Parque Infantil Barrio San José (2020).

INSTRUCTIVO CONVOCATORIA 001 DE 2023

“PARA EL DESARROLLO COMUNAL A TRAVÉS DE DOCE (12) CONVENIOS

SOLIDARIOS DE IMPACTO SOCIAL Y COMUNITARIO EN EL MUNICIPIO DE
SIBATE CUNDINAMARCA”

PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL “SIBATÉ: SOLIDARIO Y SOSTENIBLE,

GOBIERNO PARA TODOS 2020-2024”

COMPONENTE: MÁS INSTITUCIONALIDAD, MÁS CIUDADANÍA

PROGRAMA: MÁS DIÁLOGO, MÁS INSTITUCIONALIDAD

SUBPROGRAMA: SIBATÉ MÁS COMUNITARIO

META PRODUCTO: REALIZAR UNA (1) CONVOCATORIA ANUAL PARA LA

EJECUCIÓN DE PROYECTOS COMUNITARIOS MUNICIPALES

La Administración Municipal de Sibaté Cundinamarca, a través de la Secretaria de

Gobierno desde el Programa de Participación Comunitaria contempla potencializar las
organizaciones comunales de los barrios y veredas de nuestro Municipio, donde se busca
la generación de oportunidades, herramientas y capacidades de gestión que les permita
ejercer de manera efectiva su derecho a la asociación y la participación, vinculando las
mismas al desarrollo de su comunidad mediante la realización de obras de impacto social
y comunitario tales como:

• Adecuación y/o mejoramiento de salones comunales y áreas aledañas

• Adecuación y/o mejoramiento de infraestructura recreativa y/o deportiva
• Obras de adecuación y mantenimiento de espacio público
FASES DE LA CONVOCATORIA 001 DE 2022:

Fase I viabilidad documental administrativa:

1. Apertura y publicación de la convocatoria

2. Recepción documental del proyecto
3. Verificación documental de proyectos (Equipo evaluador de la Administración
Municipal)
4. Publicación de resultados
5. Traslados para observaciones (Revisar cronograma en la resolución anexa)
6. Publicación de proyectos aprobados a fase II

Fase II viabilidad de intención del proyecto:

1. Evaluación de la manifestación de interés del proyecto (Equipo evaluador de la

Administración Municipal)
2. Publicación de resultados
3. Traslados para observaciones (Revisar cronograma en resolución anexa)
4. Publicación de proyectos aprobados a fase III

Fase III viabilidad técnica, social y financiera:

1. Cronograma de visitas de viabilidad (Publicación en página y redes sociales de la

Alcaldía Municipal)
2. Visitas a campo para concepto técnico, social y financiero (Equipo evaluador de la
Administración Municipal de Sibaté)
3. Publicación de resultados
4. Traslados para observaciones
5. Publicación de proyectos aprobados para asignación de recursos

Fase IV ejecución del convenio solidario:

1. Resolución de acreditación del beneficio

2. Suscripción de contratos derivados con Juntas de Acción Comunal
3. Perfección y legalización del contrato (Pólizas de calidad y cumplimiento asumida
por la Junta de Acción Comunal)
4. Suscripción de acta de inicio
5. Ejecución de actividades derivadas del convenio solidario
6. Presentación de órdenes y soportes de compras en medio físico
7. Informe de supervisión
8. Acta de recibo final
9. Suscripción de acta liquidación del convenio solidario derivado con la Junta de
Acción Comunal
LISTA DE CHEQUEO:

A continuación encontrarán la lista de chequeo de documentos habilitantes de las

diferentes tipologías de proyectos a los cuales se podrán presentar las Juntas de Acción
Comunal:

LISTA DE CHEQUEO
DOCUMENTOS TIPO DE PROYECTO
ADECUACIÓN Y/O ADECUACIÓN Y/O
EXPEDIDOS POR LA MEJORAMIENTO DE MEJORAMIENTO
ALCALDÍA (EXPEDIDA NO SALONES COMUNALES DE ESPACIO PUBLICO
MAYOR A 30 DÍAS) Y ÁREAS COMUNES INFRAESTRUCTURA
RECREATIVA Y
DEPORTIVA
CERTIFICACIÓN DE
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN EN LA QUE
CONSTE NO HABER OK OK OK
PRESENTADO UN
PROYECTO DE
INFRAESTRUCTURA EN EL
SECTOR POSTULADO A
ENTIDADES DE ORDEN
NACIONAL,
DEPARTAMENTAL Y
MUNICIPAL
CERTIFICACIÓN DE
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN EN LA QUE
CONSTE QUE NO SE OK OK OK
ENCUENTRA EN ZONA DE
RIESGO CONFORME CON
EL POT/EOT/PBOT
CERTIFICACIÓN DE
ALCALDIA O SECRETARÍA
DE PLANEACIÓN EN LA
QUE CONSTE QUE EL OK OK OK
PROYECTO A
DESARROLLAR NO ESTE
DECLARADO COMO
PATRIMONIO CULTURAL
CERTIFICACIÓN POR
PARTE DE LA ENTIDAD
COMPETENTE, NACIÓN,
DEPARTAMENTO O OK OK OK
MUNICIPIO EN LA CUAL SE
AUTORIZA REALIZAR LA
INTERVENCIÓN
CERTIFICADO DE
LIBERTAD Y TRADICIÓN O
FOLIO DE MATRICULA
INMOBILIARIA CON
MAXIMO TRES MESES DE OK OK N/A
EXPEDICION A NOMBRE
DE LA NACION,
DEPARTAMENTO O
MUNICIPO, Y/O SANA
POSESIÓN DEL PREDIO
CERTIFICACION DE LA NO
AFECTACION DE REDES
EXISTENTES
“ACUEDUCTO, N/A N/A OK
ALCANTARILLADO, GAS
NATURAL, RED
ELECTRICA” EXPEDIDA
POR LA EMPRESA
PRESTADORA DE
SERVICIOS PÚBLICOS O LA
ENTIDAD COMPETENTE.
(DE NO HABER REDES
DE IGUAL FORMA SE
DEBE CERTIFICAR)
OFICIO REMISORIO (VER
FORMATO ANEXO N°
01)
OK OK OK
CONSENTIMIENTO
CONVOCATORIA (VER
FORMATO ANEXO N°
02) OK OK OK
FORMATO DE
MANIFESTACIÓN DE
INTERÉS (VER FORMATO
ANEXO N° 03) OK OK OK
FORMATO DE
CONTRAPARTIDA APORTE
DE LA JAC (VER OPCIONAL OPCIONAL OPCIONAL
FORMATO ANEXO N°
04)
CERTIFICADO Y
ACREDITACIÓN SOBRE EL
PAGO DE APORTES AL
SISTEMA DE SEGURIDAD OK OK OK
SOCIAL Y PARAFISCALES
DE LA JAC SUSCRITO POR
EL PRESIDENTE Y
TESORERO (VER
FORMATO ANEXO N°
05)
DECLARACIÓN DE QUE LA
JAC Y SU PRESIDENTE NO
SE ENCUENTRAN
INCURSOS EN OK OK OK
INCOMPATIBILIDADES,
INHABILIDADES Y
CONFLICTOS DE
INTERESES PARA
CONTRATAR CON
ENTIDADES ESTATALES
(VER FORMATO ANEXO
N° 06)
AUTORIZACIÓN DE LOS
PROPIETARIOS DE LOS
LOTES EN LOS CUALES SE N/A N/A N/A
REALIZARÁ EL DESCOLE O
DESCARGA DE AGUAS
PRODUCIDAS EN LA
EJECUCIÓN DEL
PROYECTO. APLICA PARA
ALCANTARILLAS Y
CUNETAS (VER
FORMATO ANEXO N°
07)
ACTA DE LA JUNTA
DIRECTIVA REALIZADA EN
EL AÑO EN CURSO, CON
FIRMAS DE ASISTENCIA OK OK OK
DONDE SE APRUEBA EL
TIPO DE PROYECTO Y
LUGAR A INTERVENIR
REGISTRO ÚNICO
TRIBUTARIO (RUT) DEL
ORGANISMO COMUNAL
CON LA INFORMACIÓN OK OK OK
ACTUALIZADA DEL
REPRESENTANTE LEGAL
ELECTO
CERTIFICACIÓN DE
CUENTA BANCARIA DE LA
JAC CON MANEJO
CONJUNTO DE FIRMAS OK OK OK
(PRESIDENTE Y
TESORERO) NO MAYOR A
30 DIAS
RESOLUCIÓN DE
APROBACIÓN DE
ESTATUTOS EXPEDIDA
POR EL IDACO Y/O OK OK OK
ORGANISMO DE CONTROL
CORRESPONDIENTE A
PARTIR DEL 01 DE ENERO
DE 2013
COPIA DE LA RESOLUCIÓN
Y/O PUBLICACIÓN EN
DONDE SE EVIDENCIA LA
PERSONERÍA JURÍDICA DE OK OK OK
LA JAC

CERTIFICADO DE
EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL
DE LA JAC EXPEDIDO CON OK OK OK
FECHA NO MAYOR A 30
DÍAS
FOTOCOPIA DE LA CEDULA
DE CIUDADANÍA DEL
PRESIDENTE Y TESORERO
DE LA JAC OK OK OK
 CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES
DISCIPLINARIOS DE LA
PROCURADURÍA GENERAL OK OK OK
DE LA NACIÓN DE LA JAC
CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES FISCALES
DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA OK OK OK
REPUBLICA DE LA JAC
CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES
DISCIPLINARIOS DE LA
PROCURADURÍA GENERAL OK OK OK
DE LA NACIÓN DEL
PRESIDENTE Y TESORERO
DE LA JAC
CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES FISCALES
DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA NACIÓN OK OK OK
DEL PRESIDENTE Y
TESORERO DE LA JAC

CERTIFICADO DE
MEDIDAS CORRECTIVAS
DE LA POLICIA NACIONAL
DEL PRESIDENTE Y OK OK OK
TESORERO DE LA JAC
CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES
JUDICIALES DE LA OK OK OK
POLICÍA NACIONAL DEL
PRESIDENTE Y TESORERO
DE LA JAC
FOTOCOPIA DEL SELLO DE
REGISTRO DEL LIBRO DE
AFILIADOS DE LA JAC CON
LISTA DE AFILIADOS OK OK OK
ACTUALIZADO

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

La recepción de documentos habilitantes debe realizarse en las instalaciones de la

Secretaría de Gobierno en la Oficina de Participación Comunitaria (CASA DE LA
JUSTICIA CARRERA 7 NO. 8-87 BARRIO EL CARMEN), con las siguientes características:

• Sobre sellado con la documentación física

• Oficio remisorio (Anexo 1) pegado en el sobre y una copia para el recibido
• El proyecto debe estar debidamente organizado y ordenado de acuerdo a la lista
de chequeo
• Los documentos no deben estar unidos mediante grapas de cosedora ni aditivos
como COLBON
 • No se aceptan fotografías o anexos sueltos o pegados a los documentos
• No se recibirán sobres que no tengan como mínimo el 90% de los documentos
solicitados. Esta revisión se aplicará en el mismo momento en que se radique la
documentación respecto a la lista de chequeo

VERIFICACIÓN DE LISTA DE CHEQUEO Y EVALUACIÓN DE LA METODOLOGÍA

Finalizada la evaluación y verificación de la Fase 1 (Viabilidad documental y administrativa)

por el Equipo evaluador de la Administración Municipal se procederá a verificar:

1. Las Juntas de Acción Comunal que radiquen más de un proyecto quedarán

automáticamente descalificadas y no se evaluarán dichos proyectos.

2. Todos los documentos solicitados en la lista de chequeo son de carácter

obligatorio, excepto el formato de contrapartida, toda vez que no es obligatorio
que las JAC dispongan recursos propios para la convocatoria. Sin embargo, las JAC
que destinen recursos como CONTRAPARTIDA (mínimo el 10% del valor que
quedará plasmado en el convenio) tendrán un puntaje adicional en la evaluación

Dicho aporte puede ser económico o en especie (Mano de obra, alquiler de

maquinaria, etc.). La ausencia de uno o más documentos descalificará el proyecto
impidiendo la continuidad en el proceso.

3. Se realizará la verificación de los organismos comunales que participen en esta

convocatoria respecto a las obras ejecutadas por la Alcaldía Municipal en las
vigencias del 2020, 2021 y 2022 en los lugares en los cuales se vaya a desarrollar
el proyecto. De esta forma, se busca evitar que las JAC presenten proyectos en los
cuales la Administración Municipal ya ha intervenido en alguna de las tipologías de
proyectos aplicables a esta convocatoria.

4. Los proyectos que cumplan con el 100% de los documentos habilitantes se le

realizará una evaluación metodológica a la manifestación de interés (ANEXO 3) y
los criterios de evaluación son los siguientes:

MANIFESTACIÓN DE INTERÉS PARA EL DESARROLLO COMUNAL A

TRAVÉS DE OBRAS DE IMPACTO SOCIAL Y COMUNITARIO EN EL
MUNICIPIO DE SIBATE CUNDINAMARCA.

TOTAL
PUNTOS
POSIBLES
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN COMUNAL.
Los campos deben estar debidamente 20
diligenciado. De lo contrario no tendrá
puntuación.
2. INFORMACIÓN RESPECTIVA AL PLAN DE COMUNICACIONES E
IDENTIFICACIÓN.
2.1. Correo electrónico de Este correo debe corresponder a la JAC
la Junta de Acción donde el dominio corresponda a la razón
5
Comunal. social de la misma. De lo contrario no
tendrá puntuación.
2.2. Grupos de difusión Si se evidencia pantallazo de grupos de
de información de la difusión de información, respectiva a
Junta de Acción Comunal. entidades territoriales e interna
5
pertenecientes a la JAC como (WhatsApp,
Facebook). De lo contrario no tendrá
puntuación.
2.3. Logotipo propio de la Si se evidencia el logotipo propio de la
Junta de Acción Comunal. JAC en caso de tenerlo. De lo contrario no 5
tendrá puntuación.
3. ORGANIZACIÓN COMUNAL.
3.1. Plan de Acción Si se evidencia el Plan de Acción Comunal
Comunal 2023. presentado por la Junta Directiva a la
10
Asamblea General. De lo contrario no
tendrá puntuación.
4. GESTIÓN DE LA JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL.
4.1. Trabajo El presentar una (1) evidencia de basares,
mancomunado al interior rifas, bingos, campeonatos. Se asignará
del Organismo Comunal. cuatro puntos (+4). De lo contrario no
tendrá puntuación.

El presentar una (1) evidencia de

campañas ambientales. Se asignará
17
cuatro puntos (+4). De lo contrario no
tendrá puntuación.

Evidencia de la gestión de consecución de

recursos a través de convocatorias del
orden departamental y/o nacional. (+9).
De lo contrario no tendrá puntuación.
5. IDENTIFICACION DEL PROYECTO.
5.1. Registre la La descripción del problema central en
descripción general del debida forma. Se asignará diez puntos
Proyecto, necesidad y/o (+10). De lo contrario no tendrá
problema. puntuación.
20
Posible solución al problema mencionado.
Se asignará diez puntos (+10). De lo
contrario no tendrá puntuación.
5.2. Localización. El diligenciamiento de las coordenadas
del proyecto en debida forma. Se
asignará un punto (+1). De lo contrario
no tendrá puntuación.
3
Adjuntar imagen de localización o plano
de referencia. Se asignará dos puntos
(+2). De lo contrario no tendrá
puntuación.
5.3. Registro fotográfico Adjuntar fotografías del lugar a intervenir
del lugar a intervenir. con vistas desde diferentes ángulos. Se
5
asignará cinco puntos (+5).De lo
contrario no tendrá puntuación.
5.4. Video informativo. Video informativo de máximo tres (3)
minutos. Debe estar consignado en un
medio magnético CD o USB el cual
permita la reproducción del mismo para
ser verificado.
10
NOTA: El lugar donde se desarrolle este
video debe coincidir en la visita técnica
desarrollada en la Fase 3 “Viabilidad
técnica, social y financiera”.

5. Las visitas contempladas en la fase III se realizarán única y exclusivamente a las

JAC que cumplan con los requisitos de la Fase I y que en la Fase II tengan una
puntuación superior a 70 puntos.

6. La Administración Municipal ejercerá la supervisión a cada uno de los convenios

solidarios que se suscribirán con las Juntas de Acción Comunal los cuales deben
estar sujetos a los informes parciales de obra entregados por los Organismos
Comunales. Dicha supervisión estará a cargo de la Secretaria de Infraestructura
Municipal.

7. Los precios que se tendrán en cuenta dentro de los proyectos presentados deberán
estar alineados a los establecidos en la cartilla ICCU vigente. En los casos en los
cuales no exista referencia en dicha cartilla deberán presentar tres (3) cotizaciones
provenientes de proveedores reconocidos.

8. Las Juntas de Acción Comunal beneficiadas en la presente convocatoria estarán

sujetas a la verificación por parte del equipo jurídico de la Administración Municipal
en cuanto a la ejecución contractual referente a mano de obra calificada y no
calificada así como los materiales utilizados en las obras.

9. Para la ejecución de los Proyectos, la mano de obra calificada deberá contar con
los respectivos soportes que acrediten la experiencia. En lo que concierne a la
mano de obra no calificada, esta deberá ser local, es decir, del barrio o vereda
donde se ejecute la obra.

10. En los casos en los que los barrios o veredas no cuenten con mano de obra
calificada o no calificada, podrán contratar mano de obra de otros sectores del
Municipio de Sibaté Cundinamarca; en ningún caso se podrá contratar mano de
otra de otros municipios o ciudades.

11. Los siete (7) anexos deben ser diligenciados en computador previo a su impresión
y firma.

12. Las Juntas de Acción Comunal beneficiadas en la presente convocatoria deberán

crear y registrarse en la plataforma del SECOP II como persona jurídica.

13. Las obras a realizar deberán ser ejecutadas directamente por la Organización
Comunal mediante mano de obra calificada y no calificada del mismo sector donde
este inscrita la Junta de Acción Comunal, es decir, no se puede subcontratar.
 14. En caso de que el Proyecto a ejecutar incluya actividades de rocería, las Juntas de
Acción Comunal deben anexar las respectivas autorizaciones por parte de los
propietarios de los predios a intervenir.

NOTA: LAS JAC BENEFICIADAS EN LA CONVOCATORIAS 001 DE

2020, 2021 y 2022 NO PODRÁN PARTICIPAR EN LA
CONVOCATORIA DE LA VIGENCIA 2023.

CRITERIOS DE DESEMPATE:

Luego de realizar la revisión en la fase I (Viabilidad documental y administrativa) y la fase

II (Viabilidad de intención del proyecto), se ordenará de manera descendente los puntajes
obtenidos por los Organismos Comunales.

En caso de existir empate en la calificación, se recurrirá a los siguientes factores de

desempate que se aplicarán de forma jerárquica como se presenta a continuación:

1. La Junta de Acción Comunal que asigne mayor cantidad de recursos en su

contrapartida, especialmente si el aporte es recurso económico.

2. La Junta de Acción Comunal que presente menos subsanaciones y observaciones

durante el proceso de viabilidad documental administrativa.

3. Sorteo por balota.

Elaboró: Nicolás Rico – Líder Programa Oficina Participación Comunitaria Secretaria de Gobierno
Viviana Rojas – Contratista Secretaria Gobierno y Participación Comunitaria
Revisó: Nancy Elvira Montoya Villarraga – Secretaria de Gobierno y Participación Comunitaria
Diego Ernesto Escobar – Secretario de Infraestructura
Aprobó: Edson Erasmo Montoya Camargo – Alcalde Municipal de Sibaté