Talaia Help 1.PM

1 Project Manager (PM)
1.1. Menu: Project list ........................................................................................................ 1
1.2. Menu: Time & Expense Approvals ............................................................................. 5
1.3. Menu: Performance Appraisals .................................................................................. 5
1.4. Menu: Notifications ..................................................................................................... 5
1.5. Tab: Initiation .............................................................................................................. 6
1.6. Tab: Plan .................................................................................................................. 13
1.7. Tab: Risk .................................................................................................................. 31
1.8. Tab: Control.............................................................................................................. 37
1.9. Tab: Procurement ..................................................................................................... 57
1.10. Tab: Closure ............................................................................................................. 62

Talaia OpenPPM: La primera herramienta open-source para gestionar proyectos y programas según los estándares de PMI | ii
1. Project Manager (PM)
1.1. Menu: Project list1
Cuando perfil PM se conecta a Talaia, por defecto se abre el menú Projects, desplegando la lista de proyectos
abiertos, es decir, en estado diferente a “Closed”:
Con el botón Apply Filter, se pueden aplicar filtros básicos (según el estado) y avanzados. Para inicializar los
filtros, pulsar el botón Reset. Los filtros avanzados aparecen pulsando (Advanced), permiten filtrar por datos que
no aparecen en las columnas.
La información de los filtros seleccionados y la configuración del Display (nº de registros visualizados) se
almacena para cada usuario en cookies del Navegador, por lo que al conectarnos tendremos siempre la última
configuración establecida.
Puede refinarse la selección pulsando directamente sobre las filas de interés y volviendo a aplicar el filtro.
Si se pulsa el icono “ojo” se accederá a la información de detalle del proyecto, que se presenta en las pestañas:
Initiation, Plan, Risk, Control, Procurement, Closure.
1 Convenio tomado en Talaia: Todo proyecto puede verse, a la vez, como proyecto y como inversión, si bien el PM sólo lo verá como proyecto Y
el IM sólo como inversión. Una inversión en estado “In process” ó “Inactivated” es un proyecto en estado “Initiating”. Una inversión en estado
“Approved” es un proyecto en estado “Planning” ó “Executing”. El estado “Closed” significa lo mismo en proyectos e inversiones.
Talaia OpenPPM: La primera herramienta open-source para gestionar proyectos y programas según los estándares de PMI | 1
Sobre la lista de proyectos resultante, pueden desplegarse más abajo 3 portlets:

 Status Report: Seguimiento de los proyectos en ejecución.
 Schedule Chart: Representación temporal de los proyectos.
 Dashboard: Cuadro de mandos comparando información de valor estratégico, avance, presupuesto y
riesgo.
Portlet: Status Report

El portlet Status Report muestra una fila por proyecto en ejecución, con el resumen de la última reunión de
seguimiento registrada:
Los flags de status GRSC (General, Risk, Schedule, Cost) indican mediante color semafórico RAG (Red, Amber,
Green), el estado General (G), en cuanto a Riesgos (R), en cuanto a Schedule (S) y en cuanto a Costes (C). Los
campos de comentarios permiten mostrar una explicación breve.
Portlet: Schedule Chart

El portlet Schedule Chart muestra 2 barras temporales por proyecto. La barra gris es la línea base, e incluye los
hitos planificados a nivel proyecto. La barra azul se calcula a partir de las actividades planificadas e incluye los
hitos conseguidos. La barra azul también indica el grado de avance, o porcentaje completado:
Portlet: Dashboard
El portlet Dashboard muestra un diagrama “bubble chart”, un círculo por proyecto en ejecución, de tamaño
proporcional al presupuesto, abscisa de 0-100% según el porcentaje completado y ordenada de 0-100% según la
prioridad estratégica para la organización:
El color se corresponde con el código RAG (Red, Amber, Green) del riesgo del proyecto. Este código de riesgo
se obtiene del último status report. Si no se ha actualizado este flag de riesgo, se pone de color gris.
Funcionalidad prevista en el roadmap del producto:

Se podrán seleccionar otras magnitudes para el eje X: % Complete, Finish Dates, Risk (el valor de risk de un
proyecto sería el sumatorio de los risk ratings de los riesgos open).
Button: Export to CSV

Cuando se pulsa el botón Export to CSV se genera automáticamente un fichero con extensión .csv (comma
separated values), que puede abrirse con Excel, por ejemplo. El objetivo es que dicha información pueda
2
importarse en otras herramientas de planificación como Microsoft Project® .
Se genera una tabla con las siguientes columnas:
 Internal ID: Identificador interno utilizado por el sistema.

 Internal Status: Codificación interna utilizada por el sistema.
 RAG: Código semafórico representando el estado general del proyecto Red (R), Amber (A), Green (G).
 Status: Estado del proyecto (Initiating, Planning, Execution, Closed).
 Accounting Code: Código financiero de la inversión o proyecto (no debería repetirse, servirá para
identificarlo dentro y fuera de la PO).
 Name: Nombre complete del proyecto o inversión.
 Short Name: Nombre corto del proyecto o inversión.
 Budget: Presupuesto planificado del proyecto, o Total Value.
 Internal Effort: Las horas de personal interno (pertenecientes a la PO) asignadas a este proyecto.
 External Cost: Suma de costes de proveedores, infraestructura y licencias, tal como se declara en el
Project Charter.
 Priority%: Prioridad o valor para el negocio que representa el proyecto.
 %Complete: Grado de avance del proyecto.
 Baseline Start: Fecha de inicio aprobada en el acta de constitución (no debería cambiarse una vez
aprobado el proyecto).
 Baseline Finish: Fecha de fin aprobada en el acta de constitución (no debería cambiarse una vez
aprobado el proyecto).
 Start: Fecha real de comienzo ó planificada por el PM.
 Finish: Fecha real de finalización ó planificada por el PM.
 Sponsor: Nombre del patrocinador del proyecto.
Button: Generate Executive Reports

Al pulsar el botón Generate Executive Reports se genera automáticamente un zip con los documentos
correspondientes a los Project Charters de los proyectos de la lista.
2 Se recomienda automatizar la importación desde Microsoft Project con un mapa de importación, utilidad configurable en Project.
1.2. Menu: Time & Expense Approvals
TBD
Submenu: Time Approvals

TBD
Submenu: Expenses Approvals

TBD
1.3. Menu: Performance Appraisals

Funcionalidad prevista en el roadmap del producto.
El PM podrá evaluar a los TM que hayan participado en su proyecto.
1.4. Menu: Notifications

El usuario sabrá que tiene notificaciones pendientes de leer. Son notificaciones generadas por Talaia
(configurables), para indicar cambios significativos en algún dato relevante de proyecto. Los avisos leídos se
podrán archivar y consultar.
1.5. Tab: Initiation
La pestaña Initiation ofrece información de detalle sobre el proyecto en su fase de inicio.
La cabecera es común con el resto de las pestañas, presenta siempre los siguientes campos:
 Status: Estado del proyecto Initiating, Planning, Execution, Closed.

 Program: Programa al que pertenece el proyecto (todo proyecto pertenece a un programa, y sólo uno).
 Project Name: Nombre completo del proyecto.
 Project Manager: Nombre del Project Manager asignado.
 Initiation Date: La fecha en las que el proyecto se creó en Talaia.
 Planning Date: La fecha en la que el proyecto se aprobó y pasó a estado Planning.
 Execution Date: La fecha en la que se cerró una primera versión de la planificación suficiente para
pasar a estado Execution (a partir de entonces, los recursos ya pueden imputar horas y gastos, antes
no).
 Closing Date: Fecha de cierre del proyecto.
Debajo de la cabecera se presentan 4 portlets:

 Project Data: Información básica declarativa del proyecto.
 Stakeholders: Registro de interesados y estrategia de gestión de interesados.
 Project Charter: Resto de la información relevante a compilar en el documento de acta de constitución
del proyecto, y utilidad para generar el acta bajo demanda.
 Initiating Documentation: Enlace a la carpeta con la documentación de inicio.
Se aconseja grabar regularmente los cambios con el botón Save.
Portlet: Project Data
El portlet Project Data permite mantener la información básica declarativa del proyecto. Típicamente introducirán
esta información el PM y/o el IM. Los campos obligatorios se marcan con asterisco (*).
En la línea de abajo se puede registrar un enlace a la documentación relacionada con la información básica del
proyecto en el campo Feasibility Study Documentation.
Campos obligatorios:
 Short Name*: Nombre corto del proyecto. Se usa en el dashboard y otros diagramas.
 Project Name*: Nombre completo del proyecto.
 Project Manager*: Nombre del PM asignado.
 Program*: Programa al que pertenece el proyecto (todo proyecto pertenece a un programa, y sólo
uno).
 Planned Start Date*: Fecha de inicio planificada inicialmente (línea base).
 Planned Finish Date*: Fecha de fin planificada inicialmente (línea base).
Campos opcionales:
 Budget Year: Año fiscal del presupuesto contra el que se ejecuta el proyecto.
 Investment Manager: Nombre del IM asignado. No es obligatorio si el proyecto lo ha creado la PMO.
 Category: Categoría del proyecto (configurable).
 Functional Manager: Director de la PO asignado para este proyecto (puede haber varios directores de
PO, pero uno sólo debe asignarse para aprobar los cargos).
 Sponsor: Patrocinador del proyecto. Pertenece a la Company. Debe tener cuenta en la PO que ejecuta
3
el proyecto para poder patrocinarlo .
 Customer: Cliente (interno ó externo) que origina la necesidad del proyecto.
 Duration: Duración del proyecto, en días laborales.
 Total Value: Presupuesto total de la inversión. Es el valor que aparecerá en las listas de resumen. En
el caso de una empresa de servicios, debe coincidir con el ingreso bruto que se obtendrá como
contraprestación del proyecto. Si se trata de un proyecto interno, debe incluir los costes internos y los
costes externos (gastos, compras, reservas, honorarios externos, etc.).
 BAC: Budget At Completion. Es el presupuesto que se le propone al PM como objetivo de control. El
PM tendrá un buen desempeño en su gestión de costes si los costes del proyecto son inferiores al
BAC. El PM debe monitorizar los costes y medir proyecciones con respecto del BAC. Normalmente
4
Total Value = BAC, pero no es obligatorio . A un PM se le debe poner un objetivo de presupuesto
realista.
 Priority: Valor estratégico del proyecto para el negocio.
 Probability: Probabilidad de que el proyecto finalmente se apruebe (valores configurables, por defecto
10, 30, 60, 90, 99%). Este dato generalmente lo actualiza mayoritariamente el IM.
 Contract Type: Modalidad en la que se ha contratado el proyecto (configurable) .
5
 Geographic Area: Área geográfica principal en la que se ejecutará el proyecto (configurable).

 Requires Travelling: Marcar si el proyecto tendrá costes por desplazamientos.
 Unforeseen Project: Marcar si el proyecto no estaba previsto en el presupuesto anual.
 Leading Projects: Lista de proyectos de los que este proyecto depende (dentro de la PO).
 Dependent Projects: Lista de proyectos dependientes de este proyecto (dentro de la PO).
 Feasibility Study Documentation: Puede haber mucha más información que ayude a definir el
proyecto, como por ejemplo la documentación sobre estudios de viabilidad. Talaia permite que esa
información sea accesible a través de un enlace web, que puede apuntar a un documento o carpeta de
un sistema de gestión documental tipo Microsoft Sharepoint®, Alfresco®, LifeRay®, etc. También
puede apuntar direcciones de GoogleDocs, o Dropbox, sistemas gratuitos cada vez más frecuentes
como repositorios para la gestión documental de los proyectos.
3 A veces, se usa esta figura para supervisar proyectos de un proveedor, dejándole que registre toda la información de su proyecto en otra PO
ficticia, como si fuera un departamento más de la Company.
4 Si en el plan de gestión de costes se decide controlar las horas incurridas (sin tener en cuenta las tarifas horarias), en este caso BAC = Internal
Effort.
5 Por defecto, se han precargado los tipos de contratos descritos en la guía PMBOK (precio fijo, precio fijo con ajuste económico de precio,
tiempo y materiales, coste más incentivos, coste más beneficio por cumplimiento de objetivos, coste más beneficio fijo, precio fijo más gastos).
Portlet: Stakeholders
La tabla de stakeholders permite elaborar el stakeholder register e introducir algunas notas sobre la estrategia de
gestión. Para dar de alta un nuevo stakeholder, se pulsa el botón (+). A continuación han de rellenarse los
siguientes campos:
 Contact*: Como stakeholder puede seleccionarse un contacto interno de la Company o bien puede
introducirse su nombre directamente (texto libre), sin necesidad de que esté registrada su información
de contacto.
 Role*: El papel que desempeña el stakeholder en este proyecto (texto libre).
 Classification*: Clasificación del stakeholder (configurable). Por ejemplo: interno o externo.
 Position*: Posicionamiento del stakeholder a favor o en contra (configurable). Por ejemplo: supporter,
neutral, opponent.
Campos opcionales:
 Business Need: Necesidad del negocio que justifica el interés del stakeholder.
 Expectations: Expectativas concretas del stakeholder en el proyecto.
 Influence: Nivel de influencia, o poder político, del stakeholder en el proyecto.
 Management Strategy: Primeras notas sobre la estrategia de gestión que el PM considera adecuada
para este stakeholder.
Portlet: Project Charter
Campos opcionales:
 Project Inclusions: Principales paquetes de trabajo incluidos en el alcance.

 Project Exclusions: Principales paquetes de trabajo excluidos del alcance.
 Main Risks: Principales riesgos identificados inicialmente.
 Project Objectives: Principales objetivos identificados inicialmente.
 Business Impact: Información sobre el impacto en el negocio que supone este proyecto.
 Technological Impact: Información sobre el impacto en tecnológico que supone este proyecto.
 Internal Effort: Las horas de personal interno (pertenecientes a la PO) asignadas a este proyecto.
 Project Net Value: Presupuesto neto del proyecto. Puede calcularse como Total Value menos gastos
menos reservas.
Button: Generate Project Charter

6
Al pulsar el botón Generate Project Charter se genera automáticamente un fichero con la información que se
considere oportuna para formalizar el acta de constitución del proyecto. En la práctica, esta parametrización
exige una adaptación particular para cada Company. Talaia utiliza un documento plantilla y sustituye las
variables identificadas en el documento como ${VARNAME} con la información extraída de la base de datos de
Talaia. El objetivo es que Talaia genere automáticamente el documento corporativo que declara el proyecto en la
empresa, con sus logos y su forma particular de presentar esta información. La plantilla queda desplegada como
un fichero de configuración asociado a la Company.
Table: Seller Costs

Desglosa las partidas de coste asociadas a proveedores externos.
 Seller Name*: Nombre del proveedor (texto libre).

 Cost*: Importe.
Table: Infrastructure Costs

Desglosa las partidas de coste asociadas a costes de infraestructura (e.g. hardware, instalaciones, alquileres,
material, etc.).
 Infrastructure Name*: Nombre de la infraestructura (texto libre).

 Cost*: Importe.
Table: Licenses
Desglosa las partidas de coste asociadas licencias de software.
 License Name*: Nombre del producto software (texto libre).

 Cost*: Importe.
6 Formato Microsoft Word u Open Office Writer, configurable por Company.
Table: Direct Costs

Desglosa las partidas de coste asociadas a recursos que suponen un coste directo para el proyecto (e.g. horas
de personal interno, uso de activos, etc.).
 Resource*: Nombre del recurso (texto libre).

 Units*: Unidades del recurso asignadas al proyecto. En el caso de recursos humanos, serán horas de
esfuerzo.
 Unit Rate*: Precio unitario del recurso. Se presenta un valor por defecto configurable. En el caso de
recursos humanos, será la tarifa coste estándar (ó real).
Campos opcionales:
 Department: Nombre del departamento que aporta el recurso (texto libre).

 Units Q1-4: Unidades planificadas para consumir en el primer, segundo, tercer ó cuarto trimestre del
año en curso (no aplica para proyectos plurianuales). En proyectos no plurianuales, la suma debería
coincidir con el campo Units.
Portlet: Initiating Documentation
Campo opcional:
 Initiating Documentation: Enlace URL de la carpeta con la documentación de inicio.
1.6. Tab: Plan
La pestaña Plan ofrece la información de planificación del proyecto. La cabecera es común con el resto de las
pestañas (ver descripción en apartado Tab: Initiation). Debajo de la cabecera se presentan 7 portlets:
 Plan Scope: Información para la planificación del alcance del proyecto.

 Plan Schedule: Información para la planificación del cronograma del proyecto.
 Plan Costs: Información para la planificación de los costes del proyecto.
 Plan Human Resources: Información para la planificación de los recursos humanos del proyecto.
 Project Calendar: Calendario del proyecto, indicando los días que no pueden dedicarse al proyecto.
 Team Calendar: Calendario del equipo, indicando qué TM no puede trabajar qué día.
 Planning Documentation: Enlace a la carpeta con la documentación de planificación.

El botón Execute Project sólo aparecerá en estado “Planning”. Sirve para pasar el proyecto a estado
“Execution”.
El botón Import Microsoft Project® Baseline sirve para inicializar la planificación a partir de un fichero de
Microsoft Project ®.
Portlet: Plan Scope7

El portlet Plan Scope sirve para registrar la información sobre la planificación del alcance del proyecto. Presenta,
a su vez, otras 4 secciones: Scope Statement, Work Breakdown Structure, Checklists y WBS Chart.
Portlet: Scope Statement
Permite introducir el texto correspondiente a la declaración del alcance del proyecto, es decir, una descripción de
alto nivel de los trabajos que hay que realizar en el proyecto, restricciones, supuestos, exclusiones, etc., que
servirá de base para tomar decisiones futuras, especialmente a la hora de analizar solicitudes de cambios.
Table: Work Breakdown Structure
Permite definir el alcance introduciendo los nodos de la WBS, o Estructura de Descomposición de Trabajos
(EDT).
El botón Validate sirve para advertir posibles inconsistencias, como por ejemplo:
 que el presupuesto bottom-up no coincide con el BAC,

 que hay cuentas de control que no se han marcado,
 etc.
7 Convenio tomado en Talaia: Cada nodo del alcance marcado como CA, se corresponderá con una actividad. Toda actividad es CA.
La información sobre cada nodo se introduce en la siguiente pantalla:
 Name*: Nombre del nodo. La representación gráfica de la WBS utilizará, para cada nodo, una etiqueta
concatenando los campos Code y Name.
Campos opcionales:
 Parent WBS node: Nodo del cual depende jerárquicamente.

 Code: Código del nodo. La representación gráfica de la WBS utilizará, para cada nodo, una etiqueta
concatenando los campos Code y Name.
 Check if node is Control Account (CA): Marcar si este nodo es cuenta de control8. La suma de los
presupuestos debería ser igual al BAC.
 Budget: Presupuesto asignado a esta cuenta de control. Si no es CA, entonces no puede editarse este
campo.
 WBS Dictionary: Diccionario de la WBS, o un primer nivel de especificación sobre el paquete de
trabajos a realizar que representa este nodo.
8 Una cuenta de control es un elemento de gestión que se decide gestionar cuantitativamente (midiendo tiempos, costes, porcentajes
completados, etc.). Por diseño, Talaia toma el convenio de que todas las actividades serán cuentas de control.
Table: Checklists
Los nodos del alcance pueden tener asociados entregables o actividades que pueden gestionarse con listas de
comprobación, o checklist. En la pestaña Plan pueden planificarse los checklist. En la pestaña Control podrá
controlarse cada checklist indicando el porcentaje completado. Un checklist se define con la siguiente pantalla:
 WBS*: Para seleccionar el nodo de la WBS, se despliega un combobox concatenando los campos
Code y Name.
Campos opcionales:
 Code: Código para identificar el checklist (texto libre).

 Description: Texto para describir el checklist (texto libre).
Portlet: WBS Chart
La representación gráfica de la WBS utilizará, para cada nodo, una etiqueta concatenando los campos Code y
Name. Las CA se representan de color blanco. El botón Refresh Chart sirve para actualizar el dibujo.
Portlet: Plan Schedule9

El portlet Plan Schedule sirve para registrar la información sobre la planificación del cronograma del proyecto.
Presenta, a su vez, otras 4 secciones: Schedule High Level Description, Activity List, Milestone List, y
Schedule Chart.
Portlet: Schedule High Level Description
Permite introducir el texto correspondiente a la descripción de alto nivel del cronograma del proyecto.
Table: Activity List
Dado que cada actividad se corresponde con una CA de la WBS la lista de actividades es consecuencia de
planificar el alcance. En esta tabla puede introducirse la información sobre las fechas planificadas de inicio y fin:
9 Convenio tomado en Talaia: Cada nodo del alcance marcado como CA, se corresponderá con una actividad. Toda actividad es CA.
Table: Milestone List
Para cada actividad, pueden planificarse uno o varios hitos asociados. En esta tabla puede indicarse si se quiere
que aparezca el signo de hito en el cronograma, la fecha prevista y también si el hito será notificable, es decir, si
habrá que avisar al PM unos días antes de la fecha planificada:
Se representa gráficamente el cronograma, con las actividades, o cuentas de control, representadas como barras
de color gris, según sus fechas planificadas de comienzo y fin (líneas base). También representa los hitos
planificados.
Portlet: Plan Costs

En el apartado Tab: Initiation se ha visto cómo en la pestaña Initiation se podían introducir algunos datos de
planificación de costes. El PM debería de tomar estos costes como entrada inicial para elaborar su planificación
de costes:
 En Project Data: Total Value indica el presupuesto bruto del proyecto. BAC es el objetivo
presupuestario que tendrá el PM. También se mostraba el valor de External Costs, o la suma de
costes de infraestructura, proveedores y otros costes.
 En Project Charter: Se indicaban las partidas de costes por servicios, infraestructura, costes internos,
etc. También se indicaba el presupuesto neto, o Net Value.
El portlet Plan Costs se descompone, a su vez, en otros 3:
 Funding: Plan para la financiación del proyecto.

 Planned Value: Línea base para el rendimiento de costes10.
 Cost Detail Plan: Planificación de los distintos tipos de costes y determinación del margen económico.
10 Se corresponde con Planned Value en el estándar EVM.
Portlet: Funding
Se planifica cada uno de los pagos que recibirá el proyecto para su financiación.
 Due Date*: Fecha prevista.

 Due Value*: Importe previsto.
Campo opcional:
 Description: Descripción.
Pulsando el botón Refresh Chart, o abriendo el portlet Funding Chart, puede actualizarse el gráfico
representando la financiación acumulada a lo largo del proyecto:
Portlet: Planned Value
Se planifican las fechas de seguimiento y el presupuesto consumido en cada fecha.
 Follow-up Date*: Fecha prevista para el seguimiento de costes.

 Value*: Importe previsto de Planned Value.
Pulsando el botón Refresh Chart, o abriendo el portlet Planned Value Chart, puede actualizarse el gráfico
representando el Planned Value a lo largo del proyecto:
Portlet: Cost Detail Plan
Se planifican los distintos tipos de costes:
 Expenses: Gastos del proyecto.

 Direct Costs: Costes directos del proyecto (esfuerzos o consumos).
 Reservas: Reservas de contingencia, de gestión, etc.
Table: Expenses
 Charge account*: Cuenta de cargo para el tipo de gasto (configurable).

 Value*: Importe.
Campo opcional:
Table: Direct Costs
 Charge account*: Cuenta de cargo para el tipo de coste directo (configurable).

Campo opcional:
Table: Reserves
 Description*: Descripción.
Pulsando el botón Refresh Chart, o abriendo el portlet Finance Chart, puede actualizarse el gráfico
representando el margen planificado para este proyecto:
Portlet: Plan Human Resources
El PM puede buscar y preasignar TM en su proyecto. La búsqueda ha de realizarse en un pool de recursos de su

propia PO o de otra PO de la Company. Estas preasignaciones han de ser aceptadas (o rechazadas) por el RM
correspondiente.
Table: Team Members

En cualquier momento, el PM puede liberar a cualquier TM de su proyecto (botón papelera). La información
registrada para cada asignación es la siguiente:
 Activity*: Actividad (o Control Account) a la que será asignado el recurso.

 Date In*: Primer día de la asignación.
 Date Out*: Último día de la asignación.
Campos opcionales:
 Skill: Habilidad del recurso que se ha tenido en cuenta para la asignación (programador, diseñador,
tester, etc.)
 Sell Rate: Tarifa de venta (€/h).
 Workload%: Carga de trabajo prevista.
 Performance doc: Enlace a la documentación con información sobre el desempeño del TM en este
proyecto.
 Performance comments: Comentarios del PM sobre el desempeño del TM en este proyecto.
Portlet: Find
El PM puede buscar TM disponibles en su propia PO o en otra de su Company. Cuando decide preasignar a un

TM, pulsa el icono de la derecha y le aparece la siguiente pantalla:
 Activity*: Actividad (o Control Account) a la que será asignado el recurso.

 Date In*: Primer día de la asignación.
 Date Out*: Último día de la asignación.
Campos opcionales:
 Skill: Habilidad del recurso que se ha tenido en cuenta para la asignación (programador, diseñador,
tester, etc.)
 Sell Rate: Tarifa de venta (€/h).
 Workload%: Carga de trabajo prevista.
Portlet: Plan Key Performance Indicators (KPI)

Los indicadores clave de rendimiento los puede proponer el PM o bien el PgM. Cuando estén consensuados, el
PgM podrá “cerrarlos” para que ya no se modifiquen. Si es necesario, los KPI se podrán modificar durante la
ejecución, previa “reapertura” del PgM. El PM actualizará las mediciones en la pestaña Control.
Para dar de alta un nuevo KPI, se utilizará esta pantalla
 Metric*: Se seleccionará la métrica aplicable de la base de datos de KPIs.

 Upper Threshold*: Valor de umbral superior. Si el valor obtenido es superior, puntúa como el valor
máximo.
 Lower Threshold*: Valor de umbral inferior. Si el valor obtenido es superior, puntúa como el valor
mínimo.
 Weight %*: Peso de la métrica. Se ha de cumplir que el sumatorio de los pesos de los KPIs, es 100%.
Portlet: Project Calendar

PTE
Se configuran los días laborables del proyecto. Los días no laborables no permitirán imputar horas ni gastos. Se
pueden configurar distintos elementos generales y también la tabla de excepciones:
 Name*: Nombre de la excepción.

 Start*: Primer día no laborable de la excepción.
 Finish*: Último día no laborable de la excepción.
Portlet: Team Calendar
El PM podrá ver qué días está disponible cada uno de los TM para trabajar en su proyecto. Las excepciones se
obtienen a partir de la información que ha introducido cada TM por separado. De esta forma, el PM podrá
visualizar rápidamente todas las ausencias previstas.
Portlet: Planning Documentation
Campo opcional:
 Planning Documentation: Enlace URL de la carpeta con la documentación de planificación.
Button: Execute Project

Avanza el estado del proyecto de Planning a Execution. Esto no significa que no pueda volver a planificarse en
la pestaña Plan.
Button: Import Microsoft Project® Baseline

Si un proyecto se ha planificado con la herramienta Microsoft Project®, Talaia permite ahorrar mucho tiempo en
la planificación del alcance y el cronograma ya que permite importar el fichero con extensión *.mpp. Sólo han de
cumplirse 2 precondiciones para poder importar el fichero de Microsoft Project®:
 1) El campo WBS (EDT, en la versión en español) debe contener un espacio en blanco si no es

Control Account y no se quiere importará a Talaia. Si contiene un código, se importará a Talaia
interpretándolo como el código del nodo WBS. Por defecto, Talaia lo marca como Control Account,
después el PM debe decidir si realmente esos nodos son o no Control Account. Talaia también
importa la relación entre nodos padres e hijos.
 2) Debe haberse grabado la línea base. Talaia importa los campos fecha Baseline Start y Baseline
Finish.
Veamos un caso práctico. Supongamos que hemos planificado el siguiente proyecto:
Si se pulsa el botón Import MS Project Baseline, aparece una ventana para seleccionar el fichero:
Antes de importar un fichero *.mpp, tenga en cuenta que se borrarán todos los datos de planificación de alcance
y cronograma:
Si la importación es correcta, aparecerán rellenos los campos de las secciones Portlet: Plan Scope y Portlet: Plan
Schedule. Posteriormente, si se hace el seguimiento también con Microsoft Project®, en la pestaña Control,
Talaia permitirá importar los valores reales de las actividades.
1.7. Tab: Risk
La pestaña Risk ofrece la información de planificación y control de los riesgos del proyecto. La cabecera es
común con el resto de las pestañas (ver descripción en apartado Tab: Initiation). Debajo de la cabecera se
presentan 4 portlets:
 Risk Register: Información para la planificación y seguimiento de los riesgos.

 Issue Log: Información para el seguimiento de los incidentes o problemas.
 Assumptions: Información para la planificación y seguimiento de los supuestos.
 Risk Management Documentation: Enlace a la carpeta con la documentación de gestión de riesgos.
Portlet: Risk Register
Para cada riesgo del registro de riesgos, se completa información sobre identificación y análisis, sobre el plan de
respuesta, registro de cambios y disposición final:
Portlet: Risk Analysis
 Risk Code*: Código asignado al riesgo (texto libre).

 Date Raised*: Fecha de descubrimiento del riesgo.
Campos opcionales:
 Status: Estado del riesgo, abierto o cerrado.

 Probability: Probabilidad de que el riesgo se materialice (trivial, minor, moderate, high, severe).
 Impact: Impacto si el riesgo se materializa (trivial, minor, moderate, high, severe).
 Due Date: Fecha estimada de la probable materialización.
 Owner: Responsable del seguimiento y monitorización del riesgo.
 Descriptions and Implications: Descripción e implicaciones.
 Potential Cost: Sobrecoste causado por este riesgo en el proyecto, si se materializa.
 Potential Delay: Retraso causado por este riesgo en el proyecto, si se materializa.
 Risk materialization indicator: Descripción del disparador o la señal que anuncia su ocurrencia.
A partir de los dos valores probabilidad e impacto, se obtiene la puntuación del riesgo, o Risk Rating, en código
semafórico RAG (Red, Amber, Green), utilizando los siguientes pesos internos:
Portlet: Risk Response
Campos opcionales:
 Risk type*: Tipo de riesgo (oportunidad o amenaza).

 Risk Response*: Si se trata de una amenaza (threat), las posibles respuestas son:
- Accept (contain): Se decide asumir el posible efecto negativo de la amenaza, sin actuar antes de su
materialización. Se asigna una reserva de contingencia para minimizar el impacto tras la ocurrencia.
- Accept (passive): Se decide asumir el posible efecto negativo de la amenaza, sin actuar antes de su
materialización. No se asigna una reserva de contingencia para minimizar el impacto tras la ocurrencia.
- Avoid: Se decide evitar que se materialice la amenaza. Suele implicar no hacer la parte del proyecto que
introduce el riesgo.
- Mitigate: Mitigar, o realizar actividades previas a la ocurrencia para atenuar el posible impacto.
- Transfer: Transferir, o trasladar el impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta, a
un tercero.
Si se trata de una oportunidad (opportunity), las posibles respuestas son:
- Accept: Consiste en asumir el posible efecto positivo, sin actuar antes de su materialización.
- Exploit: Cuando la organización ejecutante desea asegurarse que la oportunidad se haga realidad.
- Enhance: Aumentar el “tamaño” de la oportunidad, aumentando la probabilidad y/o los impactos positivos, e
identificando y maximizando las fuerzas impulsoras clave.
- Share: Compartir la propiedad con un tercero que está mejor capacitado para capturar la oportunidad para
beneficio del proyecto.
 Response description: Descripción de las respuesta planificada.
 Mitigation actions required (prior to materialization): Descripción de las actividades requeridas
previas a la materialización.
 Mitigation Cost: Coste estimado de dichas actividades.

 Contingency actions required (upon materialization): Descripción de las actividades requeridas
después de la materialización.
 Contingency Cost: Coste estimado de dichas actividades.
 Residual risk: Descripción de riesgos residuales.
 Residual cost: Coste si se materializan los riesgos residuales.
Portlet: Reassessment Log
Se visualiza una tabla con los sucesivos cambios en la evaluación del riesgo.
 Date*: Fecha de la reevaluación.

 Reassessment change*: Descripción de la reevaluación.
Portlet: Final Disposition
Campos opcionales:
 Did risk materialize?: Si el riesgo se materializó finalmente o no.

 Materialization date: Fecha de materialización, en su caso.
 Actual cost: Coste final de mitigación y/o contingencia incurridos por la gestión del riesgo.
 Comments on the effectiveness of mitigation and contingency planning: Comentarios sobre la
eficacia de los planes de mitigación y contingencia.
Portlet: Issue Log
Los incidentes o problemas que se producen en el proyecto (aquellos que no se han previsto anticipadamente
como riesgos), pueden registrarse en esta tabla. Sobre cada incidente puede hacerse el siguiente
mantenimiento:
 Raise Date*: Fecha de aparición del incidente.

 Due Date*: Fecha prevista para la resolución del incidente.
 Assigned To*: Fecha prevista para la resolución del incidente.
 Rating*: Clasificación de la importancia del incidente (trivial, minor, moderate, high, severe).
Campos opcionales:
 Close Date: Fecha de cierre del incidente.

 Resolution: Descripción de la resolución del incidente.
 Description: Descripción del incidente.
Portlet: Assumptions
En esta tabla se registra la lista de supuestos, o incertidumbres que se consideran ciertas para los propósitos de
la planificación. Cada supuesto contiene los siguientes detalles:
 Code*: Código asignado al supuesto (texto libre).

 Description*: Descripción del supuesto.
Campos opcionales:
 Assumption Name: Nombre del supuesto.

 Originator: Persona que declaró el supuesto, o lo originó.
El portlet Change log, sirve para registrar los posibles cambios en el supuesto.
Portlet: Risk Management Documentation
Campo opcional:
 Risk Management Documentation: Enlace URL de la carpeta con la documentación de gestión de

riesgos.
1.8. Tab: Control
La pestaña Control ofrece la información para controlar el proyecto. La cabecera es común con el resto de las
pestañas (ver descripción en apartado Tab: Initiation). Debajo de la cabecera se presentan 8 portlets:
 Control Scope: Información para el control del alcance del proyecto.

 Control Schedule: Información para el control del cronograma del proyecto.
 Control Costs: Información para el control de los costes del proyecto.
 Control Human Resources: Información para supervisar los esfuerzos de los TM.
 Status Report: Información de estado del proyecto. Seguimiento de alto nivel, tipo dashboard.
 Timeline: Bitácora del proyecto (funcionalidad prevista en roadmap del producto).
 Change Management: Información para la gestión de los cambios.
 Key Performance Indicators (KPI): Información sobre el rendimiento del proyecto en las métricas
preacordadas.
 Control Documentation: Enlace a la carpeta con la documentación de ejecución y control.

El botón Close Project sólo aparecerá en estado “Execution”. Sirve para pasar el proyecto a estado “Closed”.
Portlet: Control Scope

El portlet Control Scope sirve para registrar la información sobre el control del alcance del proyecto. Presenta, a
su vez, otras 3 secciones: Control Scope, Checklists y WBS Chart.
Table: Control Scope
Información para el control del alcance del proyecto. Se registra el porcentaje completado sobre cada cuenta de
control:
 Status Date*: Fecha de actualización de los datos de control de alcance y cronograma.

 Earned Value*: Coste Presupuestado del Trabajo Realizado, ó valor ganado. Para cada cuenta de
control, siempre se cumple % Complete = Earned Value / Budget.
Campo opcional:
 % Complete: Porcentaje del trabajo completado. Para cada cuenta de control, siempre se cumple %
Complete = Earned Value / Budget.
Table: Checklists
Sirve para registrar el grado de avance de cada checklist:
Campo obligatorio:
 % Complete*: Grado de avance de 0-100%.

Campo opcional:
 Date: Fecha de la actualización.
Portlet: WBS Chart
Representa gráficamente el grado de sobre de cada cuenta de control en el árbol WBS.
Portlet: Control Schedule

El portlet Control Schedule sirve para registrar la información sobre el control del cronograma del proyecto.
Presenta, a su vez, otras 3 secciones: Activity List, Milestone List y Schedule Chart.
Table: Activity List
Información para el control del las fechas reales de las actividades, o cuentas de control:
Campos opcionales:
 Actual Start: Fecha de inicio real.

 Actual Finish: Fecha de fin real.
Table: Milestone List
Información para el control del las fechas reales de la consecución de los hitos:
Campos opcionales:
 Actual Date: Fecha de consecución del objetivo.

 Achievement Comments: Comentarios sobre la consecución del hito.
Representa gráficamente cronograma del proyecto, indicando, para cada actividad o cuenta de control, la barra
gris con la línea base con los hitos planificados, y la barra azul con el rango temporal real, los hitos alcanzados y
el porcentaje completado. Obsérvese que en la última línea indica la fecha del último status report registrado.
Button: Update from Microsoft Project®

Importar los inicios y finalizaciones reales desde el fichero de Microsoft Project®.
Portlet: Control Costs

El portlet Control Costs se descompone, a su vez, en otros 3:
 Funding: Control de la financiación del proyecto.

 Earned Value Management: Control de costes siguiendo el estándar EVM.
 Cost Detail Control: Control de los distintos tipos de costes y del margen económico.
Portlet: Funding
Se controla cada uno de los pagos que recibirá el proyecto para su financiación.
 Actual Date*: Fecha real del cobro de la financiación.

 Actual Value*: Importe real cobrado para financiar el proyecto.
Campo opcional:
Pulsando el botón Refresh Chart, o abriendo el portlet Funding Chart, puede actualizarse el gráfico
representando la financiación acumulada a lo largo del proyecto:
Portlet: Earned Value Management
Para las fechas de seguimiento planificadas, se introducen los importes de Earned Value y Actual Cost. El resto
de los valores de la tabla se calculan aplicando las fórmulas del estándar EVM.
 AC*: Actual Cost (Coste Real) a la fecha Status Date. Si los TM hubieran introducido horas y gastos,
Talaia presentaría el acumulado hasta la fecha por si quiere copiarse.
 EV*: Earned Value (Valor Ganado) a la fecha Status Date. Por si se quiere copiar, se presenta el dato
calculado a partir de la actualización del control del alcance, en la fecha de la última actualización.
Campo opcional:
 % Complete: Grado de avance del proyecto de 0-100%, a la fecha Status Date. Si se introduce, se
calcula automáticamente EV. Se cumple siempre % Complete = EV / BAC.
Pulsando el botón Cost Charts, o abriendo el portlet Cost Charts, pueden actualizarse los gráficos de valor
ganado representando la tripla PV-EV-AC, la tendencia en la desviación en plazo ó Schedule Variance (t) y la
tendencia en la desviación en coste ó CV.
Portlet: Cost Detail Control
Se controlan los distintos tipos de costes:
 Expenses: Gastos del proyecto.

 Direct Costs: Costes directos del proyecto (esfuerzos o consumos).
 Reservas: Reservas de contingencia, de gestión, etc.
Table: Expenses
 Actual*: Importe real del gasto.

 Date*: Fecha del devengo del gasto.
Campo opcional:
 Description: Descripción del gasto.
Table: Direct Costs

Campo opcional:
Table: Reserves

Campo opcional:
Pulsando el botón Refresh Charts, o abriendo el portlet Finance Chart, puede actualizarse el gráfico
representando el margen actual hasta la fecha para este proyecto:
Portlet: Resource Capacity Running

Se ofrecen dos portlets para monitorizar las cargas reales de esfuerzo incurrido en el proyecto, una
representación gráfica, en forma de histograma, y una representación tabular, en forma de hojas de tiempos:
Portlet: Project Resource Histogram

Para cada semana, se representa gráficamente la carga por skill.
Portlet: Project Resource Histogram

Para cada semana, se representa numéricamente la carga por cada TM.
Portlet: Status Report
Para cada fecha de seguimiento planificada los flags de status GRSC (General, Risk, Schedule, Cost) indican
mediante color semafórico RAG (Red, Amber, Green), el estado General (G), en cuanto a Riesgos (R), en cuanto
a Schedule (S) y en cuanto a Costes (C). Los campos de comentarios permiten mostrar una explicación breve.
Portlet: Timeline
Se obtendrá una representación visual de los hechos significativos del proyecto.
Adicionalmente, el PM podrá editar una explicación breve para cada hecho significativo. De esta manera, se
podrá mantener una bitácora del proyecto.
Portlet: Change Management
El portlet Change Management presenta 2 tablas. La inferior permite capturar las solicitudes de cambio y trazar
su estado. En la tabla superior va quedando el histórico con los cambios aprobados.
Table: Change Request List: Status
Las solicitudes de cambio requieren la siguiente información:

 Change Type*: Tipo de cambio (configurable).

 Priority*: Importancia del cambio (high, normal, low).
 Date*: Fecha de la solicitud del cambio.
 Change Description*: Descripción de la solicitud del cambio.
Campos opcionales:
 Recommended Solution: Descripción de la solución recomendada.

 Originator: Nombre de la persona que solicita el cambio. Se podrá seleccionar el Stakeholder que lo
ha originado o bien escribir otra persona.
Cuando se pulsa el botón Analize, pueden introducirse los datos sobre la evaluación del impacto del cambio:
 Control Account*: Cuenta de control afectada.

 Estimated Effort*: Esfuerzo estimado en horas-persona.
 Estimated Cost*: Coste estimado del cambio.
Campos opcionales:
 Impact Description: Descripción del impacto del cambio.
Si se edita una solicitud de cambio en estado Analyze, aparece el botón Solve. Cuando se pulsa, aparece abajo
más información sobre la resolución:
 Resolution*: Si el cambio se ha resuelto, sí o no.

 Resolution Date*: Fecha de resolución positiva o negativa.
Campo opcional:
 Comments: Comentarios finales sobre el cambio.
Cuando se graba, se declara el cambio como resuelto y aparece en el histórico (ya no aparece en la lista de
cambios pendientes):
En cualquier momento, se puede generar un fichero pdf con la documentación del cambio.
Portlet: Control Key Performance Indicators (KPI)
El PM puede introducir los valores alcanzados en cada uno de los KPIs, introduciendo el campo Value en la
siguiente pantalla:
Portlet: Control Documentation
Campo opcional:
 Control Documentation: Enlace URL de la carpeta con la documentación de control.
Button: Close Project

Una vez cerrado el proyecto, no es posible imputar horas o gastos. La siguiente pantalla permite registrar cierta
información relevante del cierre:
1.9. Tab: Procurement
La pestaña Procurement ofrece la información para gestionar las adquisiciones, compras o contratos del
proyecto. La cabecera es común con el resto de las pestañas (ver descripción en apartado Tab: Initiation).
Debajo de la cabecera se presentan 5 portlets:
 Statement Of Work (SOW) & Selection: Lista de proveedores seleccionados y especificación de los
trabajos que deben realizar ó las compras que deben hacerse (siempre asociados a una actividad del
proyecto).
 Work Schedule: Planificación y seguimiento de los plazos de terminación de los trabajos o de entrega
de los activos.
 Payments Schedule: Planificación y seguimiento de los pagos a proveedores.
 Sellers Performance: Información sobre el desempeño de los proveedores.
 Procurement Documentation: Enlace a la carpeta con la documentación de adquisiciones, compras y
contratos.
Portlet: Statement Of Work (SOW) and Selection
Lista de proveedores seleccionados y especificación de los trabajos que deben realizar ó las compras que deben
hacerse (siempre asociados a una actividad del proyecto). Un mismo proveedor puede asociarse a más de una
orden de trabajo, pero siempre en actividades diferentes:
 Seller Name*: Nombre del proveedor. Debe haberse dado de alta en la lista de proveedores
cualificados (Organizational Process Asset cuyo mantenimiento está a cargo de la PMO).
 Activity Name*: Actividad o Cuenta de Control que incluye estas actividades del proveedor.
Campos opcionales:
 Statement of Work: Especificación resumida de la orden de trabajo.

 Procurement Documents: Enlace a la documentación relativa a la orden de trabajo (RFP, propuestas,
contratos, etc.).
Portlet: Work Schedule
Planificación y seguimiento de los plazos de terminación de los trabajos o de entrega de los activos:
Campos opcionales:
 Baseline Start: Planificación inicial del comienzo de los trabajos.

 Baseline Finish: Planificación inicial de la finalización de los trabajos.
 Start: Comienzo real de los trabajos.
 Finish: Finalización real los trabajos.
 Work Schedule Information: Información relevante sobre el calendario de los trabajos.
Portlet: Payments Schedule
Planificación y seguimiento de los pagos a proveedores. La tabla superior muestra información de resumen. La
información se introduce en la tabla inferior:
 Seller Name*: Nombre del proveedor, de la lista de SOW.

Campos opcionales:
 Planned Date: Fecha prevista inicialmente para el pago.

 Actual Date: Fecha real del pago.
 Planned Payment: Importe previsto.
 Actual Payment: Importe pagado.
 Payment Schedule Information: Información relevante sobre el pago.
Portlet: Sellers Performance
Información sobre el desempeño de los proveedores:
Campos opcional:
 Seller Performance Information: Información relevante sobre el desempeño del proveedor.
Portlet: Procurement Documentation
Campo opcional:
 Procurement Documentation: Enlace URL de la carpeta con la documentación de gestión de las

adquisiciones.
1.10. Tab: Closure
La pestaña Closure ofrece la información para gestionar el cierre del proyecto. La cabecera es común con el
resto de las pestañas (ver descripción en apartado apartado Tab: Initiation). Debajo de la cabecera se presentan
4 portlets:
 Customer Satisfaction: Información sobre los resultados de las encuestas de satisfacción a los
interesados clave.
 Document Repository: Índice de los documentos, o dossier del proyecto.
 Lessons Learned: Funcionalidad prevista en el roadmap del producto.
 Performance Appraisals: Funcionalidad prevista en el roadmap del producto.
Portlet: Customer Satisfaction

Portlet: Document Repository
Portlet: Lessons Learned

Portlet: Performance Appraisals


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1 Project Manager (PM)

1.1. Menu: Project list ........................................................................................................ 1

1.2. Menu: Time & Expense Approvals ............................................................................. 5

1.3. Menu: Performance Appraisals .................................................................................. 5

1.4. Menu: Notifications ..................................................................................................... 5

1.5. Tab: Initiation .............................................................................................................. 6

1.6. Tab: Plan .................................................................................................................. 13

1.7. Tab: Risk .................................................................................................................. 31

1.8. Tab: Control.............................................................................................................. 37

1.9. Tab: Procurement ..................................................................................................... 57

1.10. Tab: Closure ............................................................................................................. 62

1.1. Menu: Project list1

Sobre la lista de proyectos resultante, pueden desplegarse más abajo 3 portlets:

Portlet: Status Report

Portlet: Schedule Chart

Funcionalidad prevista en el roadmap del producto:

Button: Export to CSV

 Internal ID: Identificador interno utilizado por el sistema.

Button: Generate Executive Reports

1.2. Menu: Time & Expense Approvals

Submenu: Time Approvals

Submenu: Expenses Approvals

1.3. Menu: Performance Appraisals

El PM podrá evaluar a los TM que hayan participado en su proyecto.

1.4. Menu: Notifications

1.5. Tab: Initiation

La pestaña Initiation ofrece información de detalle sobre el proyecto en su fase de inicio.

 Status: Estado del proyecto Initiating, Planning, Execution, Closed.

Debajo de la cabecera se presentan 4 portlets:

Se aconseja grabar regularmente los cambios con el botón Save.

Portlet: Project Data

 Geographic Area: Área geográfica principal en la que se ejecutará el proyecto (configurable).

Portlet: Project Charter

 Project Inclusions: Principales paquetes de trabajo incluidos en el alcance.

Button: Generate Project Charter

Table: Seller Costs

 Seller Name*: Nombre del proveedor (texto libre).

Table: Infrastructure Costs

 Infrastructure Name*: Nombre de la infraestructura (texto libre).

 License Name*: Nombre del producto software (texto libre).

6 Formato Microsoft Word u Open Office Writer, configurable por Company.

Table: Direct Costs

 Resource*: Nombre del recurso (texto libre).

 Department: Nombre del departamento que aporta el recurso (texto libre).

Portlet: Initiating Documentation

 Initiating Documentation: Enlace URL de la carpeta con la documentación de inicio.

1.6. Tab: Plan

 Plan Scope: Información para la planificación del alcance del proyecto.

Se aconseja grabar regularmente los cambios con el botón Save.

Portlet: Plan Scope7

Portlet: Scope Statement

Table: Work Breakdown Structure

 que el presupuesto bottom-up no coincide con el BAC,

La información sobre cada nodo se introduce en la siguiente pantalla:

 Parent WBS node: Nodo del cual depende jerárquicamente.

 Code: Código para identificar el checklist (texto libre).

Portlet: WBS Chart

Portlet: Plan Schedule9

Portlet: Schedule High Level Description

Table: Activity List

Table: Milestone List

Portlet: Schedule Chart

Portlet: Plan Costs