Proyecto Tecnológico de Mejoramiento

Proyecto de Innovación y/o Mejora en la Empresa
1) PROGRMA : CTS
2) CARRERA : INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
3) APELLIDOS Y NOMBRES DEL ESTUDIANTE : CORNELIO FLORES Roberto
4) INGRESO : 2018 – 03 ID: 1162743
5) EMPRESA : Municipalidad Distrital de Morococha
6) DIRECCIÓN : PLAZA PRINCIPAL S/N NUEVA CIUDAD
: DE MOROCOCHA
DENOMINACIÓN DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA:

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS CON EXCEL Y
MACROS PARA EL CONTROL E INFORMACIÓN DEL ARCHIVO
GENERAL EN LA “MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE MOROCOCHA”
Área de aplicación en la Municipalidad “Archivo General”
1) CALIFICACIÓN POR LA EMPRESA

CALIFICACIÓN
N• CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTAJE PUNTAJE
MÁXIMO OBTENID
1 Factibilidad de aplicación del trabajo de O
07
innovación
2 y/o mejora que se aspera generará la aplicatión
Beneficios 05
3 Cuantificación e indicadores adecuados para
03
medir
4 Relación
los resultados
entrede
la la innovación
inversión y/o mejora
estimada versus los
resultados a obtenerse (costo/beneficio). Estimado 05
del retorno de la inversión.
TOTA
L
NOTA:
El evaluador calificará considerando como base el puntaje máximo señalado.
La suma de puntajes obtenidos es la nota del proyecto de innovación y/o mejora.
Lugar y Fecha: del 2020.
CALFICACIÓN DEL PROYECTO

(sumatoria de los puntajes obtenidos
por cada criterio de evaluación)
En números
En letras
Nombre y firma del representante de la empresa
“Año de la Universalización de la Salud”
ESPECIALIDAD:
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
Proyecto de Innovación y/o Mejora en los Procesos de

Producción o Servicio en la Empresa
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS CON EXCEL Y

MACROS PARA EL CONTROL E INFORMACIÓN DEL ARCHIVO
GENERAL EN LA “MUNICIPALIDAD
ASESOR:
Ing. CHAMORRO AVENDAÑO, Juan Marcelo
ESTUDIANTE:
CORNELIO FLORES, Roberto
LA OROYA – PERÚ
2020
“Siendo mejores cada día por el desarrollo sostenible de nuestro país,
involucrando ciencia, tecnología y vida”
Abraham Lincoln
DEDICATORIA
Dedico a los que nunca se rinden y siguen
adelante en sus metas, perseverando a pesar de las
dificultades, a ellos dedico el presente trabajo.
Roberto C.F.
AGRADECIMIENTOS:
A mis padres por la entrega y su esmerado esfuerzo para la realización de este trabajo.
A los instructores del SENATI CFP- OROYA por su dedicación, consejos y orientaciones
para la realización de este trabajo.
A Dios por darme la vida y las oportunidades de ser mejor cada día consigo mismo y con
mi prójimo.
ÍNDICE
I. PORTADA
II. EPÍGRAFE
III. DEDICATORIA
IV. AGRADECIMIENTOS
V. INDICE
VI. INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
Aproximación al Proyecto de Innovación
1.1. Situación de real encontrada…………………………………………………….11
1.2. Antecedentes………………………………………………………………………16
1.3. Objetivos…………………………………………………………………………..18
CAÍTULO II
Descripción Teórica del Proyecto
2.1. Descripción de la innovación…………………………………………………….19
2.2. Secuencias y pasos del trabajo…………………………………………………...20
2.3. Conceptos tecnológicos, ambientales, seguridad, calidad y normas técnicas…47
CAPÍTULO III
Planos de Taller, Esquemas y/o Diagramas
3.1. Localización y perspectiva de la empresa………………………………………53
3.2. Esquema de las acciones realizadas……………………………………………..54
CAPÍTULO IV
Descripción de Costos, Insumos y Tiempo del Trabajo
4.1. Materiales e insumos empleados en la implementación del proyecto………...58
4.2. Costo total estimado de la ejecución del proyecto……………………………...60
4.3. Cronograma de actividades……………………………………………………...61
CONCLUCIONES……………………………………………………………………62
RECOMENDACIONES……………………………………………………………...63
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………………64
ANEXOS………………………………………………………………………………66
PRESENTACIÓN DEL ESTUDIANTE
APELLIDOS Y NOMBRES : CORNELIO FLORES, Roberto
ID : 1162743
PROGRAMA : CALIFICACIÓN PARA TRABAJADORES

EN SERVICIO – CTS.
CARRERA : INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
INGRESO : 2018 – 03
DIRECCIÓN : NUEVA CIUDAD DE MOROCOCHA
CORREO ELECTRONICO : robertofc5050@gmail.com
TELÉFONO / CELULAR : 964163888

DENOMINACIÓN DEL TRABAJO
TÍTULO DEL PROYECTO : DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE

DE DATOS CON EXCEL Y MACROS PARA
EL CONTROL E INFORMACIÓN DEL
ARCHIVO GENERAL EN LA
“MUNICIPALIDAD
C.F.P. / ESCUELA : LA OROYA
EMPRESA : MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

MOROCOCHA
SECCIÓN /ÁREA : ARCHIVO GENERAL
LUGAR Y FECHA : NUEVA CIUDAD DE MOROCOCHA

19/08/20
INTRODUCCIÓN
Señores miembros del jurado calificador, dejo a vuestra consideración el proyecto de

innovación titulado: “Desarrollo De Un Sistema De Base De Datos Para El Control E
Información Del Archivo General De La “MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
MOROCOCHA”
El presente trabajo de innovación tecnológica fue realizado en la Municipalidad Distrital de

“Morococha”, con el fin de ejecutar un trabajo que responda a la necesidad detectada en la
entidad estatal, por ello a partir de la experiencia en mis practicas pre- profesionales,
Realizadas en el entorno de la Municipalidad, se observó las falencias de que existe en el

archivo general de la entidad Estatal.
El trabajo esta divido en capítulos para un mejor entendimiento, el capítulo I tiene que ver
con una aproximación al proyecto, incluye la situación real encontrada, los antecedentes y
los objetivos; en el capítulo II se considerar la descripción de la innovación, secuencias y
pasos del trabajo, conceptos tecnológicos, ambientales, seguridad, calidad y Normas Técnicas,
mientras que en el capítulo III, tenemos los planos de la área de Archivo General donde se
desarrolla el archivamiento además los Diagramas correspondientes al Proceso Actual y
Mejorado, en el capítulo IV, la descripción de costos, insumos y tiempo del trabajo.
Finalmente, las conclusiones, sugerencias, la bibliografía recomendada y los anexos

Espero que el trabajo se considere como una alternativa de solución al problema que atraviesa
la entidad y que, al Desarrollar Un Sistema De Base De Datos Para El Control E Información
Del Archivo General de la Municipalidad, mejore la atención al público de parte del personal
administrativo de la Municipalidad.
11
CAPÍTULO I
Aproximación al Proyecto de Innovación

1.1. Situación de real encontrada.
La “Municipalidad Distrital de Morococha”,
como en todas las entidades Estatales carece
de una información oportuna, delatando
tiempo en búsqueda de los documentos
solicitados por los interesados, generando
una desconformidad de la ciudadanía ya que
se realizan tramites documentarios para
obtener una información.
Por ello propongo como proyecto de
innovación: Desarrollo De Un Sistema De
Base De Datos Para El Control E Información
Del Archivo General De La
“MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
MOROCOCHA”, Mi propuesta será una
ayuda necesaria para mejorar estas falencias
que tiene la Municipalidad, y facilitará, los
procesos de atención e información al público
por ende mejorara el rendimiento y generara
satisfacción a los usuarios a corto plazo.

12
1.1.1. Datos de la Empresa
a) Razón social: Municipalidad Distrital de Morococha.
b) Dirección: Plaza Principal S/N. Nueva Ciudad de Morococha.
c) Gerente: Teodolfo Soto Canto.
d) Ruc: 20146501487.
e) Actividades Económicas: Actividad Administrativa Pública en General.
f) Ubicación Geográfica:
13
14
1.1.2. Análisis FODA para la detección de la Empresa.
Empresa: Municipalidad Distrital de Morococha

La Municipalidad Distrital de Morococha está ubicado en la plaza principal S/N en la
Nueva Ciudad de Morococha, es una entidad Estatal que cumple el tercer Gobierno del
Estado Peruano.
Factor interno Factor externo
Debilidades Fortalezas Amenazas Oportunidades

No cuenta con una Cuenta con La pandemia covid- El sector minero está
oficina del archivo ambientes 19, paralizó las trabajando,
general necesarios actividades reactivando algunos
económicas dentro negocios locales
de la Municipalidad
No cuenta con un Si cuenta con Contaminación del Monitoreo de entes
control sistemático recursos medio ambiente por fiscalizadores en
en el archivo las actividades coordinación de la
general mineras autoridad
Desconocimiento y Esta en la capacidad Desempleo masivo Reactivación de la
poca valoración del de comprar equipos de la población economía nacional
tema administrativo paulatinamente
Ineficiente atención Puede crear una Contagio masivo Autoridad local y el

a la ciudadanía. oficina por la covid-19, por sector salud
indisciplinados intervienen en la
recuperación de los
pacientes contagiados
Pérdida de Tiene acceso a las Acceso vehicular Convenio con las
documentos en el redes informáticos limitado Empresas Mineras
archivo general de
la Municipalidad
Desconformidad de Cuenta con personal El 80% de los Centros educativos de
la Ciudadanía por capacitado trabajadores son los tres niveles
falta de la foráneos
información
oportuna
El local del archivo Tiene áreas Minería no metálica Proyectos mineros
general colapsado suficientes para sin autorización del hacia futuro
nuevas MM.
construcciones
15
1.1.3. Búsqueda de soluciones.
Problema/ necesidad Alternativa de solución/ejecutable
La pandemia covid-19, paralizó las . Reinventar negocios concernientes a la

actividades económicas dentro de la pandemia.
Municipalidad
No cuenta con una oficina del archivo . Crear una oficina
general
Contaminación del medio ambiente por las . Monitoreo constante con las autoridades
actividades mineras competentes.
No cuenta con un control sistemático en el . Digitalización y automatización de base de
archivo general datos.
Desempleo masivo de la población . Fomentar empleos locales de parte de las
mineras
Desconocimiento y poca valoración del . Capacitar a los empleados en aplicaciones
tema administrativo informáticas como (SAP, ACCESS, otros)
Contagio masivo por la covid-19, por . Concientizar a la población la gravedad

indisciplinados del covid-19
. Respetar las leyes del estado
. Concientizar a la población sobre el uso de
(mascarillas, protector facial, lavado de
manos, otros)
Pérdida de documentos en el archivo Digitalización de base de datos anualmente
general de la Municipalidad
Acceso vehicular limitado Construcción de vías alternas
Desconformidad de la Ciudadanía por falta Implementar un software con un base de datos
de la información oportuna
El 80% de los trabajadores son foráneos Capacitación en temas de gestión publica
El local del archivo general colapsado Construcción de una infraestructura moderna y
equipada.
Minería no metálica sin autorización del Tener más control desde las autoridades
MM. competentes
Ineficiente atención a la ciudadanía. . Atención a la ciudadanía en menor tiempo
posible y con datos reales.
16
1.1.4. Tema que se van a Tratar en el Presente Proyecto de Innovación

a) El problema que escogí está dentro de Automatización.
Porque la automatización de Procesos de Tecnología de la Información se refiere
a la capacidad de un sistema tecnológico para ejecutar una serie de tareas que
originalmente son realizadas por seres humanos. Dicha automatización también
controla, corrige y hace visible el estado de los flujos de trabajo y tareas; y genera
reportes de todo el proceso.
b) Mejora de procesos en atención al ciudadano.
Se necesita algo más, sorprender al usuario con un servicio más allá de lo esperado,
entonces sí la Municipalidad Distrital de Morococha se va a diferenciar y agregar
valor percibido a los servicios, convirtiéndose en la entidad competitiva ante el
público.
1.1.5. Problema de Investigación

¿Qué mejoras traerá el Desarrollo de un Sistema de Base de Datos para el control
e información del archivo general de la Municipalidad Distrital de Morococha?
1.2. Antecedentes
1.2.1. Antecedentes Internacionales
En la ejecución de trabajo he encontrado algunos antecedentes que me sirvieron para
guiarme y tener una base de mi propuesta, a continuación, mencionaré algunos:
Según (Carrillo Flores & Copara Simaluisa, 2017) en su investigación titulada
“Sistema para gestionar la información en el Archivo General de la Universidad
Central del Ecuador”, dice que “La aplicación de registro de documentos provee al
Archivo General de la Universidad Central del Ecuador un sistema que hace eficiente
dicho proceso, el cual permite almacenar información, realizar búsquedas rápidas ya
sea por tipo de documento, código o fecha de ingreso, y de esta manera poder llevar
un control de todos los documentos ingresados. La extensa cantidad de información
existente en el archivo general tanto de expedientes, hcu y tesis, dificulta la búsqueda
de cierta información solicitadas por el usuario, mediante la utilización del sistema
dicha información pueden ser obtenida de manera fácil e inmediata. La finalidad del
sistema a implementar consiste en mantener un registro de todos los documentos
existentes en el archivo universitario de forma ordenada e interactiva. El sistema
ofrece calidad en los datos ingresados mediante validaciones y niveles de seguridad
17
de toda la información almacenada en la base de datos mediante métodos de

encriptación (SHA), manejo de role y autenticación mediante usuario y contraseña,
además el usuario administrador tendrá la capacidad de realizar auditoria de toda la
información ingresada”.
Según (Martinez Sarmiento & Ricaurte Garcés, 2015) en su monografía planteada

“Archivo general digitalizado para mejorar el tiempo de respuesta y competitividad
en el servicio de atención al usuario del Gobierno Autónomo Descentralizado el
Triunfo”, dice que, “El presente proyecto tiene la finalidad implementar un archivo
general digitalizado de información integral al interior y de respuesta efectiva al
exterior del GAD El Triunfo, para brindar un servicio de calidad. Debido a la falta de
actualización tecnológica en un sistema de archivo y los procesos burocráticos en la
entidad, se crean retrasos en los procesos internos e insatisfacción en los usuarios por
el tiempo que se toman los trámites. La inexistencia de un departamento con un
sistema de control de documentación ha provocado la pérdida de información interna
que causa desavenencias en los usuarios y a su vez del personal administrativo que
labora en la institución”
1.2.2. Antecedentes Nacionales
Según (Alvarado Huaman & Diaz Herrera, 2017) indican que “La presente tesis busca
implementar un sistema de información WEB con la finalidad de mejorar los procesos
de tramitación documentaria y digitalización de los archivos generados y procesados
en la Dirección Regional de Ancash. La investigación concluye que el análisis de los
procesos de tramitación documentaria y digitalización de los archivos en el Área de
Tramite Documentario de la Dirección Regional de Salud de Ancash presentaron
problemas de trámite de documentos y de archivamiento de resoluciones, demoras en
las búsquedas de documentos, deficiencias en el control de registro de documentos,
falta de codificación de documentos lo que hace difícil su identificación y seguimiento
inmediato y oportuno, deficiencias en el control de trámite documentario, demora y
poca confiabilidad en los reportes de estado de los documentos, y retrasos en la
emisión de documentos”
18
Según (Moscoso Castro, 2018) en su proyecto nos indica que “La Dirección Regional
de Agricultura Madre de Dios (DRAMDD) es una entidad pública dedicada al apoyo
de la agricultura en el Departamento de Madre de Dios, en este contexto se presentan
deficiencias, principalmente en la gestión de trámite documentario el cual se realiza
en base a cuadernos de registro y hojas de trámite, tal situación conlleva a un lento
proceso de la gestión documentaria, además no es posible realizar el seguimiento de
manera oportuna ya que estas tareas consumen una gran cantidad de tiempo y
recursos, ocasionando con ello pérdida de archivos en las dependencias,
obstaculizando el desempeño del trabajador y perjudicando directamente al público
en general. El trabajo tiene como objetivo describir la optimización de tareas que
consumen tiempo al trabajador, con el propósito de incrementar la calidad de atención
al público con procesos agiles utilizando la metodología RUP “Proceso Unificado
Racional”, y mejores prácticas para el sistema, Se utiliza herramientas de software
libre con gestor de base de datos MySQL. Los resultados obtenidos durante las
pruebas fueron óptimos cumpliendo y satisfaciendo los indicadores de calidad”.
1.2.3. Antecedentes Locales
No se encontraron trabajos similares relacionados al proyecto que se está proponiendo.
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivos Generales

“Desarrollar un Sistema de Base de Datos para el Control e Información del Archivo
General de la Municipalidad Distrital de Morococha”
1.3.2. Objetivos específicos

a. Digitalizar una Base de Datos del Archivo General de la Municipalidad Distrital
de Morococha.
b. Generar una base de datos por áreas.
c. Actualizar de datos frecuentemente.
d. Facilitar el control de datos e ingreso a la información.
e. Dar una información en menor tiempo posible a la ciudadanía.
19
CAÍTULO II
Descripción Teórica del Proyecto

2.1. Descripción de la innovación
El presente proyecto titulado “DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS
PARA EL CONTROL E INFORMACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
“MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MOROCOCHA”, tiene la finalidad de desarrollar un
sistema de base de datos en el archivo general de la Municipalidad para lograr una mayor eficaz
y rapidez en los trámites documentarios solicitados por los usuarios.
Como es de conocimiento público las entidades públicas manejan un sistema ambiguo donde,
dificulta la búsqueda de cierta información solicitadas por el usuario, Debido a la falta de
actualización tecnológica en un sistema de archivo y los procesos burocráticos en la entidad.
Por lo tanto, mediante el desarrollo del Sistema de Base de Datos, dicha información puede ser
obtenida de manera fácil e inmediata. La finalidad del sistema a desarrollar consiste en
mantener un registro de todos los documentos existentes en el archivo general de la
Municipalidad de forma ordenada e interactiva.
El objetivo de este proyecto es Digitalizar para mejorar el tiempo de respuesta y competitividad
en el servicio de atención al usuario, búsqueda por nombres, códigos, fechas, años, etc.
20
2.2. Secuencias y pasos del trabajo
01 PASOS DESCRIPCIÓN
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
2.3. Conceptos tecnológicos, ambientales, seguridad, calidad y normas técnicas.
CONCEPTOS CONCEPTOS AMBIENTALES

TECNOLÓGICOS
➢ Teorías. ➢ Definiciones del medio

➢ Conceptos. ambiente.
➢ Bases conceptuales. ➢ Efectos en la
➢ Constructos. contaminación del
➢ Aspectos de la ciencia. ambiente.
LA PROPUESTA DE TRABAJO
➢ Leyes físicas. ➢ Normas ambientales.
➢ Leyes matemáticas. ➢ Impacto ambiental del
➢ Leyes de la química. proyecto.
➢ Etc. ➢ Etc.
NORMAS DE CALIDAD Y NORMAS TÉCNICAS

SEGURIDAD
➢ Definiciones de ➢ Normas técnicas para

norman ISO, OSHAS. elaboración de planos de
➢ Definición de normas trabajo.
de seguridad. ➢ Normas técnicas para
➢ Normas de calidad. ejecución de proyectos.
➢ Norma de prevención ➢ Normas técnicas para
de riesgos. implementación en taller y
➢ Etc. empresas.
➢ Etc.
48
2.3.1. Conceptos Tecnológicos.

a. Excel
Según (Pérez Porto & Gardey, 2009), nos dice que “Excel es un programa informático
desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite
realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo”.
b. Base de Datos
Según (Wikipedia, 2016), dice que “Una base de datos es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior
uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en
su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la
electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un
componente electrónico, por tanto, se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de
soluciones al problema del almacenamiento de datos”.
49
c. Digitalización
Según (Alsina Gónzales, 2017), “La digitalización es un proceso mediante
el cual, algo real (físico, tangible) es pasado a datos digitales para que
pueda ser manejado por una computadora (de naturaleza, a su vez, digital),
modelándolo, modificándolo, y aprovechándolo para otros propósitos
distintos de su cometido o función originales”.
d. Sistema de Base de Datos

Según (Wikipedia, Actualizado - 2020)” es un conjunto de programas que permiten el
almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos.
Los usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de
consulta y de generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto”.
50
e. Archivo
Según (Pérez Porto & Gardey, 2014 actualizado), refiere que el “Archivo procede del
latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede
traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al
conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona
elabora en el marco de sus actividades y funciones”, “El lugar donde se custodian
documentos importantes para una organización también se conoce con el nombre de
archivo”.
Según (GSI, s.f.), se clasifica en tres tipos “si atendemos a la frecuencia de consulta del
archivo, lo podemos clasificar en:
Archivos activos: Aquellos dende los documentos son consultados frecuentemente o
que la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la feche de emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo
finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar
operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan documentos de consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo de su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de estos
una vez que ya han cumplido su función”.
51
2.3.2. Conceptos Ambientales:
a. Gestión Ambiental ISO 14001.

Según (Wikipedia, Wikipedia - la enciclopedia, 2015), “La serie de normas ISO 14000
es un conjunto de normas que cubre aspectos del ambiente, de productos y
organizaciones, destacando la Norma ISO 14001, un estándar internacional de gestión
ambiental publicado en 1996, tras el éxito de la serie de normas ISO 9000 para sistemas
de gestión de la calidad”.
Según (CTMA CONSULTORES - 15, 2017), “La Organización Internacional de

Normalización, conocida como ISO por su nombre en inglés, es la entidad encargada
de crear muchos de los estándares por los que se regirán los propietarios, los industriales
y los comerciales a nivel internacional. Esta organización está integrada por diferentes
agencias de cada país miembro. Encontramos que se establecen estándares en los
productos fabricados, tecnología, agricultura, sanidad o seguridad alimentaria”.
b. Gestión de la Calidad ISO – 9001

Según (Luna, 2015 - actualizado), “¿Qué es esta norma? Las empresas y
organizaciones de todo el mundo, grandes o pequeñas deben tener todo su sistema de
calidad con base en las normas ISO serie 9001, cuya última actualización se realizó en
2015. De esta manera, verifican su capacidad para proveer productos y servicios que
atienden las necesidades de sus clientes, así como requisitos legales y reglamentarios
aplicables, para poder aumentar la satisfacción del cliente mediante mejoras de proceso
y evaluación de la conformidad.
Este es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad que fueron
establecidas por la Organización Internacional de Normalización -una federación de
52
alcance mundial integrada por cuerpos de estandarización nacionales de 153 países-,

que determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad”.
c. Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (Sst) - ISO – 18001

Según (invira - Ingenieros Asesores, 2018), “La norma OHSAS 18001 es el estándar
internacional utilizado para la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) para
el control de los riesgos laborales.
El estándar OHSAS fue diseñado para promover los requisitos sobre el correcto
cumplimiento de los estándares de seguridad y salud laboral, pudiendo ser aplicada
indistintamente a cualquier organización sin importar su tamaño, sector de actividad o
localización geográfica. Un sistema de seguridad y salud en el trabajo fomenta un
entorno de trabajo seguro para los empleados, pero también permite la participación
proactiva de los trabajadores en relación con la prevención de los accidentes y riesgos
derivados de la propia actividad, encaminando la cultura preventiva global de la
organización a preservar las mejores prácticas de salud y seguridad”.
53
CAPÍTULO III
Planos de Taller, Esquemas y/o Diagramas
3.1. Planos. Localización y perspectiva de la empresa
5mts
ARCHIVO GENERAL
OFECINA Y SALA DE ESPERA
5m
54
3.2. Esquema de las acciones realizadas

3.2.1. Diagrama de Operaciones de Proceso (Actual).
ARCHIVO GERENCIA ALCALDIA SECRETARIA MESA USUARIO

GERERAL DE PARTES
Verificación Verificación Recepción
(24 horas) (24 horas) Verificación
(24horas)
4 2 1
Presenta
Solicitud
1
Traslado de (10min)
Solicitud
Autorización
5 3 Traslado de
2 Solicitud
(10min)
Revisión de
3 Solicitud
(8horas)
Traslado de
Solicitud
4
(10min)
5 Verificación
5 (10 min)
Búsqueda
6 (24 horas)
Verificación
6 (10 min)
5
Entrega final
7 (5 min)
RESUMEN
ACTIVIDAD CANT. TIEMPO
7 55min
6 104horas
TOTAL 13 104h55min
55
3.2.2. Diagrama de Análisis de Proceso (Actual).
Diagrama N° 1 Hoja N° 1 RESUMEN

Objeto: Actividad Mej P E
Entrega del Documento solicitado orad
o
Operación 5
Transporte 4
Actividad: Espera 0
Búsqueda de Documentos Inspección 0
Almacena 1
Método: Mejorado Distancia (m) 0
Lugar: Archivo General – M.D. Tiempo (min) 120
Morococha. h-50
(min)
Operación Asistente N°1 Costo 0
M. Obra 0
Compuesto por: Roberto Cornelio Flores - Material 0
Practicante
Aprobado por: jefe encargado Fecha: Total
Agosto
DESCRIPCIÓN d T Observación
(horas)
Solicitud de un 10
documento (min)
Secretaría 1 24h
Traslada a Alcaldía 10min
Despacho de Alcaldía 1 24 h
Traslado a Gerencia 10min

Revisión de 1 24 h
documentos-Gerencia
Área de Archivo 10min
General
Búsqueda de 1 24 h
documento
Traslado Asia el 10min

archivo
Despacho 1 24 h
Respuesta al usuario 5 50min 5 4 1

56
3.2.3. Diagrama de Operaciones de Proceso (Mejorado).
ARCHIVO GERENCIA ALCALDIA SECRETARIA MESA USUARIO

GERERAL DE PARTES
Verificación Recepción
(24 horas) Verificación
(8horas)
2 1
Presenta
Solicitud
1
(10min)
Autorización
3 Traslado de
2 Solicitud
(10min)
Traslado de
Solicitud
4
(10min)
3 Verificación
5 (10 min)
Búsqueda
5 (30 min)
Verificación
4 (10 min)
5
Entrega final
6 (5 min)
RESUMEN
ACTIVIDAD CANT. TIEMPO
6 85min
4 32horas
TOTAL 10 32h85min
57
3.2.3. Diagrama de Análisis de Proceso (Mejorado).
Diagrama N° 1 Hoja N° 1 RESUMEN

Objeto: Actividad Mej P E
Entrega del Documento solicitado orad
o
Operación 4
Transporte 2
Actividad: Espera 0
Búsqueda de Documentos Inspección 0
Almacena 1
Método: Mejorado Distancia (m) 0
Lugar: Archivo General – M.D. Tiempo (min) 32h
Morococha. 80
(min)
Operación Asistente N°1 Costo 0
M. Obra 0
Compuesto por: Roberto Cornelio Flores - Material 0
Practicante
Aprobado por: jefe encargado Fecha: Total
Agosto
DESCRIPCIÓN d T Observación
(horas)
Solicitud de un 30
documento (min)
Secretaría 8h
Despacho 1 24 h
Traslado de 10
documento (min)
Área de Archivo
General
Búsqueda de 30
documento (min)
Respuesta al 10
documento solicitado (min)
Respuesta al usuario 1 32 h 4 2 1
80
(min)
58
CAPÍTULO IV
Descripción de Costos, Insumos y Tiempo del Trabajo
4.1. Cálculo de Costos.
• Materia prima
MATERIALES DIRECTOS
• Insumos
COSTOS DIRECTOS
• Sueldos y salarios
MANO DE OBRA DIRECTA • Gratificaciones
• Indemnizaciones
• Pensiones
• Jefe de personal
MANO DE OBRA INDIRECTA • Mantenimiento
• Supervisores
• Conductores
• Guardianes
• Gastos
COSTOS INDIRECTOS MATERIALES INDIRECTOS
Administrativos
• Impuestos
• Transporte
• Amortizaciones
GASTOS INDIRECTOS
• Intereses
• Seguros
59
Costo de Materiales / Insumos
PRODUCTO CANTIDAD PRECIO POR PRECIO POR

UNIDAD UNIDAD
Computadora 2 S/. 1000 S/. 2000
Fotocopiadora 1 S/. 5000 S/. 5000
Hojas bon-millar 5 S/. 22 S/. 110
Lapiceros-caja 1 S/. 10 S/. 10
Reglas-caja 1 S/. 10 S/. 10
Plumones-caja 1 S/. 22 S/. 22
Resaltador. Caja 1 S/. 22 S/. 22
Cinta embalaje-12 1 S/. 28 S/. 28
Corrector-caja 1 S/. 22 S/. 22
Silla giratoria 2 S/. 250 S/. 500
Escritorio 2 S/. 500 S/. 1000
Silla de tres cuerpos 2 S/. 300 S/. 600
Escalera triangular 1 S/. 150 S/. 150

Masetero 2 S/. 40 S/. 80
Alfombra 1 S/. 80 S/. 80
Memoria externa 4 S/. 300 S/. 1200
Discos duros
Extintor 1 S/. 120 S/. 120
Botiquín 1 S/. 100 S/. 100
señalización 4 S/. 5 S/. 20
Cables de 20 S/. 1.50 S/. 30
instalación-internet
Tomacorriente 2 S/. 3.50 S/. 7
Fluorescente 2 S/. 30 S/. 60
Conectores 4 S/. 0.50 S/. 2
Separadores 1 S/. 150 S/. 150
Tinta 1 S/. 350 S/. 350
Pernos 1/4g S/. 8 S/. 8
Tarugo 1/4g S/. 8 S/. 8
Canaletas de cable 2 S/. 15 S/. 30
Impresora 2 S/. 750 S/. 1500
S/. 11,219.00
60
Costo de Mano de Obra

N° DESCRIPCIÓN CANTID. SALARIO DÍAS TOTAL OBS.
X S/.
DÍA S/.
01 Practicante 1 S/. 35 30 S/. 1050 Todo el

trabajo
se
realiza
en
forma
paralelo
02 Asistente 1 S/. 30 30 S/. 900
03 Electricista 1 S/. 50 2 S/. 100
04 Ayudante 1 S/. 40 2 S/. 80
05 Supervisor 1 S/. 80 2 S/. 160
Total S/. 2,290
Costo de Terceros
N° DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD COSTO COSTO

UNITARIO TOTAL, S/.
S/.
01 Transporte 1 1 S/. 650 S/. 650
Costo total S/. 650
N° DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD COSTO COSTO
UNITARIO TOTAL, S/.
S/.
01 Transporte 1 1 S/. 650 S/. 650
Costo total S/. 650
4.2. Costo total estimado de la ejecución del proyecto
Costo total de materiales e insumos

S/. 11,219.00
Costo de mano de obra para la implementación S/. 2,290

Costo de terceros S/. 650
Costo total S./. 14,159
Costos indirectos (10% del costo total) S/.1,415.9

Costo total S/.15,574.9
61
4.3. Cronograma de actividades
N° ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7
1 Hacer el Diagrama de
Operaciones de Proceso-
Archivo General-MDM.
2 Hacer el Diagrama de
Análisis de Proceso-
Archivo General-MDM.
3 Coordinar con el Gerente
Municipal-MDM.
4 Hacer la Monografía
5 Desarrollar una Base de
Datos en Excel
6 Modificar mi Monografía
7 Corregir la Monografía
8 Probar el Sistema de base
de Datos-Excel
9 Revisión final de mi
prototipo
10 Informe final del
proyecto-Gerente
Municipal. MDM.
62
CONCLUSIONES
A partir de la realización de mi propuesta de trabajo he llegado a las siguientes conclusiones:
a) Mi objetivo fue, Digitalizar una Base de Datos del Archivo General de la Municipalidad
Distrital de Morococha. Se logrará con la Digitalización de Base de Datos facilitar la
información al usuario.
b) El objetivo fue Generar una Base de Datos por áreas, lo cual permitirá tener una
información adecuada y controlada de los documentos en Archivamiento.
c) Mi objetivo fue, Actualizar los datos frecuentemente. Lo cual ayudará a la Áreas a tener
mayor control y acceso de sus documentos para fines convenientes.
d) El objetivo fue, Facilitar el control de datos e ingreso a la información, que muchas
veces es requerida por los funcionarios públicos del entorno o externos. Esto ahora
ayudará a facilita la información de todas las áreas
e) El objetivo principal de este proyecto fue, Dar una información oportuna en menor
tiempo posible a la ciudadanía. Logrando así el objetivo de este proyecto con la
satisfacción de la Entidad, de los usuarios y logrará un clima laboral adecuado.

63
RECOMENDACIONES
A continuación, me permito presentar algunas recomendaciones las cuales espero que sean
acatadas en la Entidad donde tuve la oportunidad de realizar mis prácticas pre-profecionales.
a) Se debe de realizar constantes capacitaciones al personal de las áreas para la
concientización de la manipulación de los documentos, (archivos).
b) Se recomienda implementar un área más adecuada (archivo general).
c) Contar con un Extintor para evitar posibles daños generado por un incendio, ya que se
encuentra con conexiones eléctricas y en su totalidad documentos en archivo.
d) Se debe hacer un mantenimiento a la infraestructura ya que hay presencia de humedad,
poniendo en riesgo los documentos custodiados por la Entidad.
e) Se debe instalar un intercomunicador para facilitar la comunicación interna con las
distintas áreas.
f) Se recomienda instalar internet, para inviar documentos a la oficina pertinente para su
evaluación y autorización.
64
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Alsina Gónzales, G. (2017). Definición. ABC. Obtenido de

https://www.definicionabc.com/tecnologia/digitalizacion.php
Alvarado Huaman, R. R., & Diaz Herrera, M. L. (2017). Implementación de un sistema de
información web para la tramitación documentaria y digitalización de archivos en la
Dirección Regional de Salud de Ancash. Ancash-Perú: Repositorio Universidad San
Pedro.
Carrillo Flores, R. A., & Copara Simaluisa, J. P. (2017). Sistema para gestionar la información
en el Archivo General de la Universidad Central del Ecuador. Universidad Central del
Ecuador-Quito: Quito: UCE.
CTMA CONSULTORES - 15. (2017). Obtenido de https://ctmaconsultores.com/norma-iso-

14001/
GSI, J. (s.f.). LEVEL TAX asesores. Obtenido de https://www.gsijuman.es/archivo-concepto-

tipos-y-funciones/
invira - Ingenieros Asesores. (2018). Obtenido de https://envira.es/es/norma-ohsas-18001-

seguridad-salud-laboral/
Luna, N. (2015 - actualizado). Entrepreneur. Obtenido de

https://www.entrepreneur.com/article/307391
Martinez Sarmiento, M. V., & Ricaurte Garcés, M. I. (2015). Archivo general digitalizado para
mejorar el tiempo de respuesta y competitividad en el servicio de atención al usuario
del Gobierno Autónomo Descentralizado el Triunfo. Bogota - Colombia: Universidad
de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas.
Moscoso Castro, J. H. (2018). Desarrollo de una aplicación web para la mejora de la gestión
de trámite documentario en la dirección regional de agricultura de Madre de Dios.
Madre de Dios - Perú: Repositorio- Universidad Inca Garcilaso de la Vega.
Pérez Porto, J., & Gardey, A. (2009). Difinición.de. Obtenido de https://definicion.de/excel/
Pérez Porto, J., & Gardey, A. (2014 actualizado). Definición. de . Obtenido de Definición de
archivo (https://definicion.de/archivo/)
65
Wikipedia. (2015). Wikipedia - la enciclopedia. Obtenido de

https://es.wikipedia.org/wiki/ISO_14000
Wikipedia. (2016). Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
Wikipedia. (Actualizado - 2020). Obtenido de

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_bases_de_datos
66
ANEXOS
ANEXO 1
Entidad del Estado
Lugar donde se implementará el proyecto
titulado DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS CON EXCEL Y
MACROS PARA EL CONTROL E INFORMACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL EN LA
“MUNICIPALIDAD
El Archivo General de la entidad

67
La encargada del archivo general realiza la búsqueda de información

68
ANEXO 2
Documentos que alberga la municipalizada dentro del archivo general
.
69
ANEXO 3
contratos
ANEXO 4
Boletas de Pago
70
ANEXO 5
planos
Facturas
En realidad, existe una variedad de documentos que están en responsabilidad de la entidad
Elaborando el proyecto que oriente y regule

la valoración documental para la
elaboración del Programa de Control de

Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública.

Proyecto Tecnológico de Mejoramiento

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Proyecto de Innovación y/o Mejora en la Empresa

DENOMINACIÓN DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA:

Área de aplicación en la Municipalidad “Archivo General”

1) CALIFICACIÓN POR LA EMPRESA

Lugar y Fecha: del 2020.

CALFICACIÓN DEL PROYECTO

Proyecto de Innovación y/o Mejora en los Procesos de

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS CON EXCEL Y

APELLIDOS Y NOMBRES : CORNELIO FLORES, Roberto

PROGRAMA : CALIFICACIÓN PARA TRABAJADORES

CARRERA : INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN : NUEVA CIUDAD DE MOROCOCHA

CORREO ELECTRONICO : robertofc5050@gmail.com

TELÉFONO / CELULAR : 964163888

TÍTULO DEL PROYECTO : DESARROLLO DE UN SISTEMA DE BASE

C.F.P. / ESCUELA : LA OROYA

EMPRESA : MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

LUGAR Y FECHA : NUEVA CIUDAD DE MOROCOCHA

Señores miembros del jurado calificador, dejo a vuestra consideración el proyecto de

El presente trabajo de innovación tecnológica fue realizado en la Municipalidad Distrital de

Realizadas en el entorno de la Municipalidad, se observó las falencias de que existe en el

Finalmente, las conclusiones, sugerencias, la bibliografía recomendada y los anexos

Aproximación al Proyecto de Innovación

La “Municipalidad Distrital de Morococha”,

como en todas las entidades Estatales carece

de una información oportuna, delatando

tiempo en búsqueda de los documentos

solicitados por los interesados, generando

una desconformidad de la ciudadanía ya que

se realizan tramites documentarios para

obtener una información.

Por ello propongo como proyecto de

innovación: Desarrollo De Un Sistema De

Base De Datos Para El Control E Información

Del Archivo General De La

MOROCOCHA”, Mi propuesta será una

ayuda necesaria para mejorar estas falencias

que tiene la Municipalidad, y facilitará, los

procesos de atención e información al público

por ende mejorara el rendimiento y generara

satisfacción a los usuarios a corto plazo.

1.1.1. Datos de la Empresa

a) Razón social: Municipalidad Distrital de Morococha.

b) Dirección: Plaza Principal S/N. Nueva Ciudad de Morococha.

c) Gerente: Teodolfo Soto Canto.

e) Actividades Económicas: Actividad Administrativa Pública en General.

1.1.2. Análisis FODA para la detección de la Empresa.

Empresa: Municipalidad Distrital de Morococha

Debilidades Fortalezas Amenazas Oportunidades

Ineficiente atención Puede crear una Contagio masivo Autoridad local y el

1.1.3. Búsqueda de soluciones.

Problema/ necesidad Alternativa de solución/ejecutable

La pandemia covid-19, paralizó las . Reinventar negocios concernientes a la

Contagio masivo por la covid-19, por . Concientizar a la población la gravedad

1.1.4. Tema que se van a Tratar en el Presente Proyecto de Innovación

1.1.5. Problema de Investigación

de toda la información almacenada en la base de datos mediante métodos de

Según (Martinez Sarmiento & Ricaurte Garcés, 2015) en su monografía planteada

1.2.2. Antecedentes Nacionales

1.2.3. Antecedentes Locales

No se encontraron trabajos similares relacionados al proyecto que se está proponiendo.

1.3.1. Objetivos Generales

1.3.2. Objetivos específicos