SISTEMA DE INFORMACION DE

1-6-2023
ESTUDIOS
GUBERNAMENTALES (SIEG)
Instituto de Educación Superior de Estudios
Gubernamentales

JUAN CAMILO GARCIA FERNANDEZ

Directo de contenidos digitales
Contenido
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 2
2. ALCANCE DEL PROYECTO ............................................................................ 3
3. PROPUESTA .................................................................................................... 4
3.1. Sistemas de información a implementar ........................................................ 4
3.1.1. Portal de revista IESEG .......................................................................... 4
3.1.2. Repositorio digital IESEG........................................................................ 6
3.1.3. Sistemas de gestión de investigación IESEG ......................................... 9
4. CONCLUSIONES Y BENEFICIOS ................................................................. 14
5. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 15
 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR DE ESTUDIOS
GUBERNAMENTALES ha venido aportando significativamente a la educación
superior en un contexto de formación de la función publica Colombiana, en armonía
con las necesidades de los estudiantes y los requerimientos del campo laboral
actual, por tanto y en un contexto de revolución 4.0, se hace urgente la
modernización de organización y curación de la información del instituto, diseñando
un ecosistema digital donde se administren y se brinden servicios de
almacenamiento de información de la producción académica y científica de
estudiantes y docentes.
En ese sentido y realizando un diagnóstico de la situación que describe la
organización y gestión actual que se le da la información, se exponen las siguientes
barreras a superar en el instituto:
• No cuentan con un sistema de información ni una estrategia para realizar la
catalogación y la organización de sus publicaciones seriadas en formato
digital.
• Todos los artículos que publican las revistas “Ingeniería e Innovación” y
“Ciencias de la salud 4.0”, desde el año 2015 en adelante, están en formato
PDF, almacenados en discos duros, USB y CD
• Los documentos de tesis de los estudiantes de cada uno de los programas
académicos no están organizados en ningún sistema de información y no es
posible dar un acceso masivo de estos documentos a los demás estudiantes.
• La institución cuenta con un grupo de decretos y normativas propias que se
encuentran repetidas en muchas páginas web. Sin embargo, no están
centralizados y en caso de requerir actualizaciones, los procedimientos son
tediosos porque hay que cambiar estos archivos en todos los portales
• No cuentan con un sistema donde se pueda almacenar el perfil de los
investigadores ni relacionarlo con las tesis a las que les han realizado
tutorías. Tampoco cuentan con un espacio virtual donde se pueda visibilizar
su background como investigadores.
• Ausencia de un servicio de búsqueda y recuperación de información que
permita encontrar un tutor apropiado para que los estudiantes puedan iniciar
sus trabajos de grado.
 2. ALCANCE DEL PROYECTO
A la luz de las necesidades expuestas en la sección anterior y como director de
contenidos digitales del instituto se liderará la implementación del Sistema de
información de estudios gubernamentales (SIEG), el cual tiene como objetivo
gestionar, preservar y diseminar la producción de objetos digitales de información
generados por una el instituto, lo cual permitirá un acceso rápido y oportuno a toda
la información de generada en la comunidad académica. A continuación, se
exponen los principales focos de trabajo de la propuesta:

• Diseño de un portal de revista para catalogar, organizar y preservar las

publicaciones digitales de las revistas científicas “Ingeniería e Innovación” y
“Ciencias de la salud 4.0”
• Realizar un prototipo de repositorio digital que gestione, preserve y disemine
la producción académica de los estudiantes, especialmente, los documentos
de tesis en cada uno de los programas académicos.
• Estructuración de un sistema de información que de gestión y difusión a los
decretos y normativas propias del instituto. Que permita la centralización y
divulgación de los objetos digitales vinculados al marco jurídico, en sus
diferentes versiones y actualizaciones
• Crear un sistema de gestión de investigación con el fin de almacenar y dar
visibilidad a la información de productos y proyectos de investigación del
instituto, gestionando los perfiles de los investigadores y su producción
académica.
3. PROPUESTA
3.1. Sistemas de información a implementar
3.1.1. Portal de revista IESEG
Con el fin de dar una adecuada gestión de los procesos editoriales de
artículos de investigación y otras publicaciones académicas de las
revistas “Ingeniería e Innovación” y “Ciencias de la salud 4.0” se
implementará un sistema de información de tipo portal de revista con las
siguientes funcionalidades:

a. Utilización del software libre Open Journal System, teniendo en

cuenta que es una herramienta integral que permite administrar
todo el flujo de trabajo editorial, el envío y la publicación de
artículos y publicaciones seriadas en línea, y adicionalmente no
tiene requerimientos de registro, suscripción o pago, es decir sin
restricciones, a material digital educativo (Osorio, N. 2013)
b. Todos los artículos de las revistar seguirán publicándose y
gestionándose en línea en servidores propios del instituto y
adicionalmente tendrán una copia de respaldo en la nube
c. La indexación del portal estará conectada con Google, Google
Scholar y directorios internacionales y nacionales de publicación
de revistas, etc.
d. En relación con la estrategia de la preservación digital se tendrán
en cuenta los siguientes fundamentos:
• Integración de objetos digitales: Todos los artículos serán
publicados en línea y cargados al portal de revistas
• Uso de metadatos: Se catalogarán cada uno de los artículos
y publicaciones en metadatos no solo por el contenido de
los objetos digitales sino también la comprensión de su
contexto y las características descriptivas asociadas a ellos.
Eje: Facultad o unidad editora, Campo de estudio, Tipo de
articulo etc.
• Migración: Todos los artículos publicados en las revistas,
desde el año 2015 en adelante, almacenados en discos
duros, USB y CD. Serán cargados al sistema de información
en línea teniendo en cuenta que se cuenta con la
autorización de todos los autores para que se publiquen en
formato digital.
3.1.1.1. Modelo de organización propuesto para el sistema de información
En relación con la organización y catalogación de sus publicaciones
seriadas en formato digital, se tendrá la siguiente estructura de la
información

Fuente: Elaboración propia

 3.1.1.2. Esquemas de descripción de información de cada sistema
El Listado de campos o etiquetas descriptivas para los objetos
digitales en el portal son los siguientes:
• Título de revista
• Facultad editora
• Disciplina
• Área temática
• Indexaciones
• Autor
• Grupo de investigación
• Título de articulo
• Resumen
• Palabras clave
• DOI
• Volumen
• Numero de volumen
• Fecha de publicación
• Idioma

3.1.1.3. Protocolo de interoperabilidad

El software OJS a implementar ya incorpora el protocolo de
interoperabilidad OAI-PMH en la con la posibilidad de obtener
diferentes formatos para los metadatos. (U. Nacional de cordoba,
2020)

Adicionalmente el sistema contara con un complemento para el

cumplimiento de las directrices de interoperabilidad OpenAIRE que
permiten el funcionamiento del protocolo OAI-PMH para que los
objetos digitales puedan ser cosechados por otros sistemas de
información, como directorios internacionales o repositorios digitales
(ARVO, 2018).

3.1.2. Repositorio digital IESEG

Con el objetivo de generar una plataforma web con una infraestructura sólida e
interoperable y de acceso abierto que permite gestionar, almacenar, preservar,
resguardar y difundir de forma digital sin restricciones que permita potenciar la
visibilidad de la producción científica, académica, intelectual o de cualquiera otra
índole a nivel nacional e internacional (Sandi & Cruz, 2017). Se diseño un repositorio
digital para gestionar la producción académica de los estudiantes, especialmente,
los documentos de tesis en cada uno de los programas académicos. El repositorio
tendrá las siguientes funcionalidades:
a) Búsquedas básicas y avanzadas mediante el uso de filtros y etiquetas
asociados a los metadatos de los trabajos de grado
b) Tablero de control que muestra las estadísticas de uso de los objetos digitales
y algunas características del contenido de los trabajos de grado
c) Indexación con los buscadores de Google e integración con Google Analitycs
para generar reportes más avanzados
d) Contemplara una categoría de objetos digitales exclusivo para decretos y
normativas propias del instituto, que garantice la centralización y divulgación
de los objetos digitales vinculados al marco jurídico, en sus diferentes
versiones y actualizaciones
e) Acceso libre a documentos de carácter abierto y acceso restringido a algunos
objetos digitales según permisos de propiedad intelectual de los autores
f) En relación con la estrategia de la preservación digital se tendrán en cuenta
los siguientes fundamentos:
• Integración de objetos digitales: Desde el momento de
implementación del sistema, todos los trabajos de grado serán
publicados en línea y cargados al repositorio
• Uso de metadatos: Se catalogarán cada uno de los objetos en
metadatos
• Migración: Todos los artículos publicados en las revistas, desde el año
2010 en adelante, almacenados en medios magnéticos, serán
cargados al sistema de información en línea teniendo en cuenta que
se cuenta con la autorización de todos los autores para que se
publiquen en formato digital.

3.1.2.1. Modelo de organización propuesto para el sistema de información

En cuanto a su estructura jerárquica y de acuerdo con la organización de la
información académica del instituto se diseñó una propuesta según la tipología
documental existente y por grupos temáticos de las tesis de grado.
I. Escuela de ingeniería
II. Facultad de ciencias de la salud
III. Normativa institucional
 Fuente: Elaboración propia

3.1.2.2. Esquemas de descripción de información de cada sistema

El Listado de campos o etiquetas descriptivas para los objetos
digitales en el portal son los siguientes:
• Título de documento
• Tipo documento
• Programa de formación
 • Disciplina
• Área temática
• Indexaciones
• Autor
• Grupo de investigación
• Resumen
• Palabras clave
• DOI
• Tutor
• Fecha de publicación
• Idioma
• Tipo de norma

3.1.2.3. Protocolo de interoperabilidad

Con el fin de garantizar la interoperabilidad entre el repositorio y otros sistemas de
información se implementarán los siguientes protocolos:
Existen diversos protocolos que permiten realizar las funciones señaladas
anteriormente, estos son:
• Protocolo TCP/IP
• Protocolo OAI-PMH
• Directrices de interoperabilidad
• Protocolo HTTP
• Formato XML y esquemas XML (XSD)
Teniendo en cuenta que este repositorio se enfoca en exponer y difundir los
documentos de manera abierta, los protocolos mencionados anteriormente brindan
esa posibilidad de compartir información con otros repositorios y, con ello, logra
cumplir con los objetivos de los movimientos de OA propuestos por la mayoría de
los repositorios institucionales. (Sandi & Cruz, 2017). Es importante mencionar que
los metadatos recolectados se ingresaran en formato Dublin Core no cualificado con
el fin de proporcionar interoperabilidad.

3.1.3. Sistemas de gestión de investigación IESEG

Con el propósito de almacenar y dar visibilidad a la información de productos y
proyectos de investigación del instituto, incluyendo los perfiles de los autores, las
publicaciones, patentes y datasets generados dentro de sus proyectos de
investigación (URosario, 2023). Se estructuro un sistema de gestión de la
investigación, diseñado para los 50 docentes investigadores de tesis, quienes no
cuentas con una estrategia o espacio que visibilice su trayectoria académica y
aportes de investigación al instituto, para este objetivo, el sistema cuenta con las
siguientes funcionalidades:
a. Se utilizará como software DSpace-Cris, Un Sistema de Gestión de
Información de Investigación integral, gratuito y de código abierto (Mornati
2022), lo cual permitirá una gestión de datos e información de investigación
segura, integrada e interoperable, en una única solución (Mornati, 2022).
b. Espacio virtual que presenta información actualizada sobre los
Investigadores, Departamentos y Producción de la Investigación del Instituto
c. Herramienta de inteligencia artificial que permitirá emparejar los tutores
idóneos con los trabajos de grado a evaluar, a partir de una categorización y
búsqueda de etiquetas de información asociado a los perfiles de docentes y
propuestas de tesis, con el fin de potenciar las capacidades de investigación
del instituto

3.1.3.1. Modelo de organización propuesto para el sistema de información

Utilizando Dspace-Cris es posible diseñar una interfaz web altamente

personalizable con elementos fácilmente configurables (Mornati, 2022), en ese
sentido se proponen tres grandes agrupaciones de información en donde se
ubiquen los objetos digitales, de la siguiente manera
a. Dataset supervisores
b. Dataset colegas de investigación
c. Match Tutores Vs Tesis
3.1.3.1. Esquemas de descripción de información del sistema
El Listado de campos o etiquetas descriptivas para los objetos
digitales en el portal son los siguientes:

a) Dataset supervisores
• Nombre investigador
• Cargo
• Facultad
• Programa
• Disciplina
• Área de interes
• Correo
• Trayectoria
• Resumen
• Trabajos evaluados
• Libros publicados
• Eventos
• Proyectos
• Capítulos de libros publicados
• Artículos publicados
• Grupo de investigación
• Palabras clave
• Idioma

b) Dataset colegas de investigación

• Nombre investigador
• Cargo o perfil
• Roles de participación
• Área de investigación
• Facultad
• Programa
• Disciplina
• Área de interes
• Correo
• Grupo de investigación
• Palabras clave
• Idioma
c) Sobre el servicio de búsqueda de un tutor de tesis
• Para optimizar la funcionalidad de búsqueda de tutores a
enlazar con los trabajos de grado se priorizaron los siguientes
campos a recolectar del repositorio digital IESEG y de este
mismo sistema de información que cuenta con los perfiles de
los investigadores

Área de investigación: Realizara una búsqueda de las áreas de

investigación en los que ha realizado publicaciones o dirigidos
trabajos de grado
 Perfil académico: Se seleccionarán los docentes que tengan
una formación académica idónea para ser tutores, brindando
mayores puntajes a los posgrados en armonía con el trabajo de
grado a evaluar

Trayectoria: Se tendrá en cuenta múltiples aristas de

investigador que lo perfilan en un nicho de investigación
especifico como, participación en eventos, clases de catedra,
proyectos de innovación liderados entre otros.

• En cuanto a los filtros facetados a implementar para acotar la

búsqueda y algoritmo de enlazamiento, se utilizaran las mismas
etiquetas del perfil de investigador, asi:

I. Nombre
II. Cargo
III. Facultad
IV. Programa
V. Disciplina
VI. Área de interes
VII. Palabras clave
VIII. Idioma
 4. CONCLUSIONES Y BENEFICIOS
En un contexto de revolución 4.0, los principios de organización y curación de la
información digital juegan un papel fundamental en el cumplimiento de los objetivos
propuestos de manera eficiente y adicionalmente representan un requisito
indispensable si hablamos de preservación y utilización de información de alto valor
para las organizaciones.
Al implementar los tres sistemas de información anteriormente expuestos se pueden
concluir de manera concreta los siguientes beneficios para el instituto
I. Estructuración y organización de los contenidos académicos de la comunidad
del instituto en un entorno digital con el fin de utilizar la información en la
formulación de ideas y proyectos innovadores
II. Sistemas de información que permiten la rápida recuperación de la
información
III. Minimización de riesgos por perdidas de información por obsolescencia,
como por ejemplo tesis de grado almacenadas en medios magnéticos, ahora
cargados al servidor del instituto y respaldados en la nube
IV. Protocolos y software que posibilitan la interoperabilidad entre sistemas de
información internos y externos
V. Visibilización del cuerpo docente y la capacidad investigativa del instituto
para actores internos y externos de la comunidad académica
VI. Optimización de tutorías en los trabajos de grado mediante el enlace
sistematizado con los tutores idóneos
VII. Mejora significativa en la experiencia de usuario relacionados a la
investigación para estudiantes y docentes
 5. BIBLIOGRAFÍA
I. Sandí, J. Cruz, M. (2017). Repositorios institucionales digitales: Análisis
comparativo entre SEDICI (Argentina) y Kérwá (Costa Rica). Revista e-
Ciencias de la Información. Universidad de Costa Rica.
II. Mornati, S. (2022). DSPACE-CRIS, UNA HERRAMIENTA ABIERTA PARA LA
GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES Y EL
CUMPLIMIENTO DE PERUCRIS,
III. ARVO. (2018). OpenAIRE. Estado del arte en OJS.
https://www.arvo.es/ojs/tag/oai-pmh/
IV. Osorio, N. (2013). ¿Qué es el Open Journal System?.
http://revzoilomarinello.sld.cu/index.php/zmv/article/view/595
V. Universidad Nacional de Córdoba (2020). Protocolo de interoperabilidad