El Proceso Contable

Contabilidad General – Máster Johnny Reyes

Ahora se podrá aprender la forma de registrar
las transacciones en libros que se diseñan
para tal fin, como ser:
❑ El Libro Diario, se registran los asientos
contables;
❑ Libro Mayor, se registran los movimientos
de cada cuenta;
❑ Libro de Inventarios y Balances, se
registran los reportes financieros.

Aquí se comenzará a conocer el proceso del

ciclo contable.
 El diagrama que se presenta a
continuación resume el proceso contable

Registro de las
transacciones
en el diario
Copiado
(traspaso) al
mayor
Preparación de
la Balanza de
Comprobación

Son ejemplos de transacciones: la compra

de insumos, el proporcionar un servicio, bien
sea al contado o al crédito, el cobro de una
cuenta por cobrar, el pago de sueldo, el
pago de renta, etc.
 Los contadores
registran las
transacciones en el
orden siguiente:

Primeramente, en un libro
diario, el cual es un registro
cronológico de las
transacciones, llamadas
también partidas o
asientos.

Posteriormente los
contadores traspasan los
datos al libro de cuentas
denominado libro mayor.

Por último, se elabora una

lista de todas las cuentas
del mayor y de sus saldos,
a lo que se denomina
balanza de comprobación.
El vocabulario que de ahora en adelante debe
incorporar a su lenguaje:

❖ Cuenta: Registro de los cambios habidos en un

activo o un pasivo específico, o en el capital
contable del propietario.

❖ Diario: Registro cronológico de las transacciones,

partidas o asientos. El asiento diario incluye 4
partes: Fecha de la transacción, nombre de la
cuenta en columna descripción, que lleva el
CARGO, junto con el monto en la columna del
DEBE en la entidad monetaria, título de la cuenta
en columna de descripción, con una pequeña
sangría para diferenciarla de la cuenta del
CARGO, que lleva el ABONO, junto con el monto
en columna HABER en la unidad monetaria y la
explicación breve de la transacción.

❖ Mayor: Libro que contiene todas las cuentas con

sus respectivos movimientos.

❖ Balanza de comprobación: Lista de todas las

cuentas con sus saldos.
Las cuentas se agrupan en cinco amplias
categorías, de acuerdo con la ecuación
contable y estas son:
Activo = Pasivo + Capital contable del
propietario
(El capital contable conocido también como
patrimonio se aumenta cuando existen
Ingresos y disminuyen cuando existen gastos)
Ingresos y Gastos se convierte en una sub-
categoría.
A continuación, se detallará cada uno de los
grupos o categorías y subgrupos o sub-
categorías de cuentas.
Activos
Los activos son recursos económicos
que beneficiaran a la empresa en el
futuro o simplemente algo que la
empresa posee y tiene valor.
La mayoría de las empresas de
servicio usan las siguientes cuentas
de activos:
Activos Corrientes: Aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año.
❖ Efectivo y Equivalentes de Efectivo: La cuenta en efectivo es un registro de los efectos de las transacciones que en efectivo realiza un negocio. El
efectivo incluye el dinero como saldo en bancos, los billetes, las monedas y los cheques. El efectivo es la necesidad más apremiante de los negocios
de nueva creación.
❖ Cuentas por cobrar: La mayoría de las empresas venden bienes y servicios a cambio de la promesa de una recepción futura de efectivo, tales ventas
se hacen a crédito (a cuenta) y cuentas por cobrar contiene tales cantidades. En muchas empresas, las ventas se hacen al crédito, según el principio
de Ingresos, indica que la venta debe registrarse en el momento en que se hace la venta independientemente del momento en que se hace el cobro
de la misma.
❖ Documentos por cobrar: Una empresa puede vender bienes y servicios y recibir un documento por cobrar o un pagaré. Un documento por cobrar es
una promesa escrita de que el cliente pagará una cantidad de dinero fija en una cierta fecha.
❖ Inventario de Mercaderías: Hace referencia a los artículos que la empresa produce o adquiere para su posterior comercialización.
❖ Gastos pagados por adelantado: A menudo una empresa paga ciertos gastos, como la renta y los seguros por adelantados, un gasto pagado por
adelantado es un activo porque el prepago ofrece un beneficio futuro, rentas pagadas por adelantado, seguros pagados por adelantado y suministros
de oficinas son cuentas separadas de gastos pre-pagados. La colegiatura de la universidad es un activo para quien lo paga.
Activos No Corrientes (Propiedad Planta y Equipo): El activo no corriente o activo fijo de una empresa está formado por todos los activos de la sociedad
que no se hacen efectivos en un periodo superior a un año.
❖ Terreno: La cuenta terreno muestra el costo de los terrenos que sean propiedad de una empresa para usarlos en sus operaciones.
❖ Edificio: El costo del edificio, una oficina o un almacén, aparecen en la cuenta edificio.
❖ Equipo, mobiliario y enseres: Una empresa tiene una cuenta de activos por separados para cada tipo de equipo de cómputo de oficina y de tienda,
por ejemplo. La cuenta de mobiliario muestra el costo de este activo. Asimismo, la cuenta enseres indica el costo del material de iluminación y de los
archiveros, por ejemplo.
Pasivo
Un pasivo es una obligación con respecto a la cual la empresa
conoce el monto adeudado, pero cuya factura aún no se paga,
impuestos por pagar, intereses por pagar y salarios por pagar
con cuentas de pasivo.
Un pasivo es una deuda, algo que se debe, por lo general una
empresa tiene un menor número de cuentas de pasivos que de
activos.
Estos pasivos le generan un derecho a personas que apoyan a la
empresa para que adquieran los activos, y a los dueños que
aportaron para adquirir los activos.
Pasivo Corriente: El pasivo corriente o pasivo circulante es la parte del pasivo que contiene las obligaciones a
corto plazo de una empresa, es decir, las deudas y obligaciones que tienen una duración menor a un año.
❑ Cuentas por pagar / Proveedores: Las cuentas por pagar son lo opuesto de las cuentas por cobrar, la
promesa de pagar una deuda que surge de una compra a crédito es una cuenta por pagar. El proveedor es
aquella persona física o jurídica a quien compramos un producto o servicio relacionado directamente
con la actividad que desarrolla la empresa. Es decir, el proveedor suministra la mercancía que va a ser
comercializada o que es necesaria para el proceso productivo de la empresa.
❑ Documentos por pagar: Los documentos por pagar son lo opuesto de los documentos por cobrar, los
documentos por pagar representan deudas que tiene el negocio, porque firmó pagares al solicitar dinero,
préstamo o al comprar algo.
❑ Acreedores Varios: El acreedor es aquella persona física o jurídica a quien compramos productos o servicios
que, aunque son necesarios para la actividad normal de la empresa, no están relacionados con la
actividad. Dicho de otra forma, el acreedor suministra a la empresa un bien o servicio que permite su
funcionamiento.
Pasivo No Corriente: Está formado por todas aquellas deudas y obligaciones de una empresa o entidad que han
de ser satisfechas a largo plazo, es decir, cuyo vencimiento es en período de tiempo superior a 1 año.
❑ Préstamos Bancarios de LP: Es aquel en el que el tiempo para la devolución del dinero es mayor a un año.
Por lo general se emplea para proyectos grandes como expansiones, para arrancar un negocio, comprar
inmuebles o realizar inversiones. Un ejemplo son los créditos hipotecarios.
Capital contable del propietario / Patrimonio
Los derechos del propietario sobre los activos del
negocio reciben el nombre de capital contable del
propietario, una compañía tiene cuentas separadas
para los diversos elementos del capital contable del
propietario.
Capital social o capital aportado: La cuenta de
capital social o aportado, la inversión neta del
propietario en la empresa muestra la acumulación de la
inversión del propietario, los retiros y la utilidad o
pérdida neta de la empresa durante la vida de esta. En
otras palabras, el capital es el valor neto invertido por
el propietario en un negocio.
Retiros: En otros países, el propietario en cualquier
momento puede retirar de la compañía efectivo u otros
activos. Esto representa una recuperación sobre
inversión de capital, así como una distribución de las
ganancias de la compañía.
Ingresos El incremento en el capital contable creado por la entrega de
bienes o servicios a los clientes se denomina ingreso.
El mayor contiene tantas cuentas de ingresos como sea necesario. De
acuerdo a la actividad de la empresa, así la cuenta de ingreso toma otros
nombres, como:
1. En una empresa de servicios la cuenta que se utilizará será de
ingresos por servicios por las cantidades ganadas en la prestación
del servicio. Si la empresa renta un edificio a un arrendatario
necesitara una cuenta de ingresos por renta.
2. En una empresa comercial, la cuenta que se utilizará será de
ingresos por ventas por las cantidades ganadas por la venta de
un artículo o producto.
Gastos
Los gastos consumen activos o generan pasivos
durante la operación de una empresa y tienen el
efecto opuesto de los ingresos. Los gastos
disminuyen el capital.
Una empresa necesita una cuenta por separado por
cada tipo de gasto, como gastos por salarios, gastos
por renta, gastos por publicidad y gastos por
servicios generales.
Las empresas se esfuerzan por minimizar sus gastos
con la finalidad de maximizar las utilidades netas.

Catálogo de cuentas: El mayor contiene las cuentas

agrupadas bajo estos encabezados: Activos, pasivos y
capital contable del propietario e ingresos y gastos.
Las compañías usan un catálogo de
cuentas para presentar todas sus
cuentas junto con los números de
cuentas, los cuales tan solo son
versiones abreviadas de los
nombres de las cuentas, un número
es igual a un nombre de una cuenta
de la misma forma que el número
de registro del seguro social es
único para una persona.
En un sistema computarizado las cuentas se identifican a través de
números que por lo general estos números de cuentas tienen dos o
más dígitos. Para elaborar un catálogo de cuentas, lo primero que
se hace es enumerar los grupos, luego los sub-grupos, luego las
cuentas y por últimos las sub-cuentas. Comencemos, entonces por
enumerar los grupos así
Cuentas que se presentan en el Balance General
❑ El grupo de cuentas de tipo activos se enumera con el número 1
❑ El grupo de cuentas de tipo pasivos se enumera con el número 2
❑ El grupo de cuentas de tipo capital se enumera con el número 3
Cuentas que se presentan en el Estado de Resultados
❑ El grupo de cuentas de tipo ingreso se enumera con el número 4
❑ El grupo de cuentas de tipo gasto se enumera con el número 5
El segundo dígito indica el sub-grupo de cuentas, ejemplo: Activos
Corrientes y Activos no Corrientes, Pasivos Corrientes y Pasivos no
Corrientes; el tercer y cuarto dígito de un número de cuenta,
indican la cuenta. Por ejemplo, la cuenta de efectivo es una cuenta
de tipo activo, que pertenece al sub-grupo de activo corriente y es
la primera cuenta de ese sub-grupo, entonces el número de esa
cuenta será 1101
 La forma más usada de una cuenta se denomina cuenta T, pues tiene la forma
de una letra T mayúscula. La línea vertical divide las cuentas en sus lados
La cuenta T izquierdo y derecho y el título va en la parte superior. El lado izquierdo de la
cuenta recibe el nombre de DEBE y el lado derecho recibe el nombre de
HABER. Asimismo, se les conoce como CARGO y ABONO respectivamente.
Para poder registrar cada una de las cuentas tanto en el libro diario como en el libro mayor, es importante que se tomen en
cuentas ciertas reglas. Estas son las reglas del cargo y del abono, en el estudio de la contabilidad se debe olvidar el uso que
hace el banco de los términos cargo y abono, porque el banco está hablando de sus propios libros, nosotros nos
concentraremos en la forma en que la contabilidad usa dichos términos.
 La ecuación contable y las
reglas del cargo y del abono

1. A todo aumento de activo corresponde:

❑ Una disminución del mismo activo
❑ Un aumento en el pasivo
❑ Un aumento en el capital
2. A toda disminución de pasivo corresponde:
❑ Una disminución en el activo
❑ Un aumento en el mismo pasivo
❑ Un aumento en el capital
3. A toda disminución de capital corresponde:
❑ Una disminución en el activo
❑ Un aumento en el mismo pasivo
❑ Un aumento en el mismo capital
 El saldo normal de una cuenta aparece en el lado
del debe o del haber donde se registra un
incremento. Por ejemplo, los activos se aumentan
cuando se registra una cantidad en el lado del
debe/cargo y por lo tanto los activos son cuentas
con un saldo deudor.
Las cuentas de pasivos y de capital contable tienen
saldo opuesto y por lo tanto son cuentas con un
El saldo normal saldo acreedor.
Gastos es cuenta de capital que tiene saldo deudor
de una cuenta a diferencia de las demás cuentas de capital, tiene
saldos deudores porque disminuyen el capital
Los ingresos aumentan el capital de modo que el
saldo normal de un ingreso es de tipo acreedor (un
abono).
Una cuenta de saldo deudor ocasionalmente puede
tener un saldo acreedor, ello indica una cantidad
negativa de la partida de cuestión.
Saldo Deudor: Cuando el importe del
movimiento deudor sea mayor al importe
del movimiento acreedor, o cuando solo
haya recibido cargos.

Saldo Acreedor: Cuando el importe del

movimiento acreedor sea mayor al importe
del movimiento deudor o cuando la cuenta
solo haya recibido abonos.