EL ARCHIVO

¿Qué es archivo?
Es un contenedor de información, que contienen información (datos) de un
formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico
Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos,
fotos, descargas de internet o un documento de texto de hoja de cálculo, se
conoce bajo el nombre de Archivo.

¿Para qué sirve un archivo?

Los archivos pueden tener numerosas funciones. Desde simplemente contener
información de manera ordenada, como los archivos de texto, y permitir el
acceso a ella por parte de programas determinados, hasta archivos
ejecutables que desencadenan cierta secuencia de acciones (y de otros
archivos) que tienen como resultado una acción concreto.

¿Qué es una carpeta?

Los archivos de un sistema informático tradicional están organizados en
carpetas (o directorios) y subcarpetas (o subdirectorios), como una forma de
categorizarlos y distinguir los que pertenecen a una aplicación o programa de
los que pertenecen a otro. Las carpetas no son más que etiquetas para
representar los compartimentos de la información.

De esto se trata el sistema de organización de archivos: de una catalogación

compleja que al mismo tiempo permita una interfaz sencilla con el usuario, ya
que el tránsito de algunos archivos entre dos soporte.
Características generales de un archivo
En líneas generales, los archivos de un sistema informático son:

 Representables: Los archivos suelen tener un nombre de máximo 255

caracteres y suelen ser representados en sistemas operativos de interfaz
gráfica (como Windows) por un ícono determinado.

Únicos por directorio: En una misma carpeta o directorio no pueden existir

dos archivos idénticos con el mismo nombre. Cuando ello ocurra alguno de los
dos habrá de cambiar levemente su nombre o en todo caso será remplazado
uno por otro.

Modificables: Excepto aquellos que expresamente hayan sido protegidos

contra modificación, como es el caso de los archivos vitales del sistema
informático, que no deben sufrir cambios pues éste se desestabilizaría, lo
común es que los archivos puedan borrarse, crearse, modificarse, renombrarse
a voluntad o necesidad.

Poseen un tamaño: De acuerdo a la cantidad de información que un archivo

contenga, éste tendrá un tamaño o “peso”, mensurable en Kb, Mb o incluso Gb.
Mientras más grande sea el archivo, más capacidad deberá tener el soporte
donde se encuentre.

Formato de archivo
La manera en que la información se codifica y ordena dentro de los
archivos se conoce como formato, y responde a diversos estándares
existentes.

Dependiendo de dichos formatos habrá compatibilidades o incompatibilidades

a la hora de acceder a dicha información, ya que se trata de una forma de
distribución que responde a un patrón determinado.

Esto se debe a que dentro de los archivos en un soporte cualquiera sólo

puede haber bits, dado que los sistemas informáticos deben poder convertir
esa información en código binario (unos y ceros) para poder procesarla. Así,
cada tipo de archivo puede almacenarse en diversos formatos posibles
Ejemplos de archivo
Algunos ejemplos típicos de archivos son:

Archivos de texto. Usualmente identificados con extensiones .doc., .txt, .rtf

o. odt, contienen secuencias de caracteres alfanuméricos dispuestos en
secuencias específicas, que denominamos “documentos”.

Archivos ejecutables. Usualmente terminados en .exe (executable,

“ejecutable” en inglés), .com (command, “comando”) o .bat (batch, “lote”),
son aquellos que disparan las acciones, como ejecutar una aplicación o un
videojuego.

Archivos de imagen. Apellidados .jpg, .gif o .tiff normalmente, son

imágenes cuya información recompuesta se traduce en una imagen,
ilustración o fotografía.

¿Por qué es importante seguir un método

minucioso y eficaz para archivar documentos?
El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento
y el estado en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de
que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de documento.

Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito

legislativo. Por una parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y
seguridad de la información para un buen tratamiento de datos. Por otra parte,
la ley obliga a conservar determinados documentos en relación a la actividad
empresarial durante unos plazos mínimos.

La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma. Pese

a que pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante,
por ejemplo, equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes
privadas o en la nube; necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que
nos facilite el trabajo

Creación de un archivo
El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos
archivos. Mediante esta operación se indican las propiedades y las
características del archivo para que el sistema de archivos pueda reconocerlo y
procesarlo. En el proceso de creación del archivo debe registrarse la
información necesaria para que el sistema pueda localizar el archivo y
manipular sus registros lógicos.
Apertura de un archivo
En esta operación el método de acceso localiza e identifica un archivo existente
para que los usuarios o el propio sistema operativo pueda operar con él. En
algunos sistemas la operación de creación no existe como tal, y es la operación
de archivo de un fichero no existente, la que implícitamente, crea un nuevo
archivo. Los errores que pueden producirse en la apertura de un archivo son
los siguientes:

 El archivo no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio,

nombre).
 El archivo se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al
mismo.
 El archivo no se puede leer por errores en el hardware del dispositivo de
almacenamiento.

Cierre de un archivo
Esta operación se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un archivo
determinado. Mediante el método de acceso se encarga de "romper" la conexión
entre el programa de usuario y el archivo, garantizando la integridad de los
registros. Al ejecutar esta operación, el sistema se encarga de escribir en el
dispositivo de almacenamiento aquella información que contienen
los búfer asociados al archivo y se llevan a cabo las operaciones de limpieza
necesarias. Tras cerrar el archivo, sus atributos dejan de ser accesibles para el
método de acceso. El único parámetro necesario para realizar esta operación es
el identificador del archivo devuelto por el método de acceso al crear o abrir el
archivo. Los errores que se pueden producir al cerrar un archivo son los
siguientes:

 El archivo no está abierto.

 No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo,
debido a fallos en el hardware.
 No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo por
falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento.
EJEMPLO Para cerrar un archivo en gedit, seleccione Archivo ▸ Cerrar.
Alternativamente, puede pulsar la «X» que aparece en la parte derecha de la
pestaña del archivo. O pulsar Ctrl + W. Cualquiera de estas acciones cerrará
un archivo en gedit.

Edición del archivo

Esta operación permite a los programas de usuario aumentar el tamaño de un
archivo asignándole más espacio en el dispositivo de almacenamiento. Para
realizar esta operación el método de acceso necesita conocer el identificador
del archivo y el tamaño del espacio adicional que se debe asignar al archivo.