Cartilla Final Signed Signed Signed

FUERZA AÉREA ECUATORIANA
DIRECCIÓN GENERAL DE LOGÍSTICA
CARTILLA PARA EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Y

CONTROL PREVIO
FAE-UCP-PC-C
TABLA DE CONTENIDO
SECCIÓN 1 .................................................................................................................................... 1
REGISTRO Y CONTROLES ......................................................................................................... 1
1.1 PARA LA REVISIÓN: ............................................................................................................. 2
1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:................................................................................................. 4
1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA LA CARTILLA .................................................. 5
1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTILLA ................................................................... 6
1.5 LA DISTRIBUCIÓN ................................................................................................................ 7
OBJETIVO, ALCANCE, NORMATIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................ 1
2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA ................................................................................................ 2
2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA ................................................................................................. 2
2.3 NORMATIVA .......................................................................................................................... 2
2.4 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES ..................................................................... 3
SECCIÓN 3 .................................................................................................................................... 1
ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN, RESPONSABILIDADES ................................................... 1
3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FISCALIZADOR Y TÉCNICO ..................................2
3.1.1 DEL ADMINISTRADOR .................................................................................................... 5
3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRATOS DE CONSULTORÍA ........................ 10
3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SOLICITUD DE PAGO ................................... 11
3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL PAGO .............................................................. 13
SECCIÓN 4 .................................................................................................................................... 1
GARANTÍAS .................................................................................................................................. 1
4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN USO
DE ANTICIPO ........................................................................................................................ 2
4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS......................................................................................... 2
SECCIÓN 5 .................................................................................................................................... 1
ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL .................................... 1
DISPOSICIONES ......................................................................................................................... 2
5.1. GENERALES ...................................................................................................................... 2
5.2. ESPECÍFICAS .................................................................................................................... 2
ANEXOS ........................................................................................................................................ 1
ANEXO A1 .................................................................................................................................... 2
ANEXO A2 .................................................................................................................................... 9
ANEXO A3 .................................................................................................................................. 14
ANEXO B .................................................................................................................................... 19
2. REVISIÓN 1.1
NÚMERO DE
RE-VISIÓN ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
29-06-2022 29-06-2022 29-06-2022
Firmado electrónicamente por:

Firmado electrónicamente por:
CARLOS OMAR ROMMEL FABRIZZIO Firmado electrónicamente por:
1.1 Origina GALLO PALACIOS ESPINEL LUIS FERNANDO

CARLOSAMA FIERRO URRESTA
CARLOS GALLO ROMMEL PALACIOS FERNANDO FIERRO

SGOS. TEC. AVC CRNL. EMT. AVC. CRNL. EM. AVC
OPERADOR DEL DE- JEFE DE LA UNIDAD DIRECTOR

PARTAMENTO PRE- DECOMPRAS GENERAL DE
CONTRACTUAL UCP PÚBLICAS FAE LOGÍSTICA FAE
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE FECHA DE ACTUALIZADO

REVISIÓN SECCIÓN No. DE PÁGINAS
REVISIÓN ACTUALIZACIÓN POR:
ORIGINAL
59 5/11/2021
(1.0)
1.1 1 5,6
2 3,5
2,3,5,6,7,8,9,10,1
3 29/6/2022
3,14
4 2
5 2,9,14
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
CARTILLA PARA EL ADMINISTRADOR
DE CONTRATO, ORDEN DE COMPRA, CÓDIGO:
SERVICIO Y SU CONTROL PREVIO
FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 1
SECCIÓN 1
REGISTRO Y CONTROLES
Sección 1 Versión: 1.0

Fecha de Revisión: 05 de noviembre 2021
Aprobado por: DIRECTOR GENERAL DE LOGÍSTICA FAE
Página 1
FAE-UCP-PC-C
FUERZA AÉREA ECUATORIANA SECCIÓN 1
1.1 PARA LA REVISIÓN:
a. La Unidad de Compras Públicas (UCP) es la res- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

ponsable del control, verificación y análisis de toda 1.1 PARA LA REVISIÓN:
1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
revisión que se requiera realizar a la cartilla, por lo 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
que recibirá de cada unidad (Dirección/Ala/Es- LA CARTILLA
1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
cuela/COS), las propuestas de mejora a la misma. LLA
1.5 LA DISTRIBUCIÓN
b. Para todo cambio se requiere remitir empleando el SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
formato adjunto, al señor director general de Logís- 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
tica FAE para su aprobación. 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
c. Cada unidad, periódicamente revisará el contenido 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIO-
NES
de la cartilla y toda mejora que observe en la apli- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
cación del mismo, será solicitada aplicando el for- CIÓN, RESPONSABILIDADES
3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR,
mato adjunto. FISCALIZADOR Y TÉCNICO
3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CON-
d. Las actualizaciones se realizarán en cualquier mo- TRATOS DE CONSULTORÍA
mento cuando sea necesario. 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
LICITUD DE PAGO
3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
e. La matriz siguiente debe ser llenada en forma inte- PAGO
SECCIÓN 4 GARANTÍAS
gral para solicitar una revisión. 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
f. Una vez realizado el análisis respectivo, la UCP re- SO DE ANTICIPO
4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
mitirá el resultado del mismo al señor director ge- SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
neral de Logística FAE, quien lo aprueba y luego DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
de ello, la unidad realizará el cambio aprobado en 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
el digital de la cartilla, y procederá a la distribución ANEXOS
respectiva de los originales para las áreas pertinen-
tes.
g. Identificación de un texto revisado

Se identificará(n) mediante una línea vertical en el
margen izquierdo de la línea, o de un párrafo o de
una página afectada, para facilitar la identificación
de lo cambiado. Como se aprecia a continuación:
La cartilla del Administrador, está

conformado por Procedimientos y 3
check list….
h. Identificación de una página revisada
La identificación de la(s) página(s) revisada(s) se

encuentra en el pie de página en donde consta el
número de revisión y la fecha en que fue
aprobada. La confirmación de la misma se la
realiza al verificar en la “LISTA DE PÁGINAS
EFECTIVAS”, cuál es la última revisión de una
página y observar que esta actualización se
encuentre en el pie de página de la página
indicada.

Página 2 Aprobado por: DIRECTOR GENERAL DE LOGÍSTICA FAE
FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 1
MATRIZ DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
PARA REVISIÓN DE LA CARTILLA 1.1 PARA LA REVISIÓN:
1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
Forma de llenado: LA CARTILLA
LLA
- En la columna nro. 1 “N°.” Menciona el número de 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
recomendación. SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
- En la columna nro.2” Cartilla / Check List” corres- TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
ponde si el cambio sugerido al uno u otro docu- 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
mento. 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
- En la columna nro. 3:” SECC.”, menciona el nú- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIO-
mero de sección que corresponda. NES
- En la columna nro. 4:” PAG”, indica el número de SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
CIÓN, RESPONSABILIDADES
página donde se recomienda mejorar. 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR,
- En la columna nro.5:”LIT/NUM”, se nombra el lite- FISCALIZADOR Y TÉCNICO
ral o numeral contenido para el cambio o modifica- 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
ción. TRATOS DE CONSULTORÍA
- En la columna nro. 6, 7,8:”M, E, I”, se indica en la 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
LICITUD DE PAGO
columna correspondiente si es una modificación, 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
eliminación o inserción. PAGO
- En la columna nro. 9:” DICE” se mencionará en SECCIÓN 4 GARANTÍAS
4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
forma textual la parte a ser afectada: palabra, ora- FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
ción, idea, párrafo o texto, según se requiera. SO DE ANTICIPO
- En la columna nro. 10:” DEBERÍA DECIR” se 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
mencionará el cambio propuesto. DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
- En la columna nro. 11:” JUSTIFICACIÓN”, utili- DISPOSICIONES
5.1. DISPOSICIONES GENERALES
zando una base legal de ser el caso, o el argu- 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
mento pertinente que explique por qué el cambio ANEXOS
es recomendado.
2. 3. 5. 6. 7. 8. 10.
4. 9. 11.
Cartilla / SECC LIT/ M E I DEBERÍA
N°. PÁG. DICE JUSTIFICACIÓN
Check List . NUM (modificar) (eliminar) (insertar) DECIR
Velar por el
Velar por
cabal y opor- El administrador
el cabal y
tuno cumpli- cumple funciones
oportuno
CARTILLA 3 8 A/2do I miento de to- en contratos pero
cumpli-
pá- das y cada además en las ór-
1 rrafo
miento de
una de las denes de compra
todas y
cada una obligaciones o servicio.
de las obli- derivadas
gaciones del contrato,
derivadas orden de
del con- compra o
servicio.
trato

FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 1

1.2 PARA LA DE APROBACIÓN: 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
LA CARTILLA
a. Una vez recibida la información por parte de la uni- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
LLA
dad, la UCP realizará el análisis y remitirá la reco- 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
mendación para la aprobación o negación del cam- SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
bio al señor director general de Logística FAE para 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
la respectiva aprobación. 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIO-
b. Para la legalización de un cambio aprobado, se debe NES
SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
emplear el formato siguiente para la legalización res- CIÓN, RESPONSABILIDADES
pectiva. 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR,
FISCALIZADOR Y TÉCNICO
c. Cada Dirección/ Departamento/ Ala / Grupo/ TRATOS DE CONSULTORÍA
3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
Escuadrón/ unidad, mantendrá su archivo digital LICITUD DE PAGO
legalizado dgitalmente, con la última revisión 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
vigente, para su el empleo. SECCIÓN 4 GARANTÍAS
SO DE ANTICIPO
DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
ANEXOS
FORMATO PARA LA APROBACIÓN

1. 2. 3. 4.
NÚMERO DE ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
RE-VISIÓN
FECHA: FECHA: FECHA:

1.0 Origina
NOMBRE Y APELLIDO NOMBRE Y APELLIDO NOMBRE Y APELLIDO
GRADO GRADO GRADO
FUNCIÓN FUNCIÓN FUNCIÓN

JEFE DEL DEPARTA- JEFE DE LA UNIDAD DE DIRECTOR GENERAL
MENTO DE SEGUI- COMPRAS PÚBLICAS DE LOGÍSTICA FAE
MIENTO Y CONTROLDE LA FAE
UCP

Fecha de Revisión: 29 de junio 2022
FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 1
Forma de llenado: SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

- En la columna nro. 1 “NÚMERO DE REVISIÓN” 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
va el número de ella iniciando con el 1.0 si es ori- LA CARTILLA
ginal o de acuerdo a la revisión que corresponda 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
LLA
1.1, 1.2, 1.3,…etc. 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
- En la columna nro. 2,3 y 4 “ELABORADO POR, SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
REVISADO POR Y APROBADO POR” se escribe TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
la fecha completa Ej: 10 de junio 2021; el nombre 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
y la inicial del segundo nombre, el apellido con la 2.3 NORMATIVA
inicial del segundo apellido Ej. Ronald F. Espin A. 2.4 SISTEMA
Adicional, la función que desempeña, Ej. jefe de la NES
Unidad de Compras Públicas. SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
FISCALIZADOR Y TÉCNICO
1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA LA CAR- 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CON-
TILLA TRATOS DE CONSULTORÍA
LICITUD DE PAGO
Cada unidad deberá mantener actualizada la cartilla 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
cumpliendo el llenado con esferográfico color azul del SECCIÓN 4 GARANTÍAS
formato de actualización siguiente: 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
SO DE ANTICIPO
DISPOSICIONES
FORMATO DE ACTUALIZACIÓN: 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
ANEXOS
1. 2.1 2.2 3. 4. 5.
REVISIÓN No. DE No. DE PÁ- FECHA DE FECHA DE ACTUA- ACTUALIZAD
SECCIÓN GINAS REVISIÓN LIZACIÓN O POR:
ORIGINAL
10 30/junio/2021
(1.0)
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9

FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 1
Forma de llenado:
- En la columna nro. 1 Revisión va el número de ella 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
iniciando con el 1.0 si es original o de acuerdo a la 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
LA CARTILLA
revisión que corresponda 1.1, 1.2, 1.3,…etc. 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
- En las columnas nro. 2 El N°. de SECCIÓN Y DE LLA
PÁGINA, se escribe el número de sección y de SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
páginas que componen la revisión. TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
- En la columna nro. 3 la FECHA DE REVISIÓN, se 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
escribe la fecha completa de la revisión. Ej. 12 de 2.3 NORMATIVA
enero 2021 2.4 SISTEMA
- En la columna nro. 4 la FECHA DE ACTUALIZA- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIO-
NES
CIÓN se escribe la fecha completa, en que se rea- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
liza la actualización de la cartilla. CIÓN, RESPONSABILIDADES
- En la columna nro. 5 ACTUALIZADO POR, se es- FISCALIZADOR Y TÉCNICO
cribe el grado, nombre y firma como la de la cé- 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
dula, del personal que incorpora la revisión en la 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CON-
TRATOS DE CONSULTORÍA
cartilla. 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
LICITUD DE PAGO
Nota: En caso se llene completamente este formato y 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
se abre uno nuevo, se debe iniciar copiando en el SECCIÓN 4 GARANTÍAS
nuevo formato, los datos de la última revisión conteni- FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
dos en el formato anterior, para luego continuar con el SO DE ANTICIPO
registro de la nueva revisión. SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTILLA DISPOSICIONES
a. La Unidad de Compras Públicas (UCP) mantendrá ANEXOS
el archivo físico y digital (en Word interactivo y en

PDF) de la cartilla aprobada, con el fin de permitir
que los futuros cambios no afectan a las demás
secciones.
b. Las unidades, nombrarán a un aerotécnico quien

será el responsable de la cartilla y asegurará que
se encuentre actualizada, habiendo para ello incor-
porado el último cambio de la misma.
c. Cada cartilla de las unidades tendrá un número de

control asignado por la UCP, en la cubierta del
mismo. La UCP mantendrá una lista general que
contenga el número de cartilla, la ubicación y el es-
tado de revisión para el control general.
d. Además, la UCP realizará inspecciones periódicas

según la lista general de cartillas, a fin de verificar
que las mismas se encuentren actualizadas.
e. Solamente posterior a la aprobación por parte del

señor director, se podrá proceder a la actualización
de la cartilla y a la inmediata aplicación.

FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 1
a. DISTRIBUCIÓN DE LA CARTILLA 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
LA CARTILLA
La Unidad de Compras Públicas, mantendrá un ori- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
ginal de la cartilla y los check list, y de igual manera LLA
lo harán las unidades. SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
b. ACTUALIZACIÓN DE LA CARTILLA 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
El aerotécnico designado por cada unidad, será el 2.4 SISTEMA
responsable de la inclusión de las páginas actualiza- NES
das y el registro respectivo en la hoja de control de SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
las mismas, así como proporcionar el archivo en di- CIÓN, RESPONSABILIDADES
gital actualizado a los administradores para su em- FISCALIZADOR Y TÉCNICO
pleo. 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
LICITUD DE PAGO
PAGO
SO DE ANTICIPO
DISPOSICIONES
ANEXOS

FUERZA AÉREA ECUATORIANA FAE-UCP-PC-C
SECCIÓN 2
SECCIÓN 2
OBJETIVO, ALCANCE,
NORMATIVA Y GLOSARIO DE
TÉRMINOS

SECCIÓN 2
Establecer las directrices necesarias para la administración SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

adecuada, oportuna y eficiente de los contratos, órdenes de 1.1 PARA LA REVISIÓN:
compra o servicio, suscritos con proveedores nacionales y/o 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
extranjeros; así como, lineamientos, acciones, y funciones LA CARTILLA
que debe cumplir el funcionario designado como adminis- LLA
trador. 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
La presente cartilla será utilizada por el correspondiente ad- 2.4 SISTEMA
2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ministrador, como un instrumento de apoyo para el cabal y SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obliga- RESPONSABILIDADES
ciones derivadas del contrato, orden de compra o servicio, 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
CALIZADOR Y TÉCNICO
que inicia desde la notificación de la designación o nombra- 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
miento al funcionario (oficial o aerotécnico) en calidad de 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
administrador y culmina con la finalización de la vigencia de 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
la garantía técnica. La cartilla en mención, no constituye un LICITUD DE PAGO
limitante para que el administrador recurra directamente a 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
la normativa vigente en materia de contratación pública. SECCIÓN 4 GARANTÍAS
SO DE ANTICIPO
2.3 NORMATIVA 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
La normativa que sustenta las funciones y responsabilida- DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
des del administrador del contrato, orden de compra o ser- 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
vicio, se encuentran en el siguiente orden jerárquico. 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
ANEXOS
• Constitución de la República del Ecuador

• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pú-
blica (LOSNCP).
• Reglamento de la LOSNCP.
• Codificación y actualizaciones de las Resoluciones emi-
tidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública
(SERCOP).
• Normas de Control Interno para las entidades, organis-
mos de los sectores públicos y emitidos por la Contralo-
ría General del Estado.
• Manual de Procedimientos contractuales emitido por el
MIDENA (OGM. 246 DEL 22-DIC-2011).

Página 2
SECCIÓN 2

2.4 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES 1.1 PARA LA REVISIÓN:
Acta de Entrega Recepción. - Aquella por la cual se for- LA CARTILLA
maliza la entrega de una obra, bien o servicio a satisfacción 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
de la entidad contratante, puede ser parcial, provisional o LLA
definitiva, dependiendo de lo que se establezca en el con- SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
trato. TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta de Entrega Recepción Parcial. - Documento que deja 2.3 NORMATIVA
constancia de la entrega- recepción parcial de bienes o 2.4 SISTEMA
servicios, en la cual se hará constar como antecedente los SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
datos relacionados con la recepción precedente. RESPONSABILIDADES
3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
Acta de Entrega Recepción Provisional.- Es el 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
documento mediante el cual se formaliza la entrega 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
temporal de una obra, bien o servicio y constará entre otros: 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
antecedentes, condiciones generales de ejecución, LICITUD DE PAGO
condiciones operativas, liquidación económica, liquidación 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las SECCIÓN 4 GARANTÍAS
obligaciones contractuales. Este documento deberá ser 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
suscrito por las partes: contratista y los integrantes de la FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
SO DE ANTICIPO
comisión designados por la máxima autoridad de la entidad 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
contratante o su delegado conformada por el administrador SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
del contrato y un técnico que no haya intervenido en el DISPOSICIONES
proceso de ejecución del contrato. 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
ANEXOS
Acta de Entrega de Recepción Definitiva. - Documento
que será suscrito por las partes una vez transcurrido el tér-
mino previsto en el contrato, que formaliza la entrega y re-
cepción de suministros, bienes y servicios contratados.
Adjudicatario Fallido. - Es el oferente Adjudicado que no

se presenta dentro del término de 15 días a suscribir el con-
trato y/o orden de compra o servicio, a partir de la
adjudicación.
Administrador del Contrato. - De conformidad a la natura-

leza de la contratación, el área requirente y/o la Máxima Au-
toridad o su delegado, designará el/los servidor (es) con las
competencias para dar seguimiento o cumplimiento a las
obligaciones del contratista, el mismo que estará definido en
los pliegos respectivos.
Área Requirente. - Es el área que necesita la obra, el bien

o servicio, incluyendo el de consultoría. Esta área emitirá
los estudios previos a la contratación, el informe de la
necesidad, especificaciones técnicas o términos de
referencia.
Cartilla.- Tratado breve y elemental de algún oficio o arte.
Contrato. - Es todo acto o declaración multilateral o de vo-

Página 3
SECCIÓN 2
luntad común, productor de efectos jurídicos, entre dos o

más personas, de las cuales una está en ejercicio de la fun- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
ción administrativa. Su regulación se regirá por las normas 1.1 PARA LA REVISIÓN:
legales aplicables. (Estatuto del Régimen Jurídico Adminis- 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
trativo de la Función Ejecutiva Art. 75). LA CARTILLA
LLA
Contratista o Vendedor. - Es la persona natural o jurídica 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
que ha celebrado un contrato con el Estado Ecuatoriano por SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
el intermedio del señor ministro de Defensa Nacional, o su TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
delegado, para la prestación de servicio(s), ejecución de 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
obra(s), suministro de bien(es) 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
Contratista Incumplido.- Es el contratista que ha SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
incumplido todas o una parte de las obligaciones adqui- RESPONSABILIDADES
ridas por el hecho de firmar un contrato para la adquisición CALIZADOR Y TÉCNICO
un bien o la prestación de un servicio, incluidos los de con- 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
sultoría. 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
Entidad o Contratante. - Los organismos, entidades o en LICITUD DE PAGO
general las personas jurídicas previstas en el ámbito de la 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
LOSNCP. SECCIÓN 4 GARANTÍAS
Especificaciones Técnicas.- Características funda- SO DE ANTICIPO
mentales que deberán cumplir los bienes o rubros re- 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
queridos. SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
DISPOSICIONES
Fiscalizador. - es el funcionario designado por la máxima 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
Autoridad o su delegado, a través de memorando, para la 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
ANEXOS
fiscalización del contrato, cuando corresponda; tendrá como
objetivo principal la vigilancia del fiel y estricto cumplimiento
de las cláusulas del contrato, a fin de que se ejecute de
acuerdo a las especificaciones técnicas de la obra o servi-
cio.
Fiscalización. - Es el acto, mediante el cual el Fiscalizador,

velará la correcta ejecución de la obra o servicio, a fin de
que el proyecto se ejecute de acuerdo a sus diseños defini-
tivos, especificaciones técnicas, cronogramas de trabajo,
recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas
aplicables. La fiscalización podrá ser realizada por servido-
res de la entidad o por terceros, de ser el caso, de acuerdo
con la norma de control interno 408-18 de la Contraloría Ge-
neral del Estado.
Garantía Contractual. - Respalda el cumplimiento de todas

y cada una de sus obligaciones emanadas del contrato, se
encuentra prevista en los pliegos precontractuales que de-
terminan el monto o porcentaje que debe cubrir, y las formas
o modos entre los que el contratista o vendedor optará para
su constitución. Dichas garantías pueden ser presentadas
en cualquiera de las formas establecidas en el artículo 73
de la LOSNCP.

Página 4
SECCIÓN 2
Informe de Necesidad. – Documento mediante el cual se SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

establecen las necesidades, asi como también los 1.1 PARA LA REVISIÓN:
justificativos del bien y/o servicio a ser adquirido del área 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
requirente. LA CARTILLA
LLA
Informe Final de Administración d e Contrato. - Docu- 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
mento final del cumplimiento del objeto de la contratación SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
y los resultados esperados de un contrato y su adminis- TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
tración, que constituye el habilitante para la terminación de 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
la designación del rol de Administrador de Contrato. 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
Incoterms. - Reglas establecidas por la Cámara de Co- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
mercio Internacional, para el uso de términos comerciales RESPONSABILIDADES
nacionales e internacionales. CALIZADOR Y TÉCNICO
3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
Máxima Autoridad. - Quien ejerce la representación legal TOS DE CONSULTORÍA
y administrativa de la entidad Contratante, en tratándose de 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
Fuerzas Armadas, el señor ministro de Defensa Nacional, LICITUD DE PAGO
en uso de la atribución constante en el Art. 10 lit. m) de la PAGO
Ley Orgánica de la Defensa Nacional, delega a diferentes SECCIÓN 4 GARANTÍAS
autoridades militares, la competencia para suscribir los con- 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
tratos. SO DE ANTICIPO
Orden de Compra u Orden de Servicio. - Instrumento le- DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
gal utilizado en los procesos en el exterior, en el cual las DISPOSICIONES
partes (Fuerza Aérea Ecuatoriana y empresa extranjera 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
proveedora del bien o servicio) estipulan el objeto, precio, ANEXOS
plazo, forma de pago y demás obligaciones y /o condiciones
relacionadas con el bien o servicio a ser adquirido.
Portal Institucional del SERCOP. - Portal Institucional del

Servicio Nacional de Contratación Pública www.com-
praspublicas.gob.ec
Pliegos. - Documentos precontractuales elaborados y apro-

bados para cada procedimiento, que se sujetarán a los mo-
delos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación
Pública.
Proveedor. - Es la persona natural o jurídica nacional o ex-

tranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformi-
dad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar
obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, re-
queridos por las entidades contratantes.
Registro Único de Proveedores RUP. - Es la base de da-

tos de los proveedores de obras, bienes y servicios. Inclui-
dos los de consultoría, habilitados para participar en los pro-
cedimientos establecidos en la LOSNCP. Su administración
está a cargo del SERCOP, Servicio Nacional de Contrata-
ción Pública y se lo requiere para poder contratar con las
entidades contratantes.

Página 5
SECCIÓN 2
Técnico que no haya intervenido en el proceso de eje- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

cución del contrato. - Es el funcionario con nombramiento, 1.1 PARA LA REVISIÓN:
quién, en el momento de la entrega recepción del bien o 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
servicio objeto de la contratación revisará minuciosamente LA CARTILLA
que se cumpla con las cláusulas estipuladas en el contrato; 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
LLA
y elaborará en conjunto con el administrador de contrato, 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
todas las actas que estipule la ley hasta su finalización. SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
Términos de Referencia. - Constituyen las condiciones es- 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
pecíficas bajo las cuales se desarrolla la consultoría o pres- 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
tación de servicios. 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
Usuario. - Entidad o dependencia requirente del bien o ser- RESPONSABILIDADES
vicio contratado. CALIZADOR Y TÉCNICO
TOS DE CONSULTORÍA
LICITUD DE PAGO
PAGO
SO DE ANTICIPO
DISPOSICIONES
ANEXOS

Página 6
SECCIÓN 3
SECCIÓN 3
ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
RESPONSABILIDADES

Página 1
SECCIÓN 3
3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FISCALIZA-
DOR Y TÉCNICO

a. La autoridad suscriptora del contrato, orden de com- 1.1 PARA LA REVISIÓN:
pra o servicio (señores comandante general, director 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
general de Logística, directores, comandantes de Alas 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
LA CARTILLA
y jefes de Base), en su calidad de delegados del señor 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
ministro de Defensa Nacional, en el ámbito de LLA
contratación pública, de conformidad al Acuerdo Mi- 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
nisterial vigente en concordancia con lo dispuesto en TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
el Art. 70 de la LOSNCP., designarán en calidad de 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
administrador de contrato, orden de compra o servi- 2.3 NORMATIVA
cio, a un señor Oficial o señor Aerotécnico, con 2.4 SISTEMA
conocimientos en el objeto de la contrac ción, quien 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas RESPONSABILIDADES
y cada una de las obligaciones derivadas del contrato, 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
orden de compra o servicio; dicha designación se CALIZADOR Y TÉCNICO
realizará a través del correspondiente memorando, la 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
misma que constará en la correspondiente cláusula TOS DE CONSULTORÍA
contractual, las autoridades antes nombradas son LICITUD DE PAGO
competentes para designar al fiscalizador en los 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
contratos de ejecución de obra. PAGO
b. De igual forma, la autoridad suscriptora del contrato, FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
orden de compra o servicio, en su calidad de delegado SO DE ANTICIPO
del señor ministro de Defensa Nacional, en el ámbito SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
de contratación pública, de conformidad al Acuerdo DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
Ministerial vigente, designará a un militar (Oficial o 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
Aerotécnico), como técnico que no haya intervenido 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
en el proceso de ejecución del contrato u orden de ANEXOS
compra o servicio, quien al amparo de lo establecido
en el Art. 124 del RGLOSNCP suscribirá conjunta-
mente con el administrador del contrato, las actas
de recepción provisional, parcial, total y definitiva
según lo previsto en el Art. 81 de la LOSNCP., dicha
designación se realizará a través correspondiente me-
morando.
c. La Unidad de Compras Públicas del Comando Gene-

ral FAE o del reparto que corresponda, proporcionará
al respectivo administrador, copia del contrato u orden
de compra o servicio, resolución de adjudicación, la
oferta y la presente cartilla, a fin de que cuente con
toda la información necesaria sobre el objeto, plazo,
precio, forma de pago y demás condiciones relaciona-
das con las obligaciones estipuladas en el documento
contractual.
Sección 3
Versión: 1.1
Fecha de Revisión: : 29 de junio 2022
Página 2
SECCIÓN 3
d. Una vez recibida la designación por parte del Oficial o

Aerotécnico, ésta podrá ser objetada en el término de
tres (3) días contados desde la notificación, de
acuerdo a lo estipulado en el art. 530.3 de la resolu- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
ción Nro. RE-SERCOP-2021-0112, y se realizará sólo 1.1 PARA LA REVISIÓN:
en los siguientes casos: 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
LA CARTILLA
1) Conflicto de intereses o cualquier causa de ex- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
LLA
cusa y recusación previsto en el Código Orgánico 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
Administrativo. SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
2) Falta de competencia profesional; y, 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
3) Atentar al ejercicio de derechos de los servidores 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
públicos designados, tales como: maternidad, pa- 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
ternidad, licencia y cualquier otro derecho reco- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
nocido a los servidores públicos que pueda repre- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
sentar una afectación personal. RESPONSABILIDADES
En cualquier caso, la objeción a la designación deberá 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
estar debidamente justificada y motivada. De haber 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
mérito suficiente la máxima autoridad o su delegado 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
designará un nuevo administrador del contrato, orden LICITUD DE PAGO
de compra y orden de servicio. 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
e. El contratista podrá solicitar a la máxima autoridad de 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
la entidad contratante o su delegado, el cambio de ad- SO DE ANTICIPO
ministrador del contrato, por razones debidamente 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
justificadas, que puedan alterar la correcta ejecución SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
del contrato. DISPOSICIONES
f. En cualquier caso, la máxima autoridad o su dele- 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
ANEXOS
gado, procederá al análisis respectivo, y de ser perti-
nente designará un nuevo administrador del contrato
de acuerdo a lo estipulado en el art. 530.4 de la reso-
lución Nro. RE-SERCOP-2021-0112.
g. Si durante la ejecución del contrato administrativo

existiere mérito suficiente para cambiar al administra-
dor del contrato, la máxima autoridad de la entidad
contratante o su delegado, de oficio o petición de
parte, podrá disponer en cualquier momento el cam-
bio de administrador del contrato, para lo cual notifi-
cará formalmente a:
1) Administrador saliente.
2) Administrador entrante.
3) Contratista.
4) Fiscalizador si fuere el caso.
Sección 3
Versión: 1.1
Página 3
SECCIÓN 3
5) Usuario administrador del Portal de Compras Pú-

blicas para la habilitación del nuevo usuario del
administrador entrante.
h. Una vez notificada la nueva designación del adminis- 1.1 PARA LA REVISIÓN:
trador del contrato, el administrador saliente una vez 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
notificada la nueva designación del administrador del LA CARTILLA
contrato en un término de máximo de cinco días, emi- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
tirá un informe motivado dirigido a la máxima autori- LLA
dad o su delegado con copia al administrador en- SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
trante, en el que contenga como mínimo la siguiente TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
información: 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
1) Resumen de las actividades realizadas durante la 2.4 SISTEMA
fase de ejecución contractual hasta el momento SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
RESPONSABILIDADES
de entrega del informe. 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
2) Actividades relevantes pendientes a considerar 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
por parte del administrador entrante. TOS DE CONSULTORÍA
3) Conclusiones y recomendaciones puntuales. LICITUD DE PAGO
PAGO
i. En este informe se anexará toda la documentación de SECCIÓN 4 GARANTÍAS
respaldo que se haya producido durante la fase de 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
ejecución contractual, la cual pasará al administrador SO DE ANTICIPO
entrante para su custodia y toma de decisiones rela- 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
cionadas con el contrato. SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
DISPOSICIONES
j. En cualquier caso, el administrador saliente tiene la 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
obligación de publicar en el Sistema Oficial de Contra- ANEXOS
tación del Estado toda la información relevante refe-
rida en esta Resolución, en un término no mayor a
cinco días de la notificación de la designación del
nuevo administrador. Esto se realizará en concordan-
cia a lo estipulado en el art. 530.5 de la resolución Nro.
RE-SERCOP-2021-0112.
k. En aquellos contratos que, por la naturaleza del objeto

de contratación, implique la participación de profesio-
nales de varias ramas del conocimiento, el adminis-
trador del contrato deberá coordinar con la máxima
autoridad de la entidad contratante o su delegado, ac-
ciones con dichos profesionales u órganos de la enti-
dad, para que por su conocimiento y perfil profesional
intervengan y emitan informes que permitan garanti-
zar una correcta administración y ejecución del con-
trato. De acuerdo a lo estipulado en el art. 530.6 de la
resolución Nro. RE-SERCOP-2021-0112.
Sección 3
Versión: 1.0
Página 4
SECCIÓN 3
Funcionario (Oficial o Aerotécnico) encargado de ve- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

lar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
cada una de las obligaciones derivadas del contrato, 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
LA CARTILLA
orden de compra o servicio y de adoptar las acciones 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
que sean necesarias para evitar retrasos injustificados LLA
e imponer las multas en caso de retardo en el cumpli- 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
miento del plazo contractual, por parte del contratista TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
o proveedor. 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
El administrador del Contrato será administrativa, civil 2.4 SISTEMA
y penalmente responsable, según corresponda, por 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
sus acciones u omisiones contrarias a la normativa vi- RESPONSABILIDADES
gente en materia de contratación pública. 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
3.1.1.1 RESPONSABILIDADES 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
El administrador del contrato, orden de compra o LICITUD DE PAGO
servicio, tendrá las siguientes responsabilidades PAGO
aplicando el manual de buenas prácticas en la SECCIÓN 4 GARANTÍAS
contratación pública, responsabilidad del FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
Administrador de contrato para actuar con ética y SO DE ANTICIPO
transparencia: 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
a. Controlar, supervisar y vigilar la ejecución de DISPOSICIONES
los contratos asignados, a fin de garantizar a 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
la entidad, el fiel cumplimiento de las ANEXOS
obligaciones pactadas, con observancia de lo
que dispone la LOSNCP, su reglamento,
Normas de Control Interno de la Contraloría
General del Estado, Resoluciones del
SERCOP, pliegos, especificaciones técnicas o
términos de referencia según el caso.
b. Velar por el cabal y oportuno cumplimiento de

todas y cada una de las obligaciones deriva-
das del contrato, orden de compra o servicio.
Cuando se trate de ejecución de obras, y re-
quiere de los servicios de fiscalización, el ad-
ministrador velará para que el fiscalizador ac-
túe de acuerdo a las especificaciones que
constan en los pliegos y en el contrato. La ad-
ministración y fiscalización en el caso de obras
no pueden recaer sobre la misma persona por
cuestiones de control y supervisión del con-
trato.
c. Coordinar con la Unidad de Compras Públicas

del Comando General FAE o del reparto que
corresponda, que las garantías económicas
Sección 3
Versión: 1.1
Página 5
SECCIÓN 3
originales (cuando fuere el caso), deben ser re-

mitidas a la Dirección de Finanzas FAE, o De- 1.1 PARA LA REVISIÓN:
partamento Financiero en los repartos, para su 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
control, custodia y demás coordinaciones se- LA CARTILLA
gún las condiciones estipuladas en la Norma 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
de Control interno Nro. 403-12. LLA
d. Tomar todas las medidas necesarias para la 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
adecuada ejecución del contrato, orden de 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
compra o servicio, en estricto cumplimiento a 2.4 SISTEMA
la normativa vigente en materia de contrata- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ción pública, a fin se cumpla con el objeto, los SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
RESPONSABILIDADES
plazos, las condiciones y los precios estipula- 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
dos. CALIZADOR Y TÉCNICO
e. Asegurar al contratista o proveedor las facili- TOS DE CONSULTORÍA
dades logísticas de ingreso a las instalaciones 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
LICITUD DE PAGO
de la entidad contratante, con el propósito de 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
efectuar gestiones atinentes al contrato u or- PAGO
den de compra o servicio suscritos. SECCIÓN 4 GARANTÍAS
f. Informar a la autoridad suscriptora del con- SO DE ANTICIPO
trato, orden de compra o servicio, sobre cual- SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
quier novedad o inconveniente que se pre- DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
sente en la fase de ejecución, dicho informe DISPOSICIONES
deberá contener los antecedentes del caso, el 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
análisis, con las respectivas conclusiones y re- ANEXOS
comendaciones que ameriten. En el evento
que el contratista o proveedor, solicite la pró-
rroga del plazo previsto en el contrato. En di-
cho informe deberá constar un análisis técnico
concluyente, con la recomendación clara y
precisa sobre la procedencia o improcedencia
de la concesión de la prórroga solicitada.
g. Cuando se otorgue la ampliación del plazo

contractual, el administrador del contrato, en
caso de obras y servicios de ser el caso de-
berá enviar el nuevo cronograma de activida-
des al contratista o proveedor, el nuevo crono-
grama suscrito, sustituirá al que antecede y
tendrá el mismo valor contractual del susti-
tuido.
h. Emitir los informes correspondientes dirigidos

a la autoridad que suscribió el contrato, con el
objeto de que autorice complementar una obra
o servicio incluidos los de Consultoría, en lo
que aplique, por causas imprevistas o técni-
cas, debidamente sustentadas y presentadas
Sección 3
Versión: 1.1
Página 6
SECCIÓN 3
en su ejecución. En dicho informe deberá

constar un análisis técnico concluyente sobre
la procedencia o improcedencia de suscribir un 1.1 PARA LA REVISIÓN:
contrato complementario y deberá gestionar 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
los respectivos recursos con la debida certifi- 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
LA CARTILLA
cación presupuestaria, a fin de que esta auto- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
ridad autorice de ser pertinente la tramitación LLA
de un contrato complementario de acuerdo al SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
monto establecido en la ley. TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
i. Aplicar multas en el evento de que exista re- 2.3 NORMATIVA
tardo injustificado por parte del contratista o 2.4 SISTEMA
proveedor, en el cumplimiento del objeto del 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
contrato, orden de compra o servicio, de RESPONSABILIDADES
acuerdo al plazo estipulado en el mismo, como 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
parte de la liquidación económica del acta de 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
entrega recepción. 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
j. Coordinar y mantener informado a la autoridad LICITUD DE PAGO
suscriptora del contrato, orden de compra o 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
servicio, de las gestiones y estado de la ejecu- PAGO
ción del contrato. 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
SO DE ANTICIPO
k. Notificar a la autoridad suscriptora del con- 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
trato, la falta de colaboración de algún militar o DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
servidor público respecto del suministro de in- DISPOSICIONES
formación relacionado al contrato, orden de 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
compra o servicio. ANEXOS
l. Elaborar y suscribir conjuntamente con el téc-

nico que no haya intervenido en la ejecución
del contrato el (las) acta(s) de entrega recep-
ción, misma que debe contener la liquidación
técnica y económica.
m. Asegurar que el expediente físico y digital con-

tenga los documentos habilitantes de pago y
los respaldos que demuestren la validez, razo-
nabilidad y exactitud del pago.
n. Verificar que la factura esté correctamente lle-

nada (con esferográfico color azul) de acuerdo
a directrices para estampar firmas por cuestio-
nes de seguridad.
Sección 3
Versión: 1.1
Página 7
SECCIÓN 3
o. Atender las peticiones y problemas que se pre-

sente en la ejecución del contrato, en un plazo
máximo de10 días contados a partir de la peti- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
ción escrita formulada por el contratista. 1.1 PARA LA REVISIÓN:
p. Coordinar con la Diraba para el movimiento de LA CARTILLA
los bienes entre las diferentes bodegas de la 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
FAE. Coordinar con la Diraba para la LLA
activación de la embarcadora para el traslado SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
de los bienes al interior o exterior del país. TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
El administrador legalmente designado, actúa 2.3 NORMATIVA
a nombre y en representación de la autoridad 2.4 SISTEMA
suscriptora del contrato, orden de compra o SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
servicio, durante la ejecución de los mismos y RESPONSABILIDADES
tendrá además de las enunciadas en líneas 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
anteriores las siguientes responsabilidades: 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
TOS DE CONSULTORÍA
• En los contratos de ejecución de obra, 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
controlar que el fiscalizador cumpla con LICITUD DE PAGO
las obligaciones establecidas en la Ley 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
Orgánica del Sistema Nacional de Contra- SECCIÓN 4 GARANTÍAS
tación Pública y su Reglamento General, 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
en el Contrato y en este Instructivo. FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
SO DE ANTICIPO
• Presentar al área requirente con copia a la SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
autoridad suscriptora del contrato, orden DISPOSICIONES
de compra o servicio, el estado de avance 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
del proyecto y un cuadro informativo, en 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
ANEXOS
los contratos de ejecución de obra y en los
de servicios incluidos los de Consultoría,
en lo que sea aplicable.
• Solicitar la renovación y/o ejecución de las

garantías cuando el caso lo requiera.
• Conocer y decidir de manera definitiva a

nivel administrativo, sobre las controver-
sias presentadas entre fiscalizador y con-
tratista.
• Dirimir sobre las discrepancias presenta-

das entre el fiscalizador y/o supervisor y el
contratista respecto de los valores detalla-
dos en las planillas, dentro de los cincos
días laborables posteriores a la petición
realizada por el contratista al administra-
dor del contrato.
Sección 3
Versión: 1.1
Página 8
SECCIÓN 3
• El administrador deberá seguir en sus

funciones mientras dure la garantía
técnica de los bienes adquiridos.
3.1.1.2 ACTIVIDADES
1. Recibir y dar lectura al contrato u orden de 1.1 PARA LA REVISIÓN:
compra o servicio suscrita, así como a la do- 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
LA CARTILLA
cumentación adicional vinculante. 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
LLA
2. Coordinar con el proveedor la forma de en- 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
trega del bien, obra o servicio, de acuerdo al 2.3 NORMATIVA
cronograma establecido en el contrato. 2.4 SISTEMA
RESPONSABILIDADES
• En el caso de bienes: recibe, revisa y firma CALIZADOR Y TÉCNICO
el acta entrega recepción, parcial o total 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
de acuerdo al contrato, orden de compra o TOS DE CONSULTORÍA
servicio. LICITUD DE PAGO
• En el caso de obras: el administrador de PAGO
contrato, debe receptar los informes de 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
fiscalización correspondiente el Libro de FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
Obra de ser el caso para recibir, revisar y SO DE ANTICIPO
firmar el acta entrega recepción provisio- SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
nal, parcial o total de acuerdo al contrato. DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
• Y en el caso de servicios recibe, revisa y ANEXOS
firma el acta entrega recepción parcial o
total de acuerdo a como se haya estable-
cido en el contrato.
3. De presentarse incumplimientos por parte del

contratista o proveedor del bien o servicio, el
administrador de contrato orden de compra o
servicio coordinará con el Departamento de
Compras Públicas del reparto que corres-
ponda, las acciones pertinentes, de acuerdo a
la normativa legal vigente y a lo estipulado en
el contrato, orden de compra o servicio.
Sección 3
Versión: 1.1
Página 9
SECCIÓN 3
4. Una vez cumplido el objeto del contrato, orden

de compra o servicio, el administrador del con-
trato, procederá a la suscripción del acta de 1.1 PARA LA REVISIÓN:
entrega recepción que contendrá la liquidación 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
técnica y económica, para proceder a la finali- LA CARTILLA
zación (cierre del proceso) en el sistema de LLA
compras públicas. 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
5. Coordinar con el Departamento de Compras 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
Públicas del reparto donde se realizó el pro- 2.4 SISTEMA
ceso, para el registro de la información res- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
pecto a la ejecución del contrato, en el sistema RESPONSABILIDADES
de compras públicas del Sercop. 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
6. Una vez solicitado y realizado el pago el de- 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
partamento usuario conjuntamente con el ad- TOS DE CONSULTORÍA
ministrador del contrato, orden de compra o 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SO-
LICITUD DE PAGO
servicio debe ingresar la información requerida 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
al Sistema de Compras Públicas del Sercop. PAGO
7. La responsabilidad del administrador de FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
contrato, orden de compra o servicio con SO DE ANTICIPO
respecto a la contratación termina con la SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
finalización de la vigencia de la garantía DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
técnica. DISPOSICIONES
3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRATOS DE ANEXOS
CONSULTORÍA
Adicionalmente a las citadas tendrán las siguientes

responsabilidades:
a. Revisar todos y cada uno de los aspectos técni-

cos que deban ejecutarse por parte de LA CON-
SULTORA en el cumplimiento del objeto del con-
trato.
b. Contar con el apoyo profesional en las ramas

técnicas que fuere necesario para la contrata-
ción de profesionales especialistas que le brin-
den el soporte requerido. Será de su responsa-
bilidad incorporar o no a sus informes los pro-
nunciamientos técnicos emitidos por los profe-
sionales contratados.
Sección 3
Versión: 1.1
Página 10
SECCIÓN 3
c. Otorgar un visto bueno previo a la autorización

de pago de las planillas que presente LA CON- 1.1 PARA LA REVISIÓN:
SULTORA. 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
LA CARTILLA
d. Responder por la negligencia o falta de oportu- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CARTI-
nidad en la identificación de falencias por parte LLA
de LA CONSULTORA en la prestación de LOS SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
SERVICIOS DE CONSULTORIA. TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y SOLICITUD 2.3 NORMATIVA
DE PAGO 2.4 SISTEMA
El administrador del contrato, orden de compra o RESPONSABILIDADES
servicio, elaborará el Informe correspondiente, 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
mismo que contendrá la siguiente información: 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
1. Antecedentes. TOS DE CONSULTORÍA
2. Contenido LICITUD DE PAGO
2.1. Cumplimiento de la entrega del objeto del PAGO
contrato SECCIÓN 4 GARANTÍAS
2.2. Precio FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
2.3. Garantías SO DE ANTICIPO
2.4. Cumplimiento de plazo de entrega SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
2.5. Prórrogas (De ser el caso) DISPOSICIONES
2.6. Multas 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
2.7. Cualquier otra circunstancia o evento que ANEXOS
se estime necesario documentar.
3. Conclusiones
4. Recomendaciones
Las directrices para la recepción y liquidación del

objeto contractual estarán sujetas a lo establecido
en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contra-
tación Pública y su Reglamento General (Art
121,123,124 y 125 del R.L.O.S.N.C.P.).
La autoridad suscriptora del contrato, orden de com-
pra o servicio, dispondrá, dentro de las funciones del
administrador del contrato y del técnico que no haya
intervenido en el proceso de ejecución del contrato
que se reciban los bienes y/o servicios objeto de la
contratación para lo cual deberán realizar y
suscribir las actas entrega-recepción parcial, total o
definitiva.
Sección 3
Versión: 1.0
Página 11
SECCIÓN 3
Conforme lo previsto en el segundo inciso del

Art.124del Reglamento a la LOSNCP el acta entrega SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
recepción contemplará los siguientes puntos: 1.1 PARA LA REVISIÓN:
• Antecedentes; LA CARTILLA
• Condiciones Generales de Ejecución; LLA
• Condiciones operativas; 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
• Liquidación económica; TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Liquidación de plazos; 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
• Constancia de la recepción; 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
• Cumplimiento de las obligaciones contractuales; 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
• Reajustes de precios pagados o pendientes de RESPONSABILIDADES
pago (cuando fuere del caso); 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
• Cualquier otra circunstancia que se considere 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
necesaria. 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
TOS DE CONSULTORÍA
El acta debe contener las firmas del administrador LICITUD DE PAGO
del contrato, del técnico que no haya intervenido en PAGO
la ejecución del contrato y del contratista o provee- SECCIÓN 4 GARANTÍAS
dor, para el caso de contrataciones en el exterior a 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
través de órdenes de compra o servicio el acta de SO DE ANTICIPO
entrega recepción se realizará por el señor admi- 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
nistrador, el técnico y el encargado de bodega. DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
En los contratos de obra, la recepción definitiva pro- 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
cederá una vez transcurrido el término previsto en el ANEXOS
contrato, que no podrá ser menor a 6 meses, a
contarse desde la suscripción de la última acta de
recepción provisional total o de la última recepción
provisional parcial si se hubiere previsto realizar va-
rias de estas.
En el caso de consultoría una vez que se haya ter-

minado todos los trabajos previstos en el contrato, el
consultor entregará a la Entidad Contratante el in-
forme final provisional cuya fecha de entrega servirá
para el cómputo y control del plazo contractual. Salvo
que en el contrato se señale un tiempo menor la
Entidad Contratante dispondrá de 15 días término
para emitir las observaciones que sean del caso y el
Consultor de 15 días término, adicionales para absol-
ver dichas observaciones y presentar el informe final
definitivo. Dependiendo de la magnitud del contrato
estos plazos podrán ser mayores, pero deben cons-
tar obligatoriamente en el texto del contrato.
Sección 3
Versión: 1.0
Página 12
SECCIÓN 3
El acta recepción será suscrita por las partes en los

plazos previstos en el contrato, siempre que no exis- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
tan observaciones pendientes en relación con los 1.1 PARA LA REVISIÓN:
trabajos de consultoría y el informe final definitivo 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
del estudio o proyecto (Art.123 RLOSNCP). LA CARTILLA
LLA
3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL PAGO SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
Para toda la revisión prevista en los diferentes proce- 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
sos contractuales, de acuerdo al tipo de proceso, se 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
ha establecido los CHECK LIST, con el fin de propor- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
cionar una guía de pasos establecidos para realizar SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
de manera eficiente la revisión de los documentos RESPONSABILIDADES
previo al pago y de esta manera reducir posibles erro- CALIZADOR Y TÉCNICO
res u observaciones en la documentación. ANEXOS 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
ADJUNTOS. TOS DE CONSULTORÍA
a. Anticipos. - Una vez notificado como adminis- LICITUD DE PAGO
trador del contrato, deberá coordinar con la Di- PAGO
rección de Finanzas FAE o Dpto. Financiero en SECCIÓN 4 GARANTÍAS
los repartos, para solicitar por escrito a la autori- FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
SO DE ANTICIPO
dad suscriptora del contrato, la autorización 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
y legalización para el pago de anticipos SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
establecidos contractualmente. DISPOSICIONES
b. Pagos parciales. -Los pagos parciales estipula- 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
ANEXOS
dos contractualmente deberán ser solicitados por
el administrador del contrato, en coordinación
con el usuario, por escrito a la autoridad
suscriptora del contrato, para lo cual se deberá
considerar lo siguiente:
Para bienes y servicios:
a. Factura original, con fecha comprendida en-

tre el 01 y al 20 de cada mes.
b. Informe del administrador del contrato soli-
citando el pago parcial con un máximo 5 días
término posteriores a la recepción de la
factura.
c. Acta de entrega recepción (Total o parcial)
d. Certificación presupuestaria.
Para Obras:
a. Informe del administrador del contrato

b. Informe del fiscalizador
Sección 3
Versión: 1.1
Página 13
SECCIÓN 3
c. Copia legible de la (s) Planilla (s).

d. Factura original, con fecha comprendida en- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
tre el 01 y 20 de cada mes. 1.1 PARA LA REVISIÓN:
e. Cronograma de ejecución del contrato. 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALIZADA
f. Acta de entrega recepción parcial. LA CARTILLA
g. Certificación de Disponibilidad Presupuesta- LLA
ria. 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
c. Pagos finales 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
En caso de bienes 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
El administrador del contrato una vez recopilados SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNACIÓN,
todos los documentos habilitantes en la etapa de RESPONSABILIDADES
ejecución del contrato solicitará a autoridad CALIZADOR Y TÉCNICO
suscriptora del contrato, la autorización para que 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
se realice el trámite de pago respectivo TOS DE CONSULTORÍA
adjuntando la siguiente documentación en LICITUD DE PAGO
originales: 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
• Informe del administrador del contrato. 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
• Acta entrega recepción con las firmas de res- SO DE ANTICIPO
ponsabilidad del administrador del contrato, 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
del técnico que no haya intervenido en el pro- SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
ceso de ejecución del contrato y del contra- DISPOSICIONES
tista o su delegado. 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
• Factura original. ANEXOS
• Garantía técnica.
• Guías de remisión que acrediten la entrega
del bien firmada por el responsable de inven-
tarios. (De ser el caso).
• Documentos que sustentan las prórrogas au-
torizadas o no concedidas, en caso de existir.
En caso de servicios
• Informe final del administrador del contrato.

• Acta entrega recepción con las firmas de res-
ponsabilidad del administrador, del técnico que
no haya intervenido en el proceso de ejecución
del contrato y del contratista.
• Acta de recepción definitiva y liquidación de
contrato firmada por el administrador del con-
trato, el técnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecución del contrato y el contra-
tista o vendedor.
• Factura original, será recibida y firmada por el
administrador del contrato para realizar las ac-
tas respectivas.
• Cronogramas de ejecución del contrato.
Sección 3
Versión: 1.1
Página 14
SECCIÓN 3
• Copia de certificados de asistencia o registros

de firmas. cronogramas, en caso de servicios de
capacitación.
• Documentos que sustentan las prórrogas au- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
torizadas o no concedidas, en caso de existir. 1.1 PARA LA REVISIÓN:
En caso de obras LA CARTILLA
LLA
• Informe del administrador del contrato 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
• Planilla (s) de liquidación. SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
• Cronograma de ejecución de la obra. 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
• Libro de trabajo. 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
2.3 NORMATIVA
• Acta entrega recepción con las firmas de res- 2.4 SISTEMA
ponsabilidad del administrador, del técnico 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
que no haya intervenido en el proceso de eje- RESPONSABILIDADES
cución del contrato y del contratista o vende- 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR, FIS-
dor. CALIZADOR Y TÉCNICO
• Acta de recepción definitiva y liquidación de 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CONTRA-
contrato firmada por el administrador del con- TOS DE CONSULTORÍA
trato, el técnico que no haya intervenido en el LICITUD DE PAGO
proceso de ejecución del contrato y el contra- 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
tista o vendedor. SECCIÓN 4 GARANTÍAS
• Factura original, será recibida y firmada por el 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS DE
administrador del contrato para realizar las ac- FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN
SO DE ANTICIPO
tas respectivas. 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
• Informe del fiscalizador. SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN
DISPOSICIONES
El administrador del contrato velará por la gestión 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
de las obligaciones contractuales correspondien- ANEXOS
tes.
Sección 3
Versión: 1.0
Página 15
SECCIÓN 4
SECCIÓN 4
GARANTÍAS

Página 1
SECCIÓN 4
4.1 DE LA DEVOLUCIÓN DE GARANTIAS DE FIEL CUM-

PLIMIENTO DE CONTRATO Y BUEN USO DE ANTI-
CIPO 1.1 PARA LA REVISIÓN:
Al amparo de lo establecido en el Art. 77 de la Ley 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALI-
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ZADA LA CARTILLA
y el Art. 118 de su Reglamento, las garantías serán de- 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CAR-
TILLA
vueltas cuando se han cumplido todas las obligaciones 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
que avalan. La garantía de fiel cumplimiento del con- SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
trato se devolverá cuando se haya suscrito el acta de TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
entrega recepción definitiva (contratos de ejecución de 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
obra) o única. La garantía de buen uso del anticipo se 2.3 NORMATIVA
devolverá cuando éste haya sido devengado en su to- 2.4 SISTEMA
2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINI-
talidad. La garantía técnica observará las condiciones CIONES
en las que se emite. Para la devolución de las garan- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
tías, de fiel cumplimiento de contrato, y de buen uso de 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR,
anticipo, una vez suscrita el acta de entrega recepción FISCALIZADOR Y TÉCNICO
definitiva o única, el usuario del contrato, solicitará por 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
escrito a la Dirección Financiera o Dpto. Financiero, la TRATOS DE CONSULTORÍA
devolución de las garantías, adjuntando: factura, acta 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y
entrega recepción definitiva o única y liquidación de SOLICITUD DE PAGO
contrato. PAGO
4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS
DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y
BUEN SO DE ANTICIPO
4.2.1 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMI-
DEL FISCALIZADOR DE OBRAS SIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
a. Presentar periódicamente al administrador del con- 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
trato los informes de fiscalización que contendrán, 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
al menos, la siguiente información: avance ANEXOS
físico, avance económico, descripción de los tra-
bajos ejecutados en el período, observaciones al
cumplimiento de las estipulaciones contractuales
y especificaciones técnicas, reporte de aspectos
como riesgos, personal, equipo del contratista o
vendedor, monto de multas que pudieran haber;
condiciones climáticas de la zona del proyecto, re-
comendaciones al respecto de multas, sanciones,
suspensiones y otros aspectos importantes del
proyecto.
b. Suscribir un nuevo cronograma de actividades con
el contratista cuando se ha autorizado una prórroga
de plazo.
c. Participar como observador en la recepción provi-
sional y definitiva, informando sobre la calidad y
cantidad de los trabajos ejecutados y otros aspec-
tos importantes del proyecto.

Página 2
SECCIÓN 4
d. Emitir los informes correspondientes dirigidos al

administrador del contrato, con el objeto de que au-
torice ampliar o complementar una obra, por causas
imprevistas o técnicas, debidamente sustentadas y 1.1 PARA LA REVISIÓN:
presentadas en su ejecución. En dicho informe de- 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
berá constar un análisis técnico concluyente sobre 1.3 PASOS PARA MANTENER ACTUALI-
ZADA LA CARTILLA
la procedencia o improcedencia de suscribir un 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA CAR-
contrato complementario, una orden de trabajo de TILLA
acuerdo a los montos establecidos en la Ley. SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
e. Suscribir las órdenes de trabajo conjuntamente con TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
el administrador del contrato y el contratista. 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
f. Aprobar las planillas presentadas por el contratista 2.3 NORMATIVA
dentro del término de cinco días, luego de lo cual, 2.4 SISTEMA
en forma inmediata, se continuará el trámite y se 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINI-
CIONES
procederá al pago. Estas planillas serán prepara- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
das por capítulos y siguiendo el orden establecido en CIÓN, RESPONSABILIDADES
los pliegos, en cada planilla se adjuntarán los FISCALIZADOR Y TÉCNICO
anexos de medidas, ensayos de suelos y materia- 3.1.1 DEL ADMINISTRADOR
les, aprobaciones y otros que correspondan. 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CON-
g. Notificar al contratista las discrepancias encontra- 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y
das en las planillas presentadas. Si no se presen- SOLICITUD DE PAGO
taren objeciones por parte del contratista dentro de 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
PAGO
los cinco (5) días siguientes a la fecha de la SECCIÓN 4 GARANTÍAS
notificación, se entenderá que el contratista ha 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS
aceptado la liquidación hecha por la fiscalización y BUEN SO DE ANTICIPO
se dará paso al pago. 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
h. Exigir al contratista o vendedor el cumplimiento de SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMI-
SIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
las leyes laborales y del reglamento de seguridad DISPOSICIONES
industrial. 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
i. Anotar en el libro de obra (que permanecerá bajo su ANEXOS
custodia y responsabilidad), las observaciones,
instrucciones o comentarios que en su criterio de-
ben ser considerados por el contratista para el me-
jor desarrollo de la obra. Aquellos que tengan espe-
cial importancia se comunicarán adicionalmente
por escrito.
j. Emitir la certificación de terminación de obra.

Página 3
SECCIÓN 5
SECCIÓN 5
ACTIVIDADES DE LA COMI-
SIÓN DE VERIFICACIÓN DOCU-
MENTAL

Página 1
FAE-UCP-PC-C
DISPOSICIONES
5.1. GENERALES 1.1 PARA LA REVISIÓN:
a) La comisión de verificación documental de- ZADA LA CARTILLA
berá estar conformada por: 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA
CARTILLA
1) Oficial o supervisor del Departamento de SECCIÓN 2 OBJETIVO, ALCANCE, NORMA-
Obtención (Diraba) 2.1 OBJETIVO DE LA CARTILLA
2) Oficial de Finanzas de la UCP 2.2 ALCANCE DE LA CARTILLA
3) Oficial de Abastecimientos de la UCP 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
4) Operador del Departamento de Segui- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINI-
miento y Control de la UCP CIONES
5) Oficial o aerotécnico del módulo del pro- SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
ceso en ejecución 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR,
FISCALIZADOR Y TÉCNICO3.1.1 DEL ADMI-
NISTRADOR
b) Mantener una reunión para proceder a realizar 3.1.2 DEL ADMINISTRADOR EN LOS CON-
la revisión del o de los procesos remitido/os TRATOS DE CONSULTORÍA
3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y
por el administrador del contrato/ orden de SOLICITUD DE PAGO
compra o servicio para su revisión. 3.1.4 DOCUMENTOS PARA SOLICITAR EL
c) Emplear los check / list adjuntos en el Anexo PAGO
“A”, de acuerdo al tipo de proceso realizados. 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS
El Anexo “B” será empleado por el oficial de DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y
BUEN SO DE ANTICIPO
finanzas de la UCP. 4.2 DEL FISCALIZADOR DE OBRAS
d) Los check list una vez realizada la verificación SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMI-
de los documentos y confirmado el cumpli- SIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIONES
miento de todos ellos, debe ser legalizados por 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
los integrantes de la comisión. 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
e) Remitir al administrador de contrato/ orden de ANEXOS
compra o servicio las inconformidades encon-
tradas para su inmediata corrección.
5.2. ESPECÍFICAS
La comisión de revisión documental de la Dirección

General de Logística FAE, así como también, la de
los repartos cumplirán la misma de acuerdo a los
siguientes pasos:
a) Distribuir entre los integrantes del equipo de

revisión, los documentos tales como:
1) El contrato / la orden de compra / orden de

servicio según sea el caso.
2) El acta entrega-recepción.
3) La factura (Invoice) y garantía técnica.
4) Los documentos de ingreso a bodega y el
informe de aceptación técnica.
Aprobado por: el Director de la Dirección de Movilización
Página 2 Militar
FAE-UCP-PC-C
b) Encontrar posibles errores de redacción u or-

tográficos en los documentos. SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES
c) Iniciar danto lectura el acta entrega-recepción, 1.2 PARA LA DE APROBACIÓN:
documento central que de acuerdo a su redac- ZADA LA CARTILLA
ción concuerde con los otros documentos del 1.4 PASOS PARA EL CONTROL DE LA
CARTILLA
expediente. 1.5 LA DISTRIBUCIÓN
Para ello debe: TIVA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
1) Verificar que la información en el acta en- 2.3 NORMATIVA
2.4 SISTEMA
trega-recepción esté de acuerdo a los do- 2.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINI-
cumentos del expediente. CIONES
SECCIÓN 3 ADMINISTRADOR, DESIGNA-
2) Confirmar que las fechas indicadas en el 3.1 DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR,
acta entrega-recepción sean las que cons- FISCALIZADOR Y TÉCNICO3.1.1 DEL ADMI-
tan en los documentos originales mencio- NISTRADOR
nados (emplear el lector de firma electró- TRATOS DE CONSULTORÍA
nica para confirmar las fechas y el fir- 3.1.3 DE LA RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN Y
mante). SOLICITUD DE PAGO
PAGO
3) Verificar que el personal que legaliza los SECCIÓN 4 GARANTÍAS
documentos sean los nombrados en las 4.1 DE LA DEVOLUCION DE GARANTIAS
resoluciones emitidas para ello. BUEN SO DE ANTICIPO
SECCIÓN 5 ACTIVIDADES DE LA COMI-
SIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
4) Verificar que la factura y el documento de DISPOSICIONES
ingreso a bodega cumpla con todo lo esti- 5.1. DISPOSICIONES GENERALES
pulado en el contrato. 5.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
ANEXOS
5) Encontrar posibles inconsistencias entre

lo redactado en el acta entrega-recepción
y los demás documentos adjuntos en el
expediente.
d) Verificar que los datos consignados entre los

documentos concuerden entre sí y vayan en
orden cronológico, de acuerdo a los eventos
de desarrollo del contrato.
1) En caso que se detecte cualquier tipo de

error o falta de documento o información,
las novedades encontradas deben ser re-
gistradas y devueltas, junto al expediente,
para su completamiento o corrección.
2) Remitir al administrador de contrato/ or-

den de compra o servicio las inconformi-
dades encontradas para su inmediata co-
rrección.

Aprobado por: el Director de la Dirección de Movilización
Página 3 Militar
SECCIÓN 6
ANEXOS

Página 1
SECCIÓN 6
ANEXO A1
LISTA DE CHEQUEO PARA ADMINISTRADORES DE

ANEXO CONTRATO
A1 ETAPA RECEPCIÓN CONTRATO, EJECUCIÓN Y PAGO
PROCESO RÉGIMEN ESPECIAL Y PROCESOS COMUNES DE BIENES
Y SERVICIOS
NOTA DE IMPOTANCIA: para que todo trámite pueda continuar en el proceso de pago
debe, cumplir con todos los parámetros indicados en esta lista de chequeos. Si alguno
no lo cumple deberá revisar, corregir y cumplirlo para proseguir en el proceso de pago.
FECHA EN LA QUE SE REA-
LIZA LA VERIFICACIÓN
A. RECEPCIÓN DE CONTRATO Verificar que los datos de la entidad contratante,
del contratista, y del administrador del contrato estén plasmados correctamente
en el contrato.
CUMPLE
INFORMACIÓN VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
SI NO
NÚMERO CONTRATO, ..............,
ORDEN DE REPARACIÓN, AD-
QUISICIÓN, OVERHAUL ¿Es el mismo número del
1
Nro… ........................................ ( contrato ?
verificar sea el mismo del con-
trato)
OBJETO DE CONTRATACIÓN:
¿Es el mismo objeto del con-
2 (Verificar que sea el mismo del
trato.?
contrato. )
Recibir y dar lectura al contrato
¿Tiene conocimiento claro del
3 suscrita, así como, a la docu-
contrato?
mentación adicional vinculante
Verificar el LUGAR DE EN-
TREGA.- Revisar que el lugar de ¿El lugar de entrega es el
4 entrega sea acorde a los pliegos mismo establecido en los plie-
y/o contrato sea acorde a la ubi- gos y/o contrato?
cación de geográfica del reparto.
Solicitar una RESOLUCIÓN DE
CAMBIO DE LUGAR DE EN- ¿El lugar de entrega es el
5 TREGA. Solicitar documentada- mismo estipulado en el pliego
mente el cambio de lugar de en- y/o contrato?
trega.
Los ítems constantes en el con-
¿Verificó el detalle de los
6 trato concuerdan con los ítems
ítems a ser adquiridos?
requeridos
B. EJECUCIÓN DE CONTRATO
INFORMACIÓN VERIFICACIÓN CUMPLE OBSERVACIONES

SECCIÓN 6 FAE-UCP-PC-C
SI NO
Tomar contacto con la empresa
fabricante e informar que cual- ¿Tomó contacto con la em-
7 quier novedad se le informe presa?
como administrador de contrato.
Verificar que se cumplan los pla-
8 ¿Cumplió con los plazos?
zos establecidos en el contrato.
Una vez cumplido el objeto del
contrato el administrador del con-
trato procederá a la suscripción
del acta de entrega-recepción ¿Se cumplió con todo lo de-
9 que contendrá la liquidación eco- terminado en cada una de
nómica y de plazos para proce- cláusulas del contrato?
der a la finalización (cierre del
proceso) en el sistema de com-
pras públicas
Consta certificado bancario lega-
10 ¿Verificó documento?
lizado.
C. PRESENTACIÓN PARA EL PAGO
CUMPLE
FACTURAS DE LA CIA. VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
SI NO
Documento será legalizado por el
administrador en su parte poste- ¿Verificó que la factura esté
11 rior, de acuerdo al formato esta- legalizada en su parte poste-
blecido. Para los contratos será rior de acuerdo al formato es-
con firma electrónica. tablecido?
Original - No debe ser esca-
¿Verificó que la factura sea
12 neada y número de factura legi-
original y número legible?
ble.
¿Verificó que el valor de la
Monto -Debe estar igual al pre-
13 factura sea igual al del con-
cio del valor del contrato.
trato?
¿Verificó que las cantidad de
Cantidad de items - Debe estar
14 items de la factura sea igual
igual al contrato.
al del contrato?
Descripción de los ítems - De-
berá constar los números de
parte alternos de ser el caso, nú- ¿Verificó en la factura que
15 meros de serie, condición del los ítems tengan número de
material, unidad de entrega, valor parte, número de serie, condi-
unitario, valor total, de acuerdo ción, valor unitario y total?
al contrato.
Vigencia de la factura - en el
caso de procesos a nivel nacio-
nal la factura deberá estar vi- ¿Verificó la fecha de la fac-
16 gente hasta el 25 del mes que se tura?
realizará el proceso de devengo.
Indicar lo relacionado a la fecha

máxima sino debe ser del mes si-

guiente (detallar número de bole-
tos en caso de pasajes aéreos y
verificar información de dichos
boletos)
Certificar la factura y RUC emi-

tida por el vendedor: Se debe
¿Verificó la firma electrónica o
colocar la respectiva firma elec-
física del adminsitrador en la
17 trónica o física del administrador
factura y RUC correspon-
en la factura presentada por el
diente?
proveedor, RUC correspondiente
del proveedor
CUMPLE
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN
VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
(ORIGINALES)
SI NO
Debe constar: comparecientes,
antecedentes (se hará constar
que los documentos de trazabili-
dad son sustentados por los cer-
tificados de conformidad, los mis-
mos que se encuentran archiva-
dos en Escd. Abastecimientos ,
Objeto del contrato (detallar los
ítems y cantidad del material en
base ANEXO A del Pliego, los
antecedentes deben ser claros ¿Verificó que el acta esté de
18
y concretos, convalidación de acuerdo al detalle indicado?
errores de ser el caso), garan-
tías, liquidación de plazos y eco-
nómica, forma de pago, precio y
el 12%, multa, saldo a cancelar,
ratificación, firmas de responsa-
bilidad. Debe constar lo pre-
visto en el segundo inciso del
Art. 124 del Reglamento a la
LOSNCP el acta entrega-recep-
ción
Legalización - firmada por: Ad-
¿Verificó que el acta se en-
ministrador del Contrato, un téc-
cuentre firmada por el admi-
nico que no haya participado en
19 nistrador, técnico que no par-
el proceso (designados en la R1)
ticipó en el proceso y contra-
y el contratista, documentos le-
tista?
galizados la misma fecha.
Liquidación de plazos - Clara-
¿Se realizó el cálculo de mul-
mente identificado el cobro de
tas en caso que hubiera, del
multas si los hubiera, en caso de
uno por mil del porcentaje que
no haberlo igual (no existieron
20 se encuentra pendiente de
multas) debe constar el literal re-
ejecutarse, por cada día de
ferente a este aspecto y debe
retraso en la entrega del ob-
coincidir con las cláusulas con-
tractuales. jeto del contrato?

¿Verificó que las prórrogas,
Prórrogas - Deben constar en el
en caso de que existan estén
acta de entrega-recepción y ad-
21 enmarcadas dentro de CASO
juntar los documentos de res-
FORTUITO O FUERZA MA-
paldo. (especificar cuales)
YOR?
Plazo de entrega para Repara-
ciones y /o Overhaules - Se
¿El plazo está de acuerdo a
22 deberá tomar de acuerdo a lo
lo que estipula el contrato?
que indica el instrumento legal,
contrato.
Plazo de entrega para adquisi-
ciones - Se deberá tomar en
cuenta desde la fecha de sus-
cripción del contrato, tomando en
¿Cumple con el plazo de en-
23 consideración si establece antici-
trega?
pos de acuerdo a como se esta-
blece en el instrumento legal, to-
mar en consideración que el
plazo son días calendario.
Resoluciones - Se deberá verifi- ¿Las resoluciones 001, 002 y
car que las resoluciones tengan 003 se encuentran en forma
24
una cronología en elaboración y cronológica en su elaboración
fechas de legalización. y fechas de legalización?
El acta debe contener las firmas ¿El acta entrega-recepción
del administrador del contrato, contiene las firmas del admi-
25 del técnico que no haya interve- nistrador, técnico que no haya
nido en la ejecución del contrato intervenido en el proceso y
y del contratista. contratista?
Documentos que se ha dado
¿Verificó documento que se
26 OJT (en caso de estar conside-
ha realizado el OJT?
rado en el servicio)
En la cláusula plazo no mezclar ¿Verificó la cláusula plazo de
27
con la vigencia del contrato contrato?
Verificar que el acta tenga fecha
¿Verificó el documento con
28 escrita, la fecha será la misma
Firma EC o código QR?
de la firma electrónica
Verificar que las actas esten bien
redactas sin errores de tipeo y
con datos correctos (incluir nú-
29 meros de parte de ser el caso in- ¿Verificó documentos?
cluidos alternos y números de
serie debidamente aprobados
con resolución)
Verificar el lugar de entrega, que ¿Verificó el lugar de entrega
30 sea el mismo con el establecido conforme lo establecido en
en el contrato. los términos contractuales?
En caso de haber contrato modi-
ficatorio, verificar que se adjunte
el mismo y conste en este docu-
31 mento ¿Verificó el documento?
VERIFICACIÓN CUMPLE OBSERVACIONES

ACTA DE VERIFICACIÓN FÍ-
SICA SI NO
Documento establecido por la
FAE legalizado por el responsa- ¿Verificó el documento legali-
32
ble de la bodega y el técnico res- zado?
pectivo
INFORME DE ACEPTACIÓN CUMPLE

TÉCNICA (ORIGINALES) SI NO
¿Verificó que tenga la firma
Legalización.- Deberá constar de un señor oficial y/o señor
las firmas de responsabilidad de aerotécnico del área requi-
un señor oficial y/o señor aero- rente y la fecha del informe
33 técnico del área requirente. (No esté de acuerdo a la cronolo-
deberá incluir la firma del técnico gía de los documentos que
que no interviene en el proceso tienen que ser presentados
de contracción) (sin firma de técnico que no
interviene en el proceso)?
Reporte de trabajos realizados ¿Verificó en caso de ser copia
34 ENGINE LOGBOOK (copias cer- (ser certificada) en lo que apli-
tificadas) en lo que aplique que?
Documento de las pruebas fun-
¿Verificó que exista docu-
35 cionales efectuadas (de ser el
mento?
caso)
Verificar fechas de caducidad del
producto (en caso de lubricantes ¿Verificó fechas de caduci-
36
y productos que dispongan de fe- dad?
cha de caducidad)
Deben constar detalles de docu-
¿Verificó descripción de docu-
mentos de la trazabilidad. Solo
37 mentos de trazabilidad con-
detalle (No es necesario adjuntar
documento) forme contrato?
Verificar que en los procesos de ¿Verificó que esta informa-
38 servicios se haga constar fecha ción conste en el informe de
de inicio de servicio contratado. aceptación técnica?
Detalle de bienes y/o servicios
¿Verificó bienes y/o servicios
39 adquiridos concuerden con la do-
iguales conforme contrato?
cumentación contractual
RECEPCIÓN DEL MATERIAL CUMPLE
POR LAS COMPAÑÍAS, PARA VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
REPARACIÓN Y/O OVERHAUL. SI NO
Notificación.- Puede notificarse
vía e-mail que las empresas reci-
bieron los componentes y ser-
virá para establecer para dar
¿Verificó el plazo establecido
40 inicio al plazo de entrega del
en el contrato?
bien, de acuerdo a lo establecido
en el instrumento legal.
GARANTÍA TÉCNICA VERIFICACIÓN CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO
Documento.- Se deberá adjuntar
¿Verificó que la garantía téc-
en los documentos para el pago,
nica emitida por la empresa
de acuerdo a lo establecido en el
describa en su contenido
41 contrato, orden de compra/servi-
igual a lo que nombra en la
cio. En el caso de actualizacio-
orden de compra, servicio o
nes se deberá hacer referencia al
tiempo de vigencia del servicio. contrato?
Certificar la garantía técnica
emitida por el vendedor: Se
debe colocar la respectiva firma ¿Firma electrónica del admi-
42
electrónica del administrador en nistrador?
la garantía técnica presentada
por el proveedor
Documento de garantía técnica ¿Verificar y comparar docu-
43 debe estar de acuerdo al con- mento de garantía técnica con
trato contrato?
REPORTE DE INGRESO A BO- CUMPLE

DEGA GENERADO EN EL SIS- VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
TEMA SAA SI NO
Documento.-Se adjuntará el ori-
¿Verificó en la FORMA
ginal, el mismo que debe estar
PE2012, fecha de ingreso del
legalizada por parte del guarda
material, descripción de ítems
almacén de cada reparto (FORM.
44 debe ser igual a la factura y
PE2012), y el objeto de contrata-
contrato, verificar que consten
ción detallado completamente y
todas las firmas de legaliza-
fechas secuencial correspon-
diente ción?
CUMPLE
TRAZABILIDAD VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
SI NO
Documento.- Deberá constar los
certificados de conformidad y
¿Verificó que consten los cer-
otros documentos técnicos de
tificados de trazabilidad (FAA
acuerdo con el tipo de bien/ ser-
FORM 8130-3, EASA FORM
45 vicio donde se sustente su condi-
1. y los mismos correspondan
ción (FAA FORM 8130-3, EASA
al material descrito en el con-
FORM 1) o equivalente de
trato?
acuerdo a la autoridad aeronáu-
tica.
ÓRDEN DE COMPRA / ORDEN CUMPLE

DE REPARACIÓN SI NO
¿Leyó íntegramente cada una
Documento.-Se adjuntará copia,
de las clausulas y tomó en
vista el original se envía a finan-
consideración el objeto de la
zas al momento de comprometer.
contratación, plazo, precio,
46 Firma: la fecha en la firma elec-
forma de pago, tipos de ga-
trónica debe coincidir con la que
rantías, multas, verificar lugar
se genera el acta, en el caso de
de entrega del objeto de con-
que no coincidan se deberá ha- tratación y lugar donde se

cer constar que el acta fue reali- suscribirá el acta entrega-re-
zada en XXX fecha y legalizada cepción?
en XYX fecha.
CUMPLE
CONTRATO VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
SI NO
¿Leyó íntegramente cada una
de las clausulas y tomó en
Documento.-Se adjuntará copia,
consideración el objeto de la
47 vista el original se envía a finan-
contratación, plazo, precio,
rantías, multas?
CUMPLE
OTRAS CONSIDERACIONES OBSERVACIONES
SI NO
Documentación para el pago ¿Verificó numeración y sumi-
48
debe estar sumillada y numerada lla?
Coordinar con el Departamento
de Compras Públicas del reparto
donde se realizó el proceso, para ¿El contrato esta registrado
49 el registro de la información res- en el sistema de compras pu-
pecto a la ejecución del contrato, blicas?
en el sistema de compras públi-
cas del Sercop.

ANEXO A2
LISTA DE CHEQUEO PARA ADMINISTRADORES

ANEXO DE CONTRATO
PROCESO ÍNFIMA CUANTÍA
NOTA DE IMPORTANCIA: para que todo trámite pueda continuar en el proceso de
pago debe, cumplir con todos los parámetros indicados en esta lista de chequeos.
Si alguno no lo cumple deberá revisar, corregir y cumplirlo para proseguir en el
proceso de pago.
FECHA EN LA QUE SE REALIZA
LA VERIFICACIÓN
A. RECEPCIÓN DE CONTRATO APLICA SOLO PARA OBRAS O SERVICIOS
DE SER EL CASO Verificar que los datos de la entidad contratante, del
contratista, y del administrador del contrato estén plasmados
correctamente en el contrato.
CUM-
PLE OBSERVACIO-
INFORMACIÓN VERIFICACIÓN
NES
SI NO
NÚMERO CONTRATO
¿Es el mismo número del
1 No................ ( verificar sea el
mismo del contrato) contrato?
¿Es el mismo objeto del con-
2 (Verificar que sea el mismo del
trato?
contrato)
¿Tiene conocimiento claro
3 Recibir y dar lectura al contrato
del contrato?
LUGAR DE ENTREGA.- Revi- ¿Verificó el lugar de entrega
4 sar que el lugar de entrega sea sea al establecido en el con-
acorde al contrato. trato?
Los trabajos realizados constan- ¿Verificó el detalle de los tra-
5 tes en el contrato concuerdan bajos a ser contratados sean
con lo requerido. los mismos?
B. EJECUCIÓN
CUM-
PLE OBSERVACIO-
NES
SI NO
y/o proveedor, coordinar cual- ¿Tomó contacto con la em-
6
quier novedad con el adminis- presa y/o proveedor?
trador de la contratación.
¿Cumplió con los plazos es-
Verificar que se cumplan los
7 tablecidos en la resolución
plazos establecidos 001?
Una vez cumplido el objeto del
contratación, el administrador
¿Se cumplió con todo lo es-
procederá a la suscripción del
8 tablecido en la resolución
acta de entrega-recepción que
001?
contendrá la liquidación econó-
mica y liquidación de plazos
para proceder a la finalización
(cierre del proceso) en el sis-
tema de compras públicas
Consta certificado bancario le- ¿Verificó documento banca-

9
galizado. rio?
CUM-
PLE OBSERVACIO-
FACTURAS DE LA CIA. VERIFICACIÓN
NES
SI NO
Este documento será legalizado
¿Verificó que la factura esté
por el administrador en su parte
legalizada en su parte poste-
10 posterior, el cual deberá constar
rior de acuerdo a lo estable-
grado, nombres, cargo y firma,
cido?
número de cédula.
No debe ser escaneada y nú- ¿Verificó que la factura sea
11
mero de factura legible original y número legible?
Monto -Debe estar igual al pre- ¿Verificó que el valor de la
12 cio del valor de a lo estipulado factura sea igual a lo estipu-
en la resolución 001 lado en la resolución 001?
¿Verificó que las cantidades
Cantidad de ítems - Debe estar
de los ítems de la factura sea
13 igual a lo estipulado en la reso-
igual a lo estipulado en la re-
lución 001 solución 001?
Descripción de los ítems - De-
berá constar los números de ¿Verificó en la factura que
parte alternos de ser el caso, los ítems tengan número de
número de serie, condición del parte, número de serie, con-
14
material, unidad de entrega , va- dición, valor unitario y total a
lor unitario, valor total, de lo estipulado en la resolución
acuerdo a lo estipulado en la re- 001?
solución 001
Vigencia de la factura - De-
berá estar vigente y recibirse
hasta el 25 de cada mes que se
realizará el proceso de devengo
(detallar número de boletos en
caso de pasajes aéreos y verifi-
car información de dichos bole-
tos)
¿Verificó la fecha de la fac-
15
tura?
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN CUM- OBSERVACIO-

VERIFICACIÓN
(ORIGINALES) PLE NES

SI NO
Debe constar: comparecientes,
antecedentes (se hará constar
que los documentos de trazabili-
dad son sustentados por los
certificados de conformidad en
caso de haberlos), objeto de la
contratación (detallar los ítems y
cantidad del material de
acuerdo a la resolución 001, los ¿Verificó que el acta cumpla
16 antecedentes deben ser claros con toda la información des-
y concretos), garantías, liquida- crita?
ción económica, forma de pago,
precio y el 12% IVA asumirá la
FAE), multa, firmas de respon-
sabilidad. Debe constar lo pre-
visto en el segundo inciso del
Art. 124 del Reglamento a la
LOSNCP el acta entrega-re-
cepción.
Legalización - Firmada por: ad-
ministrador de la contratación,
¿Verificó que el acta se en-
un técnico que no haya partici-
cuentre firmada por el admi-
pado en el proceso y el provee-
17 nistrador, técnico que no par-
dor y/o contratista. (Designados
ticipó en el proceso y provee-
en la Resolución 001), legaliza-
dor y/o contratista?
dos la misma fecha que indica
en el cuerpo del acta.
Liquidación de plazos - Clara- ¿Realizó el cálculo de multas
mente identificado el cobro de en caso que hubiera, del uno
multas si las hubiera, en caso por mil del porcentaje que se
18 de no haberlo igual debe cons- encuentra pendiente de eje-
tar el literal referente a este as- cutarse, por cada día de re-
pecto y debe coincidir con la retraso en la entrega del objeto
solución 001. de la contratación?
ciones - Se deberá tomar en
cuenta desde la fecha de notifi-
¿Cumple con el plazo de en-
19 cación y adjudicación. suscrip-
trega?
ción del contrato (en caso de re-
paración de obras aplicaría con-
trato)
¿Las resoluciones 001, 002 y
Resoluciones - Se deberá veri-
003 se encuentran en forma
ficar que las resoluciones ten-
20 cronológica en su elabora-
gan una cronología en elabora-
ción y fechas de legaliza-
ción y fechas de legalización. ción?
¿Verificó documento con
Verificar que el acta tenga fe-
Firma EC o con código QR
21 cha escrita, y coincida con la fe-
que sean las mismas con la
cha de la firma electrónica.
fecha del cuerpo?
Verificar que las actas estén
¿Verificó el documento que
bien redactas sin errores de es-
22 contenga la misma informa-
critura y con datos correctos (in-
ción de la resolución 001?
cluir números de parte de ser el

caso incluidos alternos y núme-
ros de serie de ser el caso)
Lugar de entrega verificar que ¿Verificó el lugar de entrega

23 sea el mismo con el establecido sea conforme lo establecido
a la resolución 001. a la resolución 001?
CUM-
PLE OBSERVACIO-
ACTA DE VERIFICACIÓN FÍSICA VERIFICACIÓN
NES
SI NO
Acta legalizada de constatación ¿Verificó documento legali-
26
física de bienes adquiridos zado?
CUM-
INFORME DE ACEPTACIÓN PLE OBSERVACIO-
VERIFICACIÓN
TÉCNICA (ORIGINALES) NES
SI NO
¿Verificó que tenga la firma
Legalización.- Deberá constar de un señor Oficial y/o señor
las firmas de responsabilidad de Aerotécnico del área requi-
un señor Oficial y/o señor Aero- rente, y la fecha del informe
27 técnico del área requirente. (No esté de acuerdo a la cronolo-
deberá incluir la firma del téc- gía de los documentos que
nico que no interviene en el pro- tienen que ser presentados
ceso de contratación) (sin firma de técnico que no
interviene en el proceso)?
Fechas de caducidad del pro-
ducto (en caso de lubricantes y
¿Verificó fechas de caduci-
28 productos que dispongan de fe-
dad, en caso de aplicar?
cha de caducidad), en caso de
aplicar
Detalle de bienes y/o servicios ¿Verificó los bienes y/o servi-
29 adquiridos concuerden con la cios iguales a la resolución
resolución 001 001?
CUM-
PLE OBSERVACIO-
GARANTÍA TÉCNICA VERIFICACIÓN
NES
SI NO
Se deberá adjuntar en los docu- ¿Verificó que la garantía téc-
mentos para el pago, de nica emitida por el proveedor
30
acuerdo a lo establecido en la describa en su contenido
resolución 001. igual a la resolución 001?
Documento de garantía técnica
debe estar de acuerdo a la re-
solución 001
¿Verificó y comparó el docu-
31 mento de garantía técnica de
acuerdo a la resolución 001?
CUM- OBSERVACIO-
VERIFICACIÓN
PLE NES

REPORTE DE INGRESO A BO-

DEGA GENERADO EN EL SIS- NO
TEMA SAA SI
Se adjuntará el original, el
mismo que debe estar legali-
PE2012, fecha de ingreso del
zada por parte del guarda alma-
material, descripción de
cén de cada reparto (FORM.
32 ítems debe ser igual a la con-
PE2012), y el objeto de contra-
tratación y verificó que cons-
tación detallado completamente
ten todas las firmas de legali-
y las fechas secuencialmente
correspondientes. zación?
CUM-
PLE OBSERVACIO-
CONTRATO VERIFICACIÓN
NES
SI NO
¿Leyó íntegramente cada
Documento.-Se adjuntará co-
una de las cláusulas y tomar
pia, vista el original se envía a
en consideración el objeto de
33 finanzas al momento de com-
la contratación, plazo, precio,
prometer en caso de reparación
de obras, en caso de aplicar rantías, multas?
CUM-
OTRAS CONSIDERACIONES PLE OBSERVACIO-
NES
SI NO
Documentación para el pago
¿Verificó numeración y sumi-
34 debe estar sumillada y nume-
lla?
rada, solo la requerida.
Calificación Artesanal (en caso ¿Verificó documentos (en
35
de ser) adjuntar documento. caso de ser artesano)?
Partida presupuestaria acorde ¿Verificó código de acuerdo

36
al bien o servicio a adquirir. al bien o servicio ejecutado?
Adjuntar hoja de actividad eco-
¿Verificó que el RUC tenga
nómica RUC de la empresa
37 la actividad económica co-
acorde al objeto de contrata-
rrespondiente?
ción.

ANEXO A3
LISTA DE CHEQUEO PARA ADMINISTRADORES DE

ANEXO CONTRATO
PROCESO COMPRA EXTERIOR BIENES Y SERVICIOS
NOTA DE IMPOTANCIA: para que todo trámite pueda continuar en el proceso de pago
debe, cumplir con todos los parámetros indicados en esta lista de chequeos. Si alguno
no lo cumple deberá revisar, corregir y cumplirlo para proseguir en el proceso de pago.
FECHA EN LA QUE SE REALIZA LA VE-
RIFICACIÓN
A. RECEPCIÓN DE CONTRATO APLICA SOLO PARA OBRAS O SERVICIOS DE
SER EL CASO Verificar que los datos de la entidad contratante, del
contratista, y del administrador del contrato estén plasmados correctamente
en el contrato.
CUM-
PLE OBSERVA-
CIONES
SI NO
NÚMERO DE ORDEN DE COM-
PRA,
¿Es el mismo número de
1 No .............................................. ( ve-
la orden de compra?
rificar sea el mismo de la orden de
compra)
¿Es el mismo objeto de la
2 (Verificar que sea el mismo de la
orden de compra?
orden de compra)
En el caso de contratación de bie-
nes los impuestos se cancelan en
la aduana, en el caso de servicios
el IVA (12%) pagan todos, y el im-
3 ¿Verificar la información?
puesto a la renta (25%) solo los
que no tengan convenio de doble
tributación. Por lo general los im-
puestos asume FAE
B. EJECUCIÓN DE ORDEN DE COMPRA
CUM-
PLE OBSERVA-
CIONES
SI NO
fabricante e informar que cual-
¿Tomó contacto con la
4 quier novedad se le informe como
empresa?
administrador de la orden de com-
pra.
Verificar que se cumplan los pla-
zos establecidos en la orden de
compra.
5 ¿Cumplió con los plazos?

CUM-
PLE OBSERVA-
FACTURAS DE LA CIA. VERIFICACIÓN
CIONES
SI NO
Legalizada.- Este documento
será legalizado por el administra- ¿Verificó que la factura
dor en su parte posterior, de esté legalizada en su parte
6
acuerdo al formato establecido. posterior de acuerdo al for-
Para las órdenes de compra será mato establecido?
con firma manual.
Original.- Debe ser autentica (di-
¿Verificó que la factura
7 gital) legalizada aunque no se
sea autentica?
tenga la factura original
¿Verificó que el valor de la
Monto.- Debe estar igual al precio
8 factura sea igual al de la
de la orden de compra. orden de compra?
¿Verificó que la cantidad
Cantidad de ítems.- Debe estar de ítems de la factura sea
9
igual a la orden de compra. igual a la orden de com-
pra?
Descripción de los ítems.- De-
berá constar los números de parte
¿Verificó en la factura que
originales y/o alternos de ser el
los ítems tengan número
caso, números de serie, condi-
10 de parte, número de serie,
ción del material, unidad de en-
condición, valor unitario y
trega, valor unitario, valor total,
total?
de acuerdo a la orden de com-
pra.
Vigencia de la factura.- Verificar ¿Verificó la fecha de la fac-
11
que la factura esté vigente. tura?
CUM-
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN (ORIGI- PLE OBSERVA-
VERIFICACIÓN
NALES) CIONES
SI NO
Formato.- Debe constar: compa-
recientes, antecedentes (se hará
constar que los documentos de
trazabilidad son sustentados por
los certificados de conformidad,
los mismos que se encuentran ar-
chivados en Escd. Abastecimien-
tos , objeto del contrato (detallar ¿Verificó que el acta esté
los ítems y cantidad del material de acuerdo al formato es-
12 en base ANEXO A del Pliego), lu- tablecido. Adicionar el
gar de entrega, garantías, liquida- nombre del formato sino
ción de plazos y económica, crearlo?
forma de pago, precio, multas
bien calculadas por incumpli-
miento de ser caso, saldo a can-
celar, ratificación, firmas de res-
ponsabilidad. fecha de resolucio-
nes posteriores a la adjudicación
en caso de existir

Legalización.- Firmada por: ad-
ministrador del contrato, Un TÉC-
NICO QUE NO HAYA PARTICI-
¿Verificó que el acta se
PADO EN EL PROCESO (desig-
encuentre firmada por el
nados en la resolución 1)., si es
13 administrador y técnico
compra al exterior no debería ir la
que no participó en el pro-
firma de la empresa ya que se en-
ceso?
cuentra en el exterior y se deberá
describir en el acta entrega-recep-
ción.
¿Se realizó el cálculo de
multas en caso que hu-
Liquidación de plazos.- Clara-
biera, del uno por mil del
mente identificado el cobro de
porcentaje que se encuen-
14 multas si los hubiera, en caso de
tra pendiente de ejecu-
no haberlo igual debe constar el
tarse, por cada día de re-
literal referente a este aspecto.
traso en la entrega de la
orden de compra?
¿Verificó que las prórro-
gas, en caso de que exis-
tan estén enmarcadas
15 Prórrogas.- Deben constar en el
dentro de CASO FOR-
acta de entrega-recepción y ad-
TUITO O FUERZA MA-
juntar los documentos de res- YOR?
paldo. (resoluciones emitidas por
¿Menciona en el acta las
la máxima autoridad)
resoluciones emitidas por
16
el Director de Logística au-
torizándolas?
ciones.- Se deberá tomar en
cuenta desde la fecha de suscrip- ¿Cumple con el plazo de
ción de la orden de compra. Para entrega, observando los
17 las contrataciones de servicios de días calendarios? Y docu-
overhaul o reparación se debe ad- mento de ingreso del bien
juntar el documento donde conste a ser reparado al taller?
la fecha que se entregó el bien al
taller reparador
Resoluciones.- Se deberá verifi-
¿Las resoluciones 001,
car que las resoluciones tengan
18 002 y 003 tienen fecha de
una cronología en elaboración y
elaboración?
fechas de legalización.
¿Las resoluciones 001,
En caso de no acercarse a la
002 y 003 se encuentran
UCP para reportar novedad y
19 en forma cronológica en su
realicen las correcciones pertinen-
elaboración y fechas de le-
tes.
galización?
Hacer constar los impuestos que
se generan según el tipo de con-
20 tratación (bien y/o servicio) según ¿Verificó la información?
el país donde se contrata para
evitar doble tributación
Constar certificados de residencia
fiscal con países que se tiene
¿Verificó que se adjunte
21 convenio, en español y debida-
documento?
mente apostillado( en caso de
aplicar ) en servicios.

La documentación debe estar en ¿Verificó orden cronoló-
22 orden cronológico respecto a las gico de fechas en la docu-
fechas y completo mentación?
CUM-
ACTA DE RECEPCIÓN FÍSICA Y CUM- PLE OBSERVA-
VERIFICACIÓN
PLIMIENTO DE PLAZOS CIONES
SI NO
¿Verificó que el acta esté
de acuerdo al orden de
servicio en lo que respecta
Procesos al exterior.- El acta
a los componentes recibi-
será elaborada por la oficina lo-
dos, cantidades, con sus
gística en Miami (Olfamia) y será
23 respectivos números de
legalizada por el personal agre-
parte, fecha y las firmas
gado en Olfamia, cuando lo apli-
de responsabilidad de las
que
personas que recibieron el
material y plazos de ser el
caso?
CUM-
ACTA DE VERIFICACIÓN FÍSICA (ORIGI- PLE OBSERVA-
VERIFICACIÓN
NALES) CIONES
SI NO
¿Verificar que el acta esté
de acuerdo a la orden de
servicio en lo que respecta
Documento establecido por la
a los componentes recibi-
FAE legalizado por el responsa-
dos, cantidades, con sus
ble de la bodega y el técnico
respectivos números de
24 respectivo.
parte, fecha, las firmas de
Legalización -Comandante de
responsabilidad de las
Escuadrón Abastecimientos y bo-
personas que recibieron el
deguero.
material y/o documenta-
ción legalizada emitida por
Olfamia?
CUM-
INFORME DE ACEPTACIÓN TÉCNICA PLE OBSERVA-
VERIFICACIÓN
(ORIGINALES) CIONES
SI NO
¿Verificar que tenga la
firma de un señor oficial,
señor aerotécnico del área
Legalización.- Deberá constar la
requirente, y la fecha del
25 firma de responsabilidad de un
informe esté de acuerdo a
técnico del área requirente.
la cronología de los docu-
mentos que tienen que ser
presentados?
Informe de aceptación de estar
26 ¿Verificar Información?
acorde al objeto de contratación
Verificar que las actas estén bien
redactas sin errores de tipeo y
con datos correctos (incluir núme-
27 ¿Verificar documentos?
ros de parte de ser el caso inclui-
dos alternos acorde a documen-
tos contractuales)

¿Verificar trazabilidad con-
Verificar que conste la trazabili-
28 forme contrato y/o orden
dad
de compra?
CUM-
PLE OBSERVA-
GARANTÍA TÉCNICA VERIFICACIÓN
CIONES
SI NO
¿Verificó que la garantía
Documento.- Se deberá adjuntar
técnica emitida por la em-
en los documentos para el pago,
presa describa en su con-
29 de acuerdo a lo establecido en la
tenido igual a lo que nom-
orden de compra y el objeto de
bra en la orden de com-
contratación
pra?
CUM-
REPORTE DE INGRESO A BODEGA GE- PLE OBSERVA-
VERIFICACIÓN
NERADO EN EL SISTEMA SAA CIONES
SI NO
Documento.- Se adjuntará el ori-
PE2012, fecha de ingreso
ginal, el mismo que debe estar le-
del material, descripción
30 galizada por parte del guarda al-
de ítems debe ser igual a
macén de cada reparto (FORM.
la factura y la orden de
PE2012). compra?
Detalle de bienes y/o servicios ad- ¿Verificó bienes y/o servi-
31 quiridos concuerden con la docu- cios iguales (número de
mentación contractual parte)?
CUM-
PLE OBSERVA-
TRAZABILIDAD VERIFICACIÓN
CIONES
SI NO
Documento.- Deberá constar los
certificados de conformidad y ¿Verificó que consten los
otros documentos técnicos de certificados de trazabilidad
acuerdo con el tipo de bien/ servi- (FAA FORM 8130-3, EASA
32 cio donde se sustente su condi- FORM 1. y los mismos co-
ción ( FAA FORM 8130-3, EASA rrespondan al material
FORM 1) o equivalente de descrito en la orden de
acuerdo a la autoridad aeronáu- compra?
tica.
CUM-
ÓRDEN DE COMPRA / ORDEN DE REPARA- PLE OBSERVA-
CIÓN
VERIFICACIÓN
CIONES
SI NO
¿Leyó íntegramente cada
una de las cláusulas y
tomó en consideración el
Documento.- Se adjuntará copia,
objeto de la contratación,
33 vista el original se envía a finan-
plazo, precio, forma de
pago, tipos de garantías,
multas. y verificó que todo
se cumpla?

ANEXO B
COMISIÓN DE CONTROL PREVIO

FORMATO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS
DEPENDENCIA: PROCESO:
REF. D.F. FAE: CONTRATO:
Quito D.M., PROVEEDOR:
VALOR ORIGINAL SIN IMPUESTOS USD:
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE SUSTENTO EXPEDIENTE
APLICA CONTIENE
ORD. DOCUMENTO OBSERVACIÓN
SI NO SI NO
Memo / oficio de requeri-
1 miento de pago
2 Orden de gasto
Certificación de fondos, SI-
3 FAE
Certificación de fondos, eSI-
4 GEF
5 Informe de necesidad
Especificaciones técnicas /
6 Términos de referencia
7 - Estudio de mercado
8 - RUC, actividad económica
Documentos de acuerdo a
9 cada proceso (LOSNCP)
- Resolución de Inicio de
10 proceso
11 - Resolución de Adjudicación
- Garantía de fiel cumpli-
12 miento
- Garantía de buen uso del
13 anticipo
14 - Contrato
15 - Orden de compra
16 - Orden de servicio
17 Factura comercial
18 Acta de entrega – recepción
Acta de entrega – recepción,
19 sistema eSByE
Informe de aceptación téc-
20 nica
21 Garantía técnica
22 Verificación física, CIF Miami
Verificación física, DAP
23 Quito

Certificado bancario (cuenta

24 beneficiario)
Ingreso a bodega del sis-
25 tema de Abastecimientos
Certificado de residencia fis-
26 cal
Nota: Los documentos enlistados en el Check List son referenciales, debido que los procesos de
acuerdo a su naturaleza se establecerá información adicional que deberán ser adjuntados.


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DIRECCIÓN GENERAL DE LOGÍSTICA

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29-06-2022 29-06-2022 29-06-2022

Firmado electrónicamente por:

CARLOS OMAR ROMMEL FABRIZZIO Firmado electrónicamente por:

1.1 Origina GALLO PALACIOS ESPINEL LUIS FERNANDO

CARLOS GALLO ROMMEL PALACIOS FERNANDO FIERRO

OPERADOR DEL DE- JEFE DE LA UNIDAD DIRECTOR

FECHA DE FECHA DE ACTUALIZADO

Sección 1 Versión: 1.0

a. La Unidad de Compras Públicas (UCP) es la res- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

g. Identificación de un texto revisado

La cartilla del Administrador, está

La identificación de la(s) página(s) revisada(s) se

Sección 1 Versión: 1.0

Sección 1 Versión: 1.0

SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

FORMATO PARA LA APROBACIÓN

FECHA: FECHA: FECHA:

FUNCIÓN FUNCIÓN FUNCIÓN

Sección 1 Versión: 1.1

Forma de llenado: SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

Sección 1 Versión: 1.1

el archivo físico y digital (en Word interactivo y en

b. Las unidades, nombrarán a un aerotécnico quien

c. Cada cartilla de las unidades tendrá un número de

d. Además, la UCP realizará inspecciones periódicas

e. Solamente posterior a la aprobación por parte del

Sección 1 Versión: 1.1

Sección 1 Versión: 1.0

Sección 2 Versión: 1.0

Establecer las directrices necesarias para la administración SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

• Constitución de la República del Ecuador

Sección 2 Versión: 1.0

SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

Adjudicatario Fallido. - Es el oferente Adjudicado que no

Administrador del Contrato. - De conformidad a la natura-

Área Requirente. - Es el área que necesita la obra, el bien

Cartilla.- Tratado breve y elemental de algún oficio o arte.

Contrato. - Es todo acto o declaración multilateral o de vo-

luntad común, productor de efectos jurídicos, entre dos o

Fiscalización. - Es el acto, mediante el cual el Fiscalizador,

Garantía Contractual. - Respalda el cumplimiento de todas

Sección 2 Versión: 1.0

Informe de Necesidad. – Documento mediante el cual se SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

Portal Institucional del SERCOP. - Portal Institucional del

Pliegos. - Documentos precontractuales elaborados y apro-

Proveedor. - Es la persona natural o jurídica nacional o ex-

Registro Único de Proveedores RUP. - Es la base de da-

Sección 2 Versión: 1.1

Técnico que no haya intervenido en el proceso de eje- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

Sección 2 Versión: 1.0

Sección 3 Versión: 1.0

SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

c. La Unidad de Compras Públicas del Comando Gene-

d. Una vez recibida la designación por parte del Oficial o

g. Si durante la ejecución del contrato administrativo

5) Usuario administrador del Portal de Compras Pú-

k. En aquellos contratos que, por la naturaleza del objeto

3.1.1 DEL ADMINISTRADOR

Funcionario (Oficial o Aerotécnico) encargado de ve- SECCIÓN 1 REGISTRO Y CONTROLES

b. Velar por el cabal y oportuno cumplimiento de

c. Coordinar con la Unidad de Compras Públicas