SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN.

Una visión general.

Un sistema de gestión es un conjunto de elementos interrelacionados que permiten a una

organización desarrollar su negocio, establecer, organizar y ordenar sus tareas, actividades y
procesos para ejecutar su actividad económica. Esto significa que un sistema de gestión es
esencial para el funcionamiento de una organización y que su correcta implementación y
mantenimiento son fundamentales para el éxito de la organización.

Es relevante destacar la importancia de los documentos en un sistema de gestión. Los

documentos se constituyen como la evidencia objetiva de que efectivamente la organización
está poniendo en marcha su sistema de gestión y, por lo tanto, son esenciales para la auditoría
interna. Además, la información puede estar en cualquier medio, no solo en documentos
impresos, sino también en fotografías, audios, videos y documentos electrónicos o digitales.

La disposición de los elementos en un sistema de gestión es de vital importancia, es esencial

para el funcionamiento del sistema, ya que si se quitan o se añaden nuevos elementos, el
comportamiento del sistema cambia. Por lo tanto, es fundamental comprender la definición de
sistema de gestión para poder evaluar adecuadamente el sistema de gestión de una
organización y determinar si cumple con los criterios de auditoría establecidos.

Los sistemas de gestión integrados son aquellos que combinan múltiples sistemas de gestión
en uno solo, lo que permite a las organizaciones mejorar la eficiencia y la eficacia de sus
procesos. Así mismo es importante resaltar la importancia de la integración documental en los
sistemas de gestión. La integración documental se refiere a la unificación de criterios en la
administración y control de la información documentada, lo que permite a las organizaciones
generar, revisar, aprobar, circular, distribuir y utilizar la información documentada de manera
más efectiva.

Sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional.

Cada uno de estos sistemas de gestión tiene sus propias características y particularidades,
pero todos ellos comparten el objetivo común de mejorar la eficiencia y la eficacia de los
procesos. Por ello, es importante que se promueva la mejora continua en los sistemas de
gestión integrados. La mejora continua se refiere a la identificación y eliminación de las causas
de los problemas y la implementación de soluciones para mejorar los procesos de la
organización.

Implementación de un sistema integrado de gestión en una organización.

En primer lugar, destaca la importancia de identificar claramente las partes interesadas y sus
necesidades y expectativas antes de comprometer a los miembros de la alta dirección en el
liderazgo y compromiso con el sistema integrado de gestión. Esto se debe abordar antes de
iniciar con la implementación del ciclo PHVA ( Planificación, Implementación, Verificación y
Actuación) para asegurarse de que la organización cumpla con lo que se establece en cada una
de las etapas del ciclo.

Otro elemento importante es la estructura de alto nivel, que es la manera a través de la cual se
establece el contenido de todas las normas internacionales y a través de estas normas se
puede desarrollar una de las etapas del ciclo PHVA. La estructura de alto nivel permite a la
organización implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema integrado de gestión
de acuerdo a las etapas del ciclo PHVA.

Es importante realizar un ejercicio de autoevaluación antes de implementar un sistema

integrado de gestión porque permite a la empresa comprender qué está sucediendo dentro y
fuera de ella, identificar los factores que internamente se están materializando y conocer los
efectos que podrían causar esos factores en el desempeño de la organización. Además, este
ejercicio de autoevaluación o de autoconocimiento permite a la empresa tener certeza acerca
de todo lo que concierne o encierra globalmente el desarrollo de su actividad económica visto
desde dentro y afuera.

Es necesario comprender los contextos interno y externo de una organización. Esto implica
analizar los factores internos y externos que pueden afectar el desempeño de la organización,
como la cultura organizacional, los recursos disponibles, la competencia, los cambios en el
mercado, entre otros. Al comprender estos contextos, la organización puede tomar decisiones
informadas y adaptarse a los cambios del entorno.

¿Cuáles son los requisitos que una organización debe implementar para asegurarse de que
comprende sus contextos interno y externo?
Una organización debe implementar los siguientes requisitos:

1. Identificar los factores internos y externos que pueden afectar su desempeño.

2. Analizar los riesgos y oportunidades asociados con estos factores.

3. Identificar las partes interesadas y sus necesidades.

4. Comprender las expectativas de las partes interesadas y cómo pueden afectar el desempeño
de la organización.

5. Establecer los objetivos y metas de la organización en función de estos factores y

necesidades.

6. Monitorear y revisar regularmente los contextos interno y externo para asegurarse de que se
están abordando adecuadamente.

Al implementar estos requisitos, una organización puede comprender mejor su entorno y tomar
decisiones informadas para adaptarse a los cambios y mejorar su desempeño.

Por otra parte, Identificar las partes interesadas y sus necesidades es importante en la
determinación del alcance del sistema de gestión porque permite a la organización comprender
quiénes son las personas o grupos que pueden afectar o ser afectados por sus decisiones y
acciones. Al comprender las necesidades de estas partes interesadas, la organización puede
tomar medidas para satisfacerlas y mantener una relación positiva con ellas.

Además, la identificación de las partes interesadas y sus necesidades es un requisito de las

normas internacionales para la implementación de un sistema de gestión. Por ejemplo, la
norma ISO 9001:2015 establece que la organización debe determinar las partes interesadas
relevantes y sus requisitos, y la norma ISO 14001:2015 requiere que la organización identifique
las partes interesadas y sus expectativas.

Al incluir las necesidades de las partes interesadas en la determinación del alcance del sistema
de gestión, la organización puede mejorar su desempeño y su relación con sus partes
interesadas. Esto puede llevar a una mayor satisfacción del cliente, una mejor reputación de la
organización y una mayor eficiencia en la gestión de los recursos. En resumen, la identificación
de las partes interesadas y sus necesidades es esencial para el éxito de un sistema de gestión
y para la organización en general.

¿Cuál es la importancia de identificar las partes interesadas y sus necesidades en la gestión de

riesgos y oportunidades?

Identificar las partes interesadas y sus necesidades es fundamental en la gestión de riesgos y

oportunidades porque permite a la organización comprender mejor su entorno y anticipar
posibles riesgos y oportunidades. Las partes interesadas pueden incluir clientes, proveedores,
empleados, accionistas, reguladores y la comunidad en general. Cada una de estas partes
interesadas tiene necesidades y expectativas únicas que deben ser consideradas al abordar los
riesgos y oportunidades de la organización. Al identificar y comprender estas necesidades, la
organización puede tomar medidas para satisfacerlas y garantizar que está cumpliendo con las
expectativas de sus partes interesadas. Además, la identificación de las partes interesadas y
sus necesidades puede ayudar a la organización a identificar posibles riesgos y oportunidades

Determinación de los procesos que formarán parte del sistema integrado de gestión.

Esto implica identificar los procesos clave de la organización y establecer los objetivos y metas
para cada uno de ellos. Además, se debe asegurar que los procesos estén interconectados y
que se transformen las entradas en salidas de acuerdo a lo que se espera. Para lograr esto, se
pueden utilizar herramientas como el mapa de procesos y la ficha de proceso.

¿Cómo se utiliza el mapa de procesos y la ficha de proceso para asegurarse de que los
procesos transformen las entradas en salidas de acuerdo a lo que se espera?

El mapa de procesos y la ficha de proceso son herramientas que se utilizan para asegurarse de
que los procesos transformen las entradas en salidas de acuerdo a lo que se espera. A
continuación, se explica cómo se utilizan estas herramientas:

1. Mapa de procesos: El mapa de procesos es una representación gráfica de los procesos clave
de la organización y cómo se relacionan entre sí. Se utiliza para identificar los procesos que
formarán parte del sistema integrado de gestión y para establecer los objetivos y metas para
cada uno de ellos. Al utilizar el mapa de procesos, la organización puede asegurarse de que los
procesos estén interconectados y que se transformen las entradas en salidas de acuerdo a lo
que se espera.

2. Ficha de proceso: La ficha de proceso es una descripción detallada de cada uno de los
procesos identificados en el mapa de procesos. En la ficha de proceso se describe qué sucede
en cada uno de los procesos, qué entradas se requieren, qué salidas se esperan, quién es
responsable de cada actividad y cómo se mide el desempeño del proceso. Al utilizar la ficha
debproceso, la organización puede asegurarse de que los procesos estén documentados y que
se estén transformando las entradas en salidas de acuerdo a lo que se espera.

En resumen, el mapa de procesos y la ficha de proceso son herramientas que se utilizan para
asegurarse de que los procesos transformen las entradas en salidas de acuerdo a lo que se
espera. Al utilizar estas herramientas, la organización puede mejorar su desempeño y su
eficiencia en la gestión de los recursos

La gestión de riesgos y oportunidades es un proceso continuo que requiere una evaluación

constante y una mejora continua. La organización debe monitorear y evaluar regularmente su
desempeño y tomar medidas para mejorar su sistema integrado de gestión. Esto puede incluir
la implementación de nuevas políticas y procedimientos, la capacitación del personal y la
revisión de los objetivos y metas de la organización.

¿Qué medidas se pueden tomar para garantizar la mejora continua del sistema integrado de
gestión?

Para garantizar la mejora continua del sistema integrado de gestión, se pueden tomar varias
medidas, entre ellas:

1. Establecer objetivos y metas claras: La organización debe establecer objetivos y metas

claras que sean medibles y alcanzables. Estos objetivos y metas deben estar alineados con la
estrategia de la organización y deben ser revisados regularmente para garantizar que sigan
siendo relevantes.

2. Monitorear y medir el desempeño: La organización debe monitorear y medir regularmente su

desempeño en relación con sus objetivos y metas. Esto puede incluir la realización de
auditorías internas y externas, la recopilación de datos y la realización de encuestas de
satisfacción del cliente.

3. Identificar oportunidades de mejora: La organización debe identificar oportunidades de

mejora en su sistema integrado de gestión. Esto puede incluir la identificación de áreas donde
se están produciendo errores o problemas recurrentes, la identificación de nuevas tecnologías
o prácticas que puedan mejorar la eficiencia y la productividad, y la identificación de nuevas
oportunidades de mercado.

4. Tomar medidas correctivas y preventivas: La organización debe tomar medidas correctivas y

preventivas para abordar los problemas identificados y prevenir su recurrencia. Esto puede
incluir la implementación de nuevos procedimientos, la capacitación del personal y la revisión
de los objetivos y metas de la organización.
5. Comunicar y capacitar al personal: La organización debe comunicar regularmente los
resultados de su sistema integrado de gestión y capacitar al personal en las mejores prácticas
y procedimientos. Esto puede ayudar a garantizar que todos los empleados estén alineados con
los objetivos y metas de la organización y estén trabajando juntos para lograr la mejora
continua.

En resumen, la mejora continua del sistema integrado de gestión requiere un enfoque

sistemático y proactivo. La organización debe establecer objetivos y metas claras, monitorear y
medir su desempeño, identificar oportunidades de mejora, tomar medidas correctivas y
preventivas y comunicar y capacitar al personal. Al seguir estos pasos, la organización puede
garantizar que su sistema integrado de gestión tenga una mejora continua.