ORGANIGRAMA

DIRECTORIO

GERENTE
GENERAL

SECRETARIA

GERENTE
GERENTE DE GERENTE DE
ADMINISTRATIVO VENTAS COMPRAS
Y FINANCIERO

CONTADOR ALMACENERO
MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA

 GERENTE GENERAL

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente General

 UBICACIÓN: Área Ejecutiva

2. OBJETIVO DEL CARGO

Poder contar con una unidad encargada de planificar y administrar eficientemente

los recursos económicos y humanos para el logro de las metas de la empresa.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante la asamblea de socios.

 Depende directamente del gerente general:
 Gerente Administrativo y Financiero
 Gerencia Comercial
 Secretaria
 Relaciones:

Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa,

para el mejoramiento de la empresa.

 Autoridad para exigir el cumplimiento del procedimiento y controles interno.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES
 Planificar, dirigir y controlar las tareas técnicas, comerciales, económicas,
financieras y administrativas de acuerdo a las políticas de la empresa para una
adecuada utilización de sus recursos financieros y humanos.
 Sugerir a la junta de socios las políticas más eficientes para alcanzar las metas
de la empresa.
 Definir objetivos y planes de trabajo a realizar para cada una de las áreas de la
empresa.
 Se responsabiliza ante terceros a nombre de la empresa.
 Plantear el refinamiento de sus deudas.
 Hacer cumplir los reglamentos de la empresa.
 Delegar a terceros trámites por cuenta de la compañía ante organismos
públicos y privados del país o del exterior, previa aprobación de la junta de
socios.
 Autorizar y firmar los respectos comprobantes, cheques y documentos de la
empresa.
 Coordinar y analizar los balances periódicos o anuales elaborados por el
contador.
  Suscribir contratos de préstamos.
 Designar los bancos o entidades financieras a depositarlas.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido: Trabajo constante y además se requiere capacidad de
dirección y control de personal.
 Ambiente de trabajo: Se desarrolla en oficina.
 Riesgos: La posibilidad de un accidente es eventual.
6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO
 Educación:

Título universitario en Auditoria Financiera o Contador General.

 Conocimiento requerido:

Manejo de sistema computarizados, hoja electrónica y procesador de

textos, conocimiento sólidos en contabilidad.

 Experiencia:

Más de dos años en labores similares.

 GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente Administrativo y Financiero

 UBICACIÓN: Área Ejecutiva

2. OBJETIVO DEL CARGO

Contar con una persona encargada de planificar y administrar eficientemente los

recursos económicos y humanos para el logro de las metas.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
Gerente General
 Depende directamente del:
 Gerente Administrativo y Financiero
 Gerente de Ventas
 Gerente de Compras
 Personal de la empresa
 Relaciones:

Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa,

para el mejoramiento de la empresa.
  Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento del procedimiento y
controles internos en cuanto al personal de la empresa y los
aspectos financieros de la empresa.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES

El Gerente Administrativo y Financiero es el encargado de:

 Revisar el desempeño del auxiliar contable.

 Informar el análisis de los Estados Financieros al Gerente General.
 Revisar los estados financieros.
 Asistir a las juntas semanales con los gerentes de ventas y de producción.
 Revisar el análisis contable de los estados financieros.
 Capacitar al auxiliar contable.
 Motivar al auxiliar contable.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:

Trabajo constante y además se requiere capacidad de dirección y control de

personal.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en oficina.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO
 Educación:

Título universitario en Administración de Empresa, Economía o Auditor

Financiero.

 Conocimiento requerido:

Conocer todo lo referente a la toma de decisiones para así fortalecer la

cabeza estratégica de la organización.

 Experiencia:

Experiencia de dos años en labores similares.

 GERENTE DE VENTAS

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente de Ventas

 UBICACIÓN: Ventas
2. OBJETIVO DEL CARGO
 Contar con una persona encargada de todas las ventas de los productos que
comercializa la empresa y administrar eficientemente los recursos con los que se
cuentan para poder lograr las metas en cuanto a ventas.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
Gerente General
 Depende directamente del:
 Gerente Administrativo y Financiero
 Almacenero
 Relaciones:

Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa,

para el mejoramiento de la empresa.

 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de informes y respaldos
de ventas realizadas de los productos de comercialización de la
empresa.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES

 Informar al Gerente General.

 Revisar los informes de los productos vendidos, revisar las proformas
aceptadas y comunicarlas al gerente de producción.
 Asistir a las juntas semanales con los gerentes de producción y de
Administración.
 Revisar y estudiar los informes realizados por los vendedores.
 Motivar a los vendedores.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:

Trabajo constante y además se requiere capacidad de dirección y control de

personal.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en oficina.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación: Título universitario a nivel Licenciatura o Técnico Superior en

Administración de Empresa, Economía, Auditor Financiero o Marketing.
 Conocimiento requerido:
 Conocer todo lo referente a la toma de decisiones y conocimiento amplio
sobre ventas y estrategias de Marketing para así fortalecer la cabeza
estratégica de la organización.

 Experiencia:

Experiencia de dos años en labores similares.

 GERENTE DE COMPRAS

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Gerente de Compras

 UBICACIÓN: CompraS

2. OBJETIVO DEL CARGO

Contar con una persona encargada de todas las compras de los productos que
comercializa la empresa y administrar eficientemente los recursos con los que se
cuentan para poder lograr las metas.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
 Gerente General
 Gerente Administrativos y Financiero
 Gerente de Ventas
 Depende directamente del:
 Gerente Administrativo y Financiero
 Almacenero
 Personal encargado de compras
 Chofer
 Relaciones:

Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa,

para el mejoramiento de la empresa y tener capacidad de trabajo en
equipo.

 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de informes y respaldos
de la realización de las compras por parte de los encargados de
compras o el chofer.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES

 Informar al Gerente General y Administrativo, Financiero acerca de los gastos

que realiza la empresa en cuanto a las compras.
  Revisar los informes de los productos comprados, revisar las proformas
aceptadas y comunicarlas al Gerente Financiero.
 Asistir a las juntas semanales con los Gerentes de Administración y Financiero.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:

Trabajo constante con amplia capacidad de dirección en las compras y

control de personal encargado de compras.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en oficina.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:

Título universitario a nivel Licenciatura o Técnico Superior en

Administración de Empresa, Economía o Marketing.

 Conocimiento requerido:

Conocer todo lo referente a la toma de decisiones y conocimiento amplio

sobre cotizaciones y compras, estrategia de Marketing.

 Experiencia:

Experiencia mínima de dos años en labores similares.

 CONTADOR

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Contador
 UBICACIÓN: Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO

Controlar, supervisar y desarrollar el sistema contable de la empresa, programando

la realización de las actividades que están a su cargo y la elaboración de los estados
financieros con todos sus anexos, en base a las políticas adoptadas por la empresa.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
 Gerente Administrativos y Financiero
 Depende directamente del:
 Auxiliar Contable
 Relaciones:

Deben mantener relaciones de trabajo tanto interna como externa,

para el mejoramiento de la empresa y tener capacidad de trabajo en
equipo.

 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de los procedimientos
controles internos.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES

 Preparar los estados financieros de la empresa de acuerdo a los periodos

establecidos por las gerencias, analizando cuenta por cuenta su composición.
 Controlar el procedimiento contable de las actividades y operaciones sujetas a
registros, de acuerdo al principio del devengado.
 Diseñar y mantener actualizado el plan de cuenta de la empresa y adecuarla en
función a los procedimientos de la empresa.
 Controlar el funcionamiento de las obligaciones frente a los proveedores
físicos, etc.
 Asesorar a la gerencia de nuevas leyes impositivas u otras imposiciones que sea
de interés para la empresa.
 Practicas todas las liquidaciones de pago por obligaciones fiscales, judiciales y
otros.
 Firmar todos los documentos contables como ser comprobantes de traspaso,
egreso e ingreso.
 Controlar todas las recuperaciones de deudas.
 Preparar todos los informes correctamente.
 Contabilizar el traspaso de martezales entre las sucursales.
 Contabilizar las notas de crédito y debito de los clientes.
 Contabilizar los costos de materiales vendidos.
 Contabilizar la recepción de los materiales en los almacenes centrales de la
empresa.
 Mantener los registros contables al día, informando sobre cualquier
anormalidad que ocurra.
 Participar circulaciones de saldo.
 Verificar en forma diaria el backup de todo el sistema contable.
 Revisar todos los ajustes necesarios de los materiales previa autorización de la
gerencia general.
 Realizar cualquier otra función que la empresa requiera.
 Hacer en forma oportuna los pagos fiscales.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:
 Trabajo constante repetitivo, requiere concentración y aplicación mental
continua para resolver con precisión todas sus tareas.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en oficina junto a sus compañeros de trabajo.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:

Título universitario en Auditoria Financiera o Contador General.

 Conocimiento requerido:

Manejo de sistemas computarizadas, hoja electrónica y procesador de

textos, conocimiento solido en contabilidad.

 Experiencia:

Experiencia más de dos años en labores similares.

 AUXILIAR CONTABLE

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Auxiliar Contable

 UBICACIÓN: Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO

El auxiliar contable se encarga de:

 Informar sobre el comportamiento contable de la empresa.

 Realizar los Estados Financieros de la empresa.
 Realizar el análisis contable de los Estados Financieros.
 Realizar los formularios para el pago de impuestos.
 Informar de las actividades desempeñadas.
3. FUNDACIONES PRINCIPALES

 Contabilizar el traspaso de materiales entre las sucursales.

 Contabilizar las notas de crédito y débito de los clientes.
 Contabilizar los costos de materiales vendidos.
 Contabilizar la recepción de los materiales en los almacenes centrales de la
empresa.
 Mantener los registros contables al día, informando sobre cualquier
anormalidad que ocurra.
  Participar en la toma de los inventarios.
 Verificar en forma diaria el Backus de todo el sistema contable.
 Revisar todos los ajustes necesarios de los materiales previa autorización de la
gerencia general.
 Realizar cualquier otra función que la empresa lo requiera.
 Hacer en forma oportuna los pagos fiscales.
4. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:

Trabajo constante repetitivo, requiere concentración y aplicación continua

para resolver con precisión todas tareas.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en oficina.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

5. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:

Título universitario en Auditoria Financiera o Contador General.

 Conocimiento requerido:

Manejo de sistemas computarizadas, hoja electrónica y procesador de

textos, conocimiento solido en contabilidad.

 Experiencia:

Experiencia más de dos años en labores similares.

 SECRETARIA

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Secretaria
 UBICACIÓN: Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO: Servir de apoyo de forma eficiente a la gerencia

general y a los demás sectores de la empresa en el manejo de documentos,
registros, recepción y archivos de correspondencia.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
Gerente General
  Dependen directamente de la secretaria:
Ninguno
 Relaciones:
Debe tener buena relación de trabajo con sus compañeros de
trabajo.
 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de las instrucciones que
emite la gerencia.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES

 Preparar toda la documentación, cartas, carpetas, informes solicitando por la

gerencia en forma oportuna y correcta.
 Llevar un registro y archivo de los mismos.
 Recibir, entregar, registras toda la documentación que llegue destinada a
cualquiera de las gerencias o salga de ellas.
 Atender adecuadamente a las personas que llegue a la Gerencia.
 Realizar en forma oportuna y completas las llamadas que les soliciten las
personas adecuadas.
 Velar por el orden y limpieza de las oficinas.
 Es responsable por el manejo de los recursos de caja chica.
 Realizar semanalmente rendiciones de gastos ante los sectores
correspondientes.
 Mantener su correspondencia bien ordenada.
 Preparar fax, cartas para enviar con sus respectivas copias para archivar.
 Preparar circulares para los trabajadores, memorándum y comunicaciones
internas.
 Transcribir cotizaciones y preformas que le autorice la Gerencia.
 Coordinar el trabajo para realizar cada día.
 Realizar otras tareas encomendadas por sus superiores.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
 Esfuerzo requerido:

Trabajo constante repetitivo, requiere un control de las tareas a ejecutarse.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en oficinas junto a sus compañeros de trabajo.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO
 Educación:

Título de Secretaria Ejecutiva.

 Conocimiento requerido:
 Operador en computación y conocimiento de contabilidad.

 Experiencia:

Más de un año en labores similares.

 ALMACENERO

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL CARGO

 DENOMINACION: Almacenero
 UBICACIÓN: Almacén
2. OBJETIVO DEL CARGO
Efectuar el control de ingresos, custodia y salida de mercadería de la empresa.

3. RELACIONES Y AUTORIDADES

 Responde ante:
 Gerente de Ventas
 Gerente de Compras
 Dependen directamente del:
Despachadores y estibadores
 Relaciones:
Debe tener excelentes relaciones de trabajo con sus compañeros y
clientes.
 Autoridad:
Tiene autoridad para exigir el cumplimiento de los labores de cada
trabajador.

4. FUNDACIONES PRINCIPALES

 Establecer el ordenamiento de los artículos determinando el sistema de

almacenaje más rápido y adecuado.
 Controlar la recepción de materiales.
 Controlar y resguardar los bienes entregados al almacén.
 Efectuar la entrega de artículos de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
 Mantener en archivo toda la documentación que respalde todos los
movimientos de entrada y salida de materiales.
 Elaborar las llamadas, notas de entrada.
 Preparar los estados de sobrantes y faltantes en el inventario anual de
almacenes.
 Realizar inventarios físicos mensuales de los artículos existentes.
 Entregar semanalmente el informe de asistencia del personal del almacén al
jefe de ventas para la elaboración de la planilla de sueldos.

5. CONDICIONES DE TRABAJO
  Esfuerzo requerido:

Trabajo constante repetitivo, requiere un control de las tareas a ejecutarse.

 Ambiente de trabajo:

Se desarrolla en almacén y oficinas junto a sus compañeros de trabajo.

 Riesgos:

La posibilidad de un accidente es eventual.

6. REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO

 Educación:

Conocimiento en manejo de almacén.

 Conocimiento requerido:

Conocimiento de técnicas de control de almacenes.

 Experiencia:

Más de un año en labores similares