Cuaderno de trabajo

Uso eficaz del correo electrónico

Cómo funciona el correo

electrónico
 Cómo funciona el correo Cuaderno de trabajo

Contenido
Ejercicio 1.1. Mensajes de error...................................................................................................3
Ejercicio 1.2. Origen de los mensajes de error.............................................................................3
Ejercicio 1.3. Tamaño máximo del buzón.....................................................................................4
Ejercicio 1.4. Gestión del correo personal y profesional..............................................................4
Ejercicio 1.5. Acuse de recibo.......................................................................................................5
Ejercicio 1.6. Combinación de correspondencia...........................................................................5

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Ejercicio 1.1. Mensajes de error

Busca en tu bandeja de entrada mensajes con el asunto “Mail Delivery System”.

¿Qué información te dan? ¿Qué hiciste para recibir uno de estos mensajes? ¿Qué hiciste
después? ¿Cómo podrías haberlos evitado?

Ejercicio 1.2. Origen de los mensajes de error

1. Desde tu cuenta de correo electrónico envía un email a la siguiente dirección:
enviodeprueba@maladireccion.es
2. A continuación, envía un email a la siguiente dirección de correo electrónico:
queerrordara@gmail.com

Si tienes cuentas de correo electrónico en diversos servidores y usas diferentes programas de

correo electrónico (tu empresa, gmail, yahoo, etc.) prueba a enviar los emails desde varias de
ellas.

¿Qué mensaje recibes en cada caso? ¿Puedes identificar el motivo de dichos mensajes? ¿La
información es diferente según el programa de distribución utilizado o el servidor? ¿Conoces
otros servicios similares?

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Ejercicio 1.3. Tamaño máximo del buzón

Realiza el siguiente experimento: Mira en tu carpeta de mensajes enviados el tamaño de los
últimos mensajes.

¿Cuál es el mensaje más grande que has enviado? ¿Contenía texto, archivos adjuntos de
fotografías o presentaciones? ¿Llegó bien o tuviste dificultades en el envío? ¿Sabes cuál es el
límite del buzón del destinatario? ¿Se te ocurre alguna forma de reducir el tamaño del
mensaje?

Ejercicio 1.4. Gestión del correo personal y profesional

Con lo que conoces de las tres opciones propuestas para la gestión de tus cuentas de email,
establece los pros y contras de cada una de ellas en relación a tu situación. De esta forma
podrás valorar (de 1 a 10) cuál es la mejor opción para ser más eficaz en la consulta de
mensajes, respuesta o almacenaje.

Propuesta Ventajas Inconvenientes Valor

Uso de la
cuenta
profesional

Uso de cuenta
profesional y
correo web
personal

Gestión de
diversas
cuentas
comunes

Otra (describe)

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Ejercicio 1.5. Acuse de recibo

Como te hemos explicado, el sistema de acuse de recibo del correo electrónico es muy poco
fiable, por lo que nuestro protagonista no puede utilizar este sistema.

Además, Javier se encuentra con el inconveniente del tamaño de los documentos que debe
enviar a las oficinas de Tokio. Nada más y nada menos que 20 megas.

Accede a WeTransfer y lee sus características. Prueba a utilizarlo.

¿De qué forma puede responder a las necesidades de Javier? ¿Cuáles son sus tres puntos
fuertes en tu opinión? ¿Mantiene la confidencialidad? ¿Crees que es un servicio que te ayuda a
ser más eficiente en tu día a día?

Ejercicio 1.6. Combinación de correspondencia

¿Sabías que también se puede combinar la correspondencia y personalizar los mensajes a los
destinatarios a través de la cuenta de Gmail?

Abrir una cuenta de usuario en Gmail y Google Drive es gratis y fácil. Si no la tienes aún, crea
una y sigue los siguientes pasos.

1. Entra en Google Drive y abre la hoja de cálculo que en se aloja ahí. Añade el
complemento Yet Another Mail Merge (Complemento / Obtener complementos / Yet
Another Mail Merge).
2. Redacta el correo en Gmail, incluyendo el Asunto y el texto del mensaje.
3. El mensaje se guarda como Borrador en Gmail cerrando la pantalla del mensaje.
4. En Gmail debe crearse el grupo de destinatarios a los que se va a escribir.
5. En hoja de cálculo de Drive, busca Complementos / Yet Another Mail Merge / Importar
Grupo de Contactos / Google Contacts, y se elige el grupo de destinatarios.
6. Los datos que se han cargado en la hoja de Excel se organizan en columnas, cuyo título
está en inglés (Full Name, Email Address, etc.) pero puedes traducirlo si lo deseas.
También puedes añadir nuevas columnas e teclear los datos directamente en la tabla.

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7. Ahora busca el borrador del correo de Gmail y en los espacios en los que deseas incluir
información combinada añade el nombre de la columna rodeado de los símbolos <<>>
que queremos que aparezcan (por ejemplo, <<Full_Name>>, <<Date>>, etc.).
8. Para enviar los mensajes, en la hoja de cálculo de Drive sigue Complementos/Yet
Another Mail Merge/ Iniciar combinación de e-mails / Continue.
9. En el Borrador elige el mensaje, teclea en nombre del remitente del envío y haz una
prueba, programa el envío a una hora o fecha determinada o haz el envía ya el
mensaje.
10. En la hoja de cálculo en el campo “Merge Status” irán mostrándose en color verde
todas las personas que han recibido el correo y lo han abierto.

¿Lo has conseguido? ¿Qué opinión te merece esta opción de envío de mensajes masivos? ¿Le
encuentras una función concreta en tu día a día?