Sugerencias para la transferencia y gobernanza de información de equipos en

Microsoft 365

Introducción
Este documento tiene por objetivo facilitar el traspaso de información de Google Drive a Microsoft 365 y mostrar las
posibilidades de gobernar la información compartida en equipos a través de la coordinación/jefatura correspondiente.

Contenido
1. Transferencia de información
2. Gobernanza de la información compartida en equipos
3. Microsoft Teams para el trabajo en equipo

Transferencia de información
La transferencia de información se puede realizar de tres maneras posibles:

1. A través de la herramienta Google Takeout (ver tutorial aquí). La ventaja de utilizar esta herramienta es que
permite extraer y respaldar rápidamente toda la información que tiene alojada en el Workspace de Google (es
decir, todo lo contenido en Calendar, Drive y Gmail). Su desventaja es que se pierde la estructura o el orden
que cada uno tenía originalmente en Google Drive, por lo que hay que hacerse un tiempo para volver a
estructurar la información en OneDrive.
2. Transfiriendo de su Google Drive a su OneDrive (ver tutorial aquí). La ventaja de utilizar esta manera es que
uno puede reconstruir fácilmente la estructura original de la información que tenía en Google Drive. Su
desventaja es que se tiene que seleccionar una por una las carpetas que se quieren dejar para traspaso, y
deseleccionar las que se quieren descartar.
3. Transfiriendo todo lo asociado a su Gmail UC al Workspace de un Gmail personal (ver tutorial aquí). Se
recomienda esta opción particularmente para la información de uso personal no profesional, por ejemplo, las
fotos que pueda tener alojadas en Google Fotos o documentos de su etapa de pregrado, entre otros. Hay que
recordar que el Workspace de Gmail UC desaparecerá definitivamente en abril de 2023, así que esta es una
buena opción para seguir manteniendo archivos en este espacio, aunque esta vez asociada a un Gmail
personal no UC.

Independientemente del método que se escoja para transferir la información, es clave considerar este momento como
una oportunidad para discriminar la relevancia y el uso real que se le está dando a cada información que tiene alojada
en línea. Este es el momento para descartar de plano información que no se utilizará en el futuro y de quedarse con
la información realmente útil para cada uno.
Gobernanza de la información compartida en equipos
La transferencia de información compartida en equipos a Microsoft 365 ofrece la oportunidad de su reorganización.
En este sentido, el rol de la coordinación, jefatura o directivo responsable es clave. A continuación, se propone una
secuencia posible a seguir para gobernar esta información compartida:

1. Definir qué información será de uso compartido entre los equipos y cuál será de uso individual de cada
profesional.
2. Una vez hecha esta distinción, se deben definir los formatos de diseño, registro y uso de la información
compartida, con el objetivo de asegurar su uso más apropiado.
3. Realizada esta definición, la coordinación, jefatura o directivo podrá dejar en su almacenamiento de OneDrive,
o en el de la persona que designe, cada archivo de uso compartido para su administración.
4. Realizada esta asignación, cada archivo de este tipo puede ser compartido a partir de un Teams que pueden
tener como equipo de área, coordinación, programa, comité o coordinación Inter equipos.

Microsoft Teams para el trabajo en equipo

A continuación, se presentan algunas sugerencias para crear un Teams que sirva al trabajo colaborativo entre equipos:

• Cada Teams deberá estar asociado a un equipo de trabajo de línea jerárquica independiente con el que se
vincule. Es decir, una jefatura puede disponer un Teams para su área completa, pero también ser parte de uno
distinto para trabajar con las coordinaciones que están fuera de su área, sus pares jefaturas y/o el equipo
directivo. Asimismo, un profesional puede pertenecer al Teams de su coordinación correspondiente, pero
también ser parte de un Teams de la comisión en la que participa y de otro Teams de la coordinación Inter
equipos que tiene con algunos pares de coordinaciones distintas fuera de su área. En este sentido, la
recomendación es que cada Teams que se cree quede a cargo del profesional de mayor nivel jerárquico o bien
del que designe como administrador del equipo.

• La imagen de abajo muestra cómo se puede crear un Teams o unirse a uno ya existente ingresando un código.

• Una vez creado el Teams, se puede ingresar a las personas que serán parte de él, conceder diversos permisos
de acceso, habilitar canales de comunicación específicos y vincularse con aplicaciones de Microsoft para la
gestión, entre otras varias funcionalidades que pueden consultar en los siguientes tutoriales de Microsoft
Teams disponibles en la página de Almacenamiento y Correo UC. La imagen de abajo muestra donde se
encuentran específicamente estos tutoriales.
• Una funcionalidad interesante de los Teams son los canales. Estos sirven para habilitar espacios diferenciados
de trabajo en equipo según temáticas o divisiones del trabajo dentro de cada Teams. Por ejemplo, dentro del
área de Monitoreo y Evaluación, hay un canal general de uso de todos los miembros del área, pero también
hay uno específico de alertas académicas que contiene a miembros específicos de ese Teams. En la imagen de
abajo se puede apreciar la funcionalidad de los canales aplicada a AME.