INFORME DE AUDITORIA

F-19-IA
Fecha de Emisión: Febrero 29 de 2020 Versión No. 3

Fecha auditoría 2023-07-31; 2023-08-01/02 Fecha informe 2023-08-08 Auditoría No. 1 -2023

Objetivo de la auditoría
Colegio:
1. Evaluar la conformidad del S.G.C. del Colegio Gimnasio Superior Empresarial, con los requisitos de la NTC ISO 9001:2015, requisitos legales
y los demás asumidos por la institución.
2. Determinar si el S.G.C. se implementa y se mantiene eficazmente.
3. Identificar oportunidades de mejora para el desempeño del S.G.C
Instituto:
1. Evaluar la conformidad del S.G.C. del Instituto Gimnasio Superior, con los requisitos de la NTC ISO 9001:2015, NTC 5555:2011, requisitos
legales y los demás asumidos por la institución.
2. Verificar la conformidad del Programa English Interpreter con los requisitos de la NTC 5580:2011
3. Determinar si el S.G.C. se implementa y se mantiene eficazmente.
4. Identificar oportunidades de mejora para el desempeño del S.G.C
CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO
HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple

DISEÑO CURRICULAR (INSTITUTO)

La revisión del elemento de entrada relacionado con el sector productivo, de manera que se aclaren las
R
necesidades sobre las cuales se trabaja la proyección del Instituto.
La incorporación del análisis de la influencia de la inteligencia artificial (IA) como herramienta relevante para
O
la incorporación de tecnología asociada al desarrollo y evaluación del programa.
La consideración de independizar el acta de verificación del diseño, de otras temáticas tratadas, para
O
asegurar el manejo eficiente en el cumplimiento del requisito.
La consideración de integrar las dos etapas de revisión y verificación, para facilitar la ejecución de estos
O
controles del diseño y desarrollo, así como la gestión de sus resultados.
La consideración de incorporar a la verificación del diseño curricular, la comparación de elementos de
entrada del diseño con el cumplimiento específico dentro del PEI y el plan de estudios, para asegurar la O
trazabilidad de los mismos.
El fortalecimiento de las diferencias en las caracterizaciones de procesos del Instituto y el colegio, para
R
asegurar la trazabilidad y el cumplimiento de los requisitos
Asegurar la revisión de la encuesta de satisfacción del Instituto, para asegurar que se suprima la información
R
que no es verificable, específicamente lo relacionado con la “pregunta libro guía”.
La revisión de la coherencia entre la encuesta de satisfacción del cliente, con respecto a la definición de
R
egresado, para evitar la sobrecarga de encuestas al cliente del servicio.

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
La revisión detallada de la encuesta de satisfacción, por cada pregunta y los buenos resultados obtenidos,
X
porque muestran la efectividad de las acciones para mantener la calidad del servicio.
La implementación adecuada de las oportunidades generadas en los procesos de auditoría, porque muestran
X
el interés por lograr mayores niveles de desempeño del proceso.
ACADÉMICO – CONVIVENCIA (INSTITUTO)
Se encontró que la organización no cuenta con el 80% de la planta docente activa que demuestre el dominio
en el nivel C1 o C2 y el 20% restante en el nivel B2.
NTC 5580, numeral 4.6.1.c.
X
ISO 9001:2015, numeral 7.1.2.
Evidencia: La planta docente del Instituto asignada al marco común europeo, no cumple actualmente con
el requerimiento.
La consideración de diferenciar el método para la planificación y ejecución del servicio educativo aplicado al
O
marco común europeo y el resto de servicios.
El fortalecimiento en la referencia de las prácticas de control de convivencia, dentro de la documentación del
R
sistema de gestión, para asegurar su continuidad.
La revisión de la visualización de las fechas de inicio y finalización de cada módulo en la plataforma
GESTION ACADÉMICA, incluidas en la planificación realizada por el docente, para fortalecer el control del O
proceso.
El fortalecimiento en el establecimiento de las estratégicas académicas plasmadas en el planeador, para
R
asegurar el cubrimiento de las competencias definidas en el plan de estudios.
La consideración de facilitar la consulta de evaluaciones, a partir de incluir un mayor detalle en el motor de
O
búsqueda de la plataforma, de manera que permita asegurar el monitoreo de dichas evaluaciones.
La revisión de la trazabilidad en la actividad de control de asistencia, de manera que permita una
visualización adecuada y de fácil consulta, para evitar pérdidas en tiempos productivos y fallas en el control R
de esta actividad.
La consideración de incorporar riesgos asociados a la no detección de anomalías en la clasificación de
O
estudiantes en los cursos, considerando las salidas no conformes identificadas.
La trazabilidad en el control de la ejecución del programa académico, que muestra la planificación adecuada
X
del monitoreo del proceso.
El registro adecuado de las salidas no conformes, como herramienta relevante en la implementación de la
mejora continua dentro de los procesos orientados a la realización del servicio.
X

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
DIRECCIÓN (Colegio)
La proyección establecida para el instituto, a partir de la implementación de métodos para la búsqueda y
desarrollo de proyectos, porque permite generar nuevas líneas de negocio y sustentabilidad para la X
organización.
La proyección hacia el bilingüismo internacional, que permite avanzar hacia nuevas fortalezas de la
X
institución, aprovechando sus recursos y fortalezas.
La importancia de realizar una estrategia de gestión del conocimiento, para el nuevo manejo de proyectos
O
iniciado actualmente por la Corporación.
La generación de un programa de segundo abordo, para asegurar el soporte adecuado de las actividades en
O
cargos críticos que soportan el desempeño del sistema de gestión.
Asegurar la gestión del conocimiento en el proyecto de bilingüismo y el proyecto emprendimiento, de
manera que se mantenga protegida, la información correspondiente a la valiosa experiencia obtenida, en el O
desarrollo de los eventos y actividades de dichos proyectos.
La consideración de crear el proceso de CDAT, dentro del sistema de gestión, teniendo en cuenta su
O
relevancia en el acompañamiento a los proceso, a partir de la optimización tecnológica de los mismos.
PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN
La estandarización del formato de prevención y promoción, para asegurar el control y el manejo adecuado
O
de la información captada en esta herramienta.
La consideración de conectar los objetivos del programa de prevención y promoción, como herramienta de
O
referencia para la planificación y verificación de la efectividad del programa.
Se encontró que no se realizó la medición de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
X ISO 9001:2015; numeral 9.1.1.
Evidencia: No se diligenciaron los indicadores del proceso definidos en la caracterización del proceso.
ACOMPAÑAMIENTO
Se encontró que la organización no aseguró la trazabilidad de la información relativa al servicio.

Evidencia: En el inicio del año 2023 no se entregó la información completa por parte de la anterior
X ISO 9001:2015; numeral 8.5.1.
psicóloga, debido a una pérdida en el almacenamiento tecnológico de la información de psicología
correspondiente al año 2022.

Se encontró que no se realizó la medición de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

X ISO 9001:2015; numeral 9.1.1.
Evidencia: No se diligenciaron los indicadores del proceso establecidos en la caracterización del proceso.
Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad
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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
INSCRIPCIONES Y MATRÍCULA
La revisión de la capacidad de control de los soportes de la matrícula de estudiantes, para asegurar su
R
disponibilidad para la trazabilidad del proceso.
La consideración de incluir la fecha de nacimiento del estudiante en la inscripción para el IGS, como
O
mecanismo de doble control que contribuya a asegurar la clasificación adecuada del estudiante.
La revisión del análisis de datos de los indicadores de gestión, para asegurar el manejo de la información de
O
cada medición, en función de las mejoras necesarias para el proceso.
CONVIVENCIA (COLEGIO)
El fortalecimiento de la gestión del conocimiento del proceso, a partir de la estandarización del documento
de versión libre y resolución asertiva de conflictos, como herramientas de trabajo importantes para el control O
del proceso.
La campaña Self control, que permite orientar a los estudiantes en la adopción de un comportamiento
X
adecuado en la interacción dentro de la comunidad educativa.
El alto nivel de cumplimiento de los indicadores de gestión, que muestra la efectividad de los controles
X
implementados en el proceso.
La no presencia de casos de buillyng en la institución, que muestra el impacto de las acciones planificados
X
para lograr los resultados esperados.
DISEÑO CURRICULAR y PEDAGÓGICO
La consideración de estandarizar el documento de lineamientos para el diseño de planeadores de clase,
O
debido a su importancia en el manejo adecuado de esta actividad para los resultados del proceso.
La revisión de las consecuencias posibles de falla del diseño, de manera que se profundice sobre el contexto
O
actual de la organización.
El buen desempeño de los profesores en la entrevista, que muestra la efectividad de la comunicación y
X
formación planificada e implementada para el personal.
Los ajustes en el seguimiento a la labor docente, con aporte de evidencia, porque se entregan elementos
X
relevantes para mejorar el desempeño del docente.
La estandarización del documento control de seguimiento, teniendo en cuenta la trazabilidad de las tres
O
revisiones de los hallazgos, para los correspondientes planes de mejora.
El seguimiento al manejo de observaciones de los estudiantes colocadas por los docentes, con repercusión
X
en el seguimiento académico.
El buen manejo del análisis de los indicadores de gestión, porque permite orientar convenientemente las
X
mejoras del proceso.

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
El day cam, desarrollado para los mejores estudiantes en todas las áreas de bilingüismo en todos los grados,
X
como evento de motivación para los estudiantes que fortalece la generación de sus competencia.
El fortalecimiento del proyecto de emprendimiento, a partir de la claridad en la aplicación del modelo de
O
planificación y ejecución de proyecto implementado por la organización.
MANTENIMIENTO
Las inspecciones realizadas de reporte de seguridad de equipos F-10-FR es realizado por personal de
R
vigilancia y no por el personal de mantenimiento tal como lo indica el procedimiento.
Se encontró que la organización no realiza el mantenimiento de la infraestructura de acuerdo a lo
planificado.

Evidencia:

No se está implementando la evaluación del servicio de mantenimiento de acuerdo a lo documentado en el X ISO 9001:2015, numeral 7.1.3.
procedimiento de mantenimiento.

No se están documentando las novedades de mantenimiento, no se encuentran los registros de los

mantenimientos ejecutados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento y no se conocen los
enrutamientos para esta actividad definidos en la Plataforma, la cual, no coincide con el procedimiento.
Solicitudes de mantenimientos no son realizadas según su categoría de prioridad, no se realiza el
procedimiento. F-10-M, se realizó la sugerencia para los ajustes correspondientes en plataforma para que O
sea catalogado como es según nivel de prioridad.
Se encontró que dentro el ítem 2.1.2.1. Identificar y reportar necesidades de mantenimiento correctivo: se
realiza por medio verbales o correos se sugiere hacerlo siempre por la plataforma, tal como lo indica el O
procedimiento P-10 para dejar el registro.
Elaboración del programa de mantenimiento preventivo F-10-NM: considerar la realización de un ajuste al
formato de NOVEDADES DE MANTENIMIENTO dadas por el proveedor, para poder realizar el plan de O
mantenimiento.
Se sugiere para la realización de la reprogramación de mantenimientos, realizar ajustes de procedimientos a
O
formatos donde se incluya como se realiza esas reprogramaciones para llevar un mejor seguimiento.
Se debe realizar el ajuste de entrega de equipos donde se estipule el estado de llegada de los equipos
prestados F-10-EE, se debe realizar ajuste al procedimiento.
O

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
BIBLIOTECA
Realizar uso de las Tablet en los programas que son indicados, evitando la consulta de otras páginas, para
X
asegurar su buen uso.
Se le sugiere Implementar el inventario de libros y Tablet para su respectivo control.
O

ENFERMERIA
Se encontró que la organización no implementó los procesos de acuerdo a los criterios planificados.

Evidencia: no se lleva la programación de las campañas planificadas para el año, ni se realizaron las X ISO 9001:2015, numeral 8.1.b.
notificaciones a los procesos relacionados con las actividades ejecutadas, como lo indica el Plan de
promoción y prevención F-25-PE y el procedimiento de enfermería P-25.
El fortalecimiento del proceso de remisiones por parte de los docentes para atención a enfermería, no se
R
tiene como sustentar la ausencia del alumno en clase.
Tal como se lleva el procedimiento de enfermería no se está priorizando la atención de los alumnos, se
sugiere realizar ajustes en el ítem 2.5.2 Valoración inicial de la condición de salud del estudiante para la R
atención adecuada.
Se encontró que la organización no mantiene la trazabilidad de los controles requeridos para la prestación
del servicio.

Evidencia: No se mantiene un soporte de autorización del padre de familia, donde se indique la necesidad
X ISO 9001:2015, numeral 8.5.2.
de administrar medicamentos conforme a lo requerido por el médico, trazable con las formulas enviadas por
correo electrónico por el padre de familia, ni se mantiene un archivo de fácil consulta, para efectos de
mantener el manejo adecuado de estas necesidades especiales de los estudiantes.

Autorizar ejecución de la jornada de vacunación: ya no se realiza proceso de vacunación, solo se puede

O
realizar en la EPS se sugiere realizar actualización del procedimiento de enfermería P-25.
La revisión de las acciones establecidas para el reporte de signos maltrato sexual a Coordinación de
R
Convivencia y Psicología para que abarque el tema y sea atendido con un procedimiento especial.
No se lleva registro de entrega de enfermería en buenas condiciones de aseo para realizar los procedimientos
se le sugiere llevar o notificar las condiciones en las cuales es recibido su puesto de trabajo para llevar un R
mejor control por parte del personal del aseo

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
F-25-AE Registro de atención de enfermería: controlarlo a través de la plataforma para un mejor
direccionamiento en el momento de ingresar a esta información, adicional no tiene las anotaciones del O
registro que se le hacen a los estudiantes.
Auxiliar administrativa, gestión humana
No se lleva un registro una evidencia de convocatoria para selección del personal al igual que los no
O
seleccionados se le sugiere tener la evidencia
La revisión de las diferencias en las funciones que realiza el personal, con respecto a las establecidas en el
R
documento, Manual de descripción de cargos M-02.
La revisión de los requisitos para la desvinculación de un funcionario, para mantener constancia de acuerdo
O
a lo requerido en el procedimiento de egreso.
CAFETERIA
Fortalecer los controles sobre el proveedor para confirmar su seguimiento a los registros de fechas de
R
vencimientos de los productos fríos para su preservación.
La revisión de la frecuencia para aplicar las jornadas de aseo, para asegurar el mantenimiento de las
O
condiciones de higiene del sitio.
La continuidad de los cambios en el techo de la cafetería, para mejorar las condiciones de la infraestructura
R
correspondiente.
GESTION FINANCIERA

Evidencia el listado maestro de registros actualizado a 28 de junio de 2021.

X
Evidencia cumplimiento de las obligaciones contables y financieras de acuerdo al cronograma establecido en
el formato F-23-OF para la obligación Reteica del mes de marzo de 2023. X

Se observa el buen manejo de la información y archivos para el procesamiento de las obligaciones en las
X
actividades de conciliación bancaria.
Se observa la organización y cuidado que se debe tener al generar la facturación electrónica, haciendo uso
de los medios tecnológicos adecuados para tal fin. X

Se evidencia el cumplimiento de metas en los indicadores de Gestión, evidenciando con ello el buen manejo
financiero y excelente gestión de los estados financieros.
X

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
PROCESO DE MEJORA
Se recomienda cumplir con las acciones de mejora dadas en la auditoría interna del 2022, en cuanto a
X
oportunidades y riesgos detectados, para elevar el nivel de desempeño del sistema de gestión de la calidad
RECAUDO PENSIONES Y CARTERA
En la presentación del análisis de comportamiento de cartera, evidencia la gestión realizada para el
X
cumplimiento de los indicadores, evidenciando organización y orden.
Dentro de las acciones establecidas en el proceso, se evidencia el cumplimiento de las 7 que están
parametrizadas, pero no se evidencia en las dos primeras, un registro que compruebe que si se realiza dicha
R
acción.
RECOMENDACIÓN: solicitar evidencia de recibido de la comunicación a las personas correspondientes
Se encuentra que se cumple con el debido procedimiento establecido en el proceso, garantizando con ello
confiabilidad y orden en el manejo de la información, para la emisión oportuna de las facturas de cobro X
(recibos de pago).
COMPRAS E INVENTARIOS
Se evidencia un cumplimiento en los indicadores del proceso, lo que garantiza una oportuna y excelente
X
prestación del servicio de parte de los proveedores.
Se observa la oportunidad de cumplir con los requisitos exigidos al proceso de compras. O
En cuanto a la Evaluación y Reevaluación de los servicios recibidos de parte de los proveedores, se evidencia
X
que se lleva a cabo de acuerdo a lo establecido y que estos cumplen con los requisitos.
RECOMENDACIÓN: Cuando el proveedor NO REQUIERE del SGC certificado por el ICONTEC u otra entidad,
R
que a este no se le aplique en la reevaluación para no afectar el resultado final del mismo
Se evidencia que este se encuentra actualizado, teniendo en cuenta la reevaluación anual. X
Como es prestación de servicio por otra empresa, esta hace su planeación, seguimiento y verificación del
X
cumplimiento de la misma, dejando en evidencia a través de acta, 20-06-23.
Se recomienda como oportunidad de mejora, que se realice un seguimiento interno a la prestación del
O
servicio, para verificar la calidad del mismo, ya que en oportunidades se evidencia descuido de este.
Evidencia los criterios establecidos por la organización para garantizar la prestación de servicios que esta
X
requiera, se encuentran documentados.
Evidencia el uso de los formatos establecidos para este par acciones, garantizando un buen control de los
X
activos de la organización.
RECOMENDACIÓN: Para tener una mejor organización en el archivo de los documentos físicos (bajas-
O
traslado), se sugiere tener por separado una carpeta para cada uno de ellos y no como se tiene en la
Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad
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CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO

HALLAZGOS Para la No Conformidad:
F R/O NC
Requisito que se incumple
actualidad, una sola carpeta para todo, con ello se facilita una mejor búsqueda y encontrar de manera
oportuna lo solicitado.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

 Se evidenció la conformidad de todos los requisitos evaluados excepto uno, sobre el cual se debe desarrollar la acción correctiva pertinente, de igual
forma las oportunidades y riesgos detectados se deben trabajar con acciones de mejora para elevar el nivel de desempeño del sistema de gestión de la
calidad.
 La organización realizó un esfuerzo en la optimización de los procesos que fue muy buen sustentado y evidenciado a los largo de la auditoría.
 Se encontraron oportunidades de alta importancia que deben revisarse para evaluar los beneficios y definir los recursos necesarios para su ejecución.
 La auditoría mostró aspectos relevantes en la implementación y mantenimiento del SGC, que deben mantenerse como fortalezas del desempeño.
 Se cumplió el plan de auditoría a cabalidad, cubriendo las temáticas y requisitos necesarios para verificar la conformidad en cada proceso.

Firma del Auditor

Oscar Camargo Angarita
Ingeniero Mecánico
Especialista en Gerencia ambiental y desarrollo sostenible
Especialista en Gerencia de Riesgos Laborales y SST
Magister en Gestión de Proyectos

Clasificación del Hallazgo: F: Fortaleza R: Riesgo O: Oportunidad NC: No Conformidad

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