplicabilidad del control lo que permite la prevención de una posible materialización del riesgo, así como también se p
oportunidad de mejora respecto al fortalecimiento a los colaboradores mediante capacitaciones por parte del proceso.
Seguimiento al control y plan de tratamiento: acorde a la información suministratada se verificó lo siguiente: Matriz Iden
de riesgos FR-1601-GTH-14 V03 fecha de actualización 23/3/2022 en la cual se realiza actualización de los controles establ
peligros y riesgos de las sedes CNL, Pasto y visitantes se adiciona sede Cartagena, registro inspección elementos primeros
inspección extintores 15/3/2022, Registro extintores, botiquín fecha 14/3/2022, SRR- Cartagena, Registro Inspección sede
sedes A 15/3/2022, Sede WE WORK- 18/3/2022, CNL 2/2/2022, plan de tratamiento: Correo Socialización actualización M
RG-1601-GTH-10 V09 fecha de aprobación 15/12/2021; Evaluación del control: se pudo observar que el diseño de los con
lineamientos del DAFP; Riesgo Inherente: zona de riesgo extrema; Riesgo Residual: zona de riesgo extrema; Conclusión: s
respecto a la aplicación de controles, plan de tratamiento lo cual permite evitar la posible materialización del riesgo.
Diseño y efectividad de controles: el control cumple con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el diseño de co
evidencias aportadas por el proceso en el link habilitado para su cargue, y el proceso carga cuatro carpetas las cuales conti
correspondientes a cada una de las etapas contractuales así:
1. Contiene los documentos contractuales enviados al FNGRD; correspondientes a la contratación de los meses de enero a
2. Contiene las publicaciones (pantallazos) en Secop II de los contratos de la UNGRD, correspondientes a los meses de ene
3. La carpeta contiene las comunicaciones internas de las devoluciones efectuadas de los contratos adelantados por el pro
Diseño y efectividad
Materialización de controles:
de los riesgos: el suficiente
El control es control cumple conlaelmaterialización
para evitar diseño “Guíadelpara la administración del riesgo
riesgo.
entidades públicas versión 5 del DAFP”.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: ES EFECTIVO; permite reducir el impacto de la materializac
verificación de las evidencias aportadas por el proceso se identifican 4 Bases de datos que contienen el lista
durante los meses de enero a abril de 2022 que demuestran el cumplimiento de los requisitos contractual
realización de la actividad propuesta para evitar la materialización de riesgo.
Actividades de monitoreo: Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monitor
ya se realizó, que la matriz se encuentra publicada en el aplicativo NEOGESTION y por lo tanto la OCI
seguimiento.
Diseño y efectividad de controles: el control cumple con el diseño “Guía para la administración del riesgo
entidades públicas versión 5 del DAFP”. Se trata de un riesgo de corrupción y por ello el proceso
Efectividad de los controles: CONTROL 1: ES EFECTIVO; permite reducir el impacto de la materializac
verificación de las evidencias aportadas por el proceso en el link habilitado para su cargue, anexa tres
radicaciones efectuadas de los seguimientos contractuales correspondientes a los contratos financiados co
UNGRD (minutas), así mismo, las publicaciones en SECOP II, y finalmente, las devoluciones efectuadas dur
entre enero y abril de 2022; lo cual, refleja la efectividad del control para evitar la materialización del riesgo. Ten
un riesgo compartido el proceso, generó un Control 2 cuyo responsable de que este no se materialice es el or
la cual las actividades a desarrollar serán las mismas teniendo en cuenta que es ordenador del gasto q
documentos contractuales suministrados por grupo de gestión contractual.
Plan de tratamiento: El proceso genero un plan de mejoramiento que consiste en revisar y verificar
contractuales de acuerdo con la modelidad de selección, en cada etapa dando cumpliento a los parametros lega
Actividades de monitoreo: Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monitor
seguimiento.
Materialización de losde
Diseño y efectividad riesgos: El control
controles: es suficiente
Los controles paracon
cumplen evitar la materialización
el diseño “Guía para del riesgo.
la administración del riesg
entidades públicas versión 5 del DAFP”. Se trata de una oportunidad.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: ES EFECTIVO para mantener la oportunidad; el área dos carp
verifica que las evidencias y encuentra que se realizó una capacitación llamada “Aspectos fundamentales en e
para ello reposan en la carpeta pantallazos de la actividad y un correo de invitación a la capacitación. Lo ant
efectividad del control dado que el propósito principal de evitar la materialización del riesgo.
Actividades de monitoreo: Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monito
seguimiento.
Materialización de los riesgos: El control es suficiente para evitar la materialización del riesgo.
Efectividad de los controles: CONTROL 1: “Planificar, ajustar y controlar el proceso de afectación presupuestal de la Entid
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, compromiso, obligaciones y pagos)”. NO ES EFECTIVO
Materialización de los riesgos: El control no es suficiente para evitar la materialización del riesgo ya que ni el riesgo identifi
el control.
evidencias aportadas por el proceso en el link habilitado para su cargue, anexa un archivo llamado seguimiento de tickets
enero a abril de 2022, este seguimiento permita al proceso la verificación de los términos legales de respuesta a los reque
efectividad del control para evitar la materialización del riesgo. Teniendo en cuenta que este es un riesgo compartido se d
materialización del riesgo no solo depende del proceso de Servicio al ciudadano (primer nivel). Control 2 el proceso hace a
evidencia una comunicación interna remitida a los jefes de área, y el proceso aporta como evidencia el correo de invitació
SERVICIO AL CIUDADANO Y ACTUALIZACIÓN DE PROTOCOLOS”; por lo anterior la OCI considera que el control es efectivo
materialización del riesgo. Control 3: el proceso aporta el seguimiento a los radicados trasladados a segundo nivel desde
periodo comprendido de enero a abril de 2022, esta actividad evita la materialización del riesgo concluyendo la efectivida
Plan de tratamiento: El proceso genero un plan de mejoramiento, y aporta las evidencias de su cumplimiento.
Materialización de los riesgos: los controles generados son efectivos, para evitar la materialización del riesgo
evidencias aportadas por el proceso en el link habilitado para su cargue, anexa un archivo llamado seguimiento de tickets
enero a abril de 2022, este permitirá al proceso la verificación de los términos legales de respuesta a los requerimientos,
aporta los correos electrónicos de seguimiento a las diferentes dependencias, por ello la OCI considera la efectividad del
materialización del riesgo. Teniendo en cuenta que este es un riesgo compartido se debe aclarar que su materialización de
proceso de Servicio al ciudadano (primer nivel). Control 2 el proceso aporta las evidencias que demuestren la efectividad d
estas fueron verificadas en mesa de trabajo 06/05/2022.
Diseño
Plan deytratamiento:
efectividad de controles:
El proceso el control
genero un plan cumple con el diseño del
de mejoramiento, “Guía
cualpara la administración
aporta las evidenciasdel
deriesgo y el diseño de co
su cumplimiento.
versión 5 delde
Actividades DAFP”.
monitoreo: Mediante correo electrónico del 29-04-2022 La OAPI Informa que el primer monitoreo por par
Efectividad
que la matrizdeselos controles:
encuentra CONTROL
publicada en1:el ES EFECTIVO;
aplicativo permite reducir
NEOGESTION y por el
lo impacto de lapuede
tanto la OCI materialización
proceder adel riesgo;
hacer al real
el seguimi
evidencias aportadas por el proceso aporta un acta de capacitación de registro de un nuevo PQRD al proyecto
Materialización de los riesgos: los controles generados son efectivos,para evitar la materialización del riesgo. de Cartagen
requerimiento efectuado al GTI como la evidencia que refleje la efectividad del control para evitar la materialización del r
gestión del cambio) verificado en mesa de trabajo del 06/05/2022.
Plan de tratamiento: El proceso genero un plan de mejoramiento, y aporta las evidencias de su cumplimiento.
Materialización de los riesgos: El control generado es efectivo, por evita la materialización del riesgo.
Seguimiento al control: El proceso de Gestión Administrativa suministro documentación relacionada las verificaciones físic
meses de enero, febrero y marzo del 2022.
Proceso en zona de riesgo alta, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa
materialización del riesgo, de esta forma se deben mantener el control diseñado.
Recomendación: Mantener el control diseñado de manera permanente con el fin de tener los bienes en ópticas condicion
Seguimiento al control: No se evidenció el aporte de evidencias por parte del proceso; Evaluación del control: se reco
control ya que falta el registro de la desviación de acuerdo a los lineamientos de la Guía del DAFP; Riesgo Inherente: zona
de riesgo alta; Conclusión: no se pudo verificar la eficacia del control dado que el proceso no aportó las evidencias requ
control y lo registrado en el monitoreo; así como tambíen se recomienda al proceso revisar el diseño del control ya
desviación acorde a lineamientos Guía del DAFP; acorde a lo anterior no se pudo verificar en la evaluación la eficacia
Seguimiento al control: No se evidenció el aporte de evidencias por parte del proceso; Evaluación del control: se recomien
ya que falta el registro de la desviación de acuerdo a los lineamientos de la Guía del DAFP; Riesgo Inherente: zona extre
riesgo alta; Conclusión: no se pudo verificar la eficacia del control dado que el proceso no aportó las evidencias reque
control y lo registrado en el monitoreo; así como tambíen se recomienda al proceso revisar el diseño del control ya
desviación acorde a lineamientos Guía del DAFP; acorde a lo anterior no se pudo verificar en la evaluación la eficacia
Seguimiento al control: No se evidenció el aporte de evidencias por parte del proceso; Evaluación del control: se reco
control ya que es el mismo que se registró en el riesgo 104 y no tiene nada que ver con lo registrado en el riesgo 105 no
lineamientos de la Guía del DAFP; Riesgo Inherente: zona extrema; Riesgo Residual: zona de riesgo alta; Conclusión: no s
control dado que el proceso no aportó las evidencias requeridas con la aplicabilidad del control y lo registrado en el m
recomienda al proceso revisar el diseño del control ya que es el mismo mecanismo de control del riesgo 104 y no tiene
en el riesgo 105 no cumple con los lineamientos Guía del DAFP; acorde a lo anterior no se pudo verificar en la evaluación
puede conllevar a una posible materialización del riesgo.
del riesgo de la entidad, de acuerdo a las evidencias suministradas se evidencia plan de trabajo con respecto al departame
Pasto y el municipio de Florida, en los cuales se observan los siguientes documentos Solicita los nuevos presidentes de la
desarrollo del plan comunitario de gestión del riesgo, Actas de socialización del Plan de Trabajo Presentación del Plan Com
propuesta de trabajo, Acta Planes Comunitarios de Gestión del riesgo con los padrinos nombrados por el municipio para e
JAC,Informe sobre las reuniones con la comunidad sobre la memoria historia de la zona e intercambio de saberes, borrado
comunitario de gestión del riesgo JAC, con respecto al propósito del control se cumple con el objetivo diseñado para forta
,frente a las capacitaciones diseñadas en el plan de trabajo. lo cual permite mantener la probabilidad del riesgo y su impac
Seguimiento: El proceso no suministra el Plan de Acción de Sistema de Gestión de Seguridad de la Información -SGSI- ni e
meses de enero, febrero marzo y abril, por lo cual no se puede evaluar la efectividad de la oportunidad propuesta.
Oportunidad: La oportunidad inherente no se encuentra ubicada en zona de oportunidad extrema, una vez implementado
residual se mantiene en zona de oportunidad alta.
Recomendación, Suministrar el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información por parte del Grupo
Información y del Oficial de Seguridad de la información, para ser evaluado.
Seguimiento: El proceso de Gestión Administrativa no suministro las evidencia que den cuenta de: a) Capacitación sobre la
Estratégico de Seguridad Vial -PESV, b) Procedimiento de atención a víctimas, c) Políticas de seguridad vial, d) Lecciones a
socialización del Comité de seguridad vial – resolución 1009.
moderada, pero que la probabilidad de ocurrencia se mantiene en probable de que ocurra una causa o evento que pueda
Recomendación: Suministrar las evidencias que den cuenta de controles que fueron establecidos por el proceso de Gestió
Diseño y efectividad de controles: Los controles cumplen con el diseño “Guía para la administración del riesgo y el diseñ
Efectividad de los controles: CONTROL 1: “Planificar, ajustar y controlar el proceso de afectación presupuestal de la Entid
planta de personal)”. NO ES EFECTIVO
que la matriz se encuentra publicada en el aplicativo NEOGESTION y por lo tanto la OCI puede proceder a hac
Materialización de los riesgos: El control no es suficiente para evitar la materialización del riesgo ya que ni el riesgo identi
el control.
Recomendación: Riesgo 109: Replantear los riesgos asociados al proceso

2° CUATRIMESTRE 3° CUATRIMESTRE ESTADO EFECTIVIDAD
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO NO EFECTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO EFECTIVIDAD
ACTIVO EFECTIVIDAD
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
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ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
1. CONTEXTO EXTRATÉGICO
ID. PROCESO
1 COMUNICACIONES
2 COMUNICACIONES
9 FINANCIERA
10 FINANCIERA
11 FINANCIERA
12 FINANCIERA
13 FINANCIERA
15 JURÍDICA
16 JURÍDICA
17 JURÍDICA
18 JURÍDICA
19 JURÍDICA
GERENCIAL
40
Dirección General
GERENCIAL
41
Dirección General
GERENCIAL
42
Dirección General

49 COOPERACIÓN
50 COOPERACIÓN
51 COOPERACIÓN
52 COOPERACIÓN
53 COOPERACIÓN
54 SIPLAG
55 SIPLAG
56 SIPLAG
57 SIPLAG
58 SIPLAG
59 SIPLAG

GERENCIAL
64
GERENCIAL
65
74 PAZCÍFICO
75 PAZCÍFICO
76 TALENTO HUMANO
77 TALENTO HUMANO
78 TALENTO HUMANO
79 TALENTO HUMANO
80 TALENTO HUMANO
81 TALENTO HUMANO
82 TALENTO HUMANO
83 TALENTO HUMANO
84 TALENTO HUMANO
85 TALENTO HUMANO
86 TALENTO HUMANO
89 TALENTO HUMANO
90 TALENTO HUMANO
91 TALENTO HUMANO
92 TALENTO HUMANO
94 CONTRATACIÓN
95 CONTRATACIÓN
96 CONTRATACIÓN
97 CONTRATACIÓN
GERENCIAL
98
Secretaría General


GERENCIAL
109
Secretaría General
SET UP ↓
SET UP ↑
2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGO
RIESGO U OPORTUNIDAD
Publicación de información no veraz del SNGRD y la UNGRD DEBIDO A desconocimiento de las competencias de la Unidad, comunicación desarticulada por parte de la
entidades del SNGRD. Imprecisión de los datos suministrados por las diferentes medios de comunicación y entidades que conforman el SNGRD. Lo que PUEDE
OCASIONAR pérdida de credibilidad, imagen de la entidad, investigaciones disciplinarias o sanciones.
Manipulación de la información que se publica desde la Oficina Asesora de Comunicaciones DEBIDO A falta de verificación de la información, interés en mostrar
resultados alterados o para ocultar información y favorecimiento a terceros frente a la información reportada, lo que PUEDE OCASIONAR pérdida de credibilidad,
imagen de la entidad, investigaciones disciplinarias o sanciones.
Pérdida o reconstrucción del expediente y piezas procesales, DEBIDO A casos fortuitos o de fuerza mayor que se puedan generar en las instalaciones de la entidad
afectando la integridad física de los expedientes, lo que PUEDE OCASIONAR dilación en el curso normal del proceso.
Demora en el cumplimiento de términos en las distintas etapas procesales, DEBIDO A:

1. Falta de realizar revisiones periódicas a los expedientes disciplinarios para establecer los términos de ley.
2. Exceso de carga laboral ocasionada por auditorías de entes de control que PUEDEN GENERAR múltiples aperturas de procesos disciplinarios o que podría ocasiona
prescripción de la acción disciplinaria.
Pérdida de credibilidad en el proceso de control interno disciplinario por la evaluación inadecuado de quejas y denuncias en beneficio particular, DEBIDO A un posible
conflicto de intereses en la evaluación respectiva, lo que PUEDE GENERAR que el archivo de las actuaciones disciplinarias se encuentren sin un debido proceso que rij
las actuaciones administrativas, absolviendo conductas disciplinables.
Emitir estados Financieros que no reflejen la realidad de la entidad o presentarlos de forma inoportuna, DEBIDO A:
1. Entrega de información incompleta e inoportuna por parte de los procesos de la entidad. 2. Errores ocasionales por parte de los responsables de los hechos
financieros.
Lo que PUEDE GENERAR o dar lugar a sanciones y suministrar una información sin las cualidades requeridas en el objetivo del proceso de gestión financiera.
Diferencias en el cálculo de los valores de la depreciación, provisión, amortización y valorización entre el software del proceso gestión de bienes muebles e inmuebles
el SIIF, DEBIDO A:
1. Errores ocasionales por parte de los responsables, al momento de establecer la vida útil o el valor del bien. 2. Errores en el cargue de información del software de
inventarios, fallas en el software que efectúa los cálculos de depreciación, provisión, amortización y valorización.
Lo que PUEDE GENERAR: 1. Hallazgos de auditoría o de entes de control que pueden dar lugar a sanciones. 2. Toma de decisiones errada que podrían dar lugar a
sanciones. 3. Suministrar una información sin las cualidades requeridas en el objetivo del proceso de gestión financiera.
Inadecuada programación de las necesidades mensuales del PAC por parte de cada proceso, DEBIDO A:
1. Personal no idóneo para cumplir con la actividad a causa del desconocimiento del procedimiento de las necesidades del PAC y/o rotación de personal en las áreas
que gestionan los PAC. 2. Solicitud inoportuna del PAC por las áreas.
Lo que PUEDE OCASIONAR:
1. La no aprobación de recursos por parte del Min. Hacienda y Crédito Público por la no ejecución de recursos (Castigo). 2. No poder realizar los pagos oportunamente
los contratistas y/o proveedores.
Pérdida de recursos públicos DEBIDO A errores involuntarios en el manejo de las cajas menores y títulos valores. Lo que PUEDE OCASIONAR hallazgos de auditoría o d
entes de control que puedan dar lugar a sanciones.
Inadecuada programacion de las necesidades de la ejecucion del presupuesto , DEBIDO A : Inadecuada planeacion y proyeccion de gastos, en el plan de
Adquisiciones y Plan de Contratacion.Lo que PUEDE OCASIONAR el incumplimiento de las Directivas de Austeridad del Gasto y a su vez traslados presupuestales.
Fallos judiciales en contra de la UNGRD que debieron ser favorables A CAUSA DE:
1. Falta de seguimiento y/o seguimiento inoportuno a los procesos.
2. Inadecuada defensa de los intereses de la entidad por:
3. Falta de información, información incompleta, información desactualizada en los sistemas o dificultad de acceso a la información.
- Falta de lineamientos y estrategias de defensa.
- Falta del personal apropiado para ejercer la defensa de la entidad.
- Alta carga laboral para atender el volumen de procesos en la entidad.
4. Desconocimiento de demandas o procesos que se cursen en contra de la entidad debido a deficiencias en la notificación a la Entidad.
Lo que PUEDE GENERAR posible detrimento patrimonial, sanciones de índole disciplinario y/o penal y fallos condenatorios.
No contar con el registro de la información unificada y actualizada de los procesos de la actividad litigiosa de la Unidad en el Sistema Único de gestión e información
litigiosa del Estado – eKOGUI, DEBIDO A la omisión o retraso por parte de los apoderados de la entidad en el registro y actualización de las actuaciones judiciales en el
Sistema Único de gestión e información litigiosa del Estado – eKOGUI, lo cual PUEDE GENERAR sanciones por incumplimiento e insatisfacción de los usuarios
especialmente de la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado.
Fortalecimiento continuo de la defensa jurídica de la entidad A TRAVÉS DEL aprovechamiento de las plataformas digitales con la actualización normativa y jurídica que
FAVORECE la toma de decisiones internas.
Desarrollo de contextos de aprendizaje A TRAVÉS DEL establecimiento de mesas de estudios jurídicos QUE FACILITEN la construcción del conocimiento y favorezcan
verbalización, argumentación, el contraste y la elaboración de las ideas y los conocimientos en el marco del análisis jurídico de los procesos ganados y perdidos.
Posibilidad de ofrecimiento de dádivas para obtener un beneficio particular en detrimento de la entidad, DEBIDO A la diversidad de intereses particulares en los
procesos judiciales, lo que PUEDE OCASIONAR cohecho propio o impropio y prácticas ilegales entre abogados y/o funcionarios judiciales en el ejercicio del derecho, a
como sanciones disciplinarias y/o penales.
Baja cobertura en el fortalecimiento de la reducción del riesgo en las entidades territoriales y demás actores del Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de
Desastres, en la implementación y ejecución de los subprocesos de Intervención Prospectiva, Intervención Correctiva y Protección Financiera, DEBIDO A que las
actividades establecidas del proceso de Gestión de Reducción del Riesgo no se desarrollen en su totalidad, lo que PUEDE GENERAR un aumento en la vulnerabilidad d
los territorios al no implementar la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.
Seguimiento a los avances de la implementación del PNGRD (Plan Nacional de Gestión de Riesgo de Desastre), los cuales se encuentran establecidos desde el 2015 al
2025 y deben ser cumplidas,LO CUAL ASEGURA la continuidad de las acciones.
Uso de la Información generada en la Evaluación, estructuración y ejecución de Proyectos que realiza el proceso de Reducción para beneficios particulares, DEBIDO A
los intereses de terceros y que PUEDE GENERAR que se presenten procesos corruptos en la viabilización, estructuración y ejecución de proyectos sin el cumplimiento
de los requisitos legales.
Falta de equipo de personal permanente para la ejecucion de las acciones del equipo de preparativos. DEBIDO a la falta de personal para suplir los diferentes
escenarios de lineas generadas ( asistencia tecnica, simulacros, apoyo de conpes, mesa tecnicas de cruz roja y UNGRD, Cumplimiento de metas de Plan de Desarrollo,
actualizacion de protocolos, mesas de participacion.). QUE GENERA el no cumplimiento de metas de plan nacional, no cumplimiento de indicadores desde los
diferentes comites y mesas tecnicas , no entregas a tiempo de los insumos como planes, documentos y estrategias
Deficiencia de una fuente de información para la SM, que cuente con los estándares de calidad de manejo de información pública. DEBIDO A la falta de estandarizació
de los canales de recolección de la información; SE GENERAN demoras en la presentación de la información requerida a nivel interno y externo de la entidad;
generando un impacto negativo en la credibilidad de la información.
Falta de articulación de los procesos internos para la SMD, que cuente con la ruta establecido para el desarrollo de las diferentes líneas de acción. DEBIDO A la falta d
lineamientos técnicos de cada equipo interno donde no existe claridad del rol de cada profesional; QUE GENERA múltiples reprocesos en búsqueda de información re
generando un impacto negativo en la credibilidad e imagen de la SMD.
Falta de articulación para el reporte de información en las actividades territoriales para la respuesta ante emergencia. DEBIDO a la falta de un procedimiento unico
para la respuesta y articulación institucional. EFECTO: Retraso en los tiempos de entrega de productos, acciones desarticuladas y fallas en el reporte de información.
Realizar el proceso de la aprobacion de los protocolos de la ENRE, según como se establece su procedimiento realizando un paso a paso por las instancias requeridas.
Formulación de necesidades presupuestales que no cubran la totalidad de requerimientos legales y financieros para el funcionamiento de la entidad formuladas a
través del anteproyecto de presupuesto, DEBIDO A desconocimiento de criterios y/o metodologías para identificar las necesidades presupuestales lo que PUEDE
GENERAR Desfinanciación en asuntos misionales que ocasione el incumplimiento de los objetivos institucionales y de los requerimientos normativos vigentes.
Retrasos en el seguimiento y emisión del plan de acción de la entidad DEBIDO A demora de las áreas en la entrega de información y reporte de las actividades para
elaborar los respectivos informes de seguimiento lo que PUEDE GENERAR, retrasos en el desarrollo adecuado de las actividades en marco del plan de acción y demas
instrumentos de planificación articulados a este; y por ende el cumplimiento oportuno de los objetivos institucionales y de indicadores de gestión.
Retrasos en la gestión y obtención de la información de avance de los proyectos del Plan Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres - PNGRD -, DEBIDO A que los
entes territoriales y sectoriales no reportan semestralmente sus avances, lo que PUEDE GENERAR que no se logre determinar el avance de ejecución del Plan o que el
informe no refleje los reales avances en la ejecución.
Inadecuada implementación de la Política de Gestión del Riesgo en el territorio nacional, DEBIDO A la falta de gestión en el desarrollo de los planes, lo que PUEDE
OCASIONAR:
1. Incumplimiento de los objetivos de la UNGRD en materia de conocimiento y reducción del riesgo, y el manejo de desastres.
2. Incumplimiento de las líneas del Plan Estratégico de la UNGRD, PNGRD y metas del PND a cargo de la Unidad.
Desarticulación de las entidades del Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres DEBIDO A desinterés de las entidades que lo conforman y/o vacíos en la
normatividad, lo que PUEDE OCASIONAR:
1. Duplicidad de esfuerzos y recursos para un mismo fin.
2. La ineficiencia en la aplicación de los mecanismos existentes para la gestión del riesgo de desastres.
3. El usuario final se vea afectado en cuanto a la satisfacción de sus necesidades.
4. Incumplimiento del Plan Nacional de Gestión de Riesgo de Desastres.
Malversación de los recursos que son destinados a la implementación de la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, DEBIDO AL uso inadecuado de los
mecanismos de control y propuestas para admitir dádivas por parte de particulares para desarrollar una actividad inherente a su cargo, que favorezca a algún particul
o que presente algun conflicto de interés, lo que PUEDE GENERAR un detrimento patrimonial y pérdida de la imagen de la UNGRD.
Retraso en actividades del plan de acción, proyectos y acciones del proceso de Conocimiento del riesgo DEBIDO A ocurrencia de sucesos externos como
manifestaciones o emergencias sanitarias PUEDE GENERAR demora en el cumplimiento de planes o proyectos de la SC.
Divulgación del proceso de concimiento del riesgo e inumos generados a través de socialización mediante eventos académicos.
Incumplimiento del programa anual de la auditorías de gestión independiente - PAAGI, DEBIDO A insuficiencia de insumos (evidencias), y recursos (personal,
presupuesto, apoyo institucional), lo que PUEDE GENERAR incumplimiento legal, sanciones, baja cobertura, acompañamiento, pérdida de imagen y credibilidad.
Actualización del normograma de acuerdo a las disposiciones legales difinidas por el DAFP, DAPRE u otro órgano de control DEBIDO A cambios normativos, lo que
PUEDE GENERAR oportunidad en la aplicación de dichas disposiciones.
No reportar a los organismos de vigilancia y control internos y externos los actos de incumplimientos legales de corrupción y fraude, identificados en la evaluaciones y
seguimientos llevados a cabo por la Oficina de Control Interno DEBIDO A coacción lo que PUEDE GENERAR sanciones administrativas,disciplinarias fiscales y penales
Desconocimiento de los cambios normativos asociados a temas de Control Interno y por la Presidencia de la República, DEBIDO A una ausencia de consulta periodica
en las diversas fuentes de información, lo que PUEDE GENERAR incumplimientos de la normatividad vigente e inadecuada planeación del Programa Anual de Auditorí
de Gestión Independiente para la vigencia correspondiente.
Pérdida de información relacionada con cooperación internacional DEBIDO A los cambios de personal, desconocimiento de la caracterización y procedimientos del GC
lo que PUEDE OCASIONAR obstáculos en las actividades del área y llevar a un retroceso frente a los procedimientos establecidos por parte del proceso.
Mal manejo de los procesos administrativos y normativos del ingreso y egreso de donaciones, DEBIDO A la falta de conocimiento de requisitos normativos, legislación
aplicable y procesos requeridos por los entes de control, lo que PUEDE OCASIONAR complicaciones de tipo legal y técnico, así como retrasos en la recepción y entrega
de donaciones internacionales para el país.
Pérdidas de Convocatorias (Capacitaciones y eventos internacionales), DEBIDO A la postulación inadecuada de candidatos, desarticulación entre el SNGRD y las
directrices de la UNGRD y desconocimiento del proceso de Cooperación Internacional, lo que PUEDE OCASIONAR, pérdidas de espacios para la adquisición de nuevos
conocimientos y oportunidades para el fortalecimiento de las capacidades en Gestión del Riesgo de Desastres, así como el posicionamiento internacional de la entidad
Priorización inadecuada de los proyectos de Cooperación Internacional DEBIDO A al relacionamiento inadecuado en el marco de líneas estratégicas del Plan
Estratégico de Cooperación Internacional vigente de la UNGRD, intereses particulares y relacionamiento interinstitucional preferencial , lo que PUEDE OCASIONAR
pérdida de credibilidad y sanciones.
Priorización en el desarrollo adecuado de las líneas estratégicas de relacionamiento y cooperación internacional en Gestión del Riesgo de Desastres, DEBIDO A a lo
establecido en los instrumentos de política en la materia a nivel nacional e internacional, a través de un mejor desarrollo del relacionamiento con otros socios del
gobierno nacional para la integralidad de la SNGRD desde el componente de Cooperación y Relacionamiento Internacional y la UNGRD en beneficio del SNGRD. LO QU
NOS AYUDA A generar una respuesta oportuna a las emergencias y el posicionamiento de la entidad a nivel internacional.
Mantener certificación de carbono neutro PARA DAR continuidad a los compromisos ambientales establecidos por la Alta Dirección, APORTANDO en la reducción de
las emisiones de gases de efecto de invernadero, retardando así los efectos negativos del cambio climático.
Omisión, demora o inadecuada ejecución de actividades que aseguran el mantenimiento y mejora del SIPLAG acorde a los planes, programas, políticas y demás
elementos del Sistema DEBIDO A la desarticulación entre procesos, lo que PUEDE OCASIONAR el uso inadecuado de los recursos, incumplimiento de los objetivos
planteados para los procesos y el desaprovechamiento de las oportunidades de mejora.
Falta de control el ciclo de los proveedores contratados DEBIDO A la desarticulación del Sistema de Gestión Ambiental con los procesos que relacionan proveedores
que requieren cumplimiento ambiental PUEDE GENERAR incumplimiento del numeral 8.1 de la norma ISO 14001:2015 en cuanto a planificación y control operacional
además de las no conformidades que afecten la certificación.
Incumplimiento de requisitos legales en el Sistema de Gestión Ambiental aplicables a la entidad DEBIDO A la falta de conocimiento de las normas o la falta de revisión
periódica de la matriz legal, lo que PUEDE GENERAR sanciones legales por incumplimiento, hallazgos de auditoría y entes de control.
Falta de consistencia en los reportes respecto al desempeño del SIPLAG en relación con el estado real del mismo, DEBIDO A reportes por parte de responsables del
proceso no consistentes y alteración de la información del sistema por parte del equipo líder del Siplag QUE GENERA hallazgos por parte de los entes de control o
entidades a los que se les allegue información que no refleja el desempeño real del SIPLAG.
Incremento de los impactos ambientales de los aspectos ambientales identificados DEBIDO A la falta de ejecucion de los controles definidos en los programas
ambientales , LO QUE PUEDE GENERAR agotamiento y contaminación de los recursos.
Pérdida y/o deterioro de bienes DEBIDO A hurto, falta de seguimiento de los inventarios, fallas en los sistemas de seguridad, lo que PUEDE GENERAR la atención
inoportuna de las actividades en la UNGRD y posibles sanciones legales para el responsable de almacenar los bienes en consonancia con las responsabilidades de
servidores decantadas en la Ley 734 de 2002 y demás normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten.
Entrega de información incompleta e inoportuna a Gestión Financiera DEBIDO A errores humanos, trámites administrativos y fallas tecnológicas, lo que PUEDE
GENERAR afectación en los estados financieros, sanciones de los entes de vigilancia y control y retraso en la entrega de documentos soporte de los bienes.
Que la información del documento original firmado, no coincida con el documento de trabajo (Word) contenido en los documentos dispuestos en la herramienta de
correspondencia, DEBIDO A la falta del original firmado en formato pdf que no se cargan en SIGOB y desconocimiento de los usuarios sobre el manejo de dicha
herramienta. Lo que PUEDE GENERAR la disminución de la credibilidad de los documentos y autenticidad de la información. ( afectación economica y de la imagen
institucional)
Alteración, sustracción, pérdida total, parcial o extravío de documentos que hacen parte de la memoria institucional, los cuales se encuentran bajo custodia del archiv
central de la UNGRD DEBIDO A insuficiencia de inventarios documentales y en el control de préstamo y consulta de documentos que hacen parte del archivo central
de la entidad. Lo que PUEDE OCASIONAR imposibilidad de consultar la información, pérdida de documentos vitales para la entidad. Incidencias legales y disciplinarias
acciones por parte de los entes de control, demandas de particulares y pérdidas económicas. (afectación economica y de la imagen institucional)
Ineficaz ejecución de los Programas/proyectos, DEBIDO A particularidades de las regiones, inadecuado seguimiento y deficiencias en la supervisión LO QUE PUEDE
GENERAR duplicidad de esfuerzos, recursos e incumplimiento en los objetivos y obligaciones pactadas.
Que no se verifique adecuadamente las solicitudes de desembolso bajo la ordenación del gasto del Subdirector General (componentes misionales de la entidad),
DEBIDO A la remisión de información incompleta, inconsistente o desactualizada por parte de la supervisión de los contratos/convenios, lo que PUEDE OCASIONAR
retrasos en los proyectos e incumplimiento de obligaciones y objetivos.
Pérdida de la información en los datos que se encuentran ubicados en el sistema de almacenamiento de información (SAN), DEBIDO A la inadecuada manipulación de
los usuarios, fallas tecnológicas y/o ataques cibernéticos. Lo que PUEDE OCASIONAR:
1. Retrasos en los procesos misionales y estratégicos de la UNGRD.
2. Interrupción y demora acceso a la información.
3. Pérdida de la Integridad de los datos.
4. Dificultades en la prestación de los servicios.
Acceso ilegal a la infraestructura y servicios tecnológicos DEBIDO A falla en los controles de seguridad en los equipos y sistemas informáticos lo que PUEDE
OCASIONAR:
1. Interrupción del normal desarrollo de los procesos de la entidad.
2. Pérdida de confidencialidad de la información
3. Alteración en la integridad de la información
Manipulación indebida de los datos almacenados en las diferentes aplicaciones que se encuentran soportadas bajo la plataforma sharepoint, DEBIDO A la interacción
con personal externo e interno de la entidad, GENERANDO cambios en los datos que conlleven a reportes no acorde a la realidad, los cuales no permitirian contar con
información de apoyo veridicos que permitan la correcta toma de decisiones.
Pérdida de información, de integridad o disponibilidad de la misma, DEBIDO A fallos con el proveedor de comunicaciones y/o ataques cibernéticos, GENERANDO
dificultades en la prestación de los servicios.
Afectación negativa en la prestación de servicios de TI, DEBIDO A una documentación de configuracion debil , GENERANDO dificultades en la prestación de los servici
de TI
No realizar oportunamente el mantenimiento de la flota de vehículos, debido a que no se realizan inspecciones rutinarias a los vehículos o no se reporta a tiempo la
necesidad de mantenimiento preventivo o correctivo para los vehículos, lo que puede ocasionar daños y falta de operatividad en el uso de los vehículos.
Uso indebido del dinero en efectivo destinado para la Caja Menor DEBIDO A que el personal a cargo de la Caja menor no garantiza la seguridad de los recursos, lo que
PUEDE OCASIONAR la interrupción del normal desarrollo de los procesos de la Unidad, sanciones Penales, disciplinarias y fiscales.
Deficiencias en la veracidad y confiabilidad de la información financiera y presupuestal del FTSP, DEBIDO a fallas en los sistemas de información, procedimientos y/o
fallas humanas en la Fiduprevisora o la UNGRD, LO QUE OCASIONA reprocesos y errores en los estados financieros exigidos por la banca multilateral, derivando en
hallazgos por parte de la auditoría externa y control interno.
Mejoramiento e implementación de estrategias de socialización PARA QUE el equipo ejecutor del FTSP conozca y se apropie de formatos y procedimientos CON EL
PROPÓSITO de evitar reprocesos y agilizar la gestión precontractual, contractual y de pagos.
Cambios organizacionales que afecte la permanencia del personal DEBIDO A cambios o nombramientos, lo que PUEDE GENERAR pérdida de información, conocimien
y la continua dinámica del proceso, afectando la memoria institucional.
Las capacitaciones de manera virtual ha permitido tener mayor acceso de los colaboradores a los proceso de formación DEBIDO A a la facilidad de conexión lo que
PUEDE OCASIONAR tener una mayor cobertura del PIC.
Incumplimiento de las normas, estándares y legislación en Seguridad y Salud en el Trabajo, DEBIDO A las constantes modificaciones, actualizaciones y cambios en la
normatividad aplicable, lo que PUEDE OCASIONAR perjuicios a los colaboradores de la entidad y posibles sanciones legales por incumplimiento normativo.
Errores en la liquidación de la nómina, seguridad social, parafiscales y liquidación de prestaciones sociales DEBIDO A la no actualización de novedades mes a mes,
reporte inoportuno de las novedades internas y externas, error al realizar el cargue y verificación de la información en el software, desconocimiento de nuevas norma
Lo que PUEDE OCASIONAR pagos erróneos, afectación en el bienester ecónomico de los funcionarios, incumplimiento en las normas y afectación en el PAC.
Vinculación de personal no idóneo, DEBIDO A la inconsistencia entre el requerimiento y el perfil establecido para cada función a desempeñar en el cumplimiento de
sus obligaciones, lo que PUEDE OCASIONAR fallas en la prestación de los servicios y requerimientos por parte de la entidad. Además, incumplimiento en las funciones
encomendadas al personal vinculado. Ocasionando sanciones por parte de los entes de inspección, vigilancia y control, y demandas de los funcionarios vinculados sin
total de los requisitos.
Incumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas de la UNGRD Y FNGRD en cuanto a los procesos internos de trámite de comisiones y desplazamientos,
DEBIDO A que los colaboradores no reportan dentro del tiempo establecido las solicitudes y legalizaciones, lo que PUEDE GENERAR incumplimiento normativo.
Recargo en el valor del tiquete luego de la emisión del mismo, DEBIDO A los cambios de agenda imprevistos, cancelación de itinerarios, la solicitud de tiquetes en
fechas cercanas al inicio o finalización de la comisión por parte de los funcionarios o contratistas, o por reporte de datos erróneos, exceptuando las situaciones de
emergencias, lo cual PUEDE GENERAR un incremento en el valor de los tiquetes tanto nacionales como internacionales.
Implementar y mantener actualizada la plataforma de "Mi Unidad Virtual", DEBIDO A las diferentes solicitudes, información a socializar, gestión de información y
trámites internos de los colaboradores de la UNGRD. Lo que PUEDE GENERAR oportunidad de respuesta y la socialización permanente y actualizada de información d
interés generada desde el GTH.
Mantener la certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la norma ISO 45001 de 2018 DEBIDO A que se cuenta con un equipo de
profesionales que aportan al desarrollo del sistema lo que PUEDE GENERAR que se cumpla con los requerimientos y se aumente la productividad y bienestar laboral
Atención inadecuada en situaciones de emergencia, DEBIDO A la falta de desarrollo de competencias necesarias para el desarrollo de dicha actividad, cambio o
renuncia de Brigadistas lo que PUEDE OCASIONAR fallas en la operación de la brigada de emergencias en caso de requerirse.
Fortalecer la sostenibilidad, aumentar la productividad y bienestar de los colaboradores DEBIDO AL cumplimiento de los diferentes componentes del SG-SST lo que
PUEDE OCASIONAR ambientes de trabajo saludables y que cumplan con condiciones de seguridad.
Reportes extemporáneos de AT DEBIDO A desconocimiento del procedimiento investigación incidentes, accidentes y enfermedades laborales,PUEDE OCASIONAR
sanciones por el incumplimiento del procedimiento para investigación de accidentes.
Ejecución de Programas de Vigilancia Epidemiológicos y entornos saludables DEBIDO A que se cuenta con profesionales especializados para cada uno de los PVE lo qu
PUEDE GENERAR prevenir la aparición de enfermedades laborales
Falta de cobertura por parte de la aseguradora de riesgos laborales DEBIDO AL no reporte oportuno de la salida a terreno de acuerdo al procedimiento lo que PUEDE
GENERAR no atención oportuna, perdidas económicas y sanciones por incumplimiento de la legislación.
Falta de Identificación y/o actualización de los peligros y riesgos DEBIDO A cambios en los servicios desarrollados desde los procesos misionales de la entidad o de
apoyo, apertura de sedes y/o situaciones de emergencia , LO QUE PUEDE GENERAR afectaciones en la integridad de la persona, daños materiales, incumplimiento en
normatividad
Falencias en la estructuración de documentos precontractuales (análisis del sector, estudios previos, justificación para contratar, pliegos de condiciones, entre otros)
DEBIDO A que no se tiene en cuenta la normatividad jurídica, financiera y técnica vigente aplicable a los procesos de selección en la Gestión Contractual de la Entidad
(UNGRD/FNGRD), lo que PUEDE GENERAR demoras en el trámite, incumplimento del Plan Anual de Adquisiones - PAA (sólo para UNGRD), y el no cumplimiento
oportuno de las necesidades identificadas para la respectiva vigencia, derivando en posibles sanciones.
Publicación extemporánea de documentos de los procesos de selección y/o contractuales, en sus diferentes etapas en la plataforma SECOP DEBIDO A fallas en la
misma o demoras en la entrega de la documentación soporte por parte de las áreas, supervisor encargado o Fiduprevisora, lo que PUEDE GENERAR que la Unidad
incurra en incumplimento legal y se le impongan sanciones a la entidad.
Celebración indebida de contratos DEBIDO A intereses particulares de las personas encargadas de desarrollar la actividad contractual, lo que PUEDE GENERAR nulida
del contrato o del proceso contractual, así como el inicio de investigaciones y sanciones para la entidad.
Fortalecimiento del conocimiento en temas de contratación Estatal en las diferentes areas de la Entidad, a traves de capacitaciones en temas contractuales en sus
diferentes etapas para todos los funcionarios, contratistas y supervisores que hacen parte de la UNGRD/FNGRD.
Bajo nivel gestión de seguimiento de la ejecución presupuestal delegada y otros Fondos delegados cuya ordenación de gasto ha sido delegada, puede ocasionar
inconsistencias en los reportes financieros internos y externos, reprocesos operativos, incumplimiento de obligaciones o perjudicar la ejecución presupuestal.
Incumplimiento en los plazos establecidos para la emisión de respuesta a los requerimientos de los ciudadanos por parte de la entidad, DEBIDO A:
1. Retraso en la entrega de respuestas a las consultas de Segundo Nivel remitidas desde la Oficina de Atención al Ciudadano a los diferentes procesos.
2. Represamiento de requerimientos y/o picos de atención derivados de la operatividad propia de la gestión.
3. Falta de información actualizada para atención de consultas de primer nivel. Así mismo, cuando la entidad genera información institucional relevante que puede se
de interés para la comunidad, la Oficina de Atención al Ciudadano no es informada al respecto.
4. Incumplimiento del Procedimiento establecido para atención de consultas de segundo nivel por parte de las dependencias consultadas (remiten la respuesta
directamente al ciudadano y se pierde la trazabilidad de la gestión), lo que PUEDE OCASIONAR acciones disciplinarias para funcionarios, acciones legales contra la
entidad por parte de los ciudadanos, afectación de la Imagen y credibilidad de la entidad.
5. Falta de personal asignado como apoyo a la Oficina de Atenciòn al Ciudadano, lo que puede ocasionar disminuciòn en la capacidad de respuesta de la entidad frent
a los picos de atenciòn que se presenten.
6. Incumplimiento en los Procedimientos para gestiòn de respuestas por parte de los miembros del equipo de trabajo de la oficina de atenciòn al ciudadano.
Este riesgo se compartira con todos los procesos de la UNGRD para que en caso de materializase se haga responsable el proceso que no cumplio con los tiempos de
respuesta a los requerimientos de los ciudadanos.
Pérdida de información y/o inconsistencias en la trazabilidad de la gestión y respuesta emitida en la plataforma PQRSD. DEBIDO A:
1. Las dependencias cuando responden consultas de Segundo Nivel no remiten la respuesta a la Oficina de Atención al Ciudadano sino directamente al ciudadano
generando inconsistencias en el cierre de los requerimientos y afectando la trazabilidad.
2. Errores u omisiones en el diligencimiento de la informaciòn en el Sistema PQRSD por parte del equipo de trabajo de la Oficina de Atenciòn al Ciudadano.
3. Fallas en la herramienta PQRSD al momento del cargue y/o reporte de la información.
Lo anterior PUEDE OCASIONAR pérdida de trazabilidad dificultando las consultas para entes de control, otras áreas de la entidad y usuarios lo que podría generar
acciones legales contra la entidad y/o sanciones.
Falla general del Sistema PQRSD DEBIDO A:
1. Falta de actualizaciòn y/o mantenimiento.
2. Falla en los servidores que soportan la operaciòn del sistema.
3. Falla en el suministro de internet.
LO QUE PUEDE OCASIONAR colapso en la operaciòn de los canales de atenciòn al ciudadano generando afectaciones en la imagen institucional y/o sanciones
econòmicas por acciones legales contra la entidad.
Tener bienes en condicones inadecuasds para su uso DEBIDO AL uso inadecuado y al no cumplimiento del plan de mantenimiento de la Entidad LO CUAL NOS PUEDE
GENERAR afectaciones economicas de oficina
Falta de articulación y socialización de los procesos de mejora que permitan garantizar las condiciones apropiadas de funcionamiento y/o uso.
DEBIDO A
No revision de los equipos al momento de la repcecion.
Falta de mantenimiento preventivo y correctivo para el adecuado funcionamiento de los equipos.
QUE PUEDE GENERAR

Afectaciones economicas y de imagen.
No se cuenta con una herramienta tecnologica logística que permita un adecuado control de toda la operación, en cuanto a abastecimiento y almacenamiento de
equipos y material.
DEBIDO A QUE: La entidad cuenta con un software de control contable pero ese no suple las necesidades de modo tiempo y lugar de la logistica de emergencia.
QUÉ PUEDE GENERAR: afectaciones economicas y de imagen.

Deficiencia en la distribución, estructura y presencia del personal contratista al interior de la SMD. DEBIDO A: Fluctuación en la demanda de personal ante eventos de
emergencia, equipos de trabajo insuficientes para la demanda de actividades y productos a entregar. LO QUE OCASIONA: fallas en la prestación de los servicios y
requerimientos por parte de la subdirección. Además, incumplimiento en las funciones encomendadas al personal vinculado, ocasionando retrasos en lo procesos.
No poder fortalecer la organización comunitaria en gestión del riesgo de desastres, en los municipios de la ZAVA, DEBIDO A la baja participación de los líderes
comunitarios en los municipios de Pasto, Nariño y la Florida, lo que PUEDE GENERAR una baja percepción de la GRD en la parte comunitaria.
Posibilidad de certificar a la entidad en la norma ISO 27001 DEBIDO A que el SGSI cumple con los requerimientos y controles de dicha norma LO CUAL APORTA al
mejoramiento continuo de la entidad
Accidentes o incidentes viales por prestar el servicio de transporte en la Entidad DEBIDO A Mala operatividad del vehículo, Imprudencia del conductor, *Fallas
mecánicas, Malas condiciones de las vías, Imprudencia por parte de otros conductores, Condiiones climáticas lo que PUEDE OCASIONAR demoras en la prestación del
servicio, lesiones físicas, pérdidas materiales.
Bajo nivel de gestión de seguimiento de la ejecución presupuestal relacionada con la administración del personal que se desempeña en los empleos de la planta de
personal de la UNGRD, puede impactar la planeación presupuestal anual y afectar otras vigencias presupuestales , así como generar riesgo jurídico en materia labora
para la entidad
TIPO ZONA RIESGO U OPORTUNIDAD
RIESGO ZONA RIESGO MODERADA
RIESGO_CORRUPCIÓN ZONA RIESGO EXTREMA

RIESGO_CORRUPCIÓN ZONA RIESGO ALTA

RIESGO ZONA RIESGO BAJA


RIESGO ZONA RIESGO ALTA
OPORTUNIDAD ZONA OPORTUNIDAD EXTREMA


RIESGO ZONA RIESGO EXTREMA


OPORTUNIDAD ZONA OPORTUNIDAD ALTA















RIESGO_CORRUPCIÓN ZONA RIESGO ALTA




OPORTUNIDAD ZONA OPORTUNIDAD BAJA











DESCRIPCIÓN CONTROL 1 TIPO DE CONTROL 1


Periodicidad: a demanda .
Propósito: realizar boletines de prensa para comunicar información mediante correo electrónico y
página web.
Cómo se realiza:
- La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones recibe información de las áreas de la UNGRD cada
vez que se requiera cubrir un evento y/o actividad
- La jefe de la OAC transmite la información a los periodistas designados en la Oficina Asesora de
Comunicaciones para que se redacten los boletines de prensa y se comunique la información por
correo electrónico y página web
- El periodista encargado debe diligenciar el formato de entrega y validación de información, donde
relaciona el tema del boletín, el área que entregó la información, medio por el cual fue enviada la
información y la autorización (firma) de la jefe de la Oficina de Comunicaciones quien avaló la
Desviación: en caso de que se requiera realizar correcciones en la información, el boletín es devuelto
al periodista para realizar los respectivos cambios, nuevamente es revisado por la jefe de
comunicaciones, quien aprueba el boletín para publicación mediante correo electrónico, WhatsApp o PREVENTIVO
medio físico.
Evidencia: formato de entrega y validación de información –Boletines archivados en ruta digital
Entrega y validación de Información.

Propósito: Realizar boletines de prensa para comunicar información mediante correo electrónico y
página web.
Cómo se realiza:
- La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones recibe información de las áreas de la UNGRD cada
vez que se requiera cubrir un evento y/o actividad.
- La jefe de la OAC transmite la información a los periodistas designados en la Oficina Asesora de
Comunicaciones para que se redacten los boletines de prensa y se comunique la información por
correo electrónico y página web.
- El periodista encargado debe diligenciar el formato de entrega y validación de información, donde
relaciona el tema del boletín, el área que entregó la información, medio por el cual fue enviada la
información y la autorización (firma) de la jefe de la Oficina de Comunicaciones quien avaló la PREVENTIVO
Desviación: en caso de que se requiera realizar correcciones en la información, el boletín es devuelto
al periodista para realizar los respectivos cambios, nuevamente es revisado por la jefe de
comunicaciones, quien aprueba el boletín para publicación mediante correo electrónico, WhatsApp o
medio físico.
Evidencia: formato de entrega y validación de información – Boletines archivados en ruta digital
Digitalización de los procesos disciplinarios.

Propósito: evitar la pérdida de información vital para el desarrollo del proceso por fuerza mayor o caso
fortuito.
Cómo se realiza: digitalizar los procesos desde la queja hasta el auto de cierre, para mantener un back
up en un servidor el cual tiene carácter de reserva, de todos los expedientes generados durante cada PREVENTIVO
periodo.
Desviación: en caso de no tener toda la documentación hasta el cierre, el expediente se va
digitalizando a medida que va llegando cada documento hasta completar el expediente.
Evidencia: los archivos de la copia de seguridad en la ruta del servidor Y:\DISCIPLINARIOS
EXPEDIENTES.
Verificación del estado de los procesos disciplinarios

Propósito: evitar el vencimiento de los procesos disciplinarios.
Cómo se realiza: verifica el estado de procesos disciplinarios en un cuadro de Excel que consolida la
información para generar alertas que permitan medir, controlar y tener datos actualizados de los
expedientes. PREVENTIVO
Desviación: la falta de revisiones periódicas a los expedientes disciplinarios para establecer los
términos de ley podría ocasionar, prescripción de la acción disciplinaria.
Evidencia: ruta del servidor: \\172.16.10.147\servidorj\PROCESOSES
Aplicación del Código de Ética.

Periodicidad: anualmente.
Propósito: aplicar el código de ética de la UNGRD establecido para todos los funcionarios de la
entidad, para la comprensión de esta normativa en cuanto a los derechos, deberes y obligaciones de
los servidores públicos con el fin de realizar jornadas de socialización.
Desviación: en caso de observar que los funcionarios públicos infrinjan la norma, se iniciaran los PREVENTIVO
procesos de investigación respectivos.
Evidencia: la evidencia se ve reflejada en las jornadas de socialización que se programen en la entidad.
Ejecución del cronograma de actividades de Gestión Financiera.

Propósito: generar estados financieros que reflejen la realidad de la entidad a partir de que las
diferentes áreas reporten la información oportuna y veráz.
Cómo: seguimiento del cronograma de actividades de gestión financiera.
Desviación: de presentarse observaciones se realiza la notificación formal o por correo electrónico
para modificar las acciones respectivas. PREVENTIVO
Evidencia: Cronograma de Actividades de Gestión Financiera.
Conciliación Bienes Muebles e Inmuebles.

Propósito: encontrar diferencias a través de los reportes y formatos establecidos en el área y de esta
manera realizar.
Cómo: se establecen de acuerdo al reporte del subproceso gestión de bienes muebles e inmuebles y el
proceso gestión financiera. PREVENTIVO
Desviación: de presentarse observaciones, se realizan las verificaciones, ajustes que a haya lugar, a fin
de mitigar el riesgo.
Evidencia: conciliación Bienes Muebles e Inmuebles.
Alerta Ejecución PAC.

Propósito: informar a las áreas el valor ejecutado vs el valor solicitado.
Cómo: se realiza la consulta en SIIF Nación del reporte de ejecución de PAC; por cada objeto de gasto,
y se notifica mediante correo electrónico a las áreas correspondientes.
Desviación: solicitud de justificación de las áreas de manera escrita para establecer la no ejecución de PREVENTIVO
los recursos.
Evidencia: actas de consolidación de PAC, valores pendientes por ejecutar e informe de ejecución del
PAC.
Arqueo de las Cajas Menores.

Periodicidad: sopresivamente
Propósito: verificar si se presentan diferencias entre lo contabilizado y lo que reposa en los
documentos de legalización.
Cómo: se realiza cruce con el reporte del SIIF, los soportes de cada cuentadante y las cuentas
bancarias, mediante formato de arqueo de cajas menores. PREVENTIVO
Desviación: en caso de inconsistencias, se dejan las observaciones respectivas en el formato de arqueo
de cajas menores.
Evidencia: el arqueo de cajas menores.
Distribución Presupuestal con Austeridad.
Responsable: profesional de Presupuesto.

Propósito: verificar que los recursos sean ejecutados de manera correcta.
Cómo: se verifica la distribución presupuestal enviada entre el Grupo de Apoyo Administrativo vs el
catálogo de clasificación presupuestal.
Desviación: en caso de encontrar una inconsistencia, se solicita al GAA la modificación, mediante PREVENTIVO
correo electrónico para realizar el posterior traslado presupuestal.
Evidencia: distribución presupuestal con austeridad.
Seguimiento de procesos judiciales
Responsable: profesional contratista asignado por el jefe de la OAJ.

Propósito: contar con los procesos judiciales actualizados y generar alertas para atender cada una de
las actuaciones en los términos de ley.
Cómo se realiza: seguimiento a cada uno de los procesos judiciales y sus actuaciones en la base de
datos "SEGUIMIENTO PROCESOS JUDICIALES UNGRD_semaforo", así como en la base de datos
"AUDIENCIAS JUDICIALES" dispuestas en drive; en caso de ser necesario generar alertas de manera
escrita.
Desviación: recordar al responsable la actualización de las bases de datos verbal o escrito.
Evidencia: base de datos "SEGUIMIENTO PROCESOS JUDICIALES UNGRD_semaforo" actualizada. Base
de datos "AUDIENCIAS JUDICIALES" actualizada. Alertas generadas.
PREVENTIVO
Seguimiento, cargue, actualización del Sistema eKOGUI
Responsable: profesional asignado por el jefe de la OAJ.

Propósito: verificar que el Sistema Único de gestión e información litigiosa del Estado – eKOGUI cuente
con la información completa y actualizada.
Cómo se realiza: realizar el seguimiento al cargue y actualización de la información que debe reposar
en el Sistema Único de gestión e información litigiosa del Estado – eKOGUI, a través de una revisión
por medio de un cuadro de control en el cual se registran los procesos judiciales y conciliaciones
extrajudiciales que ingresan y se terminan, así como las actuaciones desplegadas en cada uno de los DETECTIVO
procesos judiciales.
Desviación: generación de alertas escritas a los responsables de la actualización.
Evidencia: seguimiento realizado en el cuadro de control y los correos electrónicos enviados a los
responsables con la información faltante requerida.
Seguimiento al plan de capacitación para el aprovechamiento de las plataformas digitales.

Propósito: mejorar la defensa de los intereses de la entidad por medio del cumplimiento del plan de
capacitación.
Cómo se realiza: programación de capacitaciones y cursos al interior de la Oficina Asesora Jurídica a
los apoderados, respecto a los temas requeridos para ejercer la defensa judicial acordes a la misión de
la UNGRD, una vez programado se realiza seguimiento al cumplimiento del plan de capacitación NO APLICA
semestralmente.
Desviación: generación de alertas escritas a los responsables del cumplimiento del plan de
capacitación.
Evidencia: listas de asistencia a las capacitaciones. Certificados.
Seguimiento al plan para la elaboración de las mesas de estudios jurídicos.

Propósito: lograr un entendimiento generalizado de las fallas y/o aciertos de la defensa y tomar
decisiones que contribuyan a la mejora de la defensa judicial de la UNGRD.
Cómo se realiza: programación de las mesas de estudios jurídicos al interior de la Oficina Asesora
Jurídica, una vez programada se realiza seguimiento al cumplimiento del plan para la elaboración de
las mesas de estudios jurídicos semestralmente.
Desviación: generación de alertas escritas a los responsables del cumplimiento del plan para la
elaboración de las mesas de estudios jurídicos.
Evidencia: lista de asistencia y acta de las mesas de estudios jurídicos realizadas.
NO APLICA
Revisión jurídica
Responsable: jefe de la OAJ.

Periodicidad: cada vez que se requiera.
Propósito: identificar si se está aplicando la línea de defensa judicial definida para que no se vea
afectada por intereses particulares.
Cómo se realiza: realizar una revisión jurídica cada vez que un apoderado requiera desplegar una
actuación frente a un proceso judicial adelantado en defensa de la entidad, a través de una revisión
completa del documento en el Sistema de Correspondencia de la entidad. PREVENTIVO
Desviación: regresar al apoderado para que realice las modificaciones pertinentes, una vez se realizan
las modificaciones el jefe de la OAJ realiza la revisión final del documento para su aprobación y envío.
Evidencia: trazabilidad del documento en el Sistema de Correspondencia de la entidad.
Seguimiento bimestral al Plan de Acción.
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional asignado responsable del
seguimiento del Plan de Acción y profesionales que tienen a cargo el desarrollo de actividades en
dicho plan.
Propósito: verificar los avances y el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de acción.
Cómo se realiza: se verifica el avance y cumplimiento de las actividades del Plan de Acción del proceso
de Reducción del Riesgo.
Desviación: en lo referente a las actividades relacionadas en el plan de acción, se puede presentar
desviación por la falta de asignación de recursos o por declaratorias de emergencias que impidan
desarrollar las actividades.
Evidencia: archivo de Excel que se envía a la Oficina de Planeación e Información (Proceso de
Planeación Estratégica) con el seguimiento y avance de las actividades establecidas en el Plan de
Acción y el respectivo correo remitido a la OAPI. Los soportes de las actividades de dicho plan, se
encuentran en la ruta establecida por la OCI.
PREVENTIVO
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional asignado responsable del
seguimiento de la ejecución del PNGRD y profesionales que tienen a cargo el seguimiento al
cumplimiento de las actividades y/o proyectos establecidos en el componente programático del
PNGRD, así como de las actividades de la actualización.
Cómo se realiza: se verifica el avance y cumplimiento de los proyectos y/o actividades establecidos en
el PNGRD a cargo del proceso de Reducción.
Desviación: el Subdirector de Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email- correo, etc.) NO APLICA
para dar cumplimiento a la actividad.
Evidencia: formato ficha de seguimiento que se envía a la Oficina de Planeación e información
(Proceso de Planeación Estratégica) con el seguimiento de proyectos del PNGRD. Asistencia a las
sesiones que programe la OAPI con los sectores, en donde se presentan los avances y seguimientos
Aplicativo del Banco de Proyectos, Asesorías técnicas, designación de equipos multidisciplinarios
para evaluación de proyectos.
profesionales designados por el subdirector que tienen a cargo la evaluación de proyectos allegados
por las entidades territoriales y demás entidades del SNGRD.
Propósito: verificar las restricciones del aplicativo de Banco de Proyectos solicitando al Grupo de
Infraestructura Tecnológica que únicamente tengan acceso los profesionales del Grupo de Banco de
Proyectos designados por el Subdirector de Reducción. Así mismo, solicitar a los delegados que visitan
la UNGRD, la autorización del Alcalde o Gobernador para poder brindar información referente a un
proyecto.
Cómo se realiza: con la terminación de los contratos que surten en forma semestral, verificación del
aplicativo de Banco de Proyectos conjuntamente con el Equipo de Infraestructura Tecnológica y
solicitando quienes deben tener acceso. Para las Asistencias Técnicas solamente se efectuará si PREVENTIVO
cuentan con la autorización correspondiente.
Evidencia: correos electrónicos de solicitud y/o archivo de Excel que se envía al Grupo de
Infraestructura Tecnológica para el debido bloqueo de los profesionales que ya no tendrán a cargo la
actividad de evaluar proyectos.
Responsable: Equipo de preparativos - CI

Periodicidad: Bimestral
Propósito: Cumplimiento de las metas con la finalidad cde los procesos vinculantes
Cómo se realiza:medios de notificacion un proceso de trazabilidad.
Desviación:
Evidencia: trazabilida y reportes de las diferentes acciones
PREVENTIVO
Propósito: estandarizacion de reportes de informacion
Cómo se realiza:Procesos internos de cada equipo de la SMD
Desviación:
Evidencia: Cumplimiento en el reporte de informacion de datos confiables y trazabilidad de solicitud
PREVENTIVO

Propósito: Articulación de los procesos
Cómo se realiza: Articulación de los procesos internos de cada equipo de la SMD
Desviación:
Evidencia: Cumplimiento en los productos e informes requeridos y trazabilidad de solicitud
PREVENTIVO
Responsable: Equipo de Gestión Terroitorialy prfesionales de la SMD en comisión
Periodicidad: Seguimiento mensual de las actividades desarrolladas en el marco de la emergencia o
de las actividads de reporte
Propósito: Buscar el acompañamiento, reporte y gestión
Cómo se realiza: Por medio de solicitud por canales de información oficial.
Desviación:
Evidencia:
CORRECTIVO
Responsable: Equipo de presparativos

Periodicidad: Mensula
Propósito:Buscar la aprobacion por los miniterios
Cómo se realiza:Por mesas de trabajo en los diferentes sectores
Desviación:
Evidencia: los documentos y protocolos ajustados y demas trazabilidad correspondiente
NO APLICA
Respuesta de las dependencias

Periodicidad: anual
Propósito: identificar y cubrir las necesidades presupuestales
Cómo se realiza: se hace seguimiento a las respuestas de las dependencias sobre la solicitud de las
necesidades presupuestales para la siguiente vigencia, el cual debe estar validado y firmado por el
líder (jefe, coordinador) conforme al procedimiento PR-1300-PE-03_5 PREVENTIVO
Desviación: se reitera la solicitud por escrito.
Evidencia: respuestas por escrito de las dependencias.
Reporte de avance a las actividades ejecutadas en marco del plan de acción vigente

Propósito: realizar seguimiento a las actividades en marco de la ejecución del plan de acción.
Cómo se realiza: se gestiona el envío del correo electrónico acorde a la directriz del jefe de planeación
como mínimo 5 días antes de cumplir cada periodo bimestral, con el fin de que la solicitud oficial de
seguimiento sea recibida por cada jefe de las dependencias de la entidad. Posterior a dicha solicitud, el
encargado del seguimiento al plan de acción recibe la información de avance al plan por cada proceso
y consolida la información a través de la matriz establecida. PREVENTIVO
Desviación: en caso de encontrar inconsistencias por parte de los procesos, se solicita al responsable
del área el ajuste de reporte acorde a las metas establecidas para cada actividad.
Evidencia: correo de solicitud, matriz consolidada de seguimiento FR-1300-PE-01_5 e informe final de
seguimiento bimestral.
Seguimiento al PNGRD
Responsable: Equipo de profesionales de la OAPI asignados para el seguimiento.
Periodicidad: cada semestre.
Propósito: reportar los avances del PNGRD .
Cómo se realiza: se realiza seguimiento a las entidades territoriales y sectoriales a través de reuniones
presenciales, comunicaciones (WhatsApp y correo electrónico con el seguimiento a través del formato
FR-1300-PE-09_01).
Desviación: en caso de no recibir la información de alguna entidad, se reiterar la solicitud.
Evidencia: Inicialmente, el reporte se recibe al correo pngrd.sdg@gestiondelriesgo.gov.co, donde
posteriormente cada 24 de febrero y 24 de agosto se publica en el micrositio web
http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/Plan-Nacional-de-Gestion-del-Riesgo.aspx el Informe de PREVENTIVO
Seguimiento del PNGRD donde se evidencia el reporte de avances de cada sector y territorio. Así
mismo, dichos Informes son socializados semestralmente donde se deja la constancia de participación
de los diferentes actores.
Seguimiento al Plan Estratégico y Plan de Acción de la UNGRD.

Propósito: revisar que se están desarrollando las acciones establecidas en los planes de Acción y
Estratégico de la Entidad.
Cómo se realiza: mediante correo electrónico se solicita a la Oficina Asesora de Planeación los
informes de los seguimientos al Plan de Acción y al Plan Estratégico aplicables en el cuatrimestre a
evaluar. PREVENTIVO
Desviación: en caso de no contar con los insumos para realizar la revisión, se realiza la solicitud,
mediante correo electrónico o de manera verbal.
Evidencia: email recibidos con insumo y correo de revisión y aprobación.
Seguimiento a los productos generados en las reuniones de los Comités Nacionales y Comisiones
Asesoras de Gestión del Riesgo de Desastres.
Responsable: líder SIPLAG de la Dirección General .

Propósito: revisar que se estén llevado a cabo de manera periódica las reuniones de los Comités
Nacionales y sus comisiones asesoras y que producto del trabajo desarrollado allí se generen
resultados que representen la gestión interinstitucional.
Cómo se realiza: mediante correo electrónico se solicita a los Subdirecciones Misionales información
de las reuniones de los Comités Nacionales y de sus comisiones Asesoras aplicable en el cuatrimestre a PREVENTIVO
evaluar.
Desviación: en caso de no contar con los insumos para realizar la revisión, se reiterará la solicitud,
Evidencia: email enviado y los insumos recibidos.
Seguimiento al Plan de Acción y Plan Anual de Adquisiciones de la Unidad.

Propósito: revisar que se están desarrollando las acciones establecidas en el Plan de Acción y Plan
Anual de Adquisiciones de la Entidad con la aplicación de los mecanismos de control.
Cómo se realiza: mediante correo electrónico se solicita a la Oficina Asesora de Planeación y al Grupo
de Apoyo Administrativa los insumos para realizar la revisión. PREVENTIVO
Desviación: en caso de no contar con los insumos para realizar la revisión, se reiterará la solicitud,
Evidencia: insumos recibidos.
Seguimiento y actualización de actividades programadas
Responsable: los responsables de la ejecución de los proyectos.

Propósito: informar a los funcionarios de las entidades territoriales sobre la ejecución del proyecto e
incorporar acciones que conlleven a implementar procesos virtuales.
Cómo se realiza: los responsables del proyecto realizar la divulgación del objetivo de la actividad, a
través de reuniones, talleres, capacitaciones, entre otros.
Desviación: No se ejecuten o implementen las actividades propuestas. CORRECTIVO
Evidencia: comunicaciones oficiales generadas desde la UNGRD, correos electrónicos enviados desde
una cuenta de la UNGRD, programación de reuniones por Calendario, listado asistencia por formulario
de Google.

Propósito: Difundir e intercambiar conocimientos, los cuales contribuirán a una mejor percepción y a
la generación de conciencia ante los riesgos de desastres.
Cómo se realiza: La serie de eventos se realiza mediante transmisiones por el canal de YouTube de la
UNGRD.
Evidencia: todos los soportes del proceso de ejecución de los eventos que correspondan. NO APLICA
Seguimiento al PAAGI.
Responsable: El profesional designado y/o Jefe de la Oficina de Control Interno.

Periodicidad: de acuerdo a la fecha programada en el PAAGI.
Propósito: cumplir con las actividades definidas y aprobadas en el PAAGI.
Cómo se realiza: se planea la auditoria o el seguimiento, se solicita información (evidencias), se realiza
el seguimiento y evaluación, se elabora el informe, se envía el informe final al representante legal con
copia a los miembros del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno - CICCI y a los líderes
de los procesos evaluados a través de comunicación interna y se publica en las fechas establecidas en
el PAAGI en la página web de la entidad. Se lleva control de su ejecución en el PAAGI.
Desviación:
* En caso de que haya incumplimiento en la entrega de la información (evidencias) por parte de los
procesos, se notificará nuevamente por correo electrónico, si no se obtiene respuesta, se dejará la
observación dentro del informe a liberar.
* En caso de que el incumplimiento se de por falta de personal, se presentará nuevamente el PAAGI
en el seno del Comité Institucional de Control Interno para los correspondientes ajustes.
Evidencia: PREVENTIVO
* Ruta donde son cargados los diferentes informes de la OCI
* Correo electrónico enviado a las áreas para recordar el cargue de las evidencias (en caso de
reiteración).
* PAAGI actualizado.
* Acta CICCI (solo si se presentan modificaciones en el PAAGI).
Actualización normativa.

Propósito: obtener las últimas disposiciones o lineamientos definidos por las entidades que
intervienen en el Sistema de Control Interno de las entidades del orden nacional.
Cómo se realiza: verificando en las páginas web de la CGR, DAFP, CGN, ANDJE, Derecho de autor,
Presidencia de la República, entre otras, las actualizaciones normativas para su actualización en
nuestro normograma. NO APLICA
Desviación: se revisa el normograma y de encontrarse información desactualizada se procede a su
actualización.
Seguimiento a las actividades desarrolladas por el equipo auditor.

Periodicidad: quincenalmente.
Propósito: determina el avance de las actividades, valida las dificultades que se han presentado en el
ejercicio de la auditoria y verifica los hallazgos u observaciones presentados en los informes.
Cómo se realiza: El jefe de la OCI, debe acompañar y hacer seguimiento a las diferentes actividades
adelantadas por el equipo auditor de la Oficina de Control Interno.
Desviación: en caso de llegar a detectarse situaciones que deban ser puestas en conocimiento de los
organismos de control, se procede a dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables a todo
servidor público frente a la detección de presuntos hechos de corrupción, lo anterior con el fin de
evitar que se materialicen riesgos de corrupción asociados a los procesos. En caso de llegar a
detectarse situaciones que no se han puesto en conocimiento de los organismos de Control se PREVENTIVO
procede a informar al representante legal y se procede conforme la ley lo dispone.
Evidencia:
*Acta y lista de asistencia de las reuniones de seguimiento de la OCI.
*Denuncias presentadas ante los organismos de control (en caso de presentarse).
Verificación de páginas web de entidades del SCI.

Periodicidad: de acuerdo a los cambios normativos.
Propósito: obtener las últimas disposiciones o lineamientos definidos por las entidades que
intervienen en el Sistema de Control Interno de las entidades del orden nacional.
Cómo se realiza: verificando en las páginas web de la CGR, DAFP, CGN, ANDJE, Derecho de autor,
Presidencia de la República, entre otras, las actualizaciones normativas para su actualización en
nuestro normograma. PREVENTIVO
Desviación: se revisa el normograma y de encontrarse información desactualizada se procede a su
actualización.
Documentación de las actividades y productos realizados por el proceso.
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, el profesional asignado referente

para tema, profesionales de las áreas misionales.
Periodicidad: cada vez que se genere una actividad o proceso de Cooperación Internacional o
Relacionamiento Internacional.
Propósito: Garantizar el registro documental de las actividades y productos realizados en el marco del
proceso en aras de evitar fuga de información.
Cómo se realiza: generar reuniones internas con los profesionales asignados en Grupo de Cooperación
Internacional y llevar control de documentacion guardada en la carpeta compartida asignada para el
proceso.
Desviación: Generación de una base de datos con los actores estratégicos para el Grupo de
Cooperación Internacional y solicitud de los backup de los funcionarios y contratistas salientes. PREVENTIVO
Evidencia: Carpeta compartida del Grupo de Cooperqación Internacional.
Aplicación del PROTOCOLO DE DONACIONES INTERNACIONALES ANTE SITUACIONES DE EMERGENCIA-
DESASTRES QUE REQUIEREN COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Responsable: el profesional asignado para hacer el trámite de donaciones internacionales del Grupo
Periodicidad: cada vez que se demande, acepte o se ofrezca una donación internacional.
Propósito: finalizar efectivamente el proceso de donación internacional para el beneficio de afectados
y damnificados por una emergencia, o fortalecer el SNGRD.
Cómo se realiza: a través de la aplicación de la Guía del Protocolo de Donaciones Internacionales PT-
1602CI-01 y generando las actas correspondientes de recibo y entrega de donaciones.
Desviación: llevar a cabo un informe interno de la realización del proceso de donación internacional.
Evidencia: acta de entrega y recibo de donaciones, Informe externo de donación al cooperante
internacional. CORRECTIVO
Envío oportuno de información asociada a las convocatorias
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, profesional asignado en GCI,

profesionales encargados de Comisiones Internacionales en GCI.
Propósito: contar con la designación del candidato según solicitud del actor externo, para asistir al
evento, en los tiempos previstos.
Cómo se realiza: Enviar la información completa y de manera asertiva a las áreas competentes en los
tiempos previstos, basado en el envío oportuno de los documentos por el actor externo, para atender
el evento. PREVENTIVO
Desviación: comunicación interna a la Dirección General, a la Secretaría General y a la área asignada
para atender el evento de lo ocurrido con la convocatoria.
Evidencia: tabla de eventos internacionales, validación de documentos de comisiones internacionales.
Articulación de instrumentos de priorización
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional y profesional asignado en el Grupo

Periodicidad: cada vez que se genere una convocatoria internacional de proyectos y se formule un
proyecto.
Propósito: articular adecuadamente de los instrumentos de priorización del SNGRD y la Nación:
PNGRD-PECI-Ley 1523/2012 y PND vigentes, donde se analizan las prioridades de oferta y demanda
para la gestión de recursos de cooperación internacional.
Cómo se realiza: analizar las prioridades contenidas en el PECI o sus homólogos, así como de los
instrumentos de priorización del SNGRD y de la Nación por parte del Grupo de Cooperación
Internacional. PREVENTIVO
Desviación: Comunicación interna a la Dirección General, a la Secretaría General y a la área asignada
para informar de lo ocurrido con la convocatoria.
Evidencia: documento o correo electrónico de priorización.
Coordinacion para la respuesta oportuna de las lineas estrategica
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, profesional asignado en GCI,

profesionales e de los lineamientos estrategicos en GCI.
Periodicidad: Depende de la demanda de la UNGRD.
Propósito: Desarrollo adecuado de las lineas estrategicas de cooperacion y relacionamiento
internacional.
Cómo se realiza: Reuniones donde se coordine el desarrollo a las respuesta oportuna a las NO APLICA
emergencias mencionadas
Desviación: comunicación interna a la Dirección General, a la Secretaría General y a la área asignada
para atender el evento de lo ocurrido con la emergencia.
Evidencia: Comites de Donaciones, Correos y planeacion.
Seguimiento al Plan de Gestión de Carbono Neutro
Responsable: líder del Sistema de Gestión Ambiental.

Periodicidad: semestral
Propósito: lograr cumplir los requerimientos establecidos para que la entidad pueda mantener la
certificacación de carbono neutro.
Cómo se realiza: recopilar los datos de los alcances 1,2 y 3 establecidos en el GHG Protocol. Además
de verificar las medidas establecidad en la compensación ambiental. Se consolida en el registro de
datos inventario GEI, que se dispone en el servidor de planeación Documentos de
apoyo/siplag/gestion ambiental/carbono neutro. NO APLICA
Desviación: No contar con los recursos humanos y financieros para lograr llevar acabo el cálculo.
Evidencia: seguimiento al plan de gestión de carbono neutro (en el servidor de planeación:
Documentos de apoyo/siplag/gestion ambiental/carbono neutro.)
Reuniones de líderes SIPLAG y ECOSIPLAG.
Responsable: equipo SIPLAG.

Propósito: comunicar, aplicar y/o controlar las acciones y políticas que se estén trabajando para el
sistema.
Cómo se realiza: mediante reuniones con los líderes SIPLAG y ECOSIPLAG, que deben realizar la
reunión en su dependencia con participación del jefe de área en los que se hace seguimiento a
acciones que aseguran el mantenimiento y mejora del SIPLAG. PREVENTIVO
Desviación: se hace seguimiento y se envía correo electrónico al líder SIPLAG con la información
presentada en las reuniones.
Evidencia: acta de la reunión bimestral y las actas de socialización de los líderes SIPLAG en sus
dependencias.
Asistencia técnica de carácter ambiental.

Propósito: dar asistencia a los requerimientos ambientales relacionados a los procesos de
contratación de proveedores que requieran cumplimiento ambiental en la entidad.
Cómo se realiza: una vez se haga la solicitud por la dependencia y/o supervisor de contrato
correspondiente, a través de correo electrónico, se les da respuesta a las inquietudes presentadas en
materia de cumplimiento ambiental. PREVENTIVO
Desviación: en caso de no recibir requerimientos se solicita los tipos de controles a los contratos que
apliquen temas ambientales.
Evidencia: correo electrónico de respuesta a la solicitud y/o asitencia a mesas tecnicas de seguimiento.
Evaluación del cumplimiento legal ambiental.

Periodicidad: cada vez que se requiera o semestral.
Propósito: evaluar el cumplimiento actual de cada una de los requerimientos según su nivel de
aplicabilidad en correspondencia a la UNGRD.
Cómo se realiza: verificando las publicaciones de la normatividad emitida a nivel internacional,
nacional, territorial o internas que apliquen.
Desviación: por medio de los resultados de auditoría o por requerimientos (Oficina de Control Interno,
Contraloría, organismo certificador). PREVENTIVO
Evidencia: consolidado de la Matriz Legal Ambiental (FR-1300-SIPG-03) cargada en Neogestion.
Presentación de información ante el Comité de Gestión y Desempeño
Responsable: administradores del Siplag.
Periodicidad: 4 veces al año.
Propósito: realizar seguimiento, revisar y comunicar información del estado del sistema integrado.
Cómo se realiza: presentación de información relacionada con el Siplag a los miembros del comité
para su conocimiento, toma de decisión, verificación de cumplimiento o aprobación. DETECTIVO
Desviación: en caso de presentarse información errónea, se verifica y se ajusta la información.
Evidencia: acta de la reunión del comité.
Programa de Inspecciones Planeadas.

Propósito: realizar inspecciones a las instalaciones de la UNGRD, con el fin de identificar, evitar,
minimizar, corregir y controlar posibles aspectos ambientales que afecten el medio ambiente.
Cómo se realiza: mediante inspecciones planeadas de carácter ambiental según el programa PRO-
1300-SIPG-05, en seguimiento y cumplimiento de los programas ambientales vigentes.
Desviación: en caso de no realizar las inspecciones planeadas se procederá comunicaran por medio de
correo electrónico los cambios en los procesos que puedan modificar la evaluación de aspectos PREVENTIVO
ambientales.
Evidencia: formato FR-1601-GTH-81 Inspección Locativa - Orden y Aseo diligenciado.
Verificación física de los bienes y actualización de inventarios.
Responsable: Profesional responsable del Subproceso de Gestión Bienes Muebles e Inmuebles.

Periodicidad: Según las fechas establecidas en el Cronograma de inventarios y cuando se requiera.
Propósito: Administrar y controlar los bienes de propiedad de la Entidad, con el fin de garantizar la
oportuna atención de los clientes internos de la UNGRD.
Cómo: Verificación física de los bienes asignados a los diferentes funcionarios y contratistas de la
UNGRD, generación de comprobantes de movimiento en el aplicativo de inventarios, cartas de
responsabilidad y firma del formato general de inventarios generado por el aplicativo. DETECTIVO
Desviaciones: Levantamiento de inventarios.
Evidencia: Inventarios individual por funcionario y contratista firmado junto con la carta de
responsabilidad.
Registro adecuado de las entradas, salidas, reintegros y traslados de bienes a través del Aplicativo de
Inventarios de la Entidad.
Responsable: Personal del subproceso de Gestión Bienes Muebles e Inmuebles.

Periodicidad: Cuando se requiera.
Propósito: Actualizar y realizar las asignaciones que se requieran con el fin de mantener los bienes bajo
la custodia de los usuarios responsables.
Cómo: Generación de movimientos en el aplicativo de inventarios Know IT. PREVENTIVO
Desviaciones: Desactualización de los responsables de inventario.
Evidencia: Comprobantes de movimientos firmados por los usuarios responsables de los bienes.
Verificar documentación en SIGOB
Responsable: profesional líder del subproceso gestión documental y el administrador de la

herramienta SIGOB.
Propósito: verificar que los documentos cargados en la herramienta coincidan con los elaborados y
tramitados.
Cómo: a través del sistema de correspondencia SIGOB se verificará un mínimo de 20 de documentos.
Desviaciones: realizar la recomendación al responsable de la comunicación para entregar el
documento final.
Evidencia: registro en Excel de las verificaciones de los documentos.
PREVENTIVO
Prevención ante la pérdida o alteración de documentos.
Responsable: profesional líder del subproceso gestión documental y el persona encargada del
prestamos y consulta de documentos.
Propósito: prevenir la pérdida o alteración de los expedientes.
Como: a través de formato de consulta y préstamo de expedientes (FR-1603-GD-04).
Desviaciones: envío correo electrónico solicitando la devolución o renovación de la fecha de PREVENTIVO
préstamo.
Evidencias: registro de consulta y préstamo de expedientes (FR-1603-GD-04), el cual se encuentra en
físico y digital.
Seguimiento a los proyectos de infraestructura
Responsable: Profesionales designados por el Subdirector General

Periodicidad: Quincenal
Propósito: Verificar que se esten llevando a cabo los avances programados de los proyectos
Cómo se realiza: Mediante comunicación con los líderes de cada área para el reporte de la matriz de
seguimiento a proyectos, la cual se plasma en el siguiente enlace
https://drive.google.com/drive/folders/1t6ACCxc45sgXOPXfJGwV7Etmuw_o1FFm
Desviación: Presentación de información incompleta o inconsistente
Evidencia: Matriz Seguimiento a proyectos de infraestructura
PREVENTIVO
Seguimiento a la matriz de trámites a cargo de la SDG
Responsable: profesionales asignados por la Subdirección General

Periodicidad: Semanal
Propósito: Contar con una revisión de carácter integral sobre el cumplimiento de las obligaciones que
derivan en los desembolsos solicitados.
Cómo se realiza: Cada profesional realiza un verificación de los documentos anexos que soportan cada
solicitud, con el fin de analizar si esta es procedente o no, para la cual se registra en el siguiente enlace
https://docs.google.com/spreadsheets/d/13rHwcA4Cyjg4izF78__sIckdDgVFhVc9/edit?rtpof=true PREVENTIVO
Desviación: En caso de no contar con la totalidad de insumos necesarios para su revisión, o que estos
presenten inconsistencias, se realizan las respectivas solicitudes de aclaración al supervisor del
contrato.
Evidencia: Matriz de seguimiento de trámites a cargo de la SDG
Sistema de Copias de Seguridad.
Responsable: Profesional a cargo del seguimiento a los BackUp

Periodicidad: semanal, mensual, anual según la parametrización de la política de copias de seguridad.
Propósito: contar con sistemas de respaldo de información disponible en caso de pérdida o
eliminación de información.
Cómo se realiza: mediante la utilización de la herramienta Networker se crean las diferentes políticas
de copiado y se almacena en un dispositivo de almacenamiento de copias llamado DATA DOMAIN.
Desviación: puede presentarse que algunas políticas de la seguridad sean cambiadas o modificadas en
la periodicidad para realizar las copias de la información, lo anterior debido a falta de capacidad de PREVENTIVO
almacenamiento del hardware de copias.
Evidencia: Log de copias de seguridad, indicador de gestión (Ejecución de copias de Seguridad).
Análisis de vulnerabilidades.
Responsable: Supervisor del contrato de análisis de vulnerabilidadesy ethical hacking.

Periodicidad: Anual.
Propósito: Identificar las posibles vulnerabilidades que se presenten en los diferentes sistemas y
equipos de red de la UNGRD.
Cómo se realiza: Mediante la contratación de un tercero para la realización de análisis de
vulnerabilidades de la infraestructura y servicios tecnológicos.
Desviación: Utilizar herramientas tecnológicas para detección de vulnerabilidades y aplicación de PREVENTIVO
parches o actualizaciones emitidas por los fabricantes.
Evidencia: Informe de análisis de vulnerabilidades.
Asignación y configuración de acceso a usuarios.
Responsable: profesional encargado de la administración de la plataforma SharePoint.

Propósito: controlar el acceso a la información contenida en la plataforma de SharePoint.
Cómo se realiza: mediante la asignación de usuarios y configuración de accesos de acuerdo a los
requerimientos de las aplicaciones, con previa solicitud del administrador funcional de la herramienta. PREVENTIVO
Desviación: reiteración de que la solicitud se debe realizar por correo electrónico y/o de manera
oficial.
Evidencia: la solicitud de creación de usuario vía correo electrónico.
Reportes de BackUps.
Responsable: profesional a cargo del seguimiento a los BackUp a bases de datos.

Propósito: validar los registros de respaldo de información de la UNGRD.
Cómo se realiza: se solicita al proceso de Infraestructura Tecnológica los reportes de generación de
BackUps requeridos.
Desviación: en caso de evidenciar alguna inconsistencia en los reportes BackUp o en caso de
evidenciar que hace falta la generación de BackUp de algun periodo en específico, se reitera la
solicitud a Infraestructura Tecnológica. PREVENTIVO
Evidencia: se conservan los archivos de registro de BackUp.
Actualizacion de manuales/procedimientos/protocolos .
Responsable: Grupo de GTI

Periodicidad: Por demanda
Propósito: Mantener actualizados los procedimientos operativos y manuales de configuración de los
equipos y sistemas de información de la entidad
Cómo se realiza: Documentar los procedimientos operativos y manuales operativos de acuerdo con las
actualizaciones requeridas PREVENTIVO
Desviación: Solicitar soporte al fabricante
Evidencia: Manuales, procedimientos operativos y configuraciones de equipos
Seguimiento Mantenimiento de Vehículos

Responsable: profesional contratista asignado por el jefe del GAA
Propósito: controlar el uso y mantenimiento de los vehículos.
Cómo se realiza: seguimiento a cada uno de los vehículos a cargo de los conductores a través del PREVENTIVO
formato FR-1603-SA-21 Formato de Inspección de Seguridad para Vehículos.
Evidencia: FR-1603-SA-21 Formato de Inspección de Seguridad para Vehículos.
Seguimiento legalizacion de recursos

Responsable: profesional responsable de la caja menor.
Propósito: seguimiento y trazabilidad a la legaizacion de los recursos.
Cómo se realiza: diligenciamiento del formato FR-1603-SA-09 de acuerdo a las solicitudes de los
recursos donde se encuentra la lista de chequeo.
Evidencia: Formato FR-1603-SA-09.
PREVENTIVO
Responsable: Líder Financiero FTSP
Propósito: controlar y hacer seguimiento a los reportes emitidos por el software de Fiduprevisora
Cómo se realiza: conciliación bancaria (relación de pagos Peoplesoft vs. extractos bancarios) y
conciliación presupuestal (estado de presupuesto e informes de CDP's y CRP's de Peoplesoft vs. control
presupuestal equipo financiero)
Desviación: notificación de inconsistencias a Fiduprevisora o UNGRD. Si se convierte en una situación DETECTIVO
recurrente, será revisado en el marco del Comité Fiduciario.
Evidencia: conciliación bancaria (Excel) y reporte de ejecución presupuestal (Excel)
Responsable: Líder de planeación y seguimiento FTSP

Propósito: capacitar al personal sobre procesos particulares que aplican al FTSP según los
procedimientos, guías y formatos establecidos.
Cómo se realiza: Jornada de inducción - reinducción o correo electrónico (instructivo). NO APLICA
Evidencia: registro de asistencia o correo electrónico con instructivo.
Informes de entrega de los funcionarios de planta.
Responsables: Profesional encargado de Historias Laborales.
Periodicidad: de acuerdo a las desvinculaciones que se generen durante la vigencia.
Propósito: propender por la conservación del conocimiento y la memoria institucional.
Cómo se realiza: Los funcionarios deberán diligenciar el respectivo informe de entrega (FR-1601-GTH-
104) de las actividades ejecutadas que contenga introducción, objetivos, temas a cargo, avance en la
ejecución de cada uno de los temas, actividades y compromisos pendientes por cada tema, acciones
prioritarias, contactos de entidades y documentos principales y ubicación de los documentos. Éste
informe, deberá ser firmado por los responsables.
Para los gerentes públicos, jefes de oficina y coordinadores, el informe debe ser diligenciado en el
formato único acta informe de gestión, identificado con el código 1601-GTH-127. Éste informe, deberá
ser firmado por los responsables.
Evidencia: informe de entrega funcionarios (FR-1601-GTH-104) y ruta de las carpetas digitales de PREVENTIVO
algunos de los informes.
Informe formato único acta informe de gestión, identificado con el código 1601-GTH-127 (cuando
aplique).
Nota: Para funcionarios el informe de entrega reposará en su historia laboral, no obstante la

verificación de la información suministrada es del jefe inmediato.
Estrategias de comunicación interna para promover actividades de capacitación mediante el correo

de Talento Humano.
Responsable: profesionales encargados de los planes de Capacitación.
Propósito: facilitar el acceso a las capacitaciones a los colaboradores de la entidad.
Cómo se realiza: Programar la mayoria de capacitaciones de manera virtual.
Desviación: de no realizarse la acción anteriormente señalada, se podria disminuir la cobertura y
eficiencia del PIC.
Evidencia: correos electrónicos enviados y asistencias. NO APLICA
Ejecución y seguimiento a la matriz legal.
Responsable: Coordinadora Talento Humano y Líder SST.
Periodicidad: Bimestral.
Propósito: Implementar y realizar seguimiento de la matriz de requisitos legales.
Cómo se realiza: Se deberá realizar actualización legal de acuerdo a nuevas normas que apliquen
dentro de la organización. PREVENTIVO
Desviación: en caso de no realizar esta actividad se podria omitir un requisito legal.
Evidencia: Matriz Legal.
Cuadro control de novedades

Responsable: Funcionario de nómina y Coordinador(a) del Grupo de Talento Humano.
Propósito: Mitigar posibles errores en la liquidacion de la nomina.
Cómo se realiza: El personal responsable de elaborar la nómina de la UNGRD, deberá diligenciar y
unificar el cuadro control de novedades. Ésta actividad posteriormente es avalada por el Coordinador
(a) del Grupo de Talento Humano con el fin de verificar las diferentes novedades que se aplican dentro
del periodo.
Desviación: De no realizarse las acciones anteriormente mencionadas, se podrían generar errores en la PREVENTIVO
liquidación de la nómina y así materializarse el riesgo.
Evidencia: Cuadro actualizado de control de novedades.
Verificación de estudios y experiencia.
Responsable: Coordinadora del Grupo de Talento.
y verificación por parte de la Coordinadora de TH.
Cómo se realiza: la profesional encargada de apoyar el proceso de vinculación de los funcionarios de la
UNGRD, deberá diligenciar el formato (FR-1601-GTH-76), con el objetivo de verificar los estudios y la
experiencia de la persona a postularse en la vacante de la UNGRD. Ésta acción será verificada por la
Coordinadora de Talento Humano con el fin de contrarrestar lo exigido en el manual de funciones vs la
hoja de vida. Lo anterior se desarrolla de acuerdo a demanda de las vacantes de la UNGRD.
Desviación: De no realizarse las acciones anteriormente mencionadas, no se garantizaría la idoneidad
del personal a vincularse en la planta de la UNGRD en cuanto al cumplimiento de los requerimientos PREVENTIVO
de estudio y experiencia.
Evidencia: formato FR-1601-GTH-76 diligenciado.
Notificación a líderes de proceso vía correo electrónico.

Periodicidad: cada 15 días.
Propósito: mitigar la ocurrencia de Incumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas de la
UNGRD Y FNGRD en cuanto a los procesos internos de trámite de comisiones y desplazamientos.
Cómo se realiza: se notificará a los jefes y coordinadores de los procesos, los funcionarios y
contratistas que incumplieron con los tiempos establecidos en cuanto a la legalización de las
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, los jefes y coordinadores no tendrian conocimiento de
las legalizaciones pendientes de su área. DETECTIVO
Solicitud de programación de comisiones.
Responsable: Profesional de tiquetes.
Cómo se realiza: Solicitud de programación de las comisiones y desplazamientos.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se podrían generar costos adicionales en la emision de
los tiquetes..
DETECTIVO
Realizar seguimiento a la implementación y actualización de la herramienta si así es requerido.

Responsable: Coordinadora del Grupo de Talento Humano.
Periodicidad: de acuerdo a demanda.
Propósito: Mantener actualizada la información de Mi Unidad Virtual y generar respuestas oportunas
a las solicitudes de los colaboradores de la Entidad, realizadas a través de ésta plataforma.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se brindaría a los colaboradores información NO APLICA
desactualizada y adicionalmente las solicitudes no se gestionarían de forma oportuna.
Soportes: Pantallazos de la actualización de la plataforma y Drive de solicitudes tramitadas.
Cumplimiento del plan de trabajo ISO 45001:2018.

Responsable: Coordinadora de Talento Humano y Líder SST.
Propósito: Continuar con el proceso de recertificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo bajo la norma ISO 45001 de 2018.
Cómo se realiza: Cumplimiento al plan de trabajo. NO APLICA
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se podria perder la certificación del SGSST.
Soportes: Plan de trabajo ISO 45001.
Cumplimiento Plan de Trabajo Brigada.
Responsable: Líder SST - Lider de la Brigada.
Propósito: Fortalecer las competencias de los integrantes de la brigada para la atención oportuna ante
emergencias.
Cómo se realizar: Verificar el cumplimiento del plan de trabajo de la Brigada de Emergencias.
Desviación: en caso de no realizarse alguna de las actividades propuestas, no se logra el objetivo de PREVENTIVO
formación con la brigada de emergencias.
Evidencia: Plan de trabajo de Brigada, listas de asistencia o fotografía de reunión.
Seguimiento a los Indicadores del SG-SST

Propósito: Garantizar el funcionamiento del SG-SST
Cómo se realiza: Seguimiento mediante indicadores NO APLICA
Desviación: De no realizar esta actividad, no se podrian identificar alertas.
Evidencia: Indicadores, NEOGESTION
Investigación de accidentes
Periodicidad: A necesidad
Propósito: cumplir con el proceso adecuado para investigación de accidentes, que se encuentre en los
tiempos estipulados
Cómo se realiza: Seguimiento al reporte e investigación de accidentes de Trabajo.
Desviación: Sino se realiza en los tiempos establecidos se debe realizar un plan de acción y dar PREVENTIVO
cumplimiento.
Evidencia: Seguimiento a cierre de planes de acción de investigación de accidentes
Programa de Vigilancia Epidemiológica
Responsable: Líder de salud
Propósito: Prevenir la aparición de enfermedades laborales; así, como el control de las existentes
Cómo se realiza: Seguimiento a los planes de trabajo establecidos por cada Programas de Vigilancia
Epidemiológico.
Desviación: En caso de no realizarse alguna de las actividades propuestas, se reprogramará la misma
en el mes inmediatamente siguiente a la fecha propuesta. Esto quiere decir que en un mes se estará NO APLICA
ejecutando la actividad pendiente y la correspondiente al mes.
Evidencia: Indicadores de cumplimiento de cada PVE
Programa de Salida a Terreno

Periodicidad: Mensual
Propósito: Velar por las condiciones de seguridad y salud de los colaboradores que realicen salidas a
comisiones o desplazamientos de funcionarios y contratistas
Cómo se realiza: creación de política de terreno , seguimientos a personal que se encuentra en
terreno, procesos de capacitación continua acorde a los procesos misionales
Desviación: En caso de no realizarse, se debe retomar las actividades para dar continuidad al proceso. PREVENTIVO
Evidencia: Formatos, bases de registro, correo electrónico, actas.
Matriz de identificación de peligros
Propósito: Promover las condiciones de trabajo seguro.
Cómo se realiza: Actualización de la Matriz Identificación de Peligros y valoración de riesgos, con todas
las Áreas de la entidad.
Desviación: En caso de no realizarse alguna de las actividades propuestas, se reprogramará la misma
en el mes inmediatamente siguiente a la fecha propuesta. PREVENTIVO
Evidencia: Seguimiento a cumplimiento de matriz de peligros
Verificación de requisitos aplicables
Responsable: el abogado desigando del GGC.

Propósito: verificación del cumplimiento de los requisitos aplicables a la modalidad de selección o
contratación.
Cómo se realiza: a través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en cuenta los
manuales de contratación, procedimientos, guías y/o formatos según aplique.
Desviación: En caso de sugerir alguna corrección se informa a la persona designada del área
responsable mediante correo electrónico o comunicación interna para que realice los ajustes PREVENTIVO
pertinentes.
Evidencia: Constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso de los contratos con
recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el SECOP para el caso de los contratos con
recursos de la UNGRD. Correos, comunicación interna o libro radicador, en caso de ser necesario
realizar ajuste por el area responsable.
Seguimiento y control de publicaciones.
Responsable: la persona asignada para el manejo de las bases de datos del Grupo de Gestión
Contractual.
Propósito: seguimiento y control de la publicación de los diferentes procesos de selección o
contratación de acuerdo a la modalidad.
Cómo se realiza: revisando la información de los documentos que tramitan los abogados del GGC,
teniendo en cuenta los contratos nuevos que se deriven de procesos de selección bajo el regimen de
contratación por Ley 80 y en el caso de lossolicitudes de modificaciones, otrosies, terminaciones
anticipadas, Liquidaciones, entre otros; se revisan con los documentos que presenten los supervisores
para trámite por parte del abogado del GGC y para los dos casos se corroborá con la información que
reportan en la plataforma SECOP. En caso de los procesos de selección, si la plataforma presenta fallas, PREVENTIVO
se debe adjuntar el certificado de indisponibilidad de la fecha, all expediente contractual.
Desviación: Generar alertas via correo electronico antes del vencimiento del termino legal, al
profesional responsable que esté tramitando el proceso, para que realice la oportuna publicación en la
plataforma SECOP.
Evidencia: Bases de Datos e información publicada en el SECOP o correo de notificacion de
vencimiento del plazo.
Revisión y verificación de documentos
Responsable: abogado responsable o jefe de área.

Periodicidad: diaria (permanente, habitual)
Propósito: Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a la modalidad de seleccion o
contratación, en todas sus etapas.
Cómo se realiza: a través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en cuenta la Ley
según aplique.
Desviación: en caso de surgir alguna corrección se informa a la persona designada del área
responsable mediante correo electrónico o comunicación interna para que realice las respectivas
correcciones. PREVENTIVO
Evidencia: constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso de los contratos con
recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el SECOP para el caso de los contratos con
recursos de la UNGRD. En caso de ser necesario realizar devolución al área responsable de realizar el
ajuste. Esta devolución formal se debe realizar mediante correo electrónico, comunicación interna o
libro radicador.
Capacitaciones para fortalecimiento.
Responsable: Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.

Periodicidad: bimensual.
Propósito: fortalecimiento del conocimiento en temas de contratación Estatal en las diferentes areas
de la Entidad, buscando la optimización de los procesos del grupo y acortar los tiempos en el trámite
de las solicitudes de las diferentes áreas.
Cómo se realiza: a través de capacitaciones dictadas a cada una de las áreas, atendiendo las
modalidades de selección o contratación que aplican, asi como los roles y funciones que se desarrolla
en las diferentes etapas contractuales. En cuanto al conocimiento del objetivo y funciones del grupo
de gestión Contractual, se estara realizando a traves de una campaña, con diferentes piezas gráficas,
audiovisuales, entre otras.
Desviación: en caso de no realizarse alguna de las actividades propuestas, se reprogramará la misma
en el mes inmediatamente siguiente a la fecha propuesta. Esto quiere decir que en un mes se estara
ejecutando la actividad pendiente y la correspondiente al mes o en su defecto la comunicación interna NO APLICA
donde se informa, la no realización de las actividades en casos de fuerza mayor y/o por razones ajenas
al grupo de Gestión Contractual.
Evidencia: formatos, listas de asistencia, correos electronicos, entre otros; documentos con los cuales
se pueda evidenciar el desarrollo de la actividad o capacitación. Comunicación Interna en caso de la no
realización de las actividades en casos de fuerza mayor y/o por razones ajenas al grupo de Gestión
Contractual.

Propósito: Planificar, ajustar y controlar el proceso de afectación presupuestal de la Entidad.
(Apropiación, Exp. de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, compromiso, obligaciones y pagos).
Cómo se realiza: los designados por la Secretaria general se articulan con la coordinación financiera de
la Entidad, con el fin de analizar los resultados financieros con base en los reportes de los aplicativos. PREVENTIVO
Desviación:
Evidencia: Reportes periódicos.
Cómo: a travès de un reporte de seguimiento semanal de los tickets pendientes por respuesta; asì
mismo se contacta al responsable de la Oficina de Atenciòn y/o área competente solicitando la
respuesta, teniendo en cuenta si es de primer o segundo nivel de atenciòn. (Nivel 1 tiempo de
respuesta de 1 a 5 días, Nivel 2 tiempo de respuesta de 6 a 10 días y Nivel 3 tiempo de respuesta de 11
a 15 días).
dependencias.
PREVENTIVO
Cómo: a travès de un reporte de seguimiento semanal de los tickets pendientes por respuesta; asì
mismo se contacta al responsable de la Oficina de Atenciòn y/o área competente solicitando la
respuesta, teniendo en cuenta si es de primer o segundo nivel de atenciòn. (Nivel 1 tiempo de
respuesta de 1 a 5 días, Nivel 2 tiempo de respuesta de 6 a 10 días y Nivel 3 tiempo de respuesta de 11
a 15 días).
dependencias.
PREVENTIVO
Realizar mantenimiento y /o seguimiento periòdico del Sistema PQRSD.
1. Solicitar al Grupo TIC el mantenimiento cuatrimestral del sistema.
Responsable: Profesional Especializado - Lìder de Servicio al Ciudadano.
Periodicidad: Cuatrimestral: 30 Abril, 30 Agosto, 30 Diciembre.
Propòsito: Evitar el colapso de la herramienta para garantizar la operatividad sin la ocurrencia de
eventos crìticos.
Còmo: Enviar por correo electrònico el Formato de Solicitud de Requerimientos del Sistema de
Informaciòn y hacer seguimiento a la respuesta.
Evidencias: Correo electrònico a GTI con el formato de solicitud corresponidente.
PREVENTIVO
Inspección de Bienes muebles .
Responsable: Profesional responsable del Subproceso de Gestión Bienes Muebles e Inmuebles.

Periodicidad: Según las fechas establecidas en el Cronograma de inventarios y cuando se requiera.
Propósito: Identificar el estado de los bienes (muebles y enseres), con el fin de garantizar la oportuna
intevención de mantanimiento de los Bienes de la Entidad..
Cómo: Verificación física de los bienes asignados a los diferentes funcionarios y contratistas de la
Entidad, generación de los formatos de Inspección y firma. DETECTIVO
Desviaciones: Inspecciones de Bienes.
Evidencia: Inspecciones de Mantenimiento por area y/o dependencia firmado por los responsables de
cada una de las líneas de Mantenimeinto.
Evidencias: Hojas de vida de los equipos. DETECTIVO
Cómo: Inspeccion visual a los equipos. PREVENTIVO
Cómo: Inspeccion visual a los equipos. PREVENTIVO
Desarrollo de talleres con las Juntas de Acción Comunal para la organización comunitaria y
articulación con los municipios para el desarrollo de dichos talleres.
Responsable: Líder desginado en la sede de Pasto, quien dirige el equipo de trabajo de los contratistas
que desarrollan las actividades de temas jurídicos, psicosociales, prediales, catastrales, financieros,
entre otros y el supervisor designado para verificar el cumplimiento de las actividades establecidas en
cada contrato. (PIGRVG).
Periodicidad : Cuatrimestral.
Proposito: incorporar de acciones que conlleven al fortalecimiento de las juntas de acción comunal en
proceso de la GRD.
Como se realiza: desarrollo de talleres de capacitación articulados con las entidades territoriales, para PREVENTIVO
que en el futuro se logre la formulación de los planes comunitarios de GRD.
Desviación: que no se ejecuten e implementen las actividades propuestas en la vigencia.
Evidencia: Informe General de actividades desarrolladas sobre los talleres.
Seguimiento al Plan de Acción del SGSI

Responsable: Oficial de Seguridad de la Información/ Coordinadora
Periodicidad: Mensual - hasta 30 de Junio
Propósito: Verificar el cumplimiento de las actividades del Plan de Acción del SGSI
Cómo: Mesas de trabajo y se diligencia el seguimiento al Plan NO APLICA
Evidencias: Archivo de seguimiento al Plan (RUTA)
Cumplimiento de las capacitaciones establecidas en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Responsable: Profesional contratista asignado por el jefe del GAA, con el apoyo de SST.
Periodicidad: Según cronograma de PESV.
Propósito: Fortalecer las competencias y medidas de prevención de accidentes viales
Cómo se realiza: A través de cursos y capacitaciones
Evidencia: Certificados de capacitación y/o registros de asistencia PREVENTIVO

Propósito: Planificar, ajustar y controlar el proceso de afectación presupuestal de la Entidad para la
administración de la planta de personal.
Cómo se realiza: Profesional designado por la Secretaria General se articula con la Coordinación del
Grupo de Talento Humano de la Entidad, con el fin de analizar la planeación y ejecución presupuestal
para la administración de la planta de personal.. PREVENTIVO
Desviación:
Evidencia: Reportes periódicos
TIPO DE
CONTROL 2
Monitoreo de Medios
Responsable: secretaria de la Oficina Asesora de Comunicaciones

Periodicidad: diaria
Propósito: realizar revisión de los medios de comunicación digitales con el fin de
corroborar la información que se publica a nivel externo referente a la gestión del
riesgo de desastres tanto de la Unidad como del SNGRD.
Cómo se realiza: se recopila información y esta es enviada por correo electrónico a las
listas de correos planta y contratistas, como monitoreo de medios en la gestión del
riesgo de desastres.
Desviación: en caso de no publicarse información en materia de GRD en los medios de
comunicación ese día no se realiza el monitoreo de medios.
Evidencia: correo electrónico – Relación de noticias en Excel – Balance de la Oficina
Asesora de Comunicaciones y pdf del monitoreo en ruta digital destinada por la
entidad.
PREVENTIVO
Indicador de Estados Financieros.
Responsable: Responsable de indicadores

Propósito: medir los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad conforme a los
objetivos planteados.
Cómo: medición de la presentación oportuna de informes financieros.
Desviación: En caso de encontrar información errónea, se comunica de manera
oportuna al responsable de cada área a través de correo electrónico o comunicación PREVENTIVO
interna, a fin de realizar los ajustes pertinentes, con el fin de emitir la información
correcta y disminuir el riesgo en el proceso.
Evidencia: indicador No. 03 - Presentación de Estados Financieros reportado en
Neogestión.
Revisión de la vida útil de los bienes activos.

Propósito: revisar que la vida útil aplicada a cada bien o activo en el aplicativo de
inventarios sea la correcta.
Cómo: cálculo manual mensual de la depreciación vs. el reporte del Grupo de Apoyo
Administrativo. PREVENTIVO
Desviación: evitar las diferencias de los registros de los bienes en el aplicativo SIIF.
Evidencia: revisión de la vida útil.
Acta de consolidado del PAC.

Propósito: Consolidar y solicitar las necesidades de PAC mensuales por cada
dependencia, para ser cargadas al SIIF Nación.
Cómo: Mediante el formato de solicitud mensual de PAC radicado al GAFC, se consolida
la información.
Desviación: Si se presenta observación o ajustes se notifica mediante correo para que
sean subsanadas por cada responsable de la solicitud.
Evidencia: Acta de Consolidado del PAC.
Arqueo Títulos Valores

Periodicidad: sorpresivamente
Propósito: realizar verificación de los cheques utilizados a la fecha, así como, confirmar
la existencia de los cheques custodiados por el responsable de tesorería, de las cuentas
corrientes existentes y activas
Cómo: se verifica que el consecutivo de la chequera sea continuo, así como el estado PREVENTIVO
del cheque (Pagado - Anulado).
Desviación: en caso de inconsistencias, se hace la verificación con la cuenta bancaria.
Evidencia: el arqueo de Títulos Valores.
Elaboración y seguimiento de la Política de Prevención del Daño Antijurídico
Responsable: Secretario Técnico del Comité de Conciliación.

Periodicidad: anual - Febrero.
Propósito: evitar ser condenados, reducir las condenas y el impacto fiscal de las
mismas.
Cómo se realiza: elaboración y seguimiento de la Política de Prevención del Daño
Antijurídico por medio de la cual se analizan las causas más frecuentes de las demandas
en contra de la entidad, sentencias o laudos condenatorios, solicitudes de conciliación,
reclamaciones administrativas, derechos de petición, mapa de riesgos de la entidad,
entre otros.
Desviación: recordar al Secretario Técnico del Comité de Conciliación la realización de
la Política de Prevención del Daño Antijurídico o de su seguimiento.
Evidencia: Política de Prevención del Daño Antijurídico y su seguimiento.
DETECTIVO
Capacitaciones a los usuarios del Sistema eKOGUI
Responsable: administrador del sistema eKOGUI en la UNGRD y/o la Agencia Nacional

para la Defensa Jurídica del Estado.
Propósito: capacitar a los usuarios del Sistema Único de gestión e información litigiosa
del Estado – eKOGUI en el uso y manejo del mismo.
Cómo se realiza: realizar capacitaciones a los usuarios del Sistema Único de gestión e
información litigiosa del Estado – eKOGUI de la entidad en el uso y manejo del Sistema
Único de gestión e información litigiosa del Estado – eKOGUI. PREVENTIVO
Desviación: solicitar al administrador de la entidad o a la ANDJE la realización de las
capacitaciones.
Evidencia: listas de asistencia a las capacitaciones y/o certificaciones.
Designación de equipos multidisciplinarios para efectuar el seguimiento a la
estructuración y otro para la verificación de las condiciones establecidas,
Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo y equipo de profesionales
designados por el líder del proceso que tienen a cargo la ejecución y seguimiento de
proyectos de obras.
Propósito: Realizar el debido seguimiento a la estructuración y ejecución de los
proyectos de infraestructura.
Cómo se realiza: Designaciones de supervisión de los contratos de acuerdo a lo
establecido en el manual de contratación del FNGRD y la guía de supervisión, quienes
se encargan de realizar seguimiento a la estructuración y ejecución de los proyectos de
Infraestructura con lo cual se mitiga el riesgo.
Desviación: Que no se realice el debido seguimiento a la estructuración y ejecución de
proyectos por parte de las personas designadas, para lo cual el Subdirector de
Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email- correo, etc.) con el fin de que PREVENTIVO
se realice el cumplimiento a la actividad contractualmente.
Evidencias: Designación de supervisión de los contratos para el seguimiento a la
estructuración y otro para la verificación de las condiciones establecidas, de acuerdo a
lo señalado en la guía de supervisión.
Solicitud de reporte mediante comunicación oficial interna

Periodicidad: según la necesidad de requerimiento.
Propósito: realizar una reiteración de reporte de avance a las áreas que no cumplen
con el plazo inicial para registrar los avances
Cómo se realiza: se gestiona el envío de la reiteración de reporte mediante SIGOB a los
jefes de área que se requiera
Desviación:
Evidencia: comunicaciones internas gestionadas con su respectivo código de solicitud. CORRECTIVO
Modelo de seguimiento y evaluación del PNGRD
Responsable: líder SIPLAG de la Dirección General

Propósito: revisar que se estén desarrollando las acciones establecidas en el PNGRD.
Cómo se realiza: se consulta la página web de la Unidad y se descarga el Informe de
seguimiento al Plan aplicable en el cuatrimestre a evaluar.
Desviación: en caso de no contar con los insumos en la web para realizar la revisión, se
solicitará a la Subdirección General dicha información mediante correo electrónico o de PREVENTIVO
manera verbal.
Evidencia: informe descargado.
Enfoque a la Prevención.
Periodicidad: trimestralmente.
Propósito: brindar jornadas de capacitación a los funcionarios de la Oficina de Control
Interno, auditores internos y directivos en temas asociados al ejercicio del Control
Interno, lucha contra la corrupción, transparencia y diferentes aspectos contemplados
en la Dimensión de Control Interno del MIPG. Con el fin de brindar la posibilidad de
adquirir y fortalecer las habilidades y competencias de todos los funcionarios de la
entidad en los diferentes temas asociados a la dimensión de Control Interno del MIPG.
Cómo se realiza: a través del boletín "Aprendamos de Control Interno", capacitaciones,
grupos primarios, video clips, entre otros instrumentos para la transferencia de
conocimiento.
Desviación: en dado caso, se procede a tomar las acciones correctivas o de mejora a PREVENTIVO
que haya lugar, por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno.
Evidencia: boletín "Aprendamos de Control Interno", presentaciones, fotos, videos,
pantallazos, ayudas memoria, entre otros.
Reuniones con los procesos en relación a las Donaciones Internacionales
Responsable: los profesionales asignados del Grupo de Apoyo Administrativo,

Subdirección de Manejo de Desastres, Grupo de Gestión Contractual y Grupo de
Cooperación Internacional.
Periodicidad: cada vez que se demande, acepte o se ofrezca una donación
internacional.
Propósito: lograr la articulación para finalizar de manera efectiva el proceso de
donación internacional para el beneficio de afectados y damnificados por una
emergencia, o fortalecer el SNGRD.
Cómo se realiza: a través de las reuniones necesarias entre las áreas para definir los
trámites administrativos y operativos del ingreso o salida de las donaciones
internacionales, así como la destinación de las mismas. PREVENTIVO
Desviación: generar comunicaciones internas para definir los trámites administrativos y
operativos del ingreso o salida de las donaciones internacionales, así como la
destinación de las mismas.
Evidencia: ayuda de memoria, listado de asistencia, acta de recibo o entrega de
donaciones, evidencia en los sistemas internos de información acerca del inventario del
fondo.
Realizar de manera oportuna los procesos de comisión internacional
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional, profesional

asignado en GCI, profesional encargados de Comisiones Internacionales en GCI y
profesional designado para atender la convocatoria en la UNGRD.
Propósito: lograr atender los eventos internacionales a los que se invita a participar al
SNGRD.
Cómo se realiza: realizar oportunamente los procesos de comisión internacional con el
Grupo de Talento Humano. PREVENTIVO
área asignada para atender en evento de lo ocurrido con la convocatoria.
Evidencia: tabla de eventos internacionales, validación de documentos de Comisiones
Internacionales, aplicación de la Guía de Comisiones Internacionales.
Reuniones para definir los niveles de priorización
Responsable: coordinador del Grupo de Cooperación Internacional y el profesional

asignado en el Grupo de Cooperación Internacional.
Periodicidad: cada vez que se genere una convocatoria internacional de proyectos y se
formule un proyecto.
Propósito: La adecuada articulación de los instrumentos de priorización del SNGRD y la
Nación: PNGRD-PECI-Ley 1523/2012 y PND vigentes, donde se analizan las prioridades
de oferta y demanda para la gestión de recursos de cooperación internacional.
Cómo se realiza: Realizar reuniones entre las áreas misionales, las partes interesadas y
el Grupo de Cooperación Internacional para definir la prioridad de la convocatoria, la
formulación del proyecto y los actores con quién trabajar. PREVENTIVO
área asignada para informar de lo ocurrido con la convocatoria.
Evidencia: listados de asistencia, ayudas de memoria de la priorización y proyectos
formulados.
Aplicación de Listas de Chequeo
Responsable: equipo SIPLAG de la Oficina de Planeación.

Periodicidad: al menos una vez al año.
Propósito: verificar que el sistema integrado de gestión cumpla con los requisitos de las
normas, se mantenga y tenga la mejora continua.
Cómo se hace: se aplica la Lista de chequeo SIPLAG por proceso, con el apoyo de la
Planeación.
Desviación: se realiza seguimiento a los procesos que no envíen a SIPLAG la lista DETECTIVO
diligenciada.
Evidencia: lista de chequeo de cada proceso, puede aplicar correo de solicitud.
Seguimiento a los requerimientos en materia ambiental.

Propósito: dar seguimiento a los requerimientos ambientales relacionados a los
procesos de contratación de proveedores que requieran cumplimiento ambiental en la
entidad.
Cómo se realiza: se solicita los certificados correspondientes a las actividades
previamente asistidas. DETECTIVO
Desviación: en caso de no recibir requerimientos se solicita los tipos de controles a los
contratos que apliquen temas ambientales.
Evidencia: correo electrónico de respuesta a la solicitud.
Nivel de cumplimiento legal ambiental
Responsable: Líder del Sistema Ambiental.

Propósito: identificar el nivel de cumplimiento de la entidad frente a la normatividad
aplicable.
Cómo se realiza: una vez se haya actualizado la normativa aplicable se revisa su
porcentaje total de cumplimiento para evaluar posibles incumplimientos por el
desarrollo de actividades de la entidad.
Desviación: requerimiento establecido por la alta dirección en el informe de revisión DETECTIVO
por la dirección.
Evidencia: consolidado de la Matriz Legal Ambiental (FR-1300-SIPG-03) cargada en
Neogestion.
Cumplimiento del Plan de trabajo anual

Periodicidad: bimestal.
Propósito: Realizar las actividades planeadas como evidencia de los mecanismos de
control para el control y mitigacion de los impactos ambiantales identificados
Cómo se realiza: Ejecutar las activiades planfiicadas.
Desviación: en caso de que no realice el seguimiento, se puede incurir en la no
identificacion de actividades programadas sin ser realizadas.
Evidencia: Seguimiento del Plan de Trabajo FR-1300-SIPG-16 DETECTIVO
Reporte general y detallado a través del Aplicativo de Inventarios de bienes devolutivos
y de consumo de la Entidad.
Responsable: Personal del Subproceso de Gestión Bienes Muebles e Inmuebles.

Propósito: Verificar la ubicación de los diferentes elementos asignados a los
funcionarios y contratistas de la UNGRD.
Cómo: Generación de reportes en el aplicativo de Inventarios Know IT. PREVENTIVO
Desviaciones: Desactualización de los responsables de Inventario
Evidencia: Movimientos e inventarios actualizados de los diferentes usuarios de los
bienes de la UNGRD.
Divulgación de buenas prácticas.
Responsable: Profesional a cargo de las actividades del SGSI.

Periodicidad: Trimestral.
Propósito: Socializar las buenas prácticas a los usuarios para el manejo de la
información digital dentro de la red.
Cómo se realiza: Mediante campañas de sensibilización por diferentes medios como
correo electrónico, salvapantallas y charlas.
Desviación: Participar en espacios como inducciones a personal nuevo para
conocimiento de las buenas prácticas, realizando intervenciones o pequeños PREVENTIVO
comunicados.
Evidencia: Correos enviados, presentaciones o piezas gráficas, invitación a charlas y
registros de asistencia.
Monitoreos a la plataforma tecnológica.
Responsable: Profesional a cargo de monitoreo de infraestructura tecnológica

Periodicidad: diaria.
Propósito: revisar los posibles incidentes o ataques que se presenten en los diferentes
sistemas y equipos de red de la UNGRD.
Cómo se realiza: Mediante herramienta de monitoreo del firewall (Fortinet) se revisan
las diferentes direcciones y procesos que puedan estar atacando nuestros sistemas.
Desviación: sólo se hace a través de Monitoreos. PREVENTIVO
Evidencia: Informe log de Fortinet.
Validación de los registros de los LOGs
Responsable: profesional a cargo del análisis y monitoreo de SYSLOG.

Propósito: validar los registros LOGS.
Cómo se realiza: se verifica los LOGS de sistema dispuestos en la ruta \\172.16.10.248\
data\files como control de disponibilidad de los Sistemas de Información, y servicios
críticos.
Desviación: se verifican registros LOGS para comprobar disponibilidad de Sistemas de
Información. PREVENTIVO
Evidencia: como evidencia se registra el resultado en uno de los indicadores de gestión
del proceso Sistemas de Información, Indicador No. 2 Disponibilidad Sistemas
Información Críticos.
Cargue de novedades en Software.
Responsable: Funcionario de nómina.
Propósito: Mitigar posibles errores en la liquidacion de la nomina, pagos parafiscales y
seguridad social.
Cómo se realiza: El personal responsable realiza el cargue de las novedades de acuerdo
al cuadro control, posteriormente procesa la prenómina y valida la información
ingresada. Ésta actividad posteriormente es verificada por el Coordinador (a) del Grupo
de Talento Humano con los soportes generados en la prenómina. PREVENTIVO
Desviación: De no realizarse las acciones anteriormente mencionadas, se podrían
generar errores en la liquidación de la nómina y así materializarse el riesgo.
Evidencia: Prenómina digital.
Responsable: Ordenador del Gasto (Profesional designado por el ordenador del gasto,
para la revisión).
Periodicidad: Diaria (permanente, habitual).
Propósito: Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a la
modalidad de seleccion o contratación, en todas sus etapas.
Cómo se realiza: A través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en
cuenta la Ley aplicable, los lineamientos dados en los manuales de contratación,
procedimientos, guías y/o formatos según aplique.
Desviación: En caso de surgir alguna corrección se informa a la persona designada del
las respectivas correcciones.
Evidencia: Constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso de los DETECTIVO
contratos con recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el SECOP para el
caso de los contratos con recursos de la UNGRD. En caso de ser necesario realizar
devolución al área responsable de realizar el ajuste. Esta devolución formal se debe
realizar mediante correo electrónico, comunicación interna o libro radicador.
Periodicidad: al menos una vez al año y/o las actualizaciones que se requieran segùn el
quehacer de cada dependencia.
Propósito: mantener información actualizada para atención de consultas de primer
nivel.
Cómo se realiza: Se remite una comunicaciòn interna a los jefes de área informando
que se va a realizar una mesa de trabajo por dependencia para la actualización de los
protocolos de atención de primer nivel. Lo anterior, de conformidad con el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Desviación: que las dependencias no actualien la informaciòn de su competencia.
Evidencia: Comunicaciòn Interna remitida a los jefes de àrea.
PREVENTIVO
Responsable: Grupo de Tecnologìa Informàtica
Periodicidad: Permanente
Propósito: Garantizar la protecciòn de la información correspondiente a la gestión del
proceso.
Cómo: El sistema PQRSD realiza BACK UP de manera automática monitoreado por el
Grupo TIC. Adicionalmente, los documentos de gestiòn màs relevantes se encuentran
copiados en red como parte de las Tablas de Retenciòn Documental.
Desviaciones: riesgo de pérdida de información relevante para el proceso.
Evidencia: Registro automático de Back ups / Tablas de Retenciòn Documental Gestiòn
de Servicio al Ciudadano.
PREVENTIVO
Mantenimiento correctivo de los equipos dañados
Responsable: Proveedor asignado por el grupo de apoyo administrativo.
Propósito: reparar llos equipos dañados para garantizar la disponibilidad en caso de
emergencia
Cómo: Contratación por parte del grupo de apoyo administrativo de un proveedor de CORRECTIVO
mantenimiento
TIPO DE VALORACIÓN DE CONTROLES MEDIDA DE
CONTROL 3 CONTROLES PARA MITIGAR MITIGACIÓN
85 PROBABILIDAD EVITAR EL RIESGO
0 IMPACTO EVITAR EL RIESGO


70 PROBABILIDAD REDUCIR EL RIESGO
70

NO APLICA
NO APLICA

85 IMPACTO REDUCIR EL RIESGO
NO APLICA

10
10
40
NO APLICA
78 PROBABILIDAD ASUMIR EL RIESGO



NO APLICA
NO APLICA



NO APLICA
NO APLICA






Monitoreo de servicios críticos.
Responsable: profesional a cargo del análisis y monitoreo

de infraestructura y servicios tecnológicos.
Propósito: Detectar fallas o interrupciones en la
infraestructura y servicios tecnológicos.
Cómo se realiza: Monitoreo permanente a través de la
herramienta Zabbix.
Desviación: Se verifica los LOGS de sistema dispuestos en DETECTIVO 82 IMPACTO REDUCIR EL RIESGO
la ruta \\172.16.10.248\data\files como control de
disponibilidad de los Sistemas de Información, y servicios
críticos.
Evidencia: Reporte Zabbix.



NO APLICA
NO APLICA

85
NO APLICA
NO APLICA
NO APLICA

NO APLICA


NO APLICA

Responsables: Profesional Especializado - Líder de
Servicio al Ciudadano / Todas las dependencias de la
entidad.
Propósito: Generar un mecanismo de control adicional
sobre las consultas de segundo nivel que son remitidas a
las demàs dependencias de la entidad.
Cómo se realiza: se radicaràn a travès de SIGOB los
Tickets de segundo nivel asignados a las àreas
competentes y sobre èsta misma vìa se recibiràn las
respuestas a las consultas para su posterior envìo a los
ciudadanos y cierre oficial de los Tickets desde la Oficina
de Atenciòn al Ciudadano, segùn los procedimientos
establecidos.
Desviación: que las dependencias no respondan los
Tickets asignados.
Evidencia: Radicaciòn y seguimiento en SIGOB; correos
electrònicos de seguimiento.
PREVENTIVO 83 PROBABILIDAD COMPARTIR

NO APLICA

5. VALORACIÓN DE RIESGO U OPORTUN 6. PLAN DE TRATAMIENTO
ZONA DE RIESGO U OPORTUNIDAD DEFINICIÓN DE LA ACCIÓN

No aplica. No requiere acciones adicionales a los controles.
ZONA RIESGO MODERADA

La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones recibe información mediante Comité Editorial de
Comunicación y/o vía correo electrónico de las áreas de la UNGRD cada vez que se requiera cubrir un
evento y/o actividad, la información se transmite a los periodistas designados en la Oficina Asesora de
Comunicaciones para que se redacten los boletines de prensa y se comunique la información por correo
electrónico y página web, de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento de comunicación interna y la
guía de comunicación externa.
El periodista encargado debe diligenciar el formato de entrega y validación de información (dispuesto en

neogestion), donde relaciona el tema del boletín, el área que entregó la información, medio por el cual fue
enviada la información y la autorización (firma) de la jefe de la Oficina de Comunicaciones quien avala la
ZONA RIESGO EXTREMA

riesgos.

riesgos.

Realizar en las jornadas de inducción y reinducción de la entidad una intervención recordando a los
funcionarios y contratistas los deberes y obligaciones que tienen los mismos con la entidad.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

ZONA RIESGO ALTA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

riesgos.

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA
Realizar y ejecutar el plan de capacitación para los abogados de la Oficina Asesora Jurídica, teniendo en
cuenta los cursos virtuales dispuestos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ZONA OPORTUNIDAD EXTREMA

1. Consolidar los temas para la elaboración de la mesa de estudios jurídicos.
2. Citar a los invitados para la realización de la mesa de estudios jurídicos.
3. Realizar la mesa de estudios jurídicos.
4. Formalizar la mesa de estudios jurídicos a través del acta y listado de asistencia.
Dar cumplimiento al procedimiento de Defensa judicial por pasiva PR-1200-OAJ-01, Defensa judicial por
activa PR-1200-OAJ-04_5 y Atención De Las Acciones De Tutela PR-1200-OAJ-09_1; y socializarlos al
personal nuevo que ingrese a la Oficina Asesora Jurídica.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

Responsable: Subdirector para la Reducción del Riesgo, profesional asignado responsable del seguimiento
de la ejecución del PNGRD y profesionales que tienen a cargo el seguimiento al cumplimiento de las
actividades y/o proyectos establecidos en el componente programático del PNGRD, así como de las
actividades de la actualización.
Cómo se realiza: se verifica el avance y cumplimiento de los proyectos y/o actividades establecidos en el
PNGRD a cargo del proceso de Reducción.
ZONA OPORTUNIDAD EXTREMA Desviación: el Subdirector de Reducción realizará comunicación verbal o escrita (email- correo, etc.) para
dar cumplimiento a la actividad.
Evidencia: formato ficha de seguimiento que se envía a la Oficina de Planeación e información (Proceso de
Planeación Estratégica) con el seguimiento de proyectos del PNGRD. Asistencia a las sesiones que
programe la OAPI con los sectores, en donde se presentan los avances y seguimientos
Asesorías técnicas, designación de equipos multidisciplinarios para evaluación de proyectos.
profesionales designados por el subdirector que tienen a cargo la evaluación de proyectos allegados por
las entidades territoriales y demás entidades del SNGRD.
Propósito: solicitar a los delegados que visitan la UNGRD, la autorización del Alcalde o Gobernador para
poder brindar información referente a un proyecto y desarrollos de asistencias técnicas en la presentación
y formulación de proyectos de intervención correctiva del riesgo
Cómo se realiza: Para las Asistencias Técnicas solamente se efectuará si cuentan con la autorización
correspondiente.
ZONA RIESGO ALTA Evidencia: Conservación de las evidencias de las visitas efectuadas por representantes de entidades
territoriales con listas de asistencia o agendamiento a través de Google Calendar o soportes de asistencias
técnicas en la presentación y formulación de proeyctos de intervención correctiva del riesgo.
ZONA RIESGO EXTREMA

ZONA RIESGO EXTREMA
ZONA RIESGO EXTREMA

ZONA RIESGO ALTA
ZONA OPORTUNIDAD ALTA

1. Revisar y actualizar el procedimiento de anteproyecto de presupuesto.
2. Dar los lineamientos para clasificar las necesidades financieras, que se envíe a las dependencias.
(Procedimiento o circular)
ZONA RIESGO EXTREMA

Revisión del Procedimiento De Seguimiento Y Evaluación Del PNGRD, a fin de identificar que acciones se
deberian incluir, toda vez que actualmente se adelanta el proceso de actualización del PNGRD en marco
de la ejecución del proyecto de inversión.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.

ZONA RIESGO ALTA
En caso de materialización del riesgo, se lleverán al CICCI y al comité de desempeño para que se brinden lo
lineamientos necesarios para que se apliquen las acciones correctivas.
ZONA RIESGO ALTA

Generar espacios de divulgación y/o socialización desde . (15-01-2022-01/12/2022)

Ejecución de eventos académicos
Propósito: establecer el número de inscritos, de asistentes y de visualizaciones de los eventos académicos
programados por la SCR.
ZONA OPORTUNIDAD EXTREMA Cómo se realiza: los responsables de la ejecución de los eventos realizarán el consolidado de la
información de los eventos académicos desarrollados desde la SCR.
Evidencia: todos los soportes del proceso de ejecución de los eventos que correspondan
1. Definir y solicitar las necesidades de capacitación para temas referentes al Sistema de Control Interno.
2. Realizar plan de formación en temas referentes al Sistema de Control Interno al interior de la Oficina de
Control Interno.
3. Definir para cada vigencia un plan de contratación de personal idoneo para la Oficina de Control Interno
para ser incluida en el presupuesto de la Entidad.
ZONA RIESGO ALTA

Adicionales a los controles, en caso de materialización del riesgo, se debe dar aconocer al CICCI y al
comité de gestion y desempeño , ya sea por escrito o previa convocatoria para que se tome las acciones
pertinentes.
Evidencia : Correo Institucional o Acta de comites
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.

riesgos.

1. Socializar el proceso de donaciones entre las áreas relacionadas (GCI, GAA, GGC, SMD)
2. Revisar las donaciones de 2019 frente a actas de recibo y entrega, así como los demás documentos
necesarios, con apoyo del Grupo de Apoyo Administrativo para legalizar al FNGRD.
3. Revisar las donaciones causas por las emergencias por COVID-19 y paso de los Huracanes ETA e IOTA,
frente a la documentacion referente y las actas de recibo y entrega de las mismas.
4. Revisar el Protocolo de Donaciones Internacionales PT-1602CI-01, identificar posibles mejoras y llevarlas
a cabo.
5. Establecer una Guía de donaciones nacionales e internacionales en especie del Grupo de Cooperación
Internacional con apoyo de GAA, GGC, SMD.
5. Documentar las buenas prácticas y lecciones aprendidas de donaciones internacionales seleccionadas
para la mejora del procedimiento.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

1. Planes de trabajo de acuerdo a la Articulación de instrumentos de priorización.
2. cronogramas de las fechas de trabajo con los procesos de comision internacional.
ZONA RIESGO ALTA
1. Seguimiento anual del Comité del PECI sobre ejecución y prioridades

2. Seguimiento semestral interno sobre el cumplimiento del PECI y las prioridades establecidas.

1. Elaboración y ejecución del proceso contractual para cálculo de gases efecto invernadero
2. Elaboración y ejecución del proceso contractual para la compensación ambiental.
3. Presentación de auditoría de carbono neutro.

riesgos.

Actualizar el Manual para contratistas en SSTA puntualizando requerimientos que se deben solicitar.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.

Revisar los informes de seguimiento de la Oficina de Control Interno para determinar y analizar posibles
acciones a desarrollar en la gestión.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

riesgos.

riesgos.

riesgos.

riesgos.

Revisión constante e implementación de boletines de seguridad informática emitidos por el CSIRT y por
MINTIC
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.
ZONA RIESGO ALTA
Realizar la valoración de Riesgos de los Activos de Información identificados por cada proceso, según la
actualización del inventario para la vigencia 2022
ZONA RIESGO EXTREMA

Diligenciar el formato FR-1603-SA-09 para realizar el seguimiento y trazabilidad de acuerdo a las

solicitudes de los recursos.
ZONA RIESGO ALTA

riesgos.

riesgos.

Se envia una comunicación al funcionario o exfuncionario recordando la presentacion del informe en el
tiempo establecido.
Responsables: Coordinadora del Grupo de Talento Humano.

riesgos.
ZONA OPORTUNIDAD BAJA

Seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales.
Periodicidad: Cuatrimestral
Propósito:Verificar el cumplimietno de los requisitos legales identificados en la matriz.
Cómo se realiza: Realizando seguimiento a los planes de acción establecidos en la matriz de requisitos
ZONA RIESGO ALTA legales.
Desviación: en caso de no realizar esta actividad se podria inculplir algun requisito legal.
Evidencia: Seguimiento matriz legal (Control de cambios)
Actualizar el procedimiento de nomina e incluir en Neogestion el formato de novedades.
ZONA RIESGO ALTA

Pruebas de vinculación diseñadas para los cargos de libre nombramiento y remoción, aplicada por el
Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP.
Responsables:
1. Remisión: Coordinadora Grupo de Talento Humano con apoyo profesional grupo de talento humano
2. Realización de pruebas y envío de las mismas a la UNGRD - DAFP
Cómo se realiza: la Coordinadora de Talento Humano o quien designe solicitará al Departamento
Administrativo de la Función Pública –DAFP, la aplicación de las pruebas de vinculación diseñadas para los
cargos de libre nombramiento y remoción. Posterior a su aplicación, el DAFP enviará los resultados a la
ZONA RIESGO EXTREMA UNGRD los cuales reposarán en la historia laboral de los funcionarios. Lo anterior se realiza con el fin de
contrarrestar lo exigido en el manual de funciones vs la hoja de vida de los funcionarios de libre
nombramiento y remoción.
Desviación: De no realizarse las acciones anteriormente mencionadas, no se garantizaría la idoneidad del
personal a vincularse.
Evidencia: reporte de pruebas del DAFP y cargue de hoja de vida en aplicativo DAPRE.
Actualizar formato de Informe de Supervisión de Contratos y/o Convenios con el fin de incluir ítem de la
relación de desplazamientos realizados durante ese periodo a cobrar, que hayan sido radicados ante
financiera.

Propósito: mitigar la ocurrencia de Incumplimiento por parte de los contratistas de la UNGRD Y FNGRD en
cuanto al tiempo estipulado dentro del procedimiento para la legalización. Teniendo en cuenta que la
mayoría de los desplazamientos son realizados por contratistas.
Cómo se realiza: Actualizar ítem del formato de Informe de Supervisión de Contratos y/o Convenios en
ZONA RIESGO MODERADA conjunto con el Grupo de Gestión Contractual y socializarlo por correo electrónico a los contratistas para
su conocimiento y aplicación.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, los supervisores no podrán realizar seguimiento de las
legalizaciones pendientes de las personas a cargo.
Evidencia: Formato actualizado y correo de socialización por parte del Grupo de Gestión Contractual.
Desde el Grupo de Talento Humano, se realizará seguimiento a las tarifas más económicas del mercado de
acuerdo a la solicitud remitida por las áreas.
Responsable: profesional de tiquetes, profesional de comisiones y Coordinadora de Talento Humano.
Periodicidad: diario
Cómo se realiza:
*Solicitud remitida por parte del área.
*Verificación de fechas e itinerario previstos.
*Búsqueda en la plataforma dispuesta de tiquetes aéreos.
ZONA RIESGO BAJA *Seleccionar la opción más económica que se ajuste a la solicitud inicialmente enviada.
*Luego de confirmación de itinerario se procede a emisión de tiquete aéreo.
Desviación: De no llevar a cabo ésta actividad, se podrían generar costos adicionales en los tiquetes
emitidos.
Evidencia: Comparación de tarifas económicas más costosas y económicas en el sistema.

riesgos.

riesgos.

Incentivar a los Brigadistas para el desarrollo de sus actividades.
Responsable: Líder SST - Lider de Brigada
Propósito: Fortalecer el compromiso de la Brigada de Emergencias
Cómo se realiza: Reconociendo publicamente su labor y vocación de servicio y solicitando apoyo al jefe
inmediato o supervisor para la autorizacion en la participacion de las actividades programadas.
ZONA RIESGO ALTA Desviación: En caso de no cumplir con la actividad, podria pasar que se tuviera personal no capacitado
para la atencion de la emergencia.
Evidencia: Comunicación a los Jefes y reconocimientos publicos
No aplica. No requiere acciones adicionales a los controles establecidos
Capacitar a los miembros de los comités en la investigacion y reporte de incidentes, accidentes y

Socializar el procedimiento de reporte de incidentes, accidentes y enfermedades laborales a todos los

ZONA RIESGO ALTA
riesgos.
Reforzar con las áreas el cumplimiento al reporte oportuno en CITEL.
ZONA RIESGO ALTA

Promover y verificar que la entidad cuente con condiciones seguras mediante inspecciones periodicas.
ZONA RIESGO EXTREMA

riesgos.

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA

Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a la modalidad de selección o contratación,
en todas sus etapas, a través de la verificación de los documentos en físico, teniendo en cuenta la ley
según aplique.
Como evidencia será la constancia de radicación del trámite en Fiduprevisora para el caso de los contratos
con recursos del FNGRD o la publicación de la minuta en el SECOP para el caso de los contratos con
recursos de la UNGRD.
Responsable: Ordenador del Gasto (Profesional designado por el ordenador del gasto, para la revisión).
ZONA RIESGO ALTA


riesgos.

1. Socializar entre las diferentes áreas acerca de cómo se deben gestionar las Consultas de Segundo Nivel.
2. Radicar a travès de SIGOB los Tickets de segundo nivel asignados a las àreas competentes.
3. Actualizar los Protocolos de Atención de Primer Nivel de cada dependencia, fortaleciendo y ampliando
su contenido de tal forma que la mayoría de requerimientos de los usuarios puedan ser atendidos
directamente por el equipo de atención al ciudadano (Primer nivel).
4. Realizar reporte semanal de PQRSD para seguimiento y control de los tickets pendientes.
ZONA RIESGO ALTA

1. Realizar Reporte Semanal de PQRSD para seguimiento y control a los tickets pendientes.
2, Realizar Back Up del sistema PQRSD para garantizar la seguridad de la informaciòn y mantener
actualizadas las Tablas de Retenciòn Documental.
ZONA RIESGO ALTA

1. Solicitar periòdicamente al Grupo TIC el mantenimiento y/o actualizaciòn del Sistema PQRSD.
ZONA RIESGO EXTREMA

Revisar y actualizar la documentacion pertinente a la inspeccion de entrada a los equipos.
Eviar de forma periodica los requerimientos de los equipos que requieren mantenimiento correctivo al
grupo administrativo.
ZONA RIESGO ALTA


ZONA RIESGO ALTA

ZONA RIESGO ALTA

riesgos.
ZONA RIESGO BAJA


riesgos.

RESPONSABLE
FECHA DE INICIO FECHA TERMINACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
04/07/2021 11/30/2021
Comunicaciones

1/2/2022 12/31/2022
del Riesgo
1/2/2022 12/31/2022
del Riesgo
1/2/2022 12/31/2022
del Riesgo
4/30/2021 3/1/2022
16/00/2022 3/17/2023
Subdirector(a)
1/15/2022 12/1/2022
Conocimiento del Riesgo
1/1/2022 12/31/2022
Interno
1/1/2022 12/31/2022
Interno

1/1/2022 12/31/2022
Interno
1/1/2022 12/31/2022
Interno
Coordinador(a)
03/17/2022 12/31/2022
Cooperación
Coordinador(a)
03/17/2022 12/31/2022
Cooperación
Coordinador(a)
03/17/2022 12/31/2022
Cooperación
5/2/2022 12/10/2022
4/1/2022 12/30/2022
4/5/2022 6/30/2022
Coordinador(a)
5/1/2021 11/30/2021 Tecnologías de la
información
Coordinador(a) Apoyo
4/22/2021 12/15/2021
Administrativo
15/3/2022 31/12/2022
Humano
10/4/2021 30/12/2021
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
15/3/2022 31/12/2022
Humano
Coordinador(a)
Contratación
Coordinador(a)
Contratación
Coordinador(a)
Contratación
Coordinador(a)
Contratación
3/1/2022 4/30/2022
Manejo de Desastres
3/1/2022 5/30/2022
Manejo de Desastres
3/1/2022 5/30/2022
Manejo de Desastres
7. MONITOREO
MONITOREO LÍDER DE PROCESO. Evaluación de la eficacia
1° CUATRIMESTRE
Control 1. Entrega y validación de Información
La jefe de la Oficina Asesora de comunicaciones recibió 51 solicitudes por parte de las áreas, con el fin de realizar boletines de prensa, la información fue remitida a lo
la OAC, quienes realizaron los boletines de prensa y posteriormente diligenciaron el formato FR-1500-OAC-21 “Entrega y validación de información” de forma física y d
formatos se dispusieron en el servidor de la OAC.
En el período de enero a abril de 2022 se realizaron 51 boletines de prensa, los cuales cuentan con la revisión y aprobación de publicación de información por parte de
Oficina Asesora de Comunicaciones, igualmente, los boletines fueron enviados mediante correo electrónico a los colaboradores de planta y contratistas.
Enero: 12 boletines
Marzo: 15 boletines
Abril: 10 boletines
Control 2. Monitoreo de medios

Se revisa y se verifica la información que se publica a nivel externo en los medios de comunicación digital, esta información se recopila y se envía mediante correo insti
listas de correo planta y contratistas.
Por otra parte, se diligencia base de datos en Excel con las noticias del mes de enero a abril, las cuales son insumo para el balance de la Oficina de Comunicaciones.
A continuación, se relacionan las noticias recopiladas mes a mes

Monitoreos enviados por correo electrónico: 111
Cantidad de noticias relacionadas en monitoreos:
Enero: 268 noticias

Febrero:327 noticias
Marzo: 466 noticias
Abril: 394 boletines
Total: 1.455
Por otra parte, se relacionan los cambios generales realizados en el mapa de riesgos y oportunidades
1. Ajuste al mapa de riesgos (factores internos – externos) - Correo de marzo
- Se realiza actualización del contexto estratégico

- Se realiza listado de identificación de riesgos
2. Ajustes en las oportunidades

Control 1. Entrega y validación de Información
La jefe de la Oficina Asesora de comunicaciones recibió 51 solicitudes por parte de las áreas, con el fin de realizar boletines de prensa, la información fue remitida a lo
la OAC, quienes realizaron los boletines de prensa y posteriormente diligenciaron el formato FR-1500-OAC-21 “Entrega y validación de información” de forma física y d
formatos se dispusieron en el servidor de la OAC.
En el período de enero a abril de 2022 se realizaron 51 boletines de prensa, los cuales cuentan con la revisión y aprobación de publicación de información por parte de
Oficina Asesora de Comunicaciones, igualmente, los boletines fueron enviados mediante correo electrónico a los colaboradores de planta y contratistas.
Enero: 12 boletines
Marzo: 15 boletines
Abril: 10 boletines
En el periodo comprendido entre enero y diciembre de 2021, para el 1 cuatrimestre el proceso de Control Interno Disciplinario realizó el co
de los procesos que se tienen custodiados por el profesional especializado que esta acargo del proceso por su Manual de Funciones Custo
piso de la entidad). El control se realiza en el cuadro de seguimiento que lo alimenta periodicamente la Funcionaria a cargo del proceso. L
por ser procesos de reserva estan en la carpeta en el enlace procesoses. evidencia que se podra verificar en una mesa de trabajo con la fu
delegada por parte de la Oficina de Control Interno, toda vez que dicha información es confidencial y no se puede cargar como evidencia en
drive.
En el periodo comprendido entre enero y abril, para el 1 cuatrimestre el proceso de Control Interno Disciplinario realizó el control periodico d
procesos en el cuadro de seguimiento controlando los terminos de ley. Se realiza con el cuadro de seguimiento que se tiene como base d
proceso disciplinario. para el periodo correspondiente se alimento el cuadro con las respectivas fechas agregando 2 quejas disciplinarias. L
que se podra verificar en una mesa de trabajo con la funcionaria delegada por parte de la Oficina de Control Interno, toda vez que dicha info
confidencial y no se puede cargar como evidencia en la carpeta de drive.
En el periodo comprendido entre enero y abril de 2022, se realizó la debida sustanciación de las quejas presentadas para dar credibilidad a
control interno disciplinario, se evidencia en la base de datos de procesos. revisión que se podra hacer en la instalaciones de la oficina que
en el 5 piso de la entidad. De igual manera como acción de mejora desde el años pasado en el riesgo de corrupción se adjunta las eviden
jornadas de inducción instritucional de contratistas y funcionarios de la UNGRD, esto con el fin de recordar la importancia de los principios y
deben cumplir los mencionados funcionarios. como evidencia se carga el correo electronico remitido por parte de talento humano de la age
solicitud.
Se realizó el monitoreo correspondiente al primer cuatrimestre del 2022, asociado a la emisión de los estados financieros, donde se evidencio que los Estados Financ
se presentaron de manera oportuna, reflejando de manera confiable el resultado del periodo de la entidad, cumpliendo con la ejecución del cronograma de actividade
Al finalizar el primer trimestre, se realizo la conciliación de gestión de bienes muebles e inmuebles, con corte a marzo de 2022.
El Grupo de Apoyo Financiero y Contable, verifico la vida útil y depreciación acumulada de cada uno de los bienes de la UNGRD, lo cual dio diferencias no significativas
A la fecha no ha cerrado abril, por lo que se realizara el seguimiento en el segundo monitoreo.
De acuerdo con la ejecución de PAC, al realizar el monitoreo, se evidencia que la alerta de ejecución PAC funciona para informar a las áreas el recurso ejecutado medi
ejecución consultado en el aplicativo SIIF Nación, por objeto de gasto.
En cuanto al Acta de consolidado PAC, se relacionan todas las solicitudes radicadas por las diferentes áreas, donde solicitan los recursos necesarios para cubrir sus dife
obligaciones contractuales, posteriormente los recursos se solicitan a través del SIIF.
Con el fin de verificar si se presentan diferencias entre lo contabilizado y lo que reposa en los documentos de legalización, se lleva a cabo el monitoreo del Arqueo de
cumpliendo con el cruce del reporte generado en SIIF y los soportes de cada cuentadante y las cuentas bancarias.
Arqueo de Títulos Valores, se realizó la verificación de los cheques utilizados durante el periodo de enero a abril, donde se revisa que el consecutivo de la chequera se
como el estado del cheque.
Se lleva a cabo el seguimiento, por medio del sistema SIIF y la ejecución presupuestal por cada rubro, a través de comunicación interna 2022IE01931 Seguimiento y ap
austeridad del gasto según Directiva Presidencial N° 09, se anexa cuadro de seguimiento
Se realiza el seguimiento al cuadro de control "SEGUIMIENTO PROCESOS JUDICIALES UNGRD_semaforo", así como a la base de datos "AUDIENCIAS JUDICIALES" dispu
con el fin de verificar la actualización de cada uno de los procesos judiciales y audiencias programadas y realizadas en el periodo a evaluar. Se generan alertas por corr
cuando se evidenció desactualización de las bases de datos.
El día 30 de diciembre de 2021 se aprobó la Política de Prevención del Daño Antijurídico Vigencia 2022 - 2023 por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
04 de febrero de 2022 se envió la consolidación del seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico Vigencia 2020 - 2021, la cual fue aprobado por parte
Nacional de Defensa Jurídica del Estado el día 14 de febrero de 2022, dando cumplimiento al 100% de las actividades establecidas en el plan de acción. El día 01 de ab
realizó la socialización de la PPDA 2022-2023 al interior de la entidad, la cual se encuentra cargada en el sistema Neogestión.
Se han recibido 137 fallos favorables para la entidad.

Se realiza el seguimiento mensual y cuando se requiera a los procesos que se encuentran y los que requieren estar registrados en el Sistema Único de Gestión e Inform
del Estado - e-KOGUI, con el fin de que este cuente con la información completa y actualizada. Se han recibido 14 procesos judiciales y 3 conciliaciones extrajudiciales
registrado en el sistema y se han terminado 15 procesos judiciales y/o conciliaciones.
El día 14 de febrero de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado al área de control interno en el perfil control intern
funcionalidades.
El día 31 de marzo de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a la jefe de la Oficina Asesora Jurídica en el perfil jef
módulos y funcionalidades.
El día 22 de abril de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado al administrador del sistema en el perfil administrado
módulos y funcionalidades.
El día 22 de abril de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado al Secretario Técnico del Comité de Conciliación en el
técnico, módulos y funcionalidades.
El día 22 de abril de 2022 se realizó capacitación por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a los abogados en el perfil abogados, módulos y funci
Próximamente se realizará capacitación por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado al Jefe Financiero/Enlace de Pagos en el perfil financiero, mód
funcionalidades.
Se realiza el plan de capacitación para los abogados de la Oficina Asesora Jurídica teniendo en cuenta los cursos virtuales dispuestos por la Agencia Nacional de Defen
Estado en el módulo de Comunidad Jurídica del Conocimiento, se le realiza seguimiento al mismo y se evidencia que a la fecha se han realizado 30 cursos para el prim
2022, lo cual da un cumplimiento del 65% para el primer semestre del 2022.
El día 16 de febrero de 2022 se solicitó a los abogados y jefe de la Oficina Asesora Jurídica los temas requeridos para la programación de la primera mesa de estudios j
realizó la primera mesa de estudios jurídicos el día 03 de marzo de 2022.
El día 23 de marzo de 2022 se solicita la elaboración de la segunda mesa de estudios jurídicos del año, la cual se llevo a cabo el día 29 de marzo de 2022.
El día 07 de abril de 2022 se solicita la elaboración de la tercera mesa de estudios jurídicos del año, la cual se llevará a cabo el día 28 de abril de 2022.
Se realiza la revisión por parte del jefe de la OAJ a cada una de las actuaciones judiciales desplegadas en el proceso de gestión jurídica por medio del Sistema de Corre
Entidad, SIGOB, y por medio del correo electrónico de acuerdo a la contingencia presentada por el COVID-19, con el fin de dejar la trazabilidad desde la recepción del
hasta el envío de la respuesta, así como de los comentarios o ajustes que realice el jefe del área. Se han revisado 1330 documentos desde el 01 de enero de 2022 hast
parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Además se someten los casos en los que ha sido demandada la entidad de los diferentes medios de control al comité de conciliación, con el fin de garantizar el conoci
uno de los casos que se estan debatiendo en los diferentes medios de control, y también conocer la posicion jurídica que el apoderado plantea como defensa judicial
proceso. Para el primer cuatrimestre de 2022 se han realizado 9 sesiones de comité de conciliación en las cuales se han analizado 20 casos, se tiene proyectado realiza
del cuatrimestre para finales de abril de 2022.
Así mismo, de acuerdo a las acciones para tratar este riesgo, se socializaron los procedimientos de Defensa Judicial por Activa con código PR-1200-OAJ-04_5, el de Def
Pasiva con código PR-1200-OAJ-01_7 y el de Acciones de tutela con código PR_1200_OAJ_08_3 al nuevo abogado de la Oficina Asesora Jurídica. Así mismo, se dio cum
procedimiento de Defensa judicial por pasiva PR-1200-OAJ-01, Defensa judicial por activa PR-1200-OAJ-04_5 y Atención De Las Acciones De Tutela PR-1200-OAJ-09_1
las acciones judiciales desplegadas para el primer cuatrimestre de 2022.
Teniendo en cuenta el monitoreo establecido al inicio de cada vigencia por parte del proceso SIPLAG, se realizó la actualización de factores internos y externos detal
y lineamientos que brindó el proceso SIPLAG en el marco de la política de Administración de Riesgos. Como proceso se identificó que el control permanece dado q
responsable, una periodicidad, un propósito y demás características. Asì las cosas, se continua con el seguimiento al Plan de Acción, conforme a las directrices defini
de Planeación Estratégica.
SEGIMIENTO CONTROL
El seguimiento correspondiente al cumplimiento de las actividades definidas en el Plan de Acción de la SRR del primer bimestre de 2022. Es importante aclarar que
continúan enmarcadas en el PND 2018-2022 y demás documentos de políticas como son los CONPES; Se señala que la Sub. de Reducción en el marco de sus
encuentra adelantando las actividades establecidas en dicho plan, las cuales se pueden verificar con los seguimientos que adelanta la OAPI. La evidencias de
respectivos avances se encuentra en la página web de la UNGRD. Los soportes del plan de acción se encuentra en la ruta definida por la OCI donde se deben
evidencias que soportan dichos avances.
Teniendo en cuenta el monitoreo establecido al inicio de cada vigencia por parte del proceso SIPLAG, La SRR identificó que la oportunidad y el control permanece dad
un responsable, una periodicidad, un propósito y demás características. Asì las cosas, se continua con el seguimiento a la implementación del PNGRD, conforme
definidas por el proceso de Planeación Estratégica, aclarando que para esta vigencia se actualiza la oportunidad sin vincular el proceso de actualización de dicho p
todo este proceso surtió en la vigencia anterior.
SEGUIMIENTO CONTROL
De acuerdo con la periocidad establecida para el seguimiento semestral del PNGRD, para el primer cuatrimeste no se presenta reporte. Dicho reporte se presentar
cuatrimeste una vez se haya presentado el seguimiento semestral a la OAPI, en concordancia con el decreto de adopción del PNGRD. También es importante aclarar
se han desarrollado sesiones por parte de la OAPI con los sectores, en donde se presentan los avances y seguimientos.
Teniendo en cuenta el monitoreo establecido al inicio de cada vigencia por parte del proceso SIPLAG, La SRR identificó que el riesgo de corrupción identificado y sus c
permanecen dado que cuenta con un responsable, una periodicidad, un propósito y demás características, ayudando o evitando la materialización del mismo. Así mis
plan de tratamiento, se deja la acción correspondiente como parte de la mitigación de la materialización del riesgo.
SEGUIMIENTO CONTROL 1:
Durante el período no se realizaron modificaciones en los usuarios del aplicativo del banco de proyectos, teniendo en cuenta que no se han presentado cambios en el
trabajo.
ACCIÓN PLAN DE TRATAMIENTO

Durante el período se realizaron 40 asistencias técnicas aproximadamente en la presentación y formulación de proyectos de intervención correctiva del riesgo
SEGUIMIENTO CONTROL NO. 2 En lo que refiere a Proyectos de Infraestructura y teniendo en cuenta el control establecido, el Director General de la UNGRD realizó l
equipos multidisciplinarios para efectuar el seguimiento a la estructuración y la verificación de los requerimientos de cada uno de los procesos de cotización adelanta
de Proyectos de Infraestructura de la Subdireccion para la Reduccion del Riesgo de Desastres.
Promover acciones de distribución efectiva del equipo de preparativos para respuesta a emergencia y la recuperación, con el fin de fortalecer la gestión del riesgo en
territoriales. En ese orden de ideas se gernero sinergias entre el equipo de gestión territorial y preparativos para el reporte y la asistencia en epoca de emergencia.
La SMD desarrollo un plan de mejora interno, para la organización de los documentos tanto físicos como digitales acorde a las Tablas de Retención Documental y para
carpetas al archivo central.
En la preparaión y desarrollo de a auditoria de seguimiento interno se articularon proceos y procedimientos para la mejora del funcionamiento de las labores asignad
SMD, se desarrollaron los formatos, planes y procedimientos sujetos al CNL
Se desarollo:
Monitoreo a los riesgos identificados, teniendo en cuenta que los gerentes públicos o líderes de procesos, deben asegura que los controles y los procesos de g
implementados esten funcionando apropiadamente y se ajusten a lo definido tanto en los controles como en sus planes de tratamiento. Adicionalmente, se presen
centralizar la información de seguimiento de la Subdirección y generar informes periódicos para la evaluación de resultados y la toma de decisiones
Se llevo a cabo:
- monitoreo a los riesgos identificados, teniendo en cuenta que los gerentes públicos o líderes de procesos, deben asegura que los controles y los procesos de
implementados esten funcionando apropiadamente y se ajusten a lo definido tanto en los controles como en sus planes de tratamiento.
De acuerdo a la gestion de acciones anuales identificadas, con corte al 30 de abril de 2022, se cuenta con la formulación del anteproyecto de presupuesto para la vige
presentado al Departamento Administrativo de Presidencia de la Republica - DAPRE, y posteriormente enviado al Ministerio de Hacienda y Credito Público - MHCP. De
el profesional asignado de la OAPI, realizó el proceso de coordinación en la identificación de necesidades presupuestales para la vigencia 2023, por lo cual se consultó
necesidades financieras requeridas por los procesos de la entidad. Como evidencia de la construcción del anteproyecto de presupuesto se relacionan las evidencias de
guardadas en Z:\TRD-PLANEACION\1300-4_ANTEP_PRESUPUESTO\2023 y compartidas en la ruta especificada por la Oficina de Control Interno.
Por otra parte, en relacion al plan de tratamiento identificado, se avanza preliminarmente en la revisión del procedimiento PR-1300-PE-03_5, con el fin de determinar
la actualización del proceso para la Elaboracion Y Aprobación Del Anteproyecto De Presupuesto.
De acuerdo a lo anterior, es importante señalar que dichas gestiones se encuentran planificadas en el marco de la accion de mejora del proceso de planeación estrate
del cual se encuentra en proceso en la fase 3, de la mencionada accion.
Conforme al proceso que realiza la Oficina Asesora de Planeación e Información bimestralmente en relación con el seguimiento al Plan de Acción de la entidad para la
profesional de la OAPI designado realizó el respectivo proceso de solicitud de seguimiento al primer y segundo bimestre, en coordinación de las instrucciones impartid
Planeación. En tal sentido, para la presente fecha de seguimiento se cuenta con el primer informe de seguimiento al plan de acción. Con respecto al informe del segun
será gestionado durante el mes de mayo, toda vez que para la presente fecha de seguimiento, se solicitó el reporte de información del Plan de Acción del segundo bim
de las áreas con corte al 30 de abril de 2022. Como evidencia de la gestión se soportan con las solicitudes de reporte del 1er y 2do bimestre, y el informe final del 1er
Conforme al proceso que realiza la Oficina Asesora de Planeación e Información en marco del seguimiento del PNGRD, y según el control establecido para la acción; p
cuatrimestre de la vigencia 2022, el equipo del PNGRD ha:
1. Socializado los resultados obtenidos en marco del XII informe del PNGRD a través de 18 mesas de trabajo sectoriales y 9 territoriales. Así mismo, teniendo en cuenta
estas socializaciones se ha comunicado la programación e inicio de seguimiento al PNGRD del semestre 2022-1 con plazo máximo de reporte al 30 de junio de 2022, co
empezar a gestionar las acciones que permitan obtener y desarrollar el XIII Informe del PNGRD, informe en el cual se espera evidenciar los cambios surtidos dentro de
actualización de dicho instrumento.
2. Dichas acciones, han sido adelantadas con el fin de evitar los retrasos en la gestión y obtención de la información de avance de los proyectos del Plan Nacional de G
de Desastres - PNGRD -. Para la presente fecha de seguimiento se cuenta como soporte las asistencias de los sectores, en donde tal como se mencionó, se ha informa
inicio del seguimiento para el semestre 2022-1.
Por otra parte, frente al plan de tratamiento planteado, cabe mencionar que se realizaron las respectivas revisiones y se continuara con los chequeos que sean necesa
garantizar el seguimiento efectivo de resultados al PNGRD. Por otra parte, de acuerdo a la revisión del procedimiento de actualización del PNGRD, no se han detectad
de actualización.
En el seguimiento del tercer cuatrimestre del año, se realiza la solicitud de la información el día 3 de enero 2022 a la Oficina de Planeación, con respuesta del Jefe de l
información en archivos adjuntos sobre el plan de acción y el plan estratégico. Por otro lado, se evidencia en la página web de la UNGRD, el seguimiento al PNGRD del
seguimiento del plan anual de Gestión del Riesgo, se adjunta evidencia en el Servidor.
Se realiza la correspondiente solicitud a las diferentes áreas misionales (Conocimiento y Reducción del Riesgo, y Manejo de Desastres) de los reportes de los comités q
durante el período, a través del correo electrónico de fecha 3 de enero 2022. Se adjunta las actas en el Servidor
Se realiza la correspondiente solicitud a las áreas de Planeación con correo de fecha 3 de enero 2022 y al área Administrativa con correo de fecha 3 de enero 2022, las
respuesta con las evidencias correspondientes del plan de acción y el Plan Anual de adquisiciones cuarto trimestre 2021. Se adjunta evidencia, archivos en el Servidor
Durante el primer cuatrimestre no se presentaron retrasos en las actividades del plan de acción, proyectos y acciones del proceso de Conocimiento del riesgo , debido
de sucesos externos como manifestaciones o emergencias sanitarias.
En el período de este informe se han llevado a cabo 3 eventos:
• ¿Sabe usted cómo se deben construir edificaciones sismo resistentes en Colombia?884 inscritos, 248 personas en plataforma y 1805 visualizaciones a fecha del 11 d
• La amenaza del impacto de asteroides cercanos a la Tierra. 642 inscritos, 157 personas en plataforma y 1011 visualizaciones a fecha del 11 de abril.
• La equidad de género en tiempos de cambio climático. 346 inscritos, 111 personas en plataforma y 951 visualizaciones a fecha del 11 de abril.
Para el primer cuatrimestre del año del 2022, se realiza seguimientos constantes al PAAGI de acuerdo al cronograma aprobado en el Comité Institucional de Coordinac
Interno No.21-2022. El cual se aprobó el día 1 de febrero del 2022, para este cuatrimestre se capacito al personal del Control Interno en temas relacionados con respe
Institucional de Capacitación 2022 y al plan de capacitación del Sistema de Control Interno, así:
Conflicto Intereses, uso adecuado del tiempo libre, higiene postura, INM Colombia, Reporte FURAG, Sistema pensional, Reunión Integración Código Integridad, manej
públicos y Encuentro Transversal Jefe Control Interno y Socialización Dimensión 7 Control Interno - MIPG y Mapa de Aseguramiento.
Por otro lado, la Oficina de Control Interno en compañía de la oficina de Planeación, realizo Asesorías de Acompañamiento a las jornadas de riesgos a cada una de las
actualización del mapa de riesgo y oportunidades de la entidad.
Con respecto al plan de Contratación de la OCI la vinculación del personal esta basa en el Plan Anual de previsión de Recursos Humanos 2022 de TH y con respecto a l
los contratistas esta se encuentra a cargo de la Secretaria General
Evidencia:
1.Ruta donde son cargados los diferentes informes de la OCI Z:\VIGENCIA 2022\ARCHIVOS DE APOYO
2.Correo electrónico enviado a las áreas para recordar el cargue de las evidencias (en caso de reiteración).
3.PAAGI 2022
4.Acta CICCI (solo si se presentan modificaciones en el PAAGI).
Para el I cuatrimestre del 2022 la oficina de Control Interno, cuenta con el nomograma actualizado versión No. 5 de fecha 18/04/2022, de acuerdo a las últimas dispos
Materia de Control Interno que ha impartido el Gobierno Nacional.
Desde la OCI, Se ha realizado seguimientos a las diferentes actividades adelantadas por el equipo auditor, con el fin de verifica los hallazgos u observaciones presentad
informes establecidos en el PAAGI, de acuerdo a lo anterior para este periodo la OCI, no ha presentado denuncias a los entes de control.se anexan: actas de reunión d
los meses de enero, febrero, marzo del 2022.
Para este periodo en cumplimiento al desarrollo de las capacitaciones a los funcionarios de la entidad, la OCI realizó los siguientes boletines PROCESO ELECTORAL, SAB
días 11 al 26 de abril del 2022, los cuales se encuentran anexos para su verificación
La oficina de Control Interno informo a la entidad a través de la reunión del CICCI No. 22, dos casos de materialización del riesgo para que las áreas encargadas tomara
pertinentes, con respecto a la atención oportuna a los derechos de petición presentados por la ciudadanía y a la legalización de las comisiones de los tiquetes de los fu
contratistas en cumplimiento a los procedimientos de la entidad y al rol OCI
La Oficina Control Interno, constantemente se encuentra verificando las últimas disposiciones o lineamientos en las páginas web de la CGR, DAFP, CGN, ANDJE, Derech
Presidencia de la República, entre otras, lo cual se ve reflejado en la actualización del normograma versión No. 5 de fecha 18/04/2022
En el GCI se guarda la información de los procesos En la carpeta compartida del área y cada quien también la manejan en sus correos.
También se entrega los documentos cada dos años como corresponde al área de archivo.
Se copia los procesos al correo de la coordinadora María Jimena.
Y se continua trabajando en el área para mantener la información en las carpetas.
También se entraga los documentos cada dos años como corresponde al aréa de archivo.
Se copia los procesos al correo de la coordinadora Maria Jimena.
Y se continua trabajando en el aréa para mantener la información en las carpetas.

No se han presentado emergencias por lo tanto no se han gestionado donaciones desde el GCI
Hasta la fecha se han postulados personas que cumplen con el perfil y sienten interés de participar en las convocatorias que se han presentado en el presente año, po
han cumplido con las actividades y las han culminado.
Todos los proyectos en los cuales la UNGRD ha apoyado a través del proceso de formulación y ejecución han sido alineados al PECI.
Todos los procesos desarrollados en el marco del Relacionamiento Internacional están alineados al PECI.
Para el primer trimestre del año no se registran evidencais teniendo en ucenta que se inicio con estudio de mercado para el proceso de contratacion.
En el primer cuatrimestre de 2022, para el control 1 se realizaron las 2 reuniones bimestrales de líderes Siplag-ecosiplag. El 04-feb-2022 y el 22-abr-2022, se evidencia
correo de envió de la presentación (segunda reunión dado que el acta se encuentra en elaboración). Y 10 actas de socialización de los procesos (Planeación, administr
conocimiento, contratación, dirección general, juridica, reducción, talento humano, financiera y comunicaciones del primer bimestre).
Para el control 2, de acuerdo a lo informado en la segunda reunión de lideres siplag, se realizó envío de lista de chequeo para la respectiva aplicación por cada proceso
preparar las acciones correspondientes para auditoria de otorgamiento de la implementación de los sistemas de gestión. Teniendo en cuenta esto, se avanzará poster
consolidación de aplicación de dicho formato diagnostico.
Se realiza la actualizacion del Manual para contratistas en SSTA con información
relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo, Terminología, se incluye a proveedores, responsabilidades específicas de acuerdo al tipo de contrato y actividades a e
de los ajueste correspondientes para la incorproacion del componente social.
Se realiza actualizacion y seguimiento a la matriz de legal a fin de evaluar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la entidad.
El 14-feb-2022 se remitió, por parte del secretario técnico, Juan José Neira, al Comité Institucional de Gestión y Desempeño el cronograma de reuniones de 2022 (evid
CGyD_Operacion_cronograma2022_UNGRD). Por otro lado, se realizó un comité extraordinario que se llevó a cabo el 1-abr-2022 (evidencia: acta Acta Comite Extraor
Desempeño Abril 2022). Y se remitió el correo informando la fecha de realización del primer comité para la primera semana de mayo de 2022 (evidencia: correo CGyD
Con respecto al plan de tratamiento, con relación al Informe de Evaluación a la Gestión por Dependencias, la OAPI apoyó a la Secretaría General, dado el cumplimient
dependencia del 65%. Resultado de una reunión, donde se revisaron las actividades claves en la Secretaría General, se generó un compromiso por la OAPI el cual se re
el 01-abr-2022. (Evidencia: Correo_Actividades Secretaria General).
Se realizan contantes inspecciones locativas en las sedes de la UNGRD, Inspección a kit de derrame, y control al matriz de seguimiento estabelcido para evauar el cum
programa de inspeccion, como insumos de los aspectos ambientales generdos en la entidad.
Control #1: Se ejecuto en un 95,14 % la verificación de inventarios según el cronograma establecido para la Vigencia 2022.
Se realizó la verificación fisica y Levantamiento de Inventarios Individualizados en un 95,14%, conforme a lo establecido en el Cronograma para los meses de Enero a A
año, es de acalarar que a la fecha nos encontramos en ejecución de las actividades del mes de Abril.
Como Evidencia se encuentran los inventarios firmados en las carpetas que reposan en las oficinas del Sub proceso de Gestión de bienes del GAA.
Control #1, Durante el primer cuatrimestre de 2022 se registraron 407 movimientos de entradas y traslados de bienes, los cuales fueron actualizados en el aplicativo
Control #2, sobre el reporte de KNOWIT se generaron los informes de los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2022, los cuales fueron presentados al area financiera
correspondiente al mes de Abril no se genera si no hasta la primera semana del mes de Mayo de 2022.
Al realizar el seguimiento se encontro una mejora significativa en las Cominucaiones oficiales, dado que cada vez son menos los funcionrios que no terminan el tramit
comunicación oficial que hacen parte integral de los expedientes.
Se realizó el seguimiento a cada uno de los préstamos del expediente y actos administrativos solicitados en el archivo central, dando una trazabilidad adecuada para e
mismos, sin embargó, se recurre al uso del correo electrónico para recordar a los colaboradores de la UNGRD, la devolución mismos teniendo en cuenta el procedimie
de expedientes.
Para el PRIMER cuatrimestre de la vigencia 2022 (ENERO-ABRIL) y de acuerdo con lo establecido en el control No. 1 se realizó el seguimiento a los proyectos de infraes
encuentra en ejecución a cargo de la UNGRD, mediante el reporte quincenal de los aspectos más importantes de cada proyecto, entre los que se destacan: municipio
Avance físico, avance financiero, fecha inicio, fecha terminación inicial, fecha terminación real, valor del contrato, valor adiciones (si aplica), número suspensiones/pró
valor pagado, estado del proyecto, observaciones, además de la relación de cada uno de sus hitos contractuales.
Para el tercer cuatrimestre de la vigencia 2022 (ENERO - ABRIL) y de acuerdo con lo establecido en el control No. 1 se realizó el seguimiento y revisión de la los proyec
infraestructura que se encuentra en ejecución a cargo de la UNGRD, mediante el seguimiento, control y revisión multidisciplinaria (técnica, financiera y jurídica) a las s
desembolso a cargo del Subdirector General.
En cuanto a las revisiones, se adelanta matriz de seguimiento, en la que se reporta información del siguiente tipo: contrato, contratista, valor pago, profesionales resp
fecha en radicación en SDG, fecha revisión, fecha devolución (si aplica), fecha respuesta por parte del supervisor (si aplica), fecha vistos buenos, fecha cargue a financi
observaciones.
CONTROL 1.
Se realiza copias de información incrementales y totales de los datos sobre la ofimatica que se procesa en la entidad, bases de datos y de las maquinas virtuales. Esta
realizan a través de la plataforma Networker por medio de la cual se tienen implementadas las diferentes politicas de retención de la información. Se realizan copias d
semanal, mensual.
CONTROL 2.
Se realizan boletines informativos, tips y noticias sobre segurdad de la información los cuales son socializados a través de correo y compartidos con todos los funciona
contrato.
Evidencia. Copia correos enviados.
CONTROL 3.
Se realiza monitoreo permanente a los servicios críticos mediante la herramienta Zabbix.
Evidencia: Reporte cuatrimestre.
CONTROL 1.
Durante el primer cuatrimestre de 2022 se han adelantado acciones de remediación a las vulnerabilidades identificadas en el estudio realizado en el 2021.
Evidencia: Pantallazos remediaciones PHP, proceso precontractual GLPI, Plan de remediaciones.
Para el año 2022 se realizará un estudio de vulnerabilidades el cual se tiene planeado en el cuarto cuatrimestre cuyo alcance seran los sistemas web y los recursos de
CONTROL 2.
Se realiza monitoreo de seguridad de la plataforma a traves del sistema de seguridad perimetral - firewall Fortigate en donde se detectan y se eliminan los riesgos qu
suceder dentro de nuestra plataforma tecnologica. En este primer cuatrimestre no se presento ningun riesgo alto que haya podido afectar la integridad y seguridad de
tecnologica de la UNGRD.
Evidencia: Docmento ID 67_EVIDENCIA CONTROL ENE_ABR 2022.
CONTROL 1.
El control de acceso a las aplicaciones de sharepoint se realiza mediante el directorio activo donde se establece el periodo de habilitación de los usuarios y la asignació
través de la configuración mediante grupo.
Durante el primer cuatrimestre se atendió solicitud de permisos de acceso para el aplicativo Generación Documento Soporte del GAFC.
Evidencia: Correo solicitud y respuesta GAFC
CONTROL 1.
Se realiza copias de información incrementales y totales de los datos sobre la ofimatica que se procesa en la entidad, bases de datos y de las maquinas virtuales. Esta
realizan a través de la plataforma Networker por medio de la cual se tienen implementadas las diferentes politicas de retención de la información. Se realizan copias d
semanal, mensual.
CONTROL 2.
Se realiza el seguimiento mensual al SYSLOG y se genera el reporte del indicador correspondiente en NEOGESTION.
Evidencia: Reporte neogestion
CONTROL 1.
Durante el primer cuatrimestre de 2022 se generaron plantillas de configuración de la herramienta PC-Secure a través de las cuales se asignan los permisos y bloqueo
En este periodo se realizaron ajustes al sistema de PQRSD generando la respectiva documentación.
Evidencia: Configuración plantillas PC-SECURE, correo y formato de solicitud de cambio, acta de aceptación PQRSD.
Se realizó el seguimiento a cada uno de los vehículos ubicados en la sede A de la UNGRD con el Formato de Inspeccion Diaria de Vehículos FR-1603-SA-10 desde el me
el mes de marzo (los soportes del mes de abril se entregan a final del mes para ser digitalizados en las TRD y guardados en las carpetas de los vehículos), el conductor
inspección de manera diaria y el lider del subproceso administrativo de trasnporte realiza acompañamiento semanal para verificar el reporte realizado por los conduct
Se dio tramite a las solicitudes efectuadas por las diferentes dependencias, cumpliendo con el formato solicitud de gastos de caja menor FR-1603-SA-09 version 5 o el
solicitud gastos de alimentacion FR-1603-SA-06, donde adjuntan factura electronica, documento equivalente, el RUT, tiquetes de peaje, etc.. Dichas solicitudes sean fi
responsables para autorizar los gastos; como son el Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo y aprobados por el Ordenador del Gasto. y seefectuaron los regis
Nacion por cada solicitud requerida.
Control 1: durante el cuatrimestre no se evidenciaron novedades en la conciliaciones.
El informe correspondiente al mes de abril/2022, requiere de las conciliaciones frente al extracto bancario, por lo que solo podrá estar disponible hasta el 15 de mayo
Durante el cuatrimestre se socializaron vía correo electrónico las siguientes novedades sobre formatos/procedimientos:
- IMPLEMENTACIÓN FORMATOS FR-062-FTSP ACTA DE SUSPENSIÓN DE INTERVENTORIA Y FR-063-FTSP ACTA DE SUSPENSIÓN DE OBRA
- ACTUALIZACIÓN MANUAL OPERATIVO BANCO MUNDIAL
- ACTUALIZACIÓN FORMATO FINANCIERA FTSP-FR-06 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO V11
-Para este cuatrimestre se desvincularon dos (2) personas:
-Bibiana Calderón Sierra el dia 25 de enero de 2022.
-Maria Tatiana Laverde el día 01 de abril de 2022.
-A la fecha el Grupo de Talento Humano ha recibido el informe final de Maria Tatiana Laverde.
Plan de tratamiento:
-En el caso de Bibiana Calderon Sierra se le envió una comunicación (2022EE04117) recordandole la entrega del informe final.
Durante el cuatrimestre se han ejecutado 20 capacitaciones con asistencias de más de 25 personas. Asimismo, se han realizado hasta la fecha, 2 inducciones institucio
nuevos colaboradores de la entidad, en la primera, asistieron 44 personas y en la segunda, 20 personas.
Se realiza actualización de la matriz de requisitos legales, el 31 de marzo del 2022 donde se incluyen nuevos requisitos legales aplicables a la entidad.
Plan de tratamiento: estas actividades se realizan a finales de abril en este momento se encuentra en actualización
Se adjunta la evidencia de los controles de los meses de enero a marzo, el mes de abril todavía no cuenta con evidencias ya que éstas se generan después del 20 de ca
Plan de tratamiento: el formato de control de novedade se cargo el 15 de marzo de 2022, el procedimiento está en revisión y actualización.
Para este cuatrimestre se realizaron tres (3) vinculaciones, realizando la respectiva revisión de estudios y experiencia. Es importante aclarar que durante el periodo no
gerentes públicos:
-Maria Claudia Sendoya Muñoz el día 12 de enero de 2022.

-Santiago Bedoya Gomez el dia 26 de enero de 2022.
-Marisol Rojas Montoya 26 de enero de 2022.
Se notifica mediante correo electronico en enero, febrero, marzo y abril, a los jefes y coordinadores de los procesos, los funcionarios y contratistas que incumplieron c
establecidos en cuanto a la legalización de las comisiones y desplazamientos.
En el primer cuatrimestre se realizó el envío de la solicitud de programación de tiquetes a las áreas, todos los viernes a las 08:00 a.m. con el fin de mitigar el aumento
En cuanto a los tiquetes que superan lo permitido en la política de austeridad, se emiten con la debida autorización del ordenador del gasto y se adjuntan las cotizacio
soportan la emisión en la tarifa más económica permitida en el momento de la compra.
Actualmente se encuentra en proceso de instalación y revisión la plataforma para la autogestión de las solicitudes de los funcionarios la cual está enmarcada en el con
063 -2022 con Digital Ware
Para este periódo del primer monitoreo no aplica el control dado que se hace semestral, el cual será en el mes de julio de 2022. Por lo anterior, no se presentan evide
No se presentaron accidentes ni enfermedades laborales, sin embargo se presentó un incidente de tránsito donde solo hubo daños leves materiales, se adjunta sopor
seguimiento.
Plan de Tratamiento: Se realizó socialización con el COPASST en el procedimiento de investigación de IT, AT y EL y por medio de inducción institucional se realizó la so
Se evidencia un cumplimiento de los programas de vigilancia epidemiológica y el programa de protección colectiva e individual del 96% del periodo de enero a marzo,
indicadores y planes de trabajo de cada uno de los programas.
Se realiza socialización del procedimiento de salida a terreno mediante inducción institucional, se realizó capacitación en riesgo público donde se resaltó el reporte a C
salidas a terreno, se realiza verificación de los cambios de nivel de riesgo mes a mes y se realizó socialización con el COPASST sobre el procedimiento establecido, se re
actualización del procedimiento acorde a recomendaciones del equipo USAR.
Se realizó actualización de la matriz de identificacion de peligros y valoracion de riesgos acorde a las actividades realizadas en conjunto con los colaboradores de cada
adicional se realizó inspecciones locativas y de equipos de emergencia para garantizar las condiciones de seguridad de la entidad y de cada una de las sedes.
Desde el Grupo de Gestión Contractual a través de sus profesionales, se realizó la verificación a los diferentes documentos allegados para la estructuración de los pro
y de contratación que fueron radicados en el periodo de seguimiento, por parte de las distintas áreas de la Entidad, asi como la validación y verificación de la docume
la UNGRD por terceros interesados en el marco de dichos procesos.
Para la verificación de los controles del presente riesgo, se adjunta la documentación respectiva para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, con corte a 25 de abr
Para el primer cuatrimestre del 2022 el Grupo de Gestión Contractual de manera permanente actualizo la Base de Datos con toda la información general y relev
cuenta los tiempos establecidos de acuerdo a la modalidad de Selección de cada uno de los procesos. La información se almacena en la Base de Datos una ve
información que el profesional responsable del proceso, adjunta a la plataforma SECOP II y SECOP I los documentos del expediente contractual en físico.
En la carpeta correspondiente al riesgo número 95 se encuentra la base datos con la información de los procesos adjudicados para el primer cuatrimestre de la vigenc
de corte a 25 de abril de 2022.
Desde el Grupo de Gestión Contractual a través de sus profesionales, se realizó la verificación a los diferentes documentos allegados para la estructuración de los pro
y de contratación que fueron radicados en el periodo de seguimiento, por parte de las distintas áreas de la Entidad, asi como la validación y verificación de la docume
la UNGRD por terceros interesados en el marco de dichos procesos.
Para la verificación de los controles del presente riesgo, se adjunta la documentación respectiva para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, con corte a 22 d
2022.
Para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022, se programó capacitación denominada “Aspectos fundamentales en el ejercicio de la supervisión” para el 29-
funcionarios y/o contratistas con el proposito de fortalecer conocimientos transversales en la entidad , para una adecuada supervisión en las labores de seguimiento y
Adicionalmente, se realizaron 3 socializaciones en el mes de abril a través de piezas graficas con imágenes de la campaña ¿Sabias que? para colaboradores de la UNGR
dan a conocer actividades relacionadas con la gestión contractual.
Se presenta informe de seguimieto a la ordenacion del gasto UNGRD y FNGRD , acorde al presupuesto 2022 y metas presupuestales DAPRE
- Resolucion presupuesto
- Informe de cumpliemiento a la Ordenacion del gasto ( primer trimestre )
- listados CDP y RC UNGRD
- Listado CDP y RC FNGRD
CONTROL 1: Se realizaron los Reportes Semanales de PQRSD para seguimiento y control de tickets pendientes.
CONTROL 2: En el marco del Plan Anticorrupciòn, durante el mes de Abril 2021 se remitió Comunicación Interna firmada por el Secretario General con cronograma de
por dependencia para socializar generalidades del Proceso (canales de atenciòn disponibles, atenciòn de primer y segundo nivel, protocolo de atenciòn al ciudadano),
aspectos. Como resultado de las reuniones se genera el compromiso de actualizaciòn de los protocolos para las dependencias que lo consideren necesario.
CONTROL 3: Desde el mes de Abril/2021, las consultas de segundo nivel de atenciòn continúan radicándose también por SIGOB, como mecanismo adicional de contro
mayor compromiso de respuesta por parte del àrea consultada.
CONTROL 1: Se realizaron los Reportes Semanales de PQRSD para seguimiento y control de tickets pendientes.
CONTROL 2: El Back up del sistema PQRSD se realiza de manera automática en el servidor y es monitoreado desde el Grupo de Tecnologìas de la Informaciòn.
CONTROL 1: Se realizó mantenimiento y actualización al Sistema PQRSD (Se incluye proyecto Cartagena como canal de atención en le formulario de registro y se realiz
del listado de áreas para asignación de consultas de segundo nivel de atención).
Control # 1, se realizó la verificación física de los bienes dispuestos para el desarrollo de las actividades de los diferentes colaboradores de la Entidad y se generaron lo
Inspección firmados por quién corresponde.
Dentro del marco del plan de mejora del funcionamiento del CNL se desarrollo plan de choque en la soclalización de procedimientos. Desarrollandose (3) reuniones co
control con el objetivo de socializar protocolo de distribución por actividad
Se encuentra en gestión la elaboración de instrumentos de recolección de información de inventarios y de ingreso por medio de aplicativos en articulación con el area
Dentro del marco del plan de mejora del funcionamiento del CNL se desarrollo plan de choque en la soclalización de procedimientos. Desarrollandose (3) reuniones co
control con el objetivo de socializar protocolo de distribución por activida
Teninedo en cuenta el monitoreo establecido al inicio de cada vigencia se realizó la definición de los controles para el riesgo identificado junto con las premisas y linie
brindó el proceso SIPLAG en el marco de la política de administracion de riesgos. Como proceso se identificó que el control es pertinente dado que cuenta con un re
periodicidad, un proposito y demás características.
SEGUIMIENTO CONTROL 1
Para este seguimiento se presenta como evidencias los soportes de actividades y acciones en el marco del desarrollo de fortalecimiento de la organización comunitar
comunidades ubicadas en la Zona de Amenaza Volcánica Alta del Volcán Galeras (ZAVA), dentro del cual se desarrolla procesos de coordinación con las oficinas de coo
consejos municipales de gestión del riesgo de desastres (CMGRD) de los municipio ubicados en la ZAVA, con el fin de generar la coordinación con los dignatarios de la
de acción comunal (JAC) posesioandas, para el desarrollo de proceso de socialización y concertación del plan de trabajo y a su vez, el inicio de talleres de capacitació
desarrollo de estrategias programadas, como la estructuarción y recolección de información para la formulación de los planes comunitarios de gestión del riesgo en un
integral de desarrollo.
CONTROL 1.
Durante el primer cuatrimestre se realizó auditoría interna al SGSI con el apoyo de profesionales del DAPRE y se vienen adelantando las acciones correctivas en respue
hallazgos.
Adicionalmente, en conjunto con la OAPI se adelantó el proceso precontractual y de selección para la realización de las auditorías de certificación incluida la ISO 27001
Evidencia: Informe auditoría interna DAPRE
Se realizó capacitación para la divulgación del PESV, procedimiento de atención a víctimas, póliticas de seguridad vial, lecciones aprendidas vigencia 2021, socializació
seguridad vial Resolución 1009 en el mes de marzo del 2022.
Se presenta informe de seguimiento a la ordenacion del gasto UNGRD en lo relacionado con gastos de personal.
- Resolución presupuesto
- Informe de cumpliemiento a la Ordenacion del gasto ( primer trimestre - Gastos de personal )
- listados CDP, RC UNGRD
- Seguimiento metas presupuestales Nómina 2022 UNGRD
ESTADO
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ORIENTACIO
DEFINICIONES
Riesgo: evento con impacto sobre las actividades, servicios u objetivos, pudiendo entorpecer el desarrollo de las f
Oportunidad: evento con impacto positivo sobre las actividades, servicios u objetivos, pudiendo mejorar u optimi
Nivel de riesgo: es la combinación entre la probabilidad de ocurrencia del riesgo y las consecuencias en caso de m
Nivel de oportunidad: es la combinación entre la probabilidad de ocurrencia de la oportunidad y los impactos po
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO
1.1 - PROCESO A partir de la lista desplegable seleccione el proceso o subproceso que corresponda.
1.2 - FACTOR INTERNO En la pestaña de "CONTEXTO" identificar aquellos factores internos de infraestructura, personal,
al proceso/subproceso. Así mismo, las FORTALEZAS y las DEBILIDADES identificadas dentro del an
1.3 - FACTOR EXTERNO En la pestaña de "CONTEXTO" identificar aquellos factores externos políticos, económicos, sociale
al proceso/subproceso. Así mismo, las OPORTUNIDADES y las AMENAZAS identificadas dentro de
2. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
2.1 - RIESGO U OPORTUNIDAD a) Riesgo de gestión - redactar teniendo en cuenta el evento, la causa y la consecuencia de dicho
GENERAR/OCASIONAR" cuando describa la consecuencia.
b) Riesgo de corrupción - se redacta de la misma manera que el Riesgo de gestión señalado anter
c) Oportunidad - redactar de manera explícita, concreta y específica todo aquello que contempla
2.2 - TIPO Elegir de la lista desplegable si se trata de un riesgo de gestión, riesgo de corrupción o de una opo
2.3 - SUBTIPO a) Riesgo de gestión - elegir una opción de la lista desplegable.
b) Riesgo de corrupción - No Aplica.
c) Oportunidad - elegir una opción de la lista desplegable.

3.1 - PROBABILIDAD Aplica para los riesgos de gestión, riesgos de corrupción y las oportunidades. Se califica en una es
seguro que se materialice.
NIVEL DESCRIPTOR
1 Raro
2 Improbable
3 Posible
4 Probable
5 Casi seguro
3.2 - IMPACTO La valoración del impacto estará dada por diferentes aspectos de manera distinta para los riesgos
tablas como se muestran a continuación.
TABLA DE IMPACTO PARA RIESGOS
NIVEL DESCRIPTOR
1 Insignificante
2 Menor
3 Moderado
4 Mayor
5 Castatrófico
Riesgos a) Tabla de IMPACTO para Riesgos de Gestión

DESCRIPCIÓN CUANTITATIVA
*Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor igual o superior al 50%
* Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o superior al 50%
*Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la enti
50%
* Pago de sanciones económicas por incumplimiento en la normatividad aplicable ante un ente regulador, la
superior al 50% del presupuesto general de la entidad.
*Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor igual o mayor al 20% e inferior al 50%
* Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o mayor al 20% e infer
e inferior al 50%
mayor al 20% e inferior al 50% del presupuesto general de la entidad.
*Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor igual o mayor al 10% e inferior al 20%
* Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o mayor al 10% e infer
y menor al 20%
mayor al 10% e inferior al 20% del presupuesto general de la entidad.
* Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor igual o mayor al 1% y menor al 10%
* Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o mayor al 1% y meno
* Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la enti
menor al 10%
presupuesto general de la entidad.
* Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor menor al 1%

* Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios de la entidad ≤1%.
* Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la enti
1% del presupuesto general de la entidad.
Para el caso específico de los Riesgos de Corrupción, su IMPACTO será valorado de acuerdo a una
b) Lista de preguntas de valoración del IMPACTO para Riesgos de Corrupción
Nº Si el riesgo de corrupción se materializa podría…
1 ¿Afectar al grupo de funcionarios del proceso?
2 ¿Afectar el cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?
3 ¿Afectar el cumplimiento de misión de la Entidad?
4 ¿Afectar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la Entidad?
5 ¿Generar pérdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?

6 Generar pérdida de recursos económicos?
7 ¿Afectar la al
¿Dar lugar generación
detrimentodede
loscalidad
productos o lade
de vida prestación de servicios?
la comunidad por la pérdida de
8 bien o servicios o los recursos públicos?
9 ¿Generar pérdida de información de la Entidad?
10 ¿Generar intervención de los órganos de control, de la Fiscalía, u otro ente?
11 ¿Dar lugar a procesos sancionatorios?
12 ¿Dar lugar a procesos disciplinarios?
13 ¿Dar lugar a procesos fiscales?
14 ¿Dar lugar a procesos penales?
15 ¿Generar pérdida de credibilidad del sector?
16 ¿Ocasionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?
17 ¿Afectar la imagen regional?
18 ¿Afectar la imagen nacional?
19 ¿Generar daño ambiental?
Una vez se haya realizado la valoración de las (18) preguntas, el valor total del IMPACTO estará de
RTAS AFIRMATIVAS
Entre 1 y 5
Entre 6 y 11
Entre 12 - 18
Así mismo, para el caso de las Oportunidades, se tendrá en cuenta una escala de puntuación de 1
con los objetivos del proceso/subproceso
Oportunidades c) Tabla de IMPACTO para las Oportunidades
VALOR DESCRIPTOR
1 Muy bajo
2 Bajo
3 Moderado
4 Alto
5 Muy alto
3.3 - PERFIL RIESGO U El PERFIL del Riesgo u Oportunidad es aquel valor cuantitativo determinado por la multiplicación
OPORTUNIDAD
3.4 - ZONA RIESGO U

OPORTUNIDAD De manera AUTOMÁTICA se indica cualitativamente la importancia del Riesgo u Oportunidad clas
es Riesgo u Oportunidad. Estas tablas se relacionan a continuación.
a) Tabla de ZONAS para Riesgos de Gestión/Corrupción

Zona de Riesgo Extrema
Zona de Riesgo Alta
Zona de Riesgo Moderada
Zona de Riesgo Baja
* NOTA: cabe resaltar que para el caso de las Oportunidades, consideradas para su inclusión dentr
para lo cual su PROBABILIDAD o IMPACTO deberían ser valorados de manera tal que se acerque a
4.1 - DESCRIPCIÓN DEL CONTROL Se define como un conjunto de mecanismos, acciones y herramientas realizadas para detectar la
ejemplos de CONTROLES con enfoque Operativo, de Gestión y Legal, los cuales pueden tenerse e
Oportunidades.
Controles Operativos
Controles Operativos
Estructura Una vez identificado el CONTROL se procede a establecer su estructura basado en (7) elementos c
1. CONTROL Descripción general.

2. Responsable Líder/coordinador de proceso, personal a cargo.
3. Periodicidad Frecuencia de medición.
4. Propósito Para qué se realiza.
5. Cómo se realiza -
6. Desviación En caso que no pueda ser realizado como se indica en 5. de ¿Qué otra maner
7. Evidencia Soportes de que el CONTROL se ha venido realizando. Las evidencias son post
4.2 - TIPO DE CONTROL Se identifican (3) tipos: Preventivo, Detectivo, Correctivo para el CONTROL de los Riesgos de Gesti
4.3 - VALORACIÓN DEL CONTROL La valoración de los CONTROLES está dada por (7) preguntas de "SI/NO" donde se identifica la cal
Preguntas para la valoración
1. ¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control?
2. ¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y seguimiento?
3. ¿El control es automático?
4. ¿El control es manual?
5. ¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada?
6. ¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control?
7. ¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva?
4.4 VALORACIÓN DE CONTROL(ES) Realiza de manera AUTOMÁTICA la promediación de los controles establecidos
4.5 CONTROL(ES) PARA MITIGAR En esta casilla es importante señalar a cuál de los dos aspectos se dirigen los controles, ya que de
por el DAFP en el año 2018 al mencionar que: "La mayoría de los controles que se diseñan son pa
materialización del riesgo y muy pocos son dirigidos al impacto."
4.6 MEDIDA DE MITIGACIÓN

Evitar Se abandonan las actividades que dan lugar al riesgo, es decir, no iniciar o no
Reducir Se adoptan medidas para reducir la probabilidad o el impacto del riesgo, o am
Transferir Se reduce la probabilidad o el impacto del riesgo transfiriendo una parte de e
Compartir Se reduce la probabilidad o el impacto del riesgo compartiendo una parte de
Asumir No se adopta ninguna medida que afecte la probabilidad o el impacto del ries
Una vez se hayan realizado los pasos anteriores, las casillas correspondientes a PROBABILIDAD, IMPACTO, PERFIL Y ZONA DE RIESGO U O
RIESGO RESIDUAL
Si los controles son lo suficientemente efectivos para atacar el riesgo, la ZONA de riesgo disminuirá respecto al RIESGO INHERENTE inicia
(…) EN CONSTRUCCIÓN
6. PLAN DE TRATAMIENTO
Riesgos de Gestión y Corrupción
ZONA DE RIESGO BAJA Y MODERADA -> No requiere acciones adicionales
ZONA DE RIESGO ALTA Y EXTREMA -> Requiere formular Plan de Tratamiento
7. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA EFICACIA
8. SEGUIMIENTO
ORIENTACIONES
rvicios u objetivos, pudiendo entorpecer el desarrollo de las funciones de la entidad y el logro de los resultados previstos.
actividades, servicios u objetivos, pudiendo mejorar u optimizar el desarrollo de las funciones de la entidad y la capacidad de lo
dad de ocurrencia del riesgo y las consecuencias en caso de materializarse.
obabilidad de ocurrencia de la oportunidad y los impactos positivos en caso de materializarse.
egable seleccione el proceso o subproceso que corresponda.

EXTO" identificar aquellos factores internos de infraestructura, personal, tecnología, proceso y financiero en relación a los riesgos u oportunidades asoc
Así mismo, las FORTALEZAS y las DEBILIDADES identificadas dentro del análisis DOFA pueden ser usadas para definir el contexto o factor interno.
EXTO" identificar aquellos factores externos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales, legales en relación a los riesgos u oportunidades
Así mismo, las OPORTUNIDADES y las AMENAZAS identificadas dentro del análisis DOFA pueden ser usadas para definir el contexto o factor externo.
dactar teniendo en cuenta el evento, la causa y la consecuencia de dicho riesgo usando palabras clave como "DEBIDO A" cuando se trate de la causa y "
cuando describa la consecuencia.
- se redacta de la misma manera que el Riesgo de gestión señalado anteriomente.
ar de manera explícita, concreta y específica todo aquello que contempla la oportunidad.
able si se trata de un riesgo de gestión, riesgo de corrupción o de una oportunidad.
egir una opción de la lista desplegable.
una opción de la lista desplegable.
(RIESGO INHERENTE)
e gestión, riesgos de corrupción y las oportunidades. Se califica en una escala de 1 a 5, siendo 5 el mayor puntaje donde tanto el riesgo como la oportun
DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
El evento puede ocurrir solo en circurstancias excepcionales (poco
No se ha presentado en los últimos 5 años.
comunes o anormales).
El evento puede ocurrir en algún momento. Al menos de una vez en los últimos 5 años.
El evento podría ocurrir en algún momento. Al menos de una vez en los último 2 años.
El evento probablemente ocurriría en la mayoría de las
Al menos una vez en el último año.
circunstancias.
Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias. Más de una vez al año.
o estará dada por diferentes aspectos de manera distinta para los riesgos de gestión, corrupción y las oportunidades. Para tal valoración se tendrán en
n a continuación.
ARA RIESGOS
DESCRIPCIÓN
Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencia o efectos
mínimos sobre la entidad
Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre
la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o
efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o
efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias
o ofectos sobre la entidad.
ara Riesgos de Gestión

DESCRIPCIÓN CUANTITATIVA
cución presupuestal en un valor igual o superior al 50%
a prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o superior al 50%
a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la entidad en un valor igual o superior al
micas por incumplimiento en la normatividad aplicable ante un ente regulador, las cuales afectan en un valor igual o
uesto general de la entidad.
cución presupuestal en un valor igual o mayor al 20% e inferior al 50%
a prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o mayor al 20% e inferior al 50%
a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la entidad en un valor igual o mayor al 20%
cución presupuestal en un valor igual o mayor al 10% e inferior al 20%

a prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o mayor al 10% e inferior al 20%
a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la entidad en un valor igual o mayor al 10%
cución presupuestal en un valor igual o mayor al 1% y menor al 10%

a prestación de los servicios de la entidad en un valor igual o mayor al 1% y menor al 10%
a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la entidad en un valor igual o mayor al 1% y
micas por incumplimiento en la normatividad aplicable ante un ente regulador, las cuales afectan en un valor ≤1%del
entidad.
cución presupuestal en un valor menor al 1%

a prestación de los servicios de la entidad ≤1%.
a terceros por acciones legales que pueden afectar el presupuesto total de la entidad en un valor menor al 1%
micas por incumplimiento en la normatividad aplicable ante un ente regulador, las cuales afectan en un valor menor al
l de la entidad.
e los Riesgos de Corrupción, su IMPACTO será valorado de acuerdo a una serie de (18) preguntas formuladas por el DAFP, las cuales se describen a con
valoración del IMPACTO para Riesgos de Corrupción
riesgo de corrupción se materializa podría…
ctar al grupo de funcionarios del proceso?
ctar el cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?
ctar el cumplimiento de misión de la Entidad?
ctar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la Entidad?
nerar pérdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?

erar pérdida de recursos económicos?
ctar la al
lugar generación dede
detrimento loscalidad
productos o lade
de vida prestación de servicios?
la comunidad por la pérdida del
o servicios o los recursos públicos?
nerar pérdida de información de la Entidad?
nerar intervención de los órganos de control, de la Fiscalía, u otro ente?
lugar a procesos sancionatorios?
lugar a procesos disciplinarios?
lugar a procesos fiscales?
lugar a procesos penales?
nerar pérdida de credibilidad del sector?
asionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?
ctar la imagen regional?
ctar la imagen nacional?
nerar daño ambiental?
o la valoración de las (18) preguntas, el valor total del IMPACTO estará determinado por la siguiente escala:
NIVEL DESCRITOR
5 Moderado
10 Mayor
20 Catastrófico
de las Oportunidades, se tendrá en cuenta una escala de puntuación de 1 a 5 para determinar su IMPACTO a distintos niveles en cuanto al incremento d
ceso/subproceso
ra las Oportunidades
DESCRIPCIÓN
La Oportunidad tiene un muy bajo impacto en el incremento de la capacidad de cumplir con los objetivos.
La Oportunidad tiene un bajo impacto en el incremento de la capacidad de cumplir con los objetivos.
La Oportunidad tiene un impacto medio en el incremento de la capacidad de cumplir con los objetivos.
La Oportunidad tiene un impacto alto en el incremento de la capacidad de cumplir con los objetivos.
La Oportunidad tiene un impacto muy alto en el incremento de la capacidad de cumplir con los objetivos.
portunidad es aquel valor cuantitativo determinado por la multiplicación de la PROBABILIDAD por el IMPACTO. Cabe aclarar que la operación del cálculo
A se indica cualitativamente la importancia del Riesgo u Oportunidad clasificados en 4 tipos de Zonas. Además de ello, son identificados por una escala
. Estas tablas se relacionan a continuación.
Riesgos de Gestión/Corrupción
a de Riesgo Extrema
a de Riesgo Alta
a de Riesgo Moderada
a de Riesgo Baja
ue para el caso de las Oportunidades, consideradas para su inclusión dentro del Mapa, deberían correspondan a aquellas que puedan materializarse en la
LIDAD o IMPACTO deberían ser valorados de manera tal que se acerque a una Zona de Oportunidad Alta o Extrema.
unto de mecanismos, acciones y herramientas realizadas para detectar la presencia de errores, el cual debe ser realizado de manera continua. A continu
S con enfoque Operativo, de Gestión y Legal, los cuales pueden tenerse en cuenta al momento de plantear y establecer los CONTROLES para monitorea
Custodia apropiada
Procedimientos formales aplicados
Pólizas
Seguridad física
Contingencias y respaldo
Personal capacitado
Aseguramiento y calidad
Conciliaciones
Consecutivos
Verificación de firmas
Listas de chequeo
Registro controlado
Segregación de funciones
Niveles de autorización
ONTROL se procede a establecer su estructura basado en (7) elementos clave:
ripción general.
r/coordinador de proceso, personal a cargo.
uencia de medición.
qué se realiza.
aso que no pueda ser realizado como se indica en 5. de ¿Qué otra manera se puede desarrollar el CONTROL?
ortes de que el CONTROL se ha venido realizando. Las evidencias son posteriormente revisadas por la Oficina de Control Interno.
Preventivo, Detectivo, Correctivo para el CONTROL de los Riesgos de Gestión y Corrupción. Para el caso de las OPORTUNIDADES, el Tipo de CONTROL NO
NTROLES está dada por (7) preguntas de "SI/NO" donde se identifica la calidad y pertinencia de los CONTROLES para monitoreo de Riesgos
Preguntas para la valoración Puntaje
structivos o procedimientos para el manejo del control? 15
(los) responsable(s) de la ejecución del control y seguimiento? 5
15
10
ución del control y seguimiento es adecuada? 15
ncias de la ejecución y seguimiento del control? 10
a la herramienta ha demostrado ser efectiva? 30
OMÁTICA la promediación de los controles establecidos
ante señalar a cuál de los dos aspectos se dirigen los controles, ya que dependiendo de ello se obtendrá el RIESGO RESIDUAL. Para ello se tendrá en cue
18 al mencionar que: "La mayoría de los controles que se diseñan son para disminuir la probabilidad de que ocurra una causa o evento que pueda lleva
o y muy pocos son dirigidos al impacto."
bandonan las actividades que dan lugar al riesgo, es decir, no iniciar o no continuar con la actividad que lo provoca.
doptan medidas para reducir la probabilidad o el impacto del riesgo, o ambos; por lo general conlleva a la implementación de controles.
educe la probabilidad o el impacto del riesgo transfiriendo una parte de este. Los riesgos de corrupción no pueden ser transferidos.
educe la probabilidad o el impacto del riesgo compartiendo una parte de este. Los riesgos de corrupción se pueden compartir.
e adopta ninguna medida que afecte la probabilidad o el impacto del riesgo. (Ningún riesgo de corrupción podrá ser aceptado).
respondientes a PROBABILIDAD, IMPACTO, PERFIL Y ZONA DE RIESGO U OPORTUNIDAD serán calculadas automáticamente para obtener lo que se cono
riesgo, la ZONA de riesgo disminuirá respecto al RIESGO INHERENTE inicialmente valorado

Oportunidades
ZONA DE OPORTUNIDAD ALTA Y EXTREMA -> Requiere formular Plan de Tr
de Tratamiento ZONA DE OPORTUNIDAD BAJA Y MODERADA -> No requiere formular
tidad y el logro de los resultados previstos.
e las funciones de la entidad y la capacidad de lograr los resultados previstos.
materializarse.
financiero en relación a los riesgos u oportunidades asociados

r usadas para definir el contexto o factor interno.
entales, legales en relación a los riesgos u oportunidades asociados
n ser usadas para definir el contexto o factor externo.
as clave como "DEBIDO A" cuando se trate de la causa y "lo que PUEDE
el mayor puntaje donde tanto el riesgo como la oportunidad es muy probable o casi
FRECUENCIA
en los últimos 5 años.
en los últimos 5 años.

en los último 2 años.
el último año.
o.
n y las oportunidades. Para tal valoración se tendrán en cuenta las siguientes
DESPRIPCIÓN CUALITATIVA
* Interrupción de las operaciones de la Entidad por más de cinco (5) días.
* Intervención por parte de un ente de control u otro ente regulador.
* Pérdida de información crítica para la entidad que no se puede recuperar.
* Incumplimiento en las metas y objetivos institucionales afectando de forma grave la ejecución
presupuestal.
* Imagen institucional afectada en el orden nacional o regional por actos o hechos de corrupción
comprobados.
* Interrupción de las operaciones de la Entidad por más de dos (2) días.
* Pérdida de información crítica que puede ser recuperada de forma parcial o incompleta.
* Incumplimiento en las metas y objetivos institucionales afectando el cumplimiento en las metas
de gobierno.
* Imagen institucional afectada en el orden nacional o regional por incumplimientos en la
prestación del servicio a los usuarios o ciudadanos.
* Interrupción de las operaciones de la Entidad por un (1) día.

* Reclamaciones o quejas de los usuarios que podrían implicar una denuncia ante los entes
reguladores o una demanda de largo alcance para la entidad.
* Inoportunidad en la información ocasionando retrasos en la atención a los usuarios.
* Reproceso de actividades y aumento de carga operativa.
* Imagen institucional afectada en el orden nacional o regional por retrasos en la prestación del
servicio a los usuarios o ciudadanos.
* Investigaciones penales, fiscales o disciplinarias.
* Interrupción de las operaciones de la Entidad por algunas horas.
* Reclamaciones o quejas de los usuarios que implican investigaciones internas disciplinarias.
* Imagen institucional afectada localmente por retrasos en la prestación del servicio a los usuarios
o ciudadanos.
* No hay interrupción de las operaciones de la entidad.

* No se generan sanciones económicas o administrativas.
* No se afecta la imagen institucional de forma significativa.
as formuladas por el DAFP, las cuales se describen a continuación.

iente escala:
DESCRIPCIÓN
* Afectación parcial al proceso y a la dependencia.
* Genera medianas consecuencias para la entidad.
* Impacto negativo de la entidad.
* Genera altas consecuencias para la entidad.
* Consecuencias desastrosas sobre el sector.
su IMPACTO a distintos niveles en cuanto al incremento de la capacidad de cumplir
umplir con los objetivos.

ir con los objetivos.
plir con los objetivos.
r con los objetivos.
umplir con los objetivos.
or el IMPACTO. Cabe aclarar que la operación del cálculo es AUTOMÁTICA.
Zonas. Además de ello, son identificados por una escala de colores que varía según si
a) Tabla de ZONAS para Oportunidades

Zona de Oportunidad Extrema*
Zona de Oportunidad Alta*
Zona de Oportunidad Moderada
Zona de Oportunidad Baja
correspondan a aquellas que puedan materializarse en la vigencia de análisis,

dad Alta o Extrema.
el cual debe ser realizado de manera continua. A continuación se muestran algunos

de plantear y establecer los CONTROLES para monitorear los Riesgos como las
Políticas claras aplicadas

Seguimiento al plan estratégico y operativo
Indicadores de gestión
Tableros de control
Controles de Gestión
Seguimiento al cronograma
Evaluación del desempeño
Informes de gestión
Monitoreo de riesgos
Normas claras y aplicadas
Controles Legales
Control de términos
el CONTROL?
por la Oficina de Control Interno.
el caso de las OPORTUNIDADES, el Tipo de CONTROL NO aplica
los CONTROLES para monitoreo de Riesgos
obtendrá el RIESGO RESIDUAL. Para ello se tendrá en cuenta lo señalado

ilidad de que ocurra una causa o evento que pueda llevar a la
dad que lo provoca.

onlleva a la implementación de controles.
rupción no pueden ser transferidos.
rrupción se pueden compartir.
corrupción podrá ser aceptado).
calculadas automáticamente para obtener lo que se conoce como

NIDAD ALTA Y EXTREMA -> Requiere formular Plan de Tratamiento
NIDAD BAJA Y MODERADA -> No requiere formular
PROBABILIDAD RIESGO INHERENT
94GCON
Casi Seguro
16OAJ
81GTH
56SIPG
Probable
11GAFC 35SMD
13GAFC
49GCI
Posible
51CI 10GAFC
60GBI 59SIPG 55SIPG
Improbable
61GBI 95GCON 57SIPG

2
74PTSP
Raro
1
1 2 3
IMPACTO
Insignificante Menor Moderado
CONSOLIDADO TOTAL DE RIESGOS DE GESTIÓN POR PR
RIESGO INHERENTE
PROCESO/SUBPROCESO
Escala
DG PE GTI SIPG OAC OAJ SCR SRR SMD
EXTREMO
ALTO
MODERADO
BAJO
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0
RIESGO RESIDUAL
PROCESO/SUBPROCESO
Escala
DG PE GTI SIPG OAC OAJ SCR SRR SMD
EXTREMO
ALTO
MODERADO
BAJO
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CÓDIGO PROCESO/SUBPROCESO
DG Gestión Gerencial
PE Planeación Estratégica
GTI Gestión Tecnologías de la Información
SIPG Sistema Integrado de Planeación
OAC Gestión Comunicaciones
OAJ Gestión Jurídica
SCR Conocimiento del Riesgo
SRR Reducción del Riesgo
SMD Manejo de Desastres
GTH Gestión del Talento Humano
GCON Gestión de Contratación
GF Gestión Financiera
GA Gestión Administrativa
GSC Gestión del Servicio al Ciudadano
GD Gestión Documental
GBI Gestión de Bienes Muebles e Inmuebles
SA Gestión de Servicios Administrativos
CI Cooperación Internacional
CDI Control Interno Disciplinario
OCI Evaluación y Seguimiento
PTSP Plan Todos Somos Pazcífico
MAPA DE CALOR DE LOS RIESGOS DE GES
RIESGO INHERENTE CONTROLES

28SMD
31SMD
32SMD
38PE 37PE 105SMD 69GTI

48OCI 45OCI 92GTH
56SIPG 85GTH
62GD 89GTH
82GTH 91GTH
99SC
104SMD
35SMD 102GBI 26SRR 101SC
43SGC 106SRR 66GTI
50CI 114DG 79GTH
64DG 98DG 100SC
65DG
70GTI
76GTH
15OAJ 39PE
55SIPG 41DG
57SIPG 103SMD
71SA
74PTSP
113SA
1OAC 20SRR 40DG

5CID 78GTH
6CID
9GAFC
63GD
3 4 5
Moderado Mayor Catastrófico
DE GESTIÓN POR PROCESO/SUBPROCESO
GO INHERENTE
PROCESO/SUBPROCESO
GTH GCON GF GSC CI CDI GA GD GBI OCI PTSP
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SGO RESIDUAL
PROCESO/SUBPROCESO
GTH GCON GF GSC CI CDI GA GD GBI OCI PTSP
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
S RIESGOS DE GESTIÓN
TROLES PROBABILIDAD RIESGO RESIDUAL

Casi Seguro
91GTH
Probable
26SRR 35SMD
49CI 50CI
66GTI 56SIPG
Posible
3 81GTH
94GCON
13GAFC 38PE
16OAJ 43SGC
Improbable
48OCI
2 62GDI
64DG
65DG
114DG
11GAFC 10GAFC 1OAC
51CI 20SRR 5CID
60GBI 59SIPG 6CID
Raro
1 61GBI 95GCON 9GAFC

82GTH 95GCON 15OAJ
106SRR 55SIPG
57SIPG
1 2 3
IMPACTO
ANÁLISIS DE RIESGOS DE GESTIÓN RESIDUALES POR Z
% de riesgos de gestión por zona
EXTREMO ANÁLISIS:
ALTO
MODERADO
BAJO
ESGO RESIDUAL
28SMD
31SMD
32SMD
35SMD 37PE
Plan de Tratamiento
56SIPG
45OCI 69GTI
85GTH 92GTH
89GTH 101SC
99SC
104SMD
105SMD
63GD 113SA 39PE

70GTI 40DG 41DG
71SA 98DG 78GTH
74PTSP 79GTH
76GTH 100SC
102GBI 103SMD
57SIPG
3 4 5
Moderado Mayor Catastrófico
RESIDUALES POR ZONA DE RIESGO
Escala Cant. %
EXTREMO 0 ###
ALTO 0 ###
MODERADO 0 ###
BAJO 0 ###
Total 0 ###
ANÁLISIS:
Raro Improbable Posible Probable Casi Seguro
1
2
3
4
5
PROBABILIDAD
RIESGO INHERENTE
IMPACTO Insignificante Menor Moderado
CONSOLIDADO TOTAL DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN POR PR
RIESGO INHERENTE
PROCESO/SUBPROCESO
Escala
DG PE GTI SIPG OAC OAJ SCR SRR SMD GTH
EXTREMO
ALTO
MODERADO
BAJO
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
RIESGO RESIDUAL
PROCESO/SUBPROCESO
Escala
DG PE GTI SIPG OAC OAJ SCR SRR SMD GTH
EXTREMO
ALTO
MODERADO
BAJO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MAPA DE CALOR DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN
GO INHERENTE CONTROLES PROBABILIDAD

80GTH
Casi Seguro
19OAJ
52CI
58SIPG
Probable
73SA
2OAC 22SRR
12GF 96GCON
47OCI
Posible
67GTI 42DG
68GTI
Improbable
8CID
Raro
Moderado Mayor Catastrófico IMPACTO
RUPCIÓN POR PROCESO/SUBPROCESO
RENTE
CESO/SUBPROCESO
GCON GF GSC CI CDI GA GD GBI OCI
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
DUAL
CESO/SUBPROCESO
GCON GF GSC CI CDI GA GD GBI OCI
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
DE CORRUPCIÓN
PROBABILIDAD RIESGO RESIDUAL
52GCI
22SRR
No Aplica para los

Riesgos de
1 Corrupción
IMPACTO Insignificante Menor Moderado
ANÁLISIS DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN RESIDUALES POR ZONA DE
% de riesgos de corrupción por zona
EXTREMO ANÁLISIS:
ALTO
MODERADO
BAJO
IDUAL
2OAC
80GTH
Plan de Tratamiento
12GF
19OAJ
58SIPG
73SA
47OCI 8CID
67GTI 42DG
68GTI
96GCON
Mayor Catastrófico
ALES POR ZONA DE RIESGO
Escala Cant. %
EXTREMO 0 ###
ALTO 0 ###
MODERADO 0 ###
BAJO 0 0%
Total 0 ###
MAPA DE CALOR DE LAS OPORTUNID
PROBABILIDAD
86GTH
Casi Seguro
54SIPG
Probable
77GTH 36SMD
75PTSP
Posible
3
Improbable
2
Raro
1
1 2 3
IMPACTO
R DE LAS OPORTUNIDADES
18OAJ 17OAJ 107GTI

Escala
44SCR 97GCON
90GTH
54SIPG 21SRR 53CI

83GTH 46OCI
84GTH
Viabilidad
36SMD
75PTSP
3 4 5
Moderado Mayor Extremo
CONSOLIDADO TOTAL DE LAS OPORTUNIDADES POR PROCESO/SU
OPORTUNIDADES
PROCESO/SUBPROCESO
Escala
DG PE GTI SIPG OAC OAJ SCR SRR SMD GTH GCON GF
EXTREMA
ALTA
MODERADA N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
BAJA N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES POR ZONAS
% de oportunidades por zona
EXTREMA ANÁLISIS:
ALTA
MODERADA
BAJA
POR PROCESO/SUBPROCESO
PROCESO
GSC CI CDI GA GD GBI OCI OCI
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
0 0 0 0 0 0 0 0
POR ZONAS
Escala Cant. %
EXTREMA 0 #DIV/0!
ALTA 0 #DIV/0!
MODERADA 0 #DIV/0!
BAJA 0 #DIV/0!
Total 0 #DIV/0!

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