Gestión de Archivos

Gestión de archivos, un concepto documentación en el momento de

que se relaciona con la necesitarla.
administración de información de
manera organizada y controlada. Nos ayuda a tener accesibilidad y
Dicha gestión solo es llevada a transparencia en la información,
cabo gracias a sistemas operativos además de esto también nos
o softwares, los cuales ayudan a proporciona el intercambio y la
los usuarios a mantener un control reproducción de los recursos,
integral sobre los documentos y un evitando duplicados, información
acceso seguro y fácil a los innecesaria o pérdida de la
mismos. información.

Un sistema de gestión de archivos

La principal función de la gestión
es el software que proporciona a
de archivos es proporcionar una
los usuarios y aplicaciones de
visión lógica de la organización de
servicios para el uso, acceso y
los datos. Entre otras funciones
control de accesos, tanto de
encontramos:
archivos como a directorios.

 Identificar y localizar un
Sirve para facilitar el trabajo con la
archivo.
documentación que se produce en
la empresa. Cada uno de los  Controlar el acceso de
involucrados con los documentos varios usuarios a los
del archivo debe saber qué archivos.
documentos guardar, cuándo,  Bloquear el uso de archivos.
cómo y dónde. Así mismo debe
 Ubicar archivos en bloques
saber donde esta la
libres.
 Administrar el espacio libre. Sirven para el mejoramiento
organizado de los archivos.
 Permitir la transferencia de
datos de unos usuarios a  ¿Qué es un campo?

otros.
 Es el espacio donde se
 Facilitar a los usuarios la almacena un elemento de
posibilidad de estructurar datos básico y su valor no
los archivos de la manera cambia. Estos campos se
más efectiva. utilizan como herramientas
de identificación. Su longitud
 Para entender mejor la
varía, puede ser fija o
información consignada en
variable.
este artículo, repasemos
 ¿Qué es un registro?
algunos conceptos básicos
de la gestión de archivos:  Un registro habla de
 ¿Qué es un archivo? campos unidos y
relacionados entre sí, que
 En un grupo de información
representan un mismo
organizada de la misma
conjunto o unidad de dato.
clase o que están
 ¿Qué es una base de
relacionados entre sí. Éste
datos?
se almacena en cualquier
computadora y debe  Conjunto de datos que
identificarse con un nombre. pertenecen a un mismo
 ¿Qué son los directorios? contexto y se almacenan
sistemáticamente para su
 En los directorios se
uso posterior.
guardan grupos de
información relacionados  Más allá de proteger nuestra
entre sí, dentro de estos información, no solo de
directorios encontramos gestión, sino de memoria
otros llamados subcarpetas. histórica de nuestra
empresa, veamos de
manera más detallada la
importancia de la gestión de
archivos.