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2016 Plan Manual Funciones
2016 Plan Manual Funciones
SANTA MARTA
2016
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DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Y MANUAL DE
FUNCIONES DE LA EMPRESA KALOS PAPELERIA
Informe final de práctica como modalidad de grado para optar el título de Contador
Público
TUTOR
SANTA MARTA
2016
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Nota de aceptación
_________________________________
_________________________________
_________________________________
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Asesor
________________________________
Evaluador
_________________________________
Evaluador
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DEDICATORIA
A Dios, mis padres, mi esposo y tíos, quiénes han sido la guía y el camino para poder
llegar a este punto de mi carrera, que con su ejemplo, dedicación y palabras de aliento
nunca bajaron los brazos para que yo nunca lo haga aun cuando todo se complicaba.
Los amo inmensamente.
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AGRADECIMIENTOS
Queridos padres y esposo, con estas líneas he querido hacerles saber lo feliz y
agradecido que estoy con ustedes por haber estado a mi lado toda mi carrera
profesional.
Debo sentirme agradecido ante la universidad que me dio la oportunidad al abrirme sus
puertas a un mundo diferente el cual hizo que mi vida cambiara. Por otro lado, recibí
una buena educación, conocí buenos compañeros, pasé momentos agradables y le di
el valor que se merece a las cosas que hago. Quiero agradecerles por haber pagado
los primeros años de mis estudios universitarios, así como también toda la confianza
que depositaron en mí. No puedo dejar de agradecer a su vez el apoyo incondicional
que me dieron en todo momento y el aliento que día a día me daban para luchar con las
circunstancias que muchas veces se presentaban. Haberme graduado en la universidad
es algo que solo gracias a su apoyo he podido conseguir.
Soy una persona privilegia de haberlos tenido a mi lado siempre y más aún en épocas
de estudios universitarios. Considero que hoy en día estoy preparada para alcanzar
todos mis ideales y llegar a ser una persona exitosa.
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CONTENIDO
Pag.
0. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………..8
0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…………………………………………………...10
0.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA……………………………………………………..12
0.3 OBJETIVOS………………………………………………………………………………..14
0.3.1 Objetivo General…………………………………………………………………………14
0.3.2 Objetivos Específicos……………………………………………………………………14
0.4 MARCO TEÓRICO………………………………………………………………………...15
0.5 METODOLOGÍA…..…………………………………………………………………….....26
0.5.1 Tipo de Investigación……………………………………………………………………26
0.5.2 Fuentes y técnicas de recolección…………………………………………………....26
1 DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN………………………......27
1.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA………………………………………...……….....27
1.2 NATURALEZA……………………………………………………………………………..27
1.3 OBJETO SOCIAL………………………………………………………………………….27
1.4 ANTECEDENTES
2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR……………………………………....29
2.1 DIAGNOSTICO (SITUACIÓN ENCONTRADA) ………………………………………29
2.2 PLAN DE MEJORAMIENTO..…………………………………………………………....31
2.3 INFORME DE GASTION.. ……………………………………………………………….32
2.4 PLAN ESTRATEGICO ORGANIZACIONAL……………………………………………32
2.4.1 Misión……………………………………………………………………………………..32
2.4.2 Visión……………………………………………………………………………………...33
2.4.3 Valores..…………………………………………………………………………………..33
2.4.4 Política Empresa…………………………………………………………………………34
2.4.5 Oficina Administrativa…………………………………………………………………...34
2.4.6 Organigrama……………………………………………………………………………..35
3. RESULTADOS QUE SE ESPERO………………………………………………………36
6
4. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………37
5. RECOMENDACIONES…………………………………………………………………..38
6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ……………………………………………………..39
ANEXOS ……………………………………………………………………………………42
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0. INTRODUCCION
Hoy en día las empresas deben diseñar e implementar un plan estratégico además
implementar un manual de funciones, estos permitirán incrementar las posibilidades de
éxito. La planeación estratégica es un proceso mediante el cual una organización define
su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarlas a partir del análisis de sus
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que debe llevar a cabo todas las
empresas. (Mintzeberg, 1989) Para que la planeación estratégica llegue a ser
importante para la empresa, los directivos deben tener en claro cuál es su razón de ser,
a donde quiere llegar y sobre qué bases se sustenta cada una de sus acciones.
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del medio que las rodea. (Serna, 1989). Es por esto que KALOS papelería está en
busca de un mejoramiento de sus labores operativas y administrativas; desea aplicar
conceptos de la administración de personal a su organización, con el fin de
reestructurar y mejorar aspectos de la compañía en los que el capital humano tiene
gran influencia; de esta manera los directivos de la empresa se muestran bastante
interesados y apoyan este proyecto, viendo en esta una herramienta bastante
importante para el futuro de esta organización.
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0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
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El problema de la empresa radica en que la empresa no tiene una estructura
organizacional definida; por ende, su funcionamiento no es el pertinente, puesto que no
es lo mismo producir, vender y obtener una ganancia; que satisfacer un mercado,
fidelizar un cliente, lograr la eficiencia, ser competitivo, ser sostenible, crecer,
posesionarse y mantenerse.
Se va realizar esta estructura organizacional con el fin que la empresa este organizada
y como tal tendrá el manejo de todas sus áreas y así mismo llevará una excelente
atención y fidelización del cliente.
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0.2 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA
En el mercado existen muchas empresas que funcionan sin esta estructura, pero por el
hecho de que existan no significa que funcionen de manera adecuada; ya que no es lo
mismo producir, vender y obtener una ganancia; que satisfacer un mercado, fidelizar un
cliente, logar la eficiencia, ser competitivo, ser sostenible, crecer, posicionarse y
mantenerse.
La palabra estructura se deriva del latín structūra, que significa disposición y orden de
las partes dentro de un todo. La palabra organización, al definirla como proceso
administrativo, permite estructurar el cómo y el porqué del funcionamiento de la
empresa, estableciendo funciones, responsabilidades, líneas de autoridad, así mismo
permite mostrar cómo se aplicarán y se distribuirán los recursos para el logro de los
objetivos de la empresa, empleando para ello lo que se conoce como diseño
organizacional.
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Aunque el plan estratégico y manual de funciones es bastante conocido, es evidente
que por sí solo no tiene una aplicación práctica en la empresa es necesario combinar
una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso
exitoso. En conclusión esta tarea sirve a la empresa para conocer mejor el
funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y puestos responsables de su ejecución, permite auxiliar la inducción del
puesto al adiestramiento y la capacitación del personal, es importante también para el
análisis o revisión de los procedimientos del sistema.
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0.3 OBJETIVOS
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0.4 MARCO TEÓRICO
Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, estos planes pueden ser a corto, mediano, y largo plazo, según la amplitud
y magnitud de la empresa. La planificación es un proceso continuo que refleja los
cambios del ambiente entorno a cada organización buscando la forma de adaptarse a
ellos.
En su forma más simple un plan estratégico es una herramienta que recoge lo que la
organización quiere conseguir para cumplir su misión y alcanzar su propia visión.
Entonces ofrece el diseño y la construcción del futuro para una organización, aunque
éste futuro sea imprevisible. El plan estratégico define también las acciones necesarias
para lograr ese futuro. Entonces dicho plan es una apuesta de futuro y por eso, se
adecua a un postulado de ACKOFF R (1981), un gurú de planificación estratégica: El
futuro no hay que preverlo sino crearlo. El objetivo de la planificación debería ser
diseñar un futuro deseable e inventar el camino para conseguirlo.
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Brenes Bonilla (2003) define el plan estratégico de manera similar considerándolo como
el proyecto que incluye un diagnóstico de la posición actual de una entidad, la(s)
estrategia(s) y la organización en el tiempo de las acciones y los recursos que permitan
alcanzar la posición deseada.
Para Martínez Pedrós y Milla Gutiérre (2005) un plan estratégico es un documento que
sintetiza a nivel económico-financiero, estratégico y organizativo el posicionamiento
actual y futuro de la empresa y cuya elaboración nos obligará a plantearnos dudas
acerca de nuestra organización, de nuestra forma de hacer las cosas y a marcarnos
una estrategia en función de nuestro posicionamiento actual y del deseado.
Antes de empezar un proceso de cambio, hay que tener claro dónde queremos ir. Decía
Séneca que “no hay viento favorable para el barco que no sabe a dónde va”. Por lo
tanto es de sentido común empezar decidiendo dónde queremos ir. La doctrina nos
habla de que para ello hay que definir tres cosas: misión, visión y valores.
Misión: Es una frase que refleja la razón de ser de la empresa. Para qué existe. Debe
ser una frase inspiradora, que hable del fin último de sus actividades. En qué mejora el
mundo gracias a las actividades de la compañía. Una de las que más me gustan es la
declaración de misión de Disney: “Creamos felicidad proporcionando el mejor
entretenimiento a personas de todas las edades en todos los lugares del mundo”.
Visión: La visión es un concepto mucho más concreto. Indica dónde queremos que la
compañía se posicione en un tiempo determinado. Una declaración de visión eficaz
debería concretar, por lo tanto:
Cuál es el ámbito del mercado o negocio en el que opera la empresa.
Cuál es el plazo temporal.
Cuál es la forma de saber si la visión se ha conseguido en ese plazo.
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Por ejemplo: “Queremos estar entre las tres primeras cadenas hoteleras de España en
volumen de habitaciones antes de 2016”.
Valores: Es el marco dentro del cual la empresa no quiere salirse. Refleja qué está
permitido y qué no para conseguir su objetivo. Consiste en un conjunto de principios
que indican el código de conducta y el marco dentro del que la empresa se compromete
a actuar para conseguir su visión.
Conceptos Básicos
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Desarrollar un sistema de referencia para presupuestos
Debe haber un cambio proactivo evolución iniciada para aprovechar oportunidades que
se presentan. (Shernan, 2006)
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Es importante definir el “QUE”, es decir, la concreción de las aspiraciones de los
dueños, de las directivas, y de los colaboradores de la compañía sobre la base de una
definición prospectiva, es decir, la fijación clara de los propósitos y logros a alcanzar en
el largo, mediano y corto plazo en forma independiente a los logros pasados. (Op.cit)
La forma en que las compañías deciden organizarse es diferente, cada una decide
establecer estructuras que se acoplen al tipo de empresa que es y tengan como
propósito alcanzar de manera eficiente los objetivos que ellas se han propuesto. Los
empresarios han establecida varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el
máximo aprovechamiento de recursos humanos.
Las empresas a lo largo de su ciclo de vida pasan por diferentes etapas, el crecimiento
es una de ellas en donde influyen una serie de factores internos o externos que
aceleran este proceso, la conquista de un mercado determinado, el logro de un
producto de mayor calidad, la eficiencia en los proceso productivos, el incremento de la
producción, el estar a la vanguardia de la tecnología, las exigencias en el requerimiento
y aumento de número de empleados, su capacidad para diversificar sus productos, el
incremento en las ventas y sus ingresos; todo esto trae como consecuencia la
complejidad de sus funciones, la duplicación de esfuerzos y el aumento en sus
compromisos y responsabilidades. (Othon, 1992)
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Según Chiavenato (Consultor de empresas), la planeación estratégica cumple al menos
seis etapas:
1. determinación de los objetivos empresariales
2. Análisis ambiental externo.
3. Análisis organizacional interno.
4. Formulación de las alternativas estratégicas y elección de la estrategia empresarial.
5. Elaboración de la planeación estratégica.
6. Implementación mediante planes tácticos y operacionales.
Toda empresa debe adoptar una estructura que se ajuste a su propio desarrollo y
dinamismo, es decir la estructura adecuada para cada empresa depende del grado de
crecimiento y expansión que haya alcanzado, la actividad a que se dedica y los
objetivos propuestos.
MARCO CONCEPTUAL
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(GALINDO M., 2004) Los principios que guían el diseño de la estructura de la
organización son:
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El ápice estratégico: son los altos directivos, ocupan los cargos de mayor jerarquía y
supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la misión, visión y
diseño del plan estratégico; ejemplo: los gerentes y empresarios.
Línea media: profesionales responsables de las áreas funcionales, y departamentos,
divisiones y procesos; ejemplo: los jefes de departamentos.
Tecno-estructura: son analistas responsables del estudio, planeación y control en la
organización, normalizan las actividades de la empresa; ejemplo: jefes de control de
calidad, diseñadores, creativos e investigadores de área.
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Organización funcional
Ventajas Desventajas
Este tipo de organización es apto para aquellas empresas que producen varias líneas o
productos y que tienen una gran demanda. Para implementar este tipo de organización
la empresa agrupa todas las actividades necesarias para fabricar un determinado
producto y nombra un gerente o jefe de departamento, el cual asume toda la
responsabilidad de las ventas, producción y finanzas de su respectiva línea o producto.
Ventajas Desventajas
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Con dependencia de una autoridad hace visible, no consideran la empresa
única. como un todo
Manual de funciones
El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es
un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. Contiene
en esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la
descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. (Arboleda, 2012)
Para (Serna, 2000) Una Identificación del cargo es una descripción escrita y los tipos de
tarea que incluyen.
El título del puesto. Es importante la selección del título del puesto. En primer lugar, el
título del cargo le da importancia sicológica y de estatus al empleado. El título del
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puesto también debe indicar el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarquía de
la empresa.
Sección de identificación del cargo. Incluye temas como la ubicación departamental del
puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por
última vez su descripción.
Contiene las funciones y las responsabilidades que cada trabajador tiene. Permite
medir los límites del trabajador, constituye la esencia del cargo.
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0.5 METODOLOGIA
Fuentes secundarias
Las fuentes secundarias seria la normatividad contable en Colombia aplicables a
establecimiento comercial.
Fuentes primarias
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1. DESCRPCION Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACION
DOMICILIOS:
1.2 NATURALEZA
Régimen simplificado
1.4 ANTECEDENTES
Kalos Papelería, es una empresa que inició con un capital, y unos recursos financieros
administrados por un único propietario; quien está facultado para tomar todas las
decisiones sin tener que esperar la aprobación de un grupo, lo que le permite actuar
con mayor rapidez; ejercer un control máximo y un mínimo de interferencia de otras
personas. Desde este punto de vista, y al inicio del negocio, constituyó una ventaja.
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Pero, ha empezado a crecer en cuanto a demanda por parte del mercado, no solo por
la cantidad de trabajo, sino por las exigencias de cada cliente y del desarrollo de las
actividades mismas. Lo que requiere la contratación de capital humano calificado para
cada actividad y que éste tenga clara su función y responsabilidades, además de la
especificación de departamentos con una persona a la cabeza.
HORARIO DE TRABAJO
Milena Mier
Administradora
Celular. 300-6348055
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2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR
Se realizó un Análisis FODA que consta de dos partes: una interna y otra externa. La
parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos
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sobre los cuales usted tiene algún grado de control. La parte externa mira las
oportunidades que ofrecen el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio
en el mercado seleccionado esto se realizó con el fin de saber la situación actual de la
empresa.
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Precios bajos 1. Poca publicidad y promoción de
2. Conocimiento de la competencia ventas.
3. Créditos abiertos con los principales 2. Ventas cíclicas
proveedores. 3. Poca experiencia en el negocio
4. Diversificación de productos. 4. Posee mercadería obsoleta
5. Excelente cartera de cuentas por 5. Lugar poco estratégico
cobrar. 6. Alto endeudamiento
6. Tecnología apropiada. 7. No cuentan con capital propio
7. Alta rotación de inventarios 8. No se ha implementado un sistema
de información contable, no hay
plataforma estratégica ni manual de
funciones.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Acceso a crédito. 1. Disponibilidad de productos
2. Crear una plataforma de sustitutos
posicionamiento a partir de sus 2. Inestabilidad política
fortalezas. 3. El gobierno prevé de libros a las
escuelas.
4. Alta competencia
5. Inestabilidad económica, incremento
de los precios de los insumos.
6. Delincuencia común
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2.2 PLAN DE MEJORAMIENTO
Ejecución del plan Alcanzar los objetivos Exhibirlo en lo Publicar la visión 17 de mayo al Gerencia
estratégico propuestos más visible de la misión valores y 15 de junio del
organizacional empresa organigrama 2015
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2.3 INFORME DE GESTIÓN
2.4.1 Misión
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oficina, útiles escolares, insumos informáticos y servicio de copiado, impresión
yencuadernación, contando con personal debidamente capacitado, los equipos, la
tecnología y la infraestructura necesaria para lograr permanecer en el mercado.
2.4.2 Visión
Ser una empresa con prestigio reconocido, con buena estructura administrativa y
comercial, de modo que nuestros clientes nos consideren líderes en el servicio y
las alternativas de comercialización y distribución de productos de papelería. Ser
identificados por nuestros clientes y proveedores y, juntos, hacer rentable el
trabajo en beneficio del desarrollo integral de nuestros colaboradores y de la
comunidad en general
2.4.3 Valores
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Rentabilidad La rentabilidad es una responsabilidad primordial de toda
empresa. Gestionamos eficazmente los recursos para obtener
resultados económicos prósperos que beneficien a la organización y a todos
sus miembros, garantizando la permanencia de la misma.
Respeto Fomentamos la capacidad de aceptar diferentes criterios y actitudes
dentro de la filosofía de la organización.
Trabajo en equipo Somos un grupo de personas con capacidades
complementarias, comprometidas con un propósito y un objetivo de trabajo,
guiadas por un profesional
Celular: 3017892030
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2.4.6 Organigrama
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3. RESULTADOS QUE SE ESPERA OBTENER
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4. CONCLUSIONES
El manual de funciones específica, las funciones que debe realizar cada trabajador
dentro de su puesto de trabajo, y las responsabilidades por las cueles tiene que
responder, así mismo queda plasmado todas las actividades que se estén
realizando dentro de la organización. Manejar la información dentro de una
organización se ha vuelto hoy en día cada vez más importante y se ha convertido
en un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones,
es por esto que se plasma en cada una de las actividades tanto de los
funcionarios, como de los procesos y procedimientos que existe en la
organización, de manera que se incremente la productividad y eficiencia de la
empresa al conocer el desarrollo, manejo y aplicación.
37
5. RECOMENDACIONES
38
6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍA
39
Serna, H. (2000). Gerencia estratégica: planeación y gestión teórica y
metodología. (Octava ed.). Bogotá: 3R.
Serna, H. (1989). Planeacion Estrategica. Miami.
Sherman, A. (2006). Administración de recursos humanos.
Strategor. (1988). Métodos de investigación en las relaciones sociales . (cuarta
ed.). Madrid: RIALP.
Viscaya, C. A. (s.f.). Gerencia y planeación estratégica : un modelo para el
cambio.
40
41
ANEXOS
42
43
ANEXO 1
MANUAL DE FUNCIONES
44
EDUCACIÓN: Profesional en el área administrativa, mercadeo y financiero.
EXPERIENCIA; Dos (2) años en el manejo gerencial y administrativo o en cargos
similares.
REQUISITOS:
Poseer un título universitario (Ingeniería industrial, administración de empresas,
tecnología industrial o carreras afines).
Tener reconocida trayectoria en mercadeo y ventas.
Estar en ejercicio de los derechos civiles y políticos.
Tener conocimiento y manejo adecuado acerca de políticas gubernamentales, en lo
que se refiere al desarrollo económico, comercio laboral y financiero.
Conocimiento de los distintos canales que existen para la distribución regional como
nacional.
45
MANUAL DE FUNCIONES KALOS Fecha: 12/02/2015
PAPELERIA Versión: 1
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO Página: 1 de 1
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
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MANUAL DE FUNCIONES KALOS Fecha: 12/02/2015
PAPELERIA Versión: 1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y DE
FACTURACION Página: 1 de 1
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE
2. ÁREA: Administrativa
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente / Asistente Financiero
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos
5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
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EDUCACIÓN: Bachillerato en cualquier en modalidad.
EXPERIENCIA: Un (1) año en cargos similares.
REQUISITOS:
Acreditar acciones de capacitación básica en sistemas de información automatizados
(software de oficina, procesador de texto, hojas de cálculo) y otros relacionados con su
trabajo, por un mínimo de ochenta horas.
Acreditar acciones de capacitación en servicio al cliente.
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MANUAL DE FUNCIONES KALOS Fecha: 12/02/2015
PAPELERIA Versión: 1
VENDEDOR Página: 1 de 1
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: VENDEDOR
2. ÁREA: Administrativa
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Auxiliar Administrativo y Facturación
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguno
5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 17
49
EDUCACIÓN: Bachillerato en cualquier en modalidad.
EXPERIENCIA: Un (1) año en cargos similares.
REQUISITOS:
-Acreditar acciones de capacitación básica en sistemas de información automatizados
(software de oficina, procesador de texto, hojas de calculo) y otros relacionados con su
trabajo, por un mínimo de ochenta horas.
-Acreditar acciones de capacitación básica en mercadeo y servicio al cliente.
50