Instituto Colombiano de Aprendizaje

Regional Chapinero
Área de Sistemas

OBJETIVO: CONSECUTIVO: 001

Aprender a configurar y diseñar nombres
de rangos de celdas así como la aplicación
de tablas dinámicas
FECHA:
TEMA: Funciones Combinadas Avanzadas
Subtema: Aplicar la herramienta nombres de
rangos y listas desplegables dependientes

NOMBRE: _______________CÓDIGO:_______________ FECHA DE ENTREGA

__________

Uso de listas desplegables dependientes

Nombres de rango de celdas
Excel nos permite poner nombres a los rangos de celdas de manera que los podamos
identificar adecuadamente al usarlos en nuestras fórmulas, pero en esta ocasión te mostraré
cómo hacer que ese nombre se refiera a un grupo de celdas que va en aumento.

Al definir un nombre de rango comenzamos por seleccionar los datos y posteriormente

asignarles un nombre. En la siguiente imagen puedes observar que he asignado el nombre
DATOS al rango de celdas A1:A3:

Listas desplegables dependientes

Supongamos que tenemos una lista de departamentos de Colombia y cada
departamento tiene sus MUNICIPIOS, ¿cómo podemos organizar esta
información de tal forma que al seleccionar un DEPARTAMENTO aparezca
su lista de MUINICIPIOS? Algo parecido en internet al llenar un formulario
de inscripción.

INSTRUCCIONES

1.- Abrir Excel, de dicho libro usaremos dos hojas, la primera llamarla Datos
para colocar ahí toda la información que usaremos, luego otra hoja llamarla

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principal que nos servirá para mostrar nuestra validación dependiente, así
como muestra la imagen de abajo…

2.- Copiar la
información tal
y como está en
la siguiente
imagen en la
hoja de nombre
Datos para que
llevemos los
pasos exactos.

3.- Seleccionamos el rango A1:D1 y le colocamos el nombre de

DEPARTAMENTOS, ya que este será los datos generales que filtraremos, es
decir serán los mandantes, al seleccionar uno de ellos debe mostrarnos su
lista de MUNICIPIOS.

4.- Ahora vamos a hacer la parte más importante de todo el proceso,

seleccionamos el rango A2:A6 y le colocamos el nombre de la ciudad en
este caso ANTIOQUIA y pulsamos enter, asi como lo muestra la siguiente

imagen:

5.- Procedemos a hacer lo mismo con el resto de la información, voy a

explicar uno más ya el resto se hace igual, seleccionamos el rango B2:B6 y
le colocamos el nombre de la ciudad en este caso CUNDINAMARCA,
pulsamos enter; lo mismo hacemos con el resto…

Nombre Instructor - 2014 2

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Con el paso anterior hemos asignado nombres a los rangos que contienen la
información que validaremos. (ya veremos su uso).

6.- Ahora vamos a trabajar en la hoja Principal, copiamos lo siguiente tal y

como se muestra en la imagen siguiente (hasta con los mismos
colores).colócale color
de fondo azul a la celda
B4

7.- Nos situamos en la celda B2, luego nos vamos al menu Datos->Validación
de Datos asi:

Fíjate en el origen, esto enlazara a los departamentos mandantes.

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Si nos situamos en B2 aparecerá una pestañita para elegir departamentos.

8.- Ahora nos situamos en la celda B4, y vamos a crear las famosas
validaciones dependientes, nos vamos al menu Datos->Validación de Datos.
Coloca los
datos tal y
como se

muestran en la imagen.

Seguro te estas preguntando qué significa =INDIRECTO($B$2), (función para

referenciamiento dinámico) en la celda B2 debes recordar que ahí está el

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mandante es decir el DEPARTAMENTO, que obviamente cambiará según la

que tu quieres, pues esta fórmula lo que hace es referenciar al nombre del
rango que contiene la información, por ejemplo: Si en B4 se selecciona
ATLANTICO, entonces se validarán los datos correspondientes al rango
llamado ATLANTICO; inmediatamente aparecerán los municipios de ese
departamento.

9.- Debería quedar así:

HASTA AQUI HEMOS TERMINADO PERO SI QUIERES APRENDER MAS…

SIGAMOS.

10.- Y para darle un toque profesional, si se desea consultar otros

departamentos queda el rastro del dato consultado anterior correspondiente
a los municipios de ese departamento, por ejemplo si selecciona
ANTIOQUIA, se verán los municipios del departamento anteriormente
consultado (de ATLANTICO) estos aparecerán ahí y puede crear confusión,
por tanto haremos lo siguiente…

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Seleccionamos B4 Y nos dirigimos al menu Inicio -> Formato

Condicional

Deben hacer clic en Formato y buscar en la fuente el color azul para que
cuando se cumpla la condición se oculte el valor incorrecto

=Y(CONTAR.SI(INDIRECTO(B2);$B$4)<1)=VERDADERO

Te explicare la anterior formula vamos por parte, lo que aquí hacemos es

crear un formato condicional de acuerdo a una función, es decir si la función
es verdadera entonces se le dará un formato especial a la celda, en nuestro
caso ese formato va a ocultar cuando se trate de un Departamento que no
pertenezca a un municipio determinado (Esto se da cuando hacemos el
cambio en el departamento y queda como rastro el municipio antes
consultado).

INDIRECTO(D2) esto es simplemente seleccionar el nombre del rango de

acuerdo a la celda B2

CONTAR.SI(INDIRECTO(B2);$B$4) verificará si existe el distrito ubicado en

la celda B4 dentro del rango especifico que sale de la fórmula INDIRECTO.

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=Y(CONTAR.SI(INDIRECTO(B2);$B$4)<1) =VERDADERO

Con esta fórmula evaluaremos si se encontraron coincidencias dentro del

rango especifico de tal forma que si el resultado es menor a 1 quiere decir
que dicho municipio no existe para el Departamento, si se cumple eso es
verdadero, y si es verdadero entonces asignamos un formato para ocultar
dicho valor para nuestro caso el formato elegido es letras azules, de esa
forma parecerá que no hay valores.

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