Contaduría Pública – Contabilidad Pública

Autor: Miguel Angel León Serrano

Apreciados estudiantes, un cordial y afectuoso saludo de bienvenida a nuestra séptima

semana, dónde conoceremos los informes y reportes contables, correspondientes a la
contabilidad pública; aquí fortaleceremos los conocimientos adquiridos sobre el
proceso contable, el registro y revelación de la información; por último aprenderemos
como se plasma la información final por medio de informes y reportes contables
definidos por el sector público.

La clase pasada, se estudió las operaciones derivadas de la gestión presupuestaria y

contable y se analizaron todas las características que lo componen.

SEMANA 7: Estados, informes y reportes contables

El objetivo de esta clase es aprender e identificar la importancia de lo s informes y
reportes contables en la contabilidad pública, con el fin de emitir información
razonable, confiable y verídica; puesto que los estados financieros muestran el
desempeño financiero del ente público y por medio de ellos también se rinden cuentas
al estado colombiano.

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

Se puede referir a la Contabilidad Pública como un sistema de información que satisface

necesidades a diferentes usuarios. A través del plan general de contabilidad pública
se brindan lineamientos dirigidos a las entidades contables públicas para el registro
de las transacciones y hechos económicos de las diferentes actividades.

El ordenamiento relacionado con este tema sería el siguiente:

• Tenencia, conservación y custodia de los soportes, libros de contabilidad,

comprobantes
• Clasificación y elaboración de documentos soporte, esto con el fin de garantizar
la legalidad, autenticidad e integración de la información contable; todo esto
con el fin de que se efectué vigilancia y control de los órganos de control.

La contabilidad está integrada por soportes, comprobantes y libros de

contabilidad, los cuales se obtienen de forma manual o automatizada, según la
capacidad tecnológica de la entidad contable pública.

Documentos soporte de la contabilidad

Todo hecho financiero, ambiental o social debe registrarse en el sistema de

información definido para tal fin. Esta información debe estar debidamente soportada
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para que fundamenten dichos registros.

Los soportes se deben adjuntar a los comprobantes que se emitan contablemente,

archivarse y conservarse por fechas cronológicas ya sea en medios físicos, ópticos o
electrónicos.

Algunos de los soportes son:

FACTURAS

ACTOS
ADMINIS- CONTRATOS
TRATIVOS

RECIBOS,
COMPROBANTES,
EXTRACTOS ACTAS
BANCARIOS

Fuente: Propia 2021

Sabemos que los documentos soporte son importantes, puesto que estos sustentan
los registro y saldos contablemente. La existencia de un documento puede acreditar
la tenencia de un derecho, de una obligación, la pertenencia de un bien, la
disponibilidad de dinero en caja o bancos, entre otros.

Comprobante de contabilidad

Es importante como contadores públicos conocer el concepto de los que es un

comprobante de contabilidad. Estos documentos resumen las operaciones
económicas, sociales, ambientales y financieras de la entidad contable pública

Según lo establecido por el PGCP los comprobantes de contabilidad deben cumplir con

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ciertas características como son:
• elaborados en idioma castellano teniendo como base el documento soporte
• fecha, origen
• descripción y cuantía de las operaciones
• cuentas contables afectadas

• nombre de las personas que elaboran y autorizan

• numero consecutivo y continuo
• codificación según el catálogo de cuentas
• Clasificación: Comprobante de egreso, ingreso y general

Comprobante Comprobante de Comprobante General

Egreso
de Ingreso
Operaciones Constituye las Resume las operaciones
operaciones relacionadas con
generadas con el movimientos globales o de
relacionadas con el
recaudo de integración como:
pago de efectivo osu
efectivo o equivalente estimaciones, ajustes,
equivalente correcciones y otras

Fuente: Propia 2021

Libros de contabilidad

Se definen como las estructuras que contienen de manera cronológica y nominativa

los datos obtenidos de hechos económicos que han originado una transacción y
afectan la situación y/o actividad de las entidades contables públicas.

De acuerdo a los lineamientos establecidos por el PGCP, los libros de contabilidad se

clasifican de la siguiente manera:

Presentan en forma resumida los registros de transacciones,

Libros Principales hechos y operaciones. Estos libros son: Libro diario y
Mayor.

Libros Auxiliares Contienen registros contables para el control detallado

de las transacciones y operaciones de la entidad publica
Fuente: Propia 2021

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Los libros de contabilidad deben ser oficializados mediante un acta de apertura

suscrita por el representante legal de la entidad contable publica y debe ser
conservada, igualmente con las autorizaciones de folios posteriores.

Los libros principales de contabilidad de las entidades públicas obligadas a inscribirse

ante cámara de comercio, deben efectuar la oficialización de los libros mediante la
misma como requisito indispensable para iniciar el proceso de registro de las
operaciones económicas, financieras, sociales entre otras.

En cuanto a los errores de reconocimiento de transacciones, están deben de

corregirse mediante anotaciones al pie de la página que corresponda o por cualquier
mecanismo que permita evidenciar la corrección. En el libro de contabilidad se debe
tener en cuenta los siguientes lineamientos:

• Libros de contabilidad físicos: La anulación de un folio se hace sobre el mismo

folio, indicando la causa y fecha de la anulación, nombre y firma de quien
autoriza la anulación.
• No está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables de la
operación, dejar espacios en blanco, borrar o eliminar información o efectuar
correcciones sobre los registros “tachones”.
• Tampoco se permite hacer raspaduras, mutilaciones o arrancar las hojas.

Estados, informes y Reportes de Contabilidad

El PGCP mediante las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes,
determinan criterios para su preparación y presentación. Los criterios están basados
en los propósitos, características, objetivos y normas técnicas que sustentan el SNCP,
con el fin de satisfacer las necesidades y dar respuestas claras a los usuarios.
Para ello se establecieron los siguientes lineamientos:

- La preparación de la información contable, la materialidad de la cuantía se

determina con relación de:
• Activo total, activo corriente y activo no corriente
• Pasivo total, pasivo corriente y pasivo no corriente
• Patrimonio o resultados del ejercicio, según corresponda.

- Se debe tener en cuenta la participación del hecho reconocido, con respecto a

un determinado total, llámese clase, grupo, cuenta o cualquiera otro
reconocido.

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- No se consideran materiales las partidas económicas que no sean > a 5% en

relación con el total. Entre el 5% y el 10% en relación con un total, algunas
partidas podrán ser materiales y otras no. Las partidas > al 10% deben
considerasen como partidas materiales que pueden tener impacto significativo
en la información contable.

- Todo informe financiero que represente la situación financiera, ambiental o

social, debe certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de
la entidad y por el contador público como responsable de su preparación.

- Se debe certificar que los saldos que fueron expresados mediante los informes
y reportes fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad y que esta se
elaboró conforme a los principios y normas técnicas de la contabilidad pública
y por ello dicha información es fidedigna.

- Los estados, informes y reportes contables se conforman de la siguiente

manera:

Fuente: Propia 2021

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Estados contables básicos

Revelan información cuantitativa en la estructura del informe y cualitativa con las

notas de las mismas.
Los estados básicos son:

• El Balance general o Estado de Situación Financiera

• El estado de actividad financiera, económica, social y ambiental
• El estado de cambios en el patrimonio
• El estado de flujos de efectivo

Estado de actividad
financiera, económica,
Estado de situación social y ambiental: revela
financiera: presenta el resultado de la
actividad financiera, con
en forma clasificada y base cen el flujo de los
resumida la situación recursos generados y
financiera de la consumidos en
entidad contable. cumplimiento de las
funciones de cometido
estatal.

Estado de cambios Estado de flujos de

en el patrimonio: efectivo: revela los
Revela de forma fondos provistos y
detallada y utilizados en
desarrollo de sus
clasificada las actividades operativas,
variaciones y las de inversión y
causas del financiación de la
patrimonio de un entidad contable
período a otro. pública.

Fuente: Propia 2021

Las notas a los estados financieros hacen parte de los mismos y su objetivo es revelar
la información adicional necesaria sobre las transacciones y hechos económicos
materiales; también revelan aspectos que se pueden evidenciar en términos
cualitativos, cuantitativos físicos, que pueden afectar la situación de la entidad
pública.
Las notas a los estados financieros se dividen en carácter general y especifico.

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Fuente: Auditoria general de la república. (2013). Guía metodológica de contabilidad pública (imagen).
Recuperado de https://docplayer.es/7383823-Proyecto-guia-metodologica-guia-metodologica-de-
contabilidad-publica.html

Las notas de carácter general hacen énfasis en:

• Naturaleza jurídica
• Políticas y prácticas contables
• Información sobre el proceso de agregación de información contable publica
• Limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo respecto al
desarrollo del proceso contable y puedan afectar la razonabilidad de las cifras
• Cambios significativos en la información contable

Las notas de carácter específico enfatizan en las particularidades en el manejo de la

información contable, estructurada según el catálogo de cuentas y que por su
materialidad se deban revelar de manera que permita su tratamiento contable y los
saldos de las clases, grupos y sub cuentas, de la siguiente manera:

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Relativas a recursos
Relativas a la
restringidos: Se revelan
consistencia y
los recursos líquidos,
razonabilidad de las
bienes, derechos y
obligaciones, así como cifras: Se preparan
cuando existen
los ingresos, costos y
limitaciones que
gastos con
disposiciones legales afectan la
razonabilidad de la
con destinación
información contable.
especifica

Relativas a situaciones
particulares de las clases,
grupos, cuentas y
subcuentas: Relaciona la
información adicional que
permite efectuar análisis
de las cifras que integran
los estados financieros
básicos
Relativas a la valuación:
Describen las bases de
medición adoptadas
por la entidad para la
cuantificación de
operaciones que afecta
la información contable

Fuente: Propia 2021

Estados contables consolidados

Los estados contables consolidados revelan la situación económica, social ambiental

y las actividades de los recursos financieros de un grupo de entidades contables
públicas que integran centros de consolidación como si se tratara de una sola entidad
contable; en este caso sería la nación, departamento, municipio u otrosdentro de una
fecha o durante un periodo especifico.
Los estados contables que se elaboran de manera consolidada son:

• Estado de Situación Financiera

• Estado de Resultados.
• El estado de actividad financiera, económica, social y ambiental
• El estado de cambios en el patrimonio
• Notas a los estados financieros

Según el artículo 47 de la ley 42, la contraloría general de la Republica debe auditar

y certificar el balance de la hacienda del año fiscal inmediatamente anterior,
presentado por el contador general con una fecha máxima del 15 de mayo de cada
año.

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Informes Contables Específicos

Se preparan con el fin de satisfacer necesidades particulares de usuarios de la

información contable y están caracterizados por el uso limitado y por expresar en
detalle las transacciones y operaciones económicas.
Informes Contables Complementarios

Se preparan con sujeción a los lineamientos de categorización de usuarios

estratégicos, esto con el fin de satisfacer necesidades de información financiera, social
y económica la cual puede prepararse y presentarse en forma comparativa con el
periodo anterior.

Informe de Operaciones Efectivas de Caja

Revela la situación de déficit o superávit de la entidad contable, también revela el

resultado neto de los ingresos en su totalidad y de los pagos efectivos de caja
clasificados 2 secciones:

• Ingresos corrientes y de capital, gastos corrientes y de inversión

• Operaciones de caja asociadas a los flujos de diversas fuentes de
financiamiento externo e interno, cuyos saldos son conciliables.

Informe de Ahorro, Inversión y Financiamiento

Revela los flujos de caja derivados de los registros contables mediante el devengo o
causación, clasificados de la siguiente manera:

• Saldos netos de las operaciones de generación de recursos internos de la

entidad y su aplicación neta de flujos de caja referentes a la inversión e
infraestructura
• Operaciones netas que corresponden al financiamiento externos e internos
conciliables.

Informe de Fuentes y Usos de Ingreso

Revela el origen, distribución, redistribución e implementación del valor agregado

generado por la entidad contable publica entre agentes económicos con lo que se
originan transacciones o hechos económicos, clasificando las diferentes operaciones
en desarrollo de las funciones estatales.

El análisis incluye la diferencia entre los ingresos y gastos corrientes, saldos

representativos de los recursos con los cuales la entidad contable adquiere activos
financieros y no financieros o la cesión entre otras entidades públicas que los
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Autor: Miguel Angel León Serrano

requieren con el fin de financiar su actividad.

Informe de Variación Patrimonial

Permite identificar y evaluar los cambios observados en el activo financiero, no

financiero y pasivo, como resultado del ahorro generado por la entidad contable
publica en desarrollo de sus actividades estatales.

Otros informes son:

Como otro sistema de reporte de la información contable publica encontramos el

consolidado de hacienda e información financiera publica –CHIP, el cual es un sistema
de información que permite consolidar y difundir información cuantitativa y cualitativa
emitida por las diferentes entidades públicas, con destino al gobierno nacional, como
una herramienta de apoyo en la toma de decisiones en planificación, política
económica fiscal y en la administración de políticas públicas en general.

Usuarios del CHIP

Existen varios usuarios del CHIP, los cuales son: Contaduría General de la Nación,
centros educativos, la comunidad y las entidades públicas en general.

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Autor: Miguel Angel León Serrano

Fuente: Auditoria general de la república. (2013). Guía metodológica de contabilidad pública (imagen).
Recuperado de https://docplayer.es/7383823-Proyecto-guia-metodologica-guia-metodologica-d e -
contabilidad-publica.html

Apreciados estudiantes, está ha sido una guía de estados, informes y reportes

públicos, donde se aprendió el procesamiento y manejo de la información contable
publica y los diferentes medios para revelar dicha información contable.

REFLEXIÓN:
Los estados contables básicos constituyen las salidas de información del SNCP, de
conformidad con las necesidades generales de los usuarios y presentan la
estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas
de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un
período, según el estado contable de que se trate, con el fi n de proporcionar
información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los
resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos. Los
Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del
período contable inmediatamente anterior. (Párrafo 364 del PGCP).

Los espero la próxima semana, estaremos revisando el tema de Metodología

técnica para la auditoria a la contabilidad publica

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Contaduría Pública – Contabilidad Pública

Autor: Miguel Angel León Serrano

Referencias Bibliográficas:

✓ Córdoba Padilla, M. (2009) Finanzas Públicas: soporte para el desarrollo del

estado. Ecoe Ediciones. Recuperado de
https://ezproxy.unbosque.edu.co/login?url=https://search.ebscohost.com/login.a
spx?direct=true&db=nlebk&AN=478468&lang=es

✓ Contaduría General de la Nación. Doctrina contable Pública (2020). Recuperado

de https://www.contaduria.gov.co/doctrina-contable-publica

✓ Auditoría general de la república. (2013). Guía metodológica de contabilidad

pública. Colombia. Recuperado de: https://docplayer.es/7383823-Proyecto-
guia-metodologica-guia-metodologica-de-contabilidad-publica.html

Estaré atento a cualquier inquietud que se les pueda presentar.

Miguel Angel León Serrano

Docente

Para terminar, se presentan a continuación las actividades a desarrollar

correspondientes a esta semana:

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Autor: Miguel Angel León Serrano

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN

Nombre de la
Actividad
Emisión de estados, informes y reportes de la contabilidad publica
Objetivo de
la Teniendo en cuenta todas las actividades anteriores de las clases 2,3,4,5,6, se debe emitir los
Actividad(es) estadosfinancieros de la entidad contable publica que usted representa.

Instrucciones

1. Esta es la séptima semana del curso de contabilidad pública, donde se estudió sobre los estados, informes
y reportes de la contabilidad pública, que hace parte de la Estrategia Pedagógica que estamos desarrollando.
La actividad a continuación es insumo del producto final a entregar. A continuación, el proceso para el
desarrollo de la actividad:

2. Esta semana la actividad se desarrollará de forma colaborativa.

3. Descripción de la Actividad

a) Realizar la lectura de la clase semanal

b) Unifique las actividades de las clases anteriores de presupuesto y registro de operaciones y hechos
económicos y teniendo en cuenta el departamento y la entidad pública que usted representa,
presente y analice los estados contables básicos con sus respectivas notas a los estados
financieros, por lo menos de dos períodos consecutivos, para el análisis comparativo de la entidad.

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Contaduría Pública – Contabilidad Pública

Autor: Miguel Angel León Serrano

c) En caso de requerir información adicional para la emisión de los estados financieros, usted como
máximo dirigente de la entidad que representa, debe registrar dichas operaciones y adicionar aquello
mediante un informe de gestión, debe sustentar las operaciones y hechos económicos adicionales
a las actividades anteriores incluidos en los estados financieros.
d) En caso de no requerir información adicional a la trabajada en las actividades anteriores en la emisión
de los estados financieros, mediante un informe de gestión de su departamento sustente por qué no
fue necesaria operaciones y hechos económicos adicionales.

4. Entregar en formato Word bautizado de la siguiente forma: suApellido-suNombre-Nombre de la actividad. docx

5. La entrega la realizan en el Espacio de Actividades, carpeta 7 Semana – Análisis de estados financieros

6. Recuerden que, la próxima semana, tendremos la última actividad de nuestro curso.

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