Celdas con longitud de texto

Introducción
La validación de datos permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja
de cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Se aprenderá a validar una celda con una determinada longitud de texto.
Práctica
En la proforma que solicita el NIT del cliente, se puede configurar una celda para permitir
únicamente el ingreso del número NIT (Número de impuesto tributario) con una longitud
de texto de máximo 13 (trece) caracteres.

Además, cuando el usuario selecciona la celda puede ser alertado mediante la

configuración de un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de ingresar un
texto mayor a 13 caracteres, es posible configurar la validación para que Excel emita
un mensaje de error.

La solución al ejercicio planteado es la siguiente:

• Seleccione la celda C5 y haga clic sobre el botón derecho.

• Seleccione la opción “Formato de celda…” sobre el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo “Formato de celdas”,

• Haga clic en la pestaña “Número”.

• Seleccione “Texto”, pues es necesario que la celda reciba trece “caracteres”.
• Presiones sobre el botón “Aceptar”.
De esta manera la celda C5 tiene formato tipo texto.

Para validar la celda con longitud de texto igual a 13 caracteres se realiza lo siguiente:

• Seleccione la celda “C5”

• Seleccione la pestaña “Datos”
• En el grupo de “Herramientas de datos”, seleccione “Validación de datos”.
• Haga clic en la opción “Validación de datos...”
Se presenta el cuadro de diálogo “Validación de datos”.

• Seleccione la primera pestaña en este caso “Configuración”.

• En “Permitir”, seleccione de la lista desplegable la opción “Longitud del texto”.
• En la opción “Datos”, seleccione “igual a”.
• En “Longitud de texto” digite el número “13”.
• Para finalizar haga clic en el botón “Aceptar”.

Ahora puede probar el funcionamiento de la validación:

Digite en la celda “C5” el siguiente número de RUC: “1234567890001”, si el valor

ingresado tiene la longitud correcta no se desplegará ningún mensaje de error.
Ahora, para el caso en que el número de RUC sobrepase el número de caracteres
configurados, observe el mensaje de error que emite Excel.

Ingrese el número: 18024529440012345

Mensajes de entrada
Al escribir datos no válidos en una celda el mensaje de error desplegado dependerá de
cómo se haya configurado la validación de datos.
Es posible mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario selecciona una celda
configurada con validación de datos.
Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Los mensajes de entrada se usan para
orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada
celda.

Para configurar un mensaje de entrada realice lo siguiente:

Seleccione la celda a configurar en este caso la celda “C5” y haga clic en la pestaña Datos.
En el grupo de “Herramientas de datos”, seleccione “Validación de datos”.

Luego realice las siguientes acciones:

1.- En el cuadro de diálogo “Validación de datos”, haga clic en la pestaña “Mensaje de

entrada”.

2.- Active con un visto la casilla de verificación “Mostrar mensaje de entrada al

seleccionar la celda”.

3.- En la opción “Título”, digite el título para el mensaje de entrada, por ejemplo, RUC.

4.- En “Mensaje de entrada”, digite el texto para el mensaje de entrada, por ejemplo;
“Por favor ingrese un número que contenga 13 dígitos”.

5.- Presione sobre el botón “Aceptar”

Ahora se puede visualizar el mensaje de entrada cuando se selecciona la celda “C5”.

Mensajes de error
Este tipo de mensaje aparece cuando el usuario escribe datos no válidos.
El mensaje que aparece por omisión ante un error es el siguiente:

Para ingresar de nuevo los datos se debe presionar sobre el botón hacer clic
en “Reintentar”, mientras para salir de este cuadro de diálogo se debe presionar sobre el
botón “Cancelar”.
Para personalizar el mensaje de error seleccionar la celda a configurar en este caso la
celda “C5” y hacer clic en la pestaña “Datos”. Luego en el grupo de “Herramientas de
datos” seleccionar “Validación de datos” y en el cuadro de diálogo “Validación de datos”
realizar las siguientes acciones

1. Hacer clic en la pestaña “Mensaje de error”.

2. Activar con un visto la casilla de verificación “Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no válidos”.
3. En la opción “Título”, digitar el título para el mensaje de error, por ejemplo: RUC.
4. En “Mensaje de error”, digitar el texto para el mensaje de error, por ejemplo; “El
número de RUC sólo pude contener 13 caracteres”.
5. Finalmente, presionar sobre el botón “Aceptar”

Si se ingresan un número distinto a 13 dígitos en la celda “C5” se desplegará el mensaje de

error configurado.

Los mensajes de error pueden configurarse en tres estilos. Los estilos de mensajes de
error son los siguientes:
1. Estilo Detener: Este tipo de error permite detener el ingreso de datos. Evita que los
usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta “Detener” presenta
dos opciones “Reintentar” y “Cancelar”.

2. Estilo Advertencia: Advierte a los usuarios que los datos que se han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos.
Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic
en “Sí” para aceptar la entrada no válida, en “No” para editarla o en “Cancelar” para
quitarla.
3. Estilo Información: Informa al usuario que los datos que ha escrito no son válidos, pero
no le impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible.
Cuando aparece un mensaje de estilo Información, el usuario puede hacer clic
en “Aceptar” para aceptar el valor no válido o en “Cancelar” para rechazarlo.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben
directamente en las celdas.

No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar
tareas) especifica datos no válidos en la celda.