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El Acta, vocabulario utilizado y formas

Acta
El acta resume los acuerdos tomados en una reunin y se prepara con la informacin
que contiene la minuta. El acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un
documento legal. Por ejemplo: las actas de reuniones de una corporacin son documentos
legales. Como tal deben ser protegidas contra alteraciones indebidas. Por regla general la
custodia del libro de actas de una corporacin la tiene el secretario de la corporacin y
se guarda en un lugar seguro y bajo llave. El acta de reuniones informales puede ser breve y
sencilla.

Parte del acta


Las partes de un acta son el encabezamiento, el texto, las lneas de cierre que incluyen
las firmas, las iniciales de identificacin, la anotacin de anexo o apndice y la fecha.

Encabezamiento
Las partes bsicas del encabezamiento de un acta incluyen lo siguiente:
a.
b.
c.
d.

Nombre del organismo


Fecha, hora y lugar de la reunin
Naturaleza o clase de reunin
Nombre de los asistentes y el cargo de los oficiales al lado del nombre.

Si los miembros firman la lista de asistencia esta se incluye como anexo al acta original
que se archiva en el libro de actas. Sin embargo en un organismo con muchos miembros basta
con indicar el total de personas que se hallan presentes o sealar que haba el qurum,
reglamento al comenzar la reunin.
Ver anexo N16, 17, 18,

Recomendaciones para preparar el acta


a.
Transcribir el acta una vez terminada la reunin.
b.
Usar un tono impersonal, el secretario de actas no puede aadir adjetivos, opiniones,
comentario ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos.
c.
Preparar un borrador del acta para la correccin y aprobacin del presidente
d.
Seguir el formato que la empresa acostumbra utilizar
e.
Sangrar las mociones y resoluciones cinco o 10 espacios en ambos mrgenes y
escribirlas en espacio sencillo para destacarlas.
f.
Usar espacio sencillo al escribir el acta y espacio doble entre prrafo

g.
Escribir con letra inicial mayscula los nombres comunes que forman parte del nombre
propio del cuerpo u organismo que se rene.
h.
Identificar el ttulo de algn documento que se mencione en la reunin con el nombre
completo nmero si lo tuviese, fecha y nombre del comit que lo presenta.
i.
Verificar la ortografa de nombres propios en el acta para que los mismos aparezcan
escritos correctamente
j.
Escribir las cantidades de dinero en el acta con palabras, seguidas de la cantidad con
cifras entre parntesis
k.
Duplicar la copia final del acta para distribuirla a los miembros.
l.
Evitar los documentos distribuidos en la reunin a los miembros que no asistieron.
m.
Redactar la narracin o descripcin de lo discutido en la reunin en tiempo pasado.
n.
Escribir la anotacin Aprobada, las iniciales del secretario de actas y la fecha debajo
de la ltima lnea del acta.
o.
Anotar en el calendario del ejecutivo cualquier asunto pendiente o fecha lmite que
surja de la reunin.
p.
Preparar para el presidente una lista de los asuntos pendientes y que necesitan
atencin urgente segn se desprende de los asuntos tratados en la reunin.
q.
Redactar cualquier documento relacionado con acuerdos tomados en la reunin: por
ejemplo: certificaciones, resoluciones o peticiones a otros cuerpos.

Como hacer correcciones en el acta.


La correcciones en el acta se hacer a mano en el original que va a archivarse y
preferiblemente con tinta roja, no se borra la informacin que aparece en ella ni se rehace el
acta. El procedimiento para hacer correcciones es el siguiente:
a.
Tachar con una raya la informacin que se va a corregir
b.
Insertar las correcciones en el acta
c.
Escribir en el margen derecho del acta cada vez que se haga una correccin las
iniciales del secretario y la fecha de la reunin en la que se hizo la correccin.
d.
Cuando los cambios son extensos se deben tachar toda la lneas que se corrijan y
mecanografiar las correcciones en otra hoja.
e.
El secretario de actas y el presidente deben firmar la (s) hoja (s) de correcciones.
f.
El acta de la reunin en el cual se corrige un acta anterior indicar solamente que el
acta de la reunin anterior fue corregida, sin incluir cules fueron las correcciones.

El libro de actas
Al preparar el libro de actas debe considerar lo siguiente:
a.
Puede utilizarse un libro con pginas numeradas, el acta se escribe a mano
b.
Puede utilizarse papel numerado para actas del que est disponible en el mercado.
c.
Se recomienda que las actas se numeran, espacialmente si se utiliza papel en blanco.
d.
Las actas deben archivarse por ao natural o fiscal dependiendo del cuerpo u
organismo al cual pertenecen
e.
Se recomienda hacer un libro de actas por ao si la cantidad de actas lo justifica.

Ver anexo N19

Procedimientos parlamentarios
El procedimiento parlamentario se ha definido de varias maneras. Por ejemplo: Reglas
formales de conducta que gobiernan la celebracin de reuniones y el trmite de asuntos,
generalmente basadas en las reglas desarrolladas y seguidas por el Parlamento Britnico
La Nacional Asociation of Parlamentarians (NAP) lo define de forma ms breve: un
sistema de reglas para la conduccin ordenada de los negocios.
Podramos decir entonces que el procedimiento parlamentario es un conjunto de reglas
que permite la discusin ordenada de los asuntos que se tramitan en un reunin y por ende
aceleran los procesos.

Agenda: Secuencia de asuntos que van a discutir en una reunin


Asamblea: Miembros de una organizacin o cuerpo deliberativo que se encuentran presentes
en una reunin para tramitar los asuntos de esa organizacin. La asamblea es el cuerpo del
pueblo que se rene. No debe confundirse con reunin que es el evento al cual asisten los
participantes.
Comisin: vea comits
Comits: grupos (o cuerpos) de trabajo electos o nombrados por la asamblea para realizar una
labor determinada.
Los comits pueden ser permanentes o temporales. Los comits permanentes
aparecen incluidos en el reglamento del cuerpo mientras que los especiales se nombran
cuando surge la necesidad para realizar una labor o tarea especfica o por el surgimiento de
una situacin de emergencia
Delegado: Miembro seleccionado o electo para representar la voluntad de otros miembros en
una reunin o convencin.
Enmienda: Mocin que cambia el sentido o las palabras de una mocin que est pendiente de
aprobacin
Exofficio: termino en latn que significa por virtud de su posicin y que implica que una
persona es miembro de un cuerpo debido al cargo que ocupa.
Junta: Miembros de un cuerpo autorizado a actuar en nombre de ese cuerpo mientras la
reunin del cuerpo se celebra.
Mallete: instrumento de madera en forma de martillo que usa la presidencia para abrir y cerrar
una reunin y para llamar a la asamblea a orden

Mayora: Ms de la mitad de las personas autorizados legalmente a votar


Mesa o presidencia: se refiere a quien preside la reunin, y que se asegura de que las reglas
se siguen. Esta persona se sienta separada y al frente del grupo.
Mocin: una propuesta formal oral o escrita para que la asamblea tome accin sobre algn
proyecto, idea o resolucin. La mocin la presenta un miembro al cuerpo en una reunin y es
la manera de traer un asunto ante la asamblea. Las mociones se dividen en principales (las que
traen la propuesta de accin ante la asamblea) y secundaria (las que se discuten antes que la
mocin principal).
Parlamentarista: Persona conocedora de procedimiento parlamentarios que participa en
calidad de consejero
Qurum: nmero mnimo de miembros presentes segn est establecido en el reglamento de
la asamblea para el trmite legal de los asuntos en una reunin.
Reglamento: Documento que contiene las reglas bsicas de gobierno relacionadas con un
cuerpo como organizacin
Reunin: evento oficial en el cual los miembros de un cuerpo se congregan para tramitar
asuntos pertenecientes a ese cuerpo por un perodo durante el cual no hay interrupcin,
excepto por un receso. Una reunin puede ser de todo el da, de medio da, o de una hora. Las
reuniones se clasifican como:
a.
Ordinaria: son reuniones que estn dispuesta en el reglamento interno del cuerpo para
tramitar los asuntos de la organizacin. Pueden celebrarse en forma semanal, mensual,
bimensual, trimestral o anual.
b.
Extraordinarias: se celebran cuando se requiere una accin urgente antes de que el
cuerpo se congregue en reunin ordinaria.
Sesin: Es una serie de reuniones dedicadas a una sola agenda o propsito establecido, como
en una convencin.
Votacin: es la expresin formal de la seleccin que hacen aquellos miembros con derecho al
voto sobre un asunto o persona. Algunas maneras para votar son:
1. Votacin secreta: las ms comunes son:
a.
Electrnica: el miembro votante utiliza una computadora o mquina electrnica para
emitir su voto
b.
Por correo: se solicita el voto por medio de una comunicacin escrita a la cual el
miembro responde enviando su voto escrito por correo.
c.
Por papeleta: se entrega una hoja de votacin a cada miembro y este expresa su
opinin llenando la casilla correspondiente o escribiendo su seleccin
d.
Por poder: un miembro votante autoriza por escrito a otro miembro a que vote en su
lugar. Se usa cuando un miembro va a estar ausente de la reunin.
2. Votacin abierta: se solicitan primero los votos a favor luego los votos en contra y luego los
abstenidos. La s formas ms comunes son:

a. Levantando la mano
b. De pie
c. Consentimiento general

Proclama
Definicin y usos
La proclama es una notificacin pblica que informa en general sobre algn evento
especial o de inters.
En la proclama se utiliza un tipo de letra diferente al que se usa en la correspondencia
regular como por ejemplo, la cursiva, que imita la escritura a mano. La proclama es similar en
formato y contenido a la resolucin
Por lo general la proclama se hace en un papel especial de pergamino o en papel con
algn diseo en los bordes para hacer ms atractivo y llamativo el documento.

Presentacin tipogrfica
Las partes de la proclama son:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Membrete
Ttulo del documento
Motivo o asunto por el cual se emite
Texto
Firma mecanografiada
Sello de la entidad que la emite
Ver anexo N20

LA FUNCIN SECRETARIAL EN LA ELABORACIN DE ACTAS

Importancia De las actas


La informacin
Desde los inicios de la civilizacin la humanidad ha necesitado la informacin, al
principio para el logro de un objetivo bsico su propia supervivencia.

La informacin puede tambin ser trasmitida en forma oral (en reuniones, conferencias,
va telefnica) o en forma escrita, a travs de cartas, mensajes, informes.

Importancia de la informacin
Ahora es indispensable que las personas se renan para conocer informacin, de
liberar y tomar decisiones. Por este motivo las reuniones son imprescindibles en todas las
organizaciones e igualmente la labor de la persona que registra lo dicho o actuado en cada una
de las reuniones para que estas resulten realmente efectivas.

Propsitos de las reuniones


a.
b.

Intercambio de informacin
Toma de decisiones

Existe una diferencia clara entre el concepto de datos y el de informacin, se considera


como Datos, antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para
deducir las consecuencias legtimas de un hecho. La informacin, por otra parte es el
conjunto de datos debidamente ordenados, segn el objetivo planteado.

Antecedentes
Los historiadores han determinado que el mantenimiento de registros y el
procesamiento de datos existen desde tiempos remotos, aproximadamente 3.500 aos A.C. Se
ha podido comprobar que en Babilonia, por ejemplo los mercaderes mantenan registros en
tablas de arcilla. La tecnologa actual permite mantener y procesar esos registros en medios
magnticos. Discos, cintas.
Es a los fenicios de una poca posterior que se les da el crdito de haber inventado el
alfabeto, aun cuando se cree que fueron los egipcios, quienes representaron los conceptos
inicialmente por medio de figuras de animales grabados en la piedra, los verdaderos inventores
de la escritura y que los fenicios.

La informacin en la organizacin
El flujo de la informacin se mantiene constante a travs de la gran cantidad de
documentos que se producen en cualquier organizacin los ms frecuentes son de ndole
estrictamente comunicativo, tanto a lo interno como a lo externo de sta.

La funcin principal de la informacin es la de aumentar el conocimiento del usuario y


reducir el grado de incertidumbre. La informacin que se proporcione a quienes deben tomar
decisiones debe ser siempre completa, veraz, eficiente y eficaz.

Las actas
La voz latina acta (plural de actum: acto) aparece ya en los escritos de la poca del
Imperio Romano. En la antigua Roma se confeccionaba la llamada acta diurna, crnica
cotidiana que mantena a los romanos l corriente de los principales acontecimientos pblicos y
privados de la ciudad. Las actas de las sesiones del Senado fueron publicados en el ao 59
A.C., durante el consulado de Julio Csar.
La denominacin de las actas depende por una parte del rgano que la genere: acta del
Consejo, acta de Junta Directiva, acta de la Asamblea, acta de matrimonio, acta de
graduacin, acta de calificaciones.
El marco jurdico que norma los aspectos relativos a las actas se divide en:
a.
Legislacin interna: carta constitutiva de la organizacin, reglamento interno,
estatutos, cdigos, leyes especficas.
b.
Legislacin
externa: para
el
sector
pblico la
Ley General de la
Administracin Pblica, para el sector privado el Cdigo de Comercio.

Clases de actas
Muchas y variadas clasificaciones se han hecho con respecto a las actas. Algunos
autores las clasifican en:
a.
Actas memorando: se define el acta memorando como el testimonio de los asuntos
tratados en una reunin y sus respectivos acuerdos, su nica funcin es la de disponer de
informacin para las personas que estuvieron ausentes.
b.
Acta simple: el acta simple es aquella en la que en forma descriptiva se redactan los
hechos ocurridos en la reunin.
c.
Actas clasificadas: las actas clasificadas son aquellas que se redactan
con exposicin de asuntos, debates y acuerdos.

Las actas pueden ser inscribibles o no inscribibles. Las primeras son aquellas que una
vez protocolizadas por un notario, se inscriben en alguno de los registros pblicos, la mayora
de las actas no requieren ser inscrita. Desde el punto de vista de su formato, las actas pueden
clasificarse en:
a.
Actas literales: (textuales) son aquellas que se transcriben en su totalidad.
b.
Actas resumen y acuerdos: tal como su nombre lo indica son aquellas en que
solamente se redacta un pequeo resumen de cada punto tratado en la sesin y el acuerdo
correspondiente.

c.
Actas mixta: son las ms frecuentes en ellas se anotan las intervenciones de las
distintas personas que participan en la reunin en forma resumida sus intervenciones y
propuestas los acuerdos a que se llega en cada caso y el resultado de cada votacin.

Existen tambin dos casos de actas direccionales en materia de migracin y en el


manejo de las relaciones internacionales. En aquellos asuntos relativos a la seguridad del
Estado, las actas son secretas.
Algunas organizaciones internacionales han establecidos su propia normativa en
relacin con las sesiones de sus miembros, As por ejemplo en el Reglamento de la
Comisin Interamericana de Derechos Humanos. Captulo V artculo 22 se establece que:
a.
De toda sesin se levantar una acta resumida en la que constar el da y la hora en
que la misma se celebr, los nombres de los miembros presentes, los asuntos tratados, los
acuerdos adoptados, los nombres de los que votaron a favor y en contra de cada acuerdo y
cualquier declaracin especialmente hecha por el miembro para que conste en acta.
b.
La secretaria distribuir copias de las actas resumidas de cada sesin de los
miembros de la Comisin quienes podrn presentar a aquellas sus observaciones con
anterioridad en las sesiones en que deben ser aprobadas. Si no ha habido objecin, hasta el
comienzo de la sesin siguiente se considerarn aprobadas.

Otras de las organizaciones que tiene su propia normativa para la confeccin de las
actas esla Corte Interamericana de Derechos Humanos cuyo reglamento en su artculo 42
establece lo siguiente:
De cada audiencia se levantar un acta que expresar
a.
el nombre de los jueces presentes
b.
El nombre de las personas mencionadas en los artculos 21 y 22 de este Reglamento
que hubieren estado presentes
c.
Los nombres y datos personales de los testigos, peritos y dems personas que hayan
comparecido,
d.
Las declaraciones hechas expresamente para constar en acta por los Estados partes o
por la Comisin
e.
Las declaraciones hechas por los testigos peritos y dems personas que hayan
comparecido, as como las preguntas que se les formulacin y las respuesta que a ellas dieren
f.
El texto de las preguntas hechas por los jueces y las respuesta que ellas se dieren
g.
El texto de toda decisin de la Corte tomada durante la audiencia.

Clasificacin de las actas

Segn su formato
Memorandos

Desde el punto de Segn


vista legal
contenido
Inscribibles
Literales

su Segn su objetivo
De asamblea

Simples

No inscribibles

Clasificadas

De
resumen
acuerdos
mixtas

y De consejo
De sesin solemne

El/la secretaria/o de actas


Para desempearse eficientemente como secretario/a de actas se debe ser una
persona alerta, organizada y concentrarse en la discusin para registrar fiel y objetivamente lo
que las personas expresan. Las funciones de un/a secretaria/a de actas son muy
especializadas, no todo el mundo puede ser un buen secretario de actas, pues para ello se
requieren conocimientos especializados en varias reas del campo secretarial tales como
escritura rpida ( taquigrafa), redaccin, comunicacin, mecanografa, procesamiento de
textos, procedimientos de oficina archivo.
En este caso, la persona encargada de tomar la minuta y redactar el acta no tiene
participacin alguna en la reunin ni puede intervenir en ningn momento a menos que se le
haga alguna consulta expresa. Su intervencin, en todo caso, no quedar registrada como
parte del acta
El/la secretaria/o de actas, adems de valores inalterables como tica y lealtad
absolutas, debe poseer destrezas muy especficas, tales como:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

saber escuchar
pensador/a critico/a
excelente organizador/a
dominio de algn sistema de escritura rpida
excelente redaccin, ortografa y puntuacin
dominio de tcnica mecanogrfica (en mquina y computadora)
conocimiento de procedimientos secretariales
Tcnicas de archivo

Principios bsicos del funcionamiento parlamentarios son los siguientes:


a.
b.
c.

El voto mayoritario prevalece


Solo puede discutir un tpico a la vez
Todos los participantes tienen los mismos derechos y obligaciones.

Si el/la secretario/a de actas es tambin un miembro oficial de la organizacin debe


sentarse a la izquierda de quien preside, y organizar de antemano su rea de trabajo.
Una lista bsica de materiales indispensables se detalla seguidamente:
a.
b.
c.

libreta taquigrfica
bolgrafo ( de dos colores)
Papel blanco

d.
e.
f.

Papeles para votacin


Reglamentos bsicos de la organizacin
Grabadora ( si se utiliza)

La posicin inmediata a la derecha de quien preside es la silla que se reserva para


invitados especiales. Los invitados debern ser ubicados en los lugares adecuados de acuerdo
con el motivo de su presencia.

Procedimientos Previos
Procedimientos formales previos a la reunin
La elaboracin de un acta es el resultado de un proceso complejo que se inicia con la
convocatoria y culmina con la aprobacin y distribucin final del documento y las firmas
correspondientes.

Preparacin y organizacin de las reuniones


La planificacin y preparacin de una junta o reunin de la cual haya que tomar acta,
generalmente est a cargo de un/a secretario/a desde la convocatoria previa hasta la
distribucin del acta respectiva y la preparacin documentos equipo audiovisual, local nmero
de asiento.

Convocatoria y agenda
Convocatoria como su nombre lo indica: es un documento expedido por una persona o
personas autorizadas por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una
institucin, asociacin empresa, para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen
en el estudio y resolucin de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o
juntas de dichos cuerpos o grupos.
La agenda denominada tambin orden del da es la enumeracin de los temas que
sern tratados en la reunin.
Generalmente los reglamentos los estatutos y las cartas constitutivas de las diversas
organizaciones establecidas tienen su propia normativa para las reuniones juntas y asambleas
as como la frecuencia o periodicidad de las reuniones.
En Costa Rica el Artculo 52 de la Ley General de la Administracin Pblica que norma
todo lo relativo al sector pblico establece lo siguiente.

a.
Todo rgano colegiado se reunir ordinariamente con la frecuencia y el da que indique
la ley o su reglamento a falta de regla expresa deber reunirse en forma ordinaria en la fecha y
con la frecuencia que el propio rgano acuerde.
b.
Para reunirse en sesin ordinaria no har falta convocatoria especial.
c.
Para reunirse en sesin extraordinaria ser siempre necesaria una convocatoria por
escrito, con una antelacin mnima de veinticuatro horas, salvo los casos de urgencia. A la
convocatoria se acompaar copia del orden del da salvo casos de urgencia.
d.
No obstante quedar vlidamente constituido un rgano colegiado sin cumplir todos los
requisitos referentes a la convocatoria o al orden del da cuando asistan todos sus miembros y
as lo acuerden por unanimidad.

Toda convocatoria debe contener datos bsicos tales como:


a.
Expresin de ser convocatoria
b.
Lugar y fecha en que se expide
c.
Destinatario ( establecer a quin se convoca, puede ser personal o en forma colectiva)
d.
Lugar, da y hora de la reunin junta o asamblea ( generalmente se indica la hora de
inicio no as la de conclusin salvo que el rgano colegiado lo haya acordado previamente
e.
Disposicin reglamentaria en que se funda la convocatoria
f.
Sealamiento de si establece que habr una primera y una segunda convocatoria y
horario de inicio para cada una
g.
Orden del da ( agenda)

Con bastante frecuencia la convocatoria se enva con formato d carta, puede utilizarse
cualquier estilo de carta (bloque y semibloque son los estilos ms utilizados)
Cuando la normativa de la organizacin requiere que la convocatoria sea personalizada
deber imprimirse una carta para cada destinatario.
La agenda incluida en la convocatoria se digita con el estilo de enumeracin (un
nmero precede a cada tem, el nmero debe ir seguido de un punto)
La convocatoria debe llevar la firma de quien convoca no as la agenda que no
requiere firma, pero deber haber sido autorizada previamente por quien presidir la reunin y
debe ser aprobada por los miembros del cuerpo colegiado antes de iniciar la sesin.
Las diversas organizaciones se rigen por leyes o cdigos especiales. Por ejemplo en
Costa Rica las sociedades annimas y en general las organizaciones del sector privado deben
observar las normas contenidas en el Cdigo de Comercio en su captulo stimo titulado de
las sociedades annimas seccin V , artculo 158 (1996,33-35) en el que se establece la
obligatoriedad de celebrar asamblea general de socios por lo menos una vez al ao y la
convocatoria debe publicarse en uno de los diarios de mayor circulacin del pas con al menos
quince das de antelacin a la fecha establecida para la reunin o asamblea.
En las instituciones autnomas semiautnomas municipalidades en general en el
sector pblico, se debe observar la normativa establecida en la Ley General de la
Administracin Pblica en el Captulo Tercero titulado de los rganos colegiados (1996: 21)

como norma supletoria a los propios estatutos o reglamentos en el caso de que estos sean
omisos al respecto. Por ejemplo el Estatuto Orgnico de la Universidad Nacional establece en
sus artculos 79 y 107 que las convocatorias deben realizarse con ocho das de antelacin en
forma personal y por escrito y debe incluirse la agenda propuesta para la reunin.
En cuanto a la agenda la persona que preside debe tener cuidado de no variar el orden
preestablecido y en caso de que fuera necesario, deber contar con la aprobacin de los
presentes mediante una votacin.

Aspectos procedimentales y legales en la confeccin del acta.


Elaboracin de un acta
Para la elaborar un acta, debe seguirse un procedimiento basado en la normativa o
legislacin aplicable a la organizacin; sin embargo cualquiera que sta sea, el primer paso es
el levantamiento del acta

Levantar acta
Se denomina levantar acta, en el campo legal, extender la relacin de los hechos
ocurridos, por extensin, se utiliza el trmino en el campo administrativo y comercial, aunque el
concepto no sea el mismo. La Ley General de la Administracin Pblica en su artculo 56 inciso
I, establece lo siguiente: de cada sesin se levantar un (sic) acta que contendr la indicacin
de las personas asistentes
La confeccin del acta comienza con la anotacin de todos los detalles que deban
registrarse de la reunin o junta. El conjunto de anotacin que constituye el documento base
para la redaccin posterior del acta, se denomina minuta

La minuta
El trmino minuta (significa pequeo), para algunos actores es sinnimo de acta, otros
consideran que la minuta es el borrador del acta hay incluso quienes afirman que minuta es
sinnimo de agenda y orden del da.
Desde el punto de vista del formato estas minutas pueden llevar un encabezado similar
al de las actas formales y el registro de los asistentes puede ser una simple lista de nombres.
Se recomienda sin embargo incluir algunos detalles tales como los puestos que ocupa cada
uno de ellos dentro de la organizacin, con el propsito de que se conserve en los archivos
quienes fueron las personas que intervienen en determinado asunto.
La minuta es el borrador y el acta el documento ya elaborado.

Toma de actas
Tomar el acta significa anotar todos los detalles de la reunin es importante que la
persona encargada de esta labor conozca y aplique un sistema taquigrfico o de escritura
abreviada, que le permita registrar todas las incidencias de la reunin. Se recomienda utilizar
para ello una libreta taquigrfica (jams hojas sueltas que podran extraviarse o confundirse)
Se recomienda registrar los sustantivos nucleares es decir aquellos que representan un
concepto que servir luego para desarrollar la idea completa.
En tal circunstancia la persona encargada de su trascripcin debe contar con el equipo
adecuado que le permita escuchar ntidamente la grabacin, por lo general se utiliza los
dictfonos que constituyen una herramienta de gran ayuda y con los que pueden trabajar varias
personas simultneamente en el proceso de transcripcin
Las siguientes sugerencias pueden ser tiles para
independientemente de la experiencia que tenga en la toma de actas.

cualquier

persona

a.
Trate de mantenerse alerta cada vez que un nuevo tema se introduce para que pueda
registrar el nombre de la persona que toma la palabra
b.
Haga un esbozo del sitio que ocupa cada miembro durante la reunin.
c.
Mantenga una copia de la agenda y de todos los materiales que van a ser utilizados
para consulta en la reunin.
d.
Registre textualmente las resoluciones, coerciones, conclusiones y acuerdos.
e.
Marque con algn signo visible los acuerdos que deban ser ejecutados inmediatamente
despus de la reunin.
f.
Anote los puntos de agenda que no fueron conocidos en la sesin
g.
Lleve los puntos de agenda que no fueron conocidos en la sesin
h.
Lleve un control permanente de los miembros que salen y entran
i.
Verifique que en todo momento haya qurum.

Datos bsicos para la toma de actas


La primera anotacin que debe hacerse para la toma de actas, se refiere a la
identificacin de la institucin, empresa y rgano colegiados deben adems consignarse los
siguientes datos:
a.
b.
c.
d.
e.

Lugar y fecha de reunin


Indicacin de si la reunin es ordinaria o extraordinaria solemne, especial
La lista de miembros presentes y ausentes ( e invitados si los hubiere
Quien preside la sesin
Quien acta como secretario de actas

Miembros presentes y ausentes

Al detallar los nombres de las personas que asisten a la reunin, se debe sealar en
cada caso cul es la representacin de cada uno de ellos en la sesin
Es importante tambin tener presente que los nombres deben citarse con los dos
apellidos de las personas para evitar confusiones.

Los miembros del cuerpo colegiado


No solo la persona que preside tiene deberes y obligaciones, tambin las personas que
asisten a una junta o reunin tienen un importante papel que desempear y son tan
responsables como el/la presidente y el/la secretario/a de actas en el logro de los objetivos de
la reunin.
Los miembros de un cuerpo colegiado deben cumplir al menos con las siguientes
obligaciones:
1.
llegar a tiempo
2.
haber ledo con antelacin de informes o agendas y llevarlos a la reunin
3.
leer las actas anteriores, asegurarse que contienen informacin exacta y veraz acerca
de las actividades en ellas consignadas
4.
concentrarse en la reunin
5.
escuchar cuidadosamente a todos los participantes
6.
hacer preguntas si algn punto no est claro
7.
participar en las discusiones sin excederse en el uso de la palabra
8.
informar con antelacin si debe retirarse
9.
externar sus opiniones
10.
votar las propuestas
11.
abstenerse de hacer comentarios ajenos al tema en discusin
12.
no dedicarse a otras labores durante la reunin

El qurum constitucin de la sesin


Es responsabilidad del/de la secretaria/o de actas verificar si se cuenta con el nmero
de miembros necesarios para iniciar la reunin.
La voz latina qurum tiene dos acepciones:
a.
b.

nmero de individuos necesario para que un cuerpo deliberante tome ciertos acuerdos
proporcin de votos favorables para que haya acuerdo

Tipos de qurum

a.
estructural: es el nmero de componentes necesarios para que el colegio como tal
pueda adoptar resoluciones, los constituyen los miembros, y son ellos los nicos con derecho a
voz y voto.
b.
Funcional: Es la mayora necesaria para que los acuerdos sean vlidos.
Para efectos de cmputo en la verificacin del qurum funcional debe prescindir de
fracciones, salvo disposicin legal expresa al respecto, as los miembros presentes son 11, la
mayora absoluta.

Falta de qurum
Cuando el nmero de miembros que se presenta no alcanza el qurum requerido,
deber extenderse un acta en la que quedar constancia de las personas presente, y las
anotaciones de que la reunin no se llev a cabo por falta de qurum

Intervenciones y mociones
A veces las actas solamente registran los acuerdos tomados sin embargo, si alguno de
los miembros solicita expresamente que sus palabras consten en el acta deber hacerse una
trascripcin completa de su intervencin

Mociones
Se denomina mocin a la propuesta que haga algn miembro asistente a la reunin y
que desea que se someta a votacin. Una mocin es la proposicin que se hace o sugiere en
una junta que debiera. Todas las mociones deben registrarse exactamente como se
presentaron. Es necesario indicar el nombre de la persona que presenta una mocin

Tipos de mociones
a.
Mociones principales: deben ser presentadas secundadas y sometidas a votacin
b.
Mociones subsidiarias: son aquellas que hacen objecin o reparo a la consideracin
del asunto
c.
Mociones incidentales: son aquellas que reclaman cuestiones de orden lectura de
documentos
d.
Mociones de privilegio: son aquellos que se presentan para levantar una sesin
e.
Mociones de reconsideracin: son aquellas que tienen por finalidad rescindir o
revocar una mocin

La mocin principal, por regla general debe ser secundada para ser puesta a discusin
y sometida a votacin.

La clasificacin ms simple y funcional es la que identifica las mociones como:


a.
La mocin de orden: las mociones de orden se refieren a propuestas en relacin con
el procedimiento seguido durante la reunin, puede presentarse en cualquier momento de la
discusin o durante la votacin
b.
La mocin de forma: son aquellas que pretenden corregir el estilo de un texto haya
sido este aprobado o no
c.
Las mociones de fondo: como su nombre lo indica son aquellas que se refieren al
fondo del asunto de que se trata...

Que se debe registrar en un acta


Registre
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Persona que interviene


Todos los pros y los contra
Informacin nueva
Todas la mociones
Resultado de las mociones
Votaciones
Resoluciones sobre acciones por tomar

No registre
a.
b.
c.
d.

experiencias de los participantes


informacin redundante
comentarios personales
divagaciones sobre temas ajenos al tema en discusin

Cuando se cintan los nombres de personas se debe ser consistente con el tratamiento
que se les d no se debe mencionar a alguien como al seor Araujo, por ejemplo y a otro
participante por su nombre de pila ni mucho menos si se le identifica con un diminutivo, pues
aunque no sea intencional podra interpretarse esa falta de consistencia como una muestra de
preferencia o de irrespeto hacia determinada persona.
Nunca se debe utilizar la minuta para comentar o criticar algo que fue dicho o hecho en
la reunin

Votaciones

Constituyen quizs la parte ms importante de las reuniones, puesto que reflejan la


voluntad de los participantes (miembros del cuerpo colegiado) en la toma de decisiones.
Ningn miembro puede ausentarse durante la votacin. La votacin puede definirse por
mayora absoluta (la mitad ms uno de los miembros presentes) por mayora relativa (mayor
nmero de votos obtenidos, sea cual fuere su relacin con el nmero de componentes) o por
mayora calificada (dos tercio o tres cuartos del qurum) segn haya sido reglamentado.

Votaciones pblicas y secretas


La mayora de las votaciones son pblicas. El presidente solicitar en cada caso en que
una mocin deba ser votada la manifestacin expresa por parte de los miembros presentes de
apoyarla o rechazarla. Esta expresin podr ser de manera verbal o simplemente levantando la
mano.
Las votaciones pueden tambin ser secretas. El voto secreto por regla general, se
utiliza en casos calificados cuando se trata de tomar resoluciones respecto a personas
determinadas.

Redaccin y presentacin de las actas


Redaccin y elaboracin del acta
Se recomienda a la persona que deber elaborar el acta, tratar de escribir un borrador
tan pronto como le sea posible despus de concluida la reunin cuando todava estn frescos
en su memoria todos los eventos ocurridos, una buena minuta le permitir redactar el acta sin
mayores tropiezos.
La redaccin del acta debe hacerse en un lenguaje claro gil directo y conciso, no debe
presentar mayor dificultad pues su carcter es informativo e impersonal y basta con expresar
las ideas expuestas en forma concreta y realista pero ordenadamente.
Al redactar el acta jams se debe comentar o criticar algo que fue dicho o hecho en la
reunin. Se deben evitar todo tipo de comentarios personales juicios adjetivos o adverbios que
sugieran defectos o cualidades. Por ejemplo sera inapropiado consignar en el acta algo como:
el distinguido representante de.. Presenta un excelente informe acerca de..
Las actas deben redactarse en presente de indicativo excepto el encabezado y el
prrafo de cierre que se redactan en pasado. Hay varios estilos aplicables a cualquier tipo de
redaccin y por tanto a las actas: directo, indirecto y mixto. El estilo directo es aquel que retoma
textualmente lo que es el utilizado en la mayora de las actas es el que retoma lo que alguien
dice pero con redaccin propia de quien elabora el acta.
Para efectos de transcripcin el estilo directo se utiliza para las citas textuales
expresamente solicitadas por los miembros del rgano colegiado.
En la redaccin del acta se debe emplear el lenguaje propio de este tipo de documentos

Es conveniente conocer y utilizar correctamente los verbos ms comunes y adecuados


en la redaccin de actas as como los respectivos sinnimos. A continuacin se presenta una
lista de los verbos que con ms frecuencia se utilizan en la redaccin de actas.

Aclara
Aprueba
Asevera
Defiende
informa

Explica
Interviene
Menciona
recuerda
manifiesta

Acota
Agrega
Confirma
Detalla
Pronuncia

Expone
Invita
Presenta
Responde
trata

Afirma
Aade
Comunica
Dice

Ejemplos

La seora Decana informa acerca de las gestiones realizadas


Agrega que habr otra reunin..
El seor presidente recuerda que la fecha lmite para la entrega
Aclara que esta solicitud es nicamente
El Ingeniero Ruz manifiesta su disconformidad con los acuerdos tomados
Aade que se debera haber comunicado con tiempo..
La seorita representante de.. Interviene para consultar sobre
Defiende el punto de vista de

Tcnicas secretariales
Una vez concluida la redaccin se debe mecanografiar un borrador que deber
someterse a revisin de la persona responsable (presidente o Secretario) quien har las
observaciones y correcciones que juzgue conveniente.
Las correcciones significa cambios en la redaccin o en la minuciosidad con que el
relaten por escrito los hechos jams podr cambiarse el fondo del asunto, ni agregar, eliminar o
intencionalmente falsear la informacin de lo sucedido. El acta no puede ni debe contaminarse
con criterios u opiniones de quien la elabora.
Desde el punto de vista mecanogrfico hay diferentes formas de presentar un acta.

El encabezado

Se denomina encabezado el prrafo inicial de un acta, en la cual se consignan los datos


bsicos. El lugar y la fecha de la reunin, las personas asistentes, los puntos principales de la
deliberacin, la forma y resultado de la votacin y el contenido de los acuerdos.
Con el propsito de destacar la informacin que contiene el encabezado se recomienda
digitarlo centrado en mayscula total y a espacio sencillo, tal como se ilustra en el siguiente
ejemplo:

ACTA
NMERO
DIEZ
GUIN
NOVENTA
Y
OCHO,
DE LA
SESIN ORDINARIA CELEBRADA
POR LA
JUNTA DIRECTIVA DE LA
COMPAA GALEANO SOCIEDAD ANNIMA, EL DA VEINTIDOS DE SETIEMBRE DE MIL
NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO, EN SUS INSTALACIONES EN LA CIUDAD DE SAN
JOSE.

Deben seguir una numeracin corrida, que facilitar su identificacin posterior. El tipo
de numeracin lo define la institucin u organizacin.
Debe tenerse claro que lo que se numera es el acta, no la sesin.

Miembros presentes y ausentes


Las actas que se levantan como requisito de procedimientos legales, tales como
audiencias, comparecencias. Deben mecanografiarse a espacio sencillo, en estilo bloque
extremo, es decir, no se utilizan sangras tabulaciones, ni ninguna tcnica que signifique dejar
espacios en blanco.
En aquellos casos en que no se lleva libro de actas, el formato puede mantenerse igual
que el anterior, o si se prefiere, la lista de los miembros presentes y ausentes podr digitarse
tabulada, en dos columnas, pero siempre a espacio sencillo. Ver anexo a.

Algunas veces se preferir establecer un orden jerrquico de acuerdo con la estructura


organizacional de la empresa o institucin, en otras, se elabora la lista en orden estrictamente
alfabtico. Ver anexo b.

En la lista de miembros presentes, aparecern los nombres de los asistentes, aun si


alguna de ellas se integr a la reunin despus de que se hubiera iniciado, debe registrar su
asistencia y en el cuerpo del acta la hora en que ingreso. Siempre se debe consignar el nombre
de la persona que preside la reunin, y el nombre de quien acta como secretario/a de actas.
Seguidamente se incluir la agenda u orden del da con lo cual quedar constancia en el acta
de los asuntos que fueron conocidos en la sesin.
Tambin se debe variar la agenda para efectos de la elaboracin del documento en
borrador, cuando por alguna razn se haya variado el orden de los puntos que fueron tratados

durante la reunin, debe redactarse un prrafo para explicar la razn del cambio del orden de
los temas y consignar la votacin correspondiente que autoriz el cambio.
Los temas que no fueron tratados y aparecen en la agenda de la convocatoria, deben
anotarse ene. Acta misma se consigne posteriormente que no fueron discutidos o que fueron
propuestos para una futura sesin

Cuerpo del documento formato


El encabezamiento, la lista de miembros presentes y ausentes y si hubiere espacio, la
orden del da, deben aparecer siempre en la primera pgina del documento. La segunda pgina
as como las pginas subsiguientes, deben llevar un encabezamiento similar al que se utiliza
para la carta de dos o ms paginas es decir, conservan las mismas caractersticas de otros
documentos.
El formato del acta puede variar de una institucin a otra aunque no es frecuente en
algunas actas se utiliza el formato denominado estilo periodstico, o sea, en columnas. Ver
anexo c.
Aun cuando el acta se debe elaborar, desde el punto de vista mecanogrfico, con las
caractersticas del informe, los mrgenes se fijarn de acuerdo con los criterios establecidos en
cada oficina para su conservacin.
Se recomienda, como norma general, definir el espacio de una pulgada en los
mrgenes superior, inferior y derecho y una pulgada y media en el margen izquierdo.
Con el propsito de evitar errores o confusiones es recomendable que la
TOTALIDAD de las actas se digite con letras de no ser as al menos los nmeros y fechas
debern escribirse siempre con letras, para evitar la posibilidad de alteraciones posteriores. Es
conveniente utilizar letras en vez de nmero.
El cuerpo del documento es decir el acta misma, deber estructurarse en artculos,
cada tema o punto de agenda corresponde a un artculo, que debe llevar un ttulo, excepcin
hecha de actas muy especficas como las de las Cortes de Justicia o Juzgados, cuyas actas no
estn divididas en artculos pues se trata de un nico caso en debate. El nmero
correspondiente y el ttulo respectivo, se pueden utilizar nmeros arbigos, romanos o escribir
la numeracin con letras, Se recomienda destacarlo con mayscula total o con minscula y
subrayado seguido de un punto.

Mociones
Desde el punto de vista mecanogrfico, las mociones deben destacarse del resto del
texto sobre todo si se trata de mociones principales, sobre cuyo contenido haya necesidad de
tomar acuerdos.

Acuerdos
Los acuerdos o resoluciones deben redactarse de una manera precisa y clara. Se
recomienda digitarlos a espacio sencillo con mayscula total y destacados con sangra de cinco
espacios en ambos mrgenes y con negrita. Cuando el caso lo amerite debern aparecer los
considerandos es decir los criterios externados antes de la toma de un acuerdo y que en cierta
forma justifican la decisin tomada.
Las palabras considerandos y acuerdos debern destacarse en el texto con mayscula
total y al inicio del prrafo al margen izquierdo.

Acuerdo firme
El acuerdo firme significa que aquel hecho fue tomado con la voluntad de su
cumplimiento por parte de los presentes y lgicamente releva de toda responsabilidad a los no
presentes, el acuerdo firme no puede ser modificado.
Los acuerdos pueden identificarse con nmeros romanos o con nmeros ordinales, al
igual que los considerandos
En la redaccin de los acuerdos deben quedar constancia tambin de las
autorizaciones que se otorguen al Presidente para la protocolizacin o publicacin de los
respectivos acuerdos si fuera del caso.
La expresin de acuerdo firme puede incluirse como un punto ms del acuerdo mismo
con su correspondiente enumeracin o puede sealarse al pie como texto independiente.

Prrafo de conclusin
Para concluir el documento (acta) deber redactarse un prrafo muy sencillo, en el que
se indique la hora en que termino la reunin. Ejemplo:
A las catorce horas con treinta y cinco minutos finaliz la sesin.
Se levant la sesin a las diecisis horas y doce minutos

Cuando deba levantarse la sesin por falta de qurum deber adems de consignarse
los nombres de los miembros que se ausentaron, dejar constancia de la razn por la cual se
suspende la sesin.
Ejemplo:

Por haberse roto el qurum, a las diecisis horas y doce minutos se suspende la
sesin.

Edicin
Con base en la minuta, se redacta el acta completa con los respectivos acuerdos en
cada uno de los artculos, si los hubiere, una vez mecanografiada deber revisarse y editarse.
El proceso de edicin consiste en corregir errores mejorar la redaccin (sin cambiar el
sentido o significado de las ocasiones) aadir informacin que se considere relevante. Este
proceso es nicamente para mejorar la claridad concisin y presentacin del acta.
La edicin y revisin del acta la realza generalmente el presidente o el secretario de la
junta o asamblea.

Procedimientos finales
Versin final del documento
Una vez redactada, editada, corregida y revisada el acta, se debe proceder a la ltima
etapa de su elaboracin. Se digita entonces la versin final del documento que ser sometida a
la aprobacin del rgano colegiado.

Transcripcin de acuerdos
Se denomina transcribir un acuerdo a la accin de hacerle llegar, por escrito las
decisiones del rgano colegiado a las instancias o a la persona involucradas.
La transcripcin de acuerdos puede tener el formato de carta personal o colectiva en
caso de que vaya dirigida a un numeroso grupo de personas. Debe tenerse en cuenta el
formato de una carta circular y no utilizar el formato de memorando. La transcripcin de
acuerdos constituye tipolgicamente, un documento diferenciado. Por esta razn se
recomienda que cada acuerdo que se transcriba lleve impresa como encabezado, centrada
destacada con negrita y con mayscula total, la leyenda: TRANSCRIPCIN DE ACUERDO.
La comunicacin de los acuerdos debe hacerse en forma clara y concisa con las
indicaciones impresas de que se trata de una transcripcin, formato de carta, estilo bloque. Es
indispensable hacer mencin de la fecha de la sesin y de los nmeros de acta y acuerdo y si
fuera del caso los considerandos que condujeron al acuerdo mismo.

Control de acuerdos

Con el propsito de dar seguimiento a los acuerdos tomados se recomienda mantener


un registro denominado control de acuerdos, en el que deben anotarse todos los datos relativos
a los acuerdos una vez que han sido comunicados para verificar su ejecucin.
Este procedimiento permite visualizar constantemente cules asuntos han quedado
pendientes para prximas reuniones. El control de acuerdos deben mantenerse SIEMPRE
actualizado.

Distribucin del acta


Una vez que el acta ha sido corregida y editada se prepara el documento en limpio es
decir, la versin final del acta de la cual debern imprimirse tantas copias como participantes
haya en el rgano colegiado. Estas copias deben enviarse a cada uno de los miembros con
suficientes tiempo antes de la siguiente sesin.

Libro de actas
Se denomina Libro de Actas, aquel en que se transcriben textualmente las actas, una
vez aprobadas. Tambin constituye un libro de actas, el conjunto de stas correspondiente a un
perodo determinado que se encuadernan o empastan para su conservacin. El libro de actas
consta de un determinado nmero de hojas (los hay de diversos tamaos), foliadas y selladas,
con la transcripcin completa de cada acta, hace unos aos se deban registrar en forma
manuscrita tal como se muestra a continuacin.
Actualmente dadas las facilidades que ofrece la tecnologa los libros de actas se
pueden llevar en hojas sueltas o en papel continuo foliadas. En algunas instituciones se cuenta
con mquinas especiales para mecanografiar actas en libros.
La custodia del libro de actas est a cargo del Secretario (el miembro que funge como
secretario del rgano colegiado no del secretario de actas) deben ser firmadas por el
Presidente y el Secretario.
Las Actas no pueden contener borrones no tachaduras. En los casos en que se
detecten errores en el acta, ya transcrita en el libro debern corregirse por notas es decir
escribir una nota al final del acta antes de las firmas, en la que se indicar cual debe ser la
lectura definitiva en un caso especfico. Deber consignarse exactamente el nmero de folio
(pgina) y la lnea (rengln) que se corrige. En estos casos al margen correspondiente se harn
la anotacin v/n que significa ver nota.
Existen tambin las llamadas notas marginales: son aquellas que contienen informacin
que falt en el documento original y que no puede incluirse al final porque el acta ya fue
firmada. Se escribe entonces la nota completa al margen del libro y deber ser firmada por las
mismas personas firmantes del acta.
Las lneas o renglones que no se hayan utilizado debern rayarse de manera que no
sea posible en ellas posteriormente para evitar posibles modificaciones agregados o
alteraciones o en su defecto escribir en ellas la leyenda: no corre.

En todos los casos cada libro, deber contener un acta de cierre, en la que se
detallarn los aspectos fundamentales de su contenido: nmero de actas, perodo al que
corresponde, folios daados o manchados.

Aprobacin
Para que los acuerdos tomados tengan validez y puedan ser ejecutados es
indispensable que el acta est aprobada, salvo los casos mencionados anteriormente, en que
los acuerdos hayan sido declarados firmes. La aprobacin de un acta debe hacerse en la
sesin siguiente y requiere de mayora simple, salvo normativa expresa. Una vez incluidas las
modificaciones que fueren necesarias, el presidente y el secretario firmarn el acta.

Anulacin de un acta
Las actas pueden considerarse ilegales cuando se consigne en ellas informacin que
no sea veraz o que no refleje la realidad de lo que ocurri en la reunin. Tambin las actas
pueden anularse por diversas causas, la ms frecuente ocurre cuando de hecho se anula la
reunin o junta por defectos en la convocatoria o por errores en el cmputo y verificacin del
qurum. Podran tambin anularse un acta porque contenga informacin falseada o por
presentarse con borrones o tachaduras.

Resumen
Consideraciones finales
Las actas de una organizacin constituyen documentos con transcendencia legal y
representa la relacin escrita de los hechos y las decisiones ms relevantes registran por lo
tanto la historia de la organizacin misma y son un testimonio vivo de hechos pasados que en
alguna medida incidieron en su desarrollo.
El/la secretario/a de actas debe poseer conocimientos especficos para desempear
eficientemente las labores propias de tan delicado puesto. Las etapas que conlleva la
elaboracin de un acta, requieren de conocimientos propios de diversa ndole.
El siguiente esquema refleja para cada una de las fases del proceso los conocimientos
y destrezas que debe poseer la persona encargada de la confeccin de actas.

CONOCIMIENTOS, DESTREZAS Y HABILIDADES NECESARIOS PARA LA


ELABORACIN YREDACCIN DE UNA ACTA
Procedimientos

Orga

nizacin de reuniones administracin


De

oficinas,

tcnicas

secretariales,
Redaccin general
Elaboracin
del
acta
( taquigrafa) tcnicas

Toma

de

notas
Me

canogrficas, redaccin de actas


Procedimientos
finales

Administracin de informacin,
Manejo de documentos

legislacin.

Adems, tambin el conocimiento de principios bsicos de los procedimientos


parlamentarios, as como del marco jurdico de la organizacin.