ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMERCIAL

“PAREDES & ASOCIADOS” S.R.L.

DIRECTORIO

SOCIOS

REPRESENTANTE LEGAL

LIZBETH ANDREA SEGOVIA

GERENTE GENEAL

HUBERT PATZI BARRIOS

CONTADORA ENCARGADO DE ALMACEN

WALTER HABRAHAN
DAVID COTAÑA JANCO
RODRIGUEZ

VENTA
CONTADORA
WILBER MARCANI
CHOJLLO
SARITA JASMIN CHAVEZ
 MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA

GERENTE GENERAL

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente General
 UBICACIÓN: Área Ejecutiva

2. OBJETIVO DEL CARGO

Poder contar con una unidad encargada de planificar y administrar
eficientemente los recursos económicos y humanos para el logro de las metas
de la empresa.
3. RELACIONES Y AUTORIDADES
Responde ante la asamblea de socios.
 Depende directamente del gerente general:
Gerente Administrativo y Financiero
Gerencia Comercial
Secretaria
 Relaciones:
Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa, para el
mejoramiento de la empresa.
 Autoridad:
Para exigir el cumplimiento del procedimiento y controles interno.

4. FUNCIONES PRINCIPALES
 Planificar, dirigir y controlar las tareas técnicas, comerciales, económicas,
financieras y administrativas de acuerdo a las políticas de la empresa para
una adecuada utilización de sus recursos financieros y humanos.
 Sugerir a la junta de socios las políticas más eficientes para alcanzar las
metas de la empresa.
 Definir objetivos y planes de trabajo a realizar para cada una de las áreas
de la empresa.
  Se responsabiliza ante terceros a nombre de la empresa.
 Plantear el refinamiento de sus deudas.
 Hacer cumplir los reglamentos de la empresa.
 Delegar a terceros trámites por cuenta de la compañía ante organismos
públicos y privados del país o del exterior, previa aprobación de la junta de
socios.
 Autorizar y firmar los respectos comprobantes, cheques y documentos de la
empresa.
 Coordinar y analizar los balances periódicos o anuales elaborados por el
contador.
 Suscribir contratos de préstamos.
 Designar los bancos o entidades financieras a depositarlas.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:
Trabajo constante y además se requiere capacidad de dirección y control
de personal.
 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en oficina.
 Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título universitario en Auditoria Financiera o Contador General.
 Conocimiento requerido:
Manejo de sistema computarizados, hoja electrónica y procesador de
textos, conocimientos sólidos en contabilidad.

 Experiencia:
Más de dos años en labores similares.
 GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL CARGO

 Denominación: Gerente Administrativo y Financiero
 Ubicación: Área Ejecutiva

2. OBJETIVO DEL CARGO

Contar con una persona encargada de planificar y administrar eficientemente
los recursos económicos y humanos para el logro de las metas.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES
 Responde Ante:
Gerente General
 Depende Directamente del:
Gerente Administrativo y Financiero
Gerente de Ventas
Gerente de Compras
Personal de la Empresa
 RELACIONES:
Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa, para el
mejoramiento de la empresa.
 AUTORIDAD:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento del procedimiento y controles
internos en cuanto al personal de la empresa y los aspectos financieros de
la empresa.

4. FUNCIONES PRINCIPALES
El Gerente Administrativo y Financiero es el encargado de:
 Revisar el Desempeño del Auxiliar Contable
 Informar el Análisis de los Estados Financieros al Gerente General
  Revisar los Estados Financieros
 Asistir a las Juntas Semanales con los Gerentes de Ventas y de Producción
 Revisar el Análisis Contable de los Estados Financieros
 Capacitar al Auxiliar Contable
 Motivar al Auxiliar Contable

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo Requerido:
Trabajo constante y además se requiere capacidad de dirección y control
de personal.
 Ambiente de Trabajo:
Se desarrolla en oficina.
 Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título universitario en Administración de Empresas, Economía o Auditor
Financiero
 Conocimiento Requerido:
Conocer todo lo referente a la toma de decisiones para así fortalecer la
cabeza estratégica de la organización.
 Experiencia:
Experiencia de 2 años en labores similares
 GERENTE DE VENTAS

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente de Ventas
 UBICACIÓN: Ventas

2. OBJETIVO DEL CARGO

Contar con una persona encargada de todas las ventas de los productos que
comercializa la empresa y administrar eficientemente los recursos con los que
se cuentan para poder lograr las metas en cuanto a ventas.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES
 Responde ante:
Gerente General
 Depende directamente del:
Gerente Administrativo y Financiero
Almacenero
 Relaciones:
Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa, para el
mejoramiento de la empresa.
 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de informes y respaldos de
ventas realizadas de los productos de comercialización de la empresa.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES
 Informar al Gerente General.
 Revisar los informes de los productos vendidos, revisar las proformas
aceptadas y comunicarlas al gerente de producción
  Asistir a las juntas semanales con los gerentes de producción y de
Administración
 Revisar y estudiar los informes realizados por los vendedores
 Motivar a los vendedores

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo Requerido:
Trabajo constante y además se requiere capacidad de dirección y control
de personal.
 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en oficina.
 Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título universitario a nivel Licenciatura o Técnico Superior en
Administración de Empresa, Economía, Auditor Financiero o Marketing.
 Conocimiento requerido:
Conocer todo lo referente a la toma de decisiones y conocimiento amplio
sobre ventas y estrategias de Marketing para así fortalecer la cabeza
estratégica de la organización.
 Experiencia:
Experiencia de dos años en labores similares.
 GERENTE DE COMPRAS

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente de Compras
 UBICACIÓN: Compras

2. OBJETIVO DEL CARGO

Contar con una persona encargada de todas las compras de los productos que
comercializa la empresa y administrar eficientemente los recursos con los que
se cuentan para poder lograr las metas.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES
 Responde ante:
Gerente General
Gerente Administrativos y Financiero
Gerente de Ventas
 Depende directamente del:
Gerente Administrativo y Financiero
Almacenero
Personal encargado de compras
Chofer
 Relaciones:
Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa, para el
mejoramiento de la empresa y tener capacidad de trabajo en equipo.
 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de informes y respaldos de la
realización de las compras por parte de los encargados de compras o el
chofer.
4. FUNDACIONES PRINCIPALES
 Informar al Gerente General y Administrativo, Financiero acerca de los
gastos que realiza la empresa en cuanto a las compras.
 Revisar los informes de los productos comprados, revisar las proformas
aceptadas y comunicarlas al Gerente Financiero.
 Asistir a las juntas semanales con los Gerentes de Administración y
Financiero.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:
Trabajo constante con amplia capacidad de dirección en las compras y
control de personal encargado de compras.
 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en oficina.
 Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título universitario a nivel Licenciatura o Técnico Superior en
Administración de Empresa, Economía o Marketing.
 Conocimiento requerido:
Conocer todo lo referente a la toma de decisiones y conocimiento amplio
sobre cotizaciones y compras, estrategia de Marketing.
 Experiencia:
Experiencia mínima de dos años en labores similares.
 CONTADOR

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Contador
 UBICACIÓN: Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO

Controlar, supervisar y desarrollar el sistema contable de la empresa,
programando la realización de las actividades que están a su cargo y la
elaboración de los estados financieros con todos sus anexos, en base a las
políticas adoptadas por la empresa.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES
 Responde ante:
Gerente Administrativos y Financiero
 Depende directamente del:
Auxiliar Contable
 Relaciones:
Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa, para el
mejoramiento de la empresa y tener capacidad de trabajo en equipo.
 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de los procedimientos controles
internos.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES
 Preparar los estados financieros de la empresa de acuerdo a los periodos
establecidos por las gerencias, analizando cuenta por cuenta su
composición.
 Controlar el procedimiento contable de las actividades y operaciones
sujetas a registros, de acuerdo al principio del devengado.
 Diseñar y mantener actualizado el plan de cuenta de la empresa y
adecuarla en función a los procedimientos de la empresa.
  Controlar el funcionamiento de las obligaciones frente a los proveedores
físicos, etc.
 Asesorar a la gerencia de nuevas leyes impositivas u otras imposiciones
que sea de interés para la empresa.
 Practicas todas las liquidaciones de pago por obligaciones fiscales,
judiciales y otros.
 Firmar todos los documentos contables como ser comprobantes de
traspaso, egreso e ingreso.
 Controlar todas las recuperaciones de deudas.
 Preparar todos los informes correctamente.
 Contabilizar el traspaso de materiales entre las sucursales.
 Contabilizar las notas de crédito y débito de los clientes.
 Contabilizar los costos de materiales vendidos.
 Contabilizar la recepción de los materiales en los almacenes centrales de la
empresa.
 Mantener los registros contables al día, informando sobre cualquier
anormalidad que ocurra.
 Participar circulaciones de saldo.
 Verificar en forma diaria el backup de todo el sistema contable.
 Revisar todos los ajustes necesarios de los materiales previa autorización
de la gerencia general.
 Realizar cualquier otra función que la empresa requiera.
 Hacer en forma oportuna los pagos fiscales.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:
Trabajo constante repetitivo, requiere concentración y aplicación mental
continua para resolver con precisión todas sus tareas.
 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en oficina junto a sus compañeros de trabajo.
  Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título universitario en Auditoria Financiera o Contador General.
 Conocimiento requerido:
Manejo de sistemas computarizadas, hoja electrónica y procesador de
textos, conocimiento solido en contabilidad.
 Experiencia:
Experiencia más de dos años en labores similares.
 AUXILIAR CONTABLE

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Auxiliar Contable
 UBICACIÓN: Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO

 El auxiliar contable se encarga de:
o Informar sobre el comportamiento contable de la empresa.
o Realizar los Estados Financieros de la empresa.
o Realizar el análisis contable de los Estados Financieros.
o Realizar los formularios para el pago de impuestos.
o Informar de las actividades desempeñadas.

3. FUNCIONES PRINCIPALES
 Contabilizar el traspaso de materiales entre las sucursales.
 Contabilizar las notas de crédito y débito de los clientes.
 Contabilizar los costos de materiales vendidos.
 Contabilizar la recepción de los materiales en los almacenes centrales de la
empresa.
 Mantener los registros contables al día, informando sobre cualquier
anormalidad que ocurra.
 Participar en la toma de los inventarios.
 Verificar en forma diaria el Backus de todo el sistema contable.
 Revisar todos los ajustes necesarios de los materiales previa autorización
de la gerencia general.
 Realizar cualquier otra función que la empresa lo requiera.
 Hacer en forma oportuna los pagos fiscales.
4. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:
Trabajo constante repetitivo, requiere concentración y aplicación continua
para resolver con precisión todas tareas.
 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en oficina.
 Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

5. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título universitario en Auditoria Financiera o Contador General.
 Conocimiento requerido:
Manejo de sistemas computarizadas, hoja electrónica y procesador de
textos, conocimiento solido en contabilidad.
 Experiencia:
Experiencia más de dos años en labores similares.
 SECRETARIA

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Secretaria
 UBICACIÓN: Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO

Servir de apoyo de forma eficiente a la gerencia general los demás
sectores de la empresa en el manejo de documentos, registros, recepción
y archivos de correspondencia.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES
 Responde ante:
Gerente General

 Dependen directamente de la secretaria:

Ninguno

 Relaciones:
Debe tener buena relación de trabajo con sus compañeros de trabajo.

 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de las instrucciones que
emite la gerencia.

4. FUNCIONES PRINCIPALES:
 Preparar toda la documentación, cartas, carpetas, informes solicitando por
la gerencia en forma oportuna y correcta.
 Llevar un registro y archivo de los mismos.
  Recibir, entregar, registras toda la documentación que llegue destinada a
cualquiera de las gerencias o salga de ellas.
 Atender adecuadamente a las personas que llegue a la Gerencia.
 Realizar en forma oportuna y completas las llamadas que les soliciten las
personas adecuadas.
 Velar por el orden y limpieza de las oficinas.
 Es responsable por el manejo de los recursos de caja chica.
 Realizar semanalmente rendiciones de gastos ante los sectores
correspondientes.
 Mantener su correspondencia bien ordenada.
 Preparar fax, cartas para enviar con sus respectivas copias para archivar.
 Preparar circulares para los trabajadores, memorándum y comunicaciones
internas.
 Transcribir cotizaciones y preformas que le autorice la Gerencia.
 Coordinar el trabajo para realizar cada día.
 Realizar otras tareas encomendadas por sus superiores.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:
Trabajo constante repetitivo, requiere un control de las tareas a ejecutarse.
 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en oficinas junto a sus compañeros de trabajo.
 Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Título de Secretaria Ejecutiva.
 Conocimiento requerido:
Operador en computación y conocimiento de contabilidad.
 Experiencia:
Más de un año en labores similares.
 ALMACENERO

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Almacenero
 UBICACIÓN: Almacén

2. OBJETIVO DEL CARGO

Efectuar el control de ingresos, custodia y salida de mercadería de la
empresa.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
Gerente de Ventas
Gerente de Compras

 Dependen directamente de:

Despachadores y estibadores

 Relaciones:
Debe tener excelentes relaciones de trabajo con sus compañeros y
clientes.

 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de las labores de cada
trabajador.

4. FUNCIONES PRINCIPALES:
  Establecer el ordenamiento de los artículos determinando el sistema
de almacenaje más rápido y adecuado.

 Controlar la recepción de materiales.

 Controlar y resguardar los bienes entregados al almacén.

 Efectuar la entrega de artículos de acuerdo con los procedimientos

establecidos.

 Mantener en archivo toda la documentación que respalde todos los

movimientos de entrada y salida de materiales.

 Elaborar las llamadas, notas de entrada.

 Preparar los estados de sobrantes y faltantes en el inventario anual de

almacenes.

 Realizar inventarios físicos mensuales de los artículos existentes.

 Entregar semanalmente el informe de asistencia del personal del

almacén al jefe de ventas para la elaboración de la planilla de sueldos.

5. CONDICIONES DE TRABAJO

 Esfuerzo requerido:
Trabajo constante repetitivo, requiere un control de las tareas a
ejecutarse.

 Ambiente de trabajo:
Se desarrolla en almacén y oficinas junto a sus compañeros de trabajo.
  Riesgos:
La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:
Conocimiento en manejo de almacén.

 Conocimiento requerido:
Conocimiento de técnicas de control de almacenes.

 Experiencia:
Más de un año en labores similares.