Alcance de un proyecto

La planeación del alcance es el primer proceso dentro del grupo de la planeación

general, la declaración del alcance es el documento entregable de la planeación
del alcance, y será la entrada para el segundo proceso de planeación el cual es la
definición del alcance, en esta parte es cuando se utiliza la documentación de
otros proyectos, respaldos y bases de datos de trabajos anteriores, incluso, de
áreas diferentes a la que se va a evaluar.

La planeación del alcance, igual que otros procesos, tiene entradas, herramientas
y técnicas y, por supuesto salidas. El primer propósito de la planeación del alcance
es generar la declaración del alcance y el plan de administración del alcance.

Las entradas son: La descripción del producto, la carta del proyecto, apremios del
proyecto y las suposiciones del proyecto. Además, hay dos herramientas y
técnicas para la planeación del alcance: Análisis de costo beneficio (costos del
proyecto y beneficios esperados por el proyecto) y el juicio de un experto. Este
experto es una persona o grupo de personas que tienen el conocimiento o estado
del arte o asesores en el área del proyecto

Otras dos técnicas son el análisis del producto y la identificación de alternativas: El

análisis del producto es la identificación clara del producto, así como el completo
entendimiento del producto o servicio, así como la identificación del valor de la
operación, análisis funcional y técnicas de ingeniería de sistemas o técnicas de
valor de ingeniería; todo esto para definir el producto o servicio.

La identificación de alternativas es una técnica para descubrir diferentes métodos

o vías para cumplir con los requerimientos del proyecto. Por ejemplo, la tormenta
de ideas es usada para descubrir alternativas para implementar los objetivos del
proyecto

La declaración del alcance: Este es la preocupación primaria, el documento que

contiene la lista de los entregables y requerimientos del proyecto, esto solo se
logra cuando se producen de acuerdo a criterios establecidos por la organización
de la empresa, En los entregables, se describen los componentes de las metas y
objetivos en una forma cuantificable. Estos entregables, generalmente son
referidos como factores de sucesos críticos. Estos factores críticos son aquellos
que deberán estar terminados para considerar un proyecto terminado. No todos
son críticos

En este momento es cuando el administrador de proyectos necesita descubrir y

documentar todos los requerimientos del proyecto, Los requerimientos describen
las características de los entregables. En esta etapa, es cuando el administrador
de proyectos debe hacer uso de sus habilidades de comunicador para trasmitirle a
los jefes de departamento o grupo y los gerentes del proceso acerca de los
requerimientos del proyecto., Los Gerentes de proceso, son todos aquellos
expertos en un área particular de la empresa.

En esta parte se debe especificar lo que se requiere, los expertos en áreas

específicas saben el como hacerlo. Muchas veces, si se reúnen los expertos y los
administradores en una junta para realizar una tormenta de ideas, puede resultar
algo terrible, todo depende del tamaño del proyecto.

Uno de los propósitos de la declaración del alcance es la de documentar las

metas, describir los entregables y los requerimientos del proyecto, y que estos
puedan ser usados como línea base para futuras decisiones dentro del proyecto

Componentes de la declaración del alcance: Debe incluir: La justificación del

proyecto, el producto del proyecto, los entregables del proyecto y los objetivos del
proyecto. Los detalles de cada uno de éstos podrán estar detallado en algún otro
documento o simplemente se hace referencia al documento que contiene el detalle

Justificación del proyecto: Esta parte describe las necesidades del negocio del
proyecto, si el negocio del proyecto lo requiere, será detallado en la declaración
del alcance, o sólo se hace referencia al documento que lo contiene, Esta
justificación también contiene los beneficios en costo y el análisis del flujo de caja
usado para determinar la factibilidad proyectada en el proyecto.

Productos del proyecto: Es la descripción del producto, esta puede ser también
referenciada si ya está implícita en la carta del proyecto.

Entregables del proyecto: Se trata de un compendio de subcomponentes que

forman los entregables, la terminación de cada uno de estos subcomponentes
significaría la terminación del proyecto, por ejemplo, si la meta es producir un
nuevo bote de cerveza para una fecha específica, uno de los mayores de los
entregables sería los cartones que contengan las cervezas y los subcomponentes
para producir este entregable mayor serían el diseño del cartón, fotografías, juego
de colores entre otros.

Objetivos del proyecto: Los objetivos siempre involucran a los tres puntos más
importantes del proyecto: tiempo, costo y calidad. En el caso de metas y objetivos,
estos tres puntos son usados como medida para determinar la satisfacción del
proyecto y su terminación, deben ser fácilmente medibles.

Es muy importante que los objetivos del proyecto, entregables y requerimientos

sean claros y firmemente establecidos en la declaración del alcance o no podrán
ser entendidos mas adelante.

La declaración del alcance deberá contener una lista entendible de todos los
requerimientos del proyecto. Deben ser claros porque serán el punto de partida
para todos las áreas de especialidades y administradores dentro del proyecto. Es
importante correr un borrador entre los administradores clave y dentro del grupo
de proyectos para asegurarse que no hay olvidos o vacíos en el alcance, una vez
que se encuentra revisado y afinado, se debe distribuir entre todos los
involucrados en el proyecto, se debe firmar este documento por todos los
interesados, con esto se comprometen a cooperar, participar y realizar los
entregables del proyecto.

Se debe recordar siempre esto: Objetivos, entregables y requerimientos no

incluidos específicamente en la declaración del alcance están explícitamente
excluidos del proyecto.

El alcance deberá tener una sección de exclusiones, que será lo que queremos
enfatizar que no está incluido en el alcance.

Los detalles de soporte, son una salida de la planeación del alcance, deberá estar
documentada y e incluida en los urgentes del proyecto, suposiciones y cualquier
otra información no documentada específicamente en la declaración del alcance.

Publicación del plan de administración del alcance

Los cambios son inevitables. Los cambios no deben ser temidos, solo deben ser
bien administrados. La administración del alcance ayuda al administrador de
proyectos a ajustar el proyecto. Este plan de administración es un importante
documento suplementario para el plan del proyecto, en el se describen como se
incorporarán los cambios al alcance del proyecto y describe el proceso de cómo
se deben realizar los requerimientos de cambios.

El plan de administración del alcance deberá ser escrito y difundido entre todos los
involucrados en el proyecto, se debe asegurar que los cambios no dañen la
estabilidad y la realización del proyecto. Se deben responder las siguientes
preguntas son algunos de los cambios esperados? Y que tan dramáticos llegarán
a ser los cambios, esto estaría determinado por la complejidad del proyecto que se
está manejando

El proceso de administración del cambio de alcance

De acuerdo al PMBOK, el proceso de administración del cambio de alcance puede

ser formal e informal, para pequeños proyectos, por ejemplo en el que están
involucrados uno o dos jefes de grupo, es suficiente con una comunicación
informal, sin embargo, cuando son mas de tres, es recomendable hacerlo de
manera formal. Es importante resaltar, que estos cambios de alcance entre el
cliente y la firma de ingeniería, deben ser documentados y consensuados entre las
dos partes, no importa que el proyecto sea chico.
Los requerimientos de cambio al alcance deben ser siempre por escrito. Debe
diseñarse un formato especial para el cambio de alcances, este formato debe
incluir un espacio para hacer notar el impacto en el proyecto. Este impacto,
necesariamente será en alguno de los tres aspectos del proyecto, en el costo, en
la calidad o en el tiempo. Probablemente impacte en los tres, estas modificaciones
deberán adicionarse a la planeación del curso del proyecto y será necesario volver
a nivelar la programación.

Algunos cambios podrán no ser aprobados, pero se deberán tomar en cuenta para
otros proyectos a futuro, e incluirlos en las memorias o base de datos para ser
usada en proyectos futuros.

Recordemos que el plan de administración de proyectos es un documento que

identifica cómo el alcance del proyecto deberá ser manejados y cómo estos
cambios deberán ser incorporados al proyecto. Con esto, podemos ver la
probabilidad de cambios de alcance, su frecuencia y su impacto. Es recomendable
formalizar este proceso para proyectos largos o complejos.

Formulación de la definición del alcance

El alcance del proyecto deberá ser dividido en pequeñas partes, en partes

manejables, de tal forma que se puedan planear tareas y actividades. Esta
subdivisión de los entregables en pequeñas partes es el propósito de un “proceso
de definición del alcance”. El PMBOK lo llama descomposición, en lo que
llamaremos paquetes de trabajo, a la primera división.

Esta descomposición o rompimiento, debe tener el objetivo de poder estimar

fácilmente los costos, el tiempo o los recursos individuales de cada paquete de
trabajo para poder definir y estimar las metas del proyecto, después, designando
nuevas partes mas pequeñas, podemos hacer una asignación de recursos y
responsabilidades para cada uno de los componentes que van a realizar el
trabajo, y con ello, su fácil control y medición de desempeño. Claro está, que la
conclusión de partes pequeñas, implican la finalización de los entregables del
proyecto.

El proceso de la definición del alcance, tiene 5 entradas de información:

 La carta del alcance
 Aspectos críticos del proyecto
 Suposiciones
 Otras salidas del proceso de planeación y,
 La información Histórica
Ejemplos de alcance:

AUTOMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DEL SERVIDOR DE BASES DE

DATOS DE PINTURAS DEL SUR

I ALCANCES DEL PROYECTO.

1.1 Antecedentes.

En la actualidad, la empresa cuenta con dos sistemas contemplado con el nombre

de SISEC sistema de Servicio al Cliente.

· El primero es un programa instalable desarrollado sobre Visual Basic 6.0,

con Ms-Access 97 que corre sobre la computadora de cada Cliente. Para definir
Cliente como un actor en este documento son: Ferreterías, Centros de Pinturas o
algún punto de Venta propio de la empresa. Esta aplicación tiene como finalidad:

 Brindar la facilidad de guardar las fórmulas, con que se crean las pinturas.
 Brinda Información de lo que se conoce como Asistencia Técnica, que es
un soporte de información de los productos, solución a problemas entre
otros.
 Cálculos de Costos.
 Mantenimiento de Datos.
 Almacenamiento de datos de Cliente.

Debido a su plataforma tecnológica no permite de actualizaciones de Datos de la

base de datos Maestra (SQL-Server) e inclusive de modificaciones del Software.

El segundo sistema es un Portal en Internet, que su enfoque es basado en

Información y cierta interacción con el usuario

Como se mencionó anteriormente, estos son los puntos más relevantes a la

necesidad y realización del proyecto de Automatización y Modernización de Sur
Química.

1.2 Beneficios Esperados.

Dado que el escenario anteriormente expuesto a nivel muy global llegó a sus
límites de necesidades y de valores agregados que no se le pueden brindar al
sistema actual de Sur Química, deja el concepto de ser un portal y el deseo de
convertirse en todo un Sistema sobre una plataforma más robusta, versátil y
amigable.

II ALCANCE GENERAL PARA EL NUEVO SISTEMA SUR QUÍMICA.

La estructura propuesta para Sur Química se base en una platilla sencilla que le
permite al usuario de un sitio ubicar en forma rápida la información más relevante,
para un mayor detalle ver documento de Estructura propuesta por Sur Química
nos basaremos en el contenido y estructura actual del Web.

Para el nuevo Web haremos 2 plantillas de diseño distintas, se escogerá la que el

personal encargado del desarrollo del sitio seleccione por parte de sur Química.
Una vez decidido el diseño o plantilla de la Nueva Cara de sitio, partiremos con la
construcción de las distintas secciones del Web.

La programación de las secciones definidas para el Sistema Web se desarrollarán

bajo tecnologías .NET (Microsoft ASPX), con base de datos en MS-SQL Server
2000.

2.1 ALCANCE ESPECÍFICO DE LA ESTRUCTURA WEB SITE:

SECCION I)

Quienes Somos: Presenta el texto y la fotografía incluida en la historia de la

empresa que esta en el sitio actual, con una mejor presentación y ubicación de
fotografías. Url de referencia. Formato: HTML

SECCION II) Login: Permite que el usuario ingrese a su cuenta con su respectiva
clave de acceso, la autenticación se hará sobre la base de datos propia del Web,
una vez autenticado serán habilitados los servicios a los cuales tiene acceso,
predefinidos por el administrador del Web mediante un Panel Administrativo.
Formato: .NET

SECCION III) Mapa del sitio: Muestra las diferentes secciones de la estructura del
web de una manera amigable y versátil, puede ser una especie del flash animado.
Formato 1: HTML.
Formato 2: FLASH. (Opcional)

SECCION IV) Muestra un formulario que permite recolectar los datos del usuario
interesado para el envió correspondiente al administrador o persona encargada,
esta información nosotros no recomendamos que se almacene en base de datos
para no sobrecargar la misma con información basura.
Formato: .cgi (Funcionalidad únicamente envió de correo.)
SECCION V) Marcas: Sección programada para tomar de la base de datos la
información pertinente a Marcas y productos de Sur Química y mostrarla en Web.

Esta sección proponemos que se subdivida en dos partes:

Parte I:
Referente a Marcas: Esta sección listará las marcas que se encuentran
almacenadas en base de datos:

Información que se desplegara al usuario de Internet:

 Logo
 Nombre de la Marca.
 Línea de la Marca
 Descripción de la Marca.

Con un vínculo a sus usos y aplicaciones

Los usos y aplicaciones se subdividen en:

 Aislamiento térmico
 Arquitectónico
 Demarcación de carreteras
 Madera
 Artística
 Automotriz
 Aviación
 Construcción
 Mantenimiento Industrial
 Marino Comercial
 Plástico reforzado

(* El uso y Aplicación puede variar de acuerdo a la Marca)

Parte II.

Referente a Productos: Esta sección tratará de asesorar al usuario mediante un

esquema fácil y amigable de pasos para que al final del proceso el mismo sistema
le recomiende cual es el producto mas adecuado para compra.

Estos esquemas y procesos serán definidos durante la etapa pertinente de análisis

y diseño de procesos del sistema.
Formato: .NET
Contara con Panel de Control para mantenimiento.
SECCION VI) Comercializadora: Incorporación del componente Actual en el
Nuevo Web.
Formato .FLASH

SECCION VII) Boletines. Esta sección permite mostrar los boletines más recientes
publicados en el sistema en un formato HTML, en una platilla previamente
definida.

El usuario de Internet cuando entra a esta sección, listará los boletines mas
recientes y podrá ver rápidamente la siguiente información:

 Fecha de Publicación del Boletín

 Titulo del Boletín
 Fuente
 Pequeña Descripción.
 Ir a Detalle

Si desea ir a detalle puede ver la información pertinente al boletín como:

 El titulo.
 Una pequeña descripción
 Las posibles causas
 Las posibles soluciones.

Se tratará de mantener un esquema parecido al actual, pero con el valor agregado

de que pueda ver esta información en formato HTML si carece de Acrobar Reader,
al igual de que se mantendrá la opción de poder descargar esta información en
PDF, ya sea para almacenarla en la maquina o bien hacer una impresión. El
sistema será el encargado de crear este documento PDF.

No obstante, esta sección mantendrá un historial de las publicaciones de los

respectivos boletines. Al igual que un panel para su debido Mantenimiento por el
usuario encargado de esta sección
Formato: .NET
Contara con Panel de Control para mantenimiento.

SECCION VIII) Asistencia Técnica: Sección donde el usuario o cliente podrá

realizar una consulta que será almacenada a nivel de base de Datos para su
respectiva solución.

En el momento que ingresa al sistema una consulta con los datos que se definirán
posteriormente tomando como referencia se podrá acceder para su solución
mediante un panel de control por el usuario encargado de resolver estas consultas
al igual que será notificado vía correo electrónico que en el sistema se encuentra
una consulta en transito, pero la solución a esto será obligado a interactuar con el
sistema para un mejor control de las consulta y su respectiva solución.
Formato: .NET
Contara con Panel de Control para mantenimiento.

SECCION IX) Noticias: Se mantendrá el mismo esquema de boletines a diferencia

de que el documento en PDF tiene que estar previamente definido. Se hará de
esta manera porque la presentación de las noticias tiende a diferir entre una y otra.
No será responsabilidad del sistema de crear el documento PDF, sino que
dependerá de un encargado para crearlo y adjuntarlo a la noticia respectiva.
Formato: .Net
Contara con Panel de Control para mantenimiento.

SECCION X) Ecosur: será una página HTML con imágenes integradas, de manera
que el objetivo sea una mayor rapidez a la hora que se consulta esta sección.

SECCION XI) Galería de fotos: Componente en FLASH, que muestre las

fotografías que el administrador del Web ubique en una carpeta determinada, para
que el flash haga lectura de las fotografías de esta carpeta. De manera que si en
un futuro se desean agregar mas fotografías al igual que eliminar será de mayor
versatilidad.

SECCION XI) Ultimas Noticias: Mostrara la noticia mas reciente en el sistema, con
un link al modulo de Noticias.
Formato .NET
Contara con Panel de Control para mantenimiento.

SECCION XII) Documentos mas recientes: Sección que estará dependiente de un

Parámetro Numérico configurable en el Panel de Control para el despliegue de
documentos en esta sección, con un vínculo, ya sea al modulo de Noticias o
Boletines.
Formato .NET
Contara con Panel de Control para mantenimiento.

DETALLE DE ESTRUTURA APLICACIÓN LOCAL.

Aplicación que corre en el cliente llamada SISEC-LOCAL, Sistema de Servicio al

Cliente LOCAL.
Esta aplicación contemplará todas las opciones actuales del sistema desarrolladas
en Visual Basic 6.0, sobre una plataforma que le permita actualizaciones de
opciones como:

 Actualizaciones de formulas de pinturas.

 Noticias.
 Boletines.
 Marcas.
 Productos.
 Entre otros por definir.

También será implementado manteniendo el Standard de tipografías y colores

definidos para el desarrollo del Web Site, esta aplicación será desarrollado bajo la
plataforma .NET (Visual Basic .NET).

Requerimientos de la aplicación local:

 Net FrameWork
 Conexión de 56 kbps como mínimo para las Actualizaciones
 Disco Duro de 50G.
 Memoria RAM 1000.