Conociendo el entorno de Microsoft Excel

Tabla de contenido
La hoja de cálculo, entorno de trabajo.....................................................................................3
Conceptos:................................................................................................................................3

Celda activa......................................................................................................................3

Cuadro de Nombres.......................................................................................................3

Barras de desplazamiento............................................................................................3

Botones de desplazamiento entre hojas..................................................................3

Etiquetas de hojas..........................................................................................................3

Botón Insertar hoja.........................................................................................................3

Rangos, Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros...................................................3

Libro:..................................................................................................................................3

Hojas:.................................................................................................................................3

Columnas:.........................................................................................................................3

Filas:....................................................................................................................................3

Celda:.................................................................................................................................3

Celda activa:.....................................................................................................................3

Rango:................................................................................................................................3
Desplazamiento por la hoja de cálculo.........................................................................................3
Datos:...........................................................................................................................................4
Los textos..........................................................................................................................4

los números......................................................................................................................4

las fórmulas......................................................................................................................4

Numéricos.........................................................................................................................4
Alfanuméricos o textos.........................................................................................................5
Fecha/hora. Excel le permite realizar cálculos con las fechas y horas
introducidas en las hojas, de tal forma que, si resta dos fechas, le indica el
número de días que hay entre ambas fechas.........................................................5

Fórmulas. Las fórmulas son las operativas que hacemos con los datos
contenidos en las hojas........................................................................................................6

 OPERADORES ARITMÉTICOS:................................................................................7

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 OPERADOR TIPO TEXTO.........................................................................................7

 OPERADORES RELACIONALES...............................................................................7

 OPERADORES DE REFERENCIA..............................................................................7

 LOS OPERADORES DE COMPARACIÓN:..............................................................8

 LOS OPERADORES LÓGICOS Y ARITMÉTICOS...................................................8

Listado de tipos de errores en la hoja de cálculo:........................................................................8
#####.................................................................................................................................8

#¡VALOR!...........................................................................................................................8

#¡DIV/0!.............................................................................................................................8

#¿NOMBRE?.......................................................................................................................8

#N/A...................................................................................................................................8

#¡REF!..................................................................................................................................8

#¡NUM!...............................................................................................................................8

#¡NULO!..............................................................................................................................8

Funciones..................................................................................................................................9

Funciones Básicas en Excel................................................................................................10

Suma:................................................................................................................................10

Resta:................................................................................................................................10

Producto:.........................................................................................................................10

División:...........................................................................................................................10

Porcentaje (%): Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos,
dividiendo la cantidad entre el total. La expresión de esta función es
=PRODUCTO (%; celda(s))...........................................................................................11

Máximo y Mínimo:........................................................................................................11

Promedio:........................................................................................................................11

BuscarV:...........................................................................................................................11
La función SI.......................................................................................................................11

La hoja de cálculo, entorno de trabajo.

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Donde prácticamente desarrollaremos casi la totalidad de nuestro trabajo en

Excel.

Cuadro de nombres

Celda activa
Barras de
Botones desplazamiento desplazamiento
entre hojas

Insertar hoja
Etiqueta de hojas

Conceptos:

Celda activa. Señala la celda sobre la que estamos posicionados. Todas las
acciones que emprendamos, borrar, modificar, dar formato, introducir una
fórmula, etc., se reflejarán sobre ella.

Cuadro de Nombres. En él se refleja la posición sobre la que se encuentra la

celda activa, y donde podemos introducir por teclado una nueva posición
para desplazamos a la misma). También sirve para designar con un nombre
a una selección de celdas.

El cuadro de nombres se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas y

muestra la dirección de la celda o rango activo.

Barras de desplazamiento. Existen dos, una vertical y otra horizontal,

ambas nos permiten desplazamos sobre el documento.

Botones de desplazamiento entre hojas. A través de los mismos podemos

desplazamos a la primera hoja, una hoja a la izquierda, una hoja a la
derecha y a la última hoja en aquellos casos en que haya más hojas de las
que pueden verse en pantalla.

Etiquetas de hojas. (Hoja1, Hoja2, Hoja3...) son las pestañas que designan a
cada hoja. Un simple clic nos permite cambiar de una a otra.

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Botón Insertar hoja. Sirve para insertar hojas nuevas.

Rangos, Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros.

se refleja la estructura de almacenamiento de los ficheros de Excel Yendo de
mayor a menor, indicaremos que los ficheros denominados libros, se
componen de hojas que se estructuran en filas y columnas cuyos cruces dan

libro
Celda activa

columnas
G3:H9 celdas
filas

hojas
RANGO

lugar a celdas.

Libro: Es el equivalente a un fichero y se compone de hasta 255 hojas de

cálculo, Por defecto cuando creamos un archivo nuevo, éste se crea con 3
hojas.

Hojas: Son un resumen de columnas (letras) y filas (números). Están

etiquetadas en su parte inferior y Excel las denomina a priori (hoja 1, hoja 2,
etc.). El número máximo de hojas hasta Excel 2003 o versiones anteriores
era de 255 hojas, a partir de Excel 2007 y nuevas versiones, el número
máximo de hojas de cálculo que se pueden insertar en un libro depende de
la capacidad del disco duro y la memoria disponible. Al abrir un documento
Excel, todas las hojas de trabajo que lo conforman se cargan en la memoria
del equipo.

Columnas: Se denomina así a las divisiones verticales de la hoja de cálculo.

Se designan mediante una letra. Excel contiene 16.384 columnas.

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Filas: Son las divisiones horizontales de una hoja y se designa mediante un

número que las precede. Excel contiene 1.048.576 filas.

Celda: es el espacio creado por la intersección de una fila con una columna,
Es cada una de las casillas de la cuadrícula que ofrece Excel. En ellas se
introducen los datos, número y fórmulas que operan sobre ellos.

Celda activa: Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado

para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica
porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa,
y columna activa, columna de la celda activa.

Rango: que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata
como una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Cálculo, ya que
todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Los rangos son un conjunto definido por varias celdas. Para Seleccionarlo
utilizamos el ratón y con el botón derecho pulsado arrastramos hasta marca
el conjunto deseado. También podemos seleccionar rangos de celdas
pulsando la tecla shift del teclado y utilizando las teclas “flechas de
desplazamiento”.

Para asignar un nombre a una celda o rango de celdas en Excel la

seleccionamos y en el cuadro nombre de la barra de fórmulas indicamos
uno.

Desplazamiento por la hoja de cálculo.

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO o Intro
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA o Tecla Tabulador
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA o Mayusc +
Tabulador
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna FIN FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna FIN FLECHA ABAJO

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activa
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Datos:

Excel básicamente trabaja con tres tipos de datos en sí: numéricos, texto y
fórmulas.

Los textos (realmente no son solo texto, pueden incluir también números y
símbolos) se alinean a la izquierda.

los números se alinean a la derecha.

las fórmulas son las operaciones que actúan sobres los datos y/u otras
fórmulas en la hoja de cálculos. A esto debemos añadirles, dos
peculiaridades: las fechas (que en realidad son un número) y las funciones
(que en realidad son procesos simplificados de la introducción de una
fórmula).

Numéricos. Los datos numéricos cómo su propio nombre indica, están

formados por números operativos, esto quiere decir que se trata de
números con los que podrán realizarse operaciones numéricas. En el
próximo apartado, veremos que existe la posibilidad de introducir números
y que sean considerados únicamente texto. Los números se alinean a la
derecha de la celda.

Una particularidad de Excel es que el punto decimal que acompaña al

teclado numérico de los ordenadores (situado a la derecha), es considerado
como una coma y por tanto es útil para la introducción de números con
decimales.

Cuando introducimos números con 12 cifras enteras, Excel convierte el

número a formato científico, expresándolo como un número decimal
seguido de un E y un número con un signo + o -. Por ejemplo, el número
158956426784 se transformaría en 1,58956E+11. La E significa exponente
y el número es 10 elevado al número. Este tipo de notación es similar al
empleado en las calculadoras científicas para números excesivamente
grandes.

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Alfanuméricos o textos. Los datos alfanuméricos

están formados por letras, símbolos y/o
números que en ningún caso estarán
operativos para operaciones numéricas.

Su introducción, al igual que en los números,

es tan sencilla como colocar la celda activa
donde deseamos colocar el texto y empezar
a escribir. Si queremos que un dato sea un número pero que no sea
operativo, debemos “forzar” la entrada para que lo considere texto.

Esto se hace poniendo una comilla (') delante del número, con lo cual, Excel
lo considera como un texto y lo alinea a la derecha. Esta comilla solo será
visible en la Barra de fórmulas.

Cuando "“forzamos” esta entrada veremos que aparece un triángulo en la

parte superior izquierda de la celda, si hacemos un clic sobre la celda,
veremos que aparece un botón desplegable con una exclamación. Todo esto
es porque Excel considera que hemos cometido un error al introducir un
número como texto, para quitar el error, abrimos el desplegable y
seleccionamos la opción Omitir error. Excel considerará que la introducción
ha sido correcta.

Fecha/hora.

Excel le permite realizar cálculos con las fechas y horas introducidas en las
hojas, de tal forma que, si resta dos fechas, le indica el número de días que
hay entre ambas fechas.

Las fechas pueden ser introducidas en varios formatos descifrable por Excel:

En todos los casos, las barras (/), pueden ser sustituidas por guiones (-).

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Las horas al igual que las fechas, admiten diversos formatos.

Pueden también combinarse ambos, aunque siempre expresará el resultado

en el formato dd/mm/aa hh/mm/ss: 17/09/2013 23:30.

Las fechas y horas como veremos más adelante son operativas y pueden
realizarse cálculos sobre ellas.

Fórmulas. Las fórmulas son las operativas que hacemos con los datos
contenidos en las hojas.

En la imagen puede
apreciarse como en la celda
G3 se ve 32, el resultado de
dividir el contenido de la
celda E3 entre la celda F3. En
la barra de fórmulas, al estar posicionada la celda activa sobre la celda G3
se aprecia la fórmula aplicada.”

Todas las fórmulas comienzan por un signo igual seguido de la operación

de cálculo. E3 y F3 como veremos más adelante son referencias al contenido
de las celdas, de forma que en la fórmula no divide 256 entre 8, sino el
contenido de la celda e3 entre el de la celda f3, es decir, si usted cambia el
valor de E3 por 125 y el de F3 por 5, el resultado de G3 cambiaría
automáticamente a 5 (125/5=5).”

Las fórmulas, son un resumen de referencias a celdas, operadores

aritméticos o de texto, valores introducidos por teclado y/o funciones. Es
una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, etc. En
una fórmula se pueden mezclar valores constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. Lo que es común a todas es que
deben comenzar por un signo igual (=).

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Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de

cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.

Se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula

son:

OPERADORES ARITMÉTICOS: se emplean para producir resultados

numéricos. Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan

texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y

proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda

referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para

indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos
o más celdas. Ejemplo: A1,G5.

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la

misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado (prioridad de los
operadores).

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la

resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que
están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se
mantiene la prioridad normal de los operadores (jerarquía de las
operaciones combinadas).

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una

categoría, se resuelven en el siguiente orden:

operadores aritméticos
operadores de comparación

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operadores lógicos.

LOS OPERADORES DE COMPARACIÓN: tienen toda la misma prioridad. Por

ello, son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen.
Son:

Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<) Mayor que (>)
Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

LOS OPERADORES LÓGICOS Y ARITMÉTICOS son resueltos en el siguiente

orden de prioridad (de mayor a menor), jerarquía operaciones combinadas:

Exponente (^)
Multiplicación (*) y División (/)
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es

resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha.

Del mismo modo, cuando se presentan sumas y restas en una misma

expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda
a derecha.

Listado de tipos de errores en la hoja de cálculo:

##### aparece cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! escribimos valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

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#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

cruzan.

Para resolver cualquier situación de tipo error como los anteriores, tenemos
estas posibles soluciones:

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este

error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que
modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de
fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Funciones.

Las funciones, como ya mencionamos

anteriormente, simplifican los cálculos
mediante fórmulas predefinidas que actúan
sobre una serie de valores denominados
argumentos. Así por ejemplo si necesita
sacar la media de las celdas C4 a la C8, puede escribir la fórmula:
=(C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12)/8.

O aplicar la fórmula promedio que actúa calculando la media de un rango de

celdas =PROMEDIO(C4:C12) o =SUMA(A2:A4).

En ambos casos el resultado será el mismo, sumará las 8 celdas y las

dividirá entre 8. La diferencia es lo que hemos escrito en la primera y la
simplicidad de la segunda.as funciones siempre se integran dentro de una
fórmula, de ahí que en el ejemplo empiecen por un signo igual, pero pueden
ir en cualquier lado de ésta.

Las funciones de Excel nos ayudan a ser más productivos en nuestro

trabajo con hojas de cálculo. Muchos de los problemas a resolver a través de
una hoja de cálculo pueden resolverse parametrizando funciones que
previamente han sido programada.

Una función en Excel es una fórmula predefinida que realiza cálculos y

simplifica el uso de fórmulas. Existen funciones para cálculos lógicos,
matemáticos, de texto, de fecha / hora, de búsqueda, etc.

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 Conociendo el entorno de Microsoft Excel

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta,
nos mostrará un mensaje de error.

En esta función se suma el rango A1:A200 más 100. Dentro de los

paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a
sumar.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
Los argumentos deben separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo: =SUMA(B1:C3) esta función equivale a =B1+B2+B3+C1+C2+C3.

Funciones Básicas en Excel

Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de
un conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de
Excel: =SUMA (celda(s): celda(s))

Resta: no tiene una función, escribimos con el signo (-): Y será: = (celda(s)-
celda(s)).

Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos

números. Aparecerá: =PRODUCTO (celda(s); celda(s)).

División: De forma similar al producto. La fórmula aparecerá:

=DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).

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Porcentaje (%): Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos,
dividiendo la cantidad entre el total. La expresión de esta función es
=PRODUCTO (%; celda(s)).

Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y
mínimo de un conjunto de valores. Así: =MAX (rango) y=MIN (rango).

Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la

expresión: =PROMEDIO (rango).

BuscarV: es una de las funciones de búsqueda y referencias más importantes

de Excel, con ella podemos buscar un valor dentro de un rango de datos,
pudiendo también seleccionar si deseamos que el valor entregado sea
aproximado o exacto. Con la expresión: =BUSCARV(Lo que desea buscar ;
dónde quiere buscarlo ; el número de columna en el rango que contiene el
valor a devolver ; devuelve una Coincidencia exacta o Coincidencia
aproximada, indicada como 1/verdadero o 0/falso).

Si usa Microsoft 365, use BUSCARX: no solo es más rápido, sino que también
le permite buscar en cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda, derecha).

La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite

realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera.

Así: =si (celda(S) a comparar + operador lógico (< o > o =) + “condición” ; valor
verdadero ; valor falso. Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer
resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.

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