EL ACTA

 ¿Qué es lo primero que se lee en este tipo de documentos?

Las actas, al igual que el memorándum, llevan escrito en la parte inicial, el nombre del documento:
ACTA.
Cuando un grupo realiza varias reuniones en un determinado período, las actas se numeran. El grupo
determinará la forma como se enumeran. Ejemplos:
Acta No. 01-2020 Para la primera reunión que realice el grupo en el año anotado.
Acta No. 02-2020 Para la segunda reunión que realice el grupo en el año anotado.
Y así, sucesivamente, se numeran hasta la última reunión del grupo.

Acta No. 1........... Hasta un número indeterminado, si las actas se numeran sin importar quién
o quiénes son los participantes y en qué año se redactan.
Cuando el grupo realiza una sola reunión, no tiene sentido numerar el acta; por ejemplo, cuando un
grupo de estudiantes presentan y defienden su Trabajo de Graduación (tesis) ante un jurado, el acta que
se redacta será única.

 ¿Con qué finalidad se elabora un acta?

Las actas son documentos en los que se anotan aspectos importantes que se dan en una reunión. Los
datos que no pueden faltar son: la fecha, los participantes y los acuerdos tomados.

 ¿Qué se incluye en el párrafo inicial?

El primer párrafo en las actas, después del nombre del documento, incluye:
a. El lugar donde se reúnen las personas
b. La fecha y la hora de la reunión
c. Los nombres de las personas que participan en la reunión. Si son muchas personas, se indica el
nombre que se le da al grupo: Junta Directiva... Personal Docente de... etc.
d. Los puntos que serán tratados en la reunión. Si son muchos aspectos por tratar, se dice que se va a
desarrollar la agenda siguiente: ..............

 ¿Cuál es el contenido de un acta, después del párrafo inicial?

En el segundo párrafo, se plantea el establecimiento del quórum. Esto es cuando el grupo que se reúne
tiene varios miembros y deba pasarse lista para registrar la cantidad de los presentes, así como de los
ausentes.
A continuación, se indica que el “dirigente del grupo” da por iniciada la actividad y pone a
consideración los puntos de la agenda.
Se registran las participaciones de los miembros, las propuestas que hacen para desarrollar un punto y,
lo más importante, los acuerdos que toma el grupo. Esto siempre es el resultado de una votación.

 ¿Qué contiene el párrafo de cierre?

Cuando han sido agotados los puntos de la agenda, se expresa que “no habiendo nada más por tratar, el
“dirigente del grupo” da por finalizada la reunión”. Se indica la hora y la fecha y se registran los
nombres y las firmas de los involucrados como responsables del registro del documento.
En muchas instituciones y empresas, existen modelos establecidos para la elaboración de las actas,
incluso las hay ya impresas, solo para completar con los datos específicos de una reunión. Esto es para
dar uniformidad a las actas que habrá que elaborar y para hacer más fácil su elaboración. En estos casos,
el formato de las actas puede tener características particulares establecidas por la institución, teniendo
cuidado de que no falten los aspectos importantes de este documento.

EJEMPLO DE ACTA
ACTA No. 6

En el salón de sesiones de la empresa Representaciones Comerciales S. A. de C. V. a las dos

de la tarde del día veintiséis de mayo de dos mil veintidós, se reunieron los miembros de la
Junta Directiva de los trabajadores de esta empresa, para planificar la reunión general en la
que se dará el informe sobre las labores desarrolladas en el período junio de dos mil veintiuno
a mayo de dos mil veintidós y se elegirán los nuevos miembros que asumirán sus funciones en
junio del año en curso.

El señor presidente, don Luis Ramírez, tomó la asistencia de los miembros y, al verificar que
había quórum, dio por iniciada la sesión y planteó el objetivo de la misma.

Solicitó la palabra el señor tesorero, don Erasmo Tovar, quien hizo referencia a la necesidad de
definir un procedimiento más ordenado que el del año anterior, porque en aquella ocasión
había habido mucho desorden. Don Erasmo propuso que los trabajadores hicieran sus
propuestas en forma escrita, tanto para los candidatos que proponían como para la votación
final.

La señora secretaria, doña Sandra Morán, propuso que las propuestas fueran en forma oral y
que la votación final fuera con mano alzada. Esto para darle mayor rapidez al proceso.

El señor presidente preguntó si había alguien que propusiera otro procedimiento. No habiendo
más propuestas, el señor presidente sometió a discusión las dos que se tenían y después de
algunas intervenciones a favor de una o de la otra, tomando en cuenta de que ya no habría
más participaciones, sometió a votación ambas propuestas.

La del señor tesorero fue aprobada por mayoría, con tres votos a favor. Hubo una abstención
razonada y un voto en contra.

La propuesta de la señora secretaria tuvo un voto a favor.

Y no habiendo más que tratar, el señor presidente dio por finalizada la reunión y la señora
secretaria procedió a redactar el acta que firmamos a las cuatro de la tarde del día veintiséis de
mayo de dos mil veintidós.

Luramxx Erto x xxSMorán_xx AP JuRodrz_xx

Luis Ramírez Erasmo Tobar Sandra Morán Antonio Pérez Julio Rodríguez
Presidente Tesorero Secretaria Síndico Vocal