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mx/pacioli
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Departamento de Computación y Diseño
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Dpto. de Ingeniería Industrial
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Tesista Maestría en Ingeniería de Sistemas, Instituto Tecnológico de Sonora, Cd. Obregón, Sonora, México, email:
Guillermo.salazar@itson.edu.mx
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Revista El Buzón de Pacioli, Número Especial 74, Octubre 2011, www.itson.mx/pacioli
Los avances en las Tecnologías de Información (TI) han generado una revolución en la forma en
que las empresas agregan valor a sus modelos de negocio y al mismo tiempo han transformado
rápidamente las economías de los países. Una mayor accesibilidad y uso de las TI han mejorado
los procesos, los servicios que ofrecen y la comercialización de los productos en las
clientes.
Tal es el caso de RZDigital S.A de C.V., una empresa dedicada a la venta, renta y mantenimiento
equipos en renta desde entonces ha ido incrementando paulatinamente propiciando que los
información para la toma de decisiones y al mismo tiempo sin elementos que permitan un control
eficaz especialmente de los equipos en renta, los cuales representan el 80% de los ingresos de la
empresa. Actualmente cuenta con tres sucursales una en Hermosillo, otra en Chihuahua y en
realizan para el proceso de control de los equipos en renta que muestra que en ningún momento
se validaba si los rendimientos de los equipos estaban dentro del rango establecido como
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Técnico
Secretaria
Gerente
Director
En enero del 2009, se solicitan los servicios de la empresa consultora “ZAIRUS” y se firma un
RZDIGITAL, este ERP es especializado para empresas dedicadas al giro de venta, renta y
mantenimiento de equipos de copiado. Sin embargo, después de dos años aún no se ha podido
Está claro que las organizaciones que no tengan la capacidad de administrar los datos que
generan internamente y los que obtienen del exterior para explotarlos generando información que
puedan aprovechar, están destinadas a quedarse cortas en la adición de ventaja competitiva dentro
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(Scheirer,1981, citado por Camino,1995) es casi imposible desarrollar una definición precisa de
perspectivas del problema a resolver. Esta problemática genera que se desarrollen definiciones
para cada nuevo estudio y que se dificulten las investigaciones por falta de terminología
como:
Para el contexto de este proyecto implementación se define como aplicar los métodos y medidas
Con el fin de clarificar el concepto de control desde sus distintas perspectivas se plasman
Daft (2004) plantea que el control organizacional es el proceso sistemático con que los ejecutivos
regulan las actividades para hacerlas compatibles con las expectativas establecidas en los planes,
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El control puede concentrarse en eventos que ocurren antes, durante o después de un proceso y se
les clasifica en: control anticipado, control concurrente y control por retroalimentación como se
Por otra parte según Paul Arveson en su publicación “The Deming Cycle” establece que el ciclo
PHVA es un modelo de mejora continua propuesto por W. Edwards Deming en los años 50 que
consiste en cuatro pasos o fases: Planear, Hacer, Validar y Actuar (Arveson, 1998).
También se le conoce como Círculo de Deming (ver figura 3) y puede describirse como una
herramienta que proporciona un marco de trabajo para la mejora continua del total de un proceso
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En relación a los procesos ISO 9000:2000 define éstos como conjunto de actividades
resultados (Bustamante, 2009), a su vez para la (Real Academia Española, 2001), es un conjunto
Un proceso es una secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor
intrínseco para su usuario o cliente. Entendiendo como valor todo aquello que se aprecia o estima
por el que lo percibe al recibir el producto (clientes, accionistas, personal proveedores, sociedad)
(Perez, 2009).
relacionado a una computadora (hardware y software) hasta la actualidad donde se incluyen los
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tecnológicas.
diferentes autores:
Walsh, 1997).
• (Whisler, 1970; Mansfield, 1984 citados por Paños, 2000) definen la TI como las técnicas
Para fines de este trabajo se considera a la TI como las herramientas y técnicas para el
Davenport, (1998), citado por VEA y Asociados, (2010) plantea que si el proceso de
gerencia, ésta puede encontrarse pronto bajo el control del sistema. En ese sentido, y con el
propósito de velar por los resultados del conjunto es que se hace imprescindible el compromiso
visible de la alta gerencia en todas las etapas del proyecto de implementación, como
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y que debe ser liderado por los responsables máximos de la propia Compañía (VEA y
Asociados, 2010).
implantación de ERPs en empresas entre los que se identifican algunos problemas clave:
• Falta de alineación con las necesidades del negocio y alcance del proyecto
Cuéllar, (2001) plantea doce fases para la implementación de un ERP las cuales se enlistan y
describen a continuación.
a. Organizar el proyecto.
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j. Integración de datos.
k. Ejecución.
l. Mejoramiento continuo.
mitigue los efectos no deseados de este mismo cambio y potencie las posibilidades de crear
Existen algunos principios fundamentales del cambio y cómo se relacionan con la gestión del
cambio en el lugar de trabajo. Estas teorías y principios son esenciales para la gestión del cambio
con el conocimiento de la situación y luego hacer los ajustes necesarios, incluidos la ampliación o
modificación del proceso de gestión del cambio. La comprensión y aplicación de estos principios
permitirá aplicar correctamente las técnicas y procesos para la gestión del cambio individual y
organizacional. En resumen, los conceptos clave son los siguientes según (Hiatt & Creasey,
2003):
1. Los agentes de cambio deben ser conscientes de la intención del emisor y la interpretación
de un receptor.
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5. El tamaño y el tipo de cambio determina cuánto y qué tipo de gestión del cambio es
necesario. El hecho de que un cambio es pequeño, no significa que la gestión del cambio
no es necesaria.
Los empleados pasan por el proceso de cambio en etapas y pasan por estas etapas
individualmente.
Problema
RZDIGITAL S.A. de C.V. no cuenta con un mecanismo que permita almacenar datos y generar
mantenimiento que apoyen a la toma de decisiones aun cuando éstos representan el 80% de los
ingresos y uno de los eslabones principales en la cadena de valor de la empresa por lo que se
¿Qué proceso puede utilizarse para el control de los equipos en renta, que establezca un
rentable o no?
Objetivo
identificar si los equipos asignados a los clientes son rentables, poniendo en marcha el proceso
Justificación
El hecho de que un equipo no esté dando el rendimiento que debería se debe en todos los casos a
dos factores que pueden presentarse juntos o cada uno de ellos por separado:
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consumibles como tóner, papel, tintas o refacciones como gomas de alimentación y cilindro.
2. Alguna persona está extrayendo de manera indebida refacciones o consumibles del equipo
de copiado.
Cualquiera de los dos factores requiere de atención inmediata y acciones correctivas ya que
provocan pérdidas económicas; además, la falta de un proceso formal y estandarizado entre las
distintas sucursales de RZDIGITAL propicia que en cada sucursal se lleve el control de equipos
clave durante la operación que posteriormente es importante para generar información que apoye
la toma de decisiones
Al contar con el proceso de control de equipos en renta se tendrá acceso a información que
trabajando con rendimientos que representan pérdidas económicas para la empresa, a través de
alarmas y avisos al usuario del sistema encargado de la administración; con esto, los principales
beneficiados son los socios ya que la información generada por el proceso permitirá conocer si
los equipos son rentables o no y proceder a tomar decisiones que permitan a la empresa ser
que son ellos los que tienen la responsabilidad directa de que cada sucursal sea rentable
económicamente.
en RZDIGITAL proporciona un marco de referencia probado por más de 40 empresas del mismo
giro y tamaño similar que ha demostrado ser exitoso y que además contempla las mejores
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Método
El procedimiento plantea una combinación de mejores prácticas y casos de éxito tomadas del
enfoques en un método hecho a la medida para esta implementación (el detalle de cada uno de
Planear
procesos clave de la empresa para poder identificar los indicadores que permitirán
Hacer
• Identificación de la situación actual del proceso de negocio: Se tendrá una reunión con
• Identificación de la situación deseada del proceso de negocio: Se realizará una junta con
dos de los usuarios finales del proceso y un miembro de la mesa directiva con el fin de
• Identificación del manejo del proceso del negocio en el ERP: Se realizará una junta en
de proyecto de implementación con el fin de obtener información por parte del proveedor
del ERP que servirá para identificar los elementos y módulos del ERP que formarán parte
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del procesos de control de equipos en renta. La minuta de la reunión estará a cargo del
consultor de Evoluware.
uno de los usuarios finales del proceso en las que se preparará la base de datos necesaria
para alimentar el ERP. Se usarán los catálogos de consumibles manejados en Excel que se
tienen para cargar manualmente el catálogo de inventario en módulo del ERP. Por otro
migración.
Validar
implementación del proceso serán comparados para validar el impacto del mismo.
Actuar
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Resultados
asignados a clientes de renta (ver figura 4), los cuales representan uno de los eslabones
principales del modelo de negocio de RZDigital ya que representan el 80% de los ingresos,
permitiendo con esto conocer claramente en cada movimiento operacional si éstos son redituables
desde el punto de vista económico. Esto permitirá dar seguimiento al estatus de estos equipos y
los que se agreguen en un futuro al control de equipos en renta y conocer en todo momento si un
equipo es rentable o no recibiendo una notificación por parte del sistema cuando alguno de ellos
no esté trabajando con el rendimiento estipulado por el fabricante, permitiendo a los tomadores
equipos en renta, donde se muestra claramente la serie de pasos que se siguió y se plantea de
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manera evidente la ejecución manual de algunas tareas críticas teniendo como consecuencia la
incapacidad de generar información que permita saber si los equipos son rentables.
Técnico
Secretaria
Gerente
Director
Al implementar el proceso de control, el cien por ciento de la operación está soportada por
tecnología de información que permite generar notificaciones oportunas de cuando un equipo está
trabajando por debajo de los estándares de eficiencia establecidos por el fabricante (Ver figura 6).
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Implementación Implementación
Conclusiones
Se concluye que se logró el objetivo del proyecto el cual fue implantar el proceso de control de
equipos en renta en RZDIGITAL, S.A. de C.V., para identificar si los equipos asignados a los
clientes son rentables o no, poniendo en marcha el proceso establecido en el ERP instalado en la
Evoluware.
equipos en renta en la sucursal Obregón (40%) durante la etapa piloto. Uno de los elementos
fundamentales para el éxito del proyecto fue incluir la participación de los usuarios finales y los
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con el asesor de la consultora ZAIRUS en los que se discutía el rumbo que debía tomar el
proceso y las necesidades que debería cubrir, así como en las actividades de implementación y en
la toma de algunas decisiones. Esto sirvió de concientización que en conjunto con el apoyo de la
mesa directiva al proyecto y la convicción de que traería beneficios directos para ellos,
Los Sistemas llamados ERP son herramientas tecnológicas que propician el logro de la eficiencia
en los proceso de las empresas y al integrar la información para la toma de decisiones se logra ser
ERP no sea vean como proyecto únicamente tecnológicos, para lograr el éxito deben realizarse y
sistema de información.
Bibliografía
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