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Documentos mínimos que debe tener un SG

Fecha: 19/Febrero/2018
SST Página: 1 de 4
PUBLICACION No. 7 -2018 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

GESTION DOCUMENTAL
Entramos a desarrollar los documentos que debe tener un SG SST, y lo que se presenta en
esta publicación es un estándar mínimo que debe contener su SISTEMA DE GESTION DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

Entonces, de la estructura documental o Anexo No. 0, que se había ya planteado en la

publicación No. 6, debe indicar y direccionar como mínimo los siguientes temas:

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN- Indicar el tema legal y establecer la obligatoriedad del mismo-
2. OBJETO.
3. ALCANCE.
4. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.
a. Objetivo de la empresa.
b. Datos de la empresa.-
c. Misión.
d. Visión.
e. Actividad económica.
f. Productos y servicios que ofrece.
g. Organigrama funcional y procesos identificados: administrativos y operativos.
h. Manual de funciones.
i. Principales clientes atendidos y ubicación.
j. Evaluación inicial / permanente.
k. Recursos humanos directos.
l. Distribución de planta.
5. MARCO CONCEPTUAL.
a. Clasificación de los factores de riesgo percibidos.
6. MARCO LEGAL.- Matriz legal que aplica a la empresa.
7. OBJETIVOS QUE PERSIGUE EL ESTUDIO.
8. DESIGNACION DEL REPRESENTANTE DEL SISTEMA. Con la certificación de las 50 horas.
9. DESIGNACION DEL RESPONSABLE DEL SISTEMA. – Profesional con especialización y licencia.
10. DESCRIPCION DE PROCESOS.
11. FLUJOGRAMA DE PROCESOS, Hacer énfasis en las actividades de alto riesgo.
12. ACTIVIDADES CRÍTICAS- Descripción.
13. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES CRÍTICAS. – Ats.
a. Formato ATS.
b. Responsables del análisis de trabajo seguro.
14. TABLA DE FACTORES DE RIESGOS.
15. AUTOPERCEPCIÓN DE PELIGROS- TABULACIÓN Y ANALISIS.
16. POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. Divulgación y socialización.
17. POLITICA DE CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS. Divulgación y socialización.
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18. PLAN DE TRABAJO ANUAL. – Asignación de indicadores, responsables, tiempo y recursos. El

plan de trabajo debe estar firmado por la gerencia.
a. Plan de capacitaciones al personal acorde a la matriz de riesgos.
b. Plan de inspecciones y mantenimientos.
c. Plan exámenes médicos ocupacionales.
d. Plan actividades del SG SST.
19. ANALISIS DE INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION DE SST.
20. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL. Divulgación, publicación y
socialización.
21. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN RIESGOS Y CONTROLES. Divulgación
y capacitación. Indicadores de cumplimiento.
22. NOMBRAMIENTO VIGIA EN SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO O COPASST.
23. ACTA ELECCION COMITÉ PARITARIO EN SST O DESIGNACION VIGIA
24. FUNCIONES COPASST O VIGIA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
a. Elección.
b. Funciones y responsabilidades.
c. Periodo de trabajo del COPASST O VIGIA
d. Reuniones del COPASST O VIGIA con la gerencia.
e. Actas e informes a la gerencia.
25. CONFORMACION COMITÉ DE CONVIVENCIA.
a. Elección.
b. Funciones y responsabilidades.
c. Periodo de trabajo.
d. Actas e informes a la dirección.
e. Reuniones.
26. ORGANIZACIÓN CIRCULAR DEL SG SST.
27. LISTA DE CHEQUEO DE RESPONSABILIDADES. Indicador de estructura.
28. ASIGNACION DE LOS RECURSOS AL SG SST.
29. PLAN DE EMERGENCIAS. Análisis de amenazas y vulnerabilidades.
a. Nombramiento del líder de emergencias.
b. Nombramiento de los comités de emergencias.
c. Planificación simulacro.
d. Disposición de los botiquines, extintores, rutas de evacuación y punto de encuentro.
30. PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTE.
31. PLAN DE RESCATE.
32. MATRIZ ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y FICHAS TECNICAS.
a. Acta de entrega de los EPP.
b. Fichas técnicas.
c. Capacitación de su uso.
33. PROCEDIMIENTO CAMBIO DE EPP. Auditoria o inspecciones a los EPP.
34. DESCRIPCION Y MITIGACION DE TAREAS CRÍTICAS.
35. ANALISIS DE TRABAJO SEGURO.
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36. INSPECCIONES Y MANTENIMIENTOS.

37. FICHAS TECNICAS Y HOJAS DE EMERGENCIAS PRODUCTOS QUIMICOS MANIPULADOS.
38. MEDICIONES AMBIENTALES. Gases, vapores, olores, auditivas e Iluminación.
39. PROCEDIMIENTO PARA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES.
a. Procedimiento en caso de accidente.
b. Procedimiento en caso de incidente.
c. Formato investigación de accidentes e incidentes.
40. PROGRAMA DE VIDA SALUDABLE.
a. Programa pausas activas.
b. Programa salud visual.
c. Programa salud auditiva.
d. Recomendaciones médicas de aptitud, seguimiento y tabulación de restricciones.
41. PROGRAMA INDUCCION Y RE INDUCCIÓN. Plan de capacitación a los nuevos trabajadores
o a aquellos que llegan de vacaciones o de licencia.
42. MANUAL DEL CONTRATISTA.
a. Carta de compromiso del contratista.
43. CARACTERISTICAS DE SALUD DE LA POBLACION TRABAJADORA.
a. Perfil sociodemográfico. – Tabulación y análisis.
b. Patología ocupacional. – Tabulación y análisis.
c. Vigilancia Epidemiológica. –Tabulación y análisis. Enfermedades laborales.
44. RECOMENDACIONES PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS Y ADMINISTARTIVOS.
45. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.
46. APLICACIÓN BATERIA DE RIESGO PSICOSOCIAL.
47. PROFESIOGRAMA.
48. EVIDENCIA DE LOS EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES- Seguimiento analítico.
49. INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION.
a. Indicadores de estructura.
b. Indicadores de proceso.
c. Indicadores de resultado.
50. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
51. EVALUACION PERIODICA DEL SG SST.
52. COMUNICACIONES.
53. FORMATO GESTION DE L CAMBIO
54. AUDITORIAS INTERNAS
55. AUDITORIAS EXTERNAS.
56. EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
57. REVISIÓN ANUAL POR LA ALTA DIRECCIÓN, ASÍ COMO LA COMUNICACIÓN DE LOS
RESULTADOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
58. CONCLUSIONES GENERALES. PLANES DE ACCION – ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS
O DE MEJORA.
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Durante este año, se debe evidenciar la fase III acorde a la resolución 1111 de 2017, iniciaremos el proceso
de explicar en qué consiste cada documento, plantearemos los formatos de control (como una herramienta,
que puede ser reformada por cada empresa, pero que servirán de base como estructura de desarrollo).
No olvidar que la Fase III, está invitándonos a evidenciar la implementación del Sistema de Gestión, y que
tenemos todo el año 2018 para demostrar tales evidencias.
Tampoco se debe olvidar que la resolución 1111 de 2017 es clara en cuanto a definir el perfil del profesional
o Técnico que va a realizar en su empresa el diseño del Sistema y el cual debe acreditar dos años mínimos de
experiencia en seguridad y salud en el trabajo y que la manera más fácil de evidenciar es observando los años
que tiene de expedida su licencia , estar firmado por el mismo, con su licencia en seguridad y salud en el
trabajo, expedido por autoridad competente, y la acreditación del curso de sus 50 horas virtuales .
El profesional se volverá su aliado estratégico en los temas de identificación de peligros, valoración de riesgos
y control de los mismos.

Publicación elaborada por: SISTEMAS DE GESTION COLOMBIA SAS.

sistemadegestionseg@gmail.com
www.sistemasdegestionsst.com