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Số và ký hiệu: 1804/HD-VTP-TCKT
Ngày ban hành: 27/12/2022

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y,
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STT Người ký Đơn vị Thời gian ký Ý kiến

So
14
PHẠM SƠN Kế toán trưởng - 27/12/2022

m
1

ha
Finance & 21:31:59

gP
Accounting
Department -

on
22
Management &

ru
nt
Support Division -

/20

toa
Viettel Peru - Viettel

/12
Peru S.A.C

Ke
27
32

:59
:

:31
21

21
h_

22
an

/20
Th

/12
27
inh

y,
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22
/20

9
/12

1:5
1:3
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22
:32

02
2/2
21

7/1
h_

,2
an

ky
Th

da
n
So
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Tài liệu này thuộc sở hữu của Viettel. Việc phát tán, sử dụng trái phép bị nghiêm cấm
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Số và ký hiệu: 1804/HD-VTP-TCKT
Ngày ban hành: 27/12/2022

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GUÍA DE USO SOFTWARE ERP 2.0

ha
gP
I. Instrucciones generales para implementación software ERP 2.0:

on
22

ru
1. Para todos los Departamentos:

nt
/20
- Departamento de Finanzas no va a firmar los Statement en ERP 1.0 a partir de 01/01/2023.

toa
/12
- Para los Gastos de Operación, el Dpt de Finanzas asignará el presupuesto de OPEX para cada

Ke
módulo de costos a la sucursal según las propuestas de los departamentos verticales especializados

27
en Sede Central (excepto el módulo de Construcción se debe realizar un Statement específico).

32

:59
Dentro de los primeros 5 días de 01/2023, el Dpt Finanzas es responsable de transferir el dinero

:31
21
una vez de acuerdo con el presupuesto aprobado a las sucursales.

21
h_
- Los Departamentos hacen STATEMENT en los módulos correspondientes según la tabla

22
an
detallada de los tipos de costos y los firmantes asignadas (ANEXO 01 adjuntado)

/20
Th

/12
- Para los PAYMENT REQUEST + EXPENSE REPORT creados antes de 31/12/2022 y

27
Departamento de Finanzas ya registró dentro de 12/2022 pero falta pagar al Proveddor => A partir
inh

y,
de 01/01/2023 los Departamentos Requeridos deben crea PAYMENT REQUEST correspondiente

ak
aM

en ERP 2.0 con el monto debemos pagar al Proveedor para Dpt Finanzas puede realizar la
nd
_H

transferencia de dinero.
So
m

- Para facturas recibidas a partir del 01/01/2023, los departamentos realizarán PAYMENT
62

ha

REQUEST + EXPENSE REPORT en nuevo ERP 2.0.

16

gP

- Los gastos con Contrato marco en curso: los Departamentos pueden verificar si el contrato ya
14

on
ru

está en el ERP 2.0, en caso contrario enviar información para Dpt Finanzas puede crearlo y luego
nt

los Dpts pueden realizar PAYMENT REQUEST por cada pago según Contrato marco.
toa

- Los gastos incurridos según el requerimiento de los Dpts: El Dpt crea PAYMENT REQUEST
Ke
22

adjunta plan, solicitud de gastos en pdf y demás documentos.

/20

* Contrato de pago único: el valor de PAYMENT REQUEST igual el valor de Plan/Solicitud

9
/12

* Contrato marco nuevo: no necesita hacer PAYMENT REQUEST cuando subir el Plan/
1:5

Solicitud en Voffice, hasta cuando pagar al Proveedor => debe crear PAYMENT REQUEST por
1:3
27

22

cada pago.
:32

02

2. Para el Departamento de Inversión

2/2
21

- Contrato inconcluso del Departamento de Inversiones

7/1
h_

* Facturas totalmente registradas en ERP 1.0 (tiene Expense Report y Reimbursement en ERP
,2
an

ky

1.0): Crear PAYMENT REQUEST a partir del 01/01/2023 correspondiente a la cuenta 4212 saldo
Th

da

a pagar al 31/12/2022 con los Proveedores, detalle de cada línea por cada vez pagamos en el futuro.
n

* El contrato continúa pagando y registra facturas adicionales en ERP 2.0: crea PAYMENT
So
inh

REQUEST y EXPENSE REPORT por cada pago posterior.

m
M

ha

- Los nuevos contratos del Departamento de Inversion: Después de que el Dpt de Inversión
gP
Ha

complete la firma de la propuesta y los documentos relacionados para firmar el contrato de acuerdo
on
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Tài liệu này thuộc sở hữu của Viettel. Việc phát tán, sử dụng trái phép bị nghiêm cấm
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con las normas de adquisiciones => Dpt Inversion crea PAYMENT REQUEST correspondiente al

ha
valor del contrato firmado, detallado cada línea por cada pago y presentado a Voffice para su firma.

gP
Luego por cada envío recibido, Dpt Inversión crea EXPENSE REPORT acuerdo a la factura

on
22

ru
recibida. Luego el contador de pagos crea BANK PAYMENT para cada pago basado en el

nt
/20
EXPENSE REPORT y los documentos de pago adjuntos.

toa
/12
3. Para el Departamento de Finanzas:

Ke
Desde el 01/01/2023, Área de bancos solo hacer las transferencias en ERP 2.0 y solo hacer las

27
transferencias basadas documentos de BANK PAYMENT creados por el Contador de pagos.

32

:59
II. Flujo para hacer Payment Request en ERP 2.0 (en caso pagar directamente al proveedor)

:31
21
- Incluidos 3 partes:

21
h_
Payment Request, Expenses Report y Bank Payment

22
an

/20
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/12
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nt
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/20

Explicación de diagrama:
9
/12

1:5

Parte 1: Payment Request:

1:3
27

1. Dpt Requerido: crea Payment Request en ERP 2.0 y adjuntar los documentos sustentados
22

(Plan, Statement, Cotización, Contrato, Acuerdo, …..).

:32

02

Nota: no necesita adjuntar Proposal Note

2/2
21

7/1

2. Dpt de Finanzas: persona encargada va a revisarlos => si todos ok va a Aprobar en ERP 2.0
h_

,2

3. Dpt Requerido: subir al Voffice para sacar las firmas

an

ky

4. Dpt Requerido: Aprobación del Jefe de Dpt

Th

da

5. Otro Dpt: Aprobación del Jefe de Dpt (si es necesario)

n
So
inh

6. Dpt Finanzas: Aprobación de Jefe o Sub Jefe de Dpt

m
M

7. BoD: Aprobación de Gerente General o Sub Gerente General (según las autorizaciones
ha
gP
Ha

correspondientes).
on
2_

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Parte 2: Expense Report:

ha
8. Dpt Requerido: Luego de la Aprobación de BoD => Dpt Requerido puede crear Expenses

gP
Report en ERP 2.0

on
22

ru
9. Dpt Finanzas (persona encargada) va a revisarlos => si todos ok va a Aprobarlo en ERP 2.0

nt
/20
10. Dpt Requerido: subir al Voffice para sacar las firmas

toa
/12
11. Dpt Requerido: Aprobación del Jefe de Dpt

Ke
12. Otro Dpt: Aprobación del Jefe de Dpt (si es necesario)

27
13. Dpt Finanzas: Aprobación de Jefe o Sub Jefe de Dpt

32

:59
Parte 3: Bank Payment

:31
21
14. Dpt Finanzas: luego de aprobación del Jefe o Sub Jefe de Dpt Finanzas en Voffice => persona

21
h_
encargada del Dpt Finanzas va a crear Bank Payment en ERP 2.0 y debe imprimir 4

22
an
documentos siguientes para entregarlo al Área de Bancos:

/20
Th

/12
* Documentos de Bank Payment en ERP 2.0

27
* Payment Request Aprobado
inh

y,
* Expense Report Aprobado

ak
aM

* Liability Summary Report nd

_H

15. Dpt Finanzas: el Área de Bancos va a procesar el pago al Proveedor

So
m

16. Dpt Finanzas: el Área de Bancos va a registrar y archivar documentos.

62

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1:5
1:3
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:32

02
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,2
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III. Flujo para hacer Payment Request (Rental Contract: BTS, Office, Store, Warehouse,

ha
Island, Supermarket, Vehicle, Swap,..) en ERP 2.0

gP
- Incluidos 4 partes:

on
22

ru
Create Rental Contract, Payment Request, Expenses Report y Bank Payment

nt
/20
Nota:

toa
 Todo tipo de contratos de arrendamiento de local incluyendo BTS, Oficina, Tienda, Almacén,

/12

Ke
Isla, Supermercado, Vehículo, Swap... se gestionan de forma centralizada en 2 funciones:

27
 Gestión de contratos (Contract Management): se utiliza para crear y gestionar contratos de

32

:59
alquiler.

:31
21
 Gestión de gastos (Expense management sub): en módulo número 3-Location & collaborator

21
h_
rental utilizados para generar PAYMENT REQUEST y EXPENSE REPORT.

22
an
 Sucursal genera PAYMENT REQUEST y EXPENSE REPORT, el Departamento de Finanzas

/20
Th

/12
en Sede Central hará el pago centralizado.

27
Diagrama:
inh

y,
ak
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nd
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So
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16

gP
14

on
ru
nt
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Ke
22
/20

Explicación de diagrama:
9
/12

1:5

Parte 1: Crea Contrato de Alquiler (Rental Contract)

1:3
27

Dpt Requerido: los Dpts/Sucursales cuando hay contrato de alquiler aprobado se enviarlo al Dpt
22
:32

Finanzas para crearlo en ERP 2.0 (Nota: no necesita adjuntar Proposal Note)
02
2/2

1. Dpt de Finanzas: persona encargada va crear contrato en ERP 2.0

21

7/1

Las personas encargadas de crear los contratos de alquiler en Dpt Finanzas Central como
h_

,2

siguientes:
an

ky

* Vehículo: Giancarlos
Th

da
n

* Island, Supermercado, Mall (desde Dpt de Ventas): Jovanny

So
inh

* BTS, Almacén, Tienda, Oficina, ….: Hector

m
M

ha

* Swap: Jacky 1
gP
Ha

Parte 2, 3, 4: misma explicación de artículo II

on
2_

ru
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6
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IV. El proceso de pago y liquidación de obras de construcción ERP 2.0

ha
Incluidos 4 Partes

gP
Construction Contract, Payment Request, Expense Report, Bank Payment

on
22

ru
nt
/20

toa
/12

Ke
27
32

:59
:

:31
21

21
h_

22
an

/20
Th

/12
27
inh

y,
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aM

Explicación de diagrama: nd
Parte 1: Construction Contract
_H

So

1. Dpt Ensure: crea STATEMENT DE CONSTRUCTION sobre los elementos de construcción

m
62

ha

de las obras.
16

gP

2. Dpt de Finanzas: persona encargada va a revisarlos => si todos ok va a Aprobar en ERP 2.0
14

on

3. Dpt Ensure: subir al Voffice para sacar las firmas

ru
nt

4. Dpt Ensure: Aprobación del Jefe de Dpt

toa

5. Otro Dpt: Aprobación del Jefe de Dpt (si es necesario)

Ke
22

6. Dpt Finanzas: Aprobación de Jefe o Sub Jefe de Dpt

/20

7. BoD: Aprobación de Gerente General o Sub Gerente General (según las autorizaciones
correspondientes).
9
/12

1:5

8. Dpt de Finanzas (Sede Central o de Sucursal): crea Contrato basado en el contrato firmado
1:3
27

con Partner.
22
:32

Parte 2, 3, 4: misma explicación de artículo II.

02
2/2
21

7/1
h_

,2
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V. Flujo para hacer Advance Request en ERP 2.0 (en caso adelantar dinero al empleado).

ha
- Tenemos 3 partes:

gP
Advance Request, Bank Payment y Expense Report

on
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nt
/20

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:

:31
21

21
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y,
Explicación de diagrama:

ak
aM

Parte 1: Advance Request: nd

1. Dpt Requerido: Solicitante (Empleado) crea Advance Request en ERP 2.0 y adjuntar los
_H

So

documentos sustentados (Plan).

m
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Nota: no necesita adjuntar Proposal Note

16

gP

2. Dpt Finanzsa: persona encargada va a revisarlos => si todos ok va a Aprobar en ERP 2.0
14

on

3. Dpt Requerido: Solicitante puede subir al Voffice para sacar las firmas
ru
nt

4. Dpt Requerido: Aprobación del Jefe de Dpt

toa

5. Otro Dpt: Aprobación del Jefe de Dpt (si es necesario)

Ke
22

6. Dpt Finanzas: Aprobación de Jefe o Sub Jefe de Dpt

/20

7. BoD: Aprobación de Gerente General o Sub Gerente General (según las autorizaciones
9

correspondientes).
/12

1:5

Parte 2: Bank Payment

1:3
27

8. Dpt Finanzas: Luego de la aprobación de BoD en Voffice => persona encargada del Dpt
22
:32

Finanzas va a crear Bank Payment en ERP 2.0 y debe imprimir 2 documentos siguientes para
02
2/2
21

entregarlo al Área de Bancos:

7/1
h_

* Documentos de Bank Payment en ERP 2.0

,2
an

* Advance Request Aprobado

ky
Th

9. Dpt Finanzas: Área de Bancos va a procesar el pago al empleado

da
n

10. Dpt Finanzas: el Área de Bancos va a registrar y archivar documentos.

So
inh

Parte 3: Expense Report:

m
M

ha

11. Dpt Requerido: luego de recibir dinero y terminar de misión, trabajo => el empleado puede
gP
Ha

crear Expenses Report en ERP 2.0 para liquidar su deuda.

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Tài liệu này thuộc sở hữu của Viettel. Việc phát tán, sử dụng trái phép bị nghiêm cấm
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Số và ký hiệu: 1804/HD-VTP-TCKT
Ngày ban hành: 27/12/2022

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Nota: debe adjuntar los documentos sustentados (escaneos de las facturas, reporte).

ha
12. Dpt Finanzas: persona encargada va a revisarlos => si todos ok va a Aprobarlo en ERP 2.0

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13. Dpt Requerido: subir al Voffice para sacar las firmas

on
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14. Dpt Requerido: Aprobación del Jefe de Dpt

nt
/20
15. Dpt Finanzas: Aprobación de Jefe o Sub Jefe de Dpt

toa
/12
16. Dpt Finanzas: Archivar documentos.

Ke
27
32

:59
JEFE DE DPT. FINANZAS

:31
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1:5
1:3
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