Gestión de Contratos con Acuerdos de Niveles de Servicio

▪ Introducción a la Generación de Valor

▪ Procesos Previos a la Gestión de Contratos

Valor
Cualidad, importancia o utilidad de algo.
Los diferentes interesados perciben el valor
de diferentes maneras. Los clientes pueden
definir el valor como la capacidad de usar
características o funciones específicas de
un producto. Las organizaciones pueden
centrarse en el valor de negocio según lo
determinado utilizando métricas
financieras, tales como los beneficios
menos el costo de lograr esos beneficios.

El valor social puede incluir la contribución

a grupos de personas, comunidades o al
medio ambiente.
Creación de Valor

Los proyectos existen dentro

de un sistema de mayor
tamaño, tal como una
agencia gubernamental,
organización o acuerdo
contractual.

Las organizaciones crean

valor para los interesados.
Creación de Valor: Ejemplos

▪ Creación de un nuevo producto, servicio o resultado que

cumpla con las necesidades de los clientes o usuarios finales;
▪ Realizar contribuciones sociales o ambientales positivas;
▪ Mejorar la eficiencia, la productividad, la efectividad o la
capacidad de respuesta;
▪ Habilitar los cambios necesarios para facilitar la transición
organizacional a su estado futuro deseado; y
▪ Conservar los beneficios habilitados por programas, proyectos
u operaciones comerciales anteriores.
Componentes para la entrega de valor
Portafolios, programas, proyectos,
productos y operaciones, que
pueden utilizarse individual y
colectivamente para crear valor.

Trabajando juntos, estos

componentes forman un sistema
para entregar valor que está
alineado con la estrategia de la
organización.

Ej. Sistema para entregar valor que

tiene dos portafolios compuestos Fuente: PMBOK 7ma.
por programas y proyectos. edición
Sistema para la entrega de valor
Un sistema para la entrega
de valor es parte del
entorno interno de una
organización que está sujeto
a políticas, procedimientos,
metodologías, marcos de
referencia, estructuras de
gobernanza, etc. Ese entorno
interno existe dentro del
entorno externo más
amplio, que incluye la
economía, entorno de
mercado, social, regulatorio

Fuente: PMBOK 7ma.

edición
Sistema para la entrega de valor

Conjunto de actividades estratégicas de negocio

dirigidas a la construcción, sostenimiento y/o
avance de una organización.

Los portafolios, programas, proyectos, productos

y operaciones conforman el sistema de entrega
de valor de una organización.
Sistema para la entrega de valor
Los componentes de un sistema de entrega de
valor crean entregables utilizados para producir
resultados. Ej. Contrato de Servicio de
Alimentación, Alojamiento y Mantenimiento

Un resultado es el efecto o consecuencia final de un

proceso o proyecto. Centrarse en los resultados, las
elecciones y las decisiones enfatiza el desempeño
del proyecto a largo plazo.

Los resultados generan beneficios, que son

ganancias obtenidas por la organización. Los
beneficios, a su vez, crean valor, que es algo que
tiene mérito, importancia o utilidad.
Gestión de Contratos: Entorno Externo
Los factores externos a la organización pueden mejorar, restringir o tener
una influencia neutral sobre los resultados del proyecto. Algunos ejemplos
incluyen, entre otros:

▪ Condiciones del mercado. Entre los condiciones del mercado se

incluyen competidores, participación en el mercado, reconocimiento de
marca, tendencias tecnológicas y marcas registradas.
▪ Influencias y asuntos de índole social y cultural. Entre estos factores
se incluyen clima político, costumbres y tradiciones regionales, días
festivos y eventos públicos, códigos de conducta, ética y percepciones.
▪ Entorno regulatorio. El entorno regulatorio puede incluir leyes y
regulaciones nacionales y regionales relacionadas con seguridad,
protección de datos, conducta de negocios, empleo, licenciamiento y
adquisiciones.
Gestión de Contratos: Entorno Externo (Cont.)
▪ Bases de datos comerciales. Las bases de datos incluyen datos
para estimación estandarizada de costos e información de estudios de
los riesgos de la industria.
▪ Investigaciones académicas. Esta investigación puede incluir
estudios del sector, publicaciones y resultados de estudios
comparativos.
▪ Estándares de la industria. Estos estándares están relacionados con
productos, producción, medio entorno, calidad y fabricación.
▪ Consideraciones financieras. Entre estas consideraciones se
incluyen tasas de cambio de divisas, tasas de interés, inflación,
impuestos y tarifas.
▪ Entorno físico. El entorno físico corresponde a las condiciones
laborales y climáticas.
Gestión de Contratos
▪ Las adquisiciones pueden ocurrir en cualquier momento durante
un proyecto.
▪ La planificación inicial ayuda a establecer expectativas que
aseguran que el proceso de adquisición se lleve a cabo sin
problemas.
▪ Una vez que se conoce el alcance de alto nivel, los equipos de
proyecto realizan un análisis de hacer o comprar. Esto incluye
identificar aquellos entregables y servicios que se desarrollarán
internamente, y aquellos que se comprarán de fuentes externas.
Esta información afecta al equipo de proyecto y al cronograma.
▪ Los profesionales contratantes necesitan información anticipada
sobre el tipo de bienes necesarios, cuándo serán necesarios y
cualquier especificación técnica requerida para los bienes o
servicios adquiridos.
Gestión de Contratos (Cont.)

▪ Una vez que se conoce el alcance de alto nivel, los

equipos de proyecto realizan un análisis de hacer o
comprar. Esto incluye identificar aquellos entregables
y servicios que se desarrollarán internamente, y
aquellos que se comprarán de fuentes externas. Esta
información afecta al equipo de proyecto y al
cronograma.
▪ Los profesionales contratantes necesitan información
anticipada sobre el tipo de bienes necesarios, cuándo
serán necesarios y cualquier especificación técnica
requerida para los bienes o servicios adquiridos.
Gestión de Contratos (Cont.)

▪ Las adquisiciones pueden cubrir todo, desde materiales, equipos

de capital y suministros hasta soluciones, mano de obra y
servicios.
▪ En la mayoría de las organizaciones, los directores de proyectos,
trabajan con funcionarios de contratación u otras personas con
experiencia en contratos, leyes y regulaciones.
▪ Las organizaciones generalmente tienen políticas y
procedimientos rigurosos asociados con las adquisiciones. Las
políticas identifican quién tiene autoridad para celebrar un
contrato, los límites de autoridad y los procesos y procedimientos
que deberían seguirse.
Gestión de Contratos (Cont.)

▪ Antes de efectuar una adquisición, el director del proyecto

y los miembros del equipo de proyecto técnicamente
calificados trabajan con profesionales contratantes para
desarrollar la solicitud de propuesta (RFP), el enunciado
del trabajo (SOW), los términos y condiciones y otros
documentos necesarios para abrir la licitación o el proceso
de compra que corresponda según cada caso.
Gestión de Contratos (Cont.)

Conferencia de oferentes

Reuniones con posibles vendedores

previas a la preparación de una
licitación o propuesta para asegurar
que todos los posibles proveedores
comprendan de manera clara y
uniforme la necesidad de
adquisición. Esta reunión puede
también ser conocida como
conferencias de contratistas,
conferencias de proveedores o
conferencias previas a la licitación.
Gestión de Contratos (Cont.)

Plan de gestión de las adquisiciones.

Este plan es un componente del plan para la dirección del proyecto o

programa que describe cómo un equipo de proyecto adquirirá bienes y
servicios fuera de la organización ejecutante.

Encuentre el/los
error(es) en el
flujograma 🡪
Ejercicio para los participantes

Secuencia las principales actividades que se llevan a cabo durante

un proceso de adquisición de tu trabajo:

1) ……
2) ……
3) …….
4) …….
5) …….
Gestión de Ciclo de Vida de los Contratos

▪ La gestión de contratos es el proceso de gestión de los

acuerdos suscritos por la empresa a lo largo de su ciclo de
vida.

▪ Las actividades clave incluyen la gestión de claims

(reclamaciones), el análisis de desempeño (indicadores de
desempeño operativo y financiero), identificar y mitigar
riesgos, gestión de ordenes de cambio
Gestión de Ciclo de Vida de los Contratos (Cont)
Gestión de Ciclo de Vida de los Contratos y las TICs (Cont)
Gestión de Ciclo de Vida de los Contratos (Cont)
▪ El ciclo de vida del contrato es un proceso con tareas específicas.

▪ Creación del contrato: Puede variar desde un acuerdo simple de una sola página hasta una lista masiva de
especificaciones y anexos.

▪ Negociación y el proceso de aprobación.

▪ Administrar el contrato, hacer cumplir los términos y reportar datos.

▪ Las empresas tienden a realizar la gestión con un software.

Gestión de Ciclo de Vida de los Contratos (Cont)
▪ El ciclo de vida del contrato es un proceso con tareas específicas.

▪ Creación del contrato: Puede variar desde un acuerdo simple de una sola página hasta una lista masiva de
especificaciones y anexos.

▪ Negociación y el proceso de aprobación.

▪ Administrar el contrato, hacer cumplir los términos y reportar datos.

▪ Las empresas tienden a realizar la gestión con un software.

Gestión de Ciclo de Vida de los Contratos (Cont)
▪ Los contratos se encuentran entre las piezas más importantes en los procesos operativos de la empresa: Ventas,
facilities, etc.
▪ Aclaran la transferencia de valor entre el cliente y la empresa, reducen significativamente los riesgos para ambas
partes y actúan como documentos vivos que guían los términos de una relación comercial.
▪ Cuando no se administran de manera efectiva, a menudo resulta en mayores costos para la organización, riesgos
legales y financieros innecesarios y una mayor probabilidad de que la empresa no pueda cobrar de manera efectiva.
En la Fase de Creación del contrato….
▪ ¿Qué cláusulas pueden ser estándarizadas?
- Limitación de responsabilidad
- Protección de Datos
- Jurisdicción
- Método preferido de resolución de disputas
- Aviso de disposiciones
- Disparadores de terminación de contrato
Durante la Fase de Negociación ….

▪ Cuando se trata de contratos complicados, el período de negociación suele implicar varias rondas de revisiones y la
necesidad de comparar versiones anteriores de documentos con iteraciones actuales.
▪ Para mantener un registro preciso de las enmiendas y cambios que ocurren durante la fase de negociación, se
pueden apoyar en el software para acceder a registros claros de ediciones y modificaciones para obtener una visión
holística de todo el período de negociación.
Durante la Fase de Aprobación ….
▪ Los contratos aún pueden cancelarse debido a largos tiempos de aprobación después de que hayan terminado las
negociaciones y se hayan realizado todas las modificaciones. Cuando todo el proceso se maneja manualmente, los
documentos físicos cambian de manos varias veces, el formato debe cambiar y la cadena de aprobación puede ser diferente
según las circunstancias específicas.
▪ Un software automatiza las partes del proceso de aprobación: Los aprobadores pueden recibir una notificación automática
cuando un documento está listo para que lo revisen y actualiza automáticamente la cadena de aprobación a medida que se
producen cambios. Firmas electrónicas.
Durante la Fase de Ejecución ….
▪ Una vez que el documento ha sido aprobado inicia la fase de ejecución.
▪ Los términos deben ser rastreados y aplicados, los hitos monitoreados y los datos de todo el proceso recopilados y analizados
para los reportes de gestión.
▪ Un software permite por ejemplo, configurar la solución para notificar automáticamente a las partes interesadas cuando se
alcanzan hitos específicos, así como también realizar un seguimiento sencillo de las obligaciones en ambos lados del contrato
para que pueda enviar recordatorios y prepararse para cualquier actividad de emisión de factura, etc.
Durante la Emisión de Informes: Indicadores de Gestión
▪ Los informes del ciclo de vida del contrato cubren muchas categorías. Se utilizan KPI’s según la naturaleza del contrato. Ej.:
Disponibilidad del Servicio, Satisfacción del Cliente, etc.

▪ Los líderes pueden acceder rápidamente a tableros e informes de alto nivel para obtener una vista actual de los resultados de
desempeño y las plataformas de software resumen datos detallados que se adaptan a los requerimientos específicos de
stakeholders.

▪ Estas herramientas para la emisión de informes y análisis de datos ayudan a refinar continuamente el proceso y mejorar el
valor del contrato.
Reportes en la Gestión de Riesgos y Ordenes de Cambio
▪ Tener reportes históricos a lo largo del ciclo de vida del contrato, permite revisar el rendimiento a lo largo del tiempo y
obtener información sobre el documento y la relación con el cliente para gestionar órdenes de cambio o posibles claims.
▪ Tener la información al alcance permitirá soportar la toma de decisiones y gestionar los riesgos en cualquier etapa de la
gestión contractual.
▪ Se garantiza la disponibilidad de la información para la Fase de Auditoría
Durante la Fase de Renovación ….
▪ Un contrato que vence puede causar problemas a su empresa o afectar los resultados esperados si no gestiona
adecuadamente.
▪ Se puede utilizar la automatización para renovar contratos y recopilar firmas. Ej.: Configurando notificaciones o alertas para
cada contrato o para hitos importantes para proveedores y clientes, teniendo en cuenta que tengan suficiente aviso para
renovar su contrato sin problemas sin perder un servicio esencial o incurrir en alguna responsabilidad (Ej. Seguros).