PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Introducción

Este Plan de Gestión de Comunicaciones establece el marco de comunicaciones para este

proyecto. Servirá como una guía para las comunicaciones a lo largo de la vida del proyecto y
se actualizará a medida que cambien las necesidades de comunicación. Este plan identifica y
define los roles de las personas involucradas en este proyecto. También incluye una matriz de
comunicaciones que mapea los requisitos de comunicación de este proyecto. Una guía
detallada para llevar a cabo reuniones detalla tanto las reglas de comunicación como la forma
en que se llevarán a cabo las reuniones, asegurando reuniones exitosas. Se incluye un
directorio del equipo del proyecto para proporcionar información de contacto de todas las
partes interesadas directamente involucradas en el proyecto.

Enfoque de gestión de las comunicaciones

El Director de Proyecto asumirá un papel proactivo para garantizar comunicaciones efectivas

sobre este proyecto. Los requisitos de comunicaciones están documentados en la Matriz de
Comunicaciones que se presenta en este documento. La Matriz de comunicaciones se utilizará
como guía para saber qué información comunicar, quién debe hacer la comunicación, cuándo
comunicarla y a quién comunicar.

Cuando se requieran actualizaciones o cambios a medida que avanza el proyecto o se aprueban

los cambios, el director del proyecto es responsable de gestionar todos los cambios propuestos
y aprobados en el plan de gestión de las comunicaciones. Una vez que se apruebe el cambio,
el director del proyecto actualizará el plan y la documentación de respaldo y distribuirá las
actualizaciones al equipo del proyecto y a todas las partes interesadas. Esta metodología es
consistente con el Plan de Gestión de Cambios del proyecto y asegura que todas las partes
interesadas del proyecto estén al tanto e informadas de cualquier cambio en la gestión de las
comunicaciones.

Restricciones de la gestión de comunicaciones

La política organizacional establece que, cuando corresponda, se deben usar formatos y

plantillas estandarizados para todas las comunicaciones formales del proyecto. Los detalles
de estos requisitos de política se proporcionan en la sección titulada "Estandarización de la
comunicación" en este documento.

La política organizacional también establece que solo el director puede autorizar la

distribución de información confidencial. El director del proyecto es responsable de garantizar
que se solicite y obtenga la aprobación antes de la distribución de cualquier información
confidencial relacionada con este proyecto.
Requisitos de comunicación de las partes interesadas

Los canales de comunicación del proyecto deben garantizar que las partes interesadas tengan
acceso a estos canales. Si la información del proyecto se comunica a través de medios seguros
o mediante recursos internos de la empresa, todas las partes interesadas, internas y externas,
deben tener el acceso necesario para recibir las comunicaciones del proyecto.

Una vez que se hayan identificado todas las partes interesadas y se hayan establecido los
requisitos de comunicación, el equipo del proyecto mantendrá esta información en el Registro
de Partes Interesadas del proyecto y la utilizará, junto con la matriz de comunicación del
proyecto, como base para todas las comunicaciones.

Roles

Patrocinador del proyecto.

El patrocinador del proyecto es la máxima autoridad del proyecto y ha autorizado el proyecto

al firmado el acta de constitución del proyecto. Es quien autorizó la consecución de los
recursos necesarios para la financiación del proyecto y, en última instancia, responsable de su
éxito. Se le deben presentar informaciones en formato resumido, a menos que solicite
comunicaciones más detalladas.

Director de Proyecto

El Director de Proyecto supervisa el proyecto a nivel de cartera y posee la mayoría de los

recursos asignados al proyecto. Es responsable de los costos y la rentabilidad generales del
programa, por lo que requiere tener comunicaciones detalladas del proyecto

Partes interesadas clave

Normalmente, las partes interesadas incluyen a todas las personas y organizaciones que se ven
afectadas por el proyecto. Para este proyecto, estamos definiendo un subconjunto de las partes
interesadas como partes interesadas clave. Estas son las partes interesadas con las que
necesitamos comunicarnos y no están incluidas en los otros roles definidos en esta
sección. Las partes interesadas clave incluyen los ejecutores del proyecto y los usuarios clave
identificados para participar en el proyecto.

Comité

El Comité es un grupo designado que revisa las especificaciones técnicas y autoriza cambios
dentro de la infraestructura de las organizaciones. Los documentos de diseño técnico, el
análisis de impacto del usuario y las estrategias de implementación son típicos de los tipos de
comunicación que requiere este grupo.
Beneficiarios

Debe identificar los beneficiarios del proyecto. En este caso, se deben seleccionar los temas y
la metodología para poder cumplir sus expectativas.

Los clientes de este proyecto son quienes acuden en respuesta a la convocatoria. La eficacia
estará en la eficaz comunicación que les haga sentirse acompañados y deseen fortalecer su fe
y se vinculen a las actividades desarrolladas. Recibirán un folleto que les permitirá memorizar
los puntos centrales de la temática y los motive a vincularse y permanecer.

El director del Proyecto

El director del Proyecto tiene la responsabilidad general de la ejecución del proyecto,

administra los recursos del día a día, brinda orientación sobre el proyecto y supervisa e
informa sobre las métricas de los proyectos, tal como se define en el Plan de gestión del
proyecto. Como responsable de la ejecución del proyecto, el director del Proyecto es el
principal comunicador del proyecto que distribuye información de acuerdo con este Plan de
Gestión de Comunicaciones.

Equipo del Proyecto

El Equipo del Proyecto está compuesto en su mayoría por quienes tienen un rol en el
desempeño del trabajo en el proyecto. El equipo del proyecto debe tener una comprensión
clara del trabajo que se completará y el marco en el que se ejecutará el proyecto. El equipo
del proyecto requiere un nivel detallado de comunicación que se logra a través de las
interacciones diarias con el director del proyecto y otros miembros del equipo junto con
reuniones semanales del equipo.

Comité

El Comité Directivo proporciona una supervisión estratégica de los cambios. El propósito del
Comité es asegurar que los cambios dentro de la organización se efectúen de tal manera que
beneficien a la organización en su conjunto. El Comité requiere comunicación sobre asuntos
que cambiarán el alcance del proyecto y sus entregables.

Líder técnico

El líder técnico es una persona del equipo del proyecto que está designada para ser responsable
de supervisar los aspectos técnicos de la diagramación y diseño de las cartillas, folletos y
recordatorios que se entregarán, y también debe estar pendiente que el proyecto se implemente
de manera técnicamente sólida. El líder técnico es responsable de todos los diseños, supervisa
la implementación de los diseños y desarrolla la documentación de los materiales didácticos
y está en permanente comunicación con la firma que llevará a cabo la el diseño y la
impresión. El líder técnico requiere una estrecha comunicación con el director del proyecto y
el equipo del proyecto.
 Métodos y tecnologías de comunicación

El equipo del proyecto determinará, de acuerdo con la política organizacional, los métodos y
tecnologías de comunicación en función de varios factores que incluyen: requisitos de
comunicación de las partes interesadas, tecnologías disponibles (internas y externas) y
políticas y estándares organizacionales.

El director mantiene comunicación permanente con la oficina de Proyectos para realizar

actualizaciones, archivar informes y realizar comunicaciones de proyectos. Esta oficina
permite a las partes interesadas, acceder a los datos y las comunicaciones del proyecto en
cualquier momento. También las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto
colaboran en el trabajo y la comunicación del proyecto.

El director del proyecto es responsable de garantizar que todas las comunicaciones y la

documentación del proyecto se copien en el sitio web y que se mantenga actualizada la
información del proyecto.

La oficina de proyectos mantiene licencias de software para el software MS Project, desde

donde se mantiene y comunica los cronogramas utilizando este software. Los diagramas
PERT son el formato preferido para comunicar los cronogramas a las partes interesadas. El
cronograma del proyecto se mantendrá tanto en la plataforma de SharePoint como en el sitio
web del proyecto.

Toda la comunicación y la documentación del proyecto, además de mantenerse en la

plataforma de SharePoint y el sitio web del proyecto, se archivarán en el disco compartido
interno que se encuentra en el directorio del programa de la PMO. Las convenciones de
nomenclatura de la organización para archivos y carpetas se aplicarán a todo el trabajo
archivado.

Matriz de comunicaciones

La siguiente tabla identifica los requisitos de comunicaciones para este proyecto.

Tipo de Objetivo de la
Medio Frecuencia Asistentes Presenta Entregable Formato
comunicación comunicación

–Copia
Presentar al equipo electrónica
– director del
del proyecto y el archivada en el
proyecto – Equipo Director – Orden del día
Reunión de proyecto. Revisar los sitio de
- Presencial Una vez del proyecto del – Acta de la
lanzamiento objetivos del SharePoint y en
– Partes proyecto reunión
proyecto y el enfoque Google Drive
interesadas
de gestión. (sitio web del
proyecto)

– Copia
Reuniones del Revisar el estado del Director
– Presencial Al finalizar cada - Grupo de electrónica
equipo del proyecto con el del – Orden del día
– zoom grupo de trabajo proyecto archivada en el
proyecto equipo. proyecto – Actas de la
sitio de
reunión
SharePoint y
Google Drive el
 – Calendario del sitio web del
proyecto proyecto.

– Copia
Discutir y desarrollar electrónica
temática teológica y – Personal del – Orden del día archivada en el
Reuniones de Cuando sea Líder
de diseño de cartillas - Presencial equipo del – Acta de la sitio de
diseño técnico necesario técnico
folletos y Proyecto reunión SharePoint y el
recordatorios. sitio web del
proyecto.

– Copia
electrónica
– Actualizaciones
Reuniones Informar sobre el – Cara a cara – Oficina de Director archivada en el
de diapositivas
mensuales de estado del proyecto a – Llamada de Mensual gestión de de sitio de
– Calendario del
estado del proyecto la dirección. conferencia proyectos proyecto SharePoint y el
proyecto
sitio web del
proyecto.

– Patrocinador – Copia
Informe el estado del del proyecto – – Informe de electrónica
proyecto, incluidas Equipo del Director estado del archivada en el
Informes de estado - Correo
las actividades, el Mensual proyecto de proyecto – sitio de
del proyecto electrónico
progreso, los costos y – Partes proyecto Calendario del SharePoint y el
los problemas. interesadas proyecto sitio web del
– PMO proyecto.

Diagrama de flujo de comunicación

El siguiente diagrama de flujo de comunicación se creó para ayudar en la comunicación del

proyecto. Este diagrama de flujo proporciona un marco para que el equipo del proyecto lo
siga. Sin embargo, puede haber ocasiones o situaciones que queden fuera del diagrama de
flujo de comunicación en las que sea necesaria una aclaración adicional. En estas situaciones,
el director del Proyecto es responsable de discutir la comunicación con el Patrocinador del
Proyecto y tomar una determinación sobre cómo proceder.

1
Directrices para las reuniones

Agenda de la reunión

La agenda de la reunión se distribuirá 2 días hábiles antes de la reunión. La agenda debe

identificar al presentador de cada tema junto con un límite de tiempo para ese tema. El primer
elemento de la agenda debe ser una revisión de los compromisos de acción de la reunión
anterior.

Actas
de la reunión Las actas de la reunión se distribuirán 2 días hábiles antes de la siguiente
reunión. Las actas de las reuniones incluirán el estado de todos los elementos de la agenda
junto con nuevos elementos de acción.

Elementos de acción

Los avances de acción se registran tanto en la agenda como en las actas de la reunión. Los
avances incluirán el nombre de quien realiza la acción. Las reuniones comenzarán con una
revisión del estado de todos los avances de reuniones anteriores y finalizarán con una revisión
de todos los nuevos avances y compromisos resultantes de la reunión.

Presidente de la reunión

El director del proyecto es responsable de distribuir la agenda de la reunión, facilitar la reunión

y distribuir las actas de la reunión. El director se asegurará de que la reunión comience y
termine a tiempo y que todos los presentadores cumplan con los plazos asignados.

Grabación de las reuniones

El director utilizará las grabaciones para crear las actas de la reunión.

Cronometrador

El Cronometrador es responsable de ayudar al facilitador a cumplir con los límites de tiempo

establecidos en la agenda de la reunión.

Varios

En cada reunión hay espacio para registrar y diferir elementos que no están en la agenda de la
reunión, para tratar los que sea posible o agendarlos para una próxima reunión.

La lista de temas que quedan pendientes debe incluirse en las actas de la reunión.